AdministraAdministra çção do Tempoão do TempoConsiderações sobre a importância do gerenciamento correto das atividades que impactam nossas vidas

“Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas,

minutos, segundos, que envolve a noção do

presente, passado e futuro.”

O que é o tempo?

O que é o tempo?

O tempo traz, o tempo tira...

O tempo falta, o tempo vigora...

O tempo voa, o tempo não passa...

O tempo é a favor ou contra,

Conforme a hora.

Martha Medeiros

O tempo

O que é Administração do tempo?

É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utili zada nas

empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organ ização de metas

pessoais e profissionais com menor dispêndio de ene rgia física e mental.

A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais

importante na administração de si mesmo e do trabal ho executado. Ela

começa com a auto-descoberta, isto é , com a identif icação de como

utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz, e do que desejamos

mudar.

O que é Administração do tempo?

“A pessoa que não administra o seu tempo é porque

passa a maior parte do dia pensando no que fazer em

1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho

interrompido e finalmente a outra reclamando

que não teve tempo para nada.”

Peter Drucker

O que é Administração do tempo?

• O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas

que você faz?

• E o que merece ser visto como “urgente”?

• O que é “importante” deve ser “urgente”?

• E o que é “urgente”, também é “importante”?

• Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é

“importante”?

O que é Administração do tempo?

“Administrar o tempo é adquirir o hábito de

organizar-se para o dia-a-dia, portanto é um

escolha de comportamento.”

O que é Administração do tempo?

URGENTE

IMPORTANTE

PRIORIDADE

O que é Administração do tempo?

Administração de Urgência

São tarefas que obrigatoriamente devem ter obrigatoriamente devem ter

prazos para iniciaprazos para inicia ççãoão, execução e finalização.

Normalmente são definidas pela chefia imediata e

repassadas já com prazos bem curtos, portanto devem

ser tratadas assim que chegarem.

O que é Administração do tempo?

Administração de Importância

Para que você consiga definir quais são as atividades

diárias que devem ser consideradas como mais importante s,

é necessário analisar quais destas tarefas que, após

realizada, trartrar áá benefbenef íícioscios para a vida profissional, carreira

ou pessoal.

O que é Administração do tempo?

Administração de Prioridade

Para definir o que é uma prioridade dentre as

atividades executadas diariamente, é necessário realiz ar uma

combinação entre urgência e importância.

Aqui serão administradas as atividades que não não

exigem urgências, mas são importantesexigem urgências, mas são importantes , e a sua não

execução, pode trazer graves danos.

O que é Administração do tempo?

Administração de atividades semurgência e sem importância

Este grupo compreende as tarefas que muitas vezes

fazemos, mas se não fossem feitas naquele exato mom ento,

não fariam diferença.

Essas atividades são as que chamamos de

““ Ladrões do tempoLadrões do tempo ”” ..

LADRÕES DO TEMPOLADRÕES DO TEMPO

Atividades que dominam o dia

1 – INTERNET

Um estudo de 4 anos da Nielse/NetRatings, divulgado pela

Associação de Publishers Online , apontou um aumento de 37% no

tempo gasto na Internet com conteúdo de entretenimento (vídeos

online principalmente) e notícias .

Ladrões do tempo

Ladrões do tempo

Atividades que dominam o dia

2 – E-MAIL

Muitas horas de trabalho são desperdiçadas na

administração de e-mails desimportantes ou na elabora ção de

respostas.

Não deixe essa corrente terminar, repasse para seus amigos!

Repasse essa mensagem para 50 pessoas e ganhe uma linda cesta da

Nestlé.

Ladrões do tempo

Atividades que dominam o dia

3 – REUNIÕES

O mundo empresarial está sufocado por reuniões de

negócios. As estatísticas mostram que o nível geren cial passa 50%

de seu tempo em reuniões. Já a diretoria, gasta 75% de um dia de

trabalho enclausurada em reunião.

PLANEJAMENTO DO TEMPOPLANEJAMENTO DO TEMPO

Planejamento do tempo

Planejamento - Internet• Evite chegar ao trabalho e acessar em primeiro luga r a internet;

• Defina um tempo limite de utilização da internet du rante o expediente de

trabalho;

•Se necessário, busque 1 ou no máximo 2 fontes de no tícias, porém também

controle este tempo de acesso.

• Não acesse o e-mail pessoal durante o tempo de trab alho. Aproveite os

intervalos e horário de almoço para esta atividade.

• Não acesse vídeos enquanto estiver executando ativi dades, pois eles causam

distração e você demorará tempo considerável pra obt er concentração naquilo

que estava fazendo.

Planejamento do tempo

Planejamento – E-mail• Organize o seu e-mail com pastas para assuntos dife renciados e também por

pessoas;

• Defina prioridades de leitura dos remetentes: e-ma ils dos superiores devem

ser vistos em primeiro lugar;

• Organize a seqüência de respostas dos e-mails de ac ordo com a urgência e

importância dos mesmos;

• E-mails de correntes, propagandas, anúncios, vídeos , etc devem ser

instantaneamente EXCLUÍDOS!

• Evite a checagem a todo momento, envio de mensagens e piadas inúteis.

Planejamento do tempo

Planejamento – Reuniões• Procure ler a pauta da reunião para que você já saiba o que será

discutido e leve suas considerações;

• Se você não é uma peça de tomada de decisão, não par ticipe da

reunião. Escolha um representante e pegue informações com ele;

• Garanta que somente as pessoas certas tenham sido con vidadas

para a reunião;

• Evitar reuniões longas;

OS 7 HOS 7 HÁÁBITOS DE PESSOAS BITOS DE PESSOAS ALTAMENTE EFICAZESALTAMENTE EFICAZES

Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes

O objetivo principal do livro é quebrar paradigmas e mudar a forma

que encaramos os objetivos que a vida nos propõe.

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

1 – Seja pró-ativo

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

2 – Comece com o

objetivo em Mente

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

3 – Primeiro o mais

importante

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

4 – Pense em

Ganha/Ganha

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

5 – Procure primeiro

compreender, depois

ser compreendido

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

6 – Tenha sinergia

(o todo é mais

importante que as

partes)

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

7 – Afine o

Instrumento

(Renovação)

Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes

“O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto

saiba usá-lo pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.”

O que fazer com o tempo ganho?O que fazer com o tempo ganho?

O que fazer com o tempo ganho?

O que fazer com o tempo ganho?

• Leia aqueles artigos importantes que estão se acumu lando em sua

mesa;

• Redescubra-se como gerente e como pessoa;

• Procure concentrar-se em tarefas de intelecto mult iplicadoras;

• Pense na qualidade dos serviços prestados e como me lhorá-las;

• Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos

da área frente à novas tecnologias;

• Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os d emais gerentes

da corporação e funcionários em geral.

• E o mais importante...

O que fazer com o tempo ganho?

……Viva Viva intensamenteintensamente……

……poispois a a vidavida éé um um espetespetááculoculo imperdimperdíívelvel!!

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