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Gestão de Tempo

•Compreender a importância de uma boa Gestão de

Tempo e organização pessoal

•Desenvolver estratégias para uma organização

pessoal e de tempo eficazes

•Aprender a aplicar as técnicas de gestão de tempo,

de forma a melhorar a qualidade de vida de cada um.

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Resultados de um Inquérito sobre:

Como os portugueses gastam o seu tempo?Como os portugueses gastam o seu tempo?

O sono, as refeições e os cuidados pessoais ocupam, em

média, o equivalente a praticamente 12 em cada 24 horas do

dia;

São passadas cerca de 7H37 no trabalho;

São gastas 1h31 em deslocações de carro;

5h00, ou seja, um quinto das 24 horas, ocupadas pelas

mulheres a tratar da casa;

Os homens passam 2h nas tarefas do lar;

2h00 são gastas pelos mais jovens em refeições.(INE, 1999)

3333

1. Organização

Pessoal e

Planeamento

4444

Problemas Comuns da Gestão de TempoProblemas Comuns da Gestão de Tempo

Exercício 1:Exercício 1:

Brainstorming Brainstorming

Quais são os principais Quais são os principais

problemas que o grupo problemas que o grupo

considera, relacionados com a considera, relacionados com a

gestão de tempo?gestão de tempo?

5555

Qual a Solução?Qual a Solução?Factores que “Devoram” o TempoFactores que “Devoram” o Tempo SoluçõesSoluções

Perfeccionismo

Querer Fazer Tudo

Fazer Muitas Coisas ao Mesmo Tempo

Colaboradores e Colegas não Respeitam Prazos

Frequentes Interrupções Telefónicas

Trabalhar sem Plano de Acção, sem fixar Prioridades

•Não fazer melhor do que é solicitado. O óptimo é inimigo do bom

•Delegar

•Fazer uma coisa após a outra (Fixar Prioridades)

•Fixar prazos e inscrevê-los na agenda. Introduzir o princípio do compromisso voluntário.

•Analisar as mensagens recebidas (Fixar pedidos de não interrupção e desviar chamadas, ...)

•Fixar Objectivos para cada dia (fazer as tarefas importantes antes das tarefas urgentes)

Em Suma...Em Suma...Em Suma...Em Suma... ... Organizarmo-nos em ... Organizarmo-nos em torno das Prioridades!torno das Prioridades!... Organizarmo-nos em ... Organizarmo-nos em torno das Prioridades!torno das Prioridades!

6666

•Os objectivos são fundamentais. •Sem objectivos não alcançamos metas. •Evoluem em função do tempo, das mudanças, das situações.

Uma pergunta pode ocorrer a cada um de nós – Quais são os meus objectivos?

1. Estabelecer 1. Estabelecer Objectivos:Objectivos:O que são?O que são?

Quem não o faz, facilmente se perde no tempo!

7777

Conseguimos obter ganhos de tempo e de produtividade consideráveis, qualquer que seja o nosso contexto para se

gerir o tempo, se adoptar-mos a seguinte técnica que nos vai ajudar a construir objectivos:

Formular 6 perguntas – Exercício

Se não planear correctamente

o caminho para chegar ao seu

destino, nunca saberá quanto

tempo precisa para atingir!

Exercício

9999

2. Definir Prioridades

““As coisas verdadeiramente As coisas verdadeiramente

importantes não podem importantes não podem

estar à mercê das menos estar à mercê das menos

importantes, caso contrário importantes, caso contrário

passamos a vida a fazer passamos a vida a fazer

coisas urgentes e nunca coisas urgentes e nunca

temos tempo para aquelas temos tempo para aquelas

que, na verdade, podem que, na verdade, podem

fazer a diferença nas nossas fazer a diferença nas nossas

vidas pessoais e vidas pessoais e

profissionais”profissionais”

10101010

Estabelecer prioridades não é mais que distinguir o que é

importante do que é urgente. Urgência e Importância são

qualidades distintas das tarefas.

•Tarefa Importante – A que vai contribuir directamente para os seus objectivos.

•Tarefa Urgente – A que tem um prazo de finalização imediato. Traduz-se na seguinte questão: em termos de gestão de energia o que fazer?

