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Noes de Administrao

NOES DE ADMINISTRAO

Instituio um agrupamento de pessoas fsicas e jurdicas

formalmente organizadas (estatuto social ou contrato social) que se

dedicam produo de bens, oferta e prestao de servios em

amparo sade, cultura, esportes, segurana social, educao,

proteo do ser humano e do ambiente natural, entre outras

atividades.

As instituies pertencem a trs grandes grupos:

Instituies governamentais e empresas pblicas.

Empresas privadas.

Organizaes no governamentais (ONGS - OSCIPS).

Conceito e funes de uma empresa

Empresa um sistema integrado por pessoas, recursos

econmicos, financeiros, materiais e tecnolgicos que interage com a

sociedade visando atender suas necessidades, anseios, desejos e

expectativas, e remunerada atravs de resultados econmicos, de

forma direta ou indireta, por exercer essa interao.

Uma empresa um sistema que agrupa e coordena fatores de

produo.

Empresas tm como finalidade gerar ganhos adicionais,

conhecidos como lucro ou resultado financeiro.

Uma empresa, alm de maximizar seus resultados precisa

tambm:

GERMANNARealce

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Noes de Administrao

Buscar melhoria contnua no seu desempenho.

Satisfazer os anseios, os desejos, as necessidades e as

expectativas de seus clientes (usurios).

Praticar responsabilidade pblica.

Desenvolver sua equipe de colaboradores.

Fatores de produo Recursos materiais

So os Recursos Fsicos, como por exemplo: Prdios, edifcios,

fbricas, instalaes, mquinas, equipamentos, ferramentas, matria-

prima. Recursos financeiros; Exemplo: Dinheiro, crditos,

financiamentos (prprios ou de terceiros). Fatores de produo;

PessoasToda forma de utilizao da atividade humana em

processos produtivos: Assalariados, terceirizados, prestadores de

servios autnomos.

Aes mercadolgicas Conquista e atendimento ao Cliente a

partir de aes de Marketing e Vendas.

Estruturas administrativas Abrangem as formas de

organizao e funcionamento da empresa.

Uma empresa em contato com o ambiente onde atua procura

atingir objetivos.

Para atingir seus objetivos uma empresa se estrutura em

subsistemas que podem ser categorizados em: Principais e

Complementares.

Principais: Produo, distribuio, marketing e vendas.

Complementares: finanas, pessoal, auditoria,

contabilidade, tecnologia da informao, entre outros.

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Noes de Administrao

Setores da Economia

Quanto rea econmica de atuao as empresas pertencem ao:

Setor Primrio ou Extrativo.

Setor Secundrio ou de Transformao.

Setor Tercirio ou de Prestao de Servios.

Setores da Economia Setor Primrio ou Extrativo:

Obtm o produto por ao direta sobre a natureza. Ex.: Pesca,

Minerao, Extrao de Madeira, de Petrleo.

A Produo gerada pelo Setor Primrio quase sempre a

matria-prima do Setor Secundrio

Setores da Economia Setor Primrio - ou Extrativo:

Outros Produtos do setor primrio so oferecidos diretamente ao

mercado: pescado, gs natural, animais e vegetais em geral.

Setores da Economia

Setor secundrio - Empresas de Transformao. Indstrias em

geral. Exemplos: Indstrias de eletrodomsticos, de automveis e

peas automotivas, de mveis e utenslios domsticos, de mquinas e

implementos industriais e agrcolas.

GERMANNARealce

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Noes de Administrao

Conceitos de Administrao

A palavra administrao deriva do latim, AD (junto de) e

MINISTRATIO (prestao de servio), e significa a ao de

prestar servio ou ajuda.

Administrar :

Obter resultados atravs de um esforo coletivo

orientado.

Conceitos de Administrao Administrar :

Fixar objetivos e levar uma equipe a atingi-los; decisivo

que os objetivos sejam fixados, eles funcionam como as diretrizes,

os indicadores para aes coerentes.

Conceitos de Administrao

A Administrao compreende o conjunto de atividades organizadas

(intelectuais, mecnicas ou braais) desenvolvidas por uma pessoa

ou por um grupo de pessoas para obter e utilizar de forma

eficaz, uma determinada quantidade de recursos (financeiros,

tecnolgicos, naturais), visando atingir objetivos econmicos e/ou

sociais previamente estabelecidos.

