Guia de Orientação - CREMERS€¦ · Como utilizar o modelo de memorando padrão..... 22 Posso...

Guia

de

Orientação

Coordenadoria das

Delegacias Seccionais

2016

Volume 1, Edição 1

Coordenação e Supervisão

Dr. Fernando Weber Matos

Vice-Presidente e Coordenador das Delegacias Seccionais

Funcionária Responsável

Lucimara Conforti

Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio Grande do Sul Av. Princesa Isabel, 921 - Fone (51) 3219-7544 - 90620-001 - Porto Alegre - RS

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Sumário

Lançamento do Guia de Orientação..................................................... 04

Encontro dos Assistentes das Delegacias Seccionais......................... 04

Resolução Cremers 1/2016.................................................................. 05

Coordenadoria das Delegacias Seccionais.......................................... 06

Relatórios...................................................................................... 06

Padronização dos documentos.................................................... 07

Skype............................................................................................ 07

Correio Eletrônico – E-mail........................................................... 08

Fique atento: na escrita e no atendimento................................... 09

Clipping......................................................................................... 10

Departamento de Pessoal.................................................................... 11

Registro do skype atualizado........................................................ 11

Normas diversas........................................................................... 11

Financeiro............................................................................................. 12

Diária e auxílio representação...................................................... 12

Como solicitar?............................................................................. 12

Licitações, Compras e Contratos.......................................................... 13

Pedido de material de expediente................................................. 13

Pedido de compra......................................................................... 13

Pedido de serviço/manutenção/conserto...................................... 14

Pedido urgente.............................................................................. 14

Pedido de compras ou serviços de pequeno valor....................... 14

Compras de materiais de consumo.............................................. 15

Assinatura e renovação de jornais................................................ 15

Formas de pagamento.................................................................. 16

Secretaria Operacional – PF e PJ........................................................ 17

Secretaria de Assuntos Técnicos – SAT.............................................. 18

2016

Volume 1, Edição 1

Guia de Orientação

Coordenadoria das


Coordenação e Supervisão

Dr. Fernando Weber Matos

Vice-Presidente e Coordenador das Delegacias Seccionais

Funcionária Responsável

Lucimara Conforti

Direitos Reservados

Todos os direitos do conteúdo técnico deste Guia de Orientação são reservados ao Cremers – Conselho Regional de Medicina do Estado do Rio Grande do Sul. Nenhuma parte desta publicação pode ser

reproduzida por qualquer meio, sem a prévia autorização do Cremers.


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Gerência............................................................................................... 19

A importância de seguir os processos na Gestão da

Administração de Corporações e Unidades Vinculadas............... 19

Centro de Informática........................................................................... 20

Trabalhando com memorandos.................................................... 20

O que é um modelo do word (dot)................................................ 20

Criação e distribuição dos modelos de memorandos................... 21

Como utilizar o modelo de memorando padrão............................ 22

Posso modificar o modelo de memorando?................................. 23

Assessoria de Imprensa....................................................................... 24

Diretrizes para envio de clipping ao Cremers – Padronização..... 24

Análise de noticiabilidade – entendendo o que é notícia válida

para o clipping............................................................................... 26

Escaneamento de páginas de jornais........................................... 26

Apresentação da ferramenta de clipping do CFM........................ 29

Clipping eletrônico........................................................................ 29

Comissão de Divulgação de Assuntos Médicos – Codame................. 30

Legislação pertinente.................................................................... 30

Atuação da Codame..................................................................... 31

Competências das Delegacias Seccionais................................... 31

Publicidade Impressa.................................................................... 32

Publicidade de Rádio e TV........................................................... 32

O que pode................................................................................... 32

O que não pode............................................................................ 33

Exemplos de propaganda incorreta.............................................. 34

Anexo 1 - Resolução CREMERS 1/2016........................................... 36

Anexo 2 - Memorando 21/2015............................................................ 37

Anexo 2 - A - Modelo Memorando................................................ 38

Anexo 3 - Memorando 23/2015............................................................ 39

Anexo 4 - E-mail datado de 13-4-2015................................................. 40

Anexo 5 - E-mail datado de 12-3-2014................................................. 41

Anexo 6 - Manutenções e pequenas compras das Delegacias

Seccionais..................................................................................... 42

Anexo 7 - Memorando 433/2016.......................................................... 46

Anexo 8 - Circular CFM nº 018/2016-SEJUR....................................... 47

Anexo 9 - Manual Técnico Disciplinar - Secretaria de Assuntos

Técnicos............................................................................................... 51

Diretoria - Delegados Seccionais e Setores Colaboradores................ 55


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As atividades administrativas

desenvolvidas nas Delegacias

Seccionais do CREMERS têm como

principal finalidade realizar o

atendimento ao médico e à

comunidade em geral.

Para prestarmos um excelente

atendimento, os assistentes

necessitam de conhecimento e

domínio das tarefas.

Com o objetivo de aprimorar

os trabalhos administrativos

desenvolvidos nas Seccionais, este

ano a Coordenadoria lança a primeira

edição do Guia de Orientação da

Coordenadoria das Delegacias

Seccionais do CREMERS.

