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Atualização CTRA0014

Copyright 2011. Todos os di rei tos reservados .Control Informática .Versão 3.0 Gerada em 31/10/2011

Retaguarda e ParametrizaçãoImplementação, parâmetros, configuração e preparação de ambiente

Módulos de gestão e automação de força de vendas

2Manual Atualização CTRA0014

Índice

Capítulo I Introdução

Capítulo II Glossário

Capítulo III Fluxo Operacional

Capítulo IV Preparação de Ambiente

................................................................................................................................... 61 Atualização do sistema de Gestão

................................................................................................................................... 72 Atualização Palmtop

................................................................................................................................... 73 MasterCross

Capítulo V Atualização do sistema

................................................................................................................................... 81 Download do arquivo de atualização

................................................................................................................................... 92 Atualizando o módulo de gestão

................................................................................................................................... 113 Pontos Importantes

Capítulo VI Conversão de arquivos

................................................................................................................................... 121 Conversão

................................................................................................................................... 132 Pontos Importantes

Capítulo VII O que mudou?

................................................................................................................................... 151 Cadastro de canais

................................................................................................................................... 162 Cadastro de Produtos

................................................................................................................................... 173 Cadastro de ocorrências

................................................................................................................................... 184 Cadastro de Natureza de Operação

................................................................................................................................... 195 Cadastros Diversos

................................................................................................................................... 216 Resumo Mudanças

Manual Atualização CTRA0014 3

1 Introdução

O presente manual descreve os principais tópicos do processo de atualização da CTRA14.

Trata-se da atualização de praticamente todos os programas do sistema, em função dasdiversas alterações realizadas no sistema em função da amplicação do tamanho de algunscampos pré-existentes no sistema bem como a criação de outros.

Visualmente, a maior modificação sofrida pelo sistema está nesta ampliação dos campos,porém, internamente diversos processos foram otimizados, melhorando a performanceinterna do sistema e implementando alguns padrões de desenvolvimento visando agilizarfuturos processos de desenvolvimento, garantindo maior velocidade em implementaçõesfuturas.

Este manual serve como passagem do conhecimento para execução do processo deatualização do sistema, garantindo que as equipes de suporte interno e externo adquiram oconhecimento necessário para sua execução junto aos nossos clientes.

Esta atualização é fruto do esforço de toda a equipe de projetos, desenvolvimento, testes esuporte interno e externo, onde procuramos estabelecer alguns novos conceitos no que dizrespeito ao processo de especificação, desenvolvimento, execução de testes de aceite epilotos de avaliação.

Como todo processo realizado por seres humanos, não está isenta de falhas, porém,procuramos minimizá-las o máximo possível.

Recomendamos a leitura deste documento antes da implementação das rotinas deatualização do sistema.

PALAVRAS CHAVE: Atualização, Pacotes, ERP Control, Controle de mudanças

Atenciosamente

Equipe de ProjetosControl Informática Ltda.


2 Glossário

Este capítulo descreve os principais termos utilizados neste manual.

S.F.A.: Acrônimo de Sales Force Automation ou Automação de força de vendas, trata-se deum software especialmente escrito para utilização em dispositivos móveis.

P.D.A.: Personal digital assistants ou Assistente Pessoal Digital, é um computador dedimensões reduzidas, dotado de grande capacidade computacional, também conhecidocomo PalmTop.

E.R.P.: Enterprise Resource Planning ou SIGE - Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, noBrasil, é o termo que descreve uma série de atividades de gestão empresarial suportadas poraplicações de IT. Estas são compostas de muitos módulos, incluindo planejamento deproduto, compras, estoque, relacionamento com fornecedores, atendimento ao cliente eacompanhamento de pedidos.


3 Fluxo Operacional

Este capítulo descreve os processos envolvidos na execução da atualização.


4 Preparação de Ambiente

Este capítulo descreve os passos necessários para atualização do ERP Control e do módulode automação de força de vendas.

4.1 Atualização do sistema de Gestão

O processo de atualização do sistema de gestão permanece inalterado, processo esse queconsiste em:

1. Baixar o arquivo de atualização no site da Control (Link enviado por email)2. Verificar espaço disponível em disco rígido (requisito: o triplo do tamanho da pasta SOF

livres !)3. Isolar a CPU da rede afim de não ter interferência de outros usuários

4. Esvaziar a pasta SOF \ TEMP pois a atualização trabalha com ela.

5. Ajustar o sistema Operacional para não haver Hibernação ou Proteção de tela

6. Garantir que todos os usuários estejam fora do sistema7. Executar Backup Full do sistema, independente de rotina de backup existente na

revenda.8. Executar limpeza na base de dados excluindo arquivos desnecessários ou qualquer outro

que não tenha relação com o sistema.9. Executar o .CCA por pastas no sistemas10.Rodar um VUTIL -C em todas as pastas. Caso encontre arquivos corrompindos execute o

VUTIL -R no arquivo.11.Salvar o arquivo CTRA0014A.arj no diretório ?:\SOF\RX onde "?" corresponde ao drive da

rede onde se encontra a pasta SOF/RX12.Executar no módulo de vendas a opção ATUALIZA PROGRAMAS / ARQUIVOS e aguardar o

término da atualização

Todos os programas serão atualizados automaticamente pelo sistema.


