Controle de Almoxarifado Introdução Funcionamento · 2017-09-18 · Controle de Almoxarifado...

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Controle de Almoxarifado Introdução O módulo de Controle de Almoxarifado traz as opções para que a empresa efetue os cadastros necessários referentes a ferramentas de almoxarifado, além do controle de entradas e requisições de ulização das ferramentas do almoxarifado da empresa. Assim podem ser observados, através de relatórios gerenciais, os resultados de estoque das ferramentas, entradas e saídas de ferramentas, e requisições realizadas pelos funcionários, além da possibilidade de gerar outras visualizações que o gestor considerar necessárias. Funcionamento Cadastro de Grupos de Ferramentas Os itens do almoxarifado podem ser classificados por grupos cadastrados através da tela “AX001 – Cadastro de Grupos”, acessada por “Almoxarifado > Cadastros > Grupos”. Figura 1: Cadastro de Grupos Para acessar um grupo já cadastrado, indique o “Código do Grupo” cadastrado ou ulize a pesquisa de grupos através do botão “Pesquisar (F2)”. Para cadastrar novos grupos clique em “Novo”. O campo “Descrição” é obrigatório e indica a descrição do grupo cadastrado, ao “Gravar (F4)” será apresentado o código do grupo cadastrado, este código é gerado pelo sistema.

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Controle de Almoxarifado

Introdução

O módulo de Controle de Almoxarifado traz as opções para que a empresa efetue oscadastros necessários referentes a ferramentas de almoxarifado, além do controle de entradase requisições de utilização das ferramentas do almoxarifado da empresa. Assim podem serobservados, através de relatórios gerenciais, os resultados de estoque das ferramentas,entradas e saídas de ferramentas, e requisições realizadas pelos funcionários, além dapossibilidade de gerar outras visualizações que o gestor considerar necessárias.

Funcionamento

Cadastro de Grupos de FerramentasOs itens do almoxarifado podem ser classificados por grupos cadastrados através da

tela “AX001 – Cadastro de Grupos”, acessada por “Almoxarifado > Cadastros > Grupos”.

Figura 1: Cadastro de Grupos

Para acessar um grupo já cadastrado, indique o “Código do Grupo” cadastrado ouutilize a pesquisa de grupos através do botão “Pesquisar (F2)”.

Para cadastrar novos grupos clique em “Novo”.O campo “Descrição” é obrigatório e indica a descrição do grupo cadastrado, ao

“Gravar (F4)” será apresentado o código do grupo cadastrado, este código é gerado pelosistema.

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Cadastro de FerramentasCada item do almoxarifado possui seu cadastro básico, geral para a empresa, e seu

cadastro específico, que contém as informações de cada filial. O cadastro é realizado na tela“AX002 – Cadastro de Ferramentas”, acessado por “Almoxarifado > Cadastros > Ferramentas”.

Para iniciar o cadastro deve ser informado o “Código da Ferramenta”. Esse campo éaberto ao usuário podendo indicar qualquer informação, conforme desejado para o controledas ferramentas na empresa.

Figura 2: Informações para Cadastro Básico das Ferramentas

Na aba “Cadastro Básico” estão as seguintes informações: Descrição: Campo para informar uma descrição de identificação da ferramenta. Código do Grupo: Grupo cadastrado na AX001 ao qual pertence à ferramenta. O botão “+”

acessa o cadastro de grupos. O botão “Pesquisar (F2)” apresenta a pesquisa de grupos jácadastrados.

Observação: Campo para observações gerais para a ferramenta. Foto: Pode-se adicionar uma foto relacionada à ferramenta que está cadastrada.

Além disso, na tela de Pesquisa de Ferramentas, que pode ser acessada pelo botão“Pesquisar (F2)” também tem a opção de mostrar ou não a foto da ferramenta.

Na aba “Cadastro Específico” os dados são separados por filial e contém informaçõesespecíficas da ferramenta na filial.