No Guia de Orientação

constam as recomendações

necessárias e norteadoras, que

Lançamento do Guia de Orientação

Encontros dos Assistentes das Delegacias Seccionais

Identificamos que a realização

de encontros periódicos com os

colaboradores possibilitaria maior

integração, aperfeiçoamento e

treinamento dos funcionários das

Seccionais sobre as atividades

realizadas na Sede.

Em 2012 o CREMERS

organizou o I Encontro dos Assistentes

das Delegacias Seccionais com o

objetivo de atualizar os servidores a

respeito dos procedimentos

administrativos do Conselho, expondo

uma situação geral sobre os diversos

setores da entidade, além de promover

uma maior integração do quadro de

pessoal.

Como parte de seu projeto de

capacitar e integrar todos os seus

setores, qualificando o atendimento, o

Cremers promoveu, no dia 13 de

dezembro de 2013, o II Encontro dos

Assistentes de Delegacias Seccionais.

Esse evento teve como

objetivo analisar as atividades

possibilitarão aos assistentes o

desempenho das atividades com

segurança e tranquilidade.

É anseio da Coordenadoria

que o Guia seja facilitador e

orientador das rotinas

administrativas.

A Coordenadoria reitera

que está sempre à disposição para

esclarecimentos de dúvidas,

sugestões e críticas.

Desejamos um ótimo

trabalho a todos.

Dr. Fernando Weber Matos Vice-Presidente e Coordenador das Delegacias Seccionais

Gestão 1/6/2015 a 31/1/2017

realizadas pelos funcionários e

esclarecer pontos importantes para

o funcionamento das Delegacias.

O III Encontro foi realizado

em 2015 com o foco na

profissionalização dos processos.

Este ano será realizado o

IV Encontro dos Assistentes das

Delegacias Seccionais com a

premissa de proporcionar a

atualização dos processos e

integrar os novos colaboradores.


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COORDENADORIA DAS

DELEGACIAS SECCIONAIS

Resolução Cremers 1/2016 Disciplina as jurisdições das Delegacias Seccionais

Em agosto de 2013 a Coordenadoria elaborou um estudo geográfico das

jurisdições das Delegacias Seccionais, através da análise das Resoluções publicadas

pelo CREMERS, no Cadastro Nacional de Médicos – CNM e no portal do Instituto

Brasileiro de Geografia e Estatística - IBGE.

Conforme prevê o parágrafo 1º, do artigo 1º, da Resolução CREMERS

4/1984, as Delegacias Seccionais foram escolhidas por critérios geográficos e

densidade médica. “As Delegacias ora criadas foram escolhidas por critério

geográfico e densidade médica.” (Resolução CREMERS 4/1984)

Em agosto de 2015, observamos que havia necessidade de atualização desse

estudo, visando a efetiva reestruturação das áreas de abrangências das Seccionais.

O resultado desse trabalho foi a criação da Resolução Cremers 1/2016,

aprovada em sessão plenária ocorrida em 15 de março de 2016 e publicada no Diário

Oficial do Estado - DOE - em 29 de março de 2016, que Disciplina as jurisdições das

Delegacias Seccionais, e contempla a redistribuição dos municípios de acordo com a

proximidade geográfica e densidade médica das Delegacias Seccionais, conforme

descreve seu terceiro considerando. “CONSIDERANDO os critérios geográficos, de

proximidade de distâncias e de densidade médica para a criação e distribuição das

Delegacias Seccionais;” (Resolução CREMERS 1/2016) - (anexo 1)

Extrato de ata: Sessão Plenária ocorrida em 15 de março de 2016.


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COORDENADORIA DAS

DELEGACIAS SECCIONAIS

Periodicamente as Delegacias Seccionais devem encaminhar à Coordenadoria os

Relatórios de Atividades, Controle de Ligações e de Clipping.

Os encaminhamentos desses relatórios devem seguir, as orientações abaixo:

RELATÓRIOS

É imprescindível que os relatórios sejam encaminhados nos prazos estabelecidos.

Caso não haja atividade referente ao período, a informação deverá ser encaminhada à Sede

através de , quando se tratar do relatório de Atividades e Controle de Ligações memorando

e por e-mail quando se tratar do relatório de Clipping.

Em período de férias os colaboradores deverão encaminhar as informações

no seu retorno.

No Relatório de Clipping...

Não utilize somente letras maiúsculas no preenchimento;

No campo “Página (s)” utilize a palavra “internet” quando a notícia for obtida por meio virtual;

Nos campos de “Datas” utilize a opção “Data Abreviada”, no preenchimento.

Exemplo: 01/01/2016

No Relatório de Atividades...

Preencha o campo “Ligações Realizadas” e “Ligações Recebidas” com o quantitativo das ligações;

O encaminhamento deverá ser realizado apenas por correio.

Relatório de Atividade e Controle de Ligações

Memorando

Deve ser postado a tempo de ser protocolado até o dia 10 do

mês posterior à atividade realizada

Relatório de Clipping E-mail Nos dias 15, 30/31, ou no próximo dia útil


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Com uma inciativa pioneira no

CREMERS, a Coordenadoria das Delegacias

Seccionais implantou a padronização dos

documentos emitidos pelas Delegacias

Seccionais.

