Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento

Cláudia Hofart Guzzo@claudiaguzzo

Programa 1/2

•Inovação▫Que é e como começar▫O processo de inovação

•Projetos X Processos•Projetos e gestão de projetos•Metodologias e boas práticas de gestão de

projetos▫O PMBok

Programa 2/2

•Atividade prática•Troca de idéias sobre GP:

▫Outras metodologias; ▫Softwares; ▫Experiências;

•Para ir além: ▫Literatura selecionada▫Cases

Inovação

•A palabra “inovar” deriva do latim “in+novare”, que significa “fazer novo”, renovar ou alterar.

Valls (2013) - http://abmeseduca.com/?p=6354

Inovação

Informação

•A inovação pode ser gerida, desde que se saiba para onde e como olhar.

•Para a fazer acontecer é necessária a busca constante de novas oportunidades.

•Encontrar essas oportunidades e transformá-las em soluções exige uma grande disciplina

Peter Drucker

Os grandes princípios da inovação A inovação sistemática e intencional inicia com a análise das fontes de novas oportunidades.

• Atenção ao mercado. Possíveis inovadores precisam de ver, perguntar e ouvir.

• Simplicidade. Para ser eficaz, uma inovação deve ser simples. ▫ «Isto é óbvio! Por que motivo não pensei nisso? É tão simples!»

• Especificidade. Inovações eficazes começam pequenas, tentam fazer algo específico. ▫ Ideias que «revolucionam uma indústria» dificilmente funcionam.

• Aspiração à liderança. Se uma inovação não aspirar à liderança desde o início, é pouco provável que seja inovadora o suficiente.

• Persistência. Inovação requer mais trabalho do que genialidade. ▫ Exige conhecimento talento, ingenuidade e conhecimento. ▫ Mas quando tudo está dito e feito, o que a inovação exige é trabalho árduo, centralizado

e intencional.

Inovação (a não fazer)

•Não pense que sabe mais do que os outros;

•Não diversifique, não perca o rumo e não tente fazer demasiadas tarefas de uma só vez;

•Não tente inovar para o futuro. Inove para o presente!

Funil da inovação(Clark e Wheelwright (1993)

Senão se sabe o que se quer, não há como ter um projeto de sucesso. Portanto, faça sempre a pertunta certa:

=> É necessário compreender o problema para dar uma boa solução!

=> A solução deve ser o foco do projeto!

Já sabe o que necessita?

•Hora de definir▫Por quê?

Por que fazer o projeto (history)▫O quê?▫Como?

O processo de inovação

•Compartilhar informação antes de tomar decisões;

•Prestar atenção para a implementação, não somente nas idéias;

•Reconhecer que projetos inovadores pode ser gerenciados de forma diferente que processos de rotina;

Projeto Processo

Diferença entre projeto e processo

• Um esforço temporal e único;• Uma equipe planeja e executa

o projeto;• Desbrava âmbitos que podem

ser desconhecidos;• Utiliza uma equipe

multidisciplinar;• Finaliza uma equipe

multidisciplinar;• Finaliza com um resultado

único e específico.

• Exemplo: Incorporação de eBooks no acervo da Biblioteca.

• Um esforço contínuo, estável, repetitivo e consistente;

• As pessoas realizam as mesmas tarefas em cada ciclo do processo;

• O controle de produtividade se estabelece de acordo com as metas de produção;

• Não requer uma equipe multidisciplinar;

• Produto padrão.

• Exemplo: Rotina de empréstimos dos eBooks no acervo da Biblioteca segundo a política definida no projeto.

Fuente: http://kessia.blogs.unipar.br/files/2009/03/diferencas-em-projeto-e-processos.pdf

Projeto• Esforço temporário para criar um produto ou

serviço único (PMI, 2013)

• Grupo de atividades coordenadas e controladas com datas de início e fim, empreendido para alcançar um objetivo de acordo a requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custos e recursos (ISO 10006, 2003)

Vantagens dos projetos

•Ajudam a dar a entender (e vender) idéias, argumentos, custos, volumes de trabalho, etc..

•Organizam e sistematizam a execução de atividades.

Gestão de projetos• A gestão de projetos corresponde ao

planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos de um projeto em uma busca contínua para alcançar todas as suas metas (ISO 10006, 2003).

• Além de desejar o cumprimento dos objetivos do projeto no tempo, custo, nível de tecnologia e desempenho e uso dos recursos planejados, a gestão de prjetos sempre busca satisfazer ou superar as necessidades e expectativas dos clientes (stakeholders) (Kerzner, 2011).

Glossário em gestão de projetos• Kick off• Budget• EAP / WBS• Stakeholder• Lessons Learned• Programa• Portfólio• Restrições• Milestones• KPIs• Mudança de escopo• Premissas e restrições• Requisitos

• http://www.tjrj.jus.br/documents/10136/1393593/glossario-geren-proj-cnj.pdf

• https://en.wikipedia.org/wiki/Glossary_of_project_management

Metodologias de Gestão de Projetos

• Década de 90 – expansão dos “Guias de Conhecimento” (Body of Knowledges – BoKs) com foco em boas práticas;▫conjuntos de métodos propostos por institutos ou

associações profissionais de gestão de projetos;▫Se estruturan nas habilidades ou áreas de

conhecimento e processos, recomendando sistemáticas de projetos.