4.2 Atualização Palmtop

A atualização do coletor na base do ERP é efetuada automaticamente pelo processo deatualização, porém, ainda se faz necessário atualizar a aplicação nos equipamentosutilizados pela equipe de vendas.

Existem alguns pontos de atenção com relação a atualização no coletor que devem sertratados antes de iniciar esse processo, que são:

· Vendedores que não retornam a base diariamente utilizando M3 para transmissão.· TODOS os vendedores devem ter efetuado a descarga dos pedidos.· TODOS os pedidos remetidos via M3 já devem ter sido processados· TODOS os equipamentos devem estar em sua empresa.· TODOS os equipamentos deverão ter a pasta SOF excluída assim como as demais pastas

auxiliares do M3.

Após isso você deverá executar a geração de cargas do palmtop no módulo de gestão e viatransfer efetuar a instalação do coletor. Nesse processo o novo coletor será transferido parao sistema.

Para verificar se a nova versão foi instalada proceda da seguinte forma:

· Abra o coletorp no PDA· A versão será exibida na tela de abertura. Verifique se a versão bate com a informada no

pacote de atualização.

Outra forma de verificar é após a abertura do coletor clicar na opção MENU -> SOBRE ->SOBRE O COLETORPA versão exibida deve conter ao seu final a sigla INT

4.3 MasterCross

Em função da atualização do tamanho de alguns campos no sistema de gestão seránecessário instalar a nova versão do Mastercross / Action presente em sua empresa.

Para isso entre em contato com o departamento de Business Inteligence da Control paramaiores detalhes sobre a instalação do Mastercross / Action em sua empresa.


5 Atualização do sistema

Este capítulo descreve os passos necessários para efetuar a atualização do sistema.

O processo está dividido em efetuar o download do arquivo de atualização CTRA0014a.arj,atualizar o ERP Control, efetuar a geração da carga de dados do SFA e atualizar o SFA.

A CTRA0014 foi desenvolvida para atender as contantes solicitações de clientes relativas aampliação de campos de cadastros do sistema , não podendo ser considerada apenas comoum pacote de atualização do sistema, e sim como uma “conversão” de todo o SistemaControl.

Essa atualização, diferente das demais, converte diversos dados do sistema e atualiza amaioria dos seus programas.

Para atualizar a 14 é imprescindível tomar alguns cuidados devido se tratar de um SistemaNovo e Convertido. Toda atenção e paciência se faz necessária, não sendo permitido pularnenhum dos passos da implantação.

Como pré requisito para execução se faz necessário que o ERP Control já esteja naversão CTRA0013c.arjCaso não esteja nesta versão ou inferior atualize o sistema para esta versão antes deatualizar para a CTRA0014a,arj

5.1 Download do arquivo de atualização

O download do arquivo de atualização segue o padrão da Control; Você irá receber um linkde atualização por email, devendo baixar o arquivo e salvá-lo na pasta SOF\ RX , em seguidaacessando o menu Especiais / Atualiza Programas-Arquivos.

Antes de executar qualquer rotina de atualização do sistema certifique-se de que asorientações previstas no capítulo Preparação de Ambiente foram seguidas à risca.


5.2 Atualizando o módulo de gestão

Para iniciar o processo de atualização siga os procedimentos abaixo:

Pré condições:

1. Fase de preparação de ambiente concluída2. Download do arquivo executado.

Após isso Clique em Especiais -> Atualiza Programas/Arquivos


Mesmo se aparecer algum tipo de erro semelhante ao da imagem na próxima página ,devemos prosseguir com o procedimento padrão de atualização, acessamos o sistemanovamente e tentamos novamente pelo menu: Especiais / Atualiza.

Você deverá executar a rotina de atualização até momento em que o sistema de gestão forencerrado. Ao abrir novamente o sistema irá executar uma rotina de conversão dosparâmetros e exibir a mensagem abaixo:


5.3 Pontos Importantes

É importante ressaltar que caso o sistema seja fechado de forma abrupta durante aexecução da atualização, conforme figura abaixo, pode ser que ao tentar reabrir o sistemaseja apresentado algum erro (39 - Estrutura ou mismatched).

