UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO...
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES – CCHLA/UFRN PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS - MPGPI GISELLE SOUZA DO NASCIMENTO GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM UMA UNIVERSIDADE FEDERAL NATAL, RN 2017
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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES – CCHLA/UFRN
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PROCESSOS
INSTITUCIONAIS - MPGPI
GISELLE SOUZA DO NASCIMENTO
GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM
UMA UNIVERSIDADE FEDERAL
NATAL, RN
2017
GISELLE SOUZA DO NASCIMENTO
GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM
UMA UNIVERSIDADE FEDERAL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Coordenação do Programa de Pós-graduação em Gestão de Processos Institucionais da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para obtenção do título de Mestre em Gestão de Processos Institucionais. Orientador: Marcelo Rique Carício, D. Sc.
NATAL, RN
2017
Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI
Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes - CCHLA
Nascimento, Giselle Souza do. Gerenciamento de termos de execução descentralizada em uma universidade federal / Giselle Souza do Nascimento. - 2017. 93f.: il. Dissertação (mestrado) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes. Programa de Pós-graduação em Gestão de Processos Institucionais, 2017. Orientador: Prof. Dr. Marcelo Rique Carício. 1. Administração Pública. 2. Análise e Gestão de Processos. 3. Sistemas de informação. 4. Descentralização Orçamentária. 5. Eficiência. 6. Transparência. I. Carício, Marcelo Rique. II. Título. RN/UF/BS-CCHLA CDU 351
GISELLE SOUZA DO NASCIMENTO
GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM
UMA UNIVERSIDADE FEDERAL
Diagnóstico situacional apresentado à Coordenação do Programa de Pós-graduação em Gestão de Processos Institucionais da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, composta pelos seguintes membros:
Aprovada em: 18/08/2017
__________________________________________________ Prof. Marcelo Rique Carício, D. Sc.
Universidade Federal do Rio Grande do Norte Orientador
__________________________________________________
Prof.ª Patrícia Borba Vilar Guimarães, D. Sc. Universidade Federal do Rio Grande do Norte
Membro Interno
__________________________________________________ Prof.ª Adriana Carla Silva de Oliveira, D. Sc.
Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte Membro Externo
RESUMO
O estudo propõe um novo processo para o gerenciamento de termos de execução descentralizada e convênios da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) utilizando-se para isso o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). A ideia da pesquisa surgiu da necessidade de organizar e agilizar os trabalhos executados no Setor de Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN, além de atender às solicitações dos coordenadores dos projetos financiados com recursos descentralizados. O objetivo geral do trabalho é analisar os processos de Gestão de Termos de Execução Descentralizada na Universidade Federal do Rio Grande do Norte. A pesquisa pode ser classificada como aplicada, qualitativa e descritiva. Quanto aos procedimentos técnicos utilizou-se nesse trabalho a pesquisa bibliográfica, a pesquisa documental, o estudo de caso e a pesquisa-ação. O trabalho está dividido em cinco capítulos. O primeiro capítulo é a introdução do trabalho, apresentando o problema, a justificativa e os seus objetivos. O segundo capítulo apresenta a revisão da literatura que serviu como base para fundamentar a pesquisa. O capítulo três trata dos procedimentos metodológicos utilizados no trabalho. O quarto capítulo apresenta o local onde foi realizada a pesquisa, a proposta de intervenção em módulo do SIPAC e a análise dos resultados obtidos na pesquisa. No último capítulo são expostas as conclusões e recomendações da pesquisa. Os resultados da pesquisa demonstram que a proposta de módulo do SIPAC apresentada impactará positivamente nos trabalhos executados no Setor de Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN, assim como aos coordenadores dos projetos e a própria UFRN que executará de maneira mais célere e eficiente os recursos recebidos através de descentralização orçamentária, como também outras instituições parceiras que utilizam os sistemas desenvolvidos pela SINFO da UFRN. Palavras-chave: Descentralização orçamentária, análise e gestão de processos, sistemas de informação, administração pública, eficiência, transparência.
ABSTRACT
This study proposes a new process for the management of terms of decentralized execution and of agreements in the Federal University of Rio Grande do Norte (UFRN), by using the Integrated System of Assets, Administration and Contracts (SIPAC). The idea of this research arose from the need to organize and streamline the work executed in the Agreements Coordination Sector of the Accounting and Finance Department of UFRN, in addition to meeting the requests of coordinators in projects financed by decentralized resources. The general goal of this work is to analyze the processes of Management of Decentralized Execution Terms in the Federal University of Rio Grande do Norte. This research could be classified as applied, qualitative and descriptive. Concerning to its technical procedures, one used in this work bibliographical research, document search, case report and research-action. This work is divided into five chapters. The first one is the introduction of the work, presenting its problem, its justification and its objectives. The second chapter presents a literature review that served as the basis for the research. Chapter three focus on the methodological procedures used in this work. The fourth chapter presents the place where the research was carried out and the proposed intervention in the SIPAC module. The fourth chapter presents the place where the research was carried out, the proposed intervention in the SIPAC module and the analysis of the research results. In the last chapter the conclusions and recommendations of the research are presented. The research results demonstrate that the proposed SIPAC module will bring many benefits to the work executed in the Agreements Coordination Sector of the Accounting and Finance Department of UFRN, to project coordinators, to UFRN itself, which will execute in a faster and more efficient manner the resources received by budget decentralization, as well as other partner institutions which use systems developed by SINFO of UFRN. Keywords: budget decentralization, analysis and management of processes, information systems, public administration, efficiency, transparency.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
LISTA DE FIGURAS
Figura 01 – Nota de Crédito (NC) ........................................................................ 19
Figura 02 – Elementos Básicos da Notação BPMN .............................................. 32
Figura 03 – Instituições que utilizam os sistemas desenvolvidos pela SINFO da
UFRN ................................................................................................. 44
Figura 04 – Organograma da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN ..... 51
Figura 05 – Fluxograma Etapas da Execução de Projetos com Recursos de TED .. 59
Figura 06 – Tela inicial do SIPAC ........................................................................ 60
Figura 07 – Módulo Projetos/Convênios ............................................................... 61
Figura 08 – Módulo de Orçamento ....................................................................... 62
Figura 09 – Proposta de Módulo TED/Convênios no SIPAC ................................. 63
Figura 10 – Proposta de Módulo TED/Convênios – Menu Principal ...................... 64
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 01 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN - 2014 ......... 54
Gráfico 02 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN - 2015 ......... 55
LISTA DE QUADROS
Quadro 01 – Descentralizações Recebidas pela UFRN .......................................... 53
Quadro 02 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN .................... 54
Quadro 03 – Resumo da Proposta do Módulo TED/Convênios ............................. 68
Quadro 04 – Análise das respostas ao questionário ............................................... 70
Quadro 05 – Realização dos Objetivos Específicos da Pesquisa ............................ 71
LISTA DE SIGLAS
ABPMP Association of Business Process Management Professionals
BDTD Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações
BPM Business Process Management
BPMN Business Process Model and Notation
CGU Controladoria Geral da União
DCF Diretoria de Contabilidade e Finanças
FUNPEC Fundação Norte-rio-grandense de Pesquisa e Cultura
IES Instituições de Ensino Superior
IMVP International Motor Vehicle Program
JIT Just-in-Time
LAI Lei de Acesso a Informação
LDO Lei de Diretrizes Orçamentárias
LOA Lei Orçamentária Anual
MF Ministério da Fazenda
MP Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
MIT Massachusetts Institute of Technology
OMG Object Management Group
PPA Plano Plurianual
PROAD Pró-reitoria de Administração
PROEX Pró-Reitoria de Extensão
PROPESQ Pró-Reitoria de Pesquisa
PROPLAN Pró-reitoria de Planejamento e Coordenação Geral
SCIELO Scientific Electronic Library Online
SE Sistemas Especialistas
SGC Sistemas de Gestão do Conhecimento
SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
SIE Sistemas de Informação Estratégicos
SIG Sistemas de Informação Gerenciais
SIGAA Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas
SIGRH Sistema Integrado de Gestão e Recursos Humanos
SINFO Superintendência de Informática
SIPAC Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
SPELL Scientific Periodicals Electronic Library
SPT Sistemas de Processamento Transacionais
STP Sistema Toyota de Produção
TED Termo de Execução Descentralizada
TI Tecnologia da Informação
UFRN Universidade Federal do Rio Grande do Norte
UG Unidade Gestora
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 11
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA ............................................. 11
1.2 JUSTIFICATIVA ............................................................................................ 13
1.3 OBJETIVOS ................................................................................................... 14
1.3.1 Objetivo Geral ............................................................................................ 14
1.3.2 Objetivos Específicos ................................................................................... 14
2 REVISÃO DA LITERATURA ........................................................................ 15
2.1 A DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA ............................................ 15
2.2 TRANSPARÊNCIA E EFICIÊNCIA NO SERVIÇO PÚBLICO ..................... 21
2.2.1 Transparência.............................................................................................. 21
2.2.2 Eficiência ..................................................................................................... 23
2.3 ANÁLISE E GESTÃO DE PROCESSOS ....................................................... 25
2.3.1 Gestão de Processos – STP ......................................................................... 25
2.3.2 Gestão de Processos – BPM ....................................................................... 28
2.3.2.1 Modelagem de Processos – BPMN ............................................................ 30
2.4 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO
UNIVERSITÁRIA .......................................................................................... 33
2.4.1 Tecnologia da Informação como Ferramenta de Gestão ........................... 33
2.4.2 Tecnologia da Informação no Ambiente Universitário .............................. 37
2.4.3 Os Sistemas Integrados da UFRN............................................................... 40
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS .................................................... 45
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ................................................................ 45
3.1.1 Natureza da pesquisa ................................................................................. 45
3.1.2 Forma de abordagem do problema ........................................................... 46
3.1.3 Objetivos ..................................................................................................... 46
3.1.4 Procedimentos técnicos .............................................................................. 47
3.1.4.1 Pesquisa bibliográfica ................................................................................ 47
3.1.4.2 Pesquisa documental ................................................................................. 48
3.1.4.3 Estudo de caso ........................................................................................... 49
3.1.4.4 Pesquisa-ação ............................................................................................ 49
3.2 COLETA E ANÁLISE DE DADOS ............................................................... 49
3.3 CONSTRUÇÃO DA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO ................................ 50
4 ANÁLISE E DESENVOLVIMENTO ............................................................. 51
4.1 APRESENTAÇÃO DO SETOR ...................................................................... 51
4.2 ETAPAS DO GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO
DESCENTRALIZADA .................................................................................. 56
4.3 PROPOSTA DE INTERVENÇÃO EM MÓDULO DO SIPAC ....................... 60
4.3.1 Detalhamento da proposta do Módulo TED/Convênios ........................... 63
4.3.1.1 Resumo da proposta do Módulo TED/Convênios ....................................... 67
4.3.1.2 Análise da aplicabilidade do modelo .......................................................... 69
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................ 71
REFERÊNCIAS .................................................................................................. 74
APÊNDICES ....................................................................................................... 78
APÊNDICE A – Descentralizações Recebidas - Exercício 2014 - UFRN .............. 78
APÊNDICE B – Descentralizações Recebidas - Exercício 2015 - UFRN .............. 80
APÊNDICE C – Fluxograma – Parte 1 .................................................................. 83
APÊNDICE D – Fluxograma – Parte 2 .................................................................. 84
APÊNDICE E – Fluxograma – Parte 3 .................................................................. 85
APÊNDICE F – Fluxograma – Parte 4 .................................................................. 86
APÊNDICE G – Questionário Aplicado aos coordenadores dos projetos ............... 87
APÊNDICE H – Informativo sobre projetos executados com recursos de TED’s ... 90
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1 INTRODUÇÃO
De acordo com o Regimento Interno da Reitoria, a Diretoria de Contabilidade e
Finanças (DCF) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) é o órgão central
do sistema de administração financeira e contábil da instituição e encontra-se vinculada à Pró-
reitoria de Administração (PROAD)1.
A UFRN firma termos cooperação, termos de execução descentralizada e
convênios com vários órgãos da administração pública federal, estadual e municipal. Esses
recursos são executados por um dos setores da Diretoria de Contabilidade e Finanças da
UFRN: o de Administração de Convênios, responsável pela coordenação das atividades
relacionadas à execução, ao controle e à prestação de contas de convênios.
Estes recursos descentralizados são vinculados a um projeto previamente
elaborado, exigindo um acompanhamento desde o seu início até o seu arquivamento e, no
Setor de Administração de Convênios da UFRN pode-se encontrar grande parte das
informações sobre eles. No entanto, essas informações não estão reunidas em um único local,
o que dificulta a compilação desses dados. Como nos dias atuais fala-se muito sobre
transparência, acesso a informação e existe uma necessidade de informações cada vez mais
precisas e céleres, esse fato pode ser considerado um problema, uma vez que as
descentralizações na UFRN representam uma parcela considerável da execução orçamentária
da instituição.
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO E PROBLEMÁTICA
Segundo Bianchi (2010, p. 07), pode-se dizer que “a Tecnologia da Informação no
ambiente universitário pode contribuir com o gerenciamento do conhecimento 1 Art. 98. A Diretoria de Contabilidade e Finanças é o órgão central do sistema de administração financeira e
contábil da Universidade, competindo-lhe: I – prestar informações de natureza orçamentário-financeira de forma a subsidiar a tomada de decisão da Reitoria e o planejamento orçamentário da UFRN; II – responder pela execução dos planos de trabalho referentes a convênios, contratos e termos de descentralização da Universidade; III – zelar pelas medidas e providências que devam ser observadas pelas unidades acadêmicas, tendo em vista sua adequação às normas de administração financeira e contábil; IV – fornecer com presteza e em tempo hábil informações às instâncias superiores e diversos órgãos de controle do poder público, sempre que solicitado.
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organizacional”, ou seja, dando-lhe suporte, bem como servir como um canal no tocante a
flexibilidade em relação às demandas dos clientes, por exemplo, agilizar a tomada de decisão
fornecendo–lhes respostas rápidas.
Nesse sentido, a UFRN busca sempre aperfeiçoar o desenvolvimento de sistemas
de informação que atendem as áreas administrativa, acadêmica e de Recursos Humanos.
Dentre eles, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, controla
diversas rotinas e procedimentos da área administrativa.
O SIPAC permite o gerenciamento dos fluxos da área administrativa através da
informatização de todo o orçamento distribuído no âmbito interno e das requisições que
demandam deste orçamento como no caso dos materiais, das passagens, das diárias, dos
suprimentos de fundos e do auxílio financeiro. Controla-se também, por meio do SIPAC, os
almoxarifados (centrais e setoriais), o patrimônio, as compras e licitações, a gestão das atas e
pedidos em registro de preços, o acompanhamento de entrega de empenhos (liquidação), as
obras e manutenções de bens imóveis, a aquisição de livros pela biblioteca, as faturas de água
e energia, os contratos e convênios celebrados, o fluxo de processos e documentos
eletrônicos, o registro e pagamento de bolsistas, o acompanhamento das despesas com
automóveis e combustíveis, dentre outros. O SIPAC também disponibiliza portais de
informação para os pró-reitores, para a auditoria interna e para a fundação.
O Sistema tem condições de reunir todas as rotinas referentes à execução dos
Termos de Execução Descentralizada recebidos pela UFRN desde o momento da elaboração
do projeto pelo coordenador até o arquivamento no final de sua vigência.
O SIPAC, dessa forma, pode ser é uma excelente ferramenta para compilar as
informações necessárias ao Setor de Administração de Convênios da UFRN. Assim, o
presente estudo busca uma forma de resolver a questão: como o SIPAC poderá reunir essas
informações de modo a ajudar no gerenciamento de Termos de Execução Descentralizada e
Convênios da UFRN?
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1.2 JUSTIFICATIVA
A ideia de reunir as informações das descentralizações da UFRN em um módulo
do SIPAC surgiu primeiramente da necessidade pessoal da pesquisadora, uma vez que a
mesma, desde que assumiu o cargo de contadora na instituição, trabalha no Setor de
Administração de Convênios da DCF diretamente com a execução de projetos financiados
com recursos provenientes de descentralização de crédito orçamentário e convivendo
diariamente com as dificuldades na realização desse trabalho. Assim, com o intuito de ajudar
tanto ao Setor de Administração de Convênios, quanto aos coordenadores dos projetos
executados com os recursos dessas descentralizações e demais usuários dessas informações, a
pesquisadora desenvolveu esse projeto de pesquisa buscando uma forma de melhorar essa
execução.
E, para demonstrar como os recursos descentralizados representam uma parcela
significativa para a UFRN, em consultas efetuadas ao Sistema Integrado de Administração
Financeira (SIAFI), pode-se constatar que no exercício financeiro de 2014, o valor recebido
pela UFRN através de descentralização de crédito foi de R$ 104.665.454,57 (cento e quatro
milhões, seiscentos e sessenta e cinco mil, quatrocentos e cinquenta e quatro reais, cinquenta e
sete centavos) conforme Apêndice A; e no exercício financeiro de 2015, o valor de R$
89.517.760,98 (oitenta e nove milhões, quinhentos e dezessete mil, setecentos e sessenta reais,
noventa e oito centavos), conforme Apêndice B.
Tomando-se como base os exercícios financeiros de 2014 e 2015 constatou-se que
no exercício financeiro de 2014, o valor recebido através de descentralização de crédito
correspondeu a 69 (sessenta e nove) projetos e o de 2015 corresponde a 87 (oitenta e sete)
projetos. Esses quantitativos mostram a necessidade de ter as informações referentes a esses
recursos de forma mais organizada possível de forma a atender a todos os envolvidos no
processo.
Hoje, alguns desses dados já podem ser encontrados no SIPAC, mas em vários
módulos que nem todos os envolvidos no processo têm a permissão de acesso. Desse modo,
precisa ser feito apenas a compilação dos dados existentes, incluindo-se outros que também
são necessários, mas que não constam no banco de dados do SIPAC. Todas as informações
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devem ser apresentadas num único módulo, facilitando a construção de relatórios gerenciais
de acordo com as necessidades dos usuários.
A implantação dessas modificações no SIPAC trará muitos benefícios aos
trabalhos executados no Setor de Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade
e Finanças da UFRN, tanto em termos de organização quanto de agilidade do trabalho.
Beneficiará também os coordenadores dos projetos, fazendo com que eles consigam
informações de maneira mais simples e rápida. Dessa forma também a UFRN ganha,
executando de maneira mais eficiente os recursos recebidos através de descentralização
orçamentária.
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo Geral
Analisar os processos de Gestão de Termos de Execução Descentralizada na
Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
1.3.2 Objetivos Específicos
Mapear os processos envolvidos na Gestão de Termos de Execução Descentralizada
na UFRN;
Organizar um fluxo do processo de Gestão de Termos de Execução Descentralizada da
UFRN;
Desenvolver uma proposta de Gestão de Termos de Execução Descentralizada para ser
implementado via SIPAC.
