CONTROLADORIA-GERAL DO MUNICÍPIO DE COTRIGUAÇU … · I. INTRODUÇÃO Em atendimento à ......

ESTADO DE MATO GROSSO PREFEITURA DE COTRIGUAÇU

UNIDADE DE CONTROLE INTERNO

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CONTROLADORIA-GERAL DO MUNICÍPIO DE COTRIGUAÇU

RELATÓRIO DE AUDITORIA N° 13/2017 Assunto: Avaliação dos Controles Internos em nível de atividade – Gestão de Frotas

UNIDADE AUDITADA PREFEITURA MUNICIPAL DE COTRIGUAÇU

GESTOR DA UNIDADE JAIR KLASNER

I. INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 003/UCI/2017 apresentamos os resultados dos exames realizados sobre atos e consequentes fatos de gestão, ocorridos na Unidade Auditada, no período de 01/04/2017 a 30/06/2017. II. ESCOPO Os trabalhos foram realizados na Sede da Unidade Auditada, no período de 01/04/2017 a 22/06/2017 em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público, objetivando o acompanhamento preventivo dos atos e fatos de gestão ocorridos no período de abrangência do trabalho. Destaca-se que os exames realizados foram impactados de forma significativa em decorrência da disponibilização intempestiva ou da não disponibilização de documentos e de informações solicitadas formalmente pela equipe de auditoria da CGM. Essa situação impactou na extensão e na profundidade dos exames realizados em relação a todas as áreas analisadas. De acordo com o escopo definido pela equipe de auditoria, e em face dos nossos exames, realizados por amostragem, foram efetuadas as seguintes análises: - Sistema de Controle Interno - Avaliação da estrutura de controles internos em nível de atividade, qual seja, a área de gestão de frotas, abordando aspectos essenciais relacionados às atividades de controle aplicadas sobre uma amostra de processos, abrangendo as categorias de objetivo operacionais e de conformidade da área avaliada. III. RESULTADO DOS TRABALHOS Com base em elementos de conhecimento prévio sobre a unidade auditada e ainda, considerando o Planejamento Anual de Auditoria da Controladoria Geral do Município, apresenta-se a seguir o resultado dos trabalhos de avaliação dos controles internos. 1. ANÁLISE GERENCIAL




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A Administração Pública no desempenho de suas funções deve submeter-se a controles diversos, incluindo os controles que deve exercer sobre seus próprios atos, denominados controles internos. A existência e efetivo funcionamento de sistemas de controles internos nos municípios é uma obrigação estatuída pela Constituição Federal de 1988 (art. 31). A finalidade desses controles é garantir que a administração atue em consonância com princípios constitucionais, como da legalidade e da eficiência, almejando com isso assegurar o melhor aproveitamento dos recursos públicos e a boa qualidade dos serviços prestados à população.

Nesse contexto, este trabalho teve como objetivo avaliar os sistemas de controles internos do município de Cotriguaçu/MT, na atividade de gestão de frotas, bem como fornecer subsídios para estruturá-los e/ou aprimorá-los, em busca da melhoria da governança na gestão municipal.

Neste trabalho, foi utilizado o Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI) para coleta de dados junto ao gestor municipal, no que se refere aos controles internos existentes na atividade de gestão de frotas. O QACI foi confeccionado com base nos conceitos e terminologias constantes nas Normas de Controle Interno do Escritório Geral de Contabilidade dos Estados Unidos (GAO – Ferramenta de Gestão e Avaliação de Controle Interno), que foi construído com fundamento na metodologia delineada no modelo de referência do Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Coso I – Estrutura integrada de controles internos).

Por relevante, cabe destacar que a responsabilidade por conceber, implantar, manter e monitorar controles internos para assegurar os objetivos acima mencionados é da administração do órgão ou entidade pública, cabendo à auditoria interna ou ao órgão de controle interno avaliar a qualidade desses controles.

Ademais, a ausência ou insuficiência dos controles internos representa a principal causa dos achados de auditoria presentes neste relatório, demandando uma atuação preventiva do gestor municipal para implementação de controles adequados e efetivos à atividade de frotas no município de Cotriguaçu/MT.

Cada uma das constatações identificadas por meio da aplicação do Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI) será analisada especificamente na sequência, considerando as fragilidades encontradas, as causas e suas consequências.

a) Deficiências na formalização dos procedimentos (manuais, normas e procedimentos).

Dentre os controles preventivos inerentes às atividades de controle, destaca-se a formalização de procedimentos, uma vez que todas as atividades importantes devem ser documentadas de forma completa e precisa, a fim de que seja fácil rastrear as informações desde o momento de autorização até a conclusão.

Os municípios devem, assim, elaborar normas e manuais com a descrição detalhada dos procedimentos, de forma a orientar seus servidores e empregados e uniformizar os procedimentos adotados na atividade que envolve os equipamentos de transporte, evitando falhas na execução e prejuízos com retrabalho.