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Noes de Administrao

Funes administrativas

Planejamento:

Planejamento a funo administrativa que estabelece os objetivos e

as linhas de ao adequadas para alcan-los

Organizao:

Organizao a funo administrativa que agrupa as atividades

necessrias para a instituio atingir seus objetivos.

Direo:

Direo a funo administrativa que conduz e coordena o pessoal na

execuo das atividades planejadas e organizadas.

Controle:

Controle a funo administrativa que verifica se o que est sendo

executado obedece ao que est planejado e organizado, para

identificar erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar sua

repetio.

Gesto

No setor pblico e em empresas de maior porte, o conceito de

gesto est associado ao fator tempo. Um determinado grupo de

gestores executa a gesto de uma instituio por um tempo pr-

fixado.

O conceito de eficincia, eficcia e efetividade As

funes administrativas visam:

Proporcionar eficincia s instituies pblicas e privadas;

Obter eficcia nas aes desenvolvidas pelas instituies.

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Noes de Administrao

Conseguir efetividade quanto aos benefcios oferecidos aos

usurios.

O conceito de Eficincia

A eficincia se refere aos meios: mtodos, processos, regras e

regulamentos.

Refere-se a fazer bem feito no sentido mais amplo: aquilo que est

sendo feito, considerando todos os aspectos e suas tendncias, mas

sem considerar se o que est sendo feito realmente o que deveria

ser feito.

O conceito de Eficincia

A eficincia est relacionada forma utilizada para atingir resultados,

sem considerar se esses resultados contribuem para alguma coisa ou

no.

O conceito de Eficcia

A eficcia se refere aos fins: Atingir objetivos e metas. Alcanar os

resultados propostos.

A eficcia no est diretamente ligada aos meios nem forma, mas

sim capacidade de se atingir resultados esperados.

O conceito de Efetividade

A efetividade se refere mensurao (medio) da utilidade do

produto oferecido ou do servio gerado, considerando a sociedade

como um todo e no apenas um usurio ou uma instituio.

Objetivos:

Correspondem a alvos que a instituio dever alcanar.

Determinam para onde os esforos sero direcionados.

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Noes de Administrao

1. Escolha a opo que completa corretamente a

frase a seguir:

Falar em eficincia no mbito do modelo gerencial da

administrao pblica significa:

a) centrar esforos na avaliao de resultados das polticas pblicas.

b) centrar esforos na participao do cidado que define metas de

ao.

c) centrar esforos na diminuio de custos, de modo a produzir mais

com menos.

d) centrar esforos na motivao dos funcionrios e agentes pblicos.

e) centrar esforos na transparncia da administrao perante os

cidados.

GABARITO C

Organizao, Conceito e finalidades.

Organizar significa constituir o organismo social e material da

empresa ou instituio, dividir tarefas, montar uma sequncia de

atividades, definir cargos, estabelecer nveis de autoridade e

responsabilidade.

Finalidade da organizao

A finalidade da organizao agrupar os recursos disponveis para

que eles formem um conjunto eficiente e alcancem resultados

previamente estabelecidos.

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Fatores que norteiam uma organizao

Os trs fatores principais que norteiam uma organizao so:

Estratgia, Tecnologia E Ambiente.

Estratgia.

Na maioria das vezes quando ocorrem mudanas na estratgia de

atuao de uma instituio preciso rever a sua estrutura.

A premissa ento a seguinte: A estrutura uma funo da

estratgia. Por consequncia, se a instituio no tem novas

estratgias ou no tem estratgias definidas, no resolve nada

reorganizar a sua estrutura.

Tecnologia.

O tipo de atividade e a tecnologia utilizada so fatores importantes na

determinao da estrutura organizacional de uma instituio pblica

ou privada. Na maioria das situaes, estruturas achatadas so

aconselhveis para atividades nicas, porque facilitam o processo de

comunicao.

Estruturas com um nmero maior de nveis so recomendveis para

atividades com tecnologia mais complexa, onde as unidades de

planejamento e controle precisam funcionar separadas das unidades

operacionais.

Exemplo:

Prestadoras de servios muito especializadas.