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2 REVISÃO DA LITERATURA
A revisão da literatura está dividida em quatro partes. A primeira apresenta uma
visão geral sobre as descentralizações orçamentárias. A segunda trata da eficiência e
transparência no serviço público. A terceira discorre sobre a análise e gestão de processos. A
quarta e última parte visa demonstrar a importância da utilização da tecnologia da informação
no processo de gestão, agilizando o trabalho e aumentando a eficiência nos serviços
administrativos de uma universidade federal, fazendo uma apresentação geral sobre os
sistemas utilizados pela UFRN.
2.1 A DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
Antes de definir o que é uma descentralização orçamentária é preciso explicar as
noções básicas sobre orçamento, para que se entenda como tudo começa. O Orçamento pode
ser definido, segundo Bloch (2013, p. 20), como “um plano financeiro de uma Administração,
por meio do qual, para um período determinado de tempo, são previstas suas receitas e fixadas
as correspondentes despesas”. Como a simples exposição de valores agregados não
possibilitaria grande utilidade, são de grande importância as denominadas classificações
orçamentárias. Cada classificação é uma lista de códigos e seus significados, por meio das
quais diversos itens de receitas e despesas são agregados em classes semelhantes. De acordo
com os critérios utilizados, torna-se possível a criação de diversos tipos de classificações,
cada uma apropriada para determinado tipo de análise.
Como técnica financeira, o orçamento possui múltiplas finalidades.
Contabilmente, pode ser utilizado para calcular os valores auferidos ou despendidos em
diversas classes de valores. Como instrumento do planejamento e administração, permite que
se projetem os gastos necessários a um determinado período de tempo. Possui função
econômica, como instrumento de realização da política fiscal do governo. Por fim, possui
importante função de controle, já que a peça orçamentária é instrumento de autorização de
gastos e permite a análise da conformidade legal das despesas autorizadas.
16
Dessa forma, pode-se dizer que os orçamentos representam mais que documentos
que autorizam a realização de despesas públicas. Eles são a expressão do planejamento dessas
despesas, em obediência a um plano governamental concebido para o Estado, de acordo com
objetivos e prioridades previamente deliberados, e que deve ser seguido, qualquer que seja a
plataforma de governo (BLOCH, 2013, p. 21).
Conforme Pires, Rosa e Silva (2010), “o orçamento adotado pelas universidades
públicas brasileiras é o orçamento-programa, cuja regulamentação está contida na Lei Federal
nº 4320/64 e legislação complementar”.
O Orçamento-Programa pode ser conceituado como um plano de trabalho
expresso por um conjunto de ações a realizar e pela identificação dos recursos necessários a
sua execução, ou seja, uma ferramenta de trabalho. Portanto, para que seja um instrumento
democrático, todos os segmentos da comunidade universitária devem participar, não só de sua
elaboração, mas também de sua execução e avaliação.
Segundo Ávila, Bächtold e Vieira (2011) o orçamento público possui sua
fundamentação legal no disposto na seguinte legislação:
Constituição Federal da República Federativa do Brasil de 1988, nos seus
artigos 165 a 169 sob o título de ORÇAMENTOS;
Lei n. 4.320 de 17 de março de 1964;
Portaria n. 42 de 14 de abril de 1999;
Lei Complementar n. 101 de 04 de maio de 2000;
Portaria Interministerial n. 163 de 04 de maio de 2001.
No Brasil, o Orçamento Público é classificado em três leis distintas, que segundo
o artigo 165 da Constituição Federal de 1988, regulamenta a elaboração dos orçamentos
públicos: o plano plurianual; as diretrizes orçamentárias; e orçamentos anuais.
O Plano Plurianual (PPA) constitui-se no principal instrumento de planejamento
das ações do gestor público, pois além de ser o primeiro a ser implementado deverá abranger
todas as metas que serão desenvolvidas em todo o mandato do governante. Neste plano
deverão estar descritas todas as diretrizes para que a administração pública cumpra as metas e
objetivos planejados. O planejamento das ações governamentais que integrarão o plano
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plurianual será chamado de proposta orçamentária e deverá ser desenvolvida pelo Poder
Executivo e aprovada pelo Poder Legislativo.
A Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) também configura-se em um
instrumento de planejamento apenas de metas e diretrizes, sem levar em consideração os
valores. O que difere a LDO do plano plurianual é o prazo para o qual deverá ser elaborado,
que deverá sempre ser igual a um exercício financeiro. Assim, para cada plano plurianual
serão elaboradas quatro leis de diretrizes orçamentárias distintas, abrangendo ao final dos
quatro anos a totalidade das metas e diretrizes estipuladas no plano plurianual. Além de
estipular as metas anuais a LDO também servirá de instrumento norteador da elaboração dos
orçamentos anuais.
A Lei Orçamentária Anual (LOA) é a subdivisão do orçamento público que mais
se aproximada das características de um plano de aplicabilidade financeira da administração
pública, pois ao passo que o plano plurianual e a LDO abrem a discussão sobre o que é
planejar, este instrumento é o responsável pela efetivação e execução de todas as diretrizes
planejadas para quatro anos (PPA) e para cada ano distintamente (LDO), pois neste
instrumento haverá a fixação dos valores a serem efetivados e concretizados em cada
atividade governamental.
No tocante às universidades públicas federais, a receita proporcionada pela União
é, infelizmente, insuficiente para garantir a manutenção de todas as atividades, portanto é
complementada por alternativas autônomas de captação de recursos desenvolvidas por cada
universidade. Descentralizadas as atividades do MEC, visto que este não consegue
operacionalizar todas as ações a nível nacional, este órgão delimita meramente as diretrizes a
serem seguidas e mantém controle sobre os resultados, enquanto cada instituição organiza-se
internamente por si própria, especialmente em termos de recursos.
Conforme Berlanda (2013), as descentralizações de créditos orçamentários
consistem em movimentações internas ao plano previamente estabelecido, efetivadas por
unidades administrativas autônomas; são mantidas as classificações institucional, funcional,
programática e econômica, contudo a despesa é executada por um órgão estipulado para uma
função específica. Quando diz respeito a unidades gestoras de um mesmo órgão, tem-se a
descentralização interna, também chamada provisão. Se a movimentação de crédito for
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distribuída entre unidades gestoras de órgãos ou entidades de estrutura diferente, ter-se-á uma
descentralização externa, também denominada de destaque.
Em todos os casos, as dotações serão empregadas obrigatória e integralmente na consecução do objetivo previsto pelo programa de trabalho pertinente, devendo ser integralmente respeitada a classificação funcional e por programas. Esta medida atribui maior autonomia às instituições e a cada órgão interno às mesmas, na medida em que estas podem dispor sua organização administrativa conforme suas próprias deliberações, desde que concordem com os objetivos e metas previstas. A distinção na operação descentralizada incide estritamente em que a execução da despesa orçamentária é realizada por outro órgão ou entidade. (BERLANDA, 2013)
De acordo com Montagna (2002), a Descentralização de Crédito é uma
transferência de uma unidade orçamentária ou administrativa para outra, do poder de utilizar
créditos orçamentários ou adicionais que estejam sob a sua supervisão, ou lhe tenham sido
dotados ou transferidos. São operações descentralizadoras de crédito: o destaque e a provisão.
Termo de execução descentralizada - instrumento por meio do qual é ajustada a descentralização de crédito entre órgãos e/ou entidades integrantes dos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União, para execução de ações de interesse da unidade orçamentária descentralizadora e consecução do objeto previsto no programa de trabalho, respeitada fielmente a classificação funcional programática. (BRASIL, 2007).
O Destaque de Crédito é a operação descentralizadora de crédito orçamentário em
que um Ministério ou Órgão transfere para outro Ministério ou Órgão o poder de utilização
dos recursos que lhe foram dotados. Já a Provisão é a operação descentralizadora de crédito
orçamentário, em que a unidade orçamentária de origem possibilita a realização de seus
programas de trabalho por parte de unidade administrativa diretamente subordinada, ou por
outras unidades orçamentárias ou administrativas não subordinadas, dentro de um mesmo
Ministério ou Órgão.
Dessa forma, ainda segundo Montagna (2002), as descentralizações consistem em
transferir disponibilidade orçamentária e financeira de uma unidade executora para outra, sem
alteração da estrutura originalmente aprovada. Essas descentralizações preservam a
responsabilidade da entidade da unidade orçamentária pelo resultado e transfere a
responsabilidade da execução para a entidade executora.
A descentralização orçamentária entre órgãos da administração pública federal é
realizada através do SIAFI por meio de um documento denominado Nota de Crédito (NC).
Neste documento, a unidade que está descentralizando o orçamento especifica a sua Unidade
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Gestora (UG) e a que receberá o orçamento, como também a classificação do orçamento que
será descentralizado, conforme demonstrado na figura 01. Através desse documento também,
a unidade recebedora devolve no encerramento do exercício financeiro, se for o caso, a
parcela de orçamento que não conseguiu executar.
Figura 01 – Nota de Crédito (NC)
Fonte: Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI)
O empenho é feito somente pelo órgão ou entidade que efetivamente executa o
orçamento, não cabendo aquele que transfere realizar empenhamento algum, ainda que a
descentralização ocorra por meio da firmação de convênio com observância às normas
previstas na legislação vigente.
A descentralização de crédito de um órgão/ministério para entidades da
administração indireta ou entre estas dependerá de celebração de convênio ou termo similar,
disciplinando a consecução do objeto pretendido e as relações e obrigações das partes.
Nos casos de descentralização de créditos orçamentários, o financeiro
correspondente será igualmente descentralizado e, tratando-se de despesas à conta de recursos
liberados pela Secretaria do Tesouro Nacional, do Ministério da Fazenda, caberá ao órgão
descentralizador efetuar o correspondente repasse financeiro.
20
A descentralização externa de crédito entre órgãos e entidades da administração
pública federal, direta e indireta, para executar programas de governo – projetos, atividades,
aquisição de bens, realização de eventos – está disciplinada pelo Decreto nº 6.170, de 25 de
julho de 2007, que “Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União
mediante convênios e contratos de repasse, e dá outras providências”. A Portaria
Interministerial CGU/MF/MP (Controladoria Geral da União/Ministério da
Fazenda/Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão) nº 507, de 24 de novembro
de 2011, complementa esta legislação estabelecendo normas para a execução do disposto no
decreto. Os procedimentos de transferências de recursos da União mediante convênios e
contratos de repasse devem ocorrer por meio de Termo de Cooperação ou de outros
instrumentos congêneres, mediante portaria ministerial, sem a necessidade de exigência de
contrapartida.
De acordo com o Decreto nº 6170/2007 da Presidência da República do Brasil,
termo de execução descentralizada é o instrumento por meio do qual é ajustada a
descentralização de crédito entre órgãos e/ou entidades integrantes do Orçamento Fiscal e da
Seguridade Social da União, para execução de ações de interesse da unidade orçamentária
descentralizadora e consecução do objeto previsto no programa de trabalho, respeitada
fielmente a classificação funcional programática.
Ainda segundo o mesmo decreto,
A celebração de termo de execução descentralizada atenderá à execução da descrição da ação orçamentária prevista no programa de trabalho e poderá ter as seguintes finalidades: I - execução de programas, projetos e atividades de interesse recíproco, em regime de mútua colaboração; II - realização de atividades específicas pela unidade descentralizada em benefício da unidade descentralizadora dos recursos; III - execução de ações que se encontram organizadas em sistema e que são coordenadas e supervisionadas por um órgão central; ou IV - ressarcimento de despesas. (BRASIL, 2007)
Segundo Pontes (2014), atualmente, o instrumento utilizado para a celebração de
acordos entre entes ou órgãos distintos na Administração Pública Federal que envolvam a
transferência de recursos são os Termos de Execução Descentralizada. Tais termos não só
substituíram os antigos Termos de Cooperação em sua nomenclatura, como também passaram
a dispor de um maior número de hipóteses de cabimento, não mais se restringindo aos casos
em que caracterizado o “interesse recíproco” entre as unidades administrativas nele
envolvidas.
21
2.2 TRANSPARÊNCIA E EFICIÊNCIA NO SERVIÇO PÚBLICO
Nos dias atuais, a transparência e eficiência no serviço público são temas bastante
discutidos por todos. Dessa forma, esta pesquisa busca incorporar esses conceitos aos serviços
prestados pelo Setor de Administração de Convênios da UFRN, beneficiando a todos os
usuários que precisam das informações sobre os Termos de Execução Descentralizada
executados pela UFRN.
2.2.1 Transparência
O termo “transparência da informação pública” ganhou maior destaque, no
Brasil, a partir da Lei Complementar no 101/2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal —
transparência na gestão fiscal) e, desde então, normativos legais como a Lei Complementar no
131/2009 — Lei da Transparência (disponibilização, em tempo real, de informações públicas
como: receita, despesa, salário dos servidores públicos, convênios e outros, nos portais
eletrônicos nas várias esferas governamentais) e a Lei de Acesso a Informação (LAI) no
12.527/2011 (regulamenta o direito do cidadão à informação pública) iniciaram um ciclo de
mudanças na relação cidadão/gestor público. Pois determinaram a divulgação (ativa ou via
solicitação), e não o sigilo, como norma geral para a informação pública, envolvendo o
fornecimento de dados em uma linguagem acessível e sem barreiras técnicas.
A transparência pública começa a se expandir para além da linha legal/fiscal e passa a abordar outros aspectos da gestão pública (desempenho, pessoal, controles internos etc.). Essa ampliação traz novos requisitos para a responsabilização pública (public accountability), via órgãos de controle, que passam a avaliar se, efetivamente, as informações públicas estão acessíveis ao cidadão seja via relatórios fiscais, portais eletrônicos de transparência e relatórios de gestão anuais. (BAIRRAL, SILVA E ALVES, 2015)
Ainda segundo Bairral, Silva e Alves (2015), a transparência é um elemento da
comunicação entre cidadão e gestor público, um contrato social implícito em que, na
perspectiva da clássica teoria da agência, o principal (cidadão) delega ao agente (gestor
público) uma atividade de seu interesse e monitora sua realização.
22
Em nosso país, a transparência é considerada um princípio da gestão fiscal
responsável que deriva do princípio constitucional da publicidade. No entanto, a transparência
é um conceito mais amplo do que a publicidade, isso porque uma informação pode ser
pública, mas não ser relevante, confiável, oportuna e compreensível. Associado a isto, o uso
da Internet para divulgação das contas públicas ganhou destaque recente. No sentido de
orientar o fornecimento de informações úteis, foram identificados os usuários das informações
das contas públicas num nível amplo e no âmbito específico das universidades públicas e seus
interesses típicos.
De acordo com Platt Neto, Cruz e Ensslin (2007), as entidades que compõem a
estrutura da administração pública brasileira são obrigadas pela Constituição Federal a prestar
contas do uso de recursos públicos e a respeitar o princípio da publicidade, entre outros
princípios da administração pública. Dessa maneira, é evidente a necessidade de transparência
das contas dos entes públicos e seus órgãos componentes nas administrações direta e indireta.
As universidades públicas são entidades que compõem a estrutura da
administração pública brasileira. Comumente são constituídas na forma de autarquias ou
fundações, da administração indireta, e são dependentes de recursos públicos. Em função
disto, são obrigadas pela Constituição Federal a prestar contas do uso de seus recursos e
respeitar o princípio da publicidade, entre outros princípios da administração pública. Deste
modo, é notória a necessidade de transparência das contas das universidades públicas.
A transparência na gestão fiscal é tratada na Lei de Responsabilidade Fiscal como um princípio de gestão, que tem por finalidade, entre outros aspectos, franquear ao público acesso a informações relativas às atividades financeiras do Estado e deflagrar, de forma clara e previamente estabelecida, os procedimentos necessários à divulgação dessas informações. Deste modo, a transparência, como princípio da gestão fiscal responsável, pressupõe a publicidade e a compreensibilidade das informações. (PLATT NETO, CRUZ E VIEIRA, 2006)
No entanto, a transparência é um conceito mais amplo do que publicidade, isso
porque uma informação pode ser pública, mas não ser relevante, confiável, tempestiva e
compreensível.
A transparência, conforme Platt Neto, Cruz e Ensslin (2007), pressupõe três
elementos ou dimensões: a publicidade, a compreensibilidade e a utilidade para decisões.
Cada elemento complementa e interage com os outros para que a transparência seja
plenamente propiciada.
23
O primeiro elemento ou dimensão da transparência é a publicidade. Por
publicidade, entende-se a ampla divulgação de informações à população, propiciando-se o
acesso em múltiplos meios de baixo custo e domínio dos usuários. Pressupõe-se, ainda, a
oportunidade das informações fornecidas, com tempestividade e em tempo hábil ao apoio às
decisões.
O segundo elemento da transparência é a compreensibilidade das informações.
Essa dimensão relaciona-se à apresentação visual, incluindo a formatação das informações e o
uso da linguagem. Busca-se idealmente a simplicidade, a linguagem acessível e orientada ao
perfil dos usuários, no sentido de aumentar o entendimento das informações.
Por fim, o terceiro elemento da transparência das contas públicas é a utilidade
para decisões. A utilidade está fundamentada na relevância das informações. A relevância, por
sua vez, pode ou não coincidir com os interesses dos usuários. Associada à relevância, está a
confiabilidade das informações a que os usuários têm acesso, ou seja, a garantia de veracidade
do que é divulgado. A comparabilidade deve ser propiciada entre períodos e entre entidades.
Dessa forma, entre as inúmeras mudanças pelas quais o mundo tem passado nos
últimos anos, ocupa um lugar de destaque a busca pela maior transparência dos órgãos
públicos. A transparência tem se mostrado uma ferramenta importante no acompanhamento
das ações do Estado através de uma maior participação da sociedade devido à
disponibilização da informação que antes era de conhecimento restrito aos órgãos públicos.
Pode-se destacar também, que para uma adequada transparência governamental,
necessita-se de mais do que a publicidade das informações e a compreensibilidade dos dados
e informações pelos usuários é condição indispensável. Neste sentido, torna-se necessário
buscar formas alternativas de simplificar a linguagem para o entendimento da comunidade e
garantir meios de aprendizado dos temas envolvidos.
2.2.2 Eficiência
Dentre os princípios constitucionais expressos, o princípio da eficiência foi
inserido posteriormente, através da Emenda Constitucional nº 19, de 04-06-98. Vem ditar ao
gestor público o dever de celeridade, eficácia, economicidade, efetividade e qualidade por
24
ocasião da concretização de seus atos administrativos. Visa a combater o mau uso dos
recursos públicos, bem como, a ausência de planejamento na gestão pública. Permite avaliar
se, em face do recurso aplicado, foi obtido o melhor resultado, fortalecendo desta maneira, o
controle de resultados.
De acordo com as regras desse princípio, não basta hoje ao administrador público
agir somente de acordo com as regras da legalidade e da moralidade. É necessário que o
mesmo busque o que for melhor, o que, entre as diversas opções que se lhe oferecem,
represente melhor qualidade ou condições de melhor atender às exigências do serviço público,
do bem comum.
