1º Boletim Informativo Agosto de 2015 1 de 10 EXTRA!...

1º Boletim Informativo – Agosto de 2015 Página 1 de 10

INFORMATIVO CARTÓRIO

EXTRA! EXTRA!

CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO DE BARRA DO BUGRES/MT CONQUISTA CERTIFICAÇÃO NBR ISO 9001 E NBR 15906

Compartilhamos a todos os clientes e demais partes interessadas, o Cartório do 2º Oficio de Barra do Bugres-MT

conquistou no dia 25 de agosto a certificação de duas normas na área da qualidade: NBR ISO 9001 da área

do Sistema de Gestão da Qualidade com reconhecimento internacional e da NBR 15906 para a área de Gestão

Empresarial para serviços notariais e de registro com reconhecimento nacional, além da conquista do selo de

responsabilidade social do Colégio Notarial do Brasil.

Esta é primeira publicação do Boletim Informativo de nossa Serventia, uma forma rápida, contagiante e eficiente para a

divulgação do nosso Sistema de Gestão, com envolvimento de todos os colaboradores para a busca de novas ideias,

modelos e inspirações para a Qualidade. Aproveite e se inspire também em nossas práticas! A Qualidade deve ser uma

conquista de todos!

Dra. Niuara Ribeiro Roberto Borges

EQUIPE UNIDA, A FORÇA MULTIPLICA!

!

Durante todo nosso boletim, haverá destaque do depoimento da equipe.



O ÍNICIO DE TUDO

DEFINIÇÃO

METODOLOGIAS IMPLANTADAS

Sob a consultoria da Íntegra Soluções Empresariais cumprimos os

requisitos de todas as normas, implantadas que foram num prazo

razoável de três meses. Diversas ações foram desenvolvidas no

treinamento da equipe visando a continuidade e manutenção do

Sistema de Gestão. Nesse período, foram ministrados treinamentos de

capacitação para toda a equipe, com temas diversos, tal qual

atendimento ao cliente, trabalho em equipe, relacionamento

interpessoal, técnicas de coaching, comunicação entre outros temas,

utilizando dinâmicas para facilitar o entendimento e interação de todos

os colaboradores.

.

PIQ

MT

Programa Inspire Qualidade

realizado para mobilizar os

cartórios do Estado a buscar a

implantação de um Sistema de

Gestão da Qualidade

baseado nos critérios de normas

internacionais.

PQ

TA

Prêmio Qualidade Total da Anoreg-BR

o qual realiza o reconhecimento dos cartórios em

todo o Brasil, através da

avaliação de critérios focados na

NBR 15906.

NB

R 1

5906

Norma Brasileira de Gestão Empresarial

para serviços Notariais e

Registrais, que possui requisitos

focados na gestão de um cartório.

NB

R ISO

9001

Norma Internacional para Sistema de Gestão da Qualidade, com requisitos focados

no padrão da Gestão da Qualidade, utilizado por

organizações do mundo todo. S

ISTE

MA

IN

TEG

RA

DO Nome utilizado

para organizações que possuem mais

de uma norma implementada

para o seu Sistema de Gestão, no qual

aumenta a credibilidade e

efetividade de seu Programa Interno.

Ingresso no Programa Inspire Qualidade daAnoreg-MT onde foram ministrados ostreinamentos das normas a serem implementadasna Serventia

2013Início da implantação das normas internamente.

Destaque conquista premiação nacional Ouro no PQTA da Anoreg-BR

Destaque premiação estadual Ouro no PIQMT da Anoreg-MT

2014Destaque certificação pelas normas NBR ISO 9001e NBR 15906

Em busca da maior premiação conferidanacionalmente no PQTA da Anoreg-BR, a serentregue em novembro próximo.

