GESTÃO DE MATERIAIS E DE PATRIMÔNIO NO SERVIÇO PÚBLICO · 2014-12-02 · 5 COMPRAS I...
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GESTÃO DE MATERIAIS E DE PATRIMÔNIO NO SERVIÇO PÚBLICO DEZEMBRO / 2014
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GESTÃO DE MATERIAIS E DE PATRIMÔNIO NO SERVIÇO PÚBLICO
DEZEMBRO / 2014
Escola de Contas do Tribunal de Contas dos Municípios
Estado de Goiás
GESTÃO DE MATERIAIS E DE PATRIMÔNIO NO SERVIÇO PÚBLICO
Prof. Thiago Parísio
Thiago Parísio é graduado em administração de empresas pela UFPE, pós-graduado em gestão de pessoas pela
FAFIRE. É servidor concursado do Tribunal de Contas de Pernambuco desde 2005, exerceu a chefia da Divisão de
Patrimônio entre 2008 e 2011, da Divisão de Compras entre 2012 e 2013, da Divisão de Materiais entre janeiro e
setembro de 2014 e novamente da Divisão de Patrimônio da instituição a partir de outubro de 2014. (e-mail:
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SUMÁRIO
COMPRAS
I Identificação de necessidades .......................................................................................... 5
1.1 Definições ........................................................................................................... 5
1.2 Evolução das compras ....................................................................................... 6
1.3 Fluxo de compras ............................................................................................... 7
1.4 Escolha de fornecedores .................................................................................... 8
1.5 Desafios para o setor de compras ................................................................... 10
1.6 Centralização x Descentralização .................................................................... 10
II Especificações ............................................................................................................... 11
2.1 Definições ......................................................................................................... 11
2.2 Elementos essenciais ....................................................................................... 11
2.3 Fontes .............................................................................................................. 12
2.4 Direcionamento ................................................................................................ 12
2.5 Padronização ................................................................................................... 13
2.6 Segmentação de produtos ............................................................................... 13
III Modalidades de compras .............................................................................................. 15
3.1 Licitação ........................................................................................................... 15
3.2 Pregão (presencial ou eletrônico) .................................................................... 17
3.3 Compra por dispensa de licitação .................................................................... 20
3.4 Compra por inexigibilidade de licitação ............................................................ 24
3.5 Compra por adiantamento (suprimento individual) .......................................... 25
3.6 Sistema de Registro de Preços (SRP) ............................................................ 27
IV Compras e gestão de contratos ................................................................................... 31
4.1 Aspectos fundamentais .................................................................................... 31
4.2 Formalização contratual ................................................................................... 31
4.3 Encargo e remuneração ................................................................................... 32
MATERIAIS
I Conceitos e definições .................................................................................................... 34
1.1 O que é gestão de materiais? .......................................................................... 34
3
1.2 Atividades da gestão de materiais ................................................................... 35
II Previsão de demandas .................................................................................................. 36
2.1 O que é previsão de demandas? ..................................................................... 36
2.2 Padrões de demandas ..................................................................................... 36
2.3 Técnicas de previsão ....................................................................................... 37
III Especificação de materiais ........................................................................................... 40
IV Agrupamento e classificação ........................................................................................ 41
V Controle de estoques .................................................................................................... 43
5.1 Gestão de estoques ......................................................................................... 43
5.2 Causas de erro em registros ............................................................................ 44
5.3 Classificação de estoques ................................................................................ 44
5.4 Classificação ABC ............................................................................................ 45
5.5 Outros métodos de controle ............................................................................. 47
5.6 Avaliação de estoques ..................................................................................... 49
5.7 Custos de estoques .......................................................................................... 52
5.8 Indicadores de estoques .................................................................................. 53
VI Recebimento e distribuição .......................................................................................... 55
6.1 Recebimento .................................................................................................... 55
6.2 Distribuição ....................................................................................................... 56
VII Movimentação e armazenagem .................................................................................. 58
7.1 Movimentação .................................................................................................. 58
7.2 Condições básicas do arranjo físico ................................................................. 59
7.3 Técnicas de estocagem ................................................................................... 60
VIII Inventário .................................................................................................................... 64
8.1 O que é um inventário? .................................................................................... 64
8.2 Modalidades de inventário ............................................................................... 64
8.3 Tipos de inventário ........................................................................................... 65
8.4 Etapas do planejamento de inventário ............................................................. 65
8.5 Indicador de inventário ..................................................................................... 67
PATRIMÔNIO
I Conceitos e definições .................................................................................................... 68
1.1 Patrimônio público ............................................................................................ 68
4
1.2 O que é gestão patrimonial? ............................................................................ 69
1.3 Classificação de bens ...................................................................................... 70
1.4 Material de consumo x Material permanente ................................................... 71
II Incorporações ................................................................................................................ 74
2.1 O que é incorporação? ..................................................................................... 74
2.2 Número patrimonial .......................................................................................... 76
2.2.1 Código de barras ........................................................................................... 77
III Controle físico ............................................................................................................... 79
3.1 Modalidades de movimentação de bens .......................................................... 79
3.2 Movimentação centralizada x descentralizada ................................................. 80
IV Manutenções ................................................................................................................ 82
V Modalidades de desfazimento ....................................................................................... 84
5.1 Avaliação de bens para alienação ................................................................... 87
5.2 Irregularidades patrimoniais ............................................................................. 88
VI Baixas ........................................................................................................................... 91
6.1 Casos especiais de baixas ............................................................................... 92
VII Depreciações ............................................................................................................... 94
7.1 Métodos mais utilizados ................................................................................... 95
VIII Inventário .................................................................................................................... 98
8.1 O que é um inventário? .................................................................................... 98
8.2 Modalidades de inventário ............................................................................... 98
8.3 Planejamento de um inventário ........................................................................ 99
8.4 Nova tecnologia: RFID ................................................................................... 100
REFERÊNCIAS .............................................................................................................. 102
LEGISLAÇÃO ................................................................................................................. 103
EXERCÍCIOS .................................................................................................................. 106
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COMPRAS
I IDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES
1.1 Definições
De acordo com a Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado do Ceará,
planejar compras é “determinar objetivos relacionados a aquisições, mediante a definição,
estudo e coordenação dos meios e recursos para atingi-los”.
Ampliando o entendimento, o processo de contratação pública pode ser definido
como “o conjunto de fases, etapas e atos estruturado de forma lógica para permitir que a
Administração, a partir da identificação precisa da sua necessidade e demanda, possa
definir com precisão o encargo desejado, minimizar seus riscos e selecionar,
isonomicamente, se possível, a pessoa capaz de satisfazer a sua necessidade pela
melhor relação benefício-custo” (Renato Geraldo Mendes, 2012).
O grande desafio de uma aquisição bem feita é conseguir conciliar três atributos
geralmente incompatíveis: celeridade, qualidade e preço. Um compra célere nem sempre
é a mais econômica e ainda pode comprometer a qualidade do que se está adquirindo.
Comprar bem, portanto, pode ser considerado “uma arte”.
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Ao contrário do senso comum que enxerga compras como um ato de procura de
bens e serviços para posterior suprimento à organização, a ―função‖ compras é mais
complexa e demanda responsabilidades maiores como:
Garantir o efetivo suprimento de materiais e serviços, nas quantidades certas e nos
prazos demandados pelos requisitantes;
Comprar com celeridade, qualidade e economia;
Planejar as aquisições;
Manter relação próxima com outras unidades organizacionais;
Manter um cadastro atualizado de fornecedores, garantindo um bom
relacionamento com eles; e
Realizar um controle efetivo do processo de compras com uso de ferramentas
gerenciais.
Mesmo seguindo todos os procedimentos listados acima, nem sempre a aquisição
é concluída com sucesso. Os principais motivos de uma compra ineficiente são:
Identificação de necessidades incompleta;
Especificação inadequada do item a ser adquirido;
Gestão de fornecedores ineficiente; e
Displicência no recebimento de materiais / gestão de contratos
Como se vê, a função é ampla e não deve ser exclusiva do setor: sua atividade só
será bem-sucedida se houver a colaboração de outros segmentos com o fornecimento
dos insumos necessários.
1.2 Evolução das Compras
O processo de compras, assim como várias outras atividades, sofreu forte evolução
nas últimas décadas, como mostra o quadro abaixo:
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COMPRA REATIVA (antes dos anos 80)
COMPRA PROATIVA (após anos 80)
Área de compras vista como centro de custos
Área de compras deve adicionar valor
Compradores respondem às condições de mercado
Área de compras contribui para o desenvolvimento de mercado
Os problemas são de responsabilidade do fornecedor
Os problemas tem responsabilidade compartilhada
Ênfase no hoje Ênfase estratégica que pode ser
no longo prazo
Negociações ganha-perde Negociações ganha-ganha
Muitos fornecedores significam mais segurança
Muitos fornecedores significam perda de oportunidade
Estoques elevados significam mais segurança
Estoques elevados significam desperdício
Informação é poder Informação é valiosa se for
compartilhada
1.3 Fluxo de Compras
1. Recebimento e análise de demandas
As requisições tem origem no usuário final e devem conter informações
essenciais como identificação do requisitante, justificativa para a compra,
especificações do material (incluindo quantidade e unidade de medida), prazo
necessário para a entrega e qualquer informação complementar que se fizer
necessária.
2. Realização de cotações
Primeiramente, é necessário identificar fornecedores capazes de suprir a
demanda com a agilidade necessária para que o setor de compras encaminhe
solicitações de cotações por escrito. Com as informações devolvidas pelos
fornecedores, as cotações são analisadas quanto ao preço, especificações e prazo
de entrega.
3. Análise de modalidade de aquisição
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Com base no orçamento disponível, é necessário definir a forma como o
material será adquirido (compra direta ou processo licitatório). A decisão deverá ser
autorizada por autoridade competente.
4. Emissão do pedido de compra
Cumpridas as etapas anteriores, o setor de compras deverá solicitar a
emissão de nota de empenho. Quando recebê-la, deverá encaminhar cópia ao
fornecedor selecionado e original ao setor responsável (almoxarifado ou
patrimônio, conforme tipo de material) para o acompanhamento da entrega.
5. Recebimento e aceitação do material
O material deverá ser recebido, inspecionado e aceito ou não pelo setor
responsável (almoxarifado, se material de consumo; e patrimônio, se material
permanente).
1.4 Escolha de Fornecedores
A principal responsabilidade de compras é localizar bons fornecedores e negociar
preços, o que nem sempre é fácil. Há três fontes básicas para se identificar estes
fornecedores:
Fonte única: apenas um fornecedor está disponível devido a patentes,
especificações técnicas, matéria-prima, localização, entre outros. Em órgãos
públicos, este tipo de contratação ocorre por inexigibilidade de licitação.
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Fonte múltipla: Mais de um fornecedor disponível para um item, garantindo
competitividade.
Fonte simples: Decisão planejada pela organização no sentido de selecionar um
único fornecedor para um item quando existem várias fontes disponíveis no
mercado para estabelecer parcerias de longo prazo. Esta situação não se aplica a
órgãos públicos.
Esta escolha de fornecedores, por exemplo, é complexa e fortemente influenciada
por fatores como:
Habilidade técnica
Capacidade de produção
Confiabilidade
Serviço pós-venda
Localização do fornecedor
Preços e qualidade
Garantir a cumplicidade entre as duas partes, de tal forma que as propostas sejam
vantajosas para as organizações e as condições de fornecimento também sejam
favoráveis aos fornecedores, é a base para um importante ativo intangível: o
relacionamento positivo com parceiros comerciais. Por isso, é importante durante a
negociação levar em consideração fatores como:
Preços
Prazos de entrega
Condições de pagamento
Fatores pós-vendas
Condições de reajustes dos preços
Garantias contratuais e respectivas extensões
Garantias de qualidade
Custos de transporte
Custos de embalagens ou introdução de embalagens especiais
Acréscimos ou reduções de quantidades
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1.5 Desafios para o Setor de Compras
Para o setor público:
Aquisições lentas;
Baixa qualidade dos materiais;
Descumprimento de prazos de entrega;
Falta de materiais;
Ineficiência de fornecedores;
Insatisfação dos clientes internos;
Para o comprador:
Tempo;
Qualidade;
Custo; e
Ciclo de vida dos produtos.
1.6 Centralização x Descentralização
Vantagens da centralização:
Oportunidade de negociar maiores quantidades;
Homogeneidade da qualidade das aquisições; e
Maior controle de materiais e estoques.
Vantagens da descentralização:
Distância geográfica;
Tempo necessário para aquisição; e
Facilidade de diálogo com fornecedores.
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II ESPECIFICAÇÕES
2.1 Definições
De acordo com a Lei Nº 8.666/93, art. 15, as compras, sempre que possível,
deverão:
I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de
especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as
condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;
II - ser processadas através de sistema de registro de preços;
§ 7º Nas compras deverão ser observadas, ainda:
I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca;
II - a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função
do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que
possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação;
III - as condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do
material.
2.2 Elementos Essenciais
De maneira geral, é importante começar as especificações do produto “pelo que
não se quer comprar” para chegar o mais próximo possível “do que se quer comprar”.
Para isso é preciso definir:
Funcionalidades (tudo o que o produto faz e oferece);
Componentes (peças que entram na composição de um produto);
Forma e acabamento (cor, medidas, forma, peso, etc.);
Desempenho (rendimento de um material quando em uso);
Acessórios;
Dados complementares (embalagem, unidade de medida, certificações);
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Observação:
Certificações não são previstas por lei, mas podem ser solicitadas como
diferencial desde que sem caráter eliminatório.
2.3 Fontes
Fornecedores (mercado);
Especialistas;
Sites especializados;
Catálogos impressos;
Bancos de dados de órgãos públicos;
2.4 Direcionamento
De acordo com o Art. 3º da Lei 8.666/93, “é vedado aos agentes públicos: admitir,
prever, incluir ou tolerar, nos atos convocatórios, cláusulas ou condições que
comprometam, restrinjam ou frustrem o seu caráter competitivo e estabeleçam
preferências ou distinção”.
Conforme orienta o Manual de Licitações e Contratos do TCU – 4ª edição, 2010, “o
estabelecimento de condições a que apenas um licitante possa atender leva ao
direcionamento da licitação ou a um procedimento licitatório deserto ou fracassado”.
O mesmo TCU, no Acórdão 2.300/2007, afirma ser aceitável o uso de MARCA
desde que acompanhada dos termos SIMILAR ou EQUIVALENTE nas descrições de
materiais, bem como reforça a necessidade de apresentação de laudos ou atestados para
marcas diferentes das utilizadas como referência.
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Observação:
Apesar de a lei proibir o gestor de indicar marcas ou características
exclusivas, não é impedido que uma aquisição seja realizada com base em
especificações de marcas e modelos para manutenção de padrões previamente
definidos e alheios à sua vontade pessoal (exemplos: pisos e revestimentos de
uma unidade).
2.5 Padronização
Vantagens:
Redução do trabalho da área de compras;
Simplificação de materiais;
Redução de itens, quantidades e custos de estoque;
Maior qualidade e uniformidade
Desvantagens:
Padrão imutável;
Não acompanhamento da evolução dos produtos;
2.6 Segmentação de produtos
É possível classificar os produtos de acordo com o público-alvo a que se destinam
e facilitar a identificação daqueles mais adequados às necessidades de quem realizará a
aquisição. Não se devem tratar todos os produtos de uma mesma forma, já que cada um
possui características e funcionalidades distintas e ainda detém uma imagem diferenciada
perante o mercado consumidor.
Eis um exemplo de segmentação para aquisição de um veículo de representação:
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PRODUTO: Automóvel, tipo sedã médio
FABRICANTE / MARCA CLASSE
A B C
Audi A4
BMW Série 3
Mercedes-Benz Classe C
Honda Civic
Toyota Corolla
Chevrolet Cruze
VW Jetta
Renault Fluence
JAC J5
Lifan 620
PRODUTO: Automóvel, tipo sedã médio
CLASSE MARCA
VALOR MÉDIO (R$)
A Audi, BMW, Mercedes-
Benz 130.000
B Honda, Toyota, Chevrolet,
VW, Renault 70.000
C JAC, Lifan 55.000
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III ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO (MODALIDADES DE
COMPRAS)
3.1 Licitação
São modalidades de licitação (Lei 8.666/93, Art. 22):
Tomada de preços
Modalidade entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem
a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data
do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.
É determinada para obras e serviços de engenharia no valor de até R$
1.500.000 (um milhão e quinhentos mil reais) como também para compras e
serviços no valor de até R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Concorrência
Modalidade entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação
preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no
edital para execução de seu objeto.
É determinada para obras e serviços de engenharia de valor acima de R$
1.500.000 (um milhão e quinhentos mil reais) como também para compras e
serviços acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais).
Convite
Modalidade entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto,
cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela
unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento
convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente
especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de até 24 (vinte e
quatro) horas da apresentação das propostas.
