Foda ponderado instrucciones para uso en Excel

FODA PONDERADO EN HOJA DE CÁLCULO

1. Abre el archivo FODA Ponderado.xlsm. Características del archivo.BALANZA EXÓGENA

OPORTUNIDADES AMENAZAS

No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado1 0 1 02 0 2 0 La diferencia entre3 0 3 0 Oportunidades4 0 4 0 y Amenazas =5 0 5 0 UBICACIÓN EN EL MAPA6 0 6 0 en el eje horizontal X7 0 7 0 #N/A8 0 8 0 #N/A9 0 9 0 Nota: Si es positivo = Derecha

10 | 0 10 0 Si es negativo = Izquierda11 0 11 012 0 12 013 0 13 0 COORDENADAS14 0 14 0 DIAGNÓSTICO x y15 0 15 0 ERROR ERROR ERROR

no suma 100 SUMA 0 no suma 100 SUMA 0

#N/A #N/AOrdenar Oportunidades Ordenar Amenazas

BALANZA ENDÓGENALa diferencia entre

FORTALEZAS DEBILIDADES Fortalezas yDebilidades

No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado UBICACIÓN EN EL MAPA1 0 1 0 en el eje vertical Y2 0 2 0 #N/A3 0 3 0 #N/A4 0 4 0 Nota: Si es positivo = Derecha5 0 5 0 Si es negativo = Izquierda6 0 6 07 0 7 08 0 8 09 0 9 0

10 0 10 011 0 11 012 0 12 013 0 13 014 0 14 015 0 15 0

no suma 100 SUMA 0 no suma 100 SUMA 0

#N/A #N/AOrdenar Fortalezas Ordenar Debilidades

El archivo está protegido. El propósito es evitar errores o alteración involuntaria de fórmulas y algoritmos.

Tiene espacio para 15 variables por dimensión. Un FODA es una síntesis, no un listado a detalle.

Solo podrás escribir en las zonas sombreadas. Contiene mensajes en letra roja y fondo amarillo. Son alertas que

indican que la información vertida todavía no está trabajada como se requiere. A medida que procedas correctamente en lo técnico, estos mensajes desaparecerán.

El archivo está diseñado para que no calcule nada hasta que toda la información esté bien registrada.

2. Arriba aparecerá una Advertencia de seguridad. Haz clic en “opciones”.

3. Selecciona la opción “habilitar este contenido” y haz clic en “aceptar”. Esto te permitirá ejecutar algunas instrucciones o macros con solo hacer clic en botones programados para ello. Dependiendo de la versión de Excel este requerimiento podrá no aparecer y se podrá continuar con el siguiente paso.

Antes de registrar la información, observa la estructura de cada cuadrante. En la ilustración se puso el cuadrante de Oportunidades pero sucede lo mismo en Amenazas, Fortalezas y Debilidades.

BALANZA EXÓGENA


No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado1 02 03 04 05 06 07 08 09 0

10 | 011 012 013 014 0

15 0no suma 100 SUMA 0

#N/AOrdenar Oportunidades

Observarás que la columna de importancia tiene una alerta que dice “no suma 100”. Este mensaje desaparecerá sí y solo sí los valores verticales de las variables suman 100.

Debajo de la columna de valor ponderado aparece la alerta “#N/A”, la cual desaparecerá cuando se haya concluido la ponderación.

Debajo de la balanza hay un botón cuyo título es “Ordenar Oportunidades”. Cuando tengas la información completa y registrada adecuadamente, la información se ordenará por valor ponderado de mayor a menor, cuando hagas clic en este botón

4. Registra las variables del FODA

5. Evalúa verticalmente la importancia de cada variable respecto de las otras en la columna “importancia”.

Observa que mientras no sume 100 la alerta se mantiene. De igual manera, la suma de la columna “Valor Ponderado”

aparece un mensaje de errorOPORTUNIDADES AMENAZAS

No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado

1Colaboración con expertos externos 20 0

2Comunicación directa con asesores 20 0

3 Pruebas internacionales 35 04 Trabajo con los CEAs 0

5Colaboración con otras instituciones 0

6 07 08 09 0

10 | 011 012 013 014 0

15 0no suma 100 SUMA ERROR

#N/AOrdenar Oportunidades

Cuando la suma de “importancia” es 100, desaparece el mensaje de error de la columna importancia pero aparece la siguiente alerta “falta al menos una variable por valuar horizontalmente”.



1Colaboración con expertos externos 20 0

2Comunicación directa con asesores 20 0

3 Pruebas internacionales 35 04 Trabajo con los CEAs 10 0

5Colaboración con otras instituciones 15 0

6 07 08 09 0

10 | 011 012 013 014 0

15 0100 SUMA ERROR

falta al menos una variable por valuar horizontalmente#N/A

Ordenar Oportunidades

6. Evalúa cada variable horizontalmente en la columna “Valor Actual”. Por “Valor Actual” se entiende la probabilidad, presencia, actuación, magnitud de la Oportunidad, Fortaleza, Amenaza o Debilidad.