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Por meio do Questionário de Avaliação de Controles Internos – QACI aplicado no município de Cotriguaçu/MT, foi possível listar as seguintes fragilidades:

Quadro 1 – Deficiência quanto à formalização dos procedimentos.

Descrição

1. Ausência de normativo estabelecendo atribuições para o gerenciamento da frota municipal, a condição de utilização, pagamento de multas decorrentes de infrações cometidas pelos servidores na condução dos veículos. 2. Inexistência de manual de rotinas e procedimentos para a operacionalização do departamento de frotas, envolvendo desde o cadastramento da frota ao controle de custo da frota municipal. 3. Inexistência de um setor de frotas devidamente instituído e com autonomia para o gerenciamento da frota municipal.

4. Inexistência de um manual de Identidade Visual da frota Municipal.

Fonte: QACI Frotass

A inexistência de normas ou manuais detalhando os procedimentos a serem observados nas atividades do frotas pode levar à execução errônea das atividades e retrabalhos e resultar em danos financeiros ou prática de atos ilegais advindos de falhas nos procedimentos licitatórios para aquisição de material de consumo da frota municipal, a exemplo da não utilização do pregão eletrônico para aquisições de bens comuns constatada no trabalho de fiscalização (Pregão Presencial nº 09/2017); além do risco de aquisição de combustível/peças e outros itens com preços acima do praticado no mercado, em razão da falta de definição de rotinas formalizadas para o julgamento de proposta, entre outras. A ausência de identidade visual da frota municipal pode fazer com que a mesma seja utilizada de forma indevida causando assim prejuízo para os cofres públicos.

b) Deficiências na execução dos controles legais.

Os controles legais são instrumentos de controle preventivo, que, devido à sua importância na prevenção de erros e falhas e desvios, foram inseridos na legislação. Trata-se de um conjunto de regras, descrito na lei ou em normativos infralegais, ou, ainda, em jurisprudência consolidada do TCE ou dos tribunais superiores. Estas regras são essenciais para o controle, sendo obrigatórias para toda a administração pública. A sua inobservância configura irregularidade, demandando correção imediata por parte da entidade.

Após análise das respostas encaminhadas pelo município e do funcionamento do Frotas no município, foram constatadas as seguintes deficiências na execução dos controles legais:

Quadro 2 – Deficiências quanto à execução dos controles legais.

Descrição




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1. Ausência de efetividade do sistema de controle de frotas. 2. Inexistência de arquivos individualizados contendo ficha cadastral e documentação dos equipamentos de transporte do município. 3. Ausência de cientificarão para os servidores sobre a possibilidade dos mesmos serem punidos administrativamente, civilmente ou penalmente. 4. Ausência de capacitação técnica para os servidores municipais. 5. Ausência de controle das infrações de transito e acidentes. 6. Inexistência controle das normas técnicas no ponto de abastecimento.

Fonte: QACI Frotas

Os controles positivados pela lei, normativos infralegais, ou, ainda, em jurisprudência consolidada do TCE ou dos tribunais superiores, foram criados para elevar a segurança de que os princípios da administração pública sejam observados na execução das atividades de controle dos equipamentos de transporte, incluindo suas aquisições e contratações.

Assim sendo, a inobservância e o consequente desvirtuamento dos controles legais apontados neste relatório de fiscalização caracterizam-se como irregularidades que podem ocasionar a má prestação dos serviços públicos, ocasionados pela falta de efetividade do sistema de controle de frotas.

c) Deficiências nos controles gerenciais/acompanhamento das atividades.

O controle gerencial é uma importante ferramenta que visa levar a organização a atingir seus objetivos institucionais. Um controle gerencial eficaz tem por objetivos:

a) produzir informações que possibilitem aos gestores a tomada de decisões, para que a organização atinja os seus objetivos;

b) avaliar o desempenho da organização na execução das suas atividades meio e fim, tomando como parâmetros os conceitos de economicidade, eficiência, eficácia e efetividade, tendo em vista os seus objetivos;

c) avaliar o desempenho dos setores administrativos tendo em vista as suas finalidades organizacionais;

d) avaliar a execução das ações planejadas e programadas para o período.

Após análise das respostas encaminhadas pelo município, foram constatadas as seguintes deficiências na execução dos controles gerenciais:

Quadro 3 – Fragilidades quanto a gestão operacional da frota.

Descrição

1. Inexistência de controle da utilização da frota municipal Ex. (ausência de solicitação para utilização).




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2. Ausência de controle através de rastreamento da frota municipal; 3. Ausência de recolhimento dos equipamentos de transporte em garagem ou pátio. 4- Ausência de identificação dos pneumáticos e de registro da utilização dos mesmos. 5- Ausência de Plano de Manutenção Operacional/ Manutenção Preventiva dos equipamentos de transporte. 6- Ausência de controle de tempo e controle operacional da oficina municipal.