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É determinada para obras e serviços de engenharia no valor de até R$
150.000 (cento e cinquenta mil reais) como também para compras e serviços no
valor de até R$ 80.000 (oitenta mil reais).
Observações:
- Existindo na praça mais de 3 (três) possíveis interessados, a cada novo
convite, realizado para objeto idêntico ou assemelhado, é obrigatório o convite a,
no mínimo, mais um interessado, enquanto existirem cadastrados não convidados
nas últimas licitações. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994) (Art. 22, § 6º)
- Quando, por limitações do mercado ou manifesto desinteresse dos
convidados, for impossível a obtenção do número mínimo de licitantes exigidos,
essas circunstâncias deverão ser devidamente justificadas no processo, sob pena
de repetição do convite. (Art. 22, § 7º)
Concurso
Modalidade entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico,
científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos
vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial
com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias.
Leilão
Modalidade entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis
inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou
penhorados, ou para a alienação de bens imóveis prevista no art. 19, a quem
oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação. (Redação dada
pela Lei nº 8.883, de 1994)
São tipos de licitação (Lei 8.666/93, Art. 45):
Menor preço - quando o critério de seleção da proposta mais vantajosa para a
Administração determinar que será vencedor o licitante que apresentar a proposta
de acordo com as especificações do edital ou convite e ofertar o menor preço;
Melhor técnica;
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Técnica e preço; e
Maior lance ou oferta - nos casos de alienção de bens ou concessão de direito real
de uso. (Incluído pela Lei nº 8.883, de 1994)
“Para contratação de bens e serviços de informática, a administração observará o
disposto no art. 3o da Lei no 8.248, de 23 de outubro de 1991, levando em conta os
fatores especificados em seu parágrafo 2º e adotando obrigatoriamento o tipo de licitação
„técnica e preço‟, permitido o emprego de outro tipo de licitação nos casos indicados em
decreto do Poder Executivo.” (Lei 8666/93, Art. 45, § 4º)
Observação:
Melhor Técnica ou Técnica e Preço são tipos que deverão ser utilizados
exclusivamente para “serviços de natureza predominantemente intelectual, em
especial na elaboração de projetos, cálculos, fiscalização, supervisão e
gerenciamento e de engenharia consultiva em geral e, em particular, para a
elaboração de estudos técnicos preliminares e projetos básicos e executivos,
ressalvado o disposto no § 4o do artigo anterior”. (Lei 8666/93, Art. 46)
3.2 Pregão (Presencial ou Eletrônico)
Pregão presencial
Modalidade de licitação instituída pela Medida Provisória Nº 2.026 (04 de maio de
2000) e regulamentada pela Lei Nº 10.520 (17 de julho de 2002) para aquisição de bens e
serviços comuns (oferecidos por diversos fornecedores e facilmente comparáveis entre si
– Decreto Nº 3.555 de 8 de agosto de 2000) em que a disputa pelo fornecimento é feita
em sessão pública, por meio de propostas e lances, para classificação e habilitação do
licitante que ofertar a proposta de menor preço.
A convocação de interessados deverá levar em consideração o valor estimado para
a aquisição de bens e serviços (Decreto Nº 3.555, de 8 de agosto de 2000, Art. 11):
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Até R$ 160.000 (cento e sessenta mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado; e
- Meio eletrônico (internet)
Acima de R$ 160.000 (cento e sessenta mil reais) até R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta
mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado;
- Meio eletrônico (internet); e
- Jornal de grande circulação local
Acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado;
- Meio eletrônico (internet); e
- Jornal de grande regional ou nacional
Observação:
O pregão (presencial ou eletrônico) não é válido para a contratação de obras
e serviços de engenharia, as locações imobiliárias e as alienações em geral.
Pregão eletrônico
Modalidade de licitação regulamentada pelo Decreto Nº 5.450 (31 de maio de
2005) para a aquisição de bens e serviços comuns em que a disputa pelo fornecimento é
feita à distância em sessão pública com o uso de sistema que promova a comunicação
pela internet (http://www.comprasnet.gov.br/).
Observação:
A partir da publicação do Decreto Nº 5.504 (05 de agosto de 2005) ficou
estabelecido que será exigida a utilização de pregão, preferencialmente na forma
eletrônica para entes públicos ou privados, nas contratações de bens e serviços
comuns, realizadas em decorrência de transferências voluntárias de recursos
públicos da União, decorrentes de convênios ou instrumentos congêneres, ou
consórcios públicos.
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Assim como no pregão presencial, a convocação de interessados deverá levar em
consideração o valor estimado para a aquisição de bens e serviços (Decreto Nº 5.450, de
31 de maio de 2005, Art. 17), mas para o pregão eletrônico os limites são maiores:
Até R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado; e
- Meio eletrônico (internet)
Acima de R$ 650.000 (seiscentos e cinquenta mil reais) até R$ 1.300.000 (um milhão e
trezentos mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado;
- Meio eletrônico (internet); e
- Jornal de grande circulação local
Acima de R$ 1.300.000 (um milhão e trezentos mil reais):
- Diário Oficial da União / Estado;
- Meio eletrônico (internet); e
- Jornal de grande regional ou nacional
Vantagens do pregão eletrônico:
- Agilidade (inversão de fases);
- Transparência (evita arranjos entre concorrentes);
- Preservação do sigilo das informações e da integridade de agentes públicos e
licitantes;
- Independência em relação ao valor estimado;
- Redução de custos do processo;
Desvantagens do pregão eletrônico:
- Dificuldades tecnológicas;
- Segurança da informação;
- Restrição de competitividade (situação de pequenos fornecedores);
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3.3 Compra por Dispensa de Licitação
É dispensável a licitação (Lei 8.666/93, art. 24):
I - para obras e serviços de engenharia de valor até 10% (dez por cento) do limite
previsto na alínea "a", do inciso I do artigo anterior (valor de R$ 15.000), desde
que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou serviço ou ainda para obras
e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas
conjunta e concomitantemente; (Redação dada pela Lei nº 9.648, de 1998)
II - para outros serviços e compras de valor até 10% (dez por cento) do limite
previsto na alínea "a", do inciso II do artigo anterior (valor de R$ 8.000) e para
alienações, nos casos previstos nesta Lei, desde que não se refiram a parcelas de
um mesmo serviço, compra ou alienação de maior vulto que possa ser realizada de
uma só vez; (Redação dada pela Lei nº 9.648, de 1998)
III - nos casos de guerra ou grave perturbação da ordem;
IV - nos casos de emergência ou de calamidade pública, quando caracterizada
urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou
comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros
bens, públicos ou particulares, e somente para os bens necessários ao
atendimento da situação emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e
serviços que possam ser concluídas no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias
consecutivos e ininterruptos, contados da ocorrência da emergência ou
calamidade, vedada a prorrogação dos respectivos contratos;
V - quando não acudirem interessados à licitação anterior e esta, justificadamente,
não puder ser repetida sem prejuízo para a Administração, mantidas, neste caso,
todas as condições preestabelecidas;
VI - quando a União tiver que intervir no domínio econômico para regular preços ou
normalizar o abastecimento;
VII - quando as propostas apresentadas consignarem preços manifestamente
superiores aos praticados no mercado nacional, ou forem incompatíveis com os
fixados pelos órgãos oficiais competentes, casos em que, observado o parágrafo
único do art. 48 desta Lei e, persistindo a situação, será admitida a adjudicação
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direta dos bens ou serviços, por valor não superior ao constante do registro de
preços, ou dos serviços; (Vide § 3º do art. 48)
VIII - para a aquisição, por pessoa jurídica de direito público interno, de bens
produzidos ou serviços prestados por órgão ou entidade que integre a
Administração Pública e que tenha sido criado para esse fim específico em data
anterior à vigência desta Lei, desde que o preço contratado seja compatível com o
praticado no mercado; (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
IX - quando houver possibilidade de comprometimento da segurança nacional, nos
casos estabelecidos em decreto do Presidente da República, ouvido o Conselho de
Defesa Nacional; (Regulamento)
X - para a compra ou locação de imóvel destinado ao atendimento das finalidades
precípuas da administração, cujas necessidades de instalação e localização
condicionem a sua escolha, desde que o preço seja compatível com o valor de
mercado, segundo avaliação prévia; (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
XI - na contratação de remanescente de obra, serviço ou fornecimento, em
consequência de rescisão contratual, desde que atendida a ordem de classificação
da licitação anterior e aceitas as mesmas condições oferecidas pelo licitante
vencedor, inclusive quanto ao preço, devidamente corrigido;
XII - nas compras de hortifrutigranjeiros, pão e outros gêneros perecíveis, no tempo
necessário para a realização dos processos licitatórios correspondentes, realizadas
diretamente com base no preço do dia; (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
XIII - na contratação de instituição brasileira incumbida regimental ou
estatutariamente da pesquisa, do ensino ou do desenvolvimento institucional, ou de
instituição dedicada à recuperação social do preso, desde que a contratada
detenha inquestionável reputação ético-profissional e não tenha fins lucrativos;
(Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
XIV - para a aquisição de bens ou serviços nos termos de acordo internacional
específico aprovado pelo Congresso Nacional, quando as condições ofertadas
forem manifestamente vantajosas para o Poder Público; (Redação dada pela Lei
nº 8.883, de 1994)
XV - para a aquisição ou restauração de obras de arte e objetos históricos, de
autenticidade certificada, desde que compatíveis ou inerentes às finalidades do
órgão ou entidade.
22
XVI - para a impressão dos diários oficiais, de formulários padronizados de uso da
administração, e de edições técnicas oficiais, bem como para prestação de
serviços de informática a pessoa jurídica de direito público interno, por órgãos ou
entidades que integrem a Administração Pública, criados para esse fim específico;
(Incluído pela Lei nº 8.883, de 1994)
XVII - para a aquisição de componentes ou peças de origem nacional ou
estrangeira, necessários à manutenção de equipamentos durante o período de
garantia técnica, junto ao fornecedor original desses equipamentos, quando tal
condição de exclusividade for indispensável para a vigência da garantia; (Incluído
pela Lei nº 8.883, de 1994)
XVIII - nas compras ou contratações de serviços para o abastecimento de navios,
embarcações, unidades aéreas ou tropas e seus meios de deslocamento quando
em estada eventual de curta duração em portos, aeroportos ou localidades
diferentes de suas sedes, por motivo de movimentação operacional ou de
adestramento, quando a exiguidade dos prazos legais puder comprometer a
normalidade e os propósitos das operações e desde que seu valor não exceda ao
limite previsto na alínea "a" do inciso II do art. 23 desta Lei: (Incluído pela Lei nº
8.883, de 1994)
XIX - para as compras de material de uso pelas Forças Armadas, com exceção de
materiais de uso pessoal e administrativo, quando houver necessidade de manter a
padronização requerida pela estrutura de apoio logístico dos meios navais, aéreos
e terrestres, mediante parecer de comissão instituída por decreto;(Incluído pela Lei
nº 8.883, de 1994)
XX - na contratação de associação de portadores de deficiência física, sem fins
lucrativos e de comprovada idoneidade, por órgãos ou entidades da Administração
Pública, para a prestação de serviços ou fornecimento de mão-de-obra, desde que
o preço contratado seja compatível com o praticado no mercado. (Incluído pela Lei
nº 8.883, de 1994)
XXI - para a aquisição de bens e insumos destinados exclusivamente à pesquisa
científica e tecnológica com recursos concedidos pela Capes, pela Finep, pelo
CNPq ou por outras instituições de fomento a pesquisa credenciadas pelo CNPq
para esse fim específico; (Redação dada pela Lei nº 12.349, de 2010)
23
XXII - na contratação de fornecimento ou suprimento de energia elétrica e gás
natural com concessionário, permissionário ou autorizado, segundo as normas da
legislação específica; (Incluído pela Lei nº 9.648, de 1998)
XXIII - na contratação realizada por empresa pública ou sociedade de economia
mista com suas subsidiárias e controladas, para a aquisição ou alienação de bens,
prestação ou obtenção de serviços, desde que o preço contratado seja compatível
com o praticado no mercado. (Incluído pela Lei nº 9.648, de 1998)
XXIV - para a celebração de contratos de prestação de serviços com as
organizações sociais, qualificadas no âmbito das respectivas esferas de governo,
para atividades contempladas no contrato de gestão. (Incluído pela Lei nº 9.648, de
1998)
XXV - na contratação realizada por Instituição Científica e Tecnológica - ICT ou por
agência de fomento para a transferência de tecnologia e para o licenciamento de
direito de uso ou de exploração de criação protegida. (Incluído pela Lei nº 10.973,
de 2004)
XXVI – na celebração de contrato de programa com ente da Federação ou com
entidade de sua administração indireta, para a prestação de serviços públicos de
forma associada nos termos do autorizado em contrato de consórcio público ou em
convênio de cooperação. (Incluído pela Lei nº 11.107, de 2005)
XXVII - na contratação da coleta, processamento e comercialização de resíduos
sólidos urbanos recicláveis ou reutilizáveis, em áreas com sistema de coleta
seletiva de lixo, efetuados por associações ou cooperativas formadas
exclusivamente por pessoas físicas de baixa renda reconhecidas pelo poder
público como catadores de materiais recicláveis, com o uso de equipamentos
compatíveis com as normas técnicas, ambientais e de saúde pública. (Redação
dada pela Lei nº 11.445, de 2007).
XXVIII – para o fornecimento de bens e serviços, produzidos ou prestados no País,
que envolvam, cumulativamente, alta complexidade tecnológica e defesa nacional,
mediante parecer de comissão especialmente designada pela autoridade máxima
do órgão. (Incluído pela Lei nº 11.484, de 2007).
XXIX – na aquisição de bens e contratação de serviços para atender aos
contingentes militares das Forças Singulares brasileiras empregadas em operações
de paz no exterior, necessariamente justificadas quanto ao preço e à escolha do
24
fornecedor ou executante e ratificadas pelo Comandante da Força. (Incluído pela
Lei nº 11.783, de 2008).
XXX - na contratação de instituição ou organização, pública ou privada, com ou
sem fins lucrativos, para a prestação de serviços de assistência técnica e extensão
rural no âmbito do Programa Nacional de Assistência Técnica e Extensão Rural na
Agricultura Familiar e na Reforma Agrária, instituído por lei federal. (Incluído pela
Lei nº 12.188, de 2.010) Vigência
XXXI - nas contratações visando ao cumprimento do disposto nos arts.
3º, 4º, 5º e 20 da Lei no 10.973, de 2 de dezembro de 2004, observados os
princípios gerais de contratação dela constantes. (Incluído pela Lei nº 12.349, de
2010)
Parágrafo único: Os percentuais referidos nos incisos I e II do caput deste artigo
serão 20% (vinte por cento) para compras, obras e serviços contratados por consórcios
públicos, sociedade de economia mista, empresa pública e por autarquia ou fundação
qualificadas, na forma da lei, como Agências Executivas. (Redação dada pela Lei nº
11.107, de 2005)
3.4 Compra por Inexigibilidade de Licitação
É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição, em especial (Lei
8.666/93, art. 25):
I - para aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser
fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a
preferência de marca, devendo a comprovação de exclusividade ser feita através de
atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a
licitação ou a obra ou o serviço, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal,
ou, ainda, pelas entidades equivalentes;
II - para a contratação de serviços técnicos enumerados no art. 13 desta Lei, de
natureza singular, com profissionais ou empresas de notória especialização, vedada a
inexigibilidade para serviços de publicidade e divulgação;
25
III - para contratação de profissional de qualquer setor artístico, diretamente ou
através de empresário exclusivo, desde que consagrado pela crítica especializada ou
pela opinião pública.
§ 1º Considera-se de notória especialização o profissional ou empresa cujo conceito
no campo de sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos,
experiências, publicações, organização, aparelhamento, equipe técnica, ou de outros
requisitos relacionados com suas atividades, permita inferir que o seu trabalho é
essencial e indiscutivelmente o mais adequado à plena satisfação do objeto do
contrato.
§ 2º Na hipótese deste artigo e em qualquer dos casos de dispensa, se comprovado
superfaturamento, respondem solidariamente pelo dano causado à Fazenda Pública
o fornecedor ou o prestador de serviços e o agente público responsável, sem prejuízo
de outras sanções legais cabíveis.
3.5 Compra por Adiantamento (Suprimento Individual)
O suprimento de fundos é um instrumento de exceção que, a critério do ordenador
de despesas e sob sua inteira responsabilidade, poderá ser concedido suprimento de
fundos (adiantamento) a servidor – chamado de agente suprido -, sempre precedido de
empenho na dotação própria às despesas a realizar, e que não possam subordinar-se ao
processo normal de aplicação (Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, Capítulo
III, Seção V). Poderá ser concedido nos seguintes casos:
I - para atender despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais,
que exijam pronto pagamento em espécie; (Redação dada pelo Decreto nº 2.289, de
4 de agosto de 1997)
Il - quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em
regulamento; e
III - para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor,
em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da
Fazenda.