Agncias governamentais.

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Ambiente

Quanto mais estvel e previsvel for o ambiente mais fcil para se

organizar a instituio, utilizando funes e processos duradouros.

Quanto mais instvel e imprevisvel for o ambiente, maior a

importncia de estruturar a instituio em bases flexveis.

Princpios bsicos de organizao. A organizao

administrativa

baseia- se em cinco princpios:

Princpio da Especializao. Princpio da Definio

Funcional. Princpio da paridade entre Autoridade e

Responsabilidade. Princpio Escalar ou Hierrquico.

Princpio das Funes de Linha e de Staff (Apoio).

Princpios bsicos de organizao

Princpio da Especializao:

A organizao deve se fundamentar na diviso do trabalho que

provoca a especializao das pessoas em determinadas atividades.

A especializao produz um aumento da quantidade e da qualidade

do trabalho executado.

Princpio da Definio Funcional:

O trabalho de cada pessoa, a atividade de cada rgo e as

relaes de autoridade e responsabilidade so aspectos que devem

ser claramente formalizados.

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Noes de Administrao

As instituies geralmente utilizam o organograma, a descrio de

cargos e o manual de organizao para formalizar o princpio da

definio funcional.

O importante deixar clara a posio de cada pessoa ou rgo na

estrutura organizacional da instituio.

Princpio da paridade entre Autoridade e Responsabilidade:

A autoridade :

O poder de dar ordens (orientar) e o direito de exigir do

subordinado o cumprimento das ordens (orientaes)

A responsabilidade :

O dever de prestar contas ao superior hierrquico, ao usurio e

sociedade.

O Princpio da Paridade estabelece que precisa haver uma

correspondncia entre o volume de autoridade e de responsabilidade

atribuda a cada pessoa ou rgo.

Princpios bsicos de organizao

Essa equivalncia necessria para evitar que algumas pessoas ou

rgos tenham excessiva responsabilidade sem a necessria

autoridade. Ou, demasiada autoridade para pouca

responsabilidade.

A cada responsabilidade deve corresponder uma autoridade que

permita realiz-la e a cada autoridade deve corresponder uma

responsabilidade equivalente.

Princpio Escalar ou Hierrquico:

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Noes de Administrao

Este princpio decorrente do princpio anterior, e pode ser

entendido assim: cada pessoa deve saber exatamente a quem

prestar contas e sobre quem possui autoridade.

Refere-se cadeia de relaes diretas de autoridade de um superior

para um subordinado em toda a organizao, desde a base at a

cpula, onde geralmente est o executivo principal como autoridade

mxima.

Princpio das Funes de Linha e de Staff (apoio):

Deve-se definir, da maneira a mais clara possvel, a quantidade de

autoridade atribuda a cada pessoa ou rgo, e a natureza dessa

autoridade. Este princpio leva a distino entre as funes de linha

e de staff (apoio) dentro de uma instituio.

As funes de linha esto diretamente ligadas aos objetivos

principais da instituio; as funes de staff so aquelas que no se

encontram diretamente ligadas aos objetivos.

O critrio da distino o relacionamento direto ou indireto com os

objetivos da instituio e no o grau de importncia de uma

atividade sobre outra.

Organograma

O organograma o grfico que representa a estrutura formal da

empresa: a disposio e a hierarquia dos rgos empresariais (reas e

setores).

Componentes da organizao

TAREFAS Determina a diviso do trabalho, gerando a

especializao de atividades e de funes.

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Noes de Administrao

PESSOAS Compreende o nmero de pessoas utilizadas na

instituio e as habilidades, aptides, interesses, experincias e o

desempenho e o comportamento de cada pessoa.

RGOS - O trabalho e as pessoas so agrupadas em rgos. Os

rgos so dispostos em nveis hierrquicos. A departamentalizao

determinada de acordo com os critrios de melhor atendimento aos

objetivos da organizao.

RELAES Compreende as relaes entre as pessoas e o trabalho,

o relacionamento entre uma pessoa com outras situadas em setores

diferentes da instituio, o relacionamento informal entre os

participantes em situaes fora do trabalho, e todas as demais

situaes de interao humana.

