Manual Gestão de Tempo

Manual de Formao

CURSO: TCNICO/A SECRETARIADO

MODALIDADE: SISTEMA DE APRENDIZAGEM

2011

MODULO

Gesto do Tempo

FORMADORA: Marisa Sousa

Entidade acreditada pela Direco-Geral do Emprego e das Relaes de Trabalho, nos termos da Portaria n. 782/97, de 29 de Agosto.

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.

Delegao Regional Norte

Centro de Formao Profissional de Chaves

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UFCD Gesto do tempo Carga Horria 25 h

Objectivos:

Identificar e aplicar tcnicas individuais de gesto de tempo.

Planificar tarefas e actividades de trabalho.

Identificar desperdiadores profissionais e pessoais.

Planificar a agenda de trabalho quer manual quer electrnica.

Contedos:

Tcnicas individuais de trabalho

Planeamento de tarefas

Desperdiadores de tempo

Agenda tradicional

Agenda electrnica

Delegao eficaz

Aqueles que gastam mal o seu tempo so os

primeiros a queixar-se da sua brevidade.

Jean de La Bruyre




3 GESTO DO TEMPO

Tempo dinheiro.

O tempo cura feridas

tudo uma questo de tempo

Temos tempo de sobra- dizem com o objectivo de nos tranquilizar.

Toda a gente tem todo o tempo que existe

Tudo requer tempo

O tempo no adaptvel! impossvel gerirmos o tempo

Uma das preocupaes das pessoas que desejam melhorar a sua eficincia , sem

dvida, a rentabilizao do tempo. Esta rentabilizao passa, tambm pela prpria

organizao que conjuntamente com alguns mtodos, conduzem a uma boa e eficaz,

gesto do seu tempo.

Uma das causas do insucesso a falta de programao do trabalho. Podemos imaginar

o que sucede a um profissional que inicia o dia sem saber com quem vai contactar:

sem entrevistas marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geogrfico desse dia. A

falta de organizao leva desorientao e muitas pessoas no conseguem recuperar

de algumas falhas cometidas por esse facto.

O desenvolvimento pessoal do indivduo passa pela aprendizagem da adaptao da

sua vida ao factor TEMPO. Isto significa que, no sendo o tempo um elemento

integrante da prpria vida, no pode ser directamente controlado por cada um de ns.

O que podemos fazer uma adaptao aos ciclos biolgicos do tempo, atravs da

imposio pessoal de ritmos de vida adaptados a esses mesmos ciclos.




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NOO DE TEMPO

extraordinariamente difcil, seno impossvel, tentar definir O TEMPO, se no o

fizermos em relao a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida est

limitada em funo do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa durao

(muito ou pouco), e pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer

coisa).

Se a noo de tempo s pode ser compreendida, em relao a qualquer coisa, resulta

daqui um facto, fcil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade

da sua compreenso. A noo de tempo RELATIVA e tambm profundamente

VARIVEL.

Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, varia de pessoa para pessoa e,

tambm, de ocasio para ocasio, de acordo com a forma como o indivduo

percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situao facilmente

detectvel, quando ns sentimos que determinado espao de tempo passou muito

depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrrio.

Por isso, temos de distinguir duas ideias ou conceitos de tempo:

TEMPO ASTRONMICO (absoluto, biolgico ou natural).

TEMPO PSICOLGICO (aparente ou relativo).

O TEMPO ASTRONMICO aquele que imposto pela natureza e que assenta na

diviso do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas tambm, o

agrupamento dos dias em semanas, a diferenciao das estaes do ano, a distino

do dia e da noite, etc. rigoroso e sobre ele assentam todos os calendrios e os

horrios de trabalho e de lazer.

O TEMPO PSICOLGICO a percepo, mais ou menos varivel, da forma como o

tempo astronmico vai ou no ser ocupado, preenchido, vivido. No rigoroso, pois

varia de indivduo para indivduo e tambm com a ocasio.

Se o tempo astronmico est rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se

sucedem ininterruptamente, uns aps outros, sempre da mesma forma, dia aps dia,




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ano aps ano, ns facilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, o

nosso trabalho, dividindo o tempo em pores cada vez menores, que servem para

precisarmos duraes exactas para determinadas tarefas que executamos.