26
A Portaria nº 95/2002 do Ministério da Fazenda em seu Artigo 1º, por sua vez,
regulamentou os valores para suprimento de fundos na esfera federal:
I — 5% do valor estabelecido na alínea a do inciso I do art. 23, da Lei n. 8.666/93,
para execução de obras e serviços de engenharia (5% de R$ 150.000 = R$ 7.500);
II — 5% do valor estabelecido na alínea a do inciso II do art. 23, da lei acima citada,
para outros serviços e compras em geral (5% de R$ 80.000 = R$ 4.000).
§ 1º Quando a movimentação do suprimento de fundos for realizada por meio do
Cartão de Crédito Corporativo do Governo Federal, os percentuais estabelecidos nos
incisos I e II deste artigo ficam alterados para 10%.
A mesma Portaria em seu Artigo 2º estabelece o percentual de 0,25% do valor
constante na alínea "a" do inciso II do art. 23 da Lei no 8.666/93 como limite máximo de
despesa de pequeno vulto (R$ 200,00), no caso de compras e outros serviços, e de
0,25% do valor constante na alínea "a" do inciso I do art. 23 da Lei supramencionada, no
caso de execução de obras e serviços de engenharia (R$ 375,00).
Observações:
- Considerando que o limite estipulado para as despesas de pequeno vulto, através
do suprimento de fundos, é de R$ 4.000,00 (quatro mil reais) e que suas despesas
são efetuadas sem qualquer necessidade de processo licitatório, e considerando
que o limite por dispensa de valor, com fulcro no art. 24, II, da Lei nº 8.666/93, é de
R$ 8.000,00 (oito mil reais); deve-se observar que as despesas realizadas por
suprimento e as com fulcro no art. 24, II, da Lei nº 8.666/93 deverão ser somadas
para fins de verificação quanto ao limite global (R$ 8.000,00).
- O suprimento de fundos não poderá ser utilizado para aquisição de material e de
equipamentos e para realização de obras por serem estas despesas que podem
subordinar-se ao processo normal de aplicação.
- Ao agente suprido só é permitido ser responsável por no máximo dois
suprimentos ao mesmo tempo, desde que estes suprimentos sejam de elementos
de despesa diferentes (consumo e serviço, por exemplo).
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3.6 Sistema de Registro de Preços (SRP)
Regulamentado pelo Decreto Nº 3.931 de 19 de setembro de 2001 (posteriormente
revogado pelo Decreto nº 7.892 de 23 de janeiro de 2013), o Sistema de Registro de
Preços (SRP) é um conjunto de procedimentos com base no planejamento de um ou mais
entes públicos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e
aquisição de bens, para contratações futura, em que as empresas vencedoras se
comprometem a fornecer bens e serviços a preços e prazos registrados em uma ata
específica.
É importante observar estas definições essenciais para o correto entendimento do
que é o SRP:
I - ata de registro de preços - documento vinculativo, obrigacional, com característica
de compromisso para futura contratação, em que se registram os preços,
fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as
disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;
II - órgão gerenciador - órgão ou entidade da administração pública responsável pela
condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da
ata de registro de preços dele decorrente;
III - órgão participante - órgão ou entidade da administração pública que participa dos
procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro
de preços; e
IV - órgão não participante - órgão ou entidade da administração pública que, não
tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos
desta norma, faz adesão à ata de registro de preços.
3.6.1 Competências
Cabe ao órgão gerenciador:
28
I - registrar sua intenção de registro de preços no Portal de Compras do Governo
federal;
II - consolidar informações relativas à estimativa individual e total de consumo,
promovendo a adequação dos respectivos termos de referência ou projetos básicos
encaminhados para atender aos requisitos de padronização e racionalização;
III - promover atos necessários à instrução processual para a realização do
procedimento licitatório;
IV - realizar pesquisa de mercado para identificação do valor estimado da licitação e
consolidar os dados das pesquisas de mercado realizadas pelos órgãos e entidades
participantes;
V - confirmar junto aos órgãos participantes a sua concordância com o objeto a ser
licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência ou projeto básico;
VI - realizar o procedimento licitatório;
VII - gerenciar a ata de registro de preços;
VIII - conduzir eventuais renegociações dos preços registrados;
IX - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes
de infrações no procedimento licitatório; e
X - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do
descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das
obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações.
Cabe ao órgão participante:
I - garantir que os atos relativos a sua inclusão no registro de preços estejam
formalizados e aprovados pela autoridade competente;
II - manifestar, junto ao órgão gerenciador, mediante a utilização da Intenção de
Registro de Preços, sua concordância com o objeto a ser licitado, antes da realização
do procedimento licitatório; e
III - tomar conhecimento da ata de registros de preços, inclusive de eventuais
alterações, para o correto cumprimento de suas disposições.
Parágrafo único. Cabe ao órgão participante aplicar, garantida a ampla defesa e o
contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de
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registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às
suas próprias contratações, informando as ocorrências ao órgão gerenciador.
Por fim, cabem ao órgão não participante:
I - os atos relativos à cobrança do cumprimento pelo fornecedor das obrigações
contratualmente assumidas e a aplicação, observada a ampla defesa e o
contraditório, de eventuais penalidades decorrentes do descumprimento de cláusulas
contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências ao
órgão gerenciador.
3.6.2 Aspectos fundamentais
O SRP deve ser adotado, preferencialmente, nas situações a seguir (Art. 3º):
I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de
contratações frequentes;
II - quando for mais conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas
parceladas ou contratação de serviços necessários à Administração para o
desempenho de suas atribuições;
III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para
atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; e
IV - quando pela natureza do objeto não for possível definir previamente o quantitativo
a ser demandado pela Administração.
Nestes casos a licitação deverá ser realizada nas modalidades de concorrência ou de
pregão do tipo menor preço.
3.6.3 Vantagens do SRP
Simplificação do processo de compras;
30
Otimização / redução de estoques;
Otimização do tempo;
Melhoria do planejamento de aquisições;
Padronização de especificações de bens e serviços;
31
IV COMPRAS E GESTÃO DE CONTRATOS
4.1 Aspectos fundamentais
A compreensão da figura jurídica do contrato administrativo depende do
entendimento de dois aspectos fundamentais: o encargo e a remuneração.
O encargo representa o que a Administração estabeleceu para satisfazer sua
necessidade e deve preservar o mínimo indispensável para fazê-la, não necessariamente
precisando a ele se limitar.
A remuneração, por sua vez, representa o que o contratado necessita para cumprir
o compromisso estabelecido e receber a devida contrapartida financeira. A fixação da
remuneração é feita com base no encargo, nas condições de mercado, na ordem jurídica
vigente e na expectativa de lucro do licitante.
É essencial, portanto, que haja uma equivalência econômico-financeira entre
encargo e remuneração para assegurar um equilíbrio durante a relação contratual.
4.2 Formalização contratual
O contrato administrativo é o instrumento que formaliza em um único documento as
obrigações recíprocas entre contratante e contratado a partir do encontro entre encargo e
remuneração. É simplesmente unir o que já está formalizado no edital e na proposta
vencedora para facilitar a organização e o controle.
O simples fato de inexistir um contrato escrito não significa dizer que não há
contrato, já que o edital e a proposta vencedora, que são instrumentos escritos, são
suficientes para formalizar um acordo de vontades. Diante disso, é importante reforçar
que o contrato é formalizado durante a própria licitação, e não depois dela.
32
4.3 Encargo e remuneração
Formalizado o contrato, cabe à Administração exigir o cumprimento do
estabelecido em edital e remunerar o contratado conforme estabelecido desde que o
encargo tenha sido integralmente cumprido.
O responsável pela fiscalização contratual designado pela Administração deverá
registrar todas as ocorrências durante a vigência do acordo em meio próprio, cabendo ao
contratado executar fielmente o que foi acordado, sendo este obrigado a “reparar, corrigir,
remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o encargo
quando forem verificados vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou dos
materiais empregados” (MENDES, 2012).
Somente a Administração poderá alterar unilateralmente o encargo – a alteração
pelo contratado configura descumprimento de contrato e enseja a devida punição. É
vedada à Administração, entretanto, a alteração unilateral da remuneração. A alteração
de ambos deve ser sempre motivada por razões objetivas.
Considerando que o pressuposto básico de um contrato é a equivalência entre as
duas partes, existem situações capazes de promover o desequilíbrio na equação,
indicando a necessidade de reajuste ou repactuação (MENDES, 2012):
Alterações nas especificações do encargo;
Alterações nas quantidades do encargo;
Alterações dos custos de materiais empregados;
Alterações dos custos de mão de obra;
Alterações de impostos ou encargos legais;
Eventos naturais (casos fortuitos);
Eventos humanos (força maior); e
Eventos da própria administração.
A inexecução de um contrato pode estar relacionada ao não cumprimento do
encargo ou da remuneração. Em relação à primeira situação, pode haver culpa do
33
contratado, da Administração, por atos de terceiros ou em decorrência de eventos
naturais e esta inexecução pode ser parcial ou total. Sendo total, há motivo para rescisão
contratual. Sendo parcial, não necessariamente há a rescisão, mas sim consequências
para a parte que deixa de cumprir obrigações – algumas destas consequências já são
previamente definidas em edital.
Por fim, sendo necessário qualquer tipo de alteração contratual, é importante
verificar se a situação implica ou não em alterações materiais. Havendo modificação do
acordo de vontades em sua essência, será necessário um termo aditivo, já que as bases
foram alteradas. Se a alteração for apenas na remuneração e decorrente de condição já
prevista em edital ou contrato, bastará um registro simples com o motivo da modificação.
34
MATERIAIS
I CONCEITOS E DEFINIÇÕES
1.1 O que é Gestão de Materiais?
A gestão de materiais pode ser definida como o conjunto de atividades conduzidas
em uma organização para supri-la com os materiais necessários ao desempenho de suas
atribuições.
Também pode ser definida como uma função coordenadora responsável pelo
planejamento e controle do fluxo de materiais que busca maximizar a utilização de
recursos da instituição e fornecer o nível de serviços requerido pelo usuário. (ver fluxo
abaixo)
35
São objetivos da gestão, portanto: suprir a organização de materiais nas
quantidades certas, na hora certa, no momento certo, na qualidade desejada, praticando
preços econômicos, armazenando-os de maneira e nos locais adequados e buscando
minimizar estoques.
1.2 Atividades da Gestão de Materiais
A gestão de materiais pode ser classificada em três grandes atividades,
complementares entre si:
Gestão de estoques
É a parte responsável por adequar os níveis de estoques às necessidades e
à política de gestão de materiais do órgão;
Gestão de compras
É a parte responsável pelas aquisições/contratações solicitadas pelos
diversos setores do órgão, bem como atender às solicitações da área de estoques;
e
Gestão de almoxarifados
É a parte responsável pelo controle físico dos materiais, incluindo
recebimento, movimentação, armazenagem e distribuição interna.
36
II PREVISÃO DE DEMANDAS
2.1 O que é Previsão de Demandas?
O primeiro passo antes de se falar em controle de estoques é realizar a previsão de
demandas, ou seja, a previsão de consumo de um determinado material que seja a mais
próxima da realidade. Caso existam informações incorretas sobre esta previsão podem
ocorrer:
Aumento dos custos de estoque, quando há manutenção de itens sem demanda; e
Custos da falta de estoque, quando a quantidade mantida no almoxarifado é
inferior à demanda.
2.2 Padrões de Demanda
O comportamento da demanda nem sempre é linear ao longo do tempo, por isso é
importante compreender a existência de diferentes padrões para realizar uma previsão
correta:
Tendência, quando a demanda demonstra estar aumentando ou diminuindo
continuamente a cada ano.
Sazonalidade, quando a demanda flutua dependendo do período do ano, podendo
a flutuação ser resultado de eventos particulares.
Variação aleatória, quando vários fatores afetam a demanda durante períodos
específicos, mas em base aleatória.
Ciclo, quando aumentos ou diminuições ondulatórias na economia influenciam a
demanda.
37
2.3 Técnicas de Previsão
Antes de prever demandas é preciso partir dos princípios de que:
As previsões geralmente estão erradas;
As previsões devem incluir estimativas de erros;
As previsões são mais precisas para famílias ou grupos; e
As previsões são mais precisas para períodos de tempo mais próximos
Geralmente as informações utilizadas para a previsão se baseiam em dados
históricos, manipulados de alguma forma por especialistas ou através de técnicas
estatísticas. A qualidade da previsão, portanto, depende de alguns princípios de coletas
de dados:
1. Os dados devem ser registrados nos mesmos termos exigidos pela previsão.
Se o propósito é prever a demanda de consumo, os dados devem ser
baseados nesta demanda. Se a programação de tempo for em trimestres, a
previsão também deve ser feita para o mesmo intervalo.
2. As circunstâncias relativas aos dados devem ser registradas.
Eventos particulares que causam alterações artificiais nas demandas
precisam ser relacionados ao histórico para que possam ser incluídos ou excluídos
ao considerarmos condições futuras.
3. A demanda deve ser registrada separadamente para grupos de clientes diferentes.
Considerando as características próprias de cada segmento requisitante as
demandas devem ser registradas de forma diferente para cada um deles sempre
que possível.
Por categorias, as técnicas de previsão podem ser classificadas como:
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Qualitativas, de natureza subjetiva, quando são provenientes de especialistas ou
da opinião de usuários e normalmente utilizadas para prever demandas futuras
para grandes grupos de materiais;
Extrínsecas, quando baseadas em indicadores externos para prever demandas por
famílias de produtos; e
Intrínsecas, quando baseadas em dados históricos da organização, supondo
demandas futuras com base no que aconteceu no passado.
Por serem as mais comuns entre as organizações pelo fácil acesso às
informações, apresentamos algumas das técnicas intrínsecas mais utilizadas:
Método do último período
Adota-se o consumo do período anterior para prever o consumo do próximo.
Método da média móvel ou média aritmética
Adota-se a média aritmética simples dos consumos dos períodos anteriores
para prever o consumo futuro. É ideal para prever produtos com demanda estável.
MM = (C1 + C2 + C3) / 3 ↓
Onde: C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
Método da média móvel ponderada
Adota-se uma média ponderada dos consumos dos períodos anteriores para
prever o consumo futuro, atribuindo-se maior peso aos períodos mais recentes.
MMP = [(C1*0,20) + (C2*0,30) + (C3*0,50)] ↓
Onde: C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
Método da média móvel com suavização exponencial
Adota-se uma média ponderada dos consumos dos períodos anteriores,
eliminando variações acentuadas que tenham ocorrido no intervalo de tempo
39
considerado. Uma das vantagens é que se pode atribuir qualquer peso aos novos
dados.
MSE = [(C1*0,10) + (C2*0,60) + (C3*0,30)] ↓
Onde: C1 / C2 / C3 = consumo dos meses 1, 2 e 3
40
III ESPECIFICAÇÃO DE MATERIAIS
As especificações dos materiais a serem adquiridos precisam estar de acordo com
o Art. 15º da Lei 8.666/93, que diz que as compras, sempre que possível, deverão:
I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de
especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as
condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;
II - ser processadas através de sistema de registro de preços;
§ 7º Nas compras deverão ser observadas, ainda:
I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca;
II - a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função
do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que
possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação;
III - as condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do
material.
É fundamental, portanto, que o setor de materiais trabalhe em parceria com o setor
de compras para garantir na especificação dos itens a serem adquiridos a observância a
critérios como impossibilidade de direcionamento, definição de elementos essenciais,
padronização, segmentação de mercado e fontes de consulta.
41
IV AGRUPAMENTO E CLASSIFICAÇÃO
Considerando que a maioria dos almoxarifados possui uma grande quantidade de
itens, torna-se praticamente impossível identificar todos eles por nomes, marcas, modelos
ou por outras características. Por isso, para facilitar a localização de materiais estocados
no almoxarifado, as organizações costumam utilizar sistemas de codificação.
A classificação, portanto, é o processo de catalogação, simplificação,
especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais que
compõem o estoque de uma organização. Vejamos o significado de cada uma destas
etapas:
1. Catalogação: listagem de todos os itens existentes, sem omissão de nenhum deles.
2. Simplificação: redução da grande diversidade de itens empregados para uma
mesma finalidade, favorecendo a normalização.
3. Especificação: descrição detalhada de um item (medida, formato, peso, tamanho),
facilitando aquisições futuras, o processo de recebimento, etc.
4. Normalização: maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas aplicações.
5. Padronização: estabelecimento de padrões idênticos de peso, medidas e
dimensões para os materiais como forma de evitar muitas variações.
Já a codificação, decorrência das etapas anteriores, é a apresentação de cada item
por meio de um código contendo informações necessárias e suficientes por meio do uso
de números e/ou letras e, de modo geral, deve substituir o nome do material nas
requisições dentro da instituição. Os sistemas de codificação mais utilizados são:
Sistema alfabético
Materiais codificados através de um conjunto de letras, cada qual
identificando características e especificações. Por ser de difícil memorização e por
limitar o número de itens, é pouco utilizado.