O princípio da eficiência significa que, toda ação administrativa tem que ser de
bom atendimento, rapidez, urbanidade, segurança, transparente, neutro e sem burocracia,
sempre visando à qualidade. A Administração Pública deve atender o cidadão na exata
medida de sua necessidade, com agilidade, mediante adequada organização interna e ótimo
aproveitamento dos recursos disponíveis, evitando desperdícios e garantindo uma maior
rentabilidade social.
Dessa forma, o princípio da eficiência pode ser percebido também como uma
exigência inerente à toda atividade pública.
Se entendermos a atividade de gestão pública como atividade necessariamente racional e instrumental, voltada a servir ao público, na justa proporção das necessidades coletivas, temos de admitir como inadmissível juridicamente o comportamento administrativo negligente, contraprodutivo, ineficiente. (MODESTO, 2010)
O princípio constitucional da eficiência é um princípio instrumental, como todos
os princípios da administração pública. Nenhum princípio de direito administrativo tem valor
substancial autossuficiente. Integra-se com os demais princípios, não podendo sobrepor-se a
eles ou infirmar-lhes a validade. Por isso, o princípio da eficiência, como todo princípio, não
possui caráter absoluto, mas irradia efeitos em quatro dimensões: cumpre uma função
ordenadora, uma função hermenêutica, uma função limitativa e função diretiva. O princípio
da eficiência pode ser equiparado ao princípio tradicional da boa administração, pois na
administração prestadora, constitutiva, não basta ao administrador atuar de forma legal e
neutra, é fundamental que atue com eficiência, com rendimento, maximizando recursos e
produzindo resultados satisfatórios.
25
Modesto (2000), ainda afirma que a obrigação de atuação eficiente, portanto, em
termos simplificados, impõe ação idônea (eficaz), ação econômica (otimizada) e ação
satisfatória (dotada de qualidade).
Diante do que vem sendo dito, pode-se definir o princípio da eficiência como: a exigência jurídica, imposta à administração pública e àqueles que lhe fazem as vezes ou simplesmente recebem recursos públicos vinculados de subvenção ou fomento, de atuação idônea, econômica e satisfatória na realização das finalidades públicas que lhe forem confiadas por lei ou por ato ou contrato de direito público. (MODESTO, 2000)
Por fim, o princípio da eficiência recebe pleno sentido no Estado Social, pois é
nele que o Estado precisa justificar os recursos que extrai da sociedade com resultados
socialmente relevantes.
2.3 ANÁLISE E GESTÃO DE PROCESSOS
Diante da necessidade de melhorar o fluxo dos processos de trabalho do Setor de
Administração de Convênios da UFRN, otimizando os serviços executados e atendendo aos
diferentes usuários da informação processada nesse setor, a pesquisadora utilizou tanto os
princípios básicos do Sistema Toyota de Produção (STP), quanto a Gestão de Processos de
Negócios (BPM - Business Process Management) visando atingir essa melhoria nos
processos.
2.3.1 Gestão de Processos – STP
De acordo com Guinato (2000), o Sistema Toyota de Produção é uma filosofia de
gerenciamento que procura otimizar a organização de forma a atender as necessidades do
cliente no menor prazo possível, na mais alta qualidade e ao mais baixo custo, ao mesmo
tempo em que aumenta a segurança e o moral de seus colaboradores, envolvendo e integrando
não só manufatura, mas todas as partes da organização.
Ainda segundo o mesmo autor, o Sistema Toyota de Produção tem sido, mais
recentemente, referenciado como “Sistema de Produção Enxuta”. A produção “enxuta” (do
26
original em inglês, “lean”) é, na verdade, um termo cunhado no final dos anos 80 pelos
pesquisadores do IMVP (International Motor Vehicle Program), um programa de pesquisas
ligado ao MIT (Massachusetts Institute of Technology), para definir um sistema de produção
muito mais eficiente, flexível, ágil e inovador do que a produção em massa; um sistema
habilitado a enfrentar melhor um mercado em constante mudança. Na verdade, produção
enxuta é um termo genérico para definir o Sistema Toyota de Produção.
O Sistema Toyota de Produção surgiu no Japão, na fábrica de automóveis Toyota,
logo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Ao final da década de 50, o modelo começou a
ser bastante aplicado nas organizações ao redor do mundo, principalmente pelas empresas
ocidentais, tornando-se um dos principais suportes que amparam a competitividade na
economia global. O Sistema Toyota de Produção objetiva aumentar a eficiência e a
produtividade, evitando desperdícios como a superprodução, gargalos, ou inventário
desnecessário.
O sistema idealizado por Eiji Toyoda e Taiichi Ohno, fora baseado no trabalho de
grandes especialistas da qualidade, na cultura japonesa e nas técnicas de Henry Ford e
Frederick Taylor. Na prática pode-se dizer que o Sistema Toyota de Produção é um estágio na
história das técnicas, que vêm evoluindo desde que os primeiros sistemas de produção foram
inventados, demonstrando-se uma versão sintetizada e melhorada de todas as teorias dos
pioneiros da administração, como a manufatura enxuta, o kanban, a filosofia kaizen, dentre
outros conceitos.
O sistema Toyota foi idealizado na década de 1950, quando Toyoda e Ohno,
visitando os Estados Unidos, constataram que o principal problema do modelo de Ford era o
desperdício de recursos. Dessa observação nasceram os elementos básicos do Sistema Toyota
de Produção, sendo também seus dois princípios mais importantes: a eliminação de
desperdícios e a fabricação com qualidade.
A eliminação de desperdícios tinha como alvo a fábrica e tinha por objetivo
reduzir ao mínimo as atividades que não acrescentavam valor ao produto. Já o princípio da
fabricação com qualidade visava uma produção sem defeitos. Além dos dois princípios acima
citados, o Sistema Toyota de produção ainda possui um terceiro princípio que é essencial para
o bom funcionamento dos dois primeiros, que é o envolvimento dos colaboradores. É
importante ressaltar que o sistema possui dois pilares fundamentais, sendo sustentado pelos
27
conceitos do Just-in-Time (JIT) e da Autonomação (Jidoka) que têm como objetivo principal
aumentar a eficiência da produção, reduzindo os defeitos e fazendo com que cada trabalhador
operasse cada vez mais máquinas e ao mesmo tempo desenvolvendo funções inteligentes nos
equipamentos (autonomação com funções humanas).
Ambos os processos foram rapidamente identificados como os elementos-chave
da eficácia do Sistema Toyota de Produção, porém, os resultados alcançados pelo sistema não
poderiam ser atribuídos apenas a essas duas metodologias. O ideal do Just-in-Time e da
Autonomação é produzir apenas o necessário, aumentando a eficiência na linha de fabricação
e para isso os japoneses desenvolveram outros conceitos, que tinham a finalidade de combater
os desperdícios de maneira contínua e de reduzir os níveis de estoque, estes eram a filosofia
Kaizen e o Kanban respectivamente.
A palavra Kaizen, de origem japonesa, significa melhoria continua. “Hoje melhor
do que ontem, amanhã melhor do que hoje!”, considerada por muitos como uma filosofia que
atua no aspecto pessoal, familiar, social ou no trabalho. De forma geral, a metodologia Kaizen
visa o aprimoramento não só da empresa. como também de seus colaboradores. Este
aprimoramento deve acontecer de forma contínua e gradual. Com a implementação do
método, espera-se o aperfeiçoamento das pessoas e dos processos dentro da organização. Este
método tem por características o baixo custo e tempo reduzido de implementação.
Conforme Albino (2011), essa metodologia estabelece um sistema para redução
de desperdícios por longo prazo e especifica exatamente o que deve ser feito para aplicar o
sistema a uma organização. Nela são levantados os desperdícios causadores dos custos
elevados, atrasos, problemas de qualidade e insatisfação dos clientes. A metodologia Kaizen
classifica os desperdícios englobando: pessoas, processos, informações, ativos subutilizados
ou desnecessários e liderança, visando a melhoria do fluxo de trabalho e posteriormente
atacando os desperdícios.
Já o conceito do Kanban teve origem na linha de montagem e significa
literalmente registro ou "placa visível". Seu principal objetivo é sinalizar e controlar os fluxos
de produção, mas o seu princípio pode ser estendido para diversos tipos de operações. O
Kanban é um sistema de "puxar" acionado pela demanda, sendo representado por um cartão
que dá sinal de que um ponto de fornecimento estaria apto a liberar certa quantidade de
material. Suas duas principais finalidades são eliminar os desperdícios e reduzir os custos com
28
estoque. Podemos perceber que o Kanban se trata de um sistema de produção que controla a
quantidade, indicando o que produzir, quando e o quanto produzir.
Conforme artigo do Portal Administração (2015), o outro princípio básico do
STP, fabricação com qualidade, tem por objetivo possuir uma produção sem defeitos,
evitando a apresentação de uma alta taxa de refugo a fim de tornar o sistema mais eficiente e
produtivo. A perda de fabricação por produto defeituoso corresponde a disfunções na linha de
produção, apresentando produtos fora das especificações, ou do padrão pré-estabelecido pela
empresa.
Oliveira (2014) afirma que “nos últimos anos, diversos autores têm estendido os
conceitos do Sistema Toyota de Produção (STP) para as áreas administrativas e de serviços,
na iniciativa pública e privada, com o objetivo de melhorar o desempenho das organizações e
o nível de satisfação de seus “clientes¨. Conforme o mesmo, multiplicar os conceitos enxutos
na empresa é a essência para aplicação de um sistema de forma única, onde cada participante
deve aprender a identificar as oportunidades para eliminar desperdícios, definir a sequência de
trabalho, reduzir os tempos ociosos, fazer parte da equipe, buscar sempre a melhoria e a
perfeição do processo.
Dessa forma, pode-se dizer que os princípios do Sistema Toyota de Produção são
importantes ferramentas a serem utilizadas na melhoria dos processos de trabalhos
administrativos do Setor de Administração de Convênios da UFRN, trazendo um ganho
significante tanto financeiramente quanto em agilidade dos serviços prestados.
2.3.2 Gestão de Processos – BPM
Segundo ABPMP (2013), Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM -
Business Process Management) representa uma nova forma de visualizar as operações de
negócio que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Essa visão compreende todo o
trabalho executado para entregar o produto ou serviço do processo, independente de quais
áreas funcionais ou localizações estejam envolvidas. Começa em um nível mais alto do que o
nível que realmente executa o trabalho e, então, subdivide-se em subprocessos que devem ser
realizados por uma ou mais atividades (fluxos de trabalho) dentro de funções de negócio
29
(áreas funcionais). As atividades, por sua vez, podem ser decompostas em tarefas e, adiante,
em cenários de realização da tarefa e respectivos passos.
BPM é uma disciplina gerencial que presume que os objetivos organizacionais podem ser alcançados com mais êxito por meio do gerenciamento de processos. Compreende um corpo de conhecimento composto por princípios e melhores práticas para orientar uma organização, e não uma metodologia prescrita ou um kit de ferramentas. Quando implementado com sucesso, BPM se integra e transforma a cultura da organização, moldando a forma como o negócio opera. BPM pode ser aplicado a organizações de qualquer porte, com ou sem fins lucrativos, públicas ou privadas, com o objetivo de direcionar os recursos organizacionais. O gerenciamento de processos de negócio requer a participação de toda a organização, desde a liderança executiva até o nível operacional e ao longo das funções e papéis. (ABPMP, 2013)
Para compreender BPM é necessário compreender o significado de processo de
negócio. No contexto BPM, um “processo de negócio” é um trabalho que entrega valor para
os clientes ou apoia/gerencia outros processos. Processos são compostos por atividades inter-
relacionadas que solucionam uma questão específica. Essas atividades são governadas por
regras de negócio e vistas no contexto de seu relacionamento com outras atividades para
fornecer uma visão de sequência e fluxo. Ainda de acordo com ABPMP (2013) há três tipos
de processos de negócio: primários, de suporte e de gerenciamento.
Processos primários são de natureza interfuncional e compõem a cadeia
que entrega valor diretamente para o cliente;
Processos de suporte proveem suporte e habilitam outros processos;
Processos de gerenciamento são utilizados para medir, monitorar e
controlar atividades de negócio. Asseguram que processos primários e de
suporte atinjam suas metas.
Conforme Longaray, et al (2017), no ano de 2002, o grupo de desenvolvimento de
softwares denominado Business Process Management Initiative iniciou a criação de uma
ferramenta gráfica que representasse, com maior simplicidade, os processos organizacionais
das empresas. Esta notação ficou conhecida por Business Process Modeling Notation
(BPMN). Nos anos seguintes, ganhou reconhecimento, tanto no meio acadêmico quanto no
mercado corporativo americano e, por conta disto, em 2006, a Object Management Group
(OMG®), assumiu uma parceria com o grupo e responsabilizou-se pela evolução e
manutenção da notação BPMN.
30
A OMG é uma organização internacional criada em 1989, cujo objetivo é apoiar e
publicar a construção de padrões de programação através do livre desenvolvimento de
ferramentas de gestão. Entre seus principais apoiadores estão estudantes, instituições
acadêmicas e agências de governo, que auxiliam no desenvolvimento destas ferramentas. Por
se tratar de uma organização que não possui propriedade exclusiva, todos seus projetos
aceitam contribuições externas e permitem a todos os fornecedores desenvolverem programas
utilizando sua notação como base, sem a necessidade de pagamento de Royalties ou taxas.
2.3.2.1 Modelagem de Processos - BPMN
A modelagem de processos é uma etapa chave no BPM, podendo ser utilizada
para descrever o processo como ele é e também para projetar a versão otimizada. Para isto
existe a notação BPMN – Business Process Model and Notation, uma notação que ilustra o
processo de uma maneira simples e clara, pensada tanto para gerentes quanto para
profissionais técnicos, analistas, desenvolvedores e funcionários em geral.
Consoante ABPMP (2013), a modelagem de processos requer um importante
conjunto de habilidades e técnicas para permitir, compreender, comunicar e gerenciar
componentes de processos de negócio. Para uma organização ciente do alto valor de seus
processos de negócio, a modelagem de processos é uma atividade fundamental para o
gerenciamento da organização.
Modelagem de processos de negócio é conjunto de atividades envolvidas na
criação de representações de processos de negócio existentes ou propostos. Pode prover uma
perspectiva ponta a ponta ou uma porção de processos primários, de suporte ou de
gerenciamento. O propósito da modelagem é criar uma representação do processo de maneira
completa e precisa sobre seu funcionamento. Por esse motivo, o nível de detalhamento e o
tipo específico de modelo têm como base o que é esperado da iniciativa de modelagem. Um
diagrama simples pode ser suficiente em alguns casos, enquanto um modelo completo e
detalhado pode ser necessário em outros.
A aceitação do BPMN tem crescido sob várias perspectivas com sua inclusão nas principais ferramentas de modelagem. Essa notação apresenta um conjunto robusto de símbolos para modelagem de diferentes aspectos de processos de negócio. Como
31
na maioria das notações, os símbolos descrevem relacionamentos claramente definidos, tais como fluxo de atividades e ordem de precedência. (ABPMP, 2013)
O BPMN é composto por um conjunto de elementos gráficos classificados em 4
(quatro) categorias básicas: objetos de fluxo, objetos de conexão, swimlanes e artefatos.
Objetos de fluxo – são os principais elementos descritivos dentro da BPMN e
consistem de três elementos essenciais:
a) Atividades – o trabalho que é executado, algo que é feito, simbolizados
por quadrados.
b) Eventos – as ocorrências, algo que acontece, simbolizados por círculos.
c) Gateways – pontos de desvio que determinarão o caminho que o processo
seguirá, simbolizados por diamantes.
Objetos de conexão – conectam os objetos de fluxo uns com os outros ou a
outras informações e podem ser de três tipos:
a) Fluxo de sequência – mostra em que ordem as atividades são executadas,
e é simbolizado por uma linha cheia e uma seta adiante.
b) Fluxo de mensagens – indica quais as mensagens que fluem entre
dois processos/piscinas, e é representada por uma linha tracejada, um
círculo aberto e uma seta aberta no fim.
c) Associação – conecta os artefatos aos objetos de fluxo, e é simbolizado
por uma linha tracejada.
Swimlanes – são utilizadas para definir o escopo de cada processo de negócios na
forma de um diagrama, possibilitando a identificação dos responsáveis por realizar cada
atividade. Existem dois tipos a analisar:
a) Piscinas – representam processos e participantes no processo.
b) Raias – cada piscina possui várias raias, que simbolizam os papéis, áreas e
responsabilidades no processo.
Artefatos – são usados para fornecer informações adicionais sobre o processo,
trazem um maior nível de detalhe ao diagrama, pois permitem que informações extras sejam
trazidas. Os três tipos de artefatos são anotações, grupos e objetos de dados. Todos os três são
usados para aumentar e descrever um processo BPMN.
32
a) Anotações – permitem que o modelador descreva partes adicionais do
fluxo do modelo ou notação.
b) Grupos – organizam tarefas ou processos que possuem relevância no
processo como um todo.
c) Objetos de dados – representam dados colocados no processo, dados que
resultam do processo, dados que precisam ser coletados ou dados que
devem ser armazenados.
Figura 02 – Elementos Básicos da Notação BPMN
Fonte: LONGARAY, 2017.
Os elementos gráficos da notação BPMN permitem a representatividade clara,
definida e detalhada da forma de execução do processo, desde seus atores até as suas regras de
negócio, permitindo uma representatividade de padrão internacional, comum, entendida por
diversos profissionais, conhecida por diversas linguagens e que o cliente do processo
consegue fazer a leitura da execução dos seus trabalhos sem maiores esforços ou que precise
de cursos. BPMN é hoje uma forma de representar processos de forma mais clara, eficaz e
padrão.
33
2.4 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO UNIVERSITÁRIA
2.4.1 A Tecnologia da Informação como Ferramenta de Gestão
Nos dias atuais, pode-se dizer que as organizações estão sendo influenciadas por
inúmeras transformações: sociais, econômicas, políticas, culturais, tecnológicas entre outras e
a Tecnologia da Informação (TI) é uma função cada vez mais imprescindível para as
organizações públicas e privadas que buscam maior efetividade onde atuam. Isso acontece
devido ao apoio que a TI pode fornecer tanto às demais unidades organizacionais
horizontalmente, quanto às estratégias elaboradas e implementadas pela organização, de
maneira vertical, permitindo que as organizações tenham benefícios com tais estratégias, em
decorrência do acesso e disponibilização de informações. Nos últimos anos surgiu um
interesse crescente em tratar sistemas de informações como ferramenta propicia como recurso
organizacional significativo para ajuda na gestão de instituições e através da TI as
organizações passaram a ter a oportunidade de aprimorar a eficiência e a eficácia
administrativa.
Constantes alterações são vivenciadas na sociedade moderna no que tange a sua organização social, o seu modo de se relacionar e a sua capacidade de inovar. A globalização e as influências dessas alterações, nos mais diversos setores produtivos da sociedade, obrigam tanto as organizações públicas como as privadas a darem maior importância as suas informações. (CASARIM, 2012)
Segundo Bianchi, et al (2010), “um dos papeis relevantes que a tecnologia da
informação (TI) exerce na gestão do conhecimento é ampliar o alcance e intensificar a
velocidade de transferência da informação e do conhecimento”. No entanto, vale mencionar
que a TI fornece apenas a infraestrutura necessária à gestão do conhecimento, ou seja, visa
oferecer suporte as atividades de geração, codificação ou transferência do conhecimento. O
intuito é disponibilizar o conhecimento para todas as pessoas na organização.