Teoria Geral de Sistemas

As Teorias Clssicas (Administrao Cientfica e Teoria Clssica), a

Abordagem Humanstica (Teoria das Relaes Humanas), a Teoria

Estruturalista e a Teoria da Burocracia sofrem de algumas deficincias

em comum:

viso isolada da organizao

no consideram as relaes da organizao com o ambiente

tem dificuldade em entender os aspectos do inter-relacionamento

organizacional (interno)

Paralelamente, alguns estudiosos comeam a perceber que certos

princpios e concluses tericos eram vlidos e aplicveis a diferentes

ramos da cincia, dando incio ao desenvolvimento da chamada Teoria

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Noes de Administrao

Geral de Sistemas. O principal expoente desta linha de pensamento

o bilogo alemo Ludwig Von Bertalanffy, que publica, em 1937, sua

Teoria Geral de Sistemas, defendendo que no apenas os aspectos

gerais de vrias cincias so iguais, mas os aspectos especficos

tambm poderiam ser usados de forma sinrgica pelas outras.

Os pressupostos bsicos para a teoria de Bertalanffy foram os

seguintes:

h uma afinidade geral no sentido de integrao cientfica, natural

e social (tendncia para a integrao das cincias naturais e sociais).

tal integrao parece se basear numa Teoria Geral de Sistemas

exata nos campos no fsicos da cincia (uma abordagem mais

abrangente de estudar os campos no-fsicos do conhecimento).

desenvolvendo princpios unificadores que atravessam

verticalmente o universo das cincias individuais, esta teoria

aproxima-nos da meta da unidade da cincia.

isto pode levar integrao, fundamental na educao cientfica.

Estes pressupostos foram amplamente reconhecidos pelos tericos da

Administrao, a partir da dcada de 60, como um instrumento de

sntese e integrao das teorias anteriores. Taylor, por exemplo,

preconizava a sistematizao da seleo dos trabalhadores e das

condies de trabalho. Fayol via a administrao como a integrao de

vrias tarefas para a realizao de uma meta em comum. Mayo

defendia a empresa como um sistema social, composto por seres

humanos. Follet propunha a unidade integrativa e Barnard defendia o

equilbrio entre as comunicaes formal e informal, na empresa e fora

dela.

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Noes de Administrao

Neste contexto, as pesquisas em administrao passaram a ser

baseadas em duas novas abordagens: na comparao das

organizaes com os organismos vivos e na viso sistmica.

Organismos X Organizaes

Zaccarelli props um esquema comparativo entre os organismos vivos

e organizaes, envolvendo aspectos relacionados origem, ciclo de

vida, conceito e disfunes.

Ele conclui que ambos apresentam uma srie de aspectos especficos

que os diferenciam. A caracterstica mais particular da empresa sua

capacidade de ampliar seu ciclo de vida valendo-se de reorganizaes

contnuas. Para tanto, nota-se a necessidade vital das empresas

modernizarem-se constantemente.

Organizaes X Sistemas

"Sistema um todo complexo ou organizado; um conjunto de partes

ou elementos que formam um todo unitrio ou complexo"

(David Cleland & William King)

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Noes de Administrao

"Sistema qualquer entidade, conceitual ou fsica, composta de partes

inter- relacionadas, interatuantes ou interdependentes"

(F. de P. Hanika)

"Sistema um conjunto de elementos que esto dinamicamente

relacionados" (Stafford Beer)

Um sistema, ento, deve ser visto com uma combinao de coisas ou

partes, de forma organizada, e que compe um todo complexo. Os

princpios bsicos dos sistemas so os seguintes:

um sistema existe dentro de um meio-ambiente que contm

outros sistemas e subsistemas

cada sistema faz parte de um sistema maior (suprasistema)

os sistemas so abertos

h um processo de intercmbio constante com outros sistemas

as funes e a estrutura de um sistema so interdependentes

cada sistema tem um objetivo

o objetivo define o papel do sistema no intercmbio com os

outros sistemas do ambiente.

Todo sistema tambm possui algumas caractersticas bsicas. So

elas: Propsito ou objetivo todo sistema tem um objetivo a ser

atingido.

Globalismo ou totalidade o sistema reage globalmente ao estmulo a

uma de suas partes.