Fonte: QACI Frotas

Por consequência, a inexistência desses controles pode resultar em desperdício de dinheiro público ou com a utilização indevida dos equipamentos que compõem a frota municipal. Somente com um controle gerencial eficaz poderá a Prefeitura de Cotriguaçu/MT se organizar de forma a estabelecer um cronograma adequado de compras, completando os processos licitatórios tempestivamente, sem interrupções e sem atropelos de última hora ocasionando assim uma melhor aplicação dos recursos públicos.

d) Deficiências/ausência de controles preventivos para avaliar a gestão econômica da frota

Diversas atividades específicas do controle podem ser eficazes para avaliar os custos dos equipamentos de transporte de um município, sendo fundamental a existência de um sistema de transporte devidamente consolidado no Município.

Para um melhor gerenciamento da frota municipal é fundamental que os responsáveis conheçam os custos para manter todos os equipamentos de transporte do município, conhecer de forma detalhada todos os custos de tais equipamentos pode gerar uma economia significativa para os cofres públicos.

Por meio QACI aplicado no município de Cotriguaçu/MT, foi possível listar as seguintes fragilidades:

Quadro 4 – Gestão Técnico – Econômico da frota

Descrição

1. Ausência de análise e acompanhamento do custo dos equipamentos de transporte. 2. Ausência de indicadores do desempenho do sistema de transporte no Município. 6- Ausência de política de renovação dos equipamentos de transporte.

7- Ausência de Plano de Aquisição de Equipamentos de transporte.

8- Ausência de Estudo de viabilidade Econômica quando da realização de aluguel

de equipamentos de transporte. Fonte: QACI Frotas

Entende se como fundamental para uma melhor utilização dos recursos públicos quando se fala da utilização dos equipamentos de transporte de um órgão público que seja possível avaliar o custo operacional de todo o sistema de transporte do município, bem como avaliar a situação de cada equipamento que compõem o sistema de transporte.




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2. ACHADOS DE AUDITORIA CONSTATAÇÃO 001 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de ato normativo estabelecendo os critérios de gerenciamento da frota do Município. FATO A atividade de gerenciamento de frotas está sendo desenvolvida sem observar ato normativo. Realizar a normatização das atividades que envolvem o gerenciamento da frota é uma garantia ao principio constitucional da prestação de contas já que toda pessoa física ou jurídica, publica ou privada deve prestar contas dos recursos ou bens que estejam a sua disposição. Conforme se constatou nos papeis de trabalho da presente auditoria o Município de Cotriguaçu possui a Instrução Normativa n° 05/2009, contudo a mesma não encontra se atualizada e os servidores municipais não tem conhecimento da mesma.

CONSTATAÇÃO 002

DESCRIÇÃO SUMÁRIA

Ausência de manual de rotina e procedimentos detalhando ou padronizando as principais atividades envolvidas no gerenciamento da frota.

FATO:

No Município de Cotriguaçu não possui um manual de rotinas e procedimentos que detalha ou padroniza as principais atividades do sistema de transporte municipal, considera – se fundamental a existência de um manual de rotinas e procedimentos.

Ao elaborar um manual de rotinas e procedimentos de forma detalhada o órgão público está demonstrando para os seus colaboradores a forma correta de proceder no sistema de transporte.

O manual de rotinas e procedimentos deve detalhar como deve ser arquivada a documentação envolvendo o sistema de transporte, bem como a instituição de um termo de responsabilidade para os condutores, tal setor ainda deve estar com a quantidade adequada de servidores, com material de expediente á disposição do setor responsável, para assim permitir a execução de forma eficiente das atividades do setor de transporte.

CONSTATAÇÃO 003 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Deficiência no setor responsável pela gestão de frota. FATO Consta no Município apenas um servidor investido no cargo de forma temporária que efetua os lançamentos no sistema, contudo o setor de transporte no município não está adequado de forma correta, precisando de uma adequação para institucionalização dos controles necessários para o bem funcionamento da administração pública.




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Cabe ao departamento de frotas organizar pasta com a documentação dos veículos, as manutenções necessárias, controlar o ponto de abastecimento de combustível, organizar a gestão da oficina municipal e outras atividades que possibilite um melhor funcionamento do sistema de transporte municipal. Deve o setor de transporte municipal também organizar um mapeamento de rotas a serem utilizadas para assim evitar o desperdício de recurso público. CONSTATAÇÃO 004 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de manual de identidade visual da organização, detalhando a identificação visual da frota. FATO

Figura 1 Camionete sem Identificação.