Ainda segundo o mesmo autor, os impactos decorrentes da adoção das tecnologias
da informação (TI) estão presentes em quase todos os setores da economia e da sociedade de
um modo geral.
34
Lembrando que as organizações devem observar se realmente o processo de
tomada de decisão está sendo alimentado com informações realmente necessárias e úteis,
desconsiderando possíveis dados que possam influenciar em uma tomada de decisão
imprecisa. No entanto, Casarim (2012) afirma que todo processo decisório deverá levar a
organização a procedimentos orientados, que vise a atingir objetivos e metas fins. Assim,
deve-se buscar reduzir informações consideradas não primordiais aos objetivos maiores, e que
burocratizam e introduzem informações e dados desnecessários à tomada de decisão.
No setor público, constata-se que ainda persiste a busca por elementos que
permitam tornar suas atividades organizacionais mais eficientes, eficazes e flexíveis a
possíveis ajustes às exigências da sociedade. Com isso, atrelados ao desenvolvimento
tecnológico, dados e informações passam a ter importância significativa na organização e na
instrução dos procedimentos para tomada de decisão. Para Casarim (2012), a informação
deixou de ser um elemento secundário, passando a ser um elemento primordial ao processo
organizacional e passou a ter uma importância diferenciada, essencial para a tomada de
decisão.
A tecnologia de informação (TI) tem evoluído ao longo dos anos. Conforme
Mendonça (2010), de um papel meramente apoiador de processos, hoje em dia passou a ser
fundamental para ajudar as organizações, seja para torná-las mais produtivas, ganhar
agilidade, prover mais satisfação aos seus clientes, até tornando-as mais competitivas. A TI
tornou-se uma peça imprescindível para a mudança, tornando-se o motivo de uma revolução
nos processos organizacionais, passando muitas vezes a ser fator decisivo para o seu sucesso
ou fracasso.
Silva (2012) afirma que atualmente, a Administração Pública tem a tarefa de se
ajustar a um mundo em constante mudança, no qual se exige dos governantes uma maior
eficiência aliada a um rol crescente de serviços públicos, com maior qualidade e controle
social. As novas tecnologias de informação, inclusive a internet e as redes de computadores,
são os principais instrumentos que se dispõe para acompanhamento desse modelo
globalizado.
As novas tecnologias de informação têm criado, de forma cada vez mais intensa e
rápida, novas possibilidades para diferentes setores da sociedade, nas áreas econômica, social,
política e cultural, ao mesmo tempo em que produzem revoluções significativas nos aspectos
35
centrais da vida cotidiana de indivíduos, organizações e governo. Avaliar os impactos dessas
tecnologias na sociedade tornou-se uma necessidade no processo de monitoramento da
construção e desenvolvimento da sociedade da informação e do conhecimento.
As tentativas de inovação na administração pública significam a busca da eficiência e da qualidade na prestação de serviços públicos. Para tanto, é necessário o rompimento com os modelos tradicionais de administrar os recursos públicos e a introdução de uma nova cultura de gestão. Neste contexto, o acesso à Tecnologia da Informação significa uma mudança substancial no papel e nas possibilidades da comunicação na ação social, na ação política e na prestação de contas. (SILVA, 2012)
Para Mendonça (2010), os sistemas de informação dependem dos seus
componentes básicos, que são recursos humanos, hardware, software, dados e tecnologias de
rede de comunicações para coletar, transformar e disseminar informações em uma
organização, e são elaborados para facilitar a concretização de determinados objetivos. O
autor ainda descreve alguns tipos de sistemas de informação:
Sistemas de Processamento Transacionais (SPT): cobre as atividades
centrais de uma empresa. Lidam com as operações do dia-a-dia da
organização;
Sistemas de Informação Gerenciais (SIG): também chamados de sistemas
táticos, lidam com atividades da gerência de médio escalão –
planejamento, organização e controle de curto prazo;
Sistemas de Informação Estratégicos (SIE): tratam de decisões que alteram
significativamente o processo da condução de negócios. No passado, os
sistemas estratégicos estabeleciam apenas planejamento a longo prazo;
Sistemas Especialistas (SE): o conhecimento e as experiências que uma
pessoa detém sobre determinada área do conhecimento precisa ser, muitas
vezes, preservado e disseminado para que pessoas com menos
conhecimento e experiência possam deles se valer para resolver seus
problemas;
Sistemas de Gestão do Conhecimento (SGC): são projetados
especificamente para orientar atividades profissionais e gerenciais,
focando na criação, coleta, organização e disseminação do conhecimento
de uma empresa em vez de dados e informações.
36
O autor ainda define que uma boa informação não depende exatamente da
utilização de recursos tecnológicos de ponta. A informação de boa qualidade seria, portanto,
“produtos de informação cujas características, atributos ou qualidade ajudam a torná-los
valiosos para elas”, e concebe a informação como dotada de três dimensões, sendo elas:
tempo (prontidão, aceitação, frequência, período), conteúdo (precisão, relevância, integridade,
concisão, amplitude, desempenho) e forma (clareza, detalhe, ordem, apresentação, mídia).
Alterar a tecnologia engloba modificações na maneira pela qual o trabalho é
processado e nos equipamentos utilizados, podendo contribuir efetivamente para mudanças
mais profundas no comportamento dos indivíduos envolvidos, que vai de encontro à natural
resistência que as pessoas possuem à mudança, o que dificulta a adaptação e o progresso. Os
órgãos públicos querem continuar fazendo do mesmo modo o que fazem há anos, mesmo que
haja a necessidade de o serviço ser mudado, havendo, portanto, resistência tanto do lado das
pessoas quanto das organizações, sendo as seguintes fontes em cada um dos casos, conforme
Mendonça (2010):
Fontes da resistência individual a mudanças: hábito; processamento
seletivo de informações; medo do desconhecido; segurança; fatores
econômicos.
Fontes da resistência organizacional a mudanças: ameaça à alocação de
recursos estabelecida; inércia estrutural; foco limitado de mudança; inércia
de grupo; ameaça à especialização; ameaça às relações de poder
estabelecidas.
Nas últimas décadas, segundo Medeiros Júnior (2014), a TI tem evoluído de uma
orientação mais tradicional, baseada no suporte às atividades organizacionais e manutenção
de suas operações, para um papel mais estratégico e necessário à sobrevivência em longo
prazo das organizações. Nesta posição, a TI não apenas é vista como responsável pela redução
de custos ou eficiência nas atividades, mas também como provedora de inovações no
mercado, bem como possibilita a criação e desenvolvimento de novos produtos e serviços.
De outra forma, é cada vez mais propagada a ideia de que os ativos de TI podem
ter sua relevância estratégica quando examinados sob a perspectiva da configuração em que
estão envolvidos, ou seja, ao serem usados em combinação com outros recursos
organizacionais resultando em recursos estratégicos habilitados pela TI para a empresa.
37
A tecnologia da informação (TI) está cada vez mais presente nas atividades usuais
das pessoas; não somente como profissionais, mas também enquanto seres humanos,
criadores de conhecimento e consumidores da informação. A forma como são organizadas as
vidas das pessoas, seus trabalhos e diversões, é influenciada pela utilização das tecnologias.
Assim, o papel da TI deixa de ser apenas mais uma ferramenta, para ocupar o papel de
intermediário entre a informação e as capacidades e necessidades de indivíduos e
organizações.
Assim, é necessário que se tenha o entendimento de que as mudanças, decorrentes
da utilização da TI em larga escala, geram reflexos, tanto nas vidas pessoais dos indivíduos
quanto nas organizações das quais fazem parte. Isso requer naturalmente adequações a essa
nova realidade, gerando efeitos positivos e negativos. Estas adequações, todavia, nem sempre
são bem recebidas por todos, precisamente por favorecer um rompimento de padrões.
2.4.2 A Tecnologia da Informação no Ambiente Universitário
De acordo com Bernardes e Abreu (2010), as universidades, como todas as
organizações, são criadas para satisfazer as necessidades dos clientes. O cliente da
universidade brasileira é a sociedade, que usufrui suas práticas de ensino e dos resultados de
suas pesquisas. Contudo, à medida que se expandem as novas tecnologias, as universidades
vivem em situação paradoxal, uma vez que a pesquisa e descobertas realizadas dentro das
universidades encontram resistências a serem colocadas em prática.
As universidades são consideradas organizações complexas, não apenas por sua
condição de instituição especializada, mas, sobretudo pelo fato de executarem atividades
múltiplas. Cada uma dessas atividades, relacionada com ensino, pesquisa e extensão, têm uma
metodologia de trabalho singular, implicando em uma das estruturas organizacionais mais
complexas.
Bianchi, et al (2010) afirma que “a tecnologia de informação (TI) é um dos
componentes mais extraordinários do ambiente organizacional. Sua utilização pode ser vista
tanto em nível estratégico e tático como operacional das Universidades”.
38
Muitas Tecnologias da Informação têm sido utilizadas para auxiliar o
compartilhamento da informação e do conhecimento, tais como: internet, intranet, extranet,
moodle, gerenciamento eletrônico de documentos, entre outras. Assim sendo, a situação atual
está exigindo das Instituições de Ensino Superior (IES) uma maior responsabilidade e
comprometimento no gerenciamento da informação e do conhecimento. Sobre isso, Bianchi,
et al (2010) diz:
Com o advento a Tecnologia da Informação, o ser humano teve a oportunidade de coletar, processar e armazenar Informações. Em consequência disso, os administradores, em especial os gestores universitários passaram a ter a oportunidade de aperfeiçoar a eficiência e eficácia organizacional, à medida que as TIs avançaram em se tratando de complexidade e sofisticação... É nesse contexto que a Tecnologia da Informação tem facilitado o compartilhamento de dados, informações e muitas vezes do conhecimento, por meio da sua unificação, possibilitando aproximar diversas áreas. (BIANCHI ET AL, 2010)
Campos (2014) declara que, nas últimas décadas, a sociedade vem passando por
grandes transformações devido à intensa evolução tecnológica, isso inclui a implantação de
sistemas integrados de informação, impulsionando cada vez mais o uso dessa nova ferramenta
de trabalho nas organizações. Esses permitem a integração de todas as áreas e setores
funcionais, visando o compartilhamento de uma mesma base de dados e administrando de
maneira eficiente e efetiva os recursos de negócios. Essas transformações também têm
acontecido no seio nas universidades, principalmente pela adoção de sistemas de informação,
ferramentas úteis à gestão universitária.
As inovações organizacionais passam a depender das novas tecnologias e as
universidades pouco têm feito para o uso correto destas ferramentas. Principalmente no
gerenciamento das informações contidas nos seus diversos setores. As universidades,
principalmente as federais, por serem dependentes de um governo central, onde os sistemas
são centralizadores, desenvolvem subsistemas de informação em que muitas vezes não são
compatíveis com os sistemas maiores.
Como as instituições universitárias apresentam uma grande quantidade e
complexidade de dados, bem como pela necessidade de procedimentos de tratamento da
informação mais precisos e rápidos, justifica-se a importância do uso dos sistemas de
informação para apoiar o processo de tomada de decisão.
O sucesso ou fracasso da implantação de Sistemas de Informações Gerenciais –SIG, estão diretamente ligados ao estudo do contexto da organização na qual eles serão utilizados e na consequente criação de um ambiente propício, capaz de garantir o desenvolvimento, a implantação, a aceitação e o uso de um novo sistema.
39
Tudo isso passa pelas pessoas da organização envolvidas no processo e na estratégia a ser utilizada para garantir o sucesso. Assim o desenvolvimento e a implantação de SIG, não são meras ações de instalação e treinamento de usuários. (BERNARDES E ABREU, 2010)
Em seu estudo, Bernardes e Abreu (2010) apresentam os objetivos mais
importantes dos sistemas de informações administrativas nas instituições de ensino superior:
Responder às necessidades de informação externa e interna da instituição,
apoiando à tomada de decisões acadêmicas e administrativas;
Eliminar a duplicidade de dados e deduzir o trabalho redundante em sua
manipulação;
Processar e analisar uma grande quantidade de dados com maior
velocidade e flexibilidade no seu tratamento, de modo a apoiar
significativamente o processo de tomada de decisões;
Distribuir informações de melhor qualidade a todas as divisões e níveis
administrativos da universidade;
Ter acesso rápido e efetivo aos centros de excelência universitária no
mundo, atingindo, com isso, maior produtividade e menor custo.
Logo, os sistemas de informação são ferramentas úteis à gestão universitária.
Entretanto, é importante observar que não são os computadores, os sistemas, ou mesmo a
disponibilidade da informação que resolvem os problemas da organização, mais sim a forma
como ela irá utilizá-los.
Em geral, pode-se afirmar que a Tecnologia da Informação no ambiente
universitário pode contribuir com o gerenciamento do conhecimento organizacional, isto é,
oferecendo-lhe suporte, bem como servir como um meio no tocante a flexibilidade em relação
às demandas dos usuários, agilizando a tomada de decisão fornecendo–lhes respostas rápidas.
Igualmente, pode promover a eficácia da gestão das informações, entre outros.
A TI traz para ambiente universitário vários benefícios como o acesso mais
facilitado às publicações, favorece atividades de pesquisa e ensino, agiliza a realização de
matrículas, consultas de médias, notas e faltas, além de proporcionar aos docentes um meio de
registrar informações acerca de congressos, cursos e eventos. Por isso, é indispensável que as
40
organizações se utilizem dos Sistemas de Informação para modernizar seus serviços e
processos.
2.4.3 Os Sistemas Integrados da UFRN
O poder executivo tem alguns sistemas que se destacaram por utilizar com
eficiência e eficácia a TI como suporte, não somente no desenvolvimento, mas principalmente
na manutenção da sua base de dados. Como exemplo de inovação do Governo Federal,
especificamente do poder executivo, já que este é o principal executor das políticas públicas
no Brasil, pode ser citado o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo
Federal (SIAFI). O SIAFI é de fundamental importância para se ter um total controle das
receitas e gastos públicos.
Com o constante crescimento da Universidade Federal do Rio Grande do Norte,
além da utilização do SIAFI surgiu a necessidade de implantação de sistemas integrados
buscando maior agilidade na obtenção de dados e informações por parte de seus usuários:
O apoio que estes sistemas de informações institucionais integrados têm dado às atividades diárias e de gestão na UFRN e sua disseminação através de transferência de conhecimento para instituições federais cooperadas e de credibilidade por todo Brasil caracteriza-os como um caso bem-sucedido, principalmente ao se considerar a origem destas inovações geograficamente, advinda de um estado do nordeste do país, tradicionalmente pouco representativo em relação a serviços e produtos concebidos na área de TI. Isso torna relevante compreender como as capacidades de TI na UFRN foram construídas ao longo do tempo de maneira a dar apoio a estas inovações. (MEDEIROS JUNIOR, 2014)
De acordo com informações retiradas do blog institucional da SINFO
(Superintendência de Informática), os sistemas da UFRN surgiram na década de 70, através
da contratação de softwares de outras empresas. Cada área da Universidade escolhia a
empresa que se adequava melhor às suas necessidades e aos padrões que desejava seguir.
Dessa forma, os sistemas tornaram-se isolados, sem nenhum tipo de conexão ou fluxo de
informação. Em 2000 foi criada a superintendência de informática da UFRN com o intuito de
interligar esses módulos operacionais, criando uma só base e transportando as informações
necessárias de um sistema para outro.
41
Foi a partir desse intuito que surgiram os três sistemas base da Universidade,
SIGAA, SIPAC e SIGRH. Esses, por sua vez, dividem-se em duas grandes áreas. São elas:
área administrativa, também conhecida como Meio, onde se encaixam o SIPAC e o SIGRH e
a área acadêmica, ou Fim, voltada para o SIGAA. Cada sistema possui um portal na internet,
onde estão reunidas as ferramentas necessárias a quem tem acesso direto aos mesmos.
De forma pioneira, a equipe de desenvolvimento de sistemas da UFRN criou três soluções automatizadas específicas para as necessidades de gestão de uma instituição federal de ensino: o SIGAA (Sistema Integrado de Gestão das Atividades Acadêmicas), responsável pelo controle acadêmico, atividade-fim da instituição; o SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio e Administração de Contratos), que é responsável pelo controle e gestão dos procedimentos administrativos; e o SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos), relativo aos processos de gestão de pessoas. Esses dois últimos sistemas são classificados como auxiliares das atividades-meio da UFRN. (CAMPOS, 2014)
Conforme Rocha (2013), seguindo a tendência de publicização da informação, a
UFRN, desde o início do desenvolvimento de seus sistemas, teve como um de seus objetivos
a disponibilização da informação contida em seus bancos de dados para o acesso público.
Assim, foram criados portais para os sistemas SIPAC, SIGAA e SIGRH onde a sociedade tem
acesso a inúmeras informações de ações, contratos, licitações, compras, pesquisas, entre
outras, fomentando assim a participação social na vida da instituição.
O SIGAA - Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas - informatiza
os procedimentos da área fim da instituição através dos módulos de graduação, pós-graduação
(stricto e lato sensu), ensino técnico, ensino médio e infantil, submissão e controle de projetos
e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos
projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatórios da produção acadêmica dos
docentes, atividades de ensino a distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado
Turma Virtual. Oferece também uma interface amigável e contextual através de portais para a
reitoria, professores, alunos, tutores de ensino a distância, coordenações lato sensu, stricto
sensu e de graduação e comissões de avaliação (institucional e docente).
O SIGRH - Sistema Integrado de Gestão e Recursos Humanos – gerencia os
procedimentos voltados a área de recursos humanos, tais como: marcação/alteração de férias,
cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho,
controle de frequência, concursos, capacitações, atendimentos on-line, serviços e
requerimentos, registros funcionais, relatórios de RH, dentre outros. Muitas das suas
42
operações possuem certo nível de integração com o sistema SIAPE, enquanto outras realizam
uma integração interna com os demais sistemas.
O SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – é
responsável pela gerência das operações meio fundamentais para a gestão da instituição, tais
como: finanças, patrimônio e contratos e atua em todos os níveis da instituição, sejam em suas
unidades, centros e departamentos. Integra totalmente a área administrativa, desde uma
requisição - seja ela de material, prestação de serviço, suprimento de fundos, diárias,
passagens, hospedagem, material informacional, manutenção de infraestrutura – até o controle
orçamentário interno. Este sistema realiza, ainda, a gestão orçamentária, de forma
individualizada, de cada unidade administrativa, controlando autorizações de despesas, antes
mesmo destas serem executadas no Sistema Integrado de Administração Financeira do
Governo Federal (SIAFI).