Ns chegamos a estabelecer calendrios, mais ou menos precisos, onde registamos ou

inserimos tarefas a serem executadas. Na vida de relacionamento com os outros

tendemos a calendarizar todas as nossas actividades, com base em referncias de tipo

cronolgico.

Se, por um lado, no h dvida sobre a exactido do tempo de tipo astronmico, os

nossos problemas comeam quando pensamos na forma como sentimos que esse

mesmo tempo preenchido.

Na verdade, o tempo que temos disponvel, nem sempre convenientemente

ocupado, verificando ns, muitas vezes, uma deficiente rentabilizao dos perodos de

tempo que, supostamente, ns deveramos ocupar de forma til e com resultados

produtivos.

Tempo Produtivo

o tempo no qual realizamos actividades que nos levam aos resultados

desejados. Por resultados, entendemos, no somente o atendimento das

nossas metas profissionais, como tambm o atendimento das nossas metas

pessoais e familiares).

OCUPAO E APROVEITAMENTO DO TEMPO

Frequentemente sentimos que a forma como ocupamos esses perodos o nosso tempo

pessoal, nem sempre a mais rentvel. Isto , muitas vezes, temos a sensao de ter

"PERDIDO TEMPO", ou de no ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era

suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer. Muitas vezes, "perdemos" tempo com

tarefas inteis, esquecendo ou descurando aquilo que realmente necessrio fazer.

Quando, afirmamos expresses do tipo: "hoje a manh rendeu-me!", ou "a tarde

nunca mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo

e, principalmente, de o aproveitar em termos psicolgicos. Muitas vezes, tendemos,

de forma no consciente, a preencher o tempo de trabalho com tarefas mais




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agradveis, em vez das mais desagradveis. Outras vezes, escolhemos para fazer o que

j conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra,

tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais

tarde, e fazendo-o com mais lentido, aquilo de que no gostamos, ou que nos parece

mais difcil.

Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gesto do tempo pessoal,

para assim rentabilizar a ocupao dos perodos de tempo, com tarefas mais

produtivas, por norma a alcanar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de

trabalho.

APROVEITAMENTO EFICAZ DO TEMPO

Sabendo que, para atingir determinados objectivos ou finalidades, tendo estabelecido

esta ou aquela metodologia de trabalho, impe-se definir por onde comear. Isto

significa, necessrio definir PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber,

dentro daquilo que nos propomos fazer, o que mais IMPORTANTE e o que mais

URGENTE.

Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, h pois que

saber situar quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu prprio

faseamento. Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, h inmeras tarefas a

executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo til desse dia. O mesmo se

pode aplicar semana de trabalho.

O dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas teis de trabalho, que podem,

e devem, ser preenchidas de forma rentvel. Devemos procurar racionalizar as nossas

tarefas, no s de acordo com o horrio do dia, considerando horas de incio e de fim,

horas de intervalo, etc., mas tambm temos de entrar em conta com a dimenso

psicolgica do tempo. Isto , porque nos conhecemos, devemos saber qual o perodo

do dia, em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais prprias para fazer certo

tipo de tarefas.

Assim, procurando rentabilizar o tempo til de que dispomos, devemos pois

estabelecer PRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e anlise das

diferentes tarefas a executar. Melhor ser comear pelas mais difceis e pelas menos




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agradveis, sabendo-se que de manh temos mais energias e estamos menos

cansados, e deixando, para o fim do dia as tarefas mais simples e mais rotineiras.

Simultaneamente, se formos capazes de distinguir claramente aquilo que URGENTE

daquilo que IMPORTANTE, podemos, pois, aprender a organizar um processo de

trabalho, que entre em conta com a definio, a eliminao, ou, pelo menos, com a

reduo ao mnimo dos chamados "tempos mortos", em que, pura e simplesmente,

no fazemos nada.

Na verdade, h mltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, h tambm trabalho

que, se for bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrrio, h tambm

tarefas que, pelo reduzido grau de importncia, no devem exigir de ns, tanta

dedicao como outras.