Unidade a cada parte do sistema (unidade) compete um papel, que

se no realizado leva a um desequilbrio do todo.

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Noes de Administrao

Interdependncia apesar de diferenciadas, as unidades que formam

um sistema so interdependentes, ou seja, uma influencia a ao da

outra. Qualquer modificao no funcionamento de uma unidade tem

repercusses nas demais, atravs de uma reao em cadeia.

Homeostasia tentativa do sistema de manter o seu equilbrio interno.

Entropia tendncia natural dos organismos degenerao (morte).

Entropia Negativa capacidade dos organismos de reverterem o

processo entrpico.

Morfognese capacidade dos organismos de

desenvolverem novas estruturas, visando adequao realidade

ambiental.

Fronteiras limites existentes entre os sistemas.

Estas caractersticas permitem uma comparao entre a abordagem

clssica, do ponto de vista cientfico, e a abordagem sistmica

Abordagem Clssica Abordagem Sistmica

Reducionismo Expansionismo

Pensamento analtico Pensamento sinttico

Mecanicismo Teleologia

O expansionismo estabelece que todo fenmeno parte de um

fenmeno maior, e que o desempenho do sistema depende da sua

relao com o suprasistema. uma viso voltada para o todo

(holstica).

O pensamento sinttico, por sua vez, define que cada fenmeno parte

de um sistema maior, e que ele s pode ser explicado em funo de

seu papel neste sistema.

A teleologia, por sua vez, apresentada atravs das seguintes

relaes:

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Noes de Administrao

uma causa gera um efeito

a causa necessria para que ocorra o efeito

a causa nemsempresuficiente para o efeito

a relao causa/efeito no determinstica, probabilstica

As organizaes, por sua vez, tambm podem ser vistas como

sistemas, e que so considerados complexos, em funo dos tipos de

problemas que apresentam, fruto de mltiplas causas

interdependentes.

A administrao, ento, lida com problemas complexos, e uma forma

de entender as organizaes seria a abordagem sistmica, pois ela se

constitui em uma forma eficaz de encontrar, conceber, organizar e

estruturar solues para os problemas empresariais.

uma abordagem compatvel com todas as teorias administrativas

anteriores e/ou posteriores ao seu surgimento, contribuindo para suprir

algumas lacunas e disfunes deixadas por outras abordagens.

O objetivo do cientista da administrao , dessa forma, detalhar o

sistema total: seu ambiente, sua finalidade, a estrutura de seus

integrantes e os recursos disponveis para as aes do sistema.

Nesta perspectiva, toda empresa est inserida em um ambiente, do

qual se originam os recursos utilizados por ela no desenvolvimento de

suas atividades, e para o qual convergem os seus resultados. Este

conjunto de recursos, atividades e resultados compem o chamado

sistema organizacional: entradas, processos e sadas inseridos em um

ambiente que provoca mudanas na estrutura e no desempenho da

organizao, afetando o sistema como um todo.

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Noes de Administrao

Alguns aspectos relevantes que influenciam no desempenho do

sistema organizacional so:

Atuao do estado nas reas poltica e legal.

Situao da economia e do sistema financeiro do pas.

Desenvolvimento e disponibilidade tecnolgica.

Nvel educacional e cultural da sociedade.

Concorrncia de outras empresas.

Preocupao com ecologia e preservao do meio ambiente.

Teramos, ento um novo modelo, onde as entradas seriam os recursos

que a empresa obtm ou extrai do ambiente. Elas abrangem as

informaes, capital, mo-de-obra, equipamentos, matria-prima,

energia, etc.

O processamento, por sua vez, pode ser tomado como o fluxo

produtivo da organizao, pelo qual seus funcionrios transformar os

recursos da entrada em bens e servios.

Temos ainda as sadas, como os resultados do processamento na

forma de bens, servios ou produtos que so destinados ao usurio ou

cliente final. Alm disso, o sistema tambm gera outras sadas, tais

como informaes, lucros, poluio, benefcios, conhecimento, renda,

prejuzo, progresso, etc, sadas estas que o sistema exporta para o

ambiente.

Finalizando, h ainda o processo de feedback (retroao), que aparece

na forma de uma avaliao qualitativa e quantitativa dos resultados da

atividade empresarial.