GRFICA CRONUS

ESTUDO DE CASO No 2

LEVANTAMENTO E ANLISE DO PROCESSO ATUAL

METODOLOGIA

O primeiro passo para se redesenhar um processo ter um bom conhecimento de como as coisas funcionam hoje. Este conhecimento proporcionar a todos os envolvidos, direta ou indiretamente, no processo uma viso comum das atividades que integram a atual cadeia de agregao de valor.

Uma vez garantido o entendimento, passamos para a anlise das rupturas, identificando as atividades que:

Existem hoje, mas no agregam valor;

No existem, mas devem fazer parte deste processo;

Existem e devem continuar existindo, no entanto precisam ser otimizadas.

Problemas que impedem o bom fluxo de informaes e atividades.

Esta lista de rupturas, que poder ser extensa em alguns casos, classificada segundo suas caractersticas e relevncia sob o ponto de vista das metas a serem atingidas pelo novo processo.

TAREFA DO GRUPO

Analise o mapa do processo atual de Atendimento de Pedidos, e baseado nas informaes contidas nas entrevistas com os gerentes, e de suas prprias percepes identifique, relacione e classifique as rupturas existentes.

Lembre-se que tero prioridades quelas que mais influenciam nas Diretrizes Estratgicas. Levantadas as rupturas e validadas no grupo definam as aes corretivas para as rupturas levantadas. Para documentar as rupturas, classificar e utilizem a tabela e critrios de apoio no final deste bloco.

ENTREVISTAS COM OS GERENTES

PLANEJAMENTO DA PRODUO

Ns trabalhamos principalmente com quatro tipos de prazo:

Encartes de Propaganda devem ser entregues, em alguns casos em um dia, e em outros casos em dois dias, aps recebermos a arte final do cliente.

As revistas de circulao semanal ou quinzenal, devem ser entregues dois dias aps o recebimento da arte final.

As revistas mensais tm um prazo que varia de 3 dias a uma semana, dependendo do contrato que foi firmado com o cliente.

Os demais servios (material das agncias de propaganda, livros, manuais, formulrios, etc.) tm um prazo varivel, que depende do volume de trabalho e de nossa disponibilidade de produo.

Os problemas de entrega fora do prazo geralmente so criados por estes demais servios. Em primeiro lugar, Vendas no nos consulta e no leva em conta a produo j programada e d prazos irreais para garantir o pedido. Alm disso, estes pedidos passam sempre por Finanas, que s os libera para produo aps verificar o crdito do cliente. A rea de Anlise de Crdito costuma segurar os pedidos de dois dias at uma semana. Quando os pedidos chegam para produo, geralmente o prazo no suficiente. Isto ocasiona reprogramaes freqentes, e mesmo assim, pelo menos 30% dos pedidos so entregues fora do prazo ou com erros ocasionados pela pressa.

At os pedidos de clientes com contratos de longo prazo tais como: editoras empresas e agncias de publicidade, s esto liberadas para produo aps a rea de Anlise de Crdito constatar que estes clientes no esto inadimplentes. Na maioria das vezes, iniciamos a produo por nosso prprio risco, porque se formos esperar esta liberao jamais entregaremos o pedido em dia.

PRODUONossos maiores problemas so criados pelas constantes reprogramaes de produo. Muitas vezes estamos com a mquina pronta para produzir um determinado tipo de material e de repente temos que modificar o set-ut. Isto leva tempo, e os prazos j so normalmente apertados. Alm disso, temos que requisitar material (tinta e papel) diferente para o Almoxarifado, no Planejamento de Produo. Eles replanejam a produo e no enviam automaticamente o novo material requerido. Muitas vezes, j executamos a mudana do set-up e ficamos esperando o material. mais perda de tempo. Nosso volume alto de horas-extras causado muito mais pelas reprogramaes de produo do que pelo volume de produo em si.

O aumento de mquinas de impresso, com a chegada dos novos equipamentos, deveria resolver o problema. S que a empresa espera aumentar o volume de produo. Neste caso deve ficar tudo na mesma. Alguns problemas podem at se agravar. Por exemplo, aps cada etapa da produo, o material deve ser inspecionado por um Inspetor da Qualidade, do setor de Planejamento da Produo. s vezes passa-se muito tempo at um Inspetor estar disponvel para inspecionar o material. Com o aumento da produo e da velocidade dos equipamentos, este problema deve aumentar, a no ser que se contratem mais inspetores.ADMINISTRACO & FINANAS

Muitos dos Formulrios de Pedidos que recebemos dos vendedores esto incompletos ou errados. Isto toma muito tempo de nossos escriturrios, que tm que entrar em contato com o cliente ou consultar pedidos antigos para confirmar endereo, CGC, CEP, etc. claro que assim temos que acumular pedidos, o que gera reclamaes do pessoal do Planejamento da Produo. Isto tambm ocasiona atraso na atualizao dos pagamentos efetuados, e muitas vezes temos at que fazer horas-extras para proceder s conciliaes bancrias para atestar que um cliente no est inadimplente e liberar seus pedidos. Temos que conferir praticamente todos os Formulrios de Pedidos, pois j aconteceu de sair a fatura errada porque o Formulrio estava completo e confiamos que ele estava correto. O pessoal de Vendas j se acostumou que ns conferimos e no se preocupa de fazer seu servio certo. Afinal, sua comisso de vendas computada imediatamente aps a entrada do pedido.

CRITRIO DE AVALIAO E PRIORIZAO DAS RUPTURAS

Gravidade

5 - Reflete em todo o processo especfico e causa forte impacto para o alcance dos objetivos estratgicos.

3 - Reflete em todo o processo especfico mas o impacto nos objetivos estratgicos a empresa moderado.

1 - Reflete apenas num ponto focal do processo sem efeito nos demais processos e na estratgia geral.

Abrangncia

5 - Consume muita energia do processo, envolve diversas reas e volume de operaes.

3 - Consome recursos de reas especficas e localizadas e os volumes so moderados.

1 - Consome poucos recursos e esforo da empresa.

Freqncia

5 - Ocorre de forma regular e permanente neste processo.

3 - Ocorre em momentos especficos ou perodos do ms de maior pico.

1 - Ocorre eventualmente em decorrncia de fato especfico.

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