Realizamos o estudo sobre esse tema

a partir da observação dos documentos

encaminhados pelos assistentes das Delegacias

Seccionais à Coordenadoria, onde constatamos

que tais documentos não tinham padrão de

diagramação e ou de nomenclatura.

Após essa análise, concluímos que

implantar a padronização dos documentos

emitidos pelas Delegacias Seccionais, ajudaria

na busca da excelência das atividades

desenvolvidas pelos assistentes lotados no

interior do Estado.

A elaboração desse trabalho foi

baseado em pesquisa bibliográfica que trata

sobre a Redação Oficial, como por exemplo, o

Manual de Redação da Presidência da

República e o livro Correspondência:

linguagem & comunicação: oficial,

empresarial, particular, citados como

referências no edital do concurso público nº

2/2014 do CREMERS.

PADRONIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A Secretaria Geral do Conselho

Federal de Medicina também foi

consultada e prontamente encaminhou

os modelos de documentos que

complementaram essa pesquisa.

A implicação desse empenho

foi encaminhada às Delegacias

Seccionais através do memorando

21/2015, no dia 17 de abril de 2015,

juntamente com as respectivas

orientações. (anexos 2 e 2-A)

Em complemento, e a pedido

do Setor de Registro de Empresas, no

dia 6 de maio de 2015, encaminhamos o

memorando 23/2015, que contém

orientações específicas para

encaminhamentos daquele setor. (anexo

3)

Assim, a partir daquela data,

todos os documentos emitidos

pelas Delegacias Seccionais

deveriam e devem seguir o

padrão apresentado.

ATENÇÃO!

Atualize o timbre dos seus documentos

com os dados de sua Delegacia

SKYPE

O skype é um software que permite comunicação pela internet através de conexões de voz e vídeo. Esse recurso também é utilizado como meio de comunicação entre as Delegacias e a Sede.

O skype é uma ferramenta de trabalho e por essa razão deve-se manter uma linguagem adequada, não cabe misturar observações e comentários pessoais e demasiadamente informais.


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O Correio Eletrônico – E-mail é um meio de contato entre as Delegacias Seccionais, a

Coordenadoria, demais setores e comunidade em geral.

Trata-se de um documento oficial que é protocolado e, portanto exige formalidade e

clareza. Não cabe misturar observações e comentários pessoais demasiadamente informais.

Destacamos os cuidados básicos que deverão ser observados no ato da elaboração

de um e-mail.

Vocativo do E-mail - Os e-mails encaminhados à Coordenadoria deverão ser nominados ao

Coordenador das Delegacias Seccionais.

Clareza do Assunto – Trata-se um procedimento que facilitará a interação entre os

interlocutores, pois ao retratar do que se trata, o destinatário ficará a par do assunto mesmo

antes de estabelecer contato com a mensagem propriamente dita. Exemplo:

Recomendação- Recomendamos que não se altere o ASSUNTO dos e-mails recebidos que

necessitem serem encaminhados ou respondidos. Isto facilita a localização destes e-mails e

mantém a coerência na comunicação.

Verificação de e-mails e respostas - É um procedimento que deve ser realizado

continuamente, pois mais do que representar um ato de cortesia, agilizam e tornam concretas

as intenções firmadas mediante a comunicação realizada.

Responder aos e-mails, convites e convocações, etc, encaminhados aos Delegados.

Etiqueta Virtual – Não utilize somente letras maiúsculas e/ou negrito na elaboração do texto.

As letras maiúsculas e o uso de negrito, indicarem a elevação da voz, portanto se mandar

uma mensagem com esses caracteres o seu interlocutor poderá compreender que você está

gritando em sua mensagem.

Formalidade na escrita – não utilize abreviaturas nas comunicações, também é necessário

acentuar as palavras, de acordo com as novas regras ortográficas.

Acesse os e-mails mais do que uma vez ao dia.

CORREIO ELETRÔNICO– E-MAIL

Vocativo do

E-mail

Os e-mails encaminhados à Coordenadoria deverão ser direcionados ao

Coordenador das Delegacias Seccionais.

Clareza do campo

“Assunto”

Trata-se um procedimento que facilitará a interação entre os interlocutores, pois ao identificar o que se trata, o destinatário ficará a par do assunto mesmo

antes de estabelecer contato com a mensagem propriamente dita.

Exemplo: Assunto: Guia de Orientação

Recomendamos que não se altere o ASSUNTO dos e-mails recebidos que necessitem serem

encaminhados ou respondidos. Isto facilita a localização desses e-mails e mantém a coerência na

comunicação.

Verificação de e-mails e

respostas

É um procedimento que deve ser realizado continuamente.

Etiqueta

Virtual

Não utilize somente letras maiúsculas e/ou negrito na elaboração do texto. As letras maiúsculas e o uso de

negrito indicam a elevação da voz. Portanto, se mandar uma mensagem com esses caracteres o seu

interlocutor poderá compreender que você está gritando em sua mensagem.

Formalidade

na escrita

Não utilize abreviaturas nas comunicações. Acentue e pontue de acordo com o novo acordo ortográfico.

Acesse diariamente os e-mails e mais de

uma vez ao dia.

Responda aos e-mails, convites e convocações e etc. encaminhados às Delegacias. (Delegados e Funcionários).


