Carlos/ Claudio, Dando continuidade à política de qualidade do cadastro do processo administrativo nos protocolos descentralizados, monitoramos os protocolos da CCF, CGC, CGP, CGO, COR e SUB-RIOAGUAS. O monitoramento é realizado a partir da medição de três pontos de controle, quais sejam o preenchimento correto dos campos assunto, documento identificador e requerente. O objetivo principal desse trabalho é indicar a situação do cadastro do processo no órgão, permitindo ao gestor uma ação pontual para alcançar mais qualidade nesse serviço. O material colhido refere-se ao período de junho a agosto de 2008. Vale lembrar que os protocolos descentralizados não serão monitorados de forma contínua. Em anexo seguem os gráficos demonstrativos da conformidade dos indicadores medidos e orientações para as principais falhas encontradas. Qualquer dúvida estamos à disposição, pedimos divulgar a informação entre os órgãos envolvidos.

Ponto de Controle Protoc_SMO.xls Orientação_SMO.doc Atenciosamente, Denise Malagoli Vaz Gestora do SICOP Prédio Anexo - 10º andar - Ala B Tel.: (21) 2503-3602 E-mail: suportesicop.sma@pcrj.rj.gov.br Visite nosso site http://smaonline.rio.rj.gov.br/documentos/CSRH/sicop/index.asp

MONITORAMENTO DE CADASTRO DE PROCESSOS Ponto de Controle: Doc. Ident

Junho a Agosto/2008

ÓRGÃO AMOSTRAGEM JUN JUL AGO CONFORMIDADE %

CCF 30 0 0 0 0 0%

CGC 90 20 13 14 47 52%

CGP 63 11 6 6 23 37%

CGO 49 0 0 0 0 0%

COR 90 0 0 0 0 0%

SUB-RioAguas 86 18 0 26 44 51% Fonte: Sistema SICOP/Arq 2001

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MONITORAMENTO DE CADASTRO DE PROCESSOSPonto de Controle: Doc. Ident.

Jun. a Ago./2008

CCF CGC CGP CGO COR SUB- Ri oAguas

MONITORAMENTO DE CADASTRO DE PROCESSOS Ponto de Controle: Requerente

Junho a Agosto/2008

ÓRGÃO AMOSTRAGEM JUN JUL AGO CONFORMIDADE %

CCF 30 13 12 3 28 93%

CGC 90 13 17 11 41 46%

CGP 63 13 17 11 41 65%

CGO 49 20 8 11 39 80%

COR 90 25 27 17 69 77%

SUB-RioAguas 90 22 29 30 81 90% Fonte: Sistema SICOP/Arq 2001

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MONITORAMENTO DE CADASTRO DE PROCESSOSPonto de Controle: Requerente

Jun. a Ago./2008

C CF CGC CGP CGO COR S U B- R i oAgua s

MONITORAMENTO DE CADASTRO DE PROCESSOS Ponto de Controle: Assunto

Junho a Agosto/2008

ÓRGÃO AMOSTRAGEM JUN JUL AGO CONFORMIDADE %

CCF 30 1 4 2 7 23%

CGC 90 25 19 16 60 67%

CGP 63 12 25 9 46 73%

CGO 49 25 5 1 31 63%

COR 90 30 10 29 69 77%

SUB-RioAguas 90 26 27 27 80 89% Fonte: Sistema SICOP/Arq 2001

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MONITORAMENTO DE CADASTRO DE PROCESSOSPonto de Controle: Assunto

Jul. a Ago./2008

CC F C GC C GP C GO C OR S UB - Ri oA gua s

I. PRINCIPAIS FALHAS REFERENTES AO CÓDIGO DE ASSUNTO � Assuntos criados especificamente para a SMO e que devem ser utilizados

para a atividade fim dessa Secretaria. 70200 LICENCIAMENTO DE SERVIÇOS FUNERARIOS 70201 FISCALIZACAO DE SERVICOS FUNERARIOS - CANCELAMENTO DE AUTO DE

INFRACAO 70400 LICENCA PARA OBRAS - VIAS PUBLICAS 70401 LICENCA PARA OBRAS - ATENDIMENTO AO CONSUMIDOR 70402 LICENCA PARA OBRAS - REPAROS EM VIAS PUBLICAS 70403 LICENCA PARA OBRAS - REPAROS DE EMERGENCIA EM VIAS PUBLICAS 70404 LICENCA PARA OBRAS - SUBSTITUICAO DE PREO 70420 FISCALIZACAO DE OBRAS - CANCELAMENTO DE AUTO DE INFRACAO 70430 PERMISSAO DE USO - OBRAS DE ARTE E VIAS PUBLICAS 75001 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - CONCESSAO DE FNA 75002 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - CONCESSAO DE COTA DE GREIDE 75003 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - DECLARACAO DE ESGOTAMENTO