• Uma sistemática de projeto pode contar de métodos, ferramentas e planilhas para ajudar a equipe de projeto no planejamento e execução de projetos.

El guia PMBok

•Project Management Institute – Body of Knowledge

• 5 grupos de procesos• 10 Áreas de conocimiento

Conjunto de conhecimentos

Grupos de processos do PMBok

Áreas do conheciment

o

Integração

Alcance

Tempo

Custos

Qualidade

Recursos humanos

Comunicações

Riscos

Aquisições

Partes interessada

s

As 10 áreas de Conhecimento do PMBOK

Gerenciar um projeto inclui

•Identificação das necessidades;•Estabeleciemento de objetivos claros e

alcançáveis;•Balanceamento das prioridades e

demandas conflitantes.

O triângulo de ferro

Definir escopo

•Definição das atividades envolvidas e as maiores entregas (marcos – milestones)

•Divisão dos milestones e atividades do projeto em componentes menores (possibilidade de melhor gerenciamento)

•O que entra – e o que não entra – no projeto.

•Estrutura Analítica do Projeto – EAP (workbreakdow structure – WBS)

oficinadanet.com.br

Gestão do tempo

•Ordenar as atividades•Estimar recursos necessários para cada

atividade•Estimar tempo necessário para cada

atividade•Desenvolvimento do cronograma•Controle do cronograma

Actividad Fecha Inicial

Fecha Final Responsable

Predecessor

1. Comprar dominio y servicio hosting

01/02/2013

02/02/2013

Pedro

2. Configurar servidor e instalar software

03/02/2013

05/02/203

José

3. Testes 06/02/2013

12/02/2013

Maria 2

4. Carga de contenidos tipo 1 14/02/2013

28/02/2013

Maria, Ana, Gloria

3

5. Carga de contenidos tipo 2 02/03/2013

31/03/2013

4

6. Carga de contenidos tipo 3 01/04/2013

14/06/2013

4

7 !

Evento de presentación del producto

01/03/2013

01/03/2013

4

8 !

Cierre del proyecto 15/06/2013

15/06/2013

6

Gestão dos custos• Materiais que precisam ser comprados;• Contratação de serviços;

E posto que tempo é dinheiro…

Quantidade de horas de cada profissional envolvido no projeto (calcular individualmente para cada atividade)

X Custo hora de cada profissional (salário mensal/ media

de horas trabajadas por mes)= custo de execução das atividades

Gestão da QualidadeSucesso em gestão de projetos

Eficiencia Cronograma, Custos, lucro

Impacto para o cliente

Atenção aos requisitos, satisfação dos clientes, reconhecimento de marca

Impacto para a equipe

Satisfação da equipe, desenvolvimento de capacidades, retenção de pessoal

Negócio e sucesso direto

Vendas, lucros, fluxo de caixa, qualidade do serviço, atenção a legislação

Preparação para o futuro

Tecnologia nova, mercado novo,nova competência, nova capacidade organizacional

Resumo• A inovação começa com informação

▫ comprender o problema para dar uma boa solução!• Definição do alcance do projeto

▫ A solução deve ser o foco do projeto• Cada projeto requer níveis diferenciados de gestão

• O básico: Triángulo de Ferro▫ Alcance – Tempo – Custo Qualidade

Indicadores de Sucesso definidos para o projeto

Áreas do conheciment

o

Integração

Escopo

Tempo

Custos

Qualidade

Recursos humanos

Comunicações

Riscos

Aquisições

Partes interessada

s

As 10 áreas de Conhecimento do PMBOK

•Inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento.

•O gerente do projeto age como integrador dos processos e das pessoas.▫Desenvolver o termo de abertura do projeto

(autorização de um projeto ou fase e documentação dos requisitos iniciais).

Integração

Termo de abertura do projeto (project charter)

http://projetofazendohistoria.blogspot.com.br/

• Garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para terminar o projeto com sucesso.Preocupa-se principalmente em definir e controlar o que está incluso no projeto e o que não está.▫Coletar requisitos▫Definir escopo▫Elaborar EAP (Estrutura Analítica do Projeto / WBS

– Work Breakdown Structure) ferramenta básica da gestão de escopo, uma estrutura

gráfica que visa detalhar os entregáveis do projeto, blocos de trabalho envolvidos na realização do projeto

Escopo

EAP

• Processos relativos ao término do projeto no prazo correto▫Definir Atividades.▫Sequenciar as Atividades.▫Estimar os Recursos da Atividade.▫Estimar as Durações da Atividade.▫Desenvolver o Cronograma.▫Controlar o Cronograma.