2015

" Significa alcançar o reconhecimento dos nossos esforços na busca de uma gestão de qualidade, demonstrando

que estamos no caminho certo, de modo que nos sentimos realizados tanto no caráter profissional, como no

pessoal. Alcançar a certificação da ISO 9001 também serve como incentivo para sempre buscarmos fazer o

melhor, pois sabemos que ao final do árduo trabalho, o resultado será gratificante." - Wanessa



A implantação dos requisitos de

qualidade teve seu início com o

projeto 5S, com intuito da melhoria

do ambiente interno e sua

manutenção diária para o bem-

estar de todos. Foram realizadas

reformas internas, compras de

novos móveis, computadores,

impressora, utensílios, identificação

geral de todo o cartório e auditorias

periódicas realizadas pela equipe

para a fiscalização dos 5S em cada

área.

A caixa de sugestão foi outra ação interna para medir o grau de satisfação dos nossos clientes, caixa esta que fica à disposição de todos

os usuários dos nossos serviços, cuja pesquisa é intensificada todo mês de julho e agosto com o preenchimento de um questionário por

todos que foram atendidos no período. As informações são analisadas e transformadas em gráficos, que fica à disposição no mural da

Serventia. Todos os clientes que respondem ao questionário e deixam sugestões, críticas ou elogios, que indicam e-mail ou telefone,

recebem resposta da Serventia dando retorno e agradecendo sua participação. A caixa de sugestões para os colaboradores funciona

igualmente.

" O reconhecimento de um trabalho árduo que movimentou e incentivou toda a equipe com um

objetivo em comum: 'Crescer Juntos', bem como a afirmação de que tudo o que plantamos foi colhido,

que prosperou graças a união que só uma equipe verdadeira é capaz." - Mércia

"É de grande importância para o Cartório a conquista da ISO 9001, que demonstra a qualidade de todo

nosso serviço com eficiência para todos os clientes" - Marcellen

Antes Depois

Antes

Depois

Antes

Depois



A realização da primeira avaliação da equipe de forma sistemática aconteceu em junho de 2014, no modelo

360º graus, ou seja, onde cada colaborador faz avaliação pessoal e de os integrantes da equipe. Essa

avaliação ocorre anualmente, onde são computadas as informações e transformadas em relatório individual

com entrega de feedback a todos os colaboradores para as melhorias necessárias. Para manter o clima ainda

de manutenção de melhoria da performance, foi criado o Diário Pessoal, no qual todos os colaboradores têm

acesso diário para realizar apontamentos dos colegas dando elogios ou deixando pontos a serem melhorados.

Trimestralmente a Titular realiza o feedback do Diário pessoal a todos os colaboradores. Foram implantados

diversos benefícios internos como cozinha equipada, plano de saúde, vale alimentação, lanche da tarde, bolsa

de estudos, uniforme, biblioteca, massagem, entre outros.

Foram implantados os

indicadores internos para

monitorar o tempo gasto no

atendimento e na operação

dos serviços internos.

Anualmente, os colaboradores

recebem uma carta

parabenizando pelo

desempenho obtido no período

em sua performance de

atendimento.

Todo o arquivo interno do cartório foi digitalizado para facilitar a consulta de

documentos. Os dados podem ser acessados pelos colaboradores de

qualquer dispositivo conectado à rede interna, garantindo praticidade,

segurança e confiabilidade o que reflete mais celeridade no atendimento ao

público.

"A conquista da ISO 9001 representa a comprovação de que estamos no caminho certo, que desde que

assumimos o compromisso de fazer uma gestão de qualidade, preenchendo os requisitos para que

conseguíssemos hoje ter essa certificação, tendo a consciência de que com o reconhecimento vem a

cobrança: os clientes têm um canal aberto para exigir um trabalho rápido, eficiente e de qualidade, dando um

feedback no momento que nos é solicitado. Por conta disso, temos que ser ainda mais comprometidos e

procurar sempre superar a nós mesmos e motivar os demais colegas, para que alguém que esteja desanimado,

sempre tem o outro pronto a nos ajudar." - Andréia

"É uma ótima confirmação de que esta serventia junto com a equipe possui um serviço de ótima qualidade,

aumentando a confiança dos clientes. Esta serventia com muito orgulho possui o certificado da ISO 9001!" -

Jeniffer



Formaram-se grupos entre os membros da equipe para realização de projetos internos e externamente.