PLUVIAL 75004 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - CADASTRO DE FIRMA 75005 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - CADASTRO DE ENGENHEIRO

RESPONSAVEL 75006 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - PROJETO DE GREIDE E GAP -

APROVACAO 75008 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - CONSULTA PREVIA 75009 LICENCIAMENTO DE DRENAGEM URBANA - ACEITACAO DE CADASTRO 75015 DRENAGEM URBANA - APROVACAO DE PROJETO 75030 LICENCIAMENTO DE ESGOTAMENTO SANITARIO - DECLARACAO DE POSSIBILIDADE 75031 LICENCIAMENTO DE ESGOTAMENTO SANITARIO - LIGACAO PREDIAL DE ESGOTO 75040 ESGOTAMENTO SANITARIO - REGULARIZACAO DE PROJETO 75100 FISCALIZACAO DE DRENAGEM URBANA - CANCELAMENTO DE AUTO DE INFRACAO � Outros assuntos � Prestação de contas de qualquer natureza � 29016 - PRESTACAO DE CONTAS

� Aquisição de Material/Prestação de Serviço � 02001 - AQUISICAO DE MATERIAL � 05020 - PRESTACAO DE SERVICOS � Capacitação profissional � 04397 - CURSO (CITAR) � 04396 - TREINAMENTO (CITAR) � 04426 - TREINAMENTO C/ DISPENSA DE PONTO (CITAR) � Pedidos referentes a orçamento � 29038 - CREDITO ESPECIAL � 29010 - CREDITO SUPLEMENTAR � 29014 - EXECUCAO ORCAMENTARIA � 01022 – DESCONTINGENCIAMENTO � 29024 - REMANEJAMENTO DE VERBA � 29039 - FUNDO DE RESERVA ORCAMENTARIA – LIBERACAO

� Termo de Compromisso � 10091 - TERMO DE COMPROMISSO (CITAR) � Controle de Almoxarifado � 02035 - DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTACAO DE ESTOQUE � 02022 - BENS DE CONSUMO � 02024 - BENS DE CONSUMO - BAIXA � 02025 - BENS DE CONSUMO - AVALIACAO � 02026 - BENS DE CONSUMO - CESSAO � Caução � 05085 - GARANTIA CONTRATUAL - DEPOSITO � 05086 - GARANTIA CONTRATUAL - DEVOLUCAO � 05087 - GARANTIA CONTRATUAL - SUBSTITUICAO

� Pagamento de fatura � 05028 - PAGAMENTO DE FATURA � Contrato � 05001 - CONTRATO � 05002 - CONTRATO - PRORROGACAO � 05003 - CONTRATO - RESCISAO � 05004 - CONTRATO - SUSPENSAO

� Pagamento de jeton/ gratificação � 05077 - PAGAMENTO DE JETON � 04352 - GRATIFICACAO � 04428 - GRATIFICACAO ADICIONAL DE PERICULOSIDADE � 04471 - GRATIFICACAO DE ENCARGOS ESPECIAIS POR ASSISTENCIA TECNICA PERICIAL � 04356 - GRATIFICACAO DE INSALUBRIDADE � 04366 - GRATIFICACAO DE SUBSTITUICAO DE FG/CC � 04360 - GRATIFICACAO PARTICIPACAO EM ORGAO DE DELIBERACAO COLETIVA � 04362 - GRATIFICACAO PELA PRESTACAO DE SERVICOS DATILOGRAFICOS � 04365 - GRATIFICACAO PELA REPRESENTACAO DE GABINETE � 04355 - GRATIFICACAO PELO EXERCICIO DE ENCARGOS � 04367 - GRATIFICACAO PELO TRABALHO NOTURNO

� Aposentadoria por tempo de serviço � 04310 - APOSENTADORIA VOLUNTARIA � Cópia de Documento/ Decreto de provimento � 06145 - COPIA DE DOCUMENTO (CITAR) � 04187 - ATO DE INVESTIDURA - 2. VIA � Alteração em cargo de comissão/Estrutura � 01080 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