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Na Escrita... Revise com atenção seu texto antes da impressão do

documento ou envio do e-mail. Assim você evitará que

esses sejam assinados e/ou entregues com erros de

digitação e ou de ortografia;

Atente-se às características da Redação Oficial:

1. Impessoalidade: quem comunica é o órgão

público que está representando;

2. Padrão culto de linguagem: que seja

compreendida por todos;

3. Formalidade e a Padronização:

formalidade e polidez no tratamento e uniformidade

dos textos;

4. Concisão e Clareza: compreensão

imediata.

Evite utilizar clichê e chavão.

Exemplos:

Venho por meio desta... (clichê)

Reiteramos os protestos de elevada estima e

consideração. (chavão)

No Atendimento... Receba o cliente: Cumprimente-o. Mostre-se pronto para atendê-lo. Perceba seu ritmo;

Entenda as suas necessidades (reais e pessoais);

Solucione-as ou construa alternativas;

Confirme a satisfação (agradeça/ desculpe-se);

Tenha empatia;

Evite palavras no diminutivo.

Exemplos: minutinho, pouquinho, favorzinho, etc.


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ORIENTAÇÃO

Realize o clipping DIARIAMENTE;

Digitalize e salve em PDF;

Envie por e-mail à Coordenadoria com cópia à Assessoria de

Impressa do CREMERS:

[email protected]

[email protected]

Encaminhe fisicamente (papel) se o arquivo for maior que 4 MB;

Envie, preferencialmente, no período da manhã.

Clipping é uma expressão idiomática da língua

inglesa. Uma "gíria" que define o processo de

selecionar notícias em jornais, revistas, sites e outros

meios de comunicação, geralmente impressos, para

resultar num apanhado de recortes sobre assuntos de

total interesse de quem os coleciona.

Deve-se também desenvolver o trabalho de

clipagem em redes sociais, blogs, web jornais, rádio e

televisão.

As notícias selecionadas devem ser

relacionadas à saúde da cidade onde se situa a

Delegacia e em sua respectiva àrea de abrangência.

A pesquisa deve ser realizada em jornais

impressos ou on-line, sites das prefeituras municipais

ou outros meios impressos e virtuais disponíveis na

região.

CLIPPING

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


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DEPARTAMENTO DE

PESSOAL

Registro do skype - atualizado

No início do expediente envie uma mensagem, através do

skype, informando sua chegada à Seccional. Não é

necessário digitar o horário, pois será considerado o horário

do recebimento. Caso ultrapasse a tolerância (10 min.),

informe o motivo do atraso.

Quando o skype não conectar dentro da tolerância,

comunique o Departamento de Pessoal através do telefone.

Na ausência por qualquer motivo (intervalo, consulta médica,

etc.) altere o status para AUSENTE!

As saídas deverão ser registradas no campo HUMOR,

informando o destino e a previsão de retorno. Sem esquecer-

se de alterar o status para AUSENTE.

O status OFFLINE será considerado como FALTA!

Normas Diversas

As atividades de saídas para o correio e/ou compras deverão ser realizadas ANTES

ou APÓS o intervalo do almoço.

No caso de afastamento ou ausência, é PROIBIDO informar o número do telefone

pessoal. Deve ser informado apenas o número do telefone da sede/Porto Alegre.

No dia 21 de cada mês, envie por skype, a folha ponto juntamente com o relatório de

saídas para conferência.

Os atestados deverão ser enviados por skype ou e-mail em até 48h após a consulta e

os originais enviados até o 5° dia útil, anexados à folha ponto.

No campo ASSUNTO do relatório de saídas deverá constar o código do objeto

postado. Exemplo: JH 891728265 BR

Releia com atenção as orientações

enviadas no dia 13-4-2015. (anexo 4)


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FINANCEIRO

Diária e Auxílio Representação

Conforme a Resolução CREMERS nº 2/2016 (em vigor):

Diária é a indenização para cobrir despesas com pernoite, locomoção e refeição

quando houver deslocamento da cidade de origem. Quando não houver pernoite, será

reduzido em 50% o valor. Por determinação da Diretoria, a diária será paga quando o

deslocamento ultrapassar 80 km.

Quando houver deslocamento em veículo particular, haverá ressarcimento dos gastos

com combustível e pedágios, mediante NF com nome do beneficiário e número da

placa. As passagens de ônibus também serão ressarcidas.

Auxílio Representação: é a indenização para cobrir despesas com locomoção e

refeição na cidade de origem (ou até 80 km), não acumulável com diária, quando

representar o CREMERS em eventos, reuniões... etc, solicitado e/ou convocado pela

Diretoria.

Como solicitar?

Encaminhe à sede através de memorando:

A convocação para a atividade;

A solicitação de pagamento assinada pelo participante (formulário de solicitação de

Auxilio Representação e/ou Diária);

O formulário do Ato de Concessão SEM a assinatura do participante. As assinaturas

do Presidente e do Tesoureiro serão coletadas na sede;

O relatório de viagem, quando for o caso;

Os funcionários devem seguir essas orientações em caso de solicitação de diária.