El mensaje “falta al menos una variable por valuar horizontalmente” desaparecerá hasta que todas la variables hayan sido evaluadas.



1Colaboración con expertos externos 20 60% 12

2Comunicación directa con asesores 20 70% 14

3 Pruebas internacionales 35 04 Trabajo con los CEAs 10 0

5Colaboración con otras instituciones 15 0

6 07 08 09 0

10 | 011 012 013 014 0

15 0100 SUMA ERROR

falta al menos una variable por valuar horizontalmente#N/A


Cuando concluyas todas las evaluaciones horizontales desaparecerán todos los mensajes de error.

Sin embargo, hay otra alerta: “No se ha ordenado por Valor Ponderado en forma descendente”. En el ejemplo, la variable preponderante que es “pruebas internacionales” con un valor ponderado de 29.75 puntos está en el tercer renglón. La variable “Colaboración con expertos externos” que tiene 12 puntos aparece en el primer renglón.





3 Pruebas internacionales 35 85% 29.754 Trabajo con los CEAs 10 80% 8

5Colaboración con otras instituciones 15 50% 7.5

6 07 08 09 0

10 | 011 012 013 014 0

15 0100 SUMA 71.25

No se ha ordenado por Valor Ponderado en forma descendenteOrdenar Oportunidades

7. Haz clic en el botón “Ordenar...”. En este caso dirá “Ordenar Oportunidades” pero en los demás cuadrantes se referirá al ordenamiento de Amenazas, Fortalezas y Debilidades





3 Pruebas internacionales 35 85% 29.754 Trabajo con los CEAs 10 80% 8


6 07 08 09 0

10 | 011 012 013 014 0

15 0100 SUMA 71.25

No se ha ordenado por Valor Ponderado en forma descendenteOrdenar Oportunidades

El cuadrante ha sido correctamente llenado.OPORTUNIDADES AMENAZAS

No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado1 Pruebas internacionales 35 85% 29.75



4 Trabajo con los CEAs 10 80% 8


6 07 08 09 0

10 | 011 012 013 014 0

15 0100 SUMA 71.25


8. Repite los mismos pasos en los demás cuadrantes La balanza externa resultante será parecida a la siguiente

BALANZA EXÓGENA


No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado1 Pruebas internacionales 35 85% 29.75 1 Recorte presupuestal 20 90% 18

2Comunicación directa con asesores 20 70% 14 2

Estructura funcional distinta a la autorizada 10 100% 10

3Colaboración con expertos externos 20 60% 12 3

Estándares de calidad inadecuados e insuficientes 10 95% 9.5

4 Trabajo con los CEAs 10 80% 8 4Cobertura de capacitación insuficiente 13 70% 9.1

5Colaboración con otras instituciones 15 50% 7.5 5 Pruebas internacionales 10 85% 8.5

6 0 6 Capacitación docente 10 60% 67 0 7 Flujo de información 10 60% 6

8 0 8Coordinación entre direcciones 7 85% 5.95

9 0 9Colaboración con expertos externos 10 50% 5

10 | 0 10 011 0 11 012 0 12 013 0 13 014 0 14 0

15 0 15 0100 SUMA 71.25 100 SUMA 78.05

Ordenar Oportunidades Ordenar Amenazas

La balanza interna resultante será parecida a la siguiente

BALANZA ENDÓGENA

FORTALEZAS DEBILIDADES

No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado No. Concepto Importancia Valor Actual Valor Ponderado

1Diseño de Programas de Estudio 60 60% 36 1 Falta de liderazgo del área 25 100% 25

2Especialistas en la disciplina 10 80% 8 2

Estándares de calidad inadecuados e insuficientes 20 90% 18

3Capacidad de solución de problemas 20 30% 6 3

Resistencia a la reorganizacion de las subdirecciones 15 80% 12

4Elaboración de materiales de apoyo 5 90% 4.5 4

Visiones diferenciadas sobre promoción de educación en ciencias 15 65% 9.75

5Diseño de estrategias de capacitación 5 90% 4.5 5 Clima laboral alterado 10 90% 9

6 0 6Decisiones no consensuadas 10 80% 8

7 0 7Comunicación interna parcial 5 85% 4.25

8 0 8 09 0 9 0

10 0 10 011 0 11 012 0 12 013 0 13 014 0 14 015 0 15 0

100 SUMA 59 100 SUMA 86

Ordenar Fortalezas Ordenar Debilidades

Al lado derecho de las balanzas, en la hoja de cálculo podrás ver las operaciones de Oportunidades – Amenazas, Fortalezas – Debilidades y las coordenadas, así como una breve orientación de cómo “caminarás” en el plano cartesiano. A CONTINUACIÓN UN EJEMPLO.