II. PREENCHIMENTO DO CAMPO “ REQUERENTE”

O nome do requerente é uma chave de recuperação importante do número do processo a partir da Rotina 3080. Por isso, no momento do cadastro do processo, recomendamos: � O nome do requerente deve ser registrado por completo, sem

abreviações e sem erros. � Não utilize pronome de tratamento ou títulos (Senhor, Senhora, Doutor) antes do nome do requerente, pois essa prática prejudica a busca pelo nome na Rotina 3080. � Não utilize espaço entre as letras, esse hábito dificulta muito a busca do processo pelo nome na Rotina 3080. � Não insira como requerente o objeto do processo (ex. Aquisição de Impressora, Reveillon 2008), esse objeto deve ser definido no código de assunto (ex. 02001 – Aquisição de material; 32004 – Evento Cultural) e o requerente é o órgão que está solicitando o objeto do processo. O complemento do assunto objeto do processo pode ser informado no campo Informação “Complementar”. � No processo de pagamento de fatura, o requerente deve ser a firma que está solicitando o pagamento. � Não insira como requerente o número do documento que inaugura o processo, esse dado deve ser incluído na segunda linha da Rotina 2010, onde devem ser registrados os dados do Documento Inaugural do processo: tipo de documento, número do documento e órgão do documento o que proporcionará a recuperação do número do processo através da Rotina 3120. Nesse caso, o requerente é o órgão emissor do documento que inaugura o processo.

A. Documento Inaugural O documento que inaugura o processo deve ser detalhado na segunda linha da Rotina 2010. O Tipo de Documento, o número do documento seguido do ano sem a barra separadora e o código do órgão do documento. Como identificar o tipo de documento

B. Como identificar o tipo de documento Na Rotina 3220, digite 1 no campo Tipo de Documento Inicial e dê o “enter”. O Sistema mostrará a Tabela de Tipo de Documento e você deverá verificar o código correspondente ao documento inaugural do processo e, então digitar no campo “tipo de documento” na Rotina 2010. Clique aqui para saber Como identificar o código do órgão emissor do documento

C. Como identificar o código do órgão emissor do documento Já na Rotina 3200 é possível consultar o código do órgão emissor do documento. Basta digitar o prefixo da Secretaria, completar com zeros e dar o “enter” para paginar até identificar o código que deve ser lançado na rotina 2010 – Cadastro de Processo. Com esses dados (tipo de documento, número do documento e órgão do documento inaugural) preenchidos corretamente é possível Recuperar o número do processo através da Rotina 3120

D. Recuperar o número do processo através da Rotina 3120 Na Rotina 3120 é possível recuperar o número do processo a partir da informação do número do documento inaugural do processo e do órgão emissor do documento, desde que esses dados tenham sido registrados corretamente na Rotina 2010 – Cadastro de Processo.

III. P REENCHIMENTO DOS CAMPOS “ DOCUMENTO IDENTIFICADOR ” E “ NÚMERO DO

DOCUMENTO IDENTIFICADOR ” O campo “Documento Identificador”, existente na Rotina 2010 – Cadastro de Processo, refere-se ao documento que melhor identifica o requerente e é de preenchimento obrigatório. A tabela do “Documento Identificador” é acessada ao se acionar duplamente a tecla F5, desde que o cursor esteja no campo mencionado e que seu micro esteja devidamente configurado. Utilize o campo de forma correta, de acordo com o requerente do processo. Você vai ver como vai ficar mais fácil realizar a busca do processo na Rotina 3060.

Veja a Tabela de “Documento Identificador”: 1 CPF 2 CNPJ 3 Inscrição Imobiliária 4 Inscrição Municipal 5 Matrícula 6 Número do CASS 7 Notificação (Multa de Trânsito) 8 Número Cadastral do Imóvel 9 Identidade 10 Órgão da Administração Pública

Já o campo “Número do Documento Identificador” deve ser preenchido com o número correspondente do documento registrado no campo “Documento Identificador”.

Exemplo: se o requerente é uma Pessoa Jurídica o campo “Documento Identificador” deve ser preenchido com 2, relativo ao CNPJ e no campo “Número do Documento Identificador” deve ser registrado o número do CNPJ da Empresa. Quando o requerente for órgão da Administração Publica, o “Documento Identificador” deve ser preenchido com 10 e o “Número do Documento Identificador” deve ser preenchido com “9”.

Quando o requerente for pessoa física é possível optar pelo tipo 1 – CPF, ou 9 – Identidade. Quando o requerente for servidor, utilize o tipo 5 – Matrícula. No campo número registre o número do documento selecionado no campo tipo. Não utilize barra separadora e hífens no campo do número. A matrícula deve ser digitada sem o prefixo.