Essas orientações foram encaminhadas por e-mail às Delegacias no dia 12-3-2014. (anexo 5)


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LICITAÇÕES,

COMPRAS

E CONTRATOS

O Setor de Licitações e Compras do Cremers é responsável pelo suprimento de

materiais e contratação de serviços para a sede Porto Alegre e demais sedes do interior do

Estado. Para tanto, realizamos procedimentos licitatórios, contratação via dispensa de licitação

e compra direta.

Cada procedimento tem sua peculiaridade sendo os abaixo relacionados os principais

para as Delegacias Seccionais:

Pedido de Material de Expediente

Os pedidos de materiais são feitos através de solicitação padrão ao Presidente,

contento o nome do objeto (com a maior quantidade de especificações possíveis) e a

quantidade. Em caso de urgência, sugere-se que seja encaminhado via e-mail tal solicitação

para que possamos adiantar o procedimento interno.

Pedido de Compra

Os pedidos de compra também são feitos através de solicitação padrão ao

Presidente, contendo todas as especificações do objeto, bem como a justificativa de compra

(substituição ou necessidade). Após a análise e autorização da Coordenadoria das Delegacias

o Setor de Compras e Licitações realizará o trâmite interno para compra e providenciará a

entrega na Delegacia.

Caso o objeto seja entregue diretamente pelo fornecedor na localidade, deve o

assistente, encaminhar via e-mail e posteriormente via correio a Nota Fiscal do objeto

(atestado o recebimento pelo Delegado) para o Cremers Porto Alegre, bem como entre em

contato com o Setor de Serviços para receber a numeração de patrimônio do objeto.

ATENÇÃO: Antes de atestar a nota de recebimento é importante verificar se

o objeto está atendendo às especificações, e se não está danificado.


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Pedido de Serviço/Manutenção/Conserto

Feito por meio de solicitação padrão ao Presidente deve o pedido relatar a

necessidade e estar acompanhado 3 (três) orçamentos (com a devida identificação do

fornecedor – CNPJ ou CPF- valor, forma de pagamento e tempo de execução) para análise e

aprovação da Coordenação das Delegacias.

Salientamos que nessa fase a responsabilidade da captação de orçamentos é da

Delegacia demandante, vez que muitas vezes esses requerem visitas e dados

pormenorizados que não possuímos em Porto Alegre.

Lembrando que o Cremers não autoriza pagamento por visita de análise, deve o

assistente localizar fornecedores que não cobrem por essa tarefa.

De posse dos orçamentos, o Setor de Licitações e Compras realizará o trâmite interno

para autorização do serviço e em obtendo aprovação comunicará à Delegacia interessada os

dados necessários para a realização do serviço.

Após a realização do serviço a Nota Fiscal/Requerimento de RPA (com os dados para

depósito em conta) deve ser encaminhada ao Cremers Porto Alegre, devidamente atestada

pelo Delegado, por e-mail e posteriormente via correio, para que possamos proceder o

pagamento do fornecedor.

Pedido Urgente

Em casos URGENTES, deve o assistente entrar em contato o mais rápido possível

com a Coordenação da Delegacia e, mediante a autorização da Coordenação, conosco para

que possamos realizar o serviço sem o trâmite da captação de orçamentos. Nesses casos

deve a Nota Fiscal (com os dados para depósito em conta) ser encaminhada à Coordenação

juntamente com a justificativa da emergência.

ATENÇÃO 1: consertos e manutenções, não são, via de regra, todos urgentes.

ATENÇÃO 2: existem alguns danos que podem ser sanados pela imobiliária do

condomínio ou do imóvel. Antes de solicitar um conserto emergencial, verificar se não

se enquadra nesse caso.

Após a realização do serviço a Nota Fiscal/Requerimento de RPA (com os dados para

depósito em conta) deve ser encaminhada ao Cremers Porto Alegre, devidamente atestada

pelo Delegado, por e-mail e posteriormente via correio, para que possamos proceder o

pagamento do fornecedor.

Pedidos de Compras ou Serviços de Pequeno Valor

Algumas demandas são de pequena monta e não justificam o dispêndio da captação

de orçamentos, bem como a aquisição via sede. Nesses casos, quem arcará com o pagamento

será o Delegado, que será ressarcido mediante apresentação de pedido de ressarcimento e a

Nota fiscal do objeto/serviço.

Tais casos são raros e devem respeitar os seguintes limites financeiros:

R$ 70,00 (setenta reais) para produto;

R$ 100,00 (cem reais) para serviço.

ATENÇÃO: Tal medida se destina a casos bastante particulares que devem ser

analisados PREVIAMENTE juntamente com o Delegado.


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Compras de Materiais de Consumo

Os materiais de consumo (café, água, guardanapo, materiais de higiene e limpeza)

podem ser comprados na própria cidade, desde que o fornecedor realize sua venda via

FATURAMENTO ou BOLETO e que o valor não ultrapasse R$170,00 (cento e setenta reais).

Deve o boleto/fatura ser encaminhado ao Cremers Porto Alegre, devidamente

assinado pelo Delegado, primeiramente via e-mail e após via correio para que se proceda o

pagamento.