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Sistema alfanumérico
Materiais codificados através de um conjunto de letras e números, com as
letras identificando a classe do material e seu grupo naquela classe, e os números,
o código indicador do item.
AB - 123 ↓
Onde: A = classe de materiais (exemplo: materiais de escritório) B = grupo de materiais (exemplo: caneta esferográfica)
123 = código indicador do material (marca BIC, cor AZUL, escrita FINA)
Sistema numérico
Também conhecido como sistema decimal, é o mais utilizado pela facilidade
de informação e pelo número ilimitado de itens que abrange.
00 – 00* – 00** – 0*** ↓
Onde: 00 = classificação geral (classe de materiais)
00* = classificação individual (grupo de materiais) 00** = classificação definidora (identificação)
0*** = dígito de controle
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V CONTROLE DE ESTOQUES
5.1 Gestão de Estoques
Os estoques são materiais e suprimentos necessários à manutenção do
funcionamento de uma organização. São as composições não utilizadas em um
determinado momento, mas que precisam existir em função de necessidades futuras.
Embora algumas empresas privadas já trabalhem sem estoques, as características
próprias do serviço público, como a burocracia e os prazos maiores para a conclusão de
uma aquisição, exigem a manutenção de um estoque mínimo ou de segurança capaz de
garantir o bom funcionamento de um órgão.
Assim, os estoques devem ser utilizados porque:
Podem proteger as organizações de eventuais oscilações de demandas;
Podem proteger as organizações de eventuais oscilações de mercado;
Podem ser uma oportunidade de investimento;
Podem proteger de atrasos; e
Podem implicar em economia de escala.
Para que a gestão de estoques seja eficiente é necessário garantir que haja:
Excelência no atendimento aos clientes (exemplo: porcentagem de pedidos
entregues pontualmente);
Eficiência operacional; e
Investimento mínimo em estoque.
Por outro lado, um controle de estoques impreciso resulta em:
Falta de materiais;
Excesso de estoque de materiais errados;
44
Baixa produtividade; e
Baixo desempenho no atendimento de solicitações.
5.2 Causas de Erro em Registros
Alguns dos exemplos abaixo representam causas de erro nos registros de
estoques:
Retirada de material sem autorização;
Ausência de segurança adequada em depósito;
Equipe mal treinada;
Registros de transações ruins;
Sistemas de registro de transações ruins; e
Falta de capacitação para realizar auditorias.
5.3 Classificação de Estoques
De acordo com a função que desempenham os estoques podem ser classificados
como:
Estoque de antecipação
É aquele criado antecipando uma demanda futura. (exemplo: época de
eventos)
Estoque de flutuação ou de segurança
É aquele feito para cobrir flutuações aleatórias e imprevisíveis e garantir que
não haja esvaziamento do estoque em função de demandas maiores do que o
esperado.
Estoque de tamanho do lote ou de ciclo
45
É aquele em que os materiais são adquiridos em quantidades maiores do
que o necessário, geralmente para se tirar vantagem dos descontos sobre
quantidades maiores ou nos casos em que é impossível comprá-los na velocidade
em que são consumidos.
5.4 Classificação ABC
A classificação ABC, também chamada de Curva de Pareto, baseia-se no princípio
de que um número reduzido de itens concentra a maior parte dos investimentos em
materiais de uma organização. Geralmente se observa que a relação entre a
porcentagem de itens e a porcentagem de utilização anual em valores monetários segue
um padrão:
Aproximadamente 20% dos itens correspondem a cerca de 80% da utilização;
Aproximadamente 30% dos itens correspondem a cerca de 15% da utilização; e
Aproximadamente 50% dos itens correspondem a cerca de 5% da utilização.
Para realizar uma classificação ABC é necessário:
1. Estabelecer características do material que influenciam a gestão de estoques
(exemplos: valores monetários, escassez de material);
2. Classificar os materiais em grupos com base nos critérios estabelecidos; e
46
3. Aplicar um grau de controle proporcional à importância do grupo.
Desta forma é possível definir três classes de itens:
Classe A (alta prioridade), constituída de poucos itens (cerca de 20% do total) que
representam aproximadamente 80% da utilização, exige controle cerrado com
registros completos e precisos, revisões regulares pela administração;
Classe B (média prioridade), constituída por uma quantidade média de itens (cerca
de 30% do total) que representam aproximadamente 15% da utilização, exige
controles normais e atenção regular; e
Classe C (baixa prioridade), constituída por uma grande quantidade de itens (cerca
de 50%) que representam aproximadamente 5% da utilização, exige controles mais
simples.
Logo abaixo, um exemplo prático do uso da classificação ABC com base no valor
monetário dos itens:
Classificação
Código do
item
Custo unitário
(R$)
Consumo médio mensal
Valor do consumo
(R$) % do total
% acumulada Classe
1 A1043 R$ 7,89 17000 R$
134.130,00 29,02% 29,02% A
2 D0102 R$ 3,42 22000 R$
75.240,00 16,28% 45,30% A
3 V1044 R$ 5,77 10000 R$
57.700,00 12,48% 57,78% A
4 D1001 R$ 1,99 28800 R$
57.312,00 12,40% 70,18% A
5 S0200 R$ 3,45 13500 R$
46.575,00 10,08% 80,26% A
6 X2140 R$ 4,06 4000 R$
16.240,00 3,51% 83,77% B
7 J0032 R$ 1,45 11000 R$
15.950,00 3,45% 87,22% B
8 M0375 R$ 9,17 1200 R$
11.004,00 2,38% 89,60% B
9 B0094 R$ 2,30 4200 R$ 9.660,00 2,09% 91,69% B
10 A1114 R$ 3,00 3000 R$ 9.000,00 1,95% 93,64% B
Demais - R$ 0,42 70000 R$
29.400,00 6,36% 100,00% C
TOTAL 184700 R$
462.211,00 100,00%
47
Utilizando a classificação ABC, duas regras gerais devem ser seguidas para
garantir um controle eficiente:
Ter grande número de itens de baixo valor (Classe C), já que eles pouco impactam
no valor do estoque e podem geram números menores de pedidos ao longo do
exercício; e
Reduzir o estoque de itens de alto valor.
5.5 Outros Métodos de Controle
Sistema de duas gavetas
Método simplificado em que o estoque é armazenado em duas caixas ou
gavetas, com a primeira contendo uma quantidade de material equivalente ao
consumo previsto para o período e a segunda, para atendimento das requisições
quando a primeira fica vazia, devendo possuir quantidade suficiente mais estoque
de segurança durante o período de reposição.
Não é indicado quando os materiais são estocados em locais diferentes.
Sistema dos máximos-mínimos
Também denominado sistema de quantidades fixas, é utilizado quando há
dificuldade para determinar o consumo ou quando há variação no tempo de
requisição.
Consiste em estimar os estoques máximo (E max) e mínimo (E min) – este
última sendo a quantidade em estoque que, quando atingida, gera a necessidade
de reposição, também chamado de ponto de pedido (PP) - para cada item em
função do consumo estimado para um determinado período (intervalo de reposição
– IR).
48
E min = ER + d*t
↓
Onde:
ER = estoque de reserva
d= consumo médio do material;
t= tempo de espera, em dias, para reposição
↓
E max = E min + lote de compra
Tem como principal vantagem a relativa automatização do processo e pode
ser utilizado para todos os itens da classificação ABC.
Sistema das reposições periódicas
Também denominado sistema de revisões periódicas, consiste em fazer
pedidos de reposição de estoques em intervalos de tempo estabelecidos para cada
material, com a quantidade pedida devendo ser igual à necessidade de consumo
para o próximo período.
Planejamento das necessidades de materiais (MRP)
Do inglês material requiriments planning, consiste em sistema operado em
ambiente computacional que inter-relaciona previsão de consumo, planejamento de
compras e gerenciamento de estoques, permitindo ainda cadastro de materiais,
acompanhamento de rotinas administrativas e verificação de saldos disponíveis.
(exemplo: sistema ASI)
49
5.6 Avaliação de Estoques
Avaliar estoques é levantar o valor financeiro dos materiais armazenados no
almoxarifado com base no preço de custo ou de mercado.
Este controle financeiro é importante para garantir que o capital imobilizado se
mantenha em nível razoavelmente baixo, de acordo com a política de gestão de materiais
vigente na organização, bem como para obter uma importante ferramenta para tomada de
decisões.
A avaliação de estoques pode ser realizada através de quatro métodos:
Custo médio
Indicado pela Receita Federal (Art. 295 do Decreto nº 3.000 de 26 de março
de 1999), o método mais utilizado é baseado num preço médio entre todas as
entradas e saídas de materiais e funciona como moderador de preços ao minimizar
eventuais flutuações.
50
DATA
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
02/04/2012 200 R$ 2,00 R$ 400,00 200 R$ 2,00
R$
400,00
03/05/2012 200 R$ 4,00 R$ 800,00 400 R$ 3,00
R$
1.200,00
01/06/2012 100 R$ 3,00 R$ 300,00 300 R$ 3,00
R$
900,00
03/07/2012 100 R$ 3,00 R$ 300,00 200 R$ 3,00
R$
600,00
13/07/2012 100 R$ 3,00 R$ 300,00 100 R$ 3,00
R$
300,00
31/07/2012 100 R$ 4,50 R$ 450,00 200 R$ 3,75
R$
750,00
Método PEPS (FIFO)
Abreviação da frase “primeiro a entrar, primeiro a sair” – em inglês, “first in,
first out” (FIFO) -, avalia o estoque com base na ordem cronológica das entradas,
ou seja, sai o material que entrou antes. O que resta no estoque, portanto, são os
itens com preços de mercado mais atualizados – a grande vantagem deste
método. Ver exemplo a seguir:
DATA
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
02/04/2012 200 R$ 2,00 R$ 400,00 200 R$ 2,00
R$
400,00
03/05/2012 200 R$ 4,00 R$ 800,00 400 R$ 3,00
R$
1.200,00
01/06/2012 100 R$ 2,00 R$ 200,00 300 R$ 3,33
R$
999,00
03/07/2012 100 R$ 2,00 R$ 200,00 200 R$ 4,00
R$
800,00
13/07/2012 100 R$ 4,00 R$ 400,00 100 R$ 4,00
R$
400,00
51
Método UEPS (LIFO)
Abreviação da frase “último a entrar, primeiro a sair” – em inglês, “last in, first
out” (FIFO) -, avalia o estoque com base no preço do último lote a entrar no
almoxarifado. A vantagem é a simplificação dos cálculos, mas ao mesmo tempo
supervaloriza o preço dos itens e deixa no estoque os itens com preços mais
desatualizados. Não é permitido pela Receita Federal. Ver exemplo a seguir:
DATA
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
02/04/2012 200 R$ 2,00 R$ 400,00 R$ 0,00 200 R$ 2,00
R$
400,00
03/05/2012 200 R$ 4,00 R$ 800,00 R$ 0,00 400 R$ 3,00
R$
1.200,00
01/06/2012 100 R$ 4,00 R$ 400,00 300 R$ 2,66
R$
798,00
03/07/2012 100 R$ 4,00 R$ 400,00 200 R$ 2,00
R$
400,00
13/07/2012 100 R$ 2,00 R$ 200,00 100 R$ 2,00
R$
200,00
Custo de reposição
Método que ajusta o valor do estoque em função dos preços de mercado.
Ver exemplo a seguir:
DATA
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
02/04/2012 200 R$ 2,00 R$ 400,00 R$ 0,00 200 R$ 2,00
R$
400,00
03/05/2012 200 R$ 4,00 R$ 800,00 R$ 0,00 400 R$ 4,00
R$
1.600,00
01/06/2012 100 R$ 2,00 R$ 200,00 300 R$ 4,00
R$
1.200,00
03/07/2012 100 R$ 2,00 R$ 200,00 200 R$ 4,00
R$
800,00
13/07/2012 100 R$ 4,00 R$ 400,00 100 R$ 4,00
R$
400,00
52
5.7 Custos de Estoques
Todo material armazenado gera custos de estocagem. Estes custos dependem de
duas variáveis: a quantidade em estoque e o tempo de permanência. Didaticamente estes
custos podem ser divididos em três categorias:
Custos diretamente proporcionais
Também conhecidos como custos de carregamento (CC), são os que
crescem com o aumento da quantidade média em estoque. São exemplos: custo
de espaço físico; custo de perdas; custo de roubos e furtos; custo de
obsolescência; e custos com seguro.
CC = CA + CK ↓
Onde: CC = custo de carregamento CA = custo de armazenagem
CK = custo de capital (valor de perda por opção de imobilização)
Custos inversamente proporcionais
Também chamados como custos de pedido (CP), são aqueles que
decrescem com o aumento da quantidade média em estoque – assume-se que o
preço por emissão de pedido seja fixo, independente da quantidade solicitada. São
exemplos: mão de obra, energia elétrica, telefonia, materiais de expediente.
CP = CAP / N ↓
Onde: CP = custo de pedido
CAP = custo anual dos pedidos N = número de pedidos no ano
Custos independentes
São os valores fixos (CF), que independem da quantidade de itens em
estoque. (exemplo: aluguel de depósito)
53
Em resumo:
CE = CC + CP + CF ↓
Onde: CE = custo total dos estoques
CC = custos diretamente proporcionais ou de carregamento CP = custos inversamente proporcionais ou de pedido
CF = custos independentes ou fixos
5.8 Indicadores de estoques
Giro ou rotação de estoques
Indica a quantidade de vezes que o estoque se renovou num determinado período.
Permite a comparação do comportamento em relação a anos anteriores, possibilitando
tomadas de decisões com maior segurança.
GE = Valor consumido no período / Valor do estoque médio no período
Exemplo: Numa determinada instituição, cujo estoque médio mensal de resmas de papel
é de 2.000 unidades, são consumidas mensalmente 1.000 resmas.
GE = 1.000 / 2.000 = 0,50, ou seja, o estoque gira a cada dois meses.
Cobertura de estoques
Indica por quanto tempo o estoque suportará o consumo.
CE = Estoque atual / Consumo médio no período
Exemplo: Na mesma instituição, o estoque de canetas é de 8.000 unidades e o consumo
médio mensal é de 1.600 unidades.
54
CE = 8.000 / 1.600 = 5, ou seja, o estoque é suficiente para cinco meses de consumo.
Nível de serviço
Permite verificar o nível percentual de atendimento das requisições dos usuários.
NS = (Itens atendidos / Itens requisitados) * 100%
Exemplo: Durante o período de um ano, uma determinada prefeitura recebe 1.500
requisições com um número médio de 05 itens cada e entrega no período um total de
7.000 itens.
NS = (7.000 / 7.500) * 100% = 93,33%
55
VI RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO
6.1 Recebimento
O recebimento é a etapa entre a compra e o pagamento ao fornecedor e cuja
função básica é assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as
especificações do pedido de compras. O processo de recebimento pode ser dividido em
quatro etapas:
Entrada de materiais
Recepção dos materiais e conferência dos dados básicos de entrega
(exemplo: informações da nota fiscal). Como não há dispositivo legal quanto à
obrigatoriedade de agendamento de entregas, sugere-se incluir cláusulas sobre o
tema em novos dispositivos contratuais.
Conferência quantitativa
Verificação se a quantidade entregue corresponde à especificada pelo
fornecedor. A inspeção poderá ser integral, quando todos os itens forem
minuciosamente analisados; ou por amostragem, quando há grande volume de um
determinado item (sugere-se amostragem entre 5% a 10% do total entregue).
Conferência qualitativa
Verificação se as especificações técnicas do material correspondem às
solicitadas pelo setor de compras. (marca, modelo, dimensões, formato).
Instrumentos para inspeção devem estar à disposição do almoxarifado. (exemplos:
balanças, paquímetros, termômetros)
Regularização
Resultado das fases anteriores, podendo ser originada pela entrada do
material em estoque e consequente liberação do pagamento ao fornecedor;
devolução parcial ou total de itens entregues em desconformidade; ou reclamação
junto ao fornecedor por falta de material.
56
Para o recebimento de materiais cujo valor seja superior a R$ 80.000, a entidade
deverá realizá-lo por meio de uma comissão com, no mínimo, 03 (três) membros, de
acordo com a Lei nº 8.666/93, Art. 15, § 8º:
§ 8o O recebimento de material de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 desta Lei, para a
modalidade de convite, deverá ser confiado a uma comissão de, no mínimo, 3 (três) membros.
Cabe ressaltar que, apesar de a legislação só exigir este procedimento para
valores superiores a R$ 80.000, a entidade pode estipular, através de norma interna, que
todos os recebimentos relevantes sejam conferidos e analisados por esta comissão. Este
entendimento também é válido para bens permanentes.