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Figura 2Veiculo sem Identificação

Figura 3 TRATOR SEM IDENTIFICAÇÃO




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Figura 4 Ônibus Escolar sem Identificação

Os veículos oficiais do município devem ser identificados visualmente, tal obrigatoriedade está prevista no Código de Transito Brasileiro no art. 120. Além dos veículos próprios os veículos terceirizados também deve receber a identificação do órgão municipal já que os mesmos estão a serviço do Município conforme decisão nesse sentido do TCU. Identificar os equipamentos públicos é um importante mecanismo de controle, pois evita que o mesmo seja utilizado de forma indevida, diante disto é fundamental que o órgão possui um manual de identificação dos equipamentos públicos no intuito de estabelecer a forma que deve ocorrer à identificação destes equipamentos. CONSTATAÇÃO 005 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de arquivo físico individualizado para cada equipamento da frota municipal. FATO Conforme consta em entrevista com o servidor responsável pelo lançamento no sistema informatizado de frotas o município não disponibiliza um arquivo físico para arquivar a documentação de forma individualizada dos equipamentos de transporte. CONSTATAÇÃO 006 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de instituição de termo de responsabilização dos veículos. FATO Conforme consta em entrevista com os servidores que desempenham a função de motorista e com o servidor responsável pelo sistema de frota até o presente momento o município não possui um termo de responsabilização.




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È de fundamental importância a instituição de um termo de responsabilização para os motoristas tendo em vista que pode ser através do referido termo que o servidor fica ciente das suas obrigações com o equipamento de transporte que lhe foi confiado. O Município deve estabelecer critérios específicos de quem pode conduzir os veículos públicos e esses condutores devem assinar um termo de responsabilização pelo veiculo. CONSTATAÇÃO 007 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de um programa de capacitação técnica para os servidores municipais. FATO Conforme entrevista com os servidores que desempenham diversas funções que envolvem o sistema de transporte do município, os mesmos até a presente data não receberam nenhuma capacitação técnica oferecida pela administração pública. È necessário a elaboração de um programa de capacitação técnica no município, principalmente sobre direção econômica, legislação de trânsito, primeiros socorros, mecânica básica e direção defensiva, tendo em vista que esses treinamentos alem de contribuir com a redução de despesas, pode aumentar a durabilidade dos equipamentos de transporte e reduzir o risco de acontecer acidentes de trânsito. CONSTATAÇÃO 008 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de controle de multa de transito e dos processos administrativos de apuração de acidente de transito FATO A análise deste item foi prejudicada pela ausência de resposta do Secretário Municipal de Administração, contudo conforme a entrevista com o servidor responsável pelo lançamento no sistema denominado frotas, o mesmo afirmou que não efetua o cadastro de multa e não sabe da existência de algum controle nesse sentido. A multa de trânsito é uma punição aplicada ao condutor que cometeu alguma infração no trânsito, diante deste fato cabe a entidade controlar os processos administrativos de infração de trânsito no sentido de apurar a responsabilidade e conforme o caso responsabilizar o condutor. A administração deve instaurar ainda processo administrativo de apuração quando envolve acidente de transito tendo em vista que o mesmo pode resultar em consequências jurídicas, administrativas e financeiras para o condutor e à organização. A administração pública deve formar uma comissão de acidente de trabalho que tem a responsabilidade a emissão de parecer conclusivo sobre os acidentes de transito envolvendo os veículos da frota. CONSTATAÇÃO 009 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Funcionamento do Posto de Abastecimento em desacordo com as normas técnicas, ambientais, de prevenção a incêndio e de segurança do trabalho. FATO




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O Município de Cotriguaçu possui dois pontos de abastecimento sendo um no centro da cidade e um na localidade de Nova União, contudo no dia 15 de maio de 2017 a Unidade de Controle Interno protocolou com o Secretário de Infra Estrutura a solicitação n° 008/2017, onde solicitou diversas informações sobre os ponto de abastecimento, cabe esclarecer que o




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secretário municipal de infra estrutura não respondeu os questionamentos da referida solicitação, o que prejudicou a presente análise.

Mesmo sem os devidos esclarecimento do Secretário Municipal se constata pelas fotos acima anexadas que o posto de abastecimento localizado na sede do município de Cotriguaçu não atende os requisitos mínimos exigidos para o funcionamento do mesmo.

Em relação ao Ponto de Abastecimento localizado em Nova União o mesmo não foi objeto de verificação tendo em vista a distancia do município até a localidade.

CONSTATAÇÃO 010


Ausência de registro de solicitação e da utilização dos equipamentos de transporte do município e de controle dos equipamentos através de sistema de rastreamento.

FATO

A utilização dos equipamentos de transporte do município deve sempre visar atender ao interesse público, devendo ser empregados para a consecução de serviços públicos, a utilização dos bens públicos para atender ao interesse privado é considerado um ato de improbidade administrativa nos termos da Lei n° 8249/1992.