1111

Critérios para Posicionar PrioridadesCritérios para Posicionar Prioridades

Julgar: Julgar: Você é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que o Você é o melhor juiz daquilo que tem para fazer. Permita que o

sentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algo sentimento de culpa e angústia que sente por não ter cumprido algo

consiga agudizar o seu julgamento.consiga agudizar o seu julgamento.

Relativizar: Relativizar: Ao comparar tarefas e actividades deve ser evidente, que Ao comparar tarefas e actividades deve ser evidente, que

algumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Neste algumas têm prioridade sobre outras. Questão de orientação: “Neste

momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”momento qual é a melhor utilização que posso dar ao meu tempo?”

Regular o tempo: Regular o tempo: Os prazos servem para ditar prioridades. Um facto Os prazos servem para ditar prioridades. Um facto

importante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, de importante que é o tempo necessário para o arranque de um projecto, de

forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto.forma a conseguir ter o projecto concluído dentro do prazo previsto.1111

12121212

3. Importante / Urgente3. Importante / Urgente

ImportanteImportante: “que tem valor, interesse ou que é : “que tem valor, interesse ou que é relevante; que importa.relevante; que importa.

UrgenteUrgente: “que não pode ser adiado ou deve ser : “que não pode ser adiado ou deve ser feito imediatamente; que indica urgência, feito imediatamente; que indica urgência, que urge; iminente.que urge; iminente.

In: Dicionário de Língua Portuguesa

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Matriz do TempoMatriz do Tempo

UrgenteUrgente Não UrgenteNão Urgente

Problemas urgentesProblemas urgentes CrisesCrises Reuniões, relatórios e Reuniões, relatórios e Projectos em fase finalProjectos em fase final

PreparaçãoPreparação PlaneamentoPlaneamento Diversão saudávelDiversão saudável Clarificação de ValoresClarificação de Valores

Interrupções Interrupções desnecessáriasdesnecessárias Relatórios, informação Relatórios, informação desnecessáriadesnecessária Reuniões pouco Reuniões pouco importantes, mail, importantes, mail, telefonemastelefonemas Prioridades de outras Prioridades de outras pessoaspessoas

Telefonemas pouco Telefonemas pouco importantes, forwardsimportantes, forwards Desperdícios de tempoDesperdícios de tempo Actividades de “escape”Actividades de “escape” Excesso de descanso, Excesso de descanso, televisão, internettelevisão, internet

Impo

rtan

teN

ão I

mpo

rtan

te

14141414

UrgenteUrgente Não UrgenteNão Urgente

II

29%29%

IIII

21%21%

IIIIII

26%26%

IV IV

24%24%

Impo

rtan

teN

ão I

mpo

rtan

te

Diariamente somos confrontados com decisões a tomar sobre tarefas a realizar:

15151515

Devemos, planear muito bem o nosso tempo. Um plano distingue-

se de uma lista de tarefas simples, porque inclui:

Lista de tarefas a realizar durante a semana;

Atribuição de grau de importância da tarefa/capacidade

de contribuição da tarefa para o nosso objectivo;

Atribuição de grau de urgência/prazo para cada tarefa;

Previsão da duração de cada tarefa.

16161616

4. Planear e Controlar Actividades

Que cuidados deve ter quando fizer o seu plano semanal?

Estabelecer prioridades para todas as actividades

Ser realista quanto ao tempo que necessitar para levar a cabo

alguma tarefa

Deixar um tempo para os imprevistos

Começar por planear apenas cerca de 60% do tempo livre total

Dividir um trabalho complexo em várias componentes

17171717

Assim, em vez de escrever: Fazer o relatório X, escreva e planeie:

1 – Prepare documentos necessários para X

2 – Leia-os

3 – Escreva o 1º capítulo de X, etc.

4 – Indique quanto tempo leva a fazer cada parte do projecto.

Exija uma sequência mais proveitosa para cada conjunto de actividades,

pois poupa tempo de umas tarefas para as outras.

Faça do plano um hábito.

18181818

Horários:

• Fazer um horário é decidir em que altura realizar qual tarefa.

1.Como construir um horário?

• Colocar as tarefas e outras actividades fixas.

• Ordenar as tarefas nos espaços de tempo de acordo com o

estabelecimento de prioridades e das estimativas de

duração do plano.

