ESCOLA PROFISSIONAL DA

APRODAZ

Documentação Comercial e circuitos

de Correspondência

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada

Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com

No âmbito da UFCD de Documentação Comercial e Circuitos da

Correspondência, com a formadora Margarida Medina, que disponibilizou -

se a dar esta formação, como já tenho o curso de Práticas Administrativas

reavivei a minha memória e aprendi mais algumas coisa s a cerca desta.

Agora formando-me em Técnico Comercial vou precisar de tudo o que foi

abordado nesta UC. Foi uma formação de 25 horas, mas que vem ajudar

em tudo o que futuramente poderei fazer com a minha formação .

Documentação Comercial e Circuitos da Correspondência

Todas as organizações têm um circuito de correspondência, podendo esta ser

interna ou externa, conforme o assunto que se trata. Estas podem ser circulares, cartas

comerciais, ofícios, requerimentos, faxes e nos dias de hoje, cada vez mais adoptam o

correio electrónico (Email).

Mas vou redigir esta reflexão, dando mais importância ao correio electrónico

ou email.

O meu tema de PRA tem como tema as redes sociais, assim abrange o ponto

que está no parágrafo acima descrito.

As empresas ou organizações, cada vez mais, apostam neste meio para mandar

e receber informações precisas, para que esta chegue em poucos minutos às suas

instalações. Logo, que estas as recebam, vão-lhe dar o devido tratamento que esta

merece, que é a sua resposta imediata e uma cópia do assunto para o seu arquivo, para

que não haja perca de tempo e a cópia do respectivo assunto para não haver a perda

do mesmo. Em caso de problema temos uma prova como o assunto foi recebido,

tratado e expandido.

Através destas redes é muito fácil fazer chegar uma mensagem de um

computador para o outro, seja em que lugar for, logo que estejam abrangidos pela

rede, internet.

Desta forma e através de um programa incorporado no computador pode-se

redigir toda a informação e mandá-la no mesmo instante. Caso seja uma

correspondência que precise ser assinada pelos chefes de secção ou pela gerência

deve-se mandar imprimir, para que esta seja devidamente assinada. Depois de estes

passos seguidos, pode expandir esta ou pelo correio normal ou pelo fax. De

Acrescentar que as correspondências confidenciais podem-se mandar por email, caso

a pessoa a quem nos dirigimos tenha na empresa ou na organização um email que só

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ele poderá abrir, caso contrário esta deverá seguir pelo correio e ao cuidado de quem

esta se remete.

A rede social neste caso será a quem as correspondências serão dirigidas,

como, por exemplo, as empresas adoptaram o envio de emails para os seus clientes, é

o caso da SATA. Desta forma este grupo preocupa-se com o desgaste da natureza e

recorre ao correio electrónico, esta não precisa de gastar suportes de papel e tem uma

vantagem para o cliente não pagamos para que nos seja mandado uma informação e

manda o seu serviço às nossas residências, tudo isto através de um simples email.

Para grupo os clientes são a sua maior rede social, porque poderiam estes usar a rede

só para a sua divulgação.

O sistema informático está em constante actualização, pois, quem tem o Word

2010, tem um programa instalado com os modelos de cartas e de fax, para facilitar a

criação de um modelo, mas sei que todas as organizações e empresas criam o seu

próprio modelo, com cabeçalho com o logótipo e rodapé, colocando uma matriz para

o assunto, data, a referência da empresa e com a referência de uma carta mandada por

outra empresa, tal como a data, para saber a que assunto se refere.

Exemplo: V/Ref.ª V/Data N/Ref.ª N/Data

Desta forma e com a devida atenção, não haverá trocas de correspondência.

Também a correspondência chegando às instalações e para que não haja resmas de

papel empilhados em cima das secretárias, estas também têm um tratamento:

Poderei seguir estes passos:

1. Separação

2. Abertura

3. Registo

4. Distribuição

5. Resposta ou arquivo

6. Assinatura

7. Registo de saída

8. A expedição do correio

9. Arquivo da cópia

Seguindo estes passos terei sempre tudo organizado, para que depois não

perca tempo a procurar um documento que poderá ser necessário.

Na base destes dados eu trabalhei como deveria ser feito dentro da sala de

aula, o que para mim foi muito enriquecedor.

Para concluir, vamos ter em consideração que as florestas estão a ser

destruídas para que tenhamos ainda suporte de papel. Apostar no sistema informático,

talvez seja uma solução e acredito que, com a passagem dos anos, o papel não será

tão utilizado, por isso, vamos usar o papel em recursos extremos.

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Quase a maior parte da população do nosso mundo tem computador e está em

quase todas as redes sociais. As organizações também têm secções e secções de

sistema informático.

Assim, espero que as organizações apostem nesse recurso, porque elas são as

que mais papéis utilizam.

Muito obrigado à formadora Margarida Medina que disponibilizou-se para dar

esta formação, para que fosse satisfatória e futuramente, com os conhecimentos

alcançados, poder pôr em prática.

Como disse logo no princípio já tinha alguns conhecimentos, mas com esta

formação aprofundei e enriqueci os meus conhecimentos.

Manuel Azevedo Silva

Ponta Delgada, 13de Janeiro de 2011