Art. 1° Os atos de improbidade praticados por qualquer agente público, servidor ou não, contra a administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Território, de empresa incorporada ao patrimônio público ou de entidade para cuja criação ou custeio o erário haja concorrido ou concorra com mais de cinqüenta por cento do patrimônio ou da receita anual, serão punidos na forma desta lei. Art. 9° Constitui ato de improbidade administrativa importando enriquecimento ilícito auferir qualquer tipo de vantagem patrimonial indevida em razão do exercício de cargo, mandato, função, emprego ou atividade nas entidades mencionadas no art. 1° desta lei, e notadamente: IV - utilizar, em obra ou serviço particular, veículos, máquinas, equipamentos ou material de qualquer natureza, de propriedade ou à disposição de qualquer das entidades mencionadas no art. 1° desta lei, bem como o trabalho de servidores públicos, empregados ou terceiros contratados por essas entidades; Art. 10. Constitui ato de improbidade administrativa que causa lesão ao erário qualquer ação ou omissão, dolosa ou culposa, que enseje perda patrimonial, desvio, apropriação, malbaratamento ou dilapidação dos bens ou haveres das entidades referidas no art. 1º desta lei, e notadamente: XIII - permitir que se utilize, em obra ou serviço particular, veículos, máquinas, equipamentos ou material de qualquer natureza, de propriedade ou à disposição de qualquer das entidades mencionadas no art. 1° desta lei, bem como o trabalho de servidor público, empregados ou terceiros contratados por essas entidades.

Considerando que no Município não se elabora solicitação de utilização dos equipamentos de transporte e que o registro dos lançamentos é efetuado apenas com base na informação lançada no diário de bordo elaborado pelos servidores que ocupam o cargo de motorista.




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A implementação de um controle administrativo com a elaboração de solicitação de informação e com o devido registro de informação no diário de bordo ajuda a contribuir com um melhor uso dos equipamentos de transporte.




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Quando se fala em estabelecer controle da utilização da frota municipal, não fala apenas para cumprir uma formalidade legal e sim no intuito de buscar uma economia aos cofres públicos bem coo uma melhor segurança no gerenciamento da frota.

Uma forma de melhor utilizar os equipamentos de transporte é separar os mesmos conforme o tipo de utilização: sendo o grupo 1 – os equipamentos de uso geral e o grupo 2- os equipamentos de uso especifico.

Ao separar os veículos conforme o tipo de utilização se pode permitir que um mesmo veículo seja utilizado para atender duas solicitações ao mesmo tempo evitando assim o gasto excessivo com combustível, manutenção e outros.

Em relação ao controle por rastreamento através de GPS, cabe ressaltar que o Secretário Municipal de Infra Estrutura não respondeu ao controle interno, sonegando assim uma informação primordial para o desenvolvimento do presente trabalho e prejudicando o andamento do mesmo, contudo com a resposta da secretária de educação e da secretária de saúde esclarecendo que no município não possui tal controle foi possível elaborar a presente constatação.

Ao adotar um sistema de rastreamento veicular por GPS, o responsável pela frota tem como opção controlar e acompanhar a utilização dos equipamentos de transporte do município, permitindo assim verificar a localização que o mesmo se encontra, o percurso realizado, a distância percorrida e a quantidade de combustível utilizado no veiculo.

È recomendável a utilização de um sistema de rastreamento de GPS, principalmente nos equipamentos de transporte utilizados na zona rural da cidade e naqueles que tem que percorrer grandes distancias, devendo o município elaborar um estudo técnico da viabilidade da implantação de um sistema semelhante, a necessidade do referido estudo é pelo fato que tal sistema é pago e custa aos cofres públicos.

CONSTATAÇÃO 011


Ausência de recolhimento dos equipamentos de transporte em um único pátio.

FATO

O recolhimento dos equipamentos de transporte deve ser realizado em um local seguro e apropriado para a guarda dos equipamentos tendo em vista que assim diminui o risco de roubos e furtos, bem como pode evitar a depredação dos bens públicos.

Cabe a administração analisar os itens básicos necessários para a guarda dos equipamentos públicos, sempre com o intuito de assim evitar prejuízos aos cofres públicos.

Contudo conforme foi constatado no Município de Cotriguaçu a responsabilidade da guarda dos equipamentos de transporte é de cada secretaria, diante disto foi solicitado esclarecimento para os responsáveis de cada secretaria.




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O Secretário de Infra estrutura não respondeu a solicitação de documentos e informações elaborada pelo Controle Interno prejudicando assim o desenvolvimento da presente auditoria o que acarretou prejuízo na análise dos fatos constantes no presente relatório.

A Secretária de Saúde esclareceu ao controle interno que alguns dos veículos ficam no pátio do hospital municipal, outros nos do PSF e alguns na casa dos próprios motoristas, a guarda de veiculo na casa de um servidor não é recomendável, tendo em vista que alem do risco de maior dano ao patrimônio público, o gasto com combustível de deslocamento do ambiente de trabalho até a casa do referido servidor é do município causando assim prejuízo aos cofres públicos.

A Secretária de Educação esclareceu ao controle interno que os ônibus escolares ficam na casa dos motoristas ou no final da linha tendo em vista a particularidade deste tipo de transporte e que é mais viável do que recolher ao pátio central do município. Já em relação a camionete disponível para a secretaria de educação a mesma fica na casa do servidor ao final do expediente, tal situação não é recomendável, tendo em vista que alem do risco de maior dano ao patrimônio público, o gasto com combustível de deslocamento do ambiente de trabalho até a casa do referido servidor é do município causando assim prejuízo aos cofres públicos.

CONSTATAÇÃO 012


Ausência de identificação dos pneumáticos, bem como da ausência de registro da vida útil e outras informações necessárias, controle precário do consumo de combustível.