19191919

Dicas úteis:

Deixar o tempo necessário para cada tarefa, mas não

demasiado;

Juntar os itens semelhantes;

Não criar mais fragmentações no seu dia;

Se tem de fazer telefonemas, deve fazê-los todos de

uma vez;

Estamos em condições físicas melhores para fazer

certo trabalho em determinadas horas do dia.

20202020

Tentar construir um horário diário de acordo com o ritmo

biológico natural;

Dedicar as melhores horas aos trabalhos mais

importantes;

Preparar o dia antecipadamente, planear, preparar e deixar

à mão o material que vai ser usado;

Utilizar os “tempinhos”;

Listar as tarefas que pode fazer em 10 minutos;

Fazer do tempo de transição tempo produtivo;

Inserir no horário tempo de calma (sem interrupções).

21212121

Ser fiel ao SEU horário;

Avaliar os seus horários: antes de planear a semana

seguinte pensar:

• O que é que foi cumprido?

• O que é que não foi cumprido?

• O que poderá fazer amanhã para evitar que isso

volte a acontecer?

Resumindo, a chave do sucesso de uma boa gestão de

tempo é planear as nossas tarefas diárias.

2222

PlaneamentoPlaneamento

23232323

“Ser perfeccionista não é  fazer alguma coisa mais ou melhor ou  buscar sempre a excelência; Mas sim ter a

convicção emocional errónea de que a perfeição é o único caminho para a aceitação pessoal. É a convicção de que

somente seremos aceites como pessoas se formos perfeitos."

Uma das principais falhas na gestão de tempo é o perfeccionismo. Conhecendo as causas, facilmente se compreende a sua relação com a

necessidade de uma boa gestão de tempo.

5. Óptimo é Inimigo do Bom

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Causas do Perfeccionismo

Medo de errar.

Os perfeccionistas comparam frequentemente erros com falhas.

Medo da desaprovação.

Pensamento definitivo.

Colocam a ênfase nos “deveria”.

Acreditando que outro é facilmente bem sucedido.

25252525

• A forma mais eficaz de organizar a agenda é utilizar um auxiliar

único para todos os acontecimentos e todas as tarefas.

• Não é conveniente utilizar duplas agendas (a profissional e a

pessoal) ou agendas organizadas por pessoas diferentes.

• De acordo com as necessidades devemos escolher uma agenda

de bolso ou uma agenda de grande formato.

• É importante poder acrescentar ou retirar facilmente uma folha.

• A agenda deve ter dois grandes tipos de assuntos a tratar: os

assuntos permanentes (plano) e os assuntos quotidianos (agenda

propriamente dita).

6. Planificação e Gestão da Agenda

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ASSUNTOS PERMANENTES

• Apontamos tudo o que acontece ou nos é pedido, sem nos

obrigarmos a nenhum cumprimento.

Ex.: telefonar a X, escrever a Y, pensar em organizar Z.

• Esta lista deve ser relida periodicamente de forma a

verificar quais as tarefas prioritárias, as tarefas que já foram

executadas ou simplesmente as tarefas que foram

eliminadas.

27272727

ASSUNTOS QUOTIDIANOS

Trata-se da agenda propriamente dita com todos os

pormenores;

Deverá ser escrita a lápis de forma a poder ser facilmente

adaptada ao decorrer do dia;

Deve ser actualizada diariamente a partir da consulta da

agenda e da lista de assuntos a tratar;

Deve figurar apenas o que está decidido fazer naquele dia;

28282828

Reservar alguma margem de manobra, para resolver

imprevistos;

Determinar um período de tempo para cada acção

prevista;

Apontar todos os pormenores úteis à execução

(números de telefone, endereços, hora da reunião...);

Apontar o grau de prioridade atribuído a cada tarefa.

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2. Técnicas de Gestão Tempo

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Saber Delegar TarefasSaber Delegar Tarefas

Não tente fazer tudo!Não tente fazer tudo!

A delegação permite obter mais tempo A delegação permite obter mais tempo

disponível. Pode aprender a delegar e a disponível. Pode aprender a delegar e a

poupar muito do seu tempo.poupar muito do seu tempo.

Delegar é uma Arte!

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- Porquê delegar?- Porquê delegar?