Da conveniente organizao do nosso tempo pessoal, atravs duma racional ocupao

do tempo, que passe pelo desenvolvimento de TCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO,

que cada um de ns ter, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultar

seguramente uma economia de tempo que nos permitir fazer mais e fazer melhor,

podendo, por conseguinte ir mais longe, dentro do desenvolvimento pessoal que

experimentamos.

AS TECNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO

Considera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade seja

ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um

mnimo de xito, tem de o fazer atravs duma certa tcnica, que a sua prpria forma

de fazer. Deste modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a




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experincia individual, todos ns desenvolvemos formas mais rpidas, menos custosas

e mais eficazes de fazer as coisas.

Assim, podemos definir como TCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formas mais

adequadas de, para cada situao, analisar e optimizar um qualquer processo de

trabalho, em ordem a efectu-lo com o mnimo de esforo, no menor espao de

tempo possvel e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele

tem de ser feito.

Desta definio podemos destacar:

A ADEQUAO DA FORMA DE TRABALHAR.

A ANLISE DE UM PROCESSO DE TRABALHO.

A OPTIMIZAO DE UM TRABALHO.

A MENOR DURAO DO TEMPO DE TRABALHO.

A MAIOR MOTIVAO PARA O TRABALHO.

O TRABALHO CORRECTAMENTE FEITO.

O MOMENTO EXACTO DE FAZER O TRABALHO.

O LOCAL EXACTO PARA FAZER O TRABALHO.

Da conjugao de todos estes elementos, que constituem afinal a eficcia de um

trabalho, obtemos pois a definio do que podem ser as tcnicas individuais de

trabalho. Vamos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo

da melhoria do nosso desempenho.

GANHAR TEMPO

COMO MELHORAR A ORGANIZAO PESSOAL E GERIR O PRPRIO TEMPO

Existem trs perspectivas diferentes relativamente gesto do tempo:

1. Aumentar a quantidade de tempo disponvel.

2. Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel.

3. Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponvel.




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A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho at onde for

possvel. Isso poderia trazer como consequncia uma grave depresso, esgotamento e

falta de eficincia.

A segunda perspectiva est virada para o trabalho e para os mtodos. Requer uma

mente orientada de forma mecnica. No existe absolutamente nenhum limite para

esse tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em

eficincia e em gestor de mtodos em vez de melhorar a sua tomada de decises,

relaes humanas e qualidades de liderana.

A terceira perspectiva sugere que se estabelea uma escala de prioridades na gesto

do tempo. Prope um compromisso exclusivo com as questes essenciais e

conceptuais em vez de se entreter com os detalhes, os quais tm de ser delegados

para outras pessoas. Esta perspectiva exige uma estratgia orientada para a aco.

Para que possa ser funcional, requer uma fase preparatria, um treino de formao e,

em geral, um clima organizativo adequado.

DETERMINAR AS NOSSAS PRIORIDADES HIERARQUIZAR AS NOSSAS PRPRIAS ACTIVIDADES

Isto consiste em, na vspera ou na manh do prprio dia:

1. Elaborar a LISTA do conjunto de actividades a executar.

Uma lista "dentro da cabea" muito menos eficaz que uma lista escrita.

2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquer

lista intil.

Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto

urgente e importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relao ao

resto por ser importante mas no urgente?".




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Urgncias e Importncia so os melhores critrios para hierarquizarmos as nossas

actividades (so fceis de memorizar, simples e bastante amplos para englobarem

todos os aspectos de um problema).

ANALISAR AS ACTIVIDADES A HIERARQUIZAR

Os critrios URGNCIA E IMPORTNCIA podem revelar-se insuficientes. Nesse caso,

acrescentemos-lhes as dimenses:

1. Gravidade.

2. Repercusso sobre outras actividades ou problemas.

Estes dois ndices complementares podem ajudar-nos a um entendimento com outras

pessoas quanto ao estabelecimento de prioridades.

PONTOS CHAVE PARA CONSTRUIR UM MTODO PESSOAL

O esquema a seguir apresenta a tarefa de hierarquizao no seu conjunto e os seus

pontos de passagem obrigatrios, que constituem os pontos de referncia a partir dos

quais cada um pode criar o seu prprio mtodo.