Assinatura e Renovação de Jornais

O Delegado deve encaminhar pedido de assinatura/renovação contendo:

Nome do jornal a ser assinado/renovado, com a tiragem e a periodicidade (diário,

semanal...);

Período da assinatura/renovação (semestral ou anual);

Valor;

Documentos de regularidade da empresa;

Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);

Prova de inscrição no cadastro de contribuintes municipal;

Declaração de regularidade perante a Seguridade Social e FGTS;

Certidão negativa de falência/concordata, expedida pelo distribuidor da sede da

pessoa jurídica.

Certidão comprovando a regularidade para com o INSS;

Certidão comprovando a inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do

Trabalho.

ATENÇÃO:

Solicite a renovação, pelo menos, 30 (trinta) dias antes do vencimento ou

encaminhe o boleto para pagamento com antecedência de 15 (quinze) dias,

devido ao trâmite de autorização do processo.


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Formas de Pagamento

FATURA/BOLETO BANCÁRIO - É importante verificar junto ao fornecedor a

possibilidade de realizar faturamento com pagamento em Porto Alegre. Nesse caso o

assistente encaminhará (primeiramente por e-mail e após via correio) a Nota Fiscal –

com o ATESTO DO DELEGADO para ser paga via depósito bancário ao fornecedor.

DEPÓSITO – O assistente deve encaminhar (primeiramente por e-mail e após via

correio) a Nota Fiscal - com o ATESTO DO DELEGADO - contendo: a descrição do

serviço/compra, CNPJ da empresa e a conta bancária.

RPA – No caso de fornecedor autônomo, esse deverá preencher o recibo de

pagamento (conforme exemplo) e o assistente encaminhar via e-mail e após via

correio - com o ATESTO DO DELEGADO - para o Setor Financeiro do Cremers.

Deve acompanhar o RPA, cópia autenticada dos seguintes documentos:

RG (com foto nítida)

CPF

PIS

Comprovante de residência

Folha corrida

Releia com atenção às orientações enviadas em

1-9-2015. (anexo 6)


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SECRETARIA

OPERACIONAL

PESSOA FÍSICA E

JURÍDICA

A Secretaria Operacional é o setor responsável pelo

registro dos médicos e empresas, atualmente estão registrados

mais de 41 mil médicos e 8 mil empresas, sendo 28 mil

registros ativos de pessoa física.

Diariamente os médicos realizam diversas solicitações:

certidões, declarações, certificados, renovações,

transferências, secundárias e etc.

As atividades da Secretaria Operacional são distribuídas

entre o setor que se subdivide em registros de pessoa física e

de pessoa jurídica, contando com mais de 14 colaboradores na

Sede do Cremers para suprir essa demanda.

No último encontro realizado em 10-4-2015, visando

manter a qualidade no atendimento e o alinhamento junto às

Delegacias Seccionais, foi elaborado o manual da Secretaria

Operacional com o resumo das documentações necessárias

para cada tipo de solicitação dos médicos e empresas, e

anexado um CD que contém com os arquivos necessários para

o trabalho do dia-a-dia nas Delegacias. Esse manual foi

inteiramente baseado no Manual de Procedimentos

Administrativos PF/PJ que está disponível no site do CFM.

DÚVIDAS? Tenha sempre em

mão o Manual entregue no último

Encontro dos Assistentes das


Conforme Memorando 433/2016 não é permitido reter e/ou enviar à Sede documentação incompleta. Oriente o médico que o serviço desejado somente será protocolado se a documentação estiver completa. (anexo 7)

Conforme CIRCULAR CFM n° 018/2016-SEJUR, temporariamente está afastada a exigência da apresentação de certificado de exame de proficiência em língua portuguesa, como condição de inscrição de médicos estrangeiros perante os Conselhos Regionais de Medicina. (anexo 8)

O Certificado de Regularidade de Inscrição de Pessoa Jurídica deve ser devolvido ao Cremers quando o Responsável Técnico solicitar sua saída da Direção Técnica da instituição.

Algumas alterações e orientações importantes:


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SECRETARIA DE

ASSUNTOS

TÉCNICOS - SAT

As rotinas da Secretaria de Assuntos Técnicas estão descritas no Manual Técnico

Disciplinar, 9ª Edição, 2015, folhas 166 a 169. (anexo 9)

Quanto a realização de audiências em Delegacias Secionais não há o que acrescentar,

pois o modo de trabalho em nada mudou.

Continuamos, logo após a comunicação da data da audiência marcada pelo Delegado

Seccional ou Conselheiro, a oficiar as partes, seus procuradores e testemunhas quando

necessário, bem como encaminhando os termos de depoimento pré-prontos (apenas para

preencher com a resposta do depoente) e Ata de Sessão.

As dúvidas podem ser sanadas até mesmo na hora em que a audiência está sendo

realizada.

Salientamos a importância desse trabalho – audiência realizada em Delegacia Seccional,

pois em processos pobres em provas dificultando, a decisão do Relator e do Revisor, quando

do julgamento, com as audiências (oitivas de testemunhas) em Delegacias, é possível dar a

esses Conselheiros melhor base de convencimento, bem como a todos os membros das

Câmaras de Julgamento.

ATENÇÃO! Qualquer dificuldade com os recursos físicos

da Delegacia deverá ser comunicada com antecedência à SAT e à Coordenadoria


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GERÊNCIA

Aspectos que serão abordados:

As Delegacias como “Postos Avançados” da Sede;

A importância do nível de Comunicação entre a Sede e as Delegacias;

Os Processos de Trabalho;

A importância da Padronização dos Processos;

O Foco no Cliente;

Qual o papel do Assistente em uma Delegacia do CREMERS?