6.2 Distribuição
A distribuição, por sua vez, é a etapa em que materiais já armazenados são
encaminhados do almoxarifado aos setores mediante requisição previamente autorizada,
com ou sem presença de intermediários – no caso do serviço público os intermediários
podem ser funcionários (geralmente terceirizados) responsáveis pela entrega dos
materiais nos segmentos requisitantes.
A distribuição física pode ser influenciada por variáveis como:
Características dos produtos
Forma de movimentação física de materiais depende das características dos
mesmos (peso, dimensões, formato).
Localização
Unidades requisitantes localizadas distantes do almoxarifado exigem formas
e prazos distintos de atendimento.
57
Força de trabalho
Quantidade reduzida de funcionários exige otimização de separação e
calendários de entrega bem definidos.
Para atendimento da requisição, o usuário habilitado a solicitar materiais deverá
utilizar formulário específico do órgão ou através de sistema informatizado, se houver,
sendo essencial informar:
Código do material;
Descrição do material;
Unidade de medida (peça, kg, caixa);
Quantidade desejada;
Setor requisitante; e
Assinatura, com carimbo, quando não houver sistema informatizado.
Observação:
O almoxarifado poderá promover cortes ou reduções nas quantidades
solicitadas quando estas estiverem incompatíveis com o consumo médio da
unidade requisitante (normalmente utiliza-se o histórico dos 03 últimos
fornecimentos), como forma de racionalizar o atendimento aos demais setores.
Separados os materiais, o almoxarifado deve realizar os devidos registros de saída
para garantir a adequada conciliação contábil e eliminar ou reduzir ao máximo o índice de
divergências durante o inventário físico. Sugere-se ainda que, antes de se efetuar
qualquer entrega de material, este passe por uma última conferência, ainda na área física
do material.
Em virtude de uma dinâmica de trabalho bastante específica e considerando o
volume de atendimentos que normalmente possui, o almoxarifado deve estabelecer
previamente um calendário de entregas aos setores como forma de organizar a
distribuição de materiais.
58
VII MOVIMENTAÇÃO E ARMAZENAGEM
7.1 Movimentação
Após o recebimento e antes da expedição, todos os materiais precisam ser
armazenados e movimentados. No que tange à movimentação de materiais, é
fundamental obter um fluxo eficiente dentro dos almoxarifados e utilizar critérios de
ergonomia para garantir a integridade e evitar fadigas e lesões nos funcionários do setor.
Em “Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais para Concursos” o autor
Renato Fenili condiciona a eficiência do sistema às chamadas leis de movimentação de
materiais:
Flexibilidade: empregar equipamentos que possam ser utilizados para vários tipos
de cargas.
Manipulação mínima: evitar a manipulação de materiais e utilizar transportes
mecânicos ou automatizados sempre que possível.
Máxima utilização do espaço: maximizar o aproveitamento do espaço cúbico
disponível.
Máxima utilização dos equipamentos: maximizar a utilização dos equipamentos
diversificando seu emprego.
Menor custo total: selecionar equipamentos ponderando custos e vida útil
estimada.
Mínima distância: reduzir distâncias na movimentação (eliminação do ―zigue-
zague‖).
Obediência do fluxo das operações: adotar trajetórias de movimentações
produtivas.
Padronização: utilizar equipamentos padronizados para facilitar manutenção e
intercâmbio de peças sobressalentes.
Segurança e satisfação: promover segurança dos colaboradores e redução de
fadiga.
59
7.2 Condições Básicas do Arranjo Físico
Itens de estoque
Materiais de maior saída e aqueles de maior peso e volume devem ser
armazenados próximos da expedição.
Corredores
Devem facilitar o acesso às mercadorias.
Dica:
O uso de sistemas de arquivos deslizantes amplia a capacidade de
armazenagem ao mesmo tempo em que reduz a necessidade de espaço.
Portas de acesso
Devem permitir a passagem de equipamentos de manuseio e a
movimentação de materiais (altura e largura devidamente dimensionadas). Próximo
ao local de expedição deve existir um espaço de armazenagem temporária para
última conferência ou separação de acordo com destinos.
Empilhamentos ou prateleiras
Altura máxima de empilhamentos e prateleiras deve considerar o peso dos
materiais e as limitações dos equipamentos de elevação.
60
7.3 Técnicas de Estocagem
A escolha da técnica de estocagem mais adequada à cada instituição depende da
análise de fatores como:
Espaço disponível;
Tipos de materiais a serem estocados;
Número de itens a serem estocados;
Velocidade de atendimento; e
Tipo de embalagem
Com base neles, temos as seguintes técnicas:
Carga unitária
Refere-se à carga constituída de embalagens de transporte que arranjam ou
acondicionam certa quantidade de material como se fosse uma única unidade, para
possibilitar manuseio, transporte a arnmazenagem.
Caixas ou gavetas
Ideal para estocagem de materiais de pequeno porte. (exemplos: parafusos,
pregos, canetas)
61
Prateleiras
Meio mais simples e econômico (ideal para estoques pequenos), destina-se
à guarda de materiais de tamanhos diversos, bem como para apoio de gavetas ou
de caixas padronizadas.
Raques (Racks)
Ideal para acomodação de peças longas e estreitas. (exemplos: vergalhões,
tubos).
62
Empilhamento
Variante da técnica de estocagem de caixas, é ideal para aproveitar ao
máximo o espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os
outros, obedecendo a uma distribuição equitativa de cargas.
Contêiner
Caixa construída em aço, fibra ou alumínio, geralmente utilizada para o
transporte unitizado de mercadorias, que pode ser utilizada para armazenamento
temporário de materiais na ausência de espaço físico adequado.
Contêiner flexível
Técnica recente que utiliza uma espécie de saco feito com tecido resistente
e borracha vulcanizada para a estocagem e a movimentação de sólidos a granel e
de líquidos, com movimentação através de empilhadeiras ou guinchos.
63
Arquivo deslizante
Úteis para armazenamento de documentos e materiais diversos, podem
reduzir em até 70% o espaço ocupado por formas de arquivo convencionais.
64
VIII INVENTÁRIO
8.1 O que é um inventário?
O inventário físico é um levantamento ou contagem dos materiais existentes para
efeito de confrontação periódica com os estoques registrados em fichas ou em sistema
informatizado apropriado. É importante porque:
Permite verificar discrepâncias entre os registros e o estoque físico;
Permite verificar discrepância entre o estoque físico e o contábil; e
Proporciona apuração do valor total do estoque quando é realizado próximo ao
encerramento do exercício fiscal.
É importante ressaltar que o levantamento físico dos inventários deve refletir
fielmente os registros contábeis. Em virtude disso, é essencial estabelecer um momento
de corte (também chamado de ―cut off‖) para que os materiais ainda não registrados não
sejam inventariados – caso, por exemplo, de mercadorias já faturadas, mas ainda não
entregues.
8.2 Modalidades de Inventário
Inventário Geral
É aquele realizado ao final do exercício de cada órgão, abrangendo todos os
itens do estoque de uma só vez. Exige a paralisação da área inventariada em
função do volume de trabalho e não permite reconciliações ou ajustes nem a
análise das causas das divergências identificadas.
Inventário Rotativo
É aquele realizado através de programações mensais e envolve
determinados materiais a cada mês, não exigindo a paralisação da área
inventariada, mas possibilitando a análise das causas das divergências
65
identificadas. Este é o mais adequado porque possibilita detecção e correção dos
problemas a tempo.
8.3 Tipos de Inventário
Inventário de portas abertas
Modalidade em que a contagem é feita de maneira simultânea às
movimentações dos materiais, com paralisação de atendimento apenas para os
grupos de itens que estão sendo contabilizados.
Inventário de portas fechadas
Indicado para almoxarifados de pequeno e de médio portes, é o que não
permite entradas ou saídas de quaisquer materiais durante o período de inventário,
exceto em casos emergenciais. Os usuários devem ser previamente comunicados
antes da paralisação para que possam requisitar todos os materiais necessários
durante a paralisação.
Inventário de portas semifechadas
Ideal para almoxarifados de grande porte, é aquele em que se inventariam
todos os itens, mas com paralisações de partes para a contagem, sob o sistema de
portas fechadas, permitindo a movimentação dos demais e minimizando problemas
provocados por uma paralisação total.
8.4 Etapas do Planejamento de Inventário
Para ser executado dentro do prazo estabelecido e da melhor maneira possível, o
inventário deve ser bem planejado e por isso algumas etapas precisam ser cumpridas:
66
1. Convocação das equipes de inventariantes
Os membros deverão ser escolhidos e agrupados em duas equipes, uma
para a primeira contagem ou de reconhecimento, e outra para a segunda contagem
ou de revisão.
2. Arrumação física
Necessidade de que os itens a serem inventariados sejam adequadamente
arrumados.
3. Organização de fichas de inventários
Preparação dos meios de registro de contagem de cada item inventariado
(ver imagem abaixo) – no caso de controle realizado eletronicamente é necessário
imprimir relatórios contendo informações básicas como código do material,
descrição, local e quantidade.
4. Atualização de registros de estoque
Os registros de entradas, saídas e saldos de estoque deverão estar
atualizados até a data do inventário – durante o período as entradas e saídas
deverão ser suspensas para evitar risco de contagem dupla.
67
5. Contagem de estoque
Os materiais deverão ser contados pelo menos duas vezes – havendo
divergência entre as contagens o coordenador do inventário deverá solicitar uma
terceira contagem por equipe diferente das duas primeiras.
6. Reconciliações e ajustes
Setores envolvidos deverão justificar as divergências entre o real e o
registrado e realizar os ajustes que se fizerem necessários.
8.5 Indicador de Inventário
Indicador mais utilizado para inventários, a acurácia representa o acerto no controle
físico de estoques em relação ao total de itens verificados. Uma eficiente gestão de
estoques pressupõe um alto nível de acurácia.
Acurácia = (Nº de itens com registros corretos / Nº total de itens) * 100%
Traduzindo em exemplo prático: se uma determinada organização identificar 870
materiais com registros corretos de um total de 1.000 itens inventariados, seu nível de
acurácia será de 87%.
68
PATRIMÔNIO
I CONCEITO E DEFINIÇÕES
1.1 Patrimônio público
É o conjunto de bens e direitos de valor econômico, artístico, estético, histórico ou
turístico pertencentes às pessoas jurídicas de direito público (União, Estados, Municípios,
autarquias e empresas públicas).
De acordo com classificação do Código Civil em seu Artigo 99, estes chamados
bens públicos podem ser:
De uso comum do povo, quando destinados, por natureza ou lei, ao uso coletivo,
sem necessidade de consentimento (exemplo: rios, mares, ruas, praças);
De uso especial, quando destinados ao serviço ou ao estabelecimento da
administração pública (exemplos: prédios, veículos, móveis); ou
Dominiciais, quando constituem patrimônio das pessoas jurídicas de direito público.
Observação:
- Os bens de uso comum do povo e os de uso especial são inalienáveis
enquanto conservarem a sua qualificação, enquanto os bens dominiciais podem
ser alienados, desde que observadas exigências da lei.
69
1.2 O que é Gestão Patrimonial?
A gestão patrimonial é o conjunto de atividades necessárias ao recebimento,
incorporação, controle, manutenção e desfazimento dos bens permanentes de uma
instituição. (ver fluxo abaixo)
Planejar todas as etapas é essencial na implantação de uma gestão patrimonial
eficiente. Uma das formas de auxiliar o gestor neste processo é utilizar uma metodologia
conhecida como 5WH, que consiste em fazer 6 perguntas antes de se fazer qualquer
coisa ou de se tomar qualquer decisão: quem, o que, onde, quando, porque e como.
Fonte: AfixCode Patrimônio e Avaliações
Who: Quem é o responsável?
70
- Pela incorporação? Pelo controle físico? Pelas movimentações? Pelas
manutenções? Pelas baixas?
What: O que é ativo imobilizado?
- O que imobilizar e o que não imobilizar? O que pode ser depreciado?
Where: Onde estão os bens ou onde se deve fazer o controle?
- Onde realizar o controle? Centralizar ou descentralizar?
When: Quando iniciar e terminar o controle dos bens?
- Quando iniciar o controle? Quando iniciar o cálculo de depreciação? Quando se
desfazer?
Why: Por que controlar os bens?
- Quais as consequência de não realizar o controle? Se acontecer algum sinistro?
How: Como realizar o controle?
- Como tratar os bens não localizados? Como e onde fixar a etiqueta de
patrimônio? Como controlar as movimentações? Como tratar os bens depreciados?
1.3 Classificação de Bens
De acordo com a classificação apresentada pelo livro “Manual de Administração
Patrimonial” (Gerson dos Santos, 2002), os bens podem ser definidos de acordo com o
tipo, a forma, a aplicação, etc., em:
Bens corpóreos: possuem forma identificável materialmente.
Bens incorpóreos: não possuem forma (exemplo: patentes de fabricação).
Bens materiais: possuem substância material identificável.
Bens imateriais: não possuem substância material identificável (exemplo:
direitos autorais).
Bens tangíveis: podem ser tocados (exemplo: veículos).
Bens intangíveis: não podem ser tocados (exemplo: aquisição de patente de
uma invenção).
Bens móveis: podem ser deslocados sem alteração de forma.
Bens imóveis: não podem ser deslocados (exemplos: prédios).
71
Bens divisíveis: podem ser repartidos.
Bens indivisíveis: não tem possibilidade de repartição.
Bens fungíveis: podem ser substituídos por outros.
Bens infungíveis: são insubstituíveis em sua forma.
Bens disponíveis: possuem capacidade de uso imediato (exemplo: dinheiro em
conta corrente).
Bens numerários: representam dinheiro ou títulos equivalentes a ele (exemplo:
cheques).
Bens dominiciais: constituem patrimônio público da União, Estados e Municípios
(exemplo: ruas, rios).
Bens semoventes: são os constituídos por animais domésticos.
Bens realizáveis: tendem a se transformar em dinheiro em menor ou maior
prazo (exemplo: títulos a receber).
Bens de consumo: auxiliam no processo produtivo, mas não se incorporam ao
produto / serviço (exemplo: materiais de limpeza).
Bens de equipamento: destinam-se a aumentar o potencial produtivo ao
complementar máquinas e equipamentos (exemplo: HD mais potente).
Bens de redito: produzem rendimento independentemente de ação
administrativa direta (exemplo: imóveis destinados à renda).
Bens de serviço: utilizados na prestação de serviços em empresas com esta
finalidade.
Bens duráveis: possuem maior durabilidade ou vida útil (exemplo: automóvel).
Bens semiduráveis: possuem durabilidade inferior à dos duráveis (exemplo:
calçados).
Bens não-duráveis: para consumo imediato (exemplo: alimentos).
1.4 Material de Consumo x Material Permanente
Nem sempre é simples classificar um material como sendo de consumo ou
permanente. De forma simplificada, temos que:
Material de Consumo
72
É aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua
identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
Material Permanente
É aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física,
e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Ciente de possíveis dificuldades na correta classificação de diversos materiais, a
Secretaria do Tesouro Nacional (STN) publicou em 13 de setembro de 2002 a Portaria Nº
448, que definiu parâmetros para auxiliar o processo de apropriação contábil das
despesas:
Art. 3º - Na classificação da despesa serão adotados os seguintes parâmetros
excludentes, tomados em conjunto, para a identificação do material permanente:
I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas
condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou
deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua
identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se
deteriora ou perde sua característica normal de uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo
ser retirado sem prejuízo das características do principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação.
Tomando por base as definições acima, para que um material seja classificado
como permanente, portanto, é necessário que ele:
- Dure mais de dois anos;
- Não esteja sujeito a modificações por sua fragilidade;
- Não seja perecível;
- Não seja destinado à incorporação a outro bem e cause prejuízos ao principal se
retirado; e
73
- Não seja adquirido com finalidade de transformação.
Observação:
- Materiais permanentes confeccionados por encomenda deverão ser classificados
como bens permanentes, exceto se a própria instituição fornecer a matéria-prima –
neste caso, a despesa será classificada como serviços de terceiros.
- De acordo com o Art. 18 da Lei nº 10.753 de 30/10/2003, livros não serão
considerados materiais permanentes se fizerem parte do acervo de bibliotecas
públicas, compreendidas como aquelas abertas ao atendimento da comunidade em
geral.
74
II INCORPORAÇÕES
2.1 O que é Incorporação?
A incorporação é a 1ª etapa da gestão de patrimônio após o recebimento de um
material permanente e consiste no registro de um bem no sistema de controle patrimonial
de uma instituição, decorrente de compra, cessão, doação, fabricação própria, comodato
ou permuta, com a consequente variação positiva no patrimônio do órgão.
Todo registro de um bem permanente pelo setor de patrimônio deverá conter
informações como:
Descrição do item
Valor de aquisição
Número de nota fiscal / nota de empenho
Prazo de garantia
Características físicas (exemplos: dimensões, forma, peso)
Características técnicas (exemplos: potência, voltagem)
Para garantir um efetivo controle, é fundamental que nenhum material permanente
seja distribuído à unidade demandante antes da devida incorporação.