Todos estes sistemas vêm trazendo um grande benefício para a UFRN através da
agilidade, controle dos procedimentos e economia no uso de material de expediente (papel e
cartucho de tinta, por exemplo). Como exemplo de processos informatizados que antes
ocorriam através de procedimentos manuais, podemos citar: publicação e divulgação do
boletim de serviços, memorandos eletrônicos, submissão de projetos de pesquisa, extensão e
monitoria, avaliação da docência pelo discente, requisições e controle orçamentário.
A alimentação dos dados dos sistemas é distribuída entre os diversos setores da
UFRN. As unidades administrativas, departamentos, centros, unidades acadêmicas
especializadas e suplementares, todas elas registram os dados e através da autenticação da
identidade de usuário responsabilizam-se pela informação. A Pró-reitoria de Planejamento e
Coordenação Geral é responsável pela gestão plena dos sistemas, consolidando os diversos
dados em relatórios estatísticos e indicadores. Enquanto isso, a superintendência de
informática faz a gestão técnica do sistema, realizando aprimoramentos, novas
funcionalidades e correções.
A integração dos sistemas concretizou um anseio da gestão: fazer com que todos
os setores da UFRN ficassem interligados, inserindo em um único banco de todas as
informações institucionais, proporcionando desburocratização dos processos, facilidade para
implantação de políticas estratégicas e agilidade nas informações.
43
Esses sistemas da UFRN vêm representando o Rio Grande do Norte com uma
tecnologia que vem sendo adotada como modelo para outras instituições no país. Esta
representação é demonstrada através de parcerias realizadas com várias Instituições de Ensino
Superior (IES) que formam a Rede IFES, que utiliza os três sistemas, e com outras diversas
instituições a nível nacional que formam a Rede Ciclo, a qual utiliza o SIPAC e/ou SIGRH.
Em 2009, outras instituições de ensino superior bem como aquelas pertencentes à administração direta do Governo Federal tiveram interesse em implantar e utilizar tais sistemas, originando duas redes de cooperação: uma acadêmica (IFES) e outra da administração direta (CICLO), que têm crescido desde então. (MEDEIROS JÚNIOR, 2014)
Atualmente são várias instituições parceiras em um modelo de cooperação
caracterizado como de transferência tecnológica, de maneira que é responsabilidade da UFRN
dar apoio às atualizações nos sistemas benéficas para as redes e treinamentos e
esclarecimentos de dúvidas, enquanto que as instituições, ao terem acesso a este suporte e aos
sistemas, têm a responsabilidade de implantá-los em seu âmbito interno, contando com equipe
própria de TI ou contratando outros fornecedores para este fim.
O apoio que estes sistemas de informações institucionais integrados têm dado às
atividades diárias e de gestão na UFRN e sua disseminação através de transferência de
conhecimento para instituições federais cooperadas e de credibilidade por todo Brasil
caracteriza-os como um caso bem-sucedido.
Atualmente, os sistemas de informação desenvolvidos pela UFRN já são
utilizados por 49 instituições (27 universidades federais, 9 institutos federais, 12 órgãos
federais e 01 órgão estadual), conforme demonstrado na Figura 03.
44
Figura 03 – Instituições que utilizam os sistemas desenvolvidos pela SINFO da UFRN Fonte: Superintendência de Informática da UFRN, 2017
Diante da especialização dos sistemas integrados desenvolvidos pela UFRN, que
têm como principal objetivo a otimização e informatização da rotina e dos processos da
Instituição, auxiliando no desenvolvimento das atividades e na gestão de toda a Universidade,
nada melhor do que utilizá-los para resolver o problema inicialmente apresentado na pesquisa.
45
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
O capítulo “procedimentos metodológicos” apresenta a classificação da pesquisa
segundo alguns critérios. Também explica como foi realizada a coleta e análise dos dados
necessários para a pesquisa. Além de mostrar como foi elaborado o modelo proposto do
módulo no SIPAC para reunir as informações dos termos de execução descentralizada ou
convênios, como também sua validação.
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA
Segundo Silva e Menezes (2005), existem várias formas de classificar a pesquisa.
Toda pesquisa deve ser classificada de acordo com alguns critérios, a citar: natureza da
pesquisa, forma de abordagem do problema, objetivos e procedimentos técnicos.
A partir desses critérios citados, esta pesquisa apresentada pode ser classificada
como:
3.1.1 Natureza da Pesquisa
Do ponto de vista de sua natureza, a pesquisa pode ser classificada como pesquisa
básica ou pesquisa aplicada. Este trabalho pode ser considerado uma pesquisa aplicada, pois
segundo Gerhardt e Silveira (2009, p. 35) a pesquisa aplicada objetiva gerar conhecimentos
para aplicação prática, dirigidos à solução de problemas específicos, envolvendo verdades e
interesses locais.
Visto que essa pesquisa visa solucionar um problema específico: o gerenciamento
de termos de execução descentralizada, ela pode ser classificada como uma pesquisa aplicada.
46
3.1.2 Forma de abordagem do problema
Em relação à abordagem do problema, a pesquisa pode ser qualitativa ou
quantitativa.
Neste trabalho será adotada a pesquisa qualitativa, uma vez que se preocupa com
um nível de realidade que não pode ser quantificado, onde o ambiente natural é fonte direta
para coleta de dados, interpretação de fenômenos e atribuição de significados. Segundo
Gerhardt e Silveira (2009, p. 32) na pesquisa qualitativa, o cientista é ao mesmo tempo o
sujeito e o objeto de suas pesquisas.
A pesquisa realizada no Setor de Administração de Convênios buscou levantar,
compreender e levantar dados sobre o gerenciamento de termos de execução descentralizada
na UFRN. Não teve o intuito de obter números como resultados, e sim formas de aprimorar
esse gerenciamento.
3.1.3 Objetivos
Quanto aos seus objetivos, a pesquisa pode ser classificada em exploratória,
descritiva ou explicativa.
Segundo Fernandes e Gomes (2003, p. 21), a pesquisa descritiva é mais
apropriada a casos em que se quer conhecer características de determinado grupo, estabelecer
as relações existentes entre variáveis, bem como avaliar os impactos de implantação de um
determinado programa.
A pesquisa foi desenvolvida no Setor de Administração de Convênios e procura
demonstrar as vantagens futuras que a implantação de um módulo no SIPAC, para reunir as
informações sobre os termos de execução descentralizada, trará ao setor e a todos os
envolvidos no processo, caracterizando-a como uma pesquisa descritiva.
47
3.1.4 Procedimentos técnicos
Conforme Silva e Menezes (2005, p. 21), quanto aos procedimentos técnicos a
pesquisa pode ser classificada em: pesquisa bibliográfica, pesquisa documental, pesquisa
experimental, pesquisa de levantamento, estudo de caso, pesquisa expost-facto, pesquisa-ação
e pesquisa participante.
No que diz respeito a esse critério de classificação, utilizou-se nesse trabalho a
pesquisa bibliográfica, a pesquisa documental, o estudo de caso e a pesquisa-ação.
3.1.4.1 Pesquisa bibliográfica
A pesquisa bibliográfica, conforme Gerhardt e Silveira (2009, p. 37) é feita a
partir do levantamento de referências teóricas já analisadas, e publicadas por meios escritos e
eletrônicos, como livros, artigos científicos, páginas de web sites.
Na fase inicial da pesquisa foi feita a pesquisa bibliográfica sobre os temas
utilizados no trabalho, coletando dados necessários para embasamento teórico do mesmo.
Para isso foram utilizadas as seguintes fontes de pesquisa:
Biblioteca Digital Brasileira de Teses e Dissertações – BDTD
(http://bdtd.ibict.br/vufind/);
Portal de Periódicos CAPES (http://www.periodicos.capes.gov.br/);
Scientific Electronic Library Online - SciELO (http://www.scielo.
org/php/index.php);
Scientific Periodicals Electronic Library - SPELL (http://www.
spell.org.br/).
48
Como resultado da pesquisa bibliográfica, foram obtidos vários trabalhos
importantes para entendimento sobre os temas utilizados na pesquisa, dos quais os mais
relevantes foram citados na pesquisa.
3.1.4.2 Pesquisa documental
A pesquisa documental, segundo Prodanov e Freitas (2013, p. 128), utiliza
materiais que não receberam tratamento analítico ou que ainda podem ser reelaborados de
acordo com os objetos da pesquisa, como documentos guardados em órgãos públicos ou com
pessoas.
Esse tipo de pesquisa segue os mesmos caminhos da pesquisa bibliográfica, não
sendo fácil por vezes distingui-las.
A pesquisa bibliográfica utiliza fontes constituídas por material já elaborado, constituído basicamente por livros e artigos científicos localizados em bibliotecas. A pesquisa documental recorre a fontes mais diversificadas e dispersas, sem tratamento analítico, tais como: tabelas estatísticas, jornais, revistas, relatórios, documentos oficiais, cartas, filmes, fotografias, pinturas, tapeçarias, relatórios de empresas, vídeos de programas de televisão, etc. (GERHARDT e SILVEIRA, 2009).
A pesquisa documental foi realizada no período de agosto de 2016 a abril de
2017, onde a pesquisadora extraiu dados utilizando como fonte de pesquisa:
O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
(SIAFI);
O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC);
Planilhas eletrônicas do Excel, elaboradas pelo Setor de Administração de
Convênios da UFRN.
49
3.1.4.3 Estudo de caso
A presente pesquisa também pode ser caracterizada como estudo de caso, que de
acordo com Fernandes (2003, p. 15), trata-se de um estudo em profundidade de uma unidade
de interesse, que pode ser único ou múltiplo e a unidade de análise pode ser uma ou mais
pessoas, família (s), produto (s), empresa(s) ou unidade(s) da empresa, um órgão público, ou
mesmo um país ou vários países. No caso dessa pesquisa o estudo foi realizado no Setor de
Administração de Convênios da UFRN.
3.1.4.4 Pesquisa-ação
De acordo com Gerhardt e Silveira (2009, p. 40) a pesquisa-ação pressupõe uma
participação planejada do pesquisador na situação problemática a ser investigada. O processo
de pesquisa recorre a uma metodologia sistemática, no sentido de transformar as realidades
observadas, a partir da sua compreensão, conhecimento e compromisso para a ação dos
elementos envolvidos na pesquisa. Como a autora da pesquisa está lotada no Setor de
Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN e encontra-
se envolvida com o problema abordado na pesquisa, ficou caracterizado assim, a pesquisa-
ação.
3.2 COLETA E ANÁLISE DE DADOS
A coleta de dados foi realizada, principalmente, por intermédio do SIPAC da
UFRN, como também do SIAFI do Poder Executivo Federal. Além das informações contidas
nos sistemas, utilizou-se outras informações contidas em planilhas eletrônicas do Excel e
documentos impressos elaborados e arquivados pelo Setor de Administração de Convênios.
Como a pesquisadora trabalha no setor, procurou todos dados, planilhas, documentos,
relatórios que pudessem enriquecer a pesquisa.
50
Para determinar quais as principais informações que os usuários mais buscam, a
pesquisadora entrou em contato por meio conversas e ligações telefônicas, com
coordenadores de projetos financiados com recursos descentralizados, procurando reunir na
proposta todos os dados mais solicitados.
3.3 CONSTRUÇÃO DA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO
Após a coleta de dados bibliográficos e documentais, para demonstrar quais as
informações necessárias na execução de projetos financiados com recursos de
descentralização de crédito orçamentário, foi elaborado um fluxograma detalhando todas as
etapas envolvidas no processo, desde o momento da elaboração do projeto até a sua
finalização. Para construir o fluxograma, a pesquisadora utilizou o software Bizagi Modeler,
uma ferramenta gratuita de Business Process Model and Notation (BPMN). Esse fluxograma
serviu de base para a elaboração do módulo proposto para o SIPAC.
Nessa etapa do trabalho foi necessário buscar subsídios junto a Superintendência
de Informática da UFRN para o desenvolvimento do módulo em questão, através de reuniões
e conversas por telefone, como também com o pessoal da Diretoria de Contabilidade e
Finanças que está envolvido no processo. Além disso, manteve-se contato ainda com os
coordenadores dos projetos, procurando visualizar as dificuldades enfrentadas por eles, de
modo que o módulo proposto atenda às necessidades de todos os usuários. A pesquisadora
ainda conseguiu, junto a seus superiores, permissão de acesso aos módulos do SIPAC aos
quais não tinha acesso, para melhor fundamentar a pesquisa.
Depois do detalhamento da estrutura de funcionalidade do módulo proposto ao
SIPAC, que reunirá todas as etapas da execução, definindo os vários níveis de acesso ao
sistema para os vários tipos de usuários, a pesquisadora produziu um questionário (Apêndice
G) utilizando o “Google Forms” do pacote de aplicativos do Google, através do editor de
formulários. Foram realizados pré-testes com servidores do setor para verificar dúvidas que
pudessem surgir durante a aplicação do questionário, que foi encaminhado aos coordenadores
de projetos executados com recursos de descentralização orçamentária, visando validar a
aplicabilidade do modelo proposto.
51
4 ANÁLISE E DESENVOLVIMENTO
Este capítulo está dividido em três partes. Na primeira, apresentação do setor, o
Setor de Administração de Convênios, local de aplicação da pesquisa, é apresentado para
melhor visualização do problema em questão. Na segunda parte é explicada, em detalhes, a
construção do fluxograma demonstrando todas as etapas da execução de Termos de Execução
Descentralizada em uma universidade federal. E, a terceira e última parte corresponde ao
detalhamento da proposta de intervenção, apresentando-se como as informações encontram-se
hoje no SIPAC e como estariam dispostas em um módulo idealizado para reuni-las de forma
organizada e eficiente, evitando os retrabalhos e desperdícios.
4.1 APRESENTAÇÃO DO SETOR
De acordo com o Regimento Interno da Reitoria, a Diretoria de Contabilidade e
Finanças é o órgão central do sistema de administração financeira e contábil da UFRN,
subordinada à Pró-reitoria de Administração. A Diretoria vincula-se tecnicamente ao órgão
setorial do Sistema de Administração Financeira e Contábil do Ministério da Educação, nos
termos das normas vigentes.
Figura 04 – Organograma da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN
Fonte: Elaborada pela autora, 2017.
Diretoria de Contabilidade e
Finanças
Secretaria Administrativa
Assessoria Técnica
Setor de Administração
FinanceiraSetor de
ContabilidadeSetor de
Administração de Convênios
52
O Setor de Administração de Convênios, vinculado à Diretoria de Contabilidade e
Finanças da UFRN, é o setor responsável pela execução orçamentária e financeira dos
orçamentos recebidos através de descentralização de crédito, como também de sua prestação
de contas no final de sua execução.
De acordo com o Regimento Interno da Reitoria, compete ao Setor de
Administração de Convênio:
a) Coordenar as atividades relacionadas à execução, ao controle e à prestação de
contas de convênios;
b) Avaliar as atividades relacionadas à execução, ao controle e à prestação de
contas de convênios, oferecendo à Diretoria de Contabilidade e Finanças
sugestões para aperfeiçoar o desempenho das atividades do Setor;
c) Controlar os processos de solicitação de despesa referentes a convênios;
d) Emitir notas de empenho e demais documentos inerentes à execução
orçamentária de convênios;
e) Manter atualizados os registros de controle orçamentário e financeiro dos
convênios;
f) Encaminhar ao Diretor de Contabilidade e Finanças os empenhos emitidos e os
anulados, a fim de serem submetidos à autorização do ordenador da despesa;
g) Elaborar a prestação de contas, ao término da vigência dos convênios, na forma
das respectivas normas;
h) Manter informados os coordenadores sobre os assuntos atinentes aos
respectivos convênios;
i) Acompanhar o desembolso dos recursos financeiros ao convenente, conforme
estabelecido em cronograma;
j) Analisar as prestações de contas, parciais e finais, emitir parecer financeiro e
encaminhar para homologação do ordenador de despesas;
k) Acompanhar o cumprimento dos prazos legais estabelecidos para apresentação,
análise, aprovação da prestação de contas, dentre outros;
l) Manter atualizada a situação da avença, nos sistemas informatizados
específicos;
m) Exercer outras atividades que lhe forem atribuídas pelo Diretor de
Contabilidade e Finanças.
53
O setor conta, atualmente, com a colaboração de dez servidores, distribuídos em
duas equipes. Uma equipe trata dos termos de execução descentralizada, contratos e
convênios da UFRN com outros entes. E, a outra equipe trata dos contratos e convênios da
UFRN com a sua fundação de apoio, a FUNPEC.
Atualmente, os dados das descentralizações orçamentárias recebidas pela UFRN
podem ser encontrados, em parte, no Setor de Administração de Convênios. No entanto, esses
dados não se encontram organizados de forma a atender às necessidades daqueles que
precisam de informações a seu respeito. Alguns dados podem ser encontrados no SIPAC,
porém em módulos separados que nem todos têm acesso. Outros estão armazenados em
planilhas do Excel e alguns somente impressos, arquivados na pasta de execução de cada
projeto.
Para justificar a necessidade de criar uma ferramenta para reunir as informações
sobre os projetos executados com recursos descentralizados, a pesquisadora utilizou como
parâmetro dados obtidos em consultas efetuadas no SIAFI, referentes aos exercícios
financeiros de 2014 e 2015, detalhados nos apêndices A e B, e resumidos no quadro 01. Esses
quantitativos mostram a necessidade de ter as informações referentes a esses recursos de
forma mais organizada possível de forma a atender a todos os envolvidos no processo.
DESCENTRALIZAÇÕES RECEBIDAS - UFRN
ANO VALOR (R$) QUANT. PROJETOS
2014 104.665.454,57 69
2015 89.517.760,98 87
Quadro 01 – Descentralizações Recebidas pela UFRN
Fonte: Dados da pesquisa documental, 2017.
Outro dado importante obtido na pesquisa é que essas descentralizações recebidas
algumas são executadas diretamente pelo Setor de Administração de Convênios da UFRN e
outras são repassadas para serem executadas pela FUNPEC, fundação de apoio da UFRN,
conforme quadro 02. No entanto, atualmente, só existe a obrigatoriedade de cadastro do
projeto no SIPAC se o projeto for executado pela FUNPEC, os demais executados
diretamente pela UFRN, alguns não possuem registro algum no SIPAC.
54
EXECUÇÃO DAS DESCENTRALIZAÇÕES RECEBIDAS - UFRN
ANO EXECUÇÃO - UFRN EXECUÇÃO - FUNPEC
VALOR (R$) QUANT. PROJETOS VALOR (R$) QUANT. PROJETOS
2014 78.690.564,43 25 25.974.890,14 44
2015 58.273.213,21 37 31.244.547,77 50
Quadro 02 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN
Fonte: Dados da pesquisa documental, 2017.
Analisando-se os dados sobre as descentralizações orçamentárias recebidas pela
UFRN em 2014 e 2015, pode-se afirmar que:
Gráfico 01 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN - 2014
Fonte: Dados da pesquisa documental, 2017.
Em 2014, dos 69 (sessenta e nove) projetos que receberam orçamento
descentralizado, 44 (quarenta e quatro) geraram um contrato com a FUNPEC e os outros 25
(vinte e cinco) projetos foram executados pela UFRN sem vínculos com a fundação de apoio.