A importância de seguir os processos na Gestão da

Administração de Corporações e Unidades Vinculadas


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CENTRO DE

INFORMÁTICA

Trabalhando com memorandos

Seguindo a normativa de padronização dos documentos estabelecida pela Coordenadoria

das Delegacias Seccionais, estudamos e estabelecemos recursos de tecnologia da informação

que permitissem atingir os seguintes objetivos:

Uniformizar os memorandos, tanto no conteúdo quanto no aspecto;

Facilitar o uso e aplicação do padrão;

Inibir ao máximo a possibilidade de quebra do padrão adotado.

Após pesquisa, concluímos que os recursos chamados “Modelo de Documentos” e

“Formulários”, disponíveis no software de edição de texto padrão da instituição, uma vez

utilizados em conjunto, atendem integralmente as necessidades e permitem atingir os três

objetivos indicados acima.

A seguir, descreveremos, com maiores detalhes, as características da solução adotada,

sua operação para criar memorandos e detalhes de manutenção.

Esperamos que, ao final da leitura, você esteja apto a produzir memorandos, de forma

rápida, prática e padronizada.

O que é um modelo do word (dot)

O Microsoft Word permite que se crie um tipo especial de modelo, um tipo especial de

documento que serve como ponto de partida para a criação de outros e, com isto, garante que

se estabeleçam padrões de estilos, margens, funcionalidades, etc.

Uma vez criado e disponibilizado esse modelo, todos os novos documentos criados a

partir dele, herdarão suas características e conteúdos.

Há outra forma de usar documentos do Word para padronização? Sim! É possível abrir um

documento comum do Word, que contenha todas as formatações e disposições, e utilizá-lo

como base para o novo documento. O problema desse método é que, num momento de

distração, por tratar-se de documento comum, o usuário pode alterá-lo e salvá-lo, muitas

vezes, causando a perda do padrão (e do conteúdo original).

O modelo do Word, por outro lado, evita que esses acidentes ocorram, pois, por meio

dele, um novo documento é aberto para a livre edição do usuário, adotando todos os formatos

e conteúdos do padrão sem, no entanto, abrir a possibilidade de afetar o padrão inicial. Além

disso, novas formatações implantadas no modelo original (pela sede) facilitarão a replicação

dessas em todos os documentos que foram criados com base nesse.


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Usuário informa que quer criar um novo documento baseado no modelo. A partir daí, ele estará trabalhando em um documento novo

Novo documento. Ao salvar esse, nenhum outro

documento ou o modelo serão

afetados

Veja, nos esquemas a seguir, as diferenças entre os dois métodos:

Padrão usando um documento comum:

Usuário substitui o conteúdo do documento original pelo do novo documento que está criando

Usuário salva o documento original, alterado com outro nome. Um erro aqui, perde o documento original.

Documento existente (original)

Novo documento.

Caso o usuário esqueça de

mudar o nome antes de salvar, o

conteúdo do documento original será

perdido

Padrão usando um modelo do Word:

Modelo do Word

Criação e distribuição dos

modelos de memorando

Os modelos do Word (arquivos .dot ou .dotx), serão estabelecidas a partir definições da

Coordenadoria das Delegacias Seccionais. Esses incorporarão todos os elementos de

identificação da Seccional e a estrutura básica de acordo com o tipo de documento.

Por exemplo, no caso do modelo do Word para memorando (apêndice A), será criado um

arquivo com os campos principais (onde será preenchido o conteúdo) e com uma parte fixa e

protegida de texto (aquela que não muda).


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Como utilizar o modelo do memorando padrão

O modelo de memorando do Word estará disponível para o usuário em local de fácil

acesso. Ao clicar duas vezes sobre esse modelo/arquivo, será aberto um documento novo no

Word, carregando todo o conteúdo do modelo, com campos preenchíveis e totalmente dentro

das margens estabelecidas pela Coordenadoria.

O usuário preencherá os espaços reservados com o conteúdo do novo memorando e

salvará (será solicitado o nome do novo documento).

O conteúdo fixo do modelo estará protegido contra alteração e isto permite manter a

uniformidade do modelo.

Duplo clique no MODELO

MEMORANDO SECCIONAIS.

Será aberto um novo documento,

contendo a estrutura do modelos e os

campos para preenchimento.

Esse novo documento ainda não tem um nome definitivo (apenas documentoN). O

nome será solicitado quando do primeiro

salvamento do texto. A data do documento

é automática a digitação só poderá ocorrer nos campos

destacados.


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Posso modificar o modelo de memorando?

Serão gerados modelos específicos de memorando para cada Seccional. Esses conterão

referências fixas à Delegacia (endereço, telefone, e-mail e identificação).

Sendo assim e visando manter a integridade do padrão, os modelos são protegidos contra

alterações de formato e estrutura.

Qualquer alteração no modelo passará por avaliação da Coordenadoria das Delegacias

Seccionais e, uma vez realizada, será repassada a todas as Seccionais.