No caso de registro por compra, é necessária a existência de documento
comprobatório próprio (nota fiscal, fatura ou outro documento fiscal equivalente) e
vinculado a uma nota de empenho (NE) regularmente emitida. Já em caso de registro de
bem doado serão necessárias a condição de doação, a especificação completa da
procedência e do material, a quantidade, o valor unitário e a documentação que deu
origem ao fato.
Observação:
Em caso de bens produzidos pela própria instituição a incorporação deverá
ser realizada à vista do processo regular, com uso de documentação contendo a
75
apropriação de custos realizada pela unidade produtora ou, à falta deste, por
valoração realizada por comissão definida para esta finalidade.
O valor para incorporação, nestes casos, deverá ser igual à soma dos custos
estimados para a sua fabricação, como matérias-primas, mão de obra, energia
consumida, desgaste dos equipamentos, etc.
Para cada registro de incorporação de bem permanente deverá existir um registro
contábil, sintético ou analítico, para que as demonstrações contábeis da instituição
representem fielmente a natureza e a composição do acervo patrimonial existente. Em
algumas instituições a autorização para liquidação da despesa está vinculada à
comprovação deste registro.
Nos casos de incorporações de bens obtidos a título gratuito (caso de doações), a
NBC T 16.10 diz que:
26. Quando se tratar de ativos do imobilizado obtidos a título gratuito deve ser considerado o valor
resultante da avaliação obtida com base em procedimento técnico ou valor patrimonial definido nos
termos da doação.
27. O critério de avaliação dos ativos do imobilizado obtidos a título gratuito e a eventual
impossibilidade de sua mensuração devem ser evidenciados em notas explicativas.
Por fim, no caso de bens adquiridos com recursos vinculados (exemplos: saúde,
educação), o inciso I do art. 50 da Lei de Responsabilidade Fiscal estabelece que, no
tocante à disponibilidade de caixa, “constará de registro próprio, de modo que os recursos
vinculados a órgão, fundo ou despesa obrigatória fiquem identificados escriturados de
forma individualizada”.
Caberá ao setor de patrimônio auxiliar neste controle, mas a responsabilidade pelo
uso nas finalidades específicas caberá ao gestor da entidade.
76
2.2 Número Patrimonial
Todo bem deverá ter a ele associado um número único de patrimônio ou
tombamento para identificação, aposto mediante fixação de plaqueta, gravação, etiqueta
ou qualquer outro método adequado às suas características físicas logo após a
incorporação – nos casos de registros em sistemas informatizados, a associação do item
com o tombamento será simultânea.
Além disso, o número de tombamento deverá ser seqüencial (por ordem de
cadastro), independentemente de natureza, grupo ou espécie do bem (exemplos:
automóvel – 00001; telefone sem fio – 00002; cadeira fixa – 00003). Por fim, este número
não deverá ser reaproveitado em caso de baixa para que seja mantido o histórico do bem.
A imagem abaixo mostra um exemplo de plaqueta contendo o nome e logotipo da
empresa e o número de patrimônio.
Em seu livro ―Manual de controle patrimonial nas entidades públicas‖, o autor Diogo
Duarte Barbosa sugere alguns cuidados especiais na afixação de plaquetas:
Apostar em local de fácil visualização, dificultando estragos e avarias;
Evitar áreas curvadas ou dobradas do bem;
Utilizar partes com boa aderência e que não acelerem a deterioração da plaqueta
(exemplo: áreas externas de bens expostos à ação do clima); e
Evitar áreas que contenham identificação do bem, como números de série.
Observação:
No caso de bens permanentes cuja identificação seja impossível ou
inconveniente em face de suas características físicas (exemplo de persianas,
77
cortinas e equipamentos de som automotivo), o mesmo poderá ser tombado por
agrupamento em um único número de patrimônio, cabendo ao controle patrimonial
apenas os registros de entrada e de saída do mesmo.
Cada instituição possui um critério próprio para estabelecer a numeração
patrimonial, geralmente sequencial. Os dois exemplos a seguir mostram uma das
possibilidades de classificação:
PE 121 0753 SE – Unidade Federativa onde se encontra o bem (Pernambuco) 121 – Grupo de bens (1 = Mobiliário em geral / 2 = Cadeira fixa / 1 = Do tipo fixa sem braços) 0753 – Sequencial do item dentro da Unidade e do grupo de bens
TCE 111 0012 TCE – Unidade onde se encontra o bem (Tribunal de Contas do Estado) 111 – Grupo de bens (1 = Mobiliário em geral / 1 = Armário / 1 = Do tipo alto com 02 portas) 0012 – Sequencial do item dentro da Unidade e do grupo de bens
2.2.1 Código de Barras
A utilização do código de barras para o controle patrimonial apresenta vantagens
relacionadas com a sua aplicação e com as facilidades incorporadas nos sistemas
computacionais que gerenciam boa parte das operações nas instituições públicas. Entre
os principais benefícios gerados pelo uso estão:
Rapidez na entrada de dados;
Eliminação de erros na transposição de dados;
Eliminação de escrita manual e de digitação;
Identificação única de um bem; e
Redução do tempo de inventário.
A imagem abaixo representa uma etiqueta com o logotipo da empresa, o código e o
número de patrimônio do bem permanente:
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Para implantar um sistema de código de barras, cujo custo é relativamente baixo, é
necessária uma infraestrutura básica:
Equipamentos de processamento de dados (computadores);
Sistemas aplicativos (softwares);
Leitores ópticos; e
Impressora de código de barras.
79
III CONTROLE FÍSICO
Após a incorporação, o bem passa a ―existir‖ na relação de materiais permanentes
da instituição. Os passos seguintes – movimentações, manutenções, inventários e
desfazimentos – fazem parte do chamado controle físico, essencial para uma gestão
patrimonial eficiente.
3.1 Modalidades de Movimentação de Bens
A vida útil de um bem em um órgão começa logo após a sua incorporação ao
patrimônio. Ao longo de todo o período em que este bem for útil à instituição ele
certamente será movimentado algumas vezes. É preciso, portanto, conhecer as principais
modalidades existentes:
Recolhimento
Movimentação de bens de um segmento para o depósito de patrimônio, se
houver, com a respectiva regularização de carga patrimonial.
Redistribuição
Movimentação do depósito de patrimônio, se houver, para um determinado
segmento, com a respectiva regularização de carga patrimonial.
Remanejamento
Movimentação entre detentores de carga patrimonial, podendo ocorrer em
duas modalidades: sem movimentação física (transferência de titularidade de
função de chefia) ou com movimentação física.
Alienação
Modalidade que consiste na transferência do direito de propriedade de bens
do órgão para outra instituição mediante venda, permuta ou doação.
80
Cessão
Modalidade que consiste na transferência gratuita de posse e direito de
propriedade do órgão para outros órgãos ou entidades da administração pública
sem quaisquer ônus para o cedente.
Renúncia ao direito de propriedade ou desfazimento
Modalidade que consiste no abandono ou inutilização, quando verificada a
impossibilidade ou inconveniência de alienação do material classificado como
irrecuperável, ocioso e/ou obsoleto.
Há ainda a chamada Movimentação Externa, que consiste na transferência de bens
para fora do âmbito do órgão, para orçamentos e/ou reparos de equipamentos, sem a
necessidade de regularização de carga patrimonial durante o período de ausência.
Observação:
Bens adquiridos com recursos vinculados só poderão ser transferidos para
outras unidades em casos excepcionais, sem desvio de finalidade intencional, e
com razões devidamente justificadas. Caberá à unidade recebedora ressarcir a
unidade cedente com base no valor justo do bem no momento da transferência.
3.2 Movimentação centralizada x descentralizada
Todas as movimentações deverão ser de conhecimento do setor de patrimônio,
que tomará as medidas cabíveis de acordo com a modalidade em questão.
Operacionalmente, entretanto, estas movimentações poderão ser realizadas de maneira
centralizada ou descentralizada, a critério da própria entidade.
Na centralizada, é o próprio setor de patrimônio quem realiza a emissão dos termos
de transferência e cobra a assinatura das partes envolvidas (cedente, recebedor e o
próprio setor patrimonial), para só então realizar a movimentação física. A segurança
administrativa das operações é a principal vantagem. A sobrecarga do setor, entretanto, é
a sua principal desvantagem.
81
Já na descentralizada, a emissão e o preenchimento dos termos são realizados
pela própria unidade cedente, cabendo ao setor de patrimônio providenciar formulários
específicos e os destinar aos responsáveis de cada unidade administrativa. Com isso, o
processo se torna muito mais ágil, mas ao mesmo tempo reduz a segurança operacional
se os trâmites obrigatórios não forem seguidos pelas partes envolvidas.
82
IV MANUTENÇÕES
O custo de aquisição de boa parte dos bens permanentes de uma organização é
elevado. Frotas de veículos e centrais de ar condicionado são apenas alguns dos
exemplos que exigem uma atenção especial dos gestores patrimoniais para garantir um
adequado funcionamento e um menos custo de reparação quando necessário. Por isso o
quesito manutenção é extremamente importante numa gestão patrimonial eficiente.
Em “Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais para concursos” o autor
Renato Fenili define três tipos de manutenções utilizados em momentos distintos e com
finalidades específicas:
Manutenção preventiva
É aquela realizada conforme plano ou programa de prevenção buscando
reduzir a probabilidade de falhas e geralmente ocorre de forma periódica
(exemplos: revisão de veículos em período de garantia).
Manutenção corretiva
É aquela realizada em momento posterior à falha/quebra do equipamento.
Manutenção preditiva
É aquela que monitora regularmente o rendimento operacional e das
condições físicas de equipamentos e de instalações buscando maximizar o
intervalo entre manutenções corretivas (exemplo: análise de funcionamento de um
grupo gerador).
Sendo o conserto realizado fora das dependências da entidade, transfere-se ao
prestador do serviço a responsabilidade pela guarda e manutenção do bem durante o
período em questão. Caberá ao controle patrimonial da entidade emitir termo, a ser
assinado pelas partes envolvidas, que contenha informações essenciais como:
83
Especificação completa do bem a ser consertado, incluindo número de
tombamento e de série, quando for o caso;
Detalhamento completo do prestador de serviço;
Período estimado para o reparo;
Campos para assinaturas das partes envolvidas (responsável pelo bem,
responsável pelo setor de patrimônio e prestador de serviço); e
Declaração de responsabilidade sobre o bem.
É importante ressaltar que toda manutenção realizada em um determinado bem
patrimonial deverá ser registrada em sua ficha individual para garantir o histórico de sua
vida útil e para facilitar decisões futuras quanto à necessidade ou não de desfazimento.
No caso de manutenção corretiva, deve-se avaliar a viabilidade de recuperação de
um bem permanente com base no seu valor de mercado. Caso o orçamento ultrapasse
50% (cinquenta por cento) deste valor, o equipamento poderá ser classificado como
antieconômico e a baixa patrimonial poderá ser solicitada à autoridade competente.
Caso o equipamento seja considerado como irrecuperável e possa ser
desmembrado em partes para utilização como peças de reposição para equipamentos
similares, deverá ser exigida a autorização prévia de autoridade competente.
84
V MODALIDADES DE DESFAZIMENTO
Quando a instituição julgar desaconselhável ou inexequível manter ou remanejar
um bem permanente em virtude de suas condições físicas e/ou operacionais, este se
torna passível de alienação, por meio de leilão, permuta, doação ou desfazimento, nos
casos de:
Bem ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo
aproveitado e não tiver perspectiva futura de utilização pelo órgão;
Bem obsoleto: quando, mesmo em condições de uso, for considerado como
antiquado e não for possível sua utilização;
Bem excedente: quando, independente do estado de conservação, funcionamento
ou obsolescência, for verificada sua inaplicabilidade na instituição;
Bem recuperável: quando sua recuperação for possível e o orçamento para o
reparo for de no máximo 50% (cinquenta por cento) do valor de mercado; e
Bem irrecuperável / antieconômico: quando não mais puder ser utilizado para o fim
a que se destina em virtude de perda de suas características, e/ou seu rendimento
for precário em virtude de uso prolongado ou desgaste prematuro, ou quando sua
recuperação for inviável economicamente (reparo orçado em mais de 50% do valor
de mercado).
Cabe à instituição realizar regularmente levantamento de bens suscetíveis de
alienação ou desfazimento. Para isso é essencial a existência de uma Comissão de
Avaliação de Bens, geralmente composta por três funcionários (um dos quais lotado na
área de patrimônio), para realizar análise e parecer a respeito da inservibilidade, bem
como para avaliação de bens a serem alienados. Caberá a esta Comissão, dentre outras
coisas:
Verificar o estado do bem e analisar se ele é suscetível ou não de recuperação;
Havendo outro tipo de utilização, sugerir novo destino;
Recomendar a retirada do Patrimônio para posterior alienação de bens
considerados em mau estado de conservação e sem condições de reparo ou
transformação;
85
Identificar, após verificação, as causas de estragos ou danos, se houve culpa e, a
quem couber, imputar os prejuízos; e
Solicitar a abertura de processo para apuração de responsabilidades nos casos de
inservibilidade resultante de negligência, falta de cuidado ou imprevidência.
A alienação por leilão público é a modalidade de desfazimento mais usual e
consiste na venda de bens móveis inservíveis para o órgão a quem oferecer o maior
lance, igual ou superior ao da avaliação.
Cabe destacar que os recursos provenientes deste tipo de alienação não podem
ser aplicados em despesas correntes (exemplo: pagamento de pessoal ou aquisição de
materiais de consumo), conforme determinação da Lei de Responsabilidade Fiscal:
Art. 44. É vedada a aplicação da receita de capital derivada da alienação de bens e direitos que
integram o patrimônio público para o financiamento de despesa corrente, salvo se destinada por lei
aos regimes de previdência social, geral e próprio dos servidores públicos.
A alienação por permuta, por sua vez, consiste em um determinado bem ser dado
a título de troca por outro bem, sendo feita através de edital elaborado pelo órgão
responsável, com a proposta vencedora sendo aquela em que a diferença entre o bem a
ser adquirido e o a ser oferecido for a menor.
Já a alienação por doação, sem retorno financeiro para o órgão cedente,
devidamente justificada pela autoridade competente, deverá observar o seguinte quanto à
destinação do material:
Ocioso ou recuperável, preferencialmente para órgãos ou entidades públicas da
esfera federal, estadual ou municipal, integrantes de qualquer Poder, mediante
registro da solicitação; e
Obsoleto, excedente ou irrecuperável, para órgãos ou entidades públicas referidas
acima e para instituições filantrópicas, desde que reconhecidas pelo governo
federal como de utilidade pública, devidamente comprovada por documentações
em período de validade.
86
A Lei nº 8.666, em seu Art. 17, inclui a possibilidade de doação com encargos, ou
seja, com uma contrapartida a ser oferecida pelo donatário:
§ 4o A doação com encargo será licitada e de seu instrumento constarão, obrigatoriamente os
encargos, o prazo de seu cumprimento e cláusula de reversão, sob pena de nulidade do ato, sendo
dispensada a licitação no caso de interesse público devidamente justificado.
De todo modo, todo e qualquer ato de doação deverá ter por objeto ―fins e uso‖ de
interesse social. É fundamental, portanto, que a Administração se certifique de que o uso
a ser dado aos bens guardará correlação com igual interesse social (exemplo: uso de
móveis de escritório por uma entidade filantrópica), para evitar que estes bens doados
sejam utilizados para finalidades particulares por membros de diretoria deste tipo de
entidade.
Em resumo, a doação de bens móveis pela Administração Pública depende de:
Existência de interesse público devidamente justificado;
Avaliação prévia dos bens a serem doados;
Atendimento dos bens doados a fins e uso de interesse social; e
Avaliação de oportunidade e conveniência sócio-econômica em relação a outras
formas de alienação.
Observação:
De acordo com o parágrafo único do Decreto Nº 6.087 (20/04/2007) da
Presidência da República, “os microcomputadores de mesa, monitores de vídeo,
impressoras e demais equipamentos de informática, respectivo mobiliário, peças-
parte ou componentes, classificados como ociosos ou recuperáveis, poderão ser
doados a instituições filantrópicas, reconhecidas de utilidade pública pelo Governo
Federal, e Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público que participem de
projeto integrante do Programa de Inclusão Digital do Governo Federal”.
Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação, a autoridade
competente poderá determinar a renúncia ao direito de propriedade, a consequente baixa
da carga patrimonial e sua inutilização ou abandono mediante termos de inutilização ou
87
de justificativa de abandono, sempre com a devida assistência da área de patrimônio para
que o descarte seja realizado de forma adequada.
Para regulamentar, no âmbito da Administração Pública Federal, o
reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de
material, a Presidência da República publicou em 30 de outubro de 1990 o Decreto
99.658:
Art. 17. São motivos para a inutilização de material, dentre outros:
I - a sua contaminação por agentes patológicos, sem possibilidade de recuperação por
assepsia;
II - a sua infestação por insetos nocivos, com risco para outro material;
III - a sua natureza tóxica ou venenosa;
IV - a sua contaminação por radioatividade;
V - o perigo irremovível de sua utilização fraudulenta por terceiros.