Destaque para os projetos realizados até o momento como Campanha da Vacinação para colaboradores,

entrega de panfletos para conscientização dos clientes quanto a vacinação de crianças e mulheres,

campanha contra o câncer de próstata, de mama e de útero, campanha de arrecadação de brinquedos

para a creche municipal, festa junina, massagem para os colaboradores, festas de confraternização, garrafa

térmica para a economia de copo plástico internamente, troca das lâmpadas para LED, troca de todos os

computadores para DELL e parceria da logística inversa do lixo eletrônico para o próprio fabricante, sensores

de presença para áreas de menor transitoriedade, câmeras de segurança, entre outros temas.

"Isso trouxe para a equipe uma visão diferenciada de trabalho, melhorando a organização interna, o

desempenho, o amadurecimento e principalmente o crescimento profissional de cada um." - Rodrigo



27 DE AGOSTO: DIA DO PSICÓLOGO

Há 51 anos, nessa mesma data, a profissão foi

regulamentada por lei. Atualmente, esse

profissional que se dedica a estudar o

comportamento e as funções mentais já tem sua

importância bem estabelecida. Entre outras coisas,

não restam dúvidas de que os conflitos psíquicos

podem influenciar no aparecimento de doenças

físicas — e está aí um dos profissionais mais aptos a

colocar a mente em um lugar sereno.

CAMPANHA DO MÊS

"Representa para mim o resultado de um trabalho realizado em equipe, onde houve grande desempenho e

dedicação de todos os colaboradores para um funcionamento eficaz, para levar a todos os clientes a satisfação

pelo serviço prestado com qualidade. A certificação é o fruto de uma conquista que vem coroar nosso trabalho

em equipe, como família do Cartório do 2 Oficio." - Neucilene

"Representa para mim um grande avanço, tanto na experiência profissional quanto no pessoal, pois os valores e

objetivos alcançados são reflexos de uma equipe unida e qualificada para realizar o seu trabalho com eficiência e

excelência, reconhecidos internacionalmente. É um orgulho fazer parte dessa equipe de grandes méritos!" - Aline



HISTÓRIA: “DE ONDE VIERAM OS CARTÓRIOS?”

Comumente nos encontramos diante de

coisas que sempre existiram e, vez por outra,

nos perguntamos de onde vieram, como

começaram? Assim são os registros públicos,

que equivocadamente são por vezes

referidos como herança portuguesa

esquecida. É verdade que existiram e

funcionam em terras lusas, além-mar, mas não

nasceram aí. Os registros fazem sua própria

história, mas seu surgimento pode ser

confundido com o nascimento da própria

civilização.

A preocupação com a publicidade

imobiliária parece estar presente desde a

transição da civilização pré-histórica. Na

Mesopotâmia há indícios de procedimentos

voltados a publicidade registral, bem antes

do Código de Hamurábi (c. 1700 a.C.).

Chega-nos informações acerca de contratos

de transmissão imobiliária lavrados por

escribas (notários) em tabuletas de argila, que

apresentavam o selo do notário (kunuku).

Essas tabuletas seriam entregues aos

compradores em um recipiente contendo a

inscrição da tampa e, muitas vezes, cópias

eram guardadas por autoridades públicas

(registros públicos). A Bíblia, em Jeremias,

registra a formalidade da compra de um

imóvel nos tempos de Nabucodonosor.

Nesta passagem, Javé ordena a Jeremias:

“toma estes documentos, este contrato de

compra, o exemplar selado e a cópia aberta

e coloca-os em um lugar seguro, para que se

conservem por muito tempo. Porque assim

disse Iahweh dos Exércitos, o Deus de Israel:

ainda se comprarão casas, campos e vinhas

nesta terra” (Jer. 32:14-15).