UBICACIÓN EN EL MAPAen el eje horizontal X

-6.8

IZQUIERDA

Nota: Si es positivo = DerechaSi es negativo = Izquierda

DIAGNÓSTICOINFIERNO : IZQUIERDA ABAJO

UBICACIÓN EN EL MAPA

en el eje vertical Y

-27

ABAJO

Nota: Si es positivo = Derecha

Si es negativo = Izquierda

La diferencia entre Oportunidades y Amenazas =

La diferencia entre Fortalezas y Debilidades =

COORDENADASx y

-6.8 -27

9. Ubícate en la hoja “Gráfica. Ahí verás el posicionamiento estratégico. En este ejemplo, el área se ubica en el peor de los escenarios: el infierno.

-50

-40

-30

-20

-10

0

10

20

30

40

50

-50 -40 -30 -20 -10 0 10 20 30 40 50

Posicionamiento FODA

LIMBO

INFIERNO

PARAÍSO

PURGATORIO

FORTALEZAS

DEBILIDADES

AMENAZAS OPORTUNIDADES

10.Genera el resumen ejecutivo con las variables preponderantes. Haz clic en la hoja “Resumen Ejecutivo”

Clic para seleccionar oportunidades preponderantes Clic para seleccionar amenazas preponderantes

Clic para seleccionar fortalezas preponderantes Clic para seleccionar debilidades preponderantes

RESUMEN EJECUTIVO

Oportunidades Amenazas Total71.3 78.1 -6.8

Fortalezas Debilidades59.0 86.0 -27.0

VARIABLES PREPONDERANTES

Balanza ExógenaOportunidades Amenazas

Fecha y hora de actualización Fecha y hora de actualización

Balanza EndógenaFortalezas Debilidades

Fecha y hora de actualización Fecha y hora de actualización

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

PASOS PARA EXTRAER LAS VARIABLES PREPONDERANTES.Con base en la cantidad determinada de variables a seleccionar.

Si determinamos que son 2 las oportunidades preponderantes o con mayor valor ponderado, hacemos clic en el número 2 de la primera sección del Resumen Ejecutivo, en el apartado de Oportunidades. El sistema va al FODA, extrae la cantidad solicitada de variables y registra la fecha y hora de elaboración o actualización.

Clic para seleccionar oportunidades preponderantes

1 2 3 4 5

Si determinamos que existen 3 amenazas preponderantes o con mayor valor ponderado, hacemos clic en el número 3 de la primera sección del Resumen Ejecutivo, en el apartado de Amenazas. . El sistema va a las balanzas FODA, extrae la cantidad solicitad de variables y registra la fecha y hora de elaboración o actualización.

Clic para seleccionar amenazas preponderantes

1 2 3 4 5

Si determinamos que son 2 las fortalezas preponderantes o con mayor valor ponderado, hacemos clic en el número 2 de la primera sección del Resumen Ejecutivo, en el apartado de Fortalezas. El sistema va a las balanzas FODA, extrae la cantidad solicitad de variables y registra la fecha y hora de elaboración o actualización.

Clic para seleccionar fortalezas preponderantes

1 2 3 4 5

Si determinamos que son 3 las debilidades preponderantes o con mayor valor ponderado, hacemos clic en el número 2 de la primera sección del Resumen Ejecutivo, en el apartado de Debilidades. El sistema va a las balanzas FODA, extrae la cantidad solicitad de variables y registra la fecha y hora de elaboración o actualización.

Clic para seleccionar debilidades preponderantes

1 2 3 4 5

El reporte tiene definida un área de impresión que excluye el grupo seleccionador de las variables preponderantes. La hoja impresa queda así.RESUMEN EJECUTIVO

Oportunidades Amenazas Total71.3 78.1 -6.8

Fortalezas Debilidades59.0 86.0 -27.0

VARIABLES PREPONDERANTES

Balanza ExógenaOportunidades Amenazas

Pruebas internacionales

Recorte presupuestal

Comunicación directa con asesores

Estructura funcional distinta a la autorizadaEstándares de calidad inadecuados e insuficientes

Fecha y hora de actualización Fecha y hora de actualización26/mar/2011 01:32:30 p.m. 26/mar/2011 01:32:36 p.m.

Balanza EndógenaFortalezas Debilidades

Diseño de Programas de Estudio

Falta de liderazgo del área

Especialistas en la disciplina

Estándares de calidad inadecuados e insuficientes

Fecha y hora de actualización Fecha y hora de actualización26/mar/2011 01:32:38 p.m. 26/mar/2011 01:32:43 p.m.

Foda ponderado instrucciones para uso en Excel

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