5.1 Avaliação de bens para alienação
Não existe uma metodologia específica para avaliação de bens permanentes
destinados à alienação. Algumas instituições utilizam critérios mais objetivos, outras
adotam normas mais subjetivas, mas o importante é que o valor reflita a realidade o mais
próximo possível.
Buscando minimizar este problema, o Tribunal de Contas do Espírito Santo (TCE-
ES) propôs o modelo a seguir, atribuindo pesos e percentuais de acordo com o estado de
conservação do bem, seu tempo de vida útil e sua perspectiva de utilização futura.
Através de uma fórmula matemática, calcula-se um fator de reavaliação que, multiplicado
pelo valor de mercado ou de aquisição do bem em questão, permite chegar a um valor
muito próximo da realidade. (SANTOS, 2012).
88
Fatores de influência para efeito de reavaliação
Estado de Conservação do Bem -
EC
Período de Vida Útil do Bem - PVU
Período de Utilização Futura do Bem - PUB
Conceito Pontuação Conceito Pontuação Conceito Pontuação
Excelente 10 10 anos 1 10 anos 1
Bom 8 9 anos 2 9 anos 2
Regular 5 8 anos 3 8 anos 3
Péssimo 2 7 anos 4 7 anos 4
6 anos 5 6 anos 5
5 anos 6 5 anos 6
4 anos 7 4 anos 7
3 anos 8 3 anos 8
2 anos 9 2 anos 9
1 anos 10 1 anos 10
FR = 4*EC + 6*PVU - 3*PUB
Valor reavaliado = (Valor de aquisição * FR) / 100
Para uma melhor compreensão do modelo, utilizemos os fatores acima para
reavaliar um microcomputador adquirido por R$ 3.000,00, cujo estado de conservação é
bom, está sendo utilizado há 03 anos e tem perspectiva de utilização futura de 02 anos:
FR = 4*8 + 6*8 - 3*9 = 32 + 48 – 27 = 53
VR = (R$ 3.000,00 * 53) / 100 = R$ 1.590,00
Além do valor de referência calculado por este método, Santos (2012) cita fatores
como valor de bens similares avaliados anteriormente, comportamento do mercado em
relação ao tipo de bem e opiniões de leiloeiros oficiais como itens a serem considerados
no estabelecimento do valor mínimo para alienação.
5.2 Irregularidades Patrimoniais
Todo usuário do patrimônio deverá comunicar imediatamente, por escrito e de
maneira circunstanciada, sem prejuízo de informações verbais que informalmente
89
antecipem os fatos ocorridos, ao Detentor de Carga quaisquer irregularidade ocorrida em
bem sob seus cuidados Estas irregularidades podem ocorrer por:
Extravio: desaparecimento do bem ou de seus componentes por furto, roubo, ou
ainda por culpa, ou negligência do funcionário ou de terceiros;
Avaria: dano parcial ou total do bem ou de seus componentes, decorrente de uso
indevido, desgaste natural ou sinistro;
Inobservância de prazos de garantia; e
Mau uso: emprego ou operação inadequada de materiais quando comprovado o
desleixo ou a má fé.
Caberá ao Detentor de Carga realizar imediatamente o levantamento da
irregularidade comunicada, providenciando a instauração de processo investigativo para
apuração da responsabilidade. Nos casos em que uma Comissão de Apuração de
Irregularidades for formalmente constituída para proceder esta investigação, caberá a ela
propor a aplicação de punições que se fizerem necessárias:
Nos casos de perda ou extravio com responsável conhecido, a indenização poderá
ser feita através de pagamento com base no valor de mercado de um bem ou de
seus componentes com características e condições de uso similares ou pela
entrega à instituição de equipamento similar, a critério da administração;
No caso de perda ou extravio sem o conhecimento de causa ou de responsável,
será indicada a abertura de Sindicância para apuração de responsabilidades; e
Caso o bem extraviado seja um livro, a indenização deverá ser feita por meio de
reposição.
Observação:
- No caso de prejuízos provocados por motivos de força maior (acidentes de
serviço devidamente comprovados; roubo ou furto quando comprovado que
medidas de segurança foram adotadas; saque ou destruição; epidemias e
moléstias contagiosas; estragos produzidos por animais daninhos, quando não
forem consequência de descuido; e incêndios, desmoronamentos ou outras
90
calamidades), as baixas serão realizadas tão logo sejam feitas as devidas
comprovações.
91
VI BAIXAS
A baixa patrimonial pode ser definida como um conjunto de procedimentos
necessários à retirada contábil de um determinado bem do acervo patrimonial de uma
organização.
De acordo com o “Dicionário de Contabilidade” de A. Lopes de Sá, “as baixas no
imobilizado podem ser provenientes de várias causas, entre elas o esgotamento pelo uso
(normal), acidentes, impossibilidade de utilização por perda de capacidade econômica
(obsolescência), ação acelerada de desgaste por eventos extraordinários, etc. A baixa
deve ser considerada pelos seus diversos componentes, quais sejam, os valores pelos
quais os bens foram adquiridos, as depreciações já feitas, os valores ajustados, etc., de
modo que integre, no processo, todos eles”.
A baixa patrimonial de um bem poderá ocorrer por:
Alienação, quando há transferência do direito de propriedade do órgão para outra
instituição mediante venda, permuta ou doação;
Desfazimento, quando há abandono ou inutilização, quando constatada a
impossibilidade ou inconveniência da alienação de material irrecuperável, ocioso
e/ou obsoleto; e
Extravio, quando há desaparecimento do material ou de seus componentes.
O processo de baixa só deverá ser concluído após o cumprimento de todas as
etapas preliminares:
- Descrição do bem, com respectivo número de patrimônio e problema
apresentado;
- Valor estimativo no momento da descarga;
- Parecer técnico sobre servibilidade ou inservibilidade (ocioso, antieconômico ou
irrecuperável); e
- Parecer de autoridade competente favorável ou não à baixa.
92
Concluída a baixa, caberá à área de patrimônio solicitar ao setor contábil todas as
providências necessárias à retirada do bem do ativo imobilizado do órgão, encaminhando
todos os documentos relativos ao processo.
Por fim, cabe ressaltar que o número de patrimônio de um bem baixado não deverá
ser aproveitado para qualquer outro bem.
6.1 Casos especiais de baixas
6.1.1 Bandeiras: Regidas pela Lei nº 5.700, de 1 de setembro de 1971.
Art. 32. As Bandeiras em mau estado de conservação devem ser entregues a qualquer Unidade
Militar, para que sejam incineradas no Dia da Bandeira, segundo o cerimonial peculiar.
6.1.2 Explosivos, munições e agentes químicos de guerra: Regidos pelo Decreto nº 3.665,
de 20 de novembro de 2000.
Art. 221. Os explosivos, munições, acessórios de explosivos e agentes químicos de guerra,
impróprios para o uso, por estarem em mau estado de conservação ou sem estabilidade química,
cuja recuperação ou reaproveitamento seja técnica ou economicamente desaconselhável, deverão
ser destruídos com observância das seguintes exigências:
I - a destruição será autorizada pelo Comandante da RM;
93
II - a destruição deverá ser feita por pessoal habilitado;
III - ao responsável pela destruição, cuja presença é obrigatória nos trabalhos de campo, caberá a
responsabilidade técnica de planejamento e de execução dos trabalhos;
IV - após a destruição será lavrado um termo, em três vias, assinado pelo responsável pela
destruição. As vias terão os seguintes destinos: DFPC, RM (SFPC/RM) e pessoa jurídica detentora
do material; e
V - a destruição de restos e refugos de fabricação, não constantes de Mapas e Estoques, não
necessita da autorização do Comandante da RM, prevista nos incisos I a IV deste artigo, sendo
suficiente um controle com data, horário, origem e quantidades estimadas do material destruído.
6.1.3 Semoventes: em caso de morte natural, deverá ser apresentado um diagnóstico
médico-veterinário; em caso de sacrifício, o processo deverá conter documentação
emitida pelo responsável pela guarda do animal, informando todas as circunstâncias do
evento, bem como o atestado do médico-veterinário responsável com as indicação das
causas do óbito.
94
VII DEPRECIAÇÕES
A depreciação é o registro da redução do valor de um bem pelo desgaste ou perda
de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.
De maneira simplificada, é a amortização do valor do preço do bem ao longo de
sua vida útil, iniciando quando o mesmo estiver em condições de uso e não cessando
quando se torna obsoleto ou é retirado temporariamente de operação.
Os prazos de vida útil e a taxa de depreciação de materiais foram estabelecidos
através da Instrução Normativa Nº 162/98 da Secretaria da Receita Federal (SRF). Eis
alguns exemplos:
Bens Prazo de
vida útil
(anos)
Taxa anual
de
depreciação
ANIMAIS VIVOS DA ESPÉCIE BOVINA 5 20%
AUTOMÓVEIS DE PASSAGEIROS E OUTROS
VEÍCULOS AUTOMÓVEIS PRINCIPALMENTE
CONCEBIDOS PARA TRANSPORTE DE PESSOAS
(EXCETO OS DA POSIÇÃO 8702), INCLUÍDOS OS
VEÍCULOS DE USO MISTO ("STATION WAGONS") E
OS AUTOMÓVEIS DE CORRIDA
5 20%
MOTOCICLETAS (INCLUÍDOS OS CICLOMOTORES)
E OUTROS CICLOS EQUIPADOS COM MOTOR
AUXILIAR, MESMO COM CARRO LATERAL; CARROS
LATERAIS
4 25%
APARELHOS FOTOGRÁFICOS; APARELHOS E
DISPOSITIVOS, EXCLUÍDAS AS LÂMPADAS E
TUBOS, DE LUZ-RELÂMPAGO ("FLASH"), PARA
FOTOGRAFIA
10 10%
APARELHOS DE FOTOCÓPIA, POR SISTEMA
ÓPTICO OU POR CONTATO, E APARELHOS DE
TERMOCÓPIA
10 10%
OUTROS MÓVEIS PARA ESCRITÓRIO 10 10%
CONSTRUÇÕES PRÉ-FABRICADAS 25 4%
95
Algumas instituições costumam adaptar os prazos de vida útil e as taxas de
depreciação em função da utilização de seus bens, com a devida autorização da Receita
Federal. São exemplos:
Móveis e utensílios (vida útil: 10 anos / depreciação: 10%): Em estabelecimentos
de ensino, o prazo é reduzido para 6,6 anos e a depreciação é aumentada para
15% ao ano; e
Rouparias (vida útil: 5 anos / depreciação: 20%): Se específicas de hospitais, em
virtude do tratamento que recebem, o prazo é aumentado para 6,6 anos e a
depreciação é reduzida para 15% ao ano.
7.1 Métodos Mais Utilizados
A depreciação pode ser calculada de várias maneiras e os cálculos normalmente
consideram períodos de 12 meses, com as quotas calculadas em função do valor do bem,
do tempo de vida útil estimada, do tempo de utilização em relação à vida útil estimada e
do valor residual.
Eis alguns dos métodos mais utilizados:
Método das quotas periódicas constantes, ou linear, ou da linha reta
- Divisão do valor do bem a ser depreciado pelo seu tempo de vida útil estimado.
Exemplo prático:
Valor do bem: R$ 100.000 Vida útil estimada: 10 anos
Quota = R$ 100.000 / 10 anos = R$ 10.000 / ano
Método da soma dos algarismos dos anos
- Soma dos algarismos a partir da unidade até aquele que representa o tempo de
vida útil estimado para o bem. A partir do resultado se definem funções cujo
denominador será sempre o resultado da soma, e os numeradores os próprios
96
algarismos. Por fim, as quotas de depreciação a cada ano são calculadas a partir
da multiplicação do valor a ser depreciado pela última fração da série e assim
sucessivamente.
Exemplo prático:
Valor do bem: R$ 100.000 Vida útil estimada: 5 anos
Soma dos algarismos: 1+2+3+4+5 = 15
Frações: 1/15, 2/15, 3/15, 4/15, 5/15
Quota 1º ano = (5/15) * R$ 100.000 = R$ 33.333,33 Quota 2º ano = (4/15) * R$ 100.000 = R$ 26.666,67
... Quota 5º ano = (1/15) * R$ 100.000 = R$ 6.666,67
Método da máquina / hora
- Divisão do valor a ser depreciado pelo resultado da multiplicação do número de
horas trabalhadas do bem / equipamento por ano pelo tempo de vida útil estimado
para o bem.
Exemplo prático:
Valor do bem: R$ 100.000 Vida útil estimada: 10 anos
Tempo de operação anual: 3.000 horas:
Depreciação por hora = R$ 100.000 / (3.000 horas x 10 anos) = R$ 3,33 / hora
Segundo o novo critério adotado pela contabilidade pública (Parecer Normativo Nº
1 da Receita Federal, de 29 de julho de 2011), a base para depreciação deverá ser o
tempo estimado em que o bem gerará benefícios para a instituição. Neste caso, o valor
depreciável só poderá ser determinado após a dedução de seu valor residual estimado.
Exemplo prático:
Custo de aquisição de um veículo: R$ 60.000 Valor residual: R$ 25.000
Base de cálculo da depreciação: R$ 60.000 – R$ 25.000 = R$ 35.000
97
Vida útil estimada: 5 anos Taxa de depreciação anual: 20%
Quota anual de depreciação: R$ 35.000 * 0,20% = R$ 7.000 Quota mensal de depreciação: R$ 7.000 / 12 = R$ 583,33
É importante ressaltar que a revisão anual do valor do bem pelo valor efetivo de
mercado é fundamental. A depreciação deverá ser calculada e registrada com base no
novo valor, considerando ainda a vida útil econômica indicada no laudo técnico específico.
Tomando por base o exemplo anterior, temos a seguinte situação:
Exemplo prático:
Custo de aquisição de um veículo: R$ 60.000 Valor reavaliado: R$ 55.000
Valor residual: R$ 25.000 Base de cálculo da depreciação: R$ 55.000 – R$ 25.000 = R$ 30.000
Vida útil estimada: 4 anos
Taxa de depreciação anual: 25%
Quota anual de depreciação: R$ 30.000 * 0,25% = R$ 7.500 Quota mensal de depreciação: R$ 7.500 / 12 = R$ 625,00
A depreciação só será encerrada a partir do momento em que a contabilidade
reconhecer o seu valor líquido de realização (preço estimado para alienação).
Por fim, é importante ressaltar a existência de determinados bens que não estão
sujeitos à depreciação por não possuírem vida útil econômica limitada. É o que aponta o
item 12 da NBC T 16.9:
12. Não estão sujeitos ao regime de depreciação:
(a) bens móveis de natureza cultural, tais como obras de artes, antigüidades, documentos, bens
com interesse histórico, bens integrados em coleções, entre outros;
(b) bens de uso comum que absorveram ou absorvem recursos públicos, considerados
tecnicamente, de vida útil indeterminada;
(c) animais que se destinam à exposição e à preservação;
(d) terrenos rurais e urbanos.
98
VIII INVENTÁRIO
8.1 O que é um Inventário?
O inventário é um procedimento de levantamento e identificação de bens e de
instalações que busca comprovar a existência física, a integridade das informações
contábeis e a responsabilidade dos usuários detentores de carga patrimonial.
8.2 Modalidades de Inventário
Inventário Inicial
É aquele a ser realizado por um órgão durante o seu primeiro ano de
funcionamento para conhecer tudo o que possui em uso.
Inventário Eventual
É aquele realizado todas as vezes em que houver alteração de responsável
por qualquer motivo, para apuração de responsabilidades ou quaisquer outros
casos.
Inventário Anual
É aquele realizado a cada exercício por meio de uma comissão, ou pelos
próprios responsáveis, se assim for determinado por autoridade competente.
Inventário de Encerramento:
É aquele a ser realizado sempre quando um órgão ou segmento for extinto,
ou por qualquer razão os bens de sua carga forem redistribuídos para outros
órgãos ou segmentos.
