UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E COMUNICAÇÃO

CURSO DE BIBLIOTECONOMIA BIB 3027 - Gestão de Recursos Informacionais

  Prof.: Ivete Tazima Aluna: Carla V R de Castilhos  

RESUMO

 

Maciel; Mendonça.  Funções Gerenciais. In: ______ . Bibliotecas como Organizações. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, 2006.

 

As funções gerenciais são as responsáveis pela ativação de todas as funções meio ou fim e pelo seu direcionamento e ajuste aos objetivos e metas do sistema. Gerentes têm atividades interrompidas constantemente por tarefas inesperadas, o que os torna pessoas dinâmicas e envolvidas, muitas vezes obrigadas a tomar apressadas decisões, de acordo com Mintzberg (1977). Nas pequenas bibliotecas, os bibliotecários exercem todas as funções; técnicas, informacionais e administrativas, mas, segundo Ferreira e Oliveira, (1989, p. 15), as gerenciais estão a exigir cada vez mais maior empenho dos profissionais, além de conhecimento e habilidades diversas. A informação é denominador comum às funções administrativas, pois todo o ato administrativo é baseado em informação e a comunicação dessas informações é fundamental em todos os processos. Um sistema para prover essas informações em bibliotecas é chamado SIA (sistema de informação administrativo) ou SIG (sistema de informação gerencial) e objetiva levantar dados e informações sobre a Unidade de Informação. A visão clássica da administração é composta por planejamento, organização, coordenação, direção e controle, e traz a administração como um processo ininterrupto, com as atividades ocorrendo de forma interligada, justaposta e contínua. O planejamento trata de organizar ações previamente, antecede-as, portanto, e as acompanha. Para bem planejar, deve-se analisar seu contexto externo (entidade mantenedora, outras bibliotecas relacionadas) e interno. A organização é a função que estabelece a estrutura organizacional na Unidade de Informação, suas missões e objetivos. A organização pode se dividir em dois tipos; a formal, que almeja os objetivos e é determinada previamente, a informal, que dá-se da interação social entre os indivíduos. Já a direção é a função em que realiza-se a implementação dos planos e o acompanhamento de sua execução. O gerente, como líder, deve conhecer os recursos humanos de que dispõe, os recursos orçamentários e materiais. Necessita também saber passar instruções, relatar resultados, dentre outras. Além disso, deve supervisionar e corrigir eventuais desvios. A coordenação, parte importante da função de direção, é o desempenho de atividades que promovam a interação dentro do sistema para a eficiência da unidade de informação. O controle é a função destinada a verificar se os resultados planejados estão sendo alcançados através das operações executadas. Permite adotar ações corretivas objetivando a correção

e ajuste das tarefas, através de ações novas, alterando planos, programas e projetos, reajustando objetivos e metas, etc. O profissional que faz parte do controle deve ter conhecimento de todas as etapas do processo administrativo, para melhor detectar o erro. Mintzberg e outros, entretanto, constataram que ao gerentes não utilizavam-se de seu tempo somente planejando. Ao invés disso, estavam antenados com o mundo; reagindo a crises financeiras, negociando interna e externamente, reafirmando contatos através da comunicação informal e formal. Assim, as funções gerenciais segundo Mintzberg dividem-se em três categorias, em que os gerentes exercem diferentes papéis. Nas funções interpessoais, os gerentes assumem diversos papéis para a convivência e relações da empresa; representante da organização na recepção aos visitantes, participação em solenidades, integração de novos funcionários, esclarecimento de metas e objetivos da instituição e diversos outros. Já nas funções informacionais, o gerente fica diretamente ligado às informações recebidas e recolhidas para inteirar-se do local de trabalho. O gerente exerce os papéis de monitor, disseminador e porta-voz da instituição. As funções decisórias, por sua vez, relacionam-se às tarefas de tomar decisões, seja através das atividades de planejamento, como solucionador de problemas, ou alocador de recursos e negociador.