Uma forma bem sofisticada de publicidade

registral existiu no antigo Egito. Os registros

denominados katagrafe foram organizados

na época ptolomaica, por volta do século III

a.C., que tinham à frente funcionários

encarregados do registro de contratos e da

cobrança dos impostos. Já nesta época, os

notários (que redigiam os contratos) eram

obrigados a exigir certidões dos teminai

(responsáveis pelos registros) para que se

pudesse dispor de imóveis.

O mais antigo registro egípcio conhecida

data do ano de 185 a.C. Nesta época,

pagava-se de emolumentos o equivalente ao

vigésimo do preço. Já sob o reinado de

Evergetes II (140-120 a.C.), os emolumentos

dobraram, elevando-se ao décimo do preço,

sendo certo que ficavam a cargo do

comprador. Na praxe egípcia se

encontravam a escritura, o cadastro, o

registro e o importo de transmissão, sendo

exigência da lei que os contratos fossem

depositados no conservador dos contratos.

Chegou-nos um processo judicial egípcio no

qual um tal Hermias reivindica a propriedade

de uma casa. Para tanto, alega a existência

de uma lei segundo a qual os contratos

egípcios não inscritos no Registro não têm

valor.

Na Grécia antiga encontramos a presença

dos mnemons e dos hieromnemons, que

podem ser vertidos para o português como

notários e arquivistas. Na Ática, marcos

hipotecários teriam sido colocados em

prédios, como forma de se dar publicidade

do encargo. Em Rodes, por seu turno,

nenhuma transmissão imobiliária era válida

sem antes estar inscrita nos registros da

cidade. Alguns autores chegam a identificar

nos funcionários responsáveis pelos registros

gregos a função qualificadora. Ou seja, fazia

exame prévio no contrato, antes de admiti-lo

para registro, rejeitando-o em caso de

inconformidade (cf. Alvarez Suares, in

Contrataction Escrita).

A publicidade registral era de tal modo

costume enraizada na cultura jurídica grega

que se a estipulava nas convenções e

tratados internacionais, como no primeiro

tratado entre cartagineses e romanos:

garantia-se a dívida dos comerciantes de

passagem nas operações realizadas diante

do registrador.

Colaboração do Estado

No Brasil, hoje em dia, os cartórios vão muito

além de sua função de registrar. Os cartórios

são hoje a mais efetiva máquina de

fiscalização tributária do país. Ninguém pode

comprar ou vende um imóvel sem que esta

transação seja imediatamente informada à

Receita Federal, seja pelo Registrador, para se

verificar a compatibilidade das declarações

de renda com o patrimônio. Nenhuma

escritura é lavrada se não for apresentada a

certidão de regularidade com o IPTU, além do

pagamento do imposto de transmissão – ITBI.

Se for feito por instrumento particular, este não

será registrado sem estas comprovações.

Nenhuma construção é averbada sem a

comprovação do recolhimento das

contribuições previdenciárias dos operários

que trabalharam na respectiva obra com a

apresentação no Registro de Imóveis da CND

– Certidão Negativa de Débitos do INSS.

Graças aos Registradores Civis, que

informaram gratuitamente ao INSS todos os

óbitos ocorridos no mês, o sistema

previdenciário brasileiro economiza milhões

de reais com a suspensão imediata do

pagamento de benefícios que, sem esta

informação, continuariam a ser pagos

indevidamente.

Qual o custo para o Estado deste exercício de

fiscalização? Absolutamente nenhum.

Quanto custaria trocar esta eficientíssima

estrutura por contingentes de milhares de

fiscais tributários – vale acrescentar que para

cada Tabelião seriam necessários, no mínimo,

um fiscal da Receita Federal, um fiscal da

Fazenda Estadual, um fiscal da Fazenda

Municipal e um fiscal de Previdência Social,

além dos técnicos e de todo o corpo

administrativo necessário para movimentar a

máquina estatal.