Permite poupar tempoPermite poupar tempo

Liberta-o para tarefas que são mais importantesLiberta-o para tarefas que são mais importantes

Se delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-á Se delegar eficazmente a sua equipa tornar-se-á

mais qualificada e comprometida. mais qualificada e comprometida.

Contribui para o sucesso da equipa, do Contribui para o sucesso da equipa, do

departamento, da empresa. departamento, da empresa.

Demonstra qualidades e competências de gestão.Demonstra qualidades e competências de gestão.

32323232

O Ritmo de Actividade e a ProdutividadeO Ritmo de Actividade e a Produtividade

O ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir da O ritmo de actividade e a produtividade aumenta a partir da

delegação.delegação.

Delegar eficazmente significa:

• decisões tomadas perto de onde o trabalho é feito e

onde os problemas acontecem.

• tomar decisões mais rápido e melhor.

• reforçar uma imagem de sucesso da sua equipa.

Quando delega, poupa tempo para trabalho mais importante e Quando delega, poupa tempo para trabalho mais importante e

melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.melhora a eficácia e estado de espírito da sua equipa.

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- Se não delegar:- Se não delegar:

• Criará um fardo para si. • A equipa não terá autoridade, responsabilidade ou

informação para tomar decisões. • Aumenta a falta de confiança na equipa.• Aumento de críticas, por parte das equipas.• Aumenta as interrupções.

A produtividade dos colaboradores e o ritmo das suas A produtividade dos colaboradores e o ritmo das suas

actividades tornam-se valiosas ferramentas para qualquer actividades tornam-se valiosas ferramentas para qualquer

líder de equipa e organização…líder de equipa e organização…

mas é sempre necessário saber como reforçá-las!mas é sempre necessário saber como reforçá-las!

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Tarefas Pessoais e Tarefas ProfissionaisTarefas Pessoais e Tarefas Profissionais

O Que delegar e a Quem?O Que delegar e a Quem?

• Delegar trabalho e poder é sensato, mas também

necessário se quer fazer bem o seu trabalho.

• Delegar não é dizer à equipa para fazer qualquer coisa

• Não é estar sempre em cima deles enquanto o fazem

• Preocupar-se constantemente sobre se estão a

conseguir fazer o trabalho.

Isto não é delegar é perder tempo!Isto não é delegar é perder tempo!

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A delegação pode assumir diferentes tipos:

Delegar parte da tarefa

Delegar toda a tarefa

Delegar o trabalho, mas esperar tomar todas as decisões

Delegar, mas esperar relatórios de progresso frequentes

Delegar e pedir o resultado no fim

Delegar é dar à sua equipa autoridade e liberdade para

fazer uma tarefa que normalmente seria feita por si.

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Que tarefas pode atribuir Que tarefas pode atribuir a cada um deles? a cada um deles?

Quem é a pessoa mais Quem é a pessoa mais madura para assumir madura para assumir esta responsabilidade? esta responsabilidade?

E qual é a mais E qual é a mais habilitada para cumprir habilitada para cumprir este objectivo com este objectivo com sucesso?sucesso?

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Os passos fundamentais para uma melhor Os passos fundamentais para uma melhor gestão de tempo:gestão de tempo:

1 - Desenvolver um sentido pessoal do tempo;

2 - Identificar as metas de longo prazo;

3 - Estabelecer planos de médio prazo;

4 - Planificar o dia;

5 - Utilizar o melhor possível o nosso melhor tempo;

6 - Organizar o trabalho de escritório;

7 - Gerir bem as reuniões;

8 - Delegar tempo ocupado de antemão;

9 - Cuidar da Saúde.

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Algumas Ideias Eficazes para ganhar TempoAlgumas Ideias Eficazes para ganhar Tempo

A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:A nível pessoal e na reflexão e tomada de decisão:

Elaborar uma lista de assuntos reflectindo primeiro as prioridades;

Fazer uma coisa de cada vez, variando aquilo que faz;

Estabelecer datas, horas e limites e pedir aos outros que façam o

mesmo;

Ter em conta os seus defeitos e qualidades;

Face a um problema, reflectir se está realmente decidido a resolve-

lo;

Antes de tomar uma decisão, fixar critérios de satisfação;

Sempre que possível conceder um período de amadurecimento

antes da tomada de decisão.

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Questões ?

FIM

Ana Lúcia Pedrosa