Levando-se em consideração os valores recebidos pelos projetos no mesmo ano, os projetos
executados pela UFRN somaram R$ 78.690.564,43 (setenta e oito milhões, seiscentos e
noventa mil, quinhentos e sessenta e quatro reais, quarenta e três centavos) representando em
torno de 75% do total recebido.
75%
25%
Execução das Descentralizações - 2014
UFRN
FUNPEC
55
Gráfico 02 – Execução das Descentralizações Recebidas pela UFRN - 2015
Fonte: Dados da pesquisa documental, 2017.
Em 2015, dos 87 (oitenta e sete) projetos que receberam orçamento
descentralizado, 50 (cinquenta) geraram um contrato com a FUNPEC e os outros 37 (trinta e
sete) projetos foram executados pela UFRN sem vínculos com a fundação de apoio. No
entanto, da mesma forma que em 2014, levando-se em consideração os valores recebidos, os
projetos executados pela UFRN somaram R$ 58.273.213,21 (cinquenta e oito milhões,
duzentos e setenta e três mil, duzentos e três reais, vinte e um centavos) representando em
torno de 65% do total recebido.
Esses dados mostram que os projetos que não foram cadastrados no módulo
“Projetos/Convênios” representam uma parcela significativa das descentralizações recebidas
pela instituição. Outro aspecto a ser lembrado é que sem o cadastro do projeto no SIPAC, as
informações disponibilizadas limitam-se a alguns dados orçamentários e financeiros,
impossibilitando a emissão de relatórios mais detalhados sobre a sua execução. Esse cadastro,
assim, traria um ganho considerável aos usuários das informações.
65%
35%
Execução das Descentralizações - 2015
UFRN
FUNPEC
56
4.2 ETAPAS DO GERENCIAMENTO DE TERMOS DE EXECUÇÃO
DESCENTRALIZADA
Para melhor visualizar a necessidade de organização das informações sobre os
Termos de Execução Descentralizada, a pesquisadora usou os princípios do Gerenciamento de
Processos de Negócio (BPM - Business Process Management) e construiu um fluxograma
utilizando como ferramenta de modelagem o programa Bizagi Modeler (Figura 5, pág. 58)
contendo todas as etapas da execução de cada projeto e demonstrando todos os envolvidos no
processo (coordenador do projeto, órgão financiador, PROPLAN, Reitoria da UFRN e Setor
de Administração de Convênios). De acordo com o fluxograma criado, a execução de projetos
financiados com recursos de descentralização de crédito orçamentário obedece às seguintes
etapas:
1) Elaboração do projeto – a primeira etapa para o recebimento de crédito
descentralizado é a elaboração de um projeto indicando como o recurso
será utilizado, quantificando todas as despesas que serão efetuadas para
atingir o objetivo proposto;
2) Submissão do projeto – após a elaboração, o projeto é submetido ao
órgão financiador;
3) Análise do projeto – o projeto é analisado pelo órgão financiador, quando
está dentro dos padrões de financiamento do mesmo, é aprovado, do
contrário volta para o coordenador fazer os ajustes;
4) Elaboração do TED – após a aprovação do projeto pelo órgão
financiador, a PROPLAN elabora um Termo de Execução Descentralizada
ou um Convênio, um documento que contém os dados e as obrigações do
proponente e do concedente, objeto, valor, cronograma de desembolso e
vigência do termo;
5) Assinatura do TED (UFRN) – o Termo de Execução Descentralizada é
assinado pelo reitor da universidade e encaminhado para ser assinado
também pelo órgão financiador;
57
6) Assinatura do TED (Órgão Financiador) – o Termo de Execução
Descentralizada é assinado pelo órgão financiador que encaminha uma
cópia assinada para a UFRN;
7) Descentralização do orçamento – o órgão financiador descentraliza o
crédito orçamentário conforme discriminado no cronograma descrito no
Termo de Execução Descentralizada ou Convênio;
8) Criação de unidade no SIPAC – o Setor de Administração de Convênios
solicita a abertura de uma unidade orçamentária específica no SIPAC;
9) Alocação do crédito no SIPAC – na unidade criada no SIPAC, o pessoal
do Setor de Administração de Convênios aloca o orçamento recebido na
descentralização;
10) Solicitação de empenho – o coordenador faz as requisições de empenho
de acordo com o plano de trabalho aprovado pelo órgão financiador;
11) Empenho da despesa solicitada – o Setor de Administração de
Convênios realiza a emissão dos empenhos conforme as solicitações
efetuadas pelo coordenador;
12) Liquidação dos empenhos – nesta etapa, a despesa empenhada é
liquidada, significando que o material foi entregue ou serviço foi prestado,
mediante apresentação de documento comprobatório;
13) Solicitação de financeiro para pagamento dos empenhos – depois da
liquidação das despesas, o Setor de Administração de Convênio solicita ao
órgão financiador o recurso financeiro para pagamento das mesmas;
14) Liberação do financeiro solicitado – o órgão financiador repassa o
financeiro conforme solicitação;
15) Pagamento das despesas – com a liberação do financeiro pelo órgão
financiador, as despesas são pagas;
58
16) Devolução de saldo orçamentário não utilizado – no encerramento do
exercício financeiro, se o orçamento recebido não for totalmente utilizado,
procede-se com a devolução do saldo existente;
17) Elaboração da prestação de contas – após todas as despesas empenhadas
serem pagas e a vigência do termo de execução descentralizada ou
convênio terminar, a prestação de contas é elaborada pelo Setor de
Administração de Convênios, em formulários específicos de cada órgão, e
encaminhada ao órgão financiador;
18) Análise da prestação de contas – o órgão financiador do projeto analisa a
prestação de contas. Caso precise de algum ajuste, envia uma diligência
solicitando as informações adicionais. Quando a prestação de contas
atende aos padrões especificados pelo órgão, esta é aprovada;
19) Arquivamento – após a aprovação da prestação de contas, todos os
documentos relativos ao TED ou Convênio são arquivados.
Da forma como está hoje, apenas algumas dessas etapas ficam registradas no
SIPAC. Esse fluxograma, portanto, serviu de base para a construção do módulo no SIPAC
que agrupará todas as informações sobre esses projetos executados com recursos de Termos
de Execução Descentralizada ou Convênios.
Devido à quantidade de etapas e de envolvidos no processo, o fluxograma ficou
muito extenso prejudicando a sua leitura. Para facilitar, a pesquisadora dividiu o mesmo em
quatro partes que podem ser visualizadas nos apêndices C, D, E e F do trabalho.
Buscando auxiliar aos envolvidos no processo de execução de projetos com
recursos de descentralização orçamentária, a pesquisadora elaborou um informativo
(Apêndice H) descrevendo todo o processo desde o seu início até o seu arquivamento,
detalhando todas as etapas a serem cumpridas.
59
Figura 05 – Fluxograma Etapas da Execução de Projetos com Recursos de TED Fonte: Elaborado pela autora, 2017.
60
4.3 PROPOSTA DE INTERVENÇÃO EM MÓDULO DO SIPAC
Atualmente, algumas das informações sobre os Termos de Execução
Descentralizada e Convênios já podem ser encontradas no Sistema Integrado de Patrimônio,
Administração e Contratos (SIPAC), mas em módulos diferentes, conforme mostrado na
figura 06.
Figura 06 – Tela inicial do SIPAC
Fonte: Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – UFRN, 2017.
O módulo “Projetos/Convênios” possui acesso quase exclusivo da Pró-reitoria de
Planejamento e Coordenação Geral – PROPLAN e já possui uma estrutura detalhada para
cadastro e acompanhamento de projetos, conforme demonstrado na Figura 07.
No entanto, nesse módulo somente são cadastrados, com algumas exceções, os
projetos que geram um contrato ou convênio com a Fundação Norte-rio-grandense de
Pesquisa e Cultura – FUNPEC, fundação de apoio da UFRN. Os demais projetos não têm
cadastro algum no módulo, assim como, o Setor de Administração de Convênios e os
coordenadores dos projetos possuem acesso restrito a esse módulo.
61
Figura 07 – Módulo Projetos/Convênios Fonte: Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – UFRN, 2017.
No módulo “Orçamento” toda a movimentação orçamentária e financeira,
referente aos termos de execução descentralizada e convênios, é lançada pelo Setor de
Administração de Convênios e pode ser consultada pelo coordenador do projeto, conforme
Figura 08. Esse módulo não possui vinculação com o Módulo Projetos/Convênios utilizado
pela PROPLAN.
A falta de integração entre esses dois módulos do SIPAC limita o acesso aos
dados pelos usuários, gerando informações incompletas e separadas. Esses dados reunidos
poderiam gerar relatórios muito mais ricos, abrangendo um número maior de informações.
Utilizando as informações contidas nos dois módulos, por exemplo, poderia-se gerar um
relatório que apresentasse tanto os dados do projeto como também os dados orçamentários e
financeiros, podendo comparar o plano de trabalho cadastrado na proposta com sua efetiva
execução, gerando uma informação mais ampla e detalhada.
62
Figura 08 – Módulo de Orçamento Fonte: Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – UFRN, 2017.
Dessa forma, para atender aos diferentes tipos de usuários, a pesquisadora propõe
a criação de um módulo específico no SIPAC que contemple todas as informações sobre os
Termos de Execução Descentralizada e Convênios, conforme demonstrado na Figura 09 e
detalhado no subitem 4.3.1.
63
Figura 09 – Proposta de Módulo TED/Convênios no SIPAC
Fonte: Elaborado pela autora, 2017.
4.3.1 Detalhamento da proposta do Módulo TED/Convênios
Tomando-se como base as necessidades dos vários usuários (Setor de
Administração de Convênios, PROPLAN, coordenadores dos projetos, etc) das informações
sobre os termos de execução descentralizada, a pesquisadora desenvolveu o modelo do
Módulo TED/Convênios, conforme demonstrado na Figura 10.
No modelo proposto estarão reunidas as informações já contidas nos módulos
“Projetos/Convênios” e “Orçamento”, como também outras de igual importância que
atualmente não possuem cadastro no SIPAC, distribuídas em seis abas no Módulo
TED/Convênios. Desse modo, todas as etapas da execução de projetos com recursos de TED,
especificadas no fluxograma apresentado anteriormente (Figura 05, pág. 59), ficarão
registradas no SIPAC, podendo ser consultadas a qualquer época pelo pessoal autorizado
previamente.
64
Módulo TED/Convênios
Cadastros Projetos TED/Convênios Orçamento Prestação de Contas Relatórios
Menu Principal
Figura 10 – Proposta de Módulo TED/Convênios – Menu Principal Fonte: Elaborado pela autora, 2017.
O modelo proposto contará com seis abas: Cadastros, Projetos, TED/Convênios,
Orçamento, Prestação de Contas e Relatórios. Nessas abas ficarão registradas todas as etapas
sobre a execução de projetos financiados com recursos de descentralização de crédito
orçamentário e poderão ser acessadas pelos usuários que buscam estas informações.
A forma de acesso ao modulo proposto ficará dividida basicamente em três grupos
de usuários:
Pessoal vinculado ao Setor de Administração de Convênios – terá
acesso ao módulo completo podendo inserir informações em todas as abas,
exceto na aba “Projetos” que é de responsabilidade da PROPLAN,
necessitando de autorização para adicionar algum dado nessa aba;
Pessoal vinculado à PROPLAN – terá acesso ao módulo completo, mas
apenas para consultas, exceto na aba “Projetos” que é de sua
responsabilidade;
Coordenadores dos projetos – terão acesso ao módulo completo, mas
apenas para consultas, com exceção da aba “Projetos” a qual já têm acesso
65
através do Portal do Docente no SIGAA para inserir seus projetos, como
também da aba “Orçamento” que já possuem acesso através do Portal
Administrativo do SIPAC onde podem fazer requisições para empenhos.
Na aba “Cadastros” ficarão lançados todos os registros necessários para
preenchimento das demais abas do módulo proposto. Ela remeterá aos cadastros já existentes
no módulo “Projetos/Convênios” e no módulo “Orçamento”, como também outros cadastros
importantes para o módulo proposto, como por exemplo: órgão concedente e coordenador.
A aba “Projetos” remeterá ao acesso do módulo “Projetos/Convênios” já existente
no SIPAC. Após a elaboração do projeto, sua submissão ao órgão financiador e aprovação, o
coordenador fará o seu cadastro no sistema através do Portal do Docente no SIGAA, na aba
Convênios, para posteriormente dar início à sua execução. O acompanhamento do cadastro
dos projetos nessa aba é de responsabilidade da PROPLAN, pois de acordo com o Regimento
Interno da Reitoria, uma de suas competências é “analisar e dar suporte à elaboração de
projetos acadêmicos de ensino, pesquisa, extensão, de desenvolvimento institucional e
inovação tecnológica, e respectivos planos de trabalhos para a identificação e elaboração do
instrumento jurídico”. Assim, mesmo sendo projetos que possuam vinculação com outras Pró-
reitorias, como a Pró-reitoria de Pesquisa (PROPESQ) e a Pró-Reitoria de Extensão
(PROEX), a avaliação final é da PROPLAN.
Após a aprovação do projeto e o coordenador fazer seu cadastro através do Portal
do Docente no SIGAA, o TED ou Convênio é elaborado pela PROPLAN, assinado pelos
responsáveis pelas instituições envolvidas e o crédito orçamentário é descentralizado pelo
órgão concedente (etapas 4, 5, 6 e 7 do fluxograma, pág. 59).
Na aba “TED/Convênios” ficarão registrados todos os documentos relativos ao
Termo de Execução Descentralizada ou Convênio: órgão concedente, transferência no SIAFI,
processo de concessão, objeto, valor, vigência, prazo para prestação de contas, cronograma de
desembolso, plano de trabalho, notas de crédito, programações financeiras, termos aditivos,
coordenador, contrato com a FUNPEC (quando houver), documentos e anotações relativas ao
termo/convênio desde a sua assinatura até o seu arquivamento. Nessa aba tanto haverá entrada
de dados por meio de digitação, possibilitando a elaboração de relatórios, como também
poderão ser inseridos documentos digitalizados, possibilitando a consulta de toda a
documentação relativa ao TED ou Convênio.
66
Atualmente, estes dados não constam no sistema, no entanto, sua disponibilidade
é indispensável para o devido acompanhamento do TED/Convênio. Sua inclusão no módulo é
parte integrante da proposta de intervenção deste trabalho de pesquisa.
A aba seguinte, “Orçamento”, remeterá ao módulo de mesmo nome já existente
no SIPAC. Nesta aba ficarão lançadas as seguintes etapas do fluxograma:
Criação de unidade no SIPAC (Etapa 8);
Alocação do crédito no SIPAC (Etapa 9);
Solicitação de empenho (Etapa 10);
Empenho da despesa solicitada (Etapa 11);
Liquidação dos empenhos (Etapa 12);
Solicitação do financeiro para pagamento dos empenhos (Etapa 13);
Liberação do financeiro solicitado (Etapa 14);
Pagamento das despesas (Etapa 15);
Devolução de saldo orçamentário não utilizado (Etapa 16).
Na aba “Prestação de Contas” será lançado o correspondente a 17ª e 18ª etapas do
fluxograma (Elaboração e análise da prestação de contas). Nela ficarão cadastrados todos os
formulários exigidos normalmente para prestação de contas: Relatório de Cumprimento do
Objeto, Relatório de Execução Físico-Financeira, Relação de Pagamentos, Relação de Bens
Produzidos ou Construídos, Conciliação Bancária, entre outros. Deverá também conter campo
para inserir cópia assinada e digitalizada da prestação contas.
A prestação de contas é uma das fases mais importantes em se tratando de
TED/Convênios, pois como a universidade, nesse caso, não está utilizando o seu próprio
orçamento e sim uma parte do orçamento de outro órgão, ao final de sua execução tem que
prestar contas ao órgão que descentralizou o recurso, para demonstrar que o valor recebido foi
aplicado de acordo com o estabelecido no termo firmado.
Atualmente, a prestação de contas de TED/Convênios não possui registro algum
no SIPAC, sua elaboração é realizada pelo Setor de Administração de Convênios, lançando-se
os dados em planilhas do Excel. E, dependendo do volume de dados a serem lançados, uma
prestação de contas pode demorar vários dias para ser digitada e ficar pronta para envio ao
órgão concedente. Nesse caso, a utilização do módulo proposto reduziria o tempo despendido
67
no processo de elaboração da prestação de contas, pois os dados poderão ser importados do
sistema.
Na última aba, “Relatórios”, ficarão disponíveis vários tipos de relatórios sobre o
TED ou Convênio (cadastros, orçamentários, financeiros, prestação de contas, etc.) de modo a
atender aos diferentes tipos de usuários do sistema.
4.3.1.1 Resumo da proposta do Módulo TED/Convênios
Para melhor visualização da proposta de intervenção em módulo do SIPAC, a
pesquisadora construiu um quadro contendo o resumo da mesma, usando como sequência as
etapas especificadas no fluxograma (figura 05, pág. 59).
O quadro 03, Resumo da proposta do Módulo TED/Convênios, está dividido em
três colunas: a primeira lista todas as etapas da execução de projetos que utilizam orçamentos
descentralizados; a segunda mostra como cada etapa é executada atualmente; e, a terceira
apresenta o que mudará na execução de cada etapa com a implantação do modelo proposto na
pesquisa.
Este quadro, apresentado a seguir, mostra de forma sintetizada as principais
alterações na rotina de execução de TED/Convênios, facilitando a comparação entre o antes e
o depois da utilização do modelo proposto.
68
ETAPAS DO FLUXOGRAMA EXECUÇÃO ATUALMENTE COM O MÓDULO PROPOSTO
1. Elaboração do Projeto Os projetos são elaborados pelos coordenadores, mas nem todos são registrados no SIGAA/SIPAC.
Todos os projetos que serão executados com orçamento descentralizado serão cadastrados no SIGAA/SIPAC, após sua aprovação pelo órgão concedente dos recursos.
2. Submissão do Projeto
3. Análise do Projeto
4. Elaboração do TED Estas etapas não possuem registro no SIPAC, o TED/Convênio depois de assinado fica arquivado em pastas no Setor de Administração de Convênios.
Além de arquivado fisicamente no Setor de Administração de Convênios, o TED/Convênio ficará registrado no SIPAC onde seus dados poderão ser consultados e servirão para a elaboração de relatórios.
5. Assinatura do TED (UFRN)
6. Assinatura do TED (Órgão Financiador)
7. Descentralização do orçamento
8. Criação de unidade no SIPAC
Estas etapas são registradas no módulo "Orçamento" já existente no SIPAC.
No módulo proposto, as informações dessas etapas, lançadas no módulo "Orçamento", poderão ser integradas com as do módulo "Projetos/Convênios" e com as demais lançadas no Módulo TED/Convênios, gerando relatórios mais abrangentes para atender aos vários tipos de usuários.