LISTA DAS ACTIVIDADES indispensvel todos os dias. Ainda que o imprevisvel possa vir transtornar os planos estabelecidos.

URGNCIA Critrio bsico das prioridades.

IMPORTNCIA Critrio bsico das prioridades.

ORDENAO DA LISTA (Decidir; fazer; delegar)

Atribuir um nmero de ordem a cada actividade. aqui que necessrio pr o problema da delegao ou do adiamento da actividade; neste ltimo caso, imperativo prever uma data limite.

CONTROLO (Diferena entre previsto e realizado)

A simples verificao e, melhor ainda, a anlise "previsto/realizado" o ensinamento mais rico, indispensvel para quem quer progredir.




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A ORGANIZAO PRACTICA DAS TAREFAS DE GESTO DE TEMPO

A gesto eficaz do tempo consiste essencialmente no seguinte:

1. Explorar ao mximo os nossos prprios recursos pessoais.

2. Faz-lo com a maior economia de meios que nos for possvel.

3. Faz-lo no menor perodo de tempo possvel.

A eficcia da pessoa conseguida atravs da organizao:

1. Dos seus trabalhos pessoais.

2. Da sua documentao.

3. Das suas relaes com os outros.

4. Da utilizao do seu tempo.

5. Da arrumao da sua secretria.

6. Do estado do seu local de trabalho.

A ORGANIZAO DOS TRABALHOS PESSOAIS

H tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras h

que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razovel efectu-las de

imediato. Toda a tarefa que no seja possvel efectuar de imediato, deve pois ser

anotada em agenda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter:

1. Ordenamento.

2. Memorizao ou registo.

3. Acompanhamento e controlo.

Em termos prticos, podem organizar-se quatro sectores de documentao, colocando

os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos:

1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgncia).

2. " espera de resposta".

3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e tambm para actualizao).




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4. "Pendente" (para assuntos que no esto em movimento, mas que sero

recuperados dentro de um perodo de tempo previsvel).

Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as

circunstncias.

A organizao da documentao

Para o desempenho das funes de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada,

documentao de dois tipos:

1. "Documentao interna"-a que diz

directamente respeito empresa e tambm s

funes normalmente exercidas e pode revestir

o aspecto de normas, informaes, circulares,

etc.

2."Documentao externa"-a que s

indirectamente diz respeito empresa e s

funes exercidas e pode revestir o aspecto de

artigos de revistas, ou de livros, recortes de

jornal, etc., com interesse tcnico ou cultural.

A organizao das relaes com os outros

A fim de trocar informao, no possvel entrar em contacto com os outros sempre

que se quer, e no recomendvel que se improvise (excepto quando em situao de

urgncia) para no perturbar os outros e no perder o nosso prprio tempo.

Deste modo indispensvel:

1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o

nome do interlocutor.

2. Se o contacto pontual, convm marcar pelo telefone, o momento que convm a

ambos. Isto permite a preparao da reunio.




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A no organizao de entrevistas ou reunies, significa que se deixa a iniciativa parte

mais agressiva ou influente.

Organizao da utilizao do tempo

Nem sempre possvel ser dono da utilizao do tempo (horrio) com superiores ou

clientes, mas s vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades.

Tambm as diferentes tarefas de carcter repetitivo, devem ser agrupadas em horas

adequadas e regulares, requer DISCIPLINA.

necessrio fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lgica

(planificar), d-las a conhecer aos colaboradores e OBRIGAR-SE A RESPEIT-LAS.

Organizao do local de trabalho

Para compatibilizar:

1. Ter mo todos os documentos necessrios ao trabalho

dirio.