Figura 3: Cadastro Específico das Ferramentas

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As informações a serem preenchidas são as seguintes: Código da Filial: Indica a filial de cadastro do item. Cada item poderá possuir um cadastro

específico para cada filial da empresa. Locação: Indica a locação do item na filial informada. Quantidade em Estoque: Apresenta a quantidade total de itens em estoque. Quantidade Reservada: Apresenta a quantidade de ferramentas em requisições ativas. Estoque Disponível: Apresenta a quantidade disponível para reserva (quantidade total em

estoque reduzindo a quantidade reservada). Estoque Mínimo: Indica o estoque mínimo considerado para a ferramenta. Estoque Máximo: Indica o estoque máximo considerado para a ferramenta. Custo Médio: Valor de custo médio do item. O cálculo é realizado somando todas as

entradas (Quantidade * Valor entrada), dividido pela soma das quantidades do item, queforam indicadas em entradas no sistema (AX003).

Valor Última Compra: Apresenta qual o valor que foi pago na última entrada do itemlançada através da AX003.

Situação: Opção de seleção entre “Ativo” ou “Inativo” para situação do item na filial.

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Controle de EntradasPara efetuar o controle das compras das ferramentas é utilizada a tela “AX003 –

Controle de Entradas”, acessada através de “Almoxarifado > Movimentações > Controle deEntradas”.

Os campos chave da tela são: Código da Filial: Indica a filial que as ferramentas estão sendo adquiridas. Irá movimentar o

estoque da ferramenta na filial indicada neste campo. Código do Fornecedor: Indica o fornecedor da ferramenta. Número da Nota: Número da nota de compra do fornecedor. Série: Série da nota de compra do fornecedor.

OBSERVAÇÃO! Ao indicar pesquisa de Notas será apresentada a tela “AX003i – Pesquisa deEntrada de Ferramentas”. Onde poderão ser informados filtros por “Filial”,“Cliente/Fornecedor”, “Número da Nota”, “Série”, “Data de Movimento” da nota ou ainda“Situação” da nota no sistema.

Figura 4: Pesquisa de Entrada de Ferramentas

Figura 5: Controle de Entradas - Dados Principais

A aba “Dados Principais” possui as seguintes informações:

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Data de Movimento: Indica a data de movimentação da nota. O sistema sugere a dataatual, porém pode ser modificada manualmente pelo usuário.

Operação: Indica a operação que a nota efetua no sistema. O controle de entradas sempreindicará a operação de “Entrada”.

Situação: Indica a situação da nota no sistema podendo ter três situações possíveis:o Pendente: Situação de notas que não possuem ferramentas lançadas. o Atualizada: Notas lançadas com indicação de ferramentas. Não permite alteração.o Cancelada: Notas após utilizar a opção “Excluir (F5)”. Não permite alteração.

Na aba “Dados das Ferramentas” estarão as informações das ferramentas queefetuaram entrada no sistema. São necessários os seguintes dados: Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta adquirida. Só poderão ser

adicionadas ferramentas com cadastro específico na filial informada. O botão (+) acessa ocadastro de ferramentas (AX002).

Quantidade: Indica a quantidade de ferramentas que está entrando no estoque. Valor Unitário: Indica o valor unitário de compra da ferramenta. Valor Total: Campo informativo onde é apresentado o cálculo (quantidade * valor unitário).

Figura 6: Dados das Ferramentas

Cada ferramenta da nota deve ser lançada e adicionada no controle de entradas. Asnotas podem ser gravadas, acessadas e modificadas enquanto não ATUALIZADAS.

Após finalizar o lançamento de todas as ferramentas, então deve ser atualizada a notana aba “Fechamento” e o estoque das ferramentas lançadas será movimentado de acordo comas quantidades informadas.

ATENÇÃO! O estoque das ferramentas só será movimentado após “ATUALIZAR NOTA”.

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Figura 7: Fechamento da Nota de Entrada - Atualização

ATENÇÃO! Após realizar o fechamento de uma nota, a mesma será ATUALIZADA nãopermitindo alterações, somente o cancelamento.

O botão “Excluir (F5)” efetua o cancelamento da nota de entrada, movimentando aquantidade informada de ferramentas do estoque.

ATENÇÃO! Após o cancelamento de uma nota, sua situação indicará CANCELADA e não serãopermitidas alterações.

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Requisição de SaídaQuando uma ferramenta é requisitada por um funcionário, o controle é efetuado

através de requisições de saída. Ao gravar uma requisição de saída, a quantidade requisitadaserá indicada como “Quantidade Reservada” no cadastro específico da ferramenta.