FATO

Em relação ao controle de combustível tem-se a necessidade de aprimoramento tendo em vista que se constatou que no ponto de abastecimento o servidor chega e o responsável abastece sem a necessidade de autorização formal para abastecer, outra constatação foi que o combustível que é disponibilizado para abastecimento na zona rural é controlado sem uma bomba que marca a quantidade, ou seja, coloca que abasteceu apenas uma quantidade aproximada.

Um aprimoramento no controle de combustível é necessário tendo em vista que esse gasto representa uma grande parcela do gasto público, portanto tem se relevância e materialidade devendo a administração pública aprimorar o controle interno no momento de abastecimento dos veículos, principalmente os que abastecem no Ponto de Abastecimento ou aqueles que abastecem na estrada quando estão trabalhando na zona rural do município.

Pneus representa outro gasto relevante do município quando se esta falando de equipamentos de transporte, ciente da relevância e da importância dos pneumáticos, precisa o município de Cotriguaçu realizar um aprimoramento do controle dos mesmos.




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No momento que se estava verificando na secretaria de infra estrutura, se constatou no pátio pneus novos e usados sem nenhuma marcação ou controle para assim prevenir qualquer furto ou desvio do bem público.

Deve o município adotar critérios de controle com a marcação dos pneus para que assim possa se verificar a durabilidade dos pneus, a vida útil dos mesmos, identificar quando é o momento de troca, reforma, localizar os pneus e também verificar qual foi o custo por quilometro rodado do pneu, todas estas informações é fundamental para melhor identificar os custos do município com os seus equipamentos de transporte.

Ao receber os pneumáticos deve o responsável efetuar a guarda em um local seguro e especifico para tal fim tendo em vista que os mesmos ficam exposto na frente da entrada da secretaria de infraestrutura sem uma segurança mínima.




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CONSTATAÇÃO 013


Inexistência de Plano de Manutenção Operacional e de Manutenção Preventiva da frota municipal.

FATO

A realização de manutenção tem como o objetivo manter os equipamentos que compõem a frota municipal em condição de uso e operando com eficiência, aumentando assim a produtividade e a redução de custos da organização.

A manutenção de operação é uma serie de verificações que pode ser verificada toda vez que um equipamento de transporte for utilizado e a maioria dela é simplesmente visual, devendo iniciar antes do uso do equipamento, continuar durante seu uso e após a utilização se concluir.

Realizar uma correta manutenção de operação é garantir que os equipamentos que compõem a frota municipal tenha condição de uso, evitando assim desgastes que possam causar prejuízos para os cofres públicos.

Já a manutenção preventiva é uma serie de ações que busca manter os equipamentos de transporte em operação, sem prejuízo para a sociedade, evitando assim a paralisação de atividades.




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A elaboração de uma manutenção preventiva no momento adequado pode proporcionar o aumento da vida útil dos equipamentos de transporte, pode ocasionar um melhor desempenho e alem de que pode reduzir custos, proporcionando ainda que um melhor controle de estoque.

O Secretário de Infraestrutura não respondeu a solicitação de documentos e informações elaborada pelo Controle Interno prejudicando assim o desenvolvimento da presente auditoria o que acarretou prejuízo na análise dos fatos constantes no presente relatório.

A Secretária de Saúde esclareceu ao controle interno que no âmbito da secretaria municipal de saúde não possui um plano de manutenção operacional e nem um plano de manutenção preventiva.

A Secretária de Educação esclareceu ao controle interno que no âmbito da secretaria municipal de saúde não possui um plano de manutenção operacional e nem um plano de manutenção preventiva.

Em entrevista com o servidor responsável pelo sistema frota o mesmo também esclareceu que no município não possui o plano de manutenção operacional e nem o plano de manutenção preventiva.

CONSTATAÇÃO 014


Ausência de controle na manutenção de veículos da frota municipal na oficina própria do município.

FATO

A manutenção dos veículos no Município de Cotriguaçu é realizado pela oficina própria do município ou por empresas terceirizadas contratadas através de licitação, no presente trabalho o objetivo foi analisar apenas a manutenção quando realizada na oficina própria do município.

Contudo conforme entrevista com o responsável pelos equipamentos de transporte do município o município não possui registro dos veículos em manutenção, nem o período que o mesmo fica na localidade.

Pode se constatar também que na localidade não tem a mínima segurança, sendo sujeita a ação de vândalos com depredação do patrimônio público ou ate mesmo furto de peças e equipamentos.

Constata-se que na localidade alem de funcionar a oficina em condição precária, também é um deposito de equipamentos que não possui mais utilidade, sem segurança nenhum onde alem de ser sujeito a ação de vândalos também pode ocasionar a transmissão de doenças, principalmente a dengue no período chuvoso.




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Considera-se como fundamental o registro das atividades desenvolvidas na oficina própria para assim ser possível avaliar o custo operacional da oficina própria e da empresas terceirizadas.