Acrescente-se que, além de funcionarem

como fiscais do Poder Público, os tabeliães

ainda se tornam, nesta atividade, devedores

solidários dos tributos que porventura

deixarem de fiscalizar o devido recolhimento.

Além de contar com o serviço gratuito destes

“Fiscais”, as fazendas Públicas ainda

multiplicam sua capacidade de

arrecadação, com fundamento na

RESPONSABILIDADE do notário ou registrador.

A responsabilidade de um dos pilares do

sistema registral brasileiro, que é exemplo e

modelo para o mundo. Os notários e

registradores, além de responderem

pessoalmente e solidariamente pelos tributos

que têm obrigação de fiscalizar, são

responsáveis diretos por todos atos praticados

no cartório. Quando se reconhece uma firma,

autentica-se um documento, lavra-se uma

escritura, registra-se um imóvel, notifica-se

uma pessoa, protesta-se um título, outorga-se

uma procuração pública, em todos estes atos,

muito além do carimbo do cartório, agrega-

se a este documento uma espécie de seguro,

baseado na responsabilidade e fé pública do

Tabelião.

Esta responsabilidade, que garante

efetivamente a segurança jurídica e

econômica dos atos praticados em cartório,

é decorrência direta e imediata da

autonomia e independência dos notários e

registradores, que exercem a atividade em

caráter privado por delegação do Poder

Público. Somente a manutenção do modelo

atual, do exercício privado da atividade,

garante a eficiência dos serviços e a garantia

da responsabilidade do Tabelião. Além dos

mais, assegura ao Estado a mais eficiente e

segura estrutura de fiscalização, sem nenhum

custo para os cofres públicos. Por estes

motivos, países como Portugal querem seguir

o modelo brasileiro, espanhol e chileno, entre

outros, e por isso é cada vez mais forte o

movimento de privatização dos cartórios

portugueses.

Fonte: Jornal Tribuna do Brasil-DF. Por Luiz

Magalhães. www.tribunadobrasil.com.br



PREMIAÇÕES EM 2014

O Cartório do 2º Ofício de Barra do Bugres/MT teve destaque na premiação Nacional da Associação dos

Notários e Registradores ANOREG-BR no evento do PQTA realizado em Gramado - SC, recebendo por suas

práticas do Sistema de Gestão da Qualidade a qualificação OURO.

Já na premiação estadual realizada pela Associação dos Notários e Registradores de Mato Grosso, o Cartório

do 2º Ofício de Barra do Bugres/MT, através de sua equipe, recebeu em Cuiabá-MT na sede da ANOREG-MT o

reconhecimento OURO, pontuação máxima da premiação estadual.

"É o reconhecimento de muito trabalho, dedicação, entrega e acima de tudo: UNIÃO! É uma das muitas

conquistas que ainda virão!" - Giovana

"Significa reconhecimento do trabalho feito com muita dedicação”. Valter

"Renovação, inovação, conquista. Esse é o caminho trilhado desde o ano de 2004, ao dar início a um novo

modo de trabalho cartorário, diante da abnegação de todos os funcionários que por aqui já passaram e estão

aqui, conseguimos chegar na marca tão sonhada que é o reconhecimento de nosso trabalho, estudos e

dedicação, trazendo para toda a população de Barra do Bugres e redondeza a ISO 9001. ” - Dilza



CERTIFICAÇÃO SOCIOAMBIENTAL

Em agosto o 2º Oficio de Barra do Bugres também conquistou o selo do Colégio Notarial do Brasil, que tem por

objetivo:

Incentivar a inserção socioambiental da atividade nas comunidades;

Aumentar a percepção da sociedade sobre o engajamento dos notários e registradores nas questões

de responsabilidade socioambiental;

Disseminar as boas práticas de gestão de recursos, gestão de resíduos, educação ambiental e políticas

sociais;

Dar visibilidade a entidade “cartório” frentes aos problemas sociais e ambientais.