Ao acessar a tela são apresentados dois campos chave:Filial: Indica a filial da ferramenta que será requisitada.Número da Requisição: Indica o número da requisição.

Para acessar uma requisição já cadastrada informe o número da requisição de saída ouutilize a pesquisa através do “Pesquisar (F2)”.

Para cadastrar novas requisições clique em “Novo”, a numeração é geradaautomaticamente pelo sistema.

Figura 8: Requisição de Saída - Dados Principais

Na aba “Dados Principais” estão presentes as seguintes informações: Data de Movimento: Indica a data da requisição, o sistema sugere a data atual. Situação: Situação da requisição. Podendo ser as seguintes situações:

o Pendente: Requisições que não possuem ferramentas lançadas.o Atualizada: Requisições onde foram requisitadas ferramentas.o Cancelada: Requisições onde foi utilizada a opção “Excluir (F5)”.

Usuário que Solicitou: Indica o usuário que está solicitando a utilização da ferramenta.

Na aba “Ferramentas” serão adicionadas as ferramentas que o usuário está solicitando.É necessário preencher as seguintes informações: Código da Ferramenta: Indica a ferramenta que está sendo requisitada pelo funcionário.

Será validado se a ferramenta está cadastrada na filial da requisição. Quantidade: Indica a quantidade da ferramenta informada que o usuário está

requisitando. Será validado se a quantidade informada está disponível para requisição.

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Figura 9: Indicação das ferramentas da requisição

Cada requisição podem ter diversos itens com as quantidades requisitadas pelousuário.

ATENÇÃO! Após “Gravar (F4)” a requisição será atualizada e não poderão ser alterados seus

dados. Apenas efetuar o cancelamento. Após cancelar a requisição através da função “Excluir (F5)” não será possível alterar

nenhuma informação da requisição. Ao cancelar uma requisição a quantidadereservada para esta requisição será também cancelada.

É possível vincular as requisições de saída do almoxarifado com o lançamento deordens de serviço (para auto center). Neste caso, ao realizar um serviço que utilize ferramentasdo almoxarifado, é possível requisitar a saída desta ferramenta diretamente pela AT045A,através do botão “Requisição Ferramentas”.

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Devolução de RequisiçãoNa tela “AX005 – Devolução de Requisição” (Almoxarifado > Movimentação >

Devolução de Requisição) é realizada a devolução das ferramentas pelos usuários. Cada devolução gera uma requisição de devolução, que é relacionada com a requisição

de saída (AX004). Nessa tela não poderão ser acessadas requisições do tipo “Saída”.Para acessar uma requisição já cadastrada indique a filial da requisição e sua

numeração no campo “Número da Requisição” ou utilize a pesquisa através do “Pesquisar(F2)”.

Para criar uma nova requisição de devolução, indique a filial que da requisição de saídaque será devolvida e clique em “Novo”.

Figura 10: Devolução de Requisição - Dados Principais

Na aba “Dados Principais” estão as informações: Data de Movimento: Indica a data que está sendo realizada a devolução da(s)

ferramenta(s). Situação: Indica a situação da requisição de devolução.

o Pendente: Requisições que não possuem ferramentas lançadas.o Atualizada: Requisições onde foram devolvidas ferramentas.o Cancelada: Requisições onde foi utilizada a opção “Excluir (F5)”.

Usuário: Informa o usuário que está realizando a devolução.

Na aba “Ferramentas” serão informadas as ferramentas devolvidas pelo funcionário.Os campos que precisam ser informados são os seguintes: Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta devolvida. Requisição Origem: Nesse campo deve ser informado o número da requisição de saída que

foi gerado quando o usuário requisitou a ferramenta. Quantidade: Quantidade da ferramenta que está sendo devolvida. O sistema sugere a

quantidade requisitada, porém poderá ser realizada devolução parcial.

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Figura 11: Indicação das Ferramentas Devolvidas

OBSERVAÇÃO! Podem ser devolvidas ferramentas de requisições origem diferentes.

ATENÇÃO! Após “Gravar (F4)” a requisição será atualizada e não poderão ser alterados seus dados.

Apenas efetuar o cancelamento. Ao gravar uma devolução a quantidade devolvida seráremovida da “Quantidade Reservada” da ferramenta e voltará para o estoque disponível.