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CONSTATAÇÃO 015


Inexistência de acompanhamento dos custos operacionais dos equipamentos de transporte, bem como da avaliação desses equipamentos através de indicadores de desempenho.

FATO

É recomendável para as administrações públicas que adotem praticas que possibilite a aplicação dos recursos públicos com a qualidade necessária e com o menor gasto possível. Portanto quando se fala em sistema de transporte conhecer os custos do sistema permite para os responsáveis pela administração tomar a melhor decisão.

Ao implantar um confiável sistema de custo no município será possível com esse sistema avaliar através de indicadores o desempenho de cada equipamento, permitindo assim que seja possível avaliar o momento ideal de troca de um equipamento causando assim a economia aos cofres públicos e a melhor aplicação dos recursos.

Em entrevista com o responsável pelo sistema de frotas do município o mesmo afirmou que não tem conhecimento se no município possui um acompanhamento dos custos operacionais dos veículos.

CONSTATAÇÃO 016





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Ausência de uma política de renovação da frota municipal com a elaboração de um plano de aquisição para os equipamentos de transporte necessários na organização.

FATO

Um equipamento de transporte possui um ciclo de vida útil, ou seja, o período em que o equipamento atende com qualidade o seu objetivo, após esse ciclo o equipamento passa a operar em níveis insatisfatórios, principalmente, de produtividade e de economicidade.

Conhecer quando se deve substituir um equipamento de transporte é uma decisão complexa e que atualmente está vinculada à disponibilidade orçamentária e financeira e ao interesse do gestor, quando deveria estar vinculada a uma análise de viabilidade econômica e de condições técnicas dos equipamentos de transporte.

Para analisar a viabilidade econômica da troca de um equipamento de transporte deve a administração adotar um sistema de custo operacional que possibilite a identificação de todos os custos dos equipamentos de transporte.

CONSTATAÇÃO 016


Inexistência de estudo para verificar a vantajosidade ou não dos contratos de locação de equipamento de transporte no município.

FATO

O município de Cotriguaçu efetua a terceirização de alguns equipamentos de transporte, decisão essa tomada sem a análise de um estudo de vantajosi dade da terceirização da frota elaborado com base técnica e critérios econômicos.

Terceirizar um equipamento de transporte tem vantagem e desvantagem, devendo assim um estudo determinar se é vantajoso efetuar uma locação de um veiculo, já quando se fala em critérios técnicos a decisão deve ser efetuada com base na existência de mercado local, a existência de infraestrutura própria, existência de oficina mecânica e de estoque de materiais e se está ociosa ou saturada.

Contudo durante o período da presente auditoria verificou que algumas terceirizações de equipamentos de transporte não tem comprovação da vantajosidade da mesma, nem a realização de algum estudo para assim estabelecer os critérios mínimos de qualidade.

CONSTATAÇÃO 017


Inexistência de política de descarte de pneu, bem como de controle ambiental.




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FATO

Em entrevista com o responsável pelo departamento de frotas foi questionado ao mesmo se no município possui alguma pratica de sustentabilidade na administração principalmente em relação a pneus e troca de óleo e conforme o mesmo não tinha conhecimento, mas no momento da visita se verificou o grande desperdício de combustível na terra e também pneus usados jogados no local coberto sem nenhum cuidado.

Os pneus usados ficam disponibilizados na frente da secretaria de infra estrutura sem um controle ambiental de descarte, o óleo diesel do ponto de abastecimento tem contato direto com a terra prejudicando o meio ambiente.

E os veículos sem condição de uso ficam exposto a sol e chuva deteriorando a cada dia e perdendo o seu valor prejudicando assim até a possível realização de um leilão tendo em vista que muitos desses bens pelo desgastes que sofreram só será possível vender como sucata.




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IV – CONCLUSÃO




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A avaliação realizada abrangeu aspectos essenciais do componente atividade de controle da área de frotas. As conclusões da equipe restringem-se aos elementos avaliados das atividades de controle relacionadas aos processos examinados e inspeções físicas realizadas.

Cumpre aqui se referir a ausência de resposta ou o atraso para o fornecimento de informações solicitadas pela controladoria que simplesmente foi ignorada pelos responsáveis caracterizando assim a sonegação de informação ao controle interno.

A solicitação n° 009/2017 foi elaborada e protocolada no dia 15 de maio de 2017, para o secretário de infraestrutura com um prazo de resposta até o dia 25 de maio de 2017, contudo até o dia de conclusão do presente trabalho não foi esclarecida para o controle interno e sonegou as informações solicitadas.

A solicitação n° 008/2017 foi elaborada e protocolada no dia 15 de maio de 2017, para o secretário de infraestrutura com um prazo de resposta até o dia 25 de maio de 2017, contudo até o dia de conclusão do presente trabalho não foi esclarecida para o controle interno e sonegou as informações solicitadas.

Importante esclarecer que a sonegação das informações solicitadas prejudicou o andamento do presente trabalho, tendo em vista que a controladoria tinha elaborado um planejamento de ações com base nas solicitações elaboradas.