Nesse caso retorne o backup da pasta SOF e reinicie o processo de atualização.


6 Conversão de arquivos

Este capítulo descreve os passos necessários para efetuar a conversão do sistema. A conversão dos arquivos será iniciada de forma automática.

6.1 Conversão

Ao acessar o Vendas pela primeira vez após a atualização será executado uma críticaconversão dos dados do Sistema Control, sendo, Cadastros Diversos e Arquivos deMovimentações do módulo vendas e alguns arquivos do livro fiscal.

Ao término , o responsável deverá acessar cada um dos módulos CTR e executar o verifica cria arquivos porperíodo , pois tem arquivos mensais e anuais por todo sistema e por isso nenhum deles pode ficar de fora daconversão da CTRA0014. Este procedimento de conversão é realizado a partir da data de primeiramovimentação do sistema, uma dica é consultar o primeiro pedido da distribuidora afim de descobir a datade início da movimentação.


6.2 Pontos Importantes

Conversão

Lê: Arquivo original do layout CTRA0013Grava: Arquivo do novo layout CTRA0014 convertido e com nome NOVO-Backup Original: Cópia fiel do arquivo original CTRA0013 com nome BKP-

Ordem de execução: Primeiro a conversão faz uma cópia do arquivo original , criando oarquivo BKP- na pasta temporária, em seguida o sistema já cria o arquivo do novo layoutcom o nome NOVO- na mesma pasta do original.Se o BKP e o arquivo NOVO estiverem ok , dai por fim a conversão EXCLUI o arquivo original ,e em seguida renomeia o nome do arquivo convertido retirando a palavra NOVO- ,sobrando-se então na pasta um arquivo convertido.

Caso encontre algum arquivo com nome NOVO- no sistema , é porque a conversão não secompletou para este arquivo , pois não deverá existir nenhum com nome NOVO-


Alguns arquivos podem estar bloqueados, com atributos e até corrompidos com erro FS 98 ,eles não serão convertidos e dependendo da importância deste arquivo , a atualização podesofrer complicações.

Fica então a dica para verificar o sistema com o VUTIL32 -C para descobrir se tem mesmoarquivos corrompidos ou bloqueados por atributo.

Se por algum motivo o sistema for interrompido/encerrado durante a conversão de umarquivo você deverá retornar o arquivo BKP- e entrar no sistema novamente para continuar aconversão.


7 O que mudou?

Este capítulo descreve o estado do sistema após a atualização CTRA0014a.arj

7.1 Cadastro de canais

Campo 01 - Código do canal passa a receber conteúdo Alfanumérico.Campo 04 - Grupo de canal passa a receber conteúdo Alfanumérico.

Campo 01 - Código do Grupo passa a receber conteúdo Alfanumérico.


7.2 Cadastro de Produtos

Campo 105 - Código reduzido passa de 04 para 10 posições


7.3 Cadastro de ocorrências

Código de Ocorrências passa de 02 para 03 posições


7.4 Cadastro de Natureza de Operação

Código da Natureza de operação passa de 02 para 03 posições


7.5 Cadastros Diversos

Campo 01 - Código do Motivo aumentou de 02 para 03 posições e passa a receber conteúdoAlfanumérico.

Campo 01 - Código do Motivo aumentou de 01 para 03 posições e passa a receber conteúdoAlfanumérico.


Campo 01 - Código do Motivo aumentou de 02 para 03 posições.




7.6 Resumo Mudanças

Arquivos com a estrutura antiga e nova após conversão do sistema

Versão Conversão Antiga Nova

NF ESPECIE XXX XXXXXX

NF SERIE XX XXX

NF NR 9(7) 9(9)

CÓDIGO REDUZIDO PRODUTO 9(4) 9(10)

CÓDIGO BONIFICAÇÃO BWS 99 999

CÓDIGO BONIFICAÇÃO BWD 99 999

CANAL 99 XX

GRUPO DE CANAL 99 XX

GRUPO DE FAMILIA 99 999

NATUREZA OPERAÇÃO 99 999

CÓDIGO OCORRENCIA 99 999

NOME REDUZIDO OCORRENCIA X(6) X(11)

CÓDIGO BLOQUEIO PEDIDO 99 999

MOTIVO BLOQUEIO CLIENTE X XXX

MOTIVO NÃO PESQUISA X XXX

MOTIVO TROCA 99 XXX

MOTIVO NÃO COMPRA X XXX

CÓDIGO DEVOLUÇÃO 99 XXX

UNIDADE FATURAMENTO XX XXX

ITEM DE PEDIDO 99 999

ITEM PEDIDO FATURADO 99 999

CEV (VDCEVTIP/PEN/EST) 99 XXX

Onde XXX – Alfa numérico 999 – Numérico

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