Após cancelar a requisição através da função “Excluir (F5)” não será possível alterarnenhuma informação da devolução. Ao cancelar uma devolução a quantidade devolvidaretornará como “Quantidade Reservada” da ferramenta e deverá ser devolvida em novarequisição.

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Controle de DescarteQuando uma ferramenta não será mais utilizada no almoxarifado deve ser utilizada a

tela “AX006 – Requisição de Descarte” (Almoxarifado > Movimentações > Controle deDescarte). Ao indicar um descarte de ferramenta o sistema irá baixar a quantidade descartadado estoque da ferramenta na filial informada.

Ao iniciar o processo de descarte deve ser informada a filial onde será efetuada a baixade estoque. Para acessar uma requisição de descarte já cadastrada informe a numeração darequisição no campo correspondente ou pesquise a requisição através do “Pesquisar (F2)”.

Para cadastrar uma nova requisição clique em “Novo”.

As informações que devem ser inseridas na aba “Dados Principais” são as seguintes: Data de Descarte: Indica a data que está sendo realizada a baixa da ferramenta no

estoque. Usuário que Descartou: Informa o usuário que está realizando o descarte. Motivo do Descarte: Indica o motivo do descarte, deve ser cadastrado um motivo para

descarte de ferramentas através da tela “EP091 – Cadastros de Motivos de Cancelamento”.Para acessar a tela indicada pode ser utilizado o atalho “...”.

Observação: Este campo pode ser utilizado para informar observações pertinentes aodescarte da ferramenta.

Situação: Indica a situação da requisição de descarte.o Pendente: Requisições que não possuem ferramentas lançadas.o Atualizada: Requisições onde foram descartadas ferramentas.o Cancelada: Requisições onde foi utilizada a opção “Excluir (F5)”.

Figura 12: Requisição de Descarte - Dados Principais

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Na aba “Ferramentas” serão informadas as ferramentas, uma ou várias, que serãobaixadas do estoque do almoxarifado.

É necessário informar os seguintes dados: Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta, que deve estar no cadastro

específico da filial informada na requisição. Quantidade: Quantidade da ferramenta que será descartada.

Pode ser realizado o descarte de diversas ferramentas em uma única requisição.

Figura 13: Indicação das ferramentas que serão descartadas

ATENÇÃO! Após “Gravar (F4)” a requisição será atualizada e não poderão ser alterados seus dados.

Apenas efetuar o cancelamento. Ao gravar um descarte a quantidade descartada seráremovida da “Quantidade em Estoque” da ferramenta.

Após cancelar a requisição através da função “Excluir (F5)” não será possível alterarnenhuma informação do descarte. Ao cancelar um descarte a quantidade retornará como“Quantidade em Estoque” da ferramenta.

Consulta ExtratoCada movimentação da ferramenta gera um registro que pode ser consultado na tela

“AX007 – Consulta Extrato de Ferramentas” (Almoxarifado > Movimentação > ConsultaExtrato). Ao acessar a tela será necessário informar os seguintes dados: Filial: Indica a filial da ferramenta que será consultado o extrato de movimentações. Data Inicial: Indica a partir de que data será exibida a listagem de movimentações da

ferramenta. Código da Ferramenta: Indica o código da ferramenta que será observado o extrato de

movimentações.

Além dos filtros indicados, são exibidas informações do estoque do item. Sendo elas:Quantidade Estoque: Informa a quantidade total em estoque físico da ferramenta.Quantidade Reservada: Indica a quantidade da ferramenta em requisições de saída ativas.Estoque Disponível: Indica a quantidade disponível para reserva.

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Figura 14: Filtros para consulta do extrato da ferramenta

Após finalizar a indicação das informações serão listadas as movimentações realizadaspara o item. Cada linha de movimentação indica uma requisição (de saída, devolução oudescarte) ou uma nota de entrada de ferramenta.

Ao clicar com o botão direito sobre a movimentação poderá ser acessada a tela com oregistro selecionado.

Figura 15: Listagem das movimentações da ferramenta

Nessa tela não são realizadas alterações no processo, apenas visualização dasmovimentações.

Os relatórios estão disponíveis no menu “Relatórios”, podendo ser acrescentadosrelatórios de acordo com a necessidade do cliente.

Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.