Nível de maturidade dos controles internos

Nesse sentido, a Prefeitura Municipal de Cotriguaçu ficou enquadrada no nível de maturidade de controles inicial, com 19,35 % dos pontos possíveis, fato que coloca a atividade em alta probabilidade de ocorrência de impropriedades e/ou irregularidades capazes de impactar negativamente os objetivos almejados quando da execução das ações envolvendo o sistema de transporte municipal. Ou seja, quanto maior for o nível de maturidade alcançado, menor será o seu risco residual de erros ou irregularidades na execução do programa, haja vista a relação inversamente proporcional entre controles internos e a ocorrência das mais diversas irregularidades. Face ao exposto, a análise em nível de atividades demonstra a necessidade de aperfeiçoamento dos sistemas controles internos no município de Cotriguaçu, o que pode ser alcançado com o comprometimento dos gestores em implementar medidas tendentes a robustecer os controles internos administrativos, como forma de contribuir para o aprimoramento da gestão e o desempenho da administração municipal na execução do programa em analise.

Face ao exposto, somos de opinião que a Unidade Examinada deve adotar medidas corretivas com vistas a elidirem os pontos ressalvados neste relatório, as seguintes medidas pode ser adotada pela administração.

V - RECOMENDAÇÕES:




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a) Atualização da Instrução Normativa n° 05/2009, e a sua posterior divulgação/disponibilização para os servidores municipais.

b) Elaboração de um manual de rotinas e procedimentos, detalhando e padronizando a operacionalização do sistema de transporte.

c) Elaboração de um manual estabelecendo os critérios e a forma que será realizada a identificação dos equipamentos de transporte.

d) Identificação dos equipamentos de transporte com o brasão do município. e) Disponibilização de um arquivo físico para o departamento de frotas do município,

permitindo assim que o mesmo organize todas as informações dos equipamentos de transporte.

f) Instituição de um termo de responsabilidade pela condução dos veículos para os servidores que efetuam a condução dos mesmos.

g) Realização de capacitação técnica para os servidores municipais, principalmente sobre direção defensiva, mecânica básica, legislação de transito e primeiros socorros.

h) Elaboração de um mecanismo de controle para a responsabilização dos pagamentos de multa de transito.

i) Criação de uma comissão permanente para apuração administrativa das causas de acidentes envolvendo bens públicos.

j) Adequação do ponto de abastecimento, para que o mesmo funcione de acordo com a legislação vigente.

k) Para que antes da utilização dos equipamentos de transito o servidor responsável elabore uma solicitação com informações mínimas. Ex:. (rota, distancia, horário de saída, horário de retorno), permitindo assim o compartilhamento do mesmo veiculo para atividades diferentes.

l) Adoção de um sistema que permite o rastreamento dos equipamentos de transporte através do GPS.

m) Recolhimento dos equipamentos de transporte em pátio público do município com a segurança necessária.

n) Proibição de recolhimento dos equipamentos de transporte na casa dos servidores, exceção feita aos veículos do transporte escolar que deve permanecer no final da linha.

o) Responsabilização dos servidores que por ventura utilizou dos equipamentos de transporte para resolver assuntos privados.

p) Identificação dos pneumáticos para posterior controle. q) Para que efetue o registro da vida útil dos pneumáticos, bem como de outras

informações necessárias para posterior avaliação dos custos de cada veiculo. r) Para que efetue um aprimoramento do controle de combustível, principalmente dos

equipamentos de transito que abastece no ponto de abastecimento ou na zona rural. s) Elaboração de um plano de manutenção operacional e preventiva dos equipamentos. t) Estabeleça mecanismos de controle na oficina própria do município, tal controle deve

permitir identificar quais os veículos foi objeto de manutenção na oficina, o tempo que o mesmo ficou em manutenção e outras informações necessárias.

u) É recomendável para que a administração construa um muro e coloque um portão de qualidade na oficina para evitar eventuais furtos pela atual falta de segurança.

v) Elabore mecanismos para o acompanhamento dos custos dos equipamentos de transporte.

w) Elabore uma avaliação de desempenho dos equipamentos de transporte. x) Elabore uma política de renovação da frota municipal. y) Elabore um plano de aquisisição para os equipamentos de transporte.




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z) Elabore um estudo técnico da vantajosidade quando da locação de veículos. aa) Que determine aos secretários municipais e servidores que respondam as solicitações

do controle interno no prazo máximo de 15 (quinze) dias, tendo em vista que o atraso prejudica o trabalho deste setor.

É o Relatório que se submete à consideração superior.

Cotriguaçu/MT, 29 DE JUNHO DE 2017.

Adalberto Cazarin da Silva

Controlador Geral do Município

O relatório do Controle Interno é de suma importância no aspecto de assessoramento à administração do Gestor Municipal, e, dentro limite de conhecimento, nos auxilia no aspecto técnico da melhor forma possível.

Jair Klasner Prefeito Municipal

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