Com essa certificação, foi escolhida pelo Cartório uma a entidade local Creche

Municipal Manuel Custódio de Moura no qual o Fundesa Notarial (um fundo criado

para consolidar ações de caráter socioambiental, através dos recursos obtidos

com a certificação) será beneficiado com auxílio em suas necessidades

(equipamentos, cursos, material de limpeza, medicamentos, alimentos, etc)

conforme disponibilidade de recursos. Todas as ações serão divulgadas na página

do projeto dentro do site do Colégio Notarial. Através do Fundesa Notarial também

serão desenvolvidos e distribuídos materiais de educação socioambiental para

todos os colaboradores dos cartórios envolvidos com o projeto.

NOSSA POLÍTICA DA QUALIDADE, NOSSA FILOSOFIA!

Nossa Política da Qualidade está divulgada na sede do Cartório e em lugar de fácil acesso, Manual da

Qualidade e no site.

Foi criada pela Tabeliã e Registradora com o propósito de integrar e disseminar a filosofia da qualidade para

toda a equipe e partes interessadas, com o objetivo de alcançar as metas estabelecidas no ano e melhorar

cada vez mais o Sistema de Gestão da Qualidade.

VISÃ

O

Fazer a diferença na vida

das pessoas que utilizam

nossos serviços.

MIS

SÃO

Assegurar cidadania e eficiência nas atividades

notariais e registrais com qualidade e presteza para

nossos clientes, contando com a equipe qualificada e

preparada na busca da excelência da nossa Gestão.

VALO

RES

Honestidade,

Responsabilidade, Ética,

Gentileza, Pró-atividade,

Disciplina

“Sacrifício de uma equipe. Ter profissionais focados e comprometidos, amigos motivados e animados

irradiando a alegria que está sentindo para os que estão ao redor. Representa a conquista não só da

ISO, mas de muitas outras que virão! Equipe unida a força multiplica! Feliz!”- Edimara



PALAVRAS FINAIS

“Unir-se é um bom começo, manter a união é um progresso e trabalhar em conjunto é a vitória. ”

Estou imensamente feliz e orgulhosa pelos resultados obtidos, fruto de uma semente plantada há algum tempo

passado e regada por cada um de nós, trabalho que foi cronologicamente elaborado.

A comunhão de sonhos, comprometimento, responsabilidade, dedicação, valores e visão de um grupo que se

mostrou muito mais que uma equipe, mas sim uma verdadeira família, alicerce de toda essa conquista.

O crescimento pessoal de cada um ao longo desse processo se refletiu num amadurecimento profissional

perceptível, com novas atitudes, ideais e de fato sabedores do significado da palavra qualidade.

As dificuldades enfrentadas, que não foram poucas, e as que ainda há por vir serviram e continuarão servindo

de degrau para cada passo em rumo de nossas vitórias.

Iniciamos uma caminhada contínua e sem volta em busca da excelência na prestação de nossos serviços.

Gratidão à minha equipe pela dedicação!

Gratidão a Marcelo Borges, companheiro e parceiro em todos os momentos!

Gratidão à família de cada colaborador pela compreensão!

Gratidão aos usuários dos nossos serviços pela confiança em nosso trabalho!

Gratidão à nossa Consultora Thais que acreditou em nossa capacidade desde o início!

Parabéns família 2º Oficio!

Dra. Niuara Ribeiro Roberto Borges

Parabéns a todos. São verdadeiramente merecedores de toda honra. Trabalharam com honestidade, presteza

e afinco, dedicados ao bem comum e ao sucesso de todos. Uma verdadeira prova de competência. PARABÉNS

com letras maiúsculas! ” – Marcelo

Expediente: Este é o boletim eletrônico interno produzido

pela consultoria Íntegra Soluções Empresariais para o 2ª

Oficio de Barra do Bugres-MT ● Coordenação e

editoração: Thais de Paula Ribeiro ● E-mail:

[email protected].

Fique ligado! Esse informativo também é

seu. Participe! Envie curiosidades, dicas,

sugestões e críticas.

1º Boletim Informativo Agosto de 2015 1 de 10 EXTRA!...

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