2. Dispor de espao para trabalhar, inteiramente livre.




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FACTORES DE DESPERDCIO DE TEMPO

1. PLANEAMENTO. -Falta de planificao. -Falta de objectivos e prioridades. -Fazer primeiro o menos importante. -Mudar de prioridades. -Falta de datas limite. -Datas limite irrealistas. -Ignorar as prprias data limite. -Falta de plano dirio por escrito. -Procurar fazer muitas coisas de uma s vez. -Estimativas irreais de tempo. -Actuar sem pensar. -No prever o inesperado. -Projectos favoritos. -Viagens. -Sonhar acordado. -Tempo de espera. -Reunies demasiado longas e mal preparadas. 2. ORGANIZAO. -Secretria amontoada. -Desorganizao pessoal. -Papeis -Correspondncia -Burocracia. -Leitura. -Sistema de arquivo deficiente. -Intervalo de controlo demasiado largo ou curto. -Excessiva organizao. 3. CONTROLO. -Telefone (chamadas imprevistas ou inutilmente longas).

-Visitas inesperadas (colegas ou colaboradores que vm expor os seus problemas pessoais ou cavaquear). -Reunies no programadas. -Distraces visuais. -Rudo. -Ms condies fsicas. -Fadiga. -Falta de autodisciplina. -Incapacidade de dizer "NO". -Confundir actividade com resultados. -Falta de normas. -M memria. -Excesso de controlo. -Almoos demorados. 4. COMUNICAO. -Falta de comunicao. -Comunicao confusa. -No se manter informado. -Falta de informao. -No ouvir. -Fazer rudo social. 5. DECISO. -Indeciso. -Dvida. -Medo de cometer erros. -Medo de comprometer-se. -Deixar para amanh o que pode fazer hoje. -Querer possuir todos os dados. -No pensar nas alternativas. -No avaliar as consequncias negativas.




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ACES PARA ORGANIZAR O DIA

Ter uma viso global das tarefas quotidianas permite-nos manter o olhar fixo sobre o essencial. Quando surgem imprevistos e solicitaes quotidianas, bom podermos aplicar as medidas e tomar as decises necessrias em tempo oportuno. Quando est estabelecido o plano de trabalho, mais fcil decidir com conhecimento de causa e dominar a presso dos acontecimentos. 1-CONSAGRE EM CADA DIA UM MNIMO DE TEMPO sua preparao: bastam alguns minutos. 2-FAA A LISTA das tarefas que deseja realizar: Os assuntos correntes que se devem ou deveriam encerrar. Os projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir. 3-CLASSIFIQUE as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critrios "urgente" e "importante". E tome as decises necessrias: transferncia, delegao. 4-COMECE O MAIS CEDO POSSVEL a fazer o que est classificado em primeiro lugar, pondo-o frente daquilo que menos importante: o imprevisto causa mais dificuldades quando no podem ser cumpridas tarefas prioritrias porque adiadas. 5-EVITE resolver primeiro os pequenos problemas, "para aquecer", antes de atacar os mais importantes. 6-CALCULE o tempo necessrio para a realizao das actividades (e anote-o) na planificao do dia. 7-PREVEJA uma ou vrias zonas de tempo para o imprevisvel. 8-TENHA EM CONSIDERAO os melhores momentos, aqueles em que sabe estar mais em forma. 9-NO SE ESQUEA de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de um trabalho sejam avisadas com a devida antecedncia para poderem tomar as suas diligncias. 10-FIXE horas-limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu emprego do tempo. 11-Para as tarefas cuja durao no consegue controlar bem, VERIFIQUE E ANOTE o tempo realmente gasto e compare-o com as estimativas que fez. 12-TRACE UM RISCO sobre as actividades medida que as for executando e no se prive do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todas elas foram riscadas.




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13-FAA O PONTO DA SITUAO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderia ter ganho tempo. 14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas.

PLANIFICAR

1-Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles tempos fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob presso. 2-PLANIFICAR ter uma viso de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um tempo razovel e prever uma margem para os imprevistos. Para isso indispensvel ter sob os olhos todo o perodo que se pretende planificar. 3-PLANIFICAR O QU? 3.1.Os compromissos e as obrigaes fixas a curto, longo e mdio prazo. 3.2.As tarefas quotidianas. 3.3.Os projectos. 4-Planificar no pr algemas. Se uma planificao fosse sentida deste modo, melhor seria renunciarmos a ela. 5-Reservar tempo para a reflexo, para o trabalho solitrio, e fazer aparecer no plano este tempo reservado. Se os no programarmos, estes espaos de tempo disponveis evaporam-se em proveito das prioridades das outras pessoas. 6-Um planeamento deve ser permanentemente visvel nos melhores casos. 7-Utilizar smbolos e cores, sim, mas com moderao (o planeamento tem de ser legvel sem termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado).