99
8.3 Planejamento de um Inventário
O roteiro abaixo, sugerido pelo professor Gerson dos Santos no livro “Manual de
Administração Patrimonial”, pode ser adotado pela maioria das instituições públicas para
planejar um inventário físico eficiente:
1. Constituição de uma Comissão
Membros externos ao setor de patrimônio, obedecendo ao princípio da
segregação de funções;
2. Escolha da modalidade
3. Escolha do tipo de execução
―Portas abertas‖, ―portas fechadas‖ ou ―portas semifechadas‖;
4. Determinação de datas de início e de termino
5. Identificação de responsabilidades de cada membro da comissão
Necessidade de existência de metodologia de trabalho;
6. Preparação de recursos
Definição de recursos materiais e humanos;
7. Preparação dos locais
Aviso prévio aos setores a serem inventariados para as devidas
providências;
8. Emissão de relatórios (relação e localização de bens)
9. Levantamento físico
Como será feitos e quais serão os procedimentos de contagem;
10. Apuração
11. Conciliação
12. Pesquisa de causas de divergências
13. Elaboração de relatórios
Parecer da Comissão, incluindo recomendações;
14. Regularização
Adoção de medidas corretivas;
15. Aprovação
16. Processamento de acertos físicos e contábeis
100
Observações:
- Caso sejam encontrados bens sem registro os mesmos deverão ser
avaliados e relacionados para posterior regularização;
- Todos os bens patrimoniais não localizados no dia da conferência física,
sem a devida justificativa do responsável, deverão ser considerados como
extraviados;
- Caso um determinado bem se encontre fora do setor no momento da
verificação, mas haja documentação comprobatória de sua movimentação
(conserto, manutenção ou uso externo), a Comissão poderá se basear nela. Caso
não se julgue capaz de atestar a existência do bem a Comissão poderá fazer a
verificação e exame no local em que o bem se encontrar; e
- Todos os bens julgados pela Comissão como desnecessários, inservíveis,
supérfluos, obsoletos ou imprestáveis deverão ter a respectiva situação relacionada
no relatório para as providências cabíveis.
8.4 Nova tecnologia: RFID
Do inglês Radio Frequency Identification – ou Sistema de Identificação por
Radiofrequência -, é um método de identificação automática através de sinais de
radiofrequência emitidos por etiquetas (passivas, semi-passivas ou ativas) apostadas em
materiais que se comunicam com leitores e antenas. É atualmente a mais avançada
sistemática de controle de almoxarifado e de patrimônio.
101
Aplicações:
Pagamento via celular
Pagamento em trânsito
Substituição do código de barras
Rastreamento de cargas
Rastreamento de animais
Modalidades esportivas
Identificação biométrica
Vantagens:
Agilidade
Controle de estoques mais efetivo
Redução de desperdícios
Limitação de roubos
Gestão de inventários
Aumento de produtividade
Codificação em ambientes hostis e em produtos onde o código de barras é
ineficaz
Desvantagens:
Preço
Baterias ativas de baixo rendimento
Segurança das informações
102
REFERÊNCIAS
ARAÚJO, Aldem Johnston Barbosa. Regime jurídico da doação de bens móveis pela
Administração Pública. Jus Navigandi, Teresina, ano 16, n. 2785, 15 fev. 2011.
Disponível em: <http://jus.com.br/artigos/18496>. Acesso em: 27 jan. 2014.
ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: Uma introdução. Tradução: Celso
Rimoli, Lenita R. Esteves. São Paulo: Atlas, 1999.
BARBOSA, Diogo Duarte. Manual de controle patrimonial nas entidades públicas.
1.ed. Brasília: Gestão Pública Ed., 2013.
CHIAVENATTO, Idalberto. Administração de Materiais: Uma abordagem introdutória.
5.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.
FENILI, Renato. Administração de recursos materiais e patrimoniais para concursos:
Abordagem completa. São Paulo: Método, 2011.
GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de Materiais. 2. ed. São Paulo: Campus,
2007.
MENDES, Renato Geraldo. O Processo de Contratação Pública – Fases, etapas e atos.
Curitiba: Zênite, 2012.
SANTOS, Gerson dos. Gestão Patrimonial. Florianópolis: 2012
SANTOS, Gerson dos. Manual de Administração Patrimonial. Florianópolis: 2002
TRIGUEIRO, Fernando Guilhobel Rosas. Administração de Materiais e das Compras:
Um Enfoque Prático – Visão Logística. 6. ed. Recife: Focus Edições, 2005
103
LEGISLAÇÃO
Decreto Nº 93.872 de 23 de dezembro de 1986. Dispõe sobre a unificação dos recursos
de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente e dá outras
providências, 1986.
Decreto Nº 99.658 de 30 de outubro de 1990. Regulamenta, no âmbito da Administração
Pública Federal, o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de
desfazimento de material, 1990.
Decreto Nº 3.555 de 08 de agosto de 2000. Aprova o regulamento para a modalidade de
licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, 2000.
Decreto Nº 3.665 de 20 de novembro de 2000. Dá nova redação ao Regulamento para a
Fiscalização de Produtos Controlados (R-105), 2000.
Decreto Nº 3.931 de 19 de setembro de 2001. Regulamenta o Sistema de Registro de
Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e dá outras
providências, 2001.
Decreto Nº 5.450 de 31 de maio de 2005. Regulamenta o pregão, na forma eletrônica,
para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências, 2005.
Decreto Nº 6.087 de 20 de abril de 2007. Altera os arts. 5o, 15 e 21 do Decreto no 99.658,
de 30 de outubro de 1990, que regulamenta, no âmbito da Administração Pública Federal,
o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de
material, e dá outras providências, 2007.
Decreto Nº 7.892 de 23 de janeiro de 2013. Regulamenta o Sistema de Registro de
Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e dá outras
providências, 2013.
104
Instrução Normativa SRF Nº 162 de 31 de dezembro de 1998. Fixa prazo de vida útil e
taxa de depreciação dos bens que relaciona, 1998.
Lei Complementar Nº 101 de 4 de maio de 2000. Estabelece normas de finanças públicas
voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências, 2000.
Lei Nº 5.700 de 1 de setembro de 1971. Dispõe sobre a forma e a apresentação dos
Símbolos Nacionais, e dá outras providências, 1993.
Lei Nº 8.666 de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição
Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras
providências, 1993.
Lei Nº 10.520 de 17 de julho de 2002. Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito
Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal,
modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns,
e dá outras providências, 2002.
Medida Provisória Nº 2.026 de 04 de maio de 2000. Institui, no âmbito da União, nos
termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação
denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns e dá outras providências.
Parecer Normativo Nº 1 da SRF de 29 de julho de 2011.
Portaria Nº 95 de 19 de abril de 2002. Ministério da Fazenda, 2002.
Portaria Nº 448 de 13 de setembro de 2002. Divulga o detalhamento das naturezas de
despesa. STN, 2002.
Resolução CFC Nº 1.136/08 de 21 de novembro de 2008. Aprova a NBC T 16.9 –
Depreciação, Amortização e Exaustão. CFC, 2008.
105
Resolução CFC Nº 1.137/08 de 21 de novembro de 2008. Aprova a NBC T 16.10 –
Avaliação e Mensuração de Ativos e Passivos em Entidades do Setor Público. CFC, 2008.
106
EXERCÍCIOS
Módulo de COMPRAS – Exercício I
Especificação de materiais
Com base nos elementos essenciais para a especificação de um material, listados abaixo,
realize a especificação completa de uma caneta esferográfica na cor azul.
Funcionalidades (tudo o que o produto faz e oferece);
Componentes (peças que entram na composição de um produto);
Forma e acabamento (cor, medidas, forma, peso, etc.);
Desempenho (rendimento de um material quando em uso);
Acessórios;
Dados complementares (embalagem, unidade de medida, certificações);
Nome básico
Nome modificador
Características
Comprimento
Largura
Peso
Cor do corpo
Cor da tinta
Composição química
Outros
Outros
Unidade
Embalagem de transporte
Quantidade por embalagem
Prazo de validade
107
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício I
Previsão de demandas
Considerando o consumo de resmas de papel em uma organização ao longo do ano de
2013 (ver tabela a seguir), calcule a previsão de demanda para os três primeiros meses
de 2014, utilizado os seguintes métodos:
ANO: 2013
Mês Consumo (unidades)
Janeiro 300
Fevereiro 370
Março 420
Abril 460
Maio 480
Junho 490
Julho 510
Agosto 560
Setembro 580
Outubro 680
Novembro 530
Dezembro 600
Método da média móvel ou média aritmética
Método da média móvel ponderada
(50% para último mês, 30% para penúltimo e 20% para antepenúltimo)
108
Método da média móvel com suavização exponencial
(15% para último mês, 55% para penúltimo e 30% para antepenúltimo)
109
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício II
Codificação de materiais
Com base na tabela de códigos de classes, grupos e identificadores abaixo e utilizando o
sistema numérico (00.00.00-0), codifique os seguintes materiais:
Caneta vermelha
Cloro 1.000 ml
Detergente de maçã 500 ml
Classe Código Grupo Código Identificação Código
Material de expediente 01
Lápis 01 01
Apagador 02
Caneta 03
Esferográfica, cor azul 01
Esferográfica, cor preta 02
Esferográfica, cor vermelha 03
Tinteiro, cor azul 04
Tinteiro, cor preta 05
Papel 04
Perfurador 05
Material de limpeza 02
Água sanitária 01
Amaciante 02
Cloro 03
Cloro, embalagem 500 ml 01
Cloro, embalagem 1000 ml 02
Cloro, embalagem 2000 ml 03
Detergente 04
Detergente limão 500 ml 01
Detergente limão 1000 ml 02
Detergente maçã 500 ml 03
Detergente maçã 1000 ml 04
Detergente neutro 500 ml 05
Detergente neutro 500 ml 06
110
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício III
Classificação ABC
Com base na lista de materiais abaixo, realize a classificação ABC de acordo com o valor
do consumo mensal de cada item na composição total do estoque:
Classif. Descrição do item
Custo unitário
(R$) Consumo
mensal
Valor do consumo
(R$)
Caneta R$ 1,29 1200 R$
1.548,00
Lápis R$ 0,99 300 R$ 297,00
Borracha R$ 1,05 150 R$ 157,50
Papel (resma) R$ 5,77 550 R$
3.173,50
Bobina p/maquina R$ 4,27 100 R$ 427,00
Cartucho p/ impressora jato de tinta R$
45,00 80 R$
3.600,00
Toner p/ impressora laser R$
85,00 15 R$
1.275,00
Copo plástico (embalagem c/ 100) R$ 2,35 1000 R$
2.350,00
Perfurador R$
10,99 50 R$ 549,50
Grampeador R$
15,99 30 R$ 479,70
Caixa de clips pequena R$ 0,42 2000 R$ 840,00
TOTAL 3080 R$
14.697,20
Classif. Descrição do item
Custo unitário
(R$) Consumo
mensal
Valor do consumo
(R$)
% do total
% acumulada Classe
TOTAL 0 R$ 0,00 0,00%
111
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício IV
Avaliação de estoques
Considerando as tabelas abaixo, avalie os estoques dos respectivos materiais de acordo
com os métodos do CUSTO MÉDIO, PEPS (―primeiro que entra, primeiro que sai‖) e
UEPS (―último que entra, primeiro que sai‖), respectivamente:
CUSTO MÉDIO:
DATA
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
02/04/2013 200 R$
1,50 R$
300,00 200 R$ 1,50 R$ 300,00
03/05/2013 200 R$
2,50 R$
500,00 400 R$ 2,00 R$ 800,00
01/06/2013 120 280
03/07/2013 80 200
13/07/2013 80 120
01/08/2013 100 20
01/08/2013 200 R$
2,80 R$
560,00 220
10/09/2013 40 180
29/09/2013 50 130
PEPS:
DATA
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
02/04/2013 200 R$
1,50 R$
300,00 200 R$ 1,50 R$ 300,00
03/05/2013 200 R$
2,50 R$
500,00 400 R$ 2,00 R$ 800,00
01/06/2013 120 280
03/07/2013 80 200
13/07/2013 80 120
01/08/2013 100 20
112
UEPS:
DATA
ENTRADAS SAÍDAS SALDO
Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total
02/04/2013 200 R$
1,50 R$
300,00 200 R$ 1,50 R$ 300,00
03/05/2013 200 R$
2,50 R$
500,00 400 R$ 2,00 R$ 800,00
01/06/2013 120 280
03/07/2013 80 200
13/07/2013 80 120
01/08/2013 100 20
113
Módulo de ALMOXARIFADO – Exercício V
Estudo de caso
O almoxarifado central da secretaria de educação do município de Piriporó foi
criado em 2010 como uma unidade independente dos setores de compras e de
administração de materiais e fisicamente está instalado em um imóvel alugado localizado
a dois quilômetros da secretaria. Não há almoxarifados setoriais espalhados pela cidade,
mas a área física do almoxarifado central é mais do que suficiente e há um veículo
utilitário em boas condições para o transporte dos materiais às unidades requisitantes
(incluindo as 08 escolas municipais).
O atendimento às demandas é realizado de maneira informal e voluntária à medida
que surgem. A solicitação é geralmente feita através de formulários manuais, não sendo
raro o uso de telefone para os pedidos. Não há quaisquer restrições às quantidades
solicitadas, exceto nos casos de inexistência de material em estoque. Não há, portanto,
preocupação quanto aos níveis de estoques. Todos os registros de entradas e saídas são
feitos em planilhas manuais.
As entregas não costumam ser agendadas pelos fornecedores, o que dificulta a
organização da área de recebimento e o adequado planejamento da mão de obra
disponível. Após a formalização do recebimento, todos os materiais (expediente, limpeza,
informática) são armazenados em um mesmo espaço físico, sem quaisquer separações.
Além disso, os materiais perecíveis costumam ser armazenados sem o devido cuidado,
gerando frequentes perdas por validade. Para finalizar, o depósito dispõe apenas de
estantes em aço e não há ventilação adequada.
Em relação à mão de obra, o setor possui dois funcionários terceirizados, cuja
escolaridade não ultrapassa o nível médio, além do responsável formal, e a insatisfação
com a carga de trabalho é elevada. O horário de expediente raramente é cumprido, o que
gera necessidade de pagamento de horas-extras.
114
Por fim, em relação a inventários, o almoxarifado os realiza esporadicamente por
meio de amostragem e não há participação de funcionários externos nesta atividade. Os
resultados dos levantamentos eventualmente apresentam divergências.
Com base na situação exposta, aponte pelo menos 04 grandes falhas
operacionais e proponha pelo menos 04 (quatro) ações de melhorias que
aprimorem o desempenho deste almoxarifado.
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115
Módulo de PATRIMÔNIO – Exercício I
Classificação patrimonial
Com base na tabela de códigos de classes e grupos abaixo, defina nomes de
identificação para os bens em destaque e atribua códigos numéricos (1 unidade) a eles:
Classe Código Grupo Código Identificação Código
Aparelhos e utensílios domésticos 1
Aspirador 1 de pó e água
Fogão 2
Forno de microondas 3
Refrigerador 4
Equipamentos para áudio, vídeo e foto 2
Câmera fotográfica 1
Filmadora 2
Projetor 3
Televisor 4
Mobiliário em geral 4
Arquivo 1
Armário 2
CADEIRA 3
116
Módulo de PATRIMÔNIO – Exercício II
Reavaliação de bens
O modelo abaixo, elaborado pelo Tribunal de Contas do Espírito Santo (TCE-ES), atribui
pesos e percentuais de acordo com o estado de conservação do bem, seu tempo de vida
útil e sua perspectiva de utilização futura para calcular o valor reavaliado de um bem.
Fatores de influência para efeito de reavaliação
Estado de Conservação do Bem -
EC
Período de Utilização Futura do Bem -
PUFB
Período de Vida Útil do Bem - PVU
Conceito Pontuação Conceito Pontuação Conceito Pontuação
Excelente 10 10 anos 10 10 anos 10
Bom 8 9 anos 9 9 anos 9
Regular 5 8 anos 8 8 anos 8
Péssimo 2 7 anos 7 7 anos 7
6 anos 6 6 anos 6
5 anos 5 5 anos 5
4 anos 4 4 anos 4
3 anos 3 3 anos 3
2 anos 2 2 anos 2
1 anos 1 1 anos 1
FR = 4*EC + 6*PUFB - 3*PVU
Valor reavaliado = (Valor de aquisição * FR) / 100
Com base nas fórmulas acima, calcule o valor reavaliado dos seguintes bens:
Fragmentadora de papel, adquirida por R$ 850,00 há 07 anos, em estado de
conservação regular e com perspectiva de utilização futura de 01 ano.
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Aparelho telefônico sem fio, adquirido por R$ 230,00 há 02 anos, em estado de
conservação bom e com perspectiva de utilização futura de 02 anos.
Armário em madeira, adquirido por R$ 1.600,00 há 09 anos, em estado de
conservação excelente e com perspectiva de utilização futura de 03 anos.
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Módulo de PATRIMÔNIO – Exercício III
Depreciações
Utilizando os métodos de depreciação a seguir, calcule as quotas de depreciações de um
determinado equipamento de acordo com os valores informados:
Método das quotas periódicas constantes
Valor do bem: R$ 150.000
Vida útil estimada: 06 anos
Método da soma dos algarismos dos anos
Valor do bem: R$ 150.000
Vida útil estimada: 06 anos
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Método de acordo com a nova contabilidade pública
Valor de aquisição: R$ 150.000
Valor residual: R$ 40.000
Vida útil estimada: 05 anos
Método de acordo com a nova contabilidade pública (com reavaliação)
Valor de aquisição: R$ 200.000
Valor reavaliado: R$ 180.000
Valor residual: R$ 40.000
Vida útil estimada: 05 anos