9. Alocação do crédito no SIPAC
10. Solicitação de empenho
11. Empenho da despesa solicitada
12. Liquidação dos empenhos
13. Solicitação do financeiro para pagamento dos empenhos 14. Liberação do financeiro solicitado
15. Pagamento das despesas
16. Devolução de saldo orçamentário não utilizado
17. Elaboração da prestação de conta A prestação de contas de TED/Convênios não possui registro algum no SIPAC, sua elaboração é realizada pelo Setor de Administração de Convênios, lançando-se os dados em planilhas do Excel.
O modelo proposto apresenta uma aba específica para lançar a prestação de contas de TED/Convênios. Nela, os anexos serão preenchidos através da importação automática de dados e ficarão disponíveis para consultas. Após a prestação de contas ser concluída, os anexos assinados serão digitalizados e arquivados no SIPAC.
18. Análise da prestação de contas
19. Arquivamento
Após o término da sua vigência, toda a documentação referente ao TED/Convênio é arquivada em caixa devidamente identificada e colocada no Arquivo da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN.
Além de arquivado fisicamente no arquivo da Diretoria de Contabilidade e Finanças, os principais documentos relativos ao TED/Convênio serão digitalizados e inseridos no SIPAC, facilitando a sua consulta quando necessário.
Quadro 03 – Resumo da proposta do Módulo TED/Convênios
Fonte: Elaborado pela autora, 2017.
69
4.3.1.2 Análise da aplicabilidade do modelo
Após a construção do modelo proposto, a pesquisadora resolveu avaliar a sua
aplicabilidade. Para isso decidiu utilizar um questionário que foi remetido aos coordenadores
de projetos executados com recursos de descentralização de crédito orçamentário, visto que os
coordenadores são os usuários que mais buscam informações a respeito desses projetos.
A pesquisadora utilizou o “Google Forms” do pacote de aplicativos do Google,
através do editor de formulários, para elaborar o questionário contendo dez questões abertas.
Para que os coordenadores tivessem uma visão geral do modelo proposto, em anexo, foi
encaminhado o quadro que demonstra, de forma resumida, como todas as etapas da execução
de projetos financiados com recursos de descentralização orçamentária são realizadas
atualmente e como ficarão com a utilização do modelo.
O questionário foi enviado por e-mail para 24 (vinte e quatro) coordenadores que
possuem projetos com recursos de descentralização orçamentária em execução atualmente.
Desse total, 10 (dez) enviaram resposta.
Todos os coordenadores que responderam ao questionário aprovaram o modelo
proposto na pesquisa. Afirmaram que, com o uso do modelo, o projeto passa a ser totalmente
transparente no sistema, facilitando também o trabalho do coordenador e dos servidores que
trabalham no setor competente, pois todos os documentos relacionados ao termo ficarão
disponíveis no SIPAC, facilitando sua consulta. Disseram ainda, que o modelo ajudará tanto
no momento em que o projeto estiver sendo executado, quanto para solucionar futuras
pendências na execução, como, por exemplo, em auditorias na prestação de contas. Acreditam
que o modelo como está já seria bastante inovador e as sugestões poderiam se dar a partir do
uso diário, só assim há possibilidade de se aprimorar o sistema.
As principais respostas enviadas estão resumidas no quadro 04.
70
QUESTÕES RESPOSTAS
1. A quanto tempo coordena projetos financiados com recursos de descentralização orçamentária? Entre 2 e 17 anos.
2. Quais as maiores dificuldades na execução desse tipo de projeto?
A maioria respondeu que a principal dificuldade encontrada é a burocracia na execução do projeto.
3. Com que frequência precisa de informações sobre os projetos que coordena?
Todos responderam que precisam permanentemente de informações sobre o projeto.
4. Que tipos de informações são mais solicitadas?
Dentre as mais citadas estão: saldos orçamentários e financeiros; informações da execução; existência ou não de diligências; informações sobre procedimentos; tramitação de requisições; acompanhamento de processos de compras; informações relacionadas à prestação de contas.
5. Da maneira como é executado atualmente, você consegue essas informações de forma rápida?
Em linhas gerais, a maioria respondeu que consegue as informações de forma rápida, mas que poderia ficar melhor.
6. Atualmente, como obtém essas informações? A maioria respondeu que quando o projeto é executado diretamente pela UFRN, eles buscam as informações em contato com o pessoal da DCF.
7. Costuma utilizar com frequência o SIPAC? Todos responderam que sim.
8. A implantação do modelo proposto ajudaria na execução dos projetos financiados com recursos de descentralização orçamentária? Ou não faria diferença alguma?
Todos afirmaram que sim.
"Ajuda sim. Hoje muito do que está sendo proposto fica distribuído em pastas de nossos computadores pessoais. E sempre que precisamos acessar temos que sair procurando. Além disso, a preocupação com cópia de segurança passa a ser do sistema."
"Facilitaria a transparência, porém pondero que os setores teriam que adaptar-se a usar a ferramenta SIGAA e SIPAC com frequência a fim de evitar duplo trabalho de via física e virtual. Seria ótimo ter acesso aos relatórios de prestação de contas e integração entre PROPLAN e PROAD sobre os TED's."
9. Em sua opinião, quais os pontos positivos e negativos do modelo proposto na pesquisa?
A maioria respondeu que só veem pontos positivos, pois tornaria a execução mais prática, eficiente e organizada.
10. Que sugestões daria para melhorar o modelo proposto na pesquisa?
A maioria preferiu não opinar e alguns afirmaram que o modelo proposto já melhora em muito o atual.
Quadro 04 – Análise das respostas ao questionário
Fonte: Elaborado pela autora, 2017.
71
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho de pesquisa teve como objetivo principal analisar os processos de
Gestão de Termos de Execução Descentralizada na Universidade Federal do Rio Grande do
Norte, de modo a responder à questão inicialmente apresentada: “como o SIPAC poderá
reunir essas informações de modo a ajudar no gerenciamento de TED’s e Convênios da
UFRN?”. Com o propósito de responder a questão e cumprir o objetivo geral, a pesquisadora
estabeleceu três objetivos específicos, a saber:
OBJETIVOS ESPECÍFICOS REALIZAÇÃO
1. Mapear os processos envolvidos na Gestão de Termos de Execução Descentralizada na UFRN
Através da pesquisa bibliográfica e documental, como também através de observações realizadas no Setor de Administração de Convênios e contato com os demais envolvidos na execução de projetos financiados através de descentralização de crédito orçamentário, a pesquisadora conseguiu mapear todas as etapas envolvidas nessa execução.
2. Organizar um fluxo do processo de Gestão de Termos de Execução Descentralizada da UFRN
Após o mapeamento dos processos, a pesquisadora usou os princípios do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM - Business Process Management) e utilizando como ferramenta de modelagem o programa Bizagi Modeler, construiu um fluxograma contendo todas as etapas da execução de cada projeto e demonstrando todos os envolvidos no processo (coordenador do projeto, órgão financiador, PROPLAN, Reitoria da UFRN e Setor de Administração de Convênios).
3. Desenvolver uma proposta de Gestão de Termos de Execução Descentralizada para ser implementado via SIPAC
Utilizando como base o fluxograma criado, a pesquisadora criou o modelo proposto para um módulo no SIPAC que agrupará todas as informações sobre esses projetos executados com recursos de Termos de Execução Descentralizada ou Convênios. Ao final dessa etapa, foi aplicado um questionário junto aos coordenadores desses projetos, de modo a avaliar a aplicabilidade do modelo.
Quadro 05 – Realização dos Objetivos Específicos da Pesquisa
Fonte: Elaborado pela autora, 2017.
Dessa forma, compreende-se que os objetivos propostos foram alcançados e que
os resultados obtidos na pesquisa demonstram que o SIPAC, através do modelo proposto,
poderá reunir de modo eficiente as informações de modo a ajudar no gerenciamento de
Termos de Execução Descentralizada e Convênios da UFRN.
72
A pesquisa serviu para mostrar a relevância do acompanhamento dos projetos
executados com recursos de descentralização de crédito orçamentário desde o seu início até o
seu arquivamento, uma vez que representam uma parcela significativa da execução
orçamentária da instituição, como também por se tratar de projetos executados com recursos
de outros órgãos que descentralizam parte de seus orçamentos para a UFRN executar,
exigindo uma prestação de contas mais detalhada. Mostrou também que, atualmente, as
informações sobre esses projetos podem ser encontradas, em sua maioria, no Setor de
Administração de Convênios da UFRN, mas não estão reunidas nos sistemas SIGAA e
SIPAC, dificultando sua execução e acompanhamento.
Aplicando-se o princípio da eficiência e da transparência, os princípios básicos do
STP e Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM), juntamente com o uso dos sistemas
de informação, o modelo apresentado na pesquisa compreende a proposição de um módulo no
SIPAC que reúna as informações sobre as descentralizações orçamentárias recebidas pela
UFRN. Esta funcionalidade do sistema trará muitos benefícios aos trabalhos executados no
Setor de Administração de Convênios da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN, aos
coordenadores dos projetos, e a própria UFRN, que executará de maneira mais célere e
eficiente os recursos recebidos através de descentralização orçamentária.
Durante o período da pesquisa foi realizado um diagnóstico detalhado da
execução de projetos que utilizam recursos de descentralização de crédito orçamentário e, a
partir desse diagnóstico, a pesquisadora desenvolveu uma proposta de modelo de módulo no
SIPAC capaz de reunir todas as informações sobre esses projetos. Esse modelo proposto será
encaminhado para a PROAD e ficará a disposição da instituição para análise. Futuramente
espera-se que os gestores da UFRN o avaliem e optem por sua implantação.
Assim, diante dos resultados da pesquisa, pode-se concluir que a adoção do
modelo proposto, além de aprimorar os trabalhos do Setor de Administração de Convênios,
diminuindo o desperdício de tempo e melhorando a qualidade dos serviços executados,
também beneficiará os demais usuários do SIPAC que precisam das informações sobre os
projetos custeados através de descentralização de crédito orçamentário.
O presente trabalho ganha relevância adicional, uma vez que os sistemas
desenvolvidos pela SINFO da UFRN já são utilizados por várias outras instituições. Dessa
maneira, a implantação do módulo proposto não ajudará apenas aos usuários da UFRN,
73
facilitará também o trabalho dos usuários desse tipo de informação nas várias outras
instituições parceiras na utilização dos sistemas.
O trabalho também resultou em um ganho pessoal à pesquisadora, tanto em
conhecimento quanto em experiência. Desde que entrou na UFRN como servidora, a mesma
está lotada no Setor de Administração de Convênios, o que limitou sua visão sobre o
problema apresentado. E, com o desenrolar da pesquisa, passou a ter uma visão mais
abrangente, não só de seu setor de trabalho, mas também dos demais envolvidos no processo,
procurando reduzir os retrabalhos existentes e melhorando a aplicabilidade dos serviços.
Ressalta-se ainda a interdisciplinaridade conseguida na pesquisa, uma vez que a
pesquisadora buscou subsídios tanto na área do Direito, quanto em Gestão de Processos e
Tecnologia da Informação, ampliando a sua visão dos problemas organizacionais relacionados
à gestão nos contextos de trabalho.
O fator tempo foi a principal limitação da pesquisa, pois inicialmente seria um
projeto de intervenção onde o modelo de módulo do SIPAC seria proposto, implantado e sua
eficácia seria avaliada. No entanto, não foi possível implantar e avaliar o modelo, pois essa
implantação não envolve só a pesquisadora e setor onde ela trabalha, envolve também o
pessoal da SINFO, da PROAD, da PROPLAN, entre outros. Dessa forma, a pesquisadora
sugere que, com a implantação do modelo, sejam feitos novos trabalhos para avaliá-lo e que,
cada vez mais, seja aperfeiçoado, ajudando a todos os usuários dessas informações.
74
REFERÊNCIAS
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76
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78
APÊNDICES
APÊNDICE A - DESCENTRALIZAÇÕES RECEBIDAS - EXERCÍCIO 2014 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
UG/GESTÃO EMITENTE CONVÊNIOS/PORTARIAS/DESCENTRALIZAÇÕES ORÇAMENTO
RECEBIDO
200109/00001 DPRF/UFRN - SINFO (TC Nº 01/2014) 545.090,33
110235/00001 SNJ - TC Nº 02/2013 - PROGRAMAS DE JUVENTUDE 965.000,00
110407/00001 CENSIPAM/MD - TC Nº 04/2014 - SINFO 126.891,17
152734/00001 SPO - BOLSAS RESID. MÉDICA - TC 1349 12.078.152,13
152734/00001 SPO/MEC - TC Nº 796/14 - NUCLI/UFRN 120.000,00
152734/00001 SPO/MEC - TC Nº 2123/14 - EQUIPAMENTOS 10.000.000,00
153033/15252 UFERSA - GESTÃO PÚBLICA A DISTÂNCIA 117.677,84
153033/15252 UFERSA - POP/RN 21.120,00
153033/15252 UFERSA - TC Nº 02/2013 - COMPERVE 271.556,93
153033/15252 UFERSA - SINFO (TED Nº 04/2014) 306.486,67
153034/15241 UFRA - TC Nº 01/2014 36.000,00
153034/15241 UFRA - TC Nº 02/2014 257.520,00
153037/15222 UFAL - TC Nº 01/2013 - SINFO 150.000,00
153052/15226 UFGO - TC Nº 257/2013 - SINFO 400.417,00
153063/15230 UFPA/UFRN - SINFO 459.600,00
153065/15231 UFPB/UFRN - SINFO (TC Nº 01/2014) 291.560,00
153080/15233 UFPE - TC Nº 01/2013 - SINFO 221.541,67
153115/15236 UFRJ - TC Nº 01/2012 - SINFO 250.000,00
153173/15253 FNDE - PRONATEC - ESENF/EAJ/E M U (TC Nº 1204/2014) 41.822.610,60
153173/15253 FNDE - TC Nº 1918/14 - EDUC. POB. DESIGUALD. SOCIAL 1.504.817,40
153173/15253 FNDE - TED Nº 2372/14 - SINFO 130.345,35
153173/15253 FNDE - E-TEC BRASIL - EAJ/IMD 1.168.986,29
153173/15253 FNDE - TC Nº 1219/14 - PNLD-MC 970.398,83
153173/15253 FNDE - TC Nº 1976/14 - PNLD/PNBE 880.563,29
153173/15253 FNDE - TED Nº 2427/14 - CECANE 152.179,25
153173/15253 FNDE - PNAE - NEI/EAJ/ESENF/E M U/UEI 209.700,00
154003/15279 CAPES - PAFOR (TC Nº 002/2012) 84.350,80
154003/15279 CAPES - TC Nº 1979/14 - PROFLETRAS 1.000.000,00
154003/15279 CAPES - PROAP 2014 - TC Nº 1363/2014 4.153.364,27
154003/15279 CAPES - TC Nº 115/2013 - UAB/SEDIS 4.190.816,64
154003/15279 CAPES - PRÓ-EQUIPAMENTOS (TC Nº 2141/14) 2.375.999,50
154003/15279 CAPES - TC Nº 001/2012 - SINFO 1.074.250,00
154003/15279 CAPES - TC Nº 2211/14 - SEDIS 148.000,00
154080/15277 UFRR - TC Nº 001/2013 - SINFO 275.870,00
154421/26230 UNIVASF - TC Nº 03/2014 - SINFO 334.886,66
154502/26350 UFGD - TC Nº 02/2014 - SINFO 539.286,67
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UG/GESTÃO EMITENTE CONVÊNIOS/PORTARIAS/DESCENTRALIZAÇÕES ORÇAMENTO
RECEBIDO
154503/26352 UFABC - TC Nº 01/2014 - SINFO 637.220,00
158009/26432 IFPR - TC Nº 18/2012 - SINFO 166.666,67
158125/26422 IFC - TED Nº 01/2014 - SINFO 480.297,00
158135/26416 IFPA/UFRN - SINFO 250.000,00
158149/26430 IFSERTÃO-PE - TED Nº 02/2014 16.930,75
158155/26435 IFRN - TC Nº 003/2011 - PÓS GRAD. EM ODONTOLOGIA 18.000,00
158155/26435 IFRN - PÓS-GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA MECÂNICA 43.487,50
158155/26435 IFRN - TC Nº 159/2013 - PÓS-GRADUAÇÃO EM DESIGN 32.000,00
158155/26435 IFRN - POP/RN (TC Nº 17/2014) 110.640,00
158469/26417 IFPB - TC Nº 01/2013 - PPGED 233.396,26
158516/26438 IFSC - TC Nº 15/2013 - SINFO 235.953,33
158565/26442 UNILAB - TC Nº 01/2014 - SINFO 306.486,67
158719/26449 UFCA - TED Nº 01/2014 - SINFO 162.886,67
158720/26450 UFSB - TED Nº 01/2014 - SINFO 637.220,00
170940/00001 CGU/UFRN - TC Nº 04/2014 - SINFO 300.000,00
180077/00001 ME - TED Nº 47/2014 - SEM. INT. MEGAEVENTOS ESPORT. 36.920,00
200005/00001 CGL - TC Nº 03/2014 - UFRN/MJ - SINFO 545.090,34
200016/00001 SDH/PR - TED Nº 06/2014 - CRDH 290.358,88
201002/00001 MP/SLTI - TC Nº 06/2012 - SINFO 500.000,00
240107/00001 INPE - POP/RN (TDC Nº 001/2014) 35.760,00
257001/00001 FNS - TC Nº 174/2013 - PNASS 844.245,72
257001/00001 FNS - TC Nº 24/2013 792.000,00
257001/00001 FNS - TC Nº 75/2013 - PRÓ-SAÚDE/PET-SAÚDE 225.464,87
257001/00001 FNS - TC Nº 138/2013 - TELESSAÚDE 1.590.000,00
257001/00001 FNS - TC Nº 154/2013 - PLATAFORMA RH 3.100.000,00
257001/00001 FNS - TC Nº 234/2013 600.000,00
373001/27201 INCRA/UFRN - LICENCIATURA EM CIÊNCIAS SOCIAIS 157.882,60
373001/37201 INCRA/UFRN - GESTÃO DE COOPERATIVAS 271.402,11
380001/0001 SENAES/MTE - TC Nº 01/2012 66.276,00
380001/0001 SENAES/MTE - INICIES/PRONINC (TC Nº 012/2013) 154.088,58