PLANEAR

1. De vspera, as actividades do dia seguinte na agenda.

2. Na sexta-feira de tarde, as actividades da semana seguinte na agenda.

3. No dia 25, as actividades do ms seguinte: O plano de trabalho mensal na agenda.

4. Em Dezembro, as actividades do ano seguinte:

Objectivos anuais. Cargas fixas anuais. Plano do ms de Janeiro.

PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUZIR O STRESS.




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PLANIFICAR ACTIVIDADE / TEMPO

ATRIBUIR UM

DETERMINADO TEMPO

Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco de se prolongar mais que o necessrio. Sem previso, no h correces possveis, teis e transferveis para outras situaes prximas.

FIXAR

PRAZOS

Estimulam se so realistas. Ponto de encontro indispensvel. Permitem acender pisca-piscas indicadores de "perigo" no painel das actividades em curso, se esto em risco de no serem respeitados.

MEDIR O TEMPO EFECTIVAMENTE

UTILIZADO

Nada mais subjectivo que a durao conforme as situaes vividas e as tarefas a realizar. Essa medio d-nos uma viso mais clara do tempo e permite-nos diagnosticar as melhorias a introduzir.

A AGENDA

No existe uma agenda ideal, porque certas exigncias so contraditrias. As respostas s questes que se seguem permitem uma escolha melhor porque feita com conhecimento de causa. A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao escolher o seu tamanho. Pode ser importante ter a possibilidade de ler num nico relance o plano do dia ou da semana. No nos devemos esquecer de programar encontros connosco prprios (ler, reflectir, etc.). Usar lpis ou caneta? A vantagem de um lpis munido de uma pequena borracha que nos permite sempre alterar. importante manter a agenda sempre em ordem. prefervel ter uma agenda vida profissional e vida privada. Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se: s pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto; Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles

nos vo surgindo); hierarquizao das nossas tarefas; s aces em curso que preciso vigiar.




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DELEGAO EFICAZ

Uma delegao eficaz uma tcnica empresarial essencial. Para alcanar os melhores

resultados, devemos estar conscientes dos seus benefcios e reconhecer os obstculos

que podem dificultar o sucesso.

Delegar autorizar o desempenho de tarefas especficas a outros, sob uma superviso

geral, permitindo ao delegador mais disponibilidade para aumentar a sua

produtividade, criatividade e organizao.

Delegar com Eficcia:

Decida quais as tarefas que podem ser delegadas;

Tarefas que no podem ser delegadas incluem reas chave e assuntos

confidenciais;

Delegar tarefas menos importantes permite-lhe concentrar a sua ateno nas

tarefas que apenas voc pode fazer;

Quando delegar tarefas precisar de ter uma ideia bastante precisa do tempo

que cada tarefa demorar a ser realizada;

Incentive os seus delegados a melhorarem a sua prpria gesto do tempo;

Lembre-se que delegar funes no simplesmente distribuir o excesso de

trabalho quando est demasiado ocupado.

Faa planos para que possa delegar com antecedncia; isto vai dar-lhe tempo

suficiente para preparar instrues pormenorizadas, discutir todos os pontos

com o seu delegado e providenciar toda a formao, caso esta se revele

necessria.

J sabe que funes delegar... agora tempo de escolher os seus delegados;

Considere cuidadosamente as qualidades de todos os membros da sua equipa e pense que funes se adequaro a cada indivduo, tendo em

considerao os seus pontos fortes e os seus pontos fracos.




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DELEGAO: ETAPAS

Analisar: escolher as tarefas a delegar;

Nomear: indicar o nome do delegado;

Instruir: definir a tarefa;

Controlar: vigiar e incentivar;

Avaliar: examinar e rever.

Bom trabalho!

Marisa Sousa

Manual Gestão de Tempo

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