Tempo

•Processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.▫Estimar Custos.▫Determinar o Orçamento.▫Controlar Custos.

Custos

• Garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.

• Estes processos determinam padrões ou normas de qualidade que devem ser seguidos durante o projeto, realizam a auditoria da qualidade, ou seja, se o trabalho esta sendo seguido conforme foi planejado, e garantem que o que está sendo entregue está de acordo com os padrões e normas pré-definidos.

Qualidade

• Processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

• Tem como objetivo determinar ▫os tipos e o perfil dos profissionais, ▫hierarquia desses profissionais ▫quem é responsável pelo o que no projeto quando ele

estiver em execução, ▫como mobilizar as pessoas que foram requisitadas no

projeto, ▫o treinamento da equipe ▫a integração e geração de conhecimento ▫como resolver conflitos antes que eles afetem o projeto

Recursos humanos

• Processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada.

• Determinam:▫ quem está envolvido no projeto, ▫ como as comunicações vão ocorrer quando o projeto iniciar ▫ O tipo de informações geradas, quem é o responsável, qual

o meio, ▫ Quem receberá as informações geradas, qual a

periodicidade, ▫ Como serão distribuídas as informações, como podemos

gerenciar as expectativas dos interessados medindo o grau de satisfação ou insatisfação das pessoas interessadas,

• Relatórios que permitam o acompanhamento e controle do que está acontecendo com o tempo, custo, escopo, etc.

Comunicações

• Tem como objetivo determinar:▫como os riscos serão identificados, analisados ▫como as respostas serão planejadas▫como risco será planejado,

• Cria-se uma lista de riscos identificados no projeto com diversas técnicas que ajudam a gerar essa lista de riscos▫Busca-se priorizar os riscos com base no grau

de criticidade

Riscos

•Busca determinar:▫O que se quer adquirir, de quem se quer

adquirir, receber as resposta dos fornecedores e selecionar o fornecedor,

▫Como se dará o gerenciamento dos contratos, pagamentos, se as entregas estão de acordo com o que foi estabelecido, pagar o fornecedor, e por último formalizar a finalização do contrato.

Aquisições

•Maior mudança na 5ª. Edição (2013): gerenciamento dos stakeholders

• Identificar as partes interessadas, seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto;

•Desenvolver estratégias para quebrar as resistências e garantir engajamento;

•Comunicar e interagir com as partes interessadas para atender suas necessidades e solucionar as questões quando ocorrem.

Partes interessada

s

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Literatura recomendada

• Cortez, Edwin M., Colon-Aguirre, Monica. “What Libraries and Information Professionals Can Learn from Knowledge and Project Management.” Porto, Portugal. 17TH BOBCATSSS Symposium. January 28-30, 2009.

• Horwath, Jenn Anne. How Do We Manage? Project Management in Libraries: An Investigation. Partnership: the Canadian Journal of Library and Information Practice and Research, vol. 7, no. 1 (2012).

• Kinkus, Jane. Project Management Skills: A Literature Review and Content Analysis of Librarian Position Announcements. College & Research Libraries, July 2007.

Cases• Atkins, Stephanie. "Projecting success: effective project management in academic libraries."

Proceedings of the IATUL Conferences. Paper 1. (2004).

• Chambers, Shirley; Perrow, David. Introducing project management techniques to the Robinson Library, University of Newcastle. Journal of Librarianship and Information Science December 1998 vol. 30 no. 4 249-258

• Greene, J. Project Management and Institutional Repositories: A Case Study at University College Dublin Library. New Review of Academic Librarianship. Volume 16, Supplement 1, 2010.

Saiba também

Scrum• Metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de

software.• Os projetos são dividos em iterações ou ciclos (tipicamente

mensais) chamados de Sprints. O Sprint representa um Time Box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado.

• As funcionalidades a serem implementadas em um projeto são mantidas em uma lista que é conhecida como Product Backlog. No início de cada Sprint, faz-se um Sprint Planning Meeting, ou seja, uma reunião de planejamento na qual o Product Owner prioriza os itens do Product Backlog e a equipe seleciona as atividades que ela será capaz de implementar durante o Sprint que se inicia. As tarefas alocadas em um Sprint são transferidas do Product Backlog para o Sprint Backlog.

Considerações finais• A diferença entre o gerente de projetos bom e

o ruim as vezes pode ser descrita em 2 palavras: planejamento e controle.

• A base de poder do gerente de projetos emana de seu:▫Conhecimento (técnico ou de gestão);▫Credibilidade com empregados;▫Capacidade sólida de tomada de decisões.

• O último item normalmente é o preferido. Se o GP é considerado um tomador de decisões seguro então os funcionários normalmente dão ao GP uma grande qtade de poder sobre eles.

•“Project managers, in other words, ‘plan the work and work the plan’ from start to finish.”

Keach, Jennifer A. Project Management as a Core Competency for Librarians. November 26, 2012.

Sucesso!

Obrigada!

Cláudia Guzzo

claudia@guzzoprojetos.com

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@claudiaguzzo