420029/00001 MINC - TEIA NACIONAL DA DIVERSIDADE 3.491.500,00
510002/57202 INSS - TC Nº 01/2013 - SINFO 578.241,33
772001/00001 SECIRM/UFRN - PROGRAMA PROARQUIPÉLAGO 120.000,00
TOTAL RECEBIDO 104.665.454,57
80
APÊNDICE B - DESCENTRALIZAÇÕES RECEBIDAS - EXERCÍCIO 2015 UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
UG/GESTÃO EMITENTE CONVÊNIOS/PORTARIAS/DESCENTRALIZAÇÕES ORÇAMENTO
RECEBIDO
110407/00001 CENSIPAM/MD - TC Nº 04/2014 - SINFO 507.564,68
120015/00001 CLBI - TED Nº 01/2015 - POP/RN 21.600,00
152734/00001 SPO - BOLSAS RESID. MÉDICA - TC 2538 (Transf. p/ 150426) 13.090.872,65
153030/15249 UNIFEI/UFRN - SINFO 69.520,00
153033/15252 UFERSA - XXIII REUNIÃO ORDINÁRIA DO FONDCF 5.000,00
153033/15252 UFERSA - POP/RN (TC Nº 01/2014) 21.120,00
153033/15252 UFERSA - SINFO (TED Nº 04/2014) 306.486,67
153033/15252 UFERSA - CONCURSO PÚBLICO 131.922,73
153037/15222 UFAL - TC Nº 01/2013 - SINFO 150.000,00
153052/15226 UFGO - TC Nº 257/2013 - SINFO 400.417,00
153065/15231 UFPB/UFRN - SINFO 291.560,00
153080/15233 UFPE - TC Nº 01/2013 - SINFO 221.541,67
153166/15240 UFRRJ - TED Nº 06/2015 - SINFO 306.486,67
153173/15253 FNDE - PRONATEC - ESENF/EAJ/E M U (TED Nº 2600/15) 23.623.298,52
153173/15253 FNDE - PRONATEC - ESENF/EAJ/E M U (TED Nº 3473/15) 8.870.200,00
153173/15253 FNDE - PRONATEC - EAJ (TED Nº 3474/15) 768.000,00
153173/15253 FNDE - PRONATEC - EAJ (TED Nº 3472/15) 407.880,00
153173/15253 FNDE - PRONATEC - EAJ (TED Nº 3593/15) 927.200,00
153173/15253 FNDE - PNAE (NEI/EAJ/ESENF/E M U) 272.580,00
153173/15253 FNDE - TED Nº 3271/15 - E-TEC BRASIL - IMD/EAJ 2.430.219,30
153173/15253 FNDE - TED Nº 3272/15 - E-TEC BRASIL - EAJ 420.666,10
153173/15253 FNDE - TED Nº 3273/15 - E-TEC BRASIL - EAJ 22.650,00
153173/15253 FNDE - TED Nº 3274/15 - E-TEC BRASIL - EAJ 82.856,28
153173/15253 FNDE - TED Nº 3432/15 - CECANE/PNAE 245.474,04
153173/15253 FNDE - TED Nº 2372/14 - SINFO 651.726,71
154003/15279 CAPES - PROAP 2015 (TC Nº 2718/15) 4.049.840,00
154003/15279 CAPES - PAFOR (TC Nº 2604/2015) 30.000,00
154003/15279 CAPES - TC Nº 2709/15 - UAB/SEDIS 373.838,66
154003/15279 CAPES - TC Nº 001/2012 - SINFO 1.668.250,00
154003/15279 CAPES - TED Nº 3223/15 - I CONGRESSO NACIONAL PROFLETRAS 100.021,00
154003/15279 CAPES - TC Nº 3373/15 - SINFO 200.000,00
154080/15277 UFRR - TC Nº 001/2013 - SINFO 275.870,00
154080/15277 UFRR - CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO DE DUAS RESIDÊNCIAS EM TI 30.000,00
154421/26230 UNIVASF - TC Nº 03/2014 - SINFO 539.286,66
154502/26350 UFGD - TC Nº 02/2014 - SINFO 539.286,67
155013/26443 EBSERH - TED Nº 01/2015 - SINFO 243.877,78
155013/26443 EBSERH HUOL-UFRN - TED Nº 01/2015 72.000,00
155014/26443 EBSERH HUAB-UFRN - TED Nº 01/2015 29.884,90
155014/26443 EBSERH HUAB-UFRN - TED Nº 01/2015 37.106,30
81
UG/GESTÃO EMITENTE CONVÊNIOS/PORTARIAS/DESCENTRALIZAÇÕES ORÇAMENTO
RECEBIDO
158125/26422 IFC - TED Nº 01/2014 - SINFO 480.297,00
158129/26404 IF BAIANO - TED Nº 04/2014 - SINFO 217.934,34
158134/26423 IFS - TED Nº 01/2015 - MESTRADO EM GESTÃO PÚBLICA 57.600,00
158138/26417 IFPB - TC Nº 01/2014 - PPGP (MATRIZ) 144.000,00
158149/26430 IFSERTÃO-PE - TED Nº 02/2014 - MPGPI 50.792,25
158155/26435 IFRN - POP/RN (TC Nº 17/2015) 55.320,00
158155/26435 IFRN - TC Nº 20/2014 - MESTRADO EM ENGENHARIA MECÂNICA 50.000,00
158469/26417 IFPB - TC Nº 01/2013 - PPGED (FILIAL - JOÃO PESSOA) 117.674,68
158516/26438 IFSC - TC Nº 15/2013 - SINFO 235.953,34
158718/26448 UNIFESSPA - TED Nº 02/2015 - SINFO 129.600,00
158719/26449 UFCA - TED Nº 01/2014 - SINFO 325.753,33
170009/00001 ESAF - TED Nº 01/2015 35.000,00
180077/00001 ME - TED Nº 64/2015 - REDE CEDES 116.681,00
200109/00001 DPRF/UFRN - SINFO (TC Nº 01/2014) 545.090,36
200109/00001 DPRF - GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 84.000,00
200016/00001 SDH/PR - TED Nº 06/2014 - CRDH 49.790,98
200021/00001 SEPOM/PR - TED Nº 02/2015 - MULHERES CONQ. AUTONOMIA ECONÔMICA 912.401,38
200246/00001 FUNAD - TED Nº 21/2015 - CRR/UFRN 322.400,00
240101/00001 MCTI - TED Nº 14.0013.00/2015 - IIF/UFRN 300.000,00
240107/00001 INPE - POP/RN (TDC Nº 001/2015) 35.760,00
240115/00001 MCTI - TED Nº 07/2015 - III SIMPÓSIO DO POTENCIAL ENERG. MICROALGAS 60.000,00
240115/00001 MCTI - IMPLANTAÇÃO DA 1ª FASE DO PARQUE TECNOLÓGICO DO RN 524.280,00
255000/36211 FUNASA - TED Nº 03/2015 3.580.000,00
257001/00001 FNS - TC Nº 138/2013 - TELESSAÚDE 530.700,00
257001/00001 FNS - TC Nº 174/2013 - PNASS 519.281,08
257001/00001 FNS - TED Nº 121/2014 - AVA-SUS 3.000.000,00
257001/00001 FNS - TED Nº 165/2014 1.398.010,00
257001/00001 FNS - TED Nº 134/2014 2.004.671,84
257001/00001 FNS - TED Nº 197/2014 102.315,00
257001/00001 FNS - TED Nº 53/2015 2.700.000,00
257001/00001 FNS - TED Nº 54/2015 900.000,00
257001/00001 FNS - TED Nº 56/2015 1.500.000,00
257001/00001 FNS - TED Nº 106/2015 - PMAQ 2.222.636,38
257001/00001 FNS - TED Nº 129/2015 - NUPLAM 699.000,00
257001/00001 FNS - TED Nº 130/2015 - NUPLAM 300.000,00
303001/30211 CADE/MJ - TED Nº 01/2014 - SINFO 354.713,00
323031/32205 ANP/PRH 14 - ENG. QUÍMICA 166.326,23
323031/32205 ANP/PRH 22 - GEOLOGIA 153.966,89
323031/32205 ANP/PRH 30 - QUÍMICA 62.400,67
323031/32205 ANP/PRH 36 - DIREITO 139.649,12
340030/00001 MINC/FNC - PLANO DE CULTURA UFRN 462.500,00
343039/40401 IPHAN/RN - TED PAC Nº 353 (GRUPO ESCOLAR AUGUSTO SEVERO) 80.000,00
82
UG/GESTÃO EMITENTE CONVÊNIOS/PORTARIAS/DESCENTRALIZAÇÕES ORÇAMENTO
RECEBIDO
343039/40401 IPHAN/RN - TED PAC Nº 356 (EDIFÍCIO DA SEMUT) 100.000,00
373001/37201 INCRA/UFRN - GESTÃO DE COOPERATIVAS (TC Nº 01/2013) 253.000,00
373001/37201 INCRA/UFRN - LICENCIATURA EM CIÊNCIAS SOCIAIS 325.093,00
380001/00001 SENAES/MTE - INICIES/PRONINC (TC Nº 012/2013) 58.822,79
403201/40402 FUNART - PRÊMIO FUNARTE DE APOIO A ORQUESTRA/2014 40.000,00
510002/57202 INSS - TC Nº 01/2013 - SINFO 578.241,33
TOTAL RECEBIDO 89.517.760,98
83
APÊNDICE C – FLUXOGRAMA – PARTE 1
84
APÊNDICE D – FLUXOGRAMA – PARTE 2
85
APÊNDICE E – FLUXOGRAMA – PARTE 3
86
APÊNDICE F – FLUXOGRAMA – PARTE 4
87
APÊNDICE G – QUESTIONÁRIO APLICADO JUNTO AOS COORDENADORES DOS
PROJETOS
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES – CCHLA/UFRN
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS
INSTRUMENTO DE PESQUISA
Caro Coordenador,
Este questionário faz parte da pesquisa de mestrado “GERENCIAMENTO DE
TERMOS DE EXECUÇÃO DESCENTRALIZADA EM UMA UNIVERSIDADE
FEDERAL”, que tem como pesquisadora responsável Giselle Souza do Nascimento,
Mestranda do Programa de Pós-graduação em Gestão de Processos Institucionais, sob a
orientação do Professor Dr. Marcelo Rique Carício.
Esta pesquisa tem por objetivo analisar os processos de Gestão de Termos de
Execução Descentralizada na Universidade Federal do Rio Grande do Norte e a sua ideia
central é reunir todas as informações sobre as descentralizações orçamentárias recebidas pela
UFRN em um único módulo do SIPAC, ajudando tanto ao Setor de Administração de
Convênios, quanto aos coordenadores dos projetos executados com os recursos dessas
descentralizações e demais usuários dessas informações, fazendo com que eles consigam
informações de maneira mais simples e rápida.
Você foi escolhido por ser coordenador de projeto financiado com recursos de
descentralização de crédito orçamentário. Os dados fornecidos serão confidenciais e
divulgados apenas em congressos ou publicações científicas. Durante todo o período da
pesquisa você poderá tirar suas dúvidas ligando para Giselle Souza do Nascimento (84)
99986-1291.
São dez questões discursivas e suas respostas servirão para validar os resultados
da pesquisa. Dessa forma, antes de começar a responder, leia as informações contidas no
quadro a seguir que demonstra, de forma resumida, como todas as etapas da execução de
projetos financiados com recursos de descentralização orçamentária são realizadas atualmente
e como ficarão com a utilização do modelo proposto. Desde já agradecemos sua participação.
88
QUADRO RESUMO
ETAPAS DO FLUXOGRAMA EXECUÇÃO ATUALMENTE COM O MÓDULO PROPOSTO
1. Elaboração do Projeto Os projetos são elaborados pelos coordenadores, mas nem todos são registrados no SIGAA/SIPAC
Todos os projetos que serão executados com orçamento descentralizado serão cadastrados no SIGAA/SIPAC, após sua aprovação pelo órgão concedente dos recursos.
2. Submissão do Projeto
3. Análise do Projeto
4. Elaboração do TED Estas etapas não possuem registro no SIPAC, o TED/Convênio depois de assinado fica arquivado em pastas no Setor de Administração de Convênios
Além de arquivado fisicamente no Setor de Administração de Convênios, o TED/Convênio ficará registrado no SIPAC onde seus dados poderão ser consultados e servirão para a elaboração de relatórios.
5. Assinatura do TED (UFRN)
6. Assinatura do TED (Órgão Financiador)
7. Descentralização do orçamento
8. Criação de unidade no SIPAC
Estas etapas são registradas no módulo "Orçamento" já existente no SIPAC.
No módulo proposto, as informações dessas etapas, lançadas no módulo "Orçamento", poderão ser integradas com as do módulo "Projetos/Convênios" e com as demais lançadas no Módulo TED/Convênios, gerando relatórios mais abrangentes para atender aos vários tipos de usuários.
9. Alocação do crédito no SIPAC
10. Solicitação de empenho
11. Empenho da despesa solicitada
12. Liquidação dos empenhos
13. Solicitação do financeiro para pagamento dos empenhos 14. Liberação do financeiro solicitado
15. Pagamento das despesas
16. Devolução de saldo orçamentário não utilizado
17. Elaboração da prestação de conta A prestação de contas de TED/Convênios não possui registro algum no SIPAC, sua elaboração é realizada pelo Setor de Administração de Convênios, lançando-se os dados em planilhas do Excel.
O modelo proposto apresenta uma aba específica para lançar a prestação de contas de TED/Convênios. Nela todos os anexos ficarão disponíveis para consultas. Após a prestação de contas ser concluída, os anexos assinados serão digitalizados e arquivados no SIPAC.
18. Análise da prestação de contas
19. Arquivamento
Após o término da sua vigência, toda a documentação referente ao TED/Convênio é arquivada em caixa devidamente identificada e colocada no Arquivo da Diretoria de Contabilidade e Finanças da UFRN.
Além de arquivado fisicamente no arquivo da Diretoria de Contabilidade e Finanças, os principais documentos relativos ao TED/Convênio serão digitalizados e inseridos no SIPAC, facilitando a sua consulta quando necessário.
89
QUESTÕES
1. A quanto tempo coordena projetos financiados com recursos de descentralização orçamentária?
2. Quais as maiores dificuldades na execução desse tipo de projeto?
3. Com que frequência precisa de informações sobre os projetos que coordena?
4. Que tipos de informações são mais solicitadas?
5. Da maneira como é executado atualmente, você consegue essas informações de forma rápida?
6. Atualmente, como obtém essas informações?
7. Costuma utilizar com frequência o SIPAC?
8. A implantação do modelo proposto ajudaria na execução dos projetos financiados com recursos de descentralização orçamentária? Ou não faria diferença alguma?
9. Em sua opinião, quais os pontos positivos e negativos do modelo proposto na pesquisa?
10. Que sugestões daria para melhorar o modelo proposto na pesquisa?
90
APÊNDICE H – INFORMATIVO SOBRE PROJETOS EXECUTADOS COM RECURSOS
DE DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO – PROAD
DIRETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS – DCF
SETOR DE ADMINISTRAÇÃO DE CONVÊNIOS
ETAPAS DA EXECUÇÃO DE PROJETOS COM RECURSOS
DE DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
NATAL, RN
2017
91
1 APRESENTAÇÃO
O informativo “Etapas da execução de projetos com recursos de descentralização
orçamentária” tem o objetivo de disponibilizar, de forma simples, a todos os envolvidos no
processo de execução de projetos com recursos de descentralização orçamentária, a sequência
das etapas a serem cumpridas desde a elaboração do projeto até o seu arquivamento.
Este informativo inclui um fluxograma detalhado de todas as etapas,
demonstrando todos os envolvidos no processo (coordenador do projeto, órgão financiador,
PROPLAN, Reitoria da UFRN e Setor de Administração de Convênios), como também um
quadro explicando cada etapa.
Giselle Souza do Nascimento
Setor de Administração de Convênios – DCF/UFRN
92 2 FLUXOGRAMA – ETAPAS DA EXECUÇÃO DE PROJETOS COM RECURSOS DE DESCENTRALIZAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
93
3 DESCRIÇÃO DAS ETAPAS
ETAPAS RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO
1. Elaboração do Projeto Coordenador do Projeto
A primeira etapa para o recebimento de crédito descentralizado é a elaboração de um projeto indicando como o recurso será utilizado, quantificando todas as despesas que serão efetuadas para atingir o objetivo proposto.
2. Submissão do Projeto Coordenador do Projeto Após a elaboração, o projeto é submetido ao órgão financiador.
3. Análise do Projeto Órgão Financiador
O projeto é analisado e quando está dentro dos padrões de financiamento, é aprovado, do contrário volta para o coordenador fazer os ajustes.
4. Elaboração do TED PROPLAN
Após a aprovação do projeto pelo órgão financiador, é elaborado um Termo de Execução Descentralizada ou um Convênio, um documento que contém os dados e as obrigações do proponente e do concedente, objeto, valor, cronograma de desembolso e vigência do termo
5. Assinatura do TED (UFRN) Reitoria da UFRN
O Termo de Execução Descentralizada é assinado pelo reitor da universidade e encaminhado para ser assinado também pelo órgão financiador
6. Assinatura do TED (Órgão Financiador) Órgão Financiador
O Termo de Execução Descentralizada é assinado pelo órgão financiador que encaminha uma cópia assinada para a UFRN
7. Descentralização do orçamento Órgão Financiador
O órgão financiador descentraliza o crédito orçamentário conforme discriminado no cronograma descrito no Termo de Execução Descentralizada ou Convênio
8. Criação de unidade no SIPAC
Setor de Administração de Convênios
Solicitação da abertura de uma unidade orçamentária específica no SIPAC.
9. Alocação do crédito no SIPAC
Setor de Administração de Convênios
O orçamento recebido na descentralização é alocado na unidade criada no SIPAC.
10. Solicitação de empenho Coordenador do Projeto O coordenador faz as requisições de empenho de acordo com o plano de trabalho aprovado pelo órgão financiador
11. Empenho da despesa solicitada
Setor de Administração de Convênios
Emissão dos empenhos conforme as solicitações efetuadas pelo coordenador.
12. Liquidação dos empenhos Setor de Administração de Convênios
Nesta etapa, a despesa empenhada é liquidada, significando que o material foi entregue ou serviço foi prestado, mediante apresentação de documento comprobatório.
13. Solicitação do financeiro para pagamento dos empenhos
Setor de Administração de Convênios
Depois da liquidação das despesas é realizada a solicitação do recurso financeiro ao órgão financiador, para pagamento das mesmas.
94
ETAPAS RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO
14. Liberação do financeiro solicitado Órgão Financiador Repasse do financeiro conforme solicitação.
15. Pagamento das despesas Setor de Administração de Convênios
Com a liberação do financeiro pelo órgão financiador, as despesas são pagas.
16. Devolução de saldo orçamentário não utilizado
Setor de Administração de Convênios
No encerramento do exercício financeiro, se o orçamento recebido não for totalmente utilizado, procede-se com a devolução do saldo existente.
17. Elaboração da prestação de contas
Setor de Administração de Convênios
Após todas as despesas empenhadas serem pagas e a vigência do termo de execução descentralizada ou convênio terminar, a prestação de contas é elaborada em formulários específicos de cada órgão, e encaminhada ao órgão financiador.
18. Análise da prestação de contas Órgão Financiador
O órgão financiador do projeto analisa a prestação de contas. Caso precise de algum ajuste, envia uma diligência solicitando as informações adicionais. Quando a prestação de contas atende aos padrões especificados pelo órgão, esta é aprovada.
19. Arquivamento Setor de Administração de Convênios
Após a aprovação da prestação de contas, todos os documentos relativos ao TED ou Convênio são arquivados.
REFERÊNCIAS:
NASCIMENTO, Giselle Souza do. Gerenciamento de termos de execução descentralizada
em uma universidade federal. 2017. 94f. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão de
Processos Institucionais) - Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes, Universidade Federal
do Rio Grande do Norte, Natal, 2017.