Como resultado adicional desse método, o processo de produção de memorandos fica

muito facilitado visto que reduzido ao preenchimento, sem necessidade de aplicação de

procedimentos de formatação do documento.


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ASSESSORIA DE

IMPRENSA

Diretrizes para envio de clipping ao Cremers -

PADRONIZAÇÃO

Utilize SEMPRE o formato abaixo no assunto, onde ******* é o nome da cidade;

Clipping *************

Exemplo: Clipping Alegrete

Os arquivos podem ser enviados em pdf ou jpg; ( o que for mais fácil)

Identifique o arquivo com a DATA ou PERÍODO do clipping.

Assunto corretamente identificado, arquivos em pdf com a data do clipping.


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Assunto incorreto, mas o arquivo está bem identificado e a data consta na mensagem.

Assunto quase certo, arquivo corretamente identificado com data.


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Análise de noticiabilidade – entendendo o que é

notícia válida para o clipping

Em termos gerais, as notícias de interesse para o clipping são as que envolvem aspectos

políticos, sociais e práticos da saúde no estado. Dificilmente entram notícias de assuntos

puramente científicos.

EXEMPLOS:

Antecipada vacinação contra gripe H1N1 – OK! É NOTÍCIA!

Cientistas acreditam que gripe H1N1 surgiu na Ásia – NÃO é de interesse do clipping

Funcionários do hospital X abraçam prédio por falta de leitos – BOA!

Funcionários do hospital X abraçam prédio por 100 anos da instituição – NÃO...

Zika vírus causa X casos de microcefalia no Brasil – ÓTIMO

Entenda como o zika vírus causa a microcefalia – NÃO...

IMPORTANTE: Na dúvida, envie a notícia assim mesmo ou

consulte a Assessoria de Imprensa. Teremos o maior prazer em ajudar!

Escaneamento de páginas de jornais

Preferencialmente, escanear toda a página (ou meia página) em que está a notícia,

incluindo o cabeçalho do jornal com identificação, data e número da página.

Exemplos nas próximas páginas.


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Apresentação da ferramenta de clipping do

CFM

O CFM tem um sistema de clipping que inclui muitos jornais e rádios do interior.

Link para acesso:

http://cliente.linearclipping.com.br/cfm/site/m012/

No próprio site está disponível o manual de usuário.

Faça aqui suas anotações!

Clipping eletrônico - prática em grupo


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COMISSÃO DE DIVULGAÇÃO

DE ASSUNTOS MÉDICOS

CODAME

LEGISLAÇÃO PERTINENTE

Código de Ética Médica: Publicidade Médica - Capítulo XIII - Artigos 111 ao 118.

Resolução CFM nº 1.036/80, artigo 12:

“Os Conselhos devem possuir a Codame, Comissão de Divulgação de Assuntos Médicos, composto por, no mínimo, três membros.”

RESOLUÇÃO CFM Nº 1.974/2011:

Estabelece os critérios norteadores da propaganda em Medicina, conceituando os anúncios, a divulgação de assuntos médicos, o sensacionalismo, a autopromoção e as proibições referentes à matéria.


Dispõe sobre a nova redação do Anexo II da Resolução CFM nº 2068/2013, que celebra o convênio de reconhecimento de especialidades médicas firmado entre o Conselho Federal de Medicina (CFM), a Associação Médica Brasileira (AMB) e a Comissão Nacional de Residência Médica (CNRM).


Altera as alíneas “c” e “f” do art. 3º, o art. 13 e o anexo II da Resolução CFM nº 1.974/11, que estabelece os critérios norteadores da propaganda em Medicina, conceituando os anúncios, a divulgação de assuntos médicos, o sensacionalismo, a autopromoção e as proibições referentes à matéria.


Altera o texto do Anexo I – Critérios para a relação dos médicos com a imprensa (programas de TV e rádio, jornais, revistas), no uso das redes sociais e na participação em eventos (congressos, conferências, fóruns, seminários etc.) da Resolução CFM nº 1.974/11.


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Atuação da Codame

Recebe consultas prévias aos anúncios;

Rastreia anúncios divulgados em qualquer mídia;

Recebe denúncias e solicitações da Secretaria de Assuntos Técnicos -SAT;

Analisa anúncios que envolvam assuntos médicos;

Realiza reuniões com médicos responsáveis pelos anúncios;

Orienta médicos para as condutas corretas;

Encaminha correspondências;

Concede prazos para adequações necessárias;

Analisa manifestações;

Arquiva ou encaminha à SAT.

Competência das Delegacias Seccionais

Enviar PERIODICAMENTE a busca ativa

realizada recursos locais.


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Publicidade Impressa

Cole cada publicidade médica em uma folha de ofício, identificando o nome do jornal, revista, folhetos ou outros impressos, data da publicação e página.

NÃO enviar o jornal inteiro. Fazer a triagem.

Publicidade de Rádio e TV

Informe à CODAME o teor, data e horário da veiculação, e qual a mídia, com dados para contatos telefônicos ou e-mail.

INTERNET redes sociais, mídia eletrônica, etc.

Imprima informações relevantes para localização do médico responsável.

Em casos de dúvidas, contatar a CODAME.

O que pode

Anunciar serviços de maneira sóbria, informando nome, especialidade e número de

registro no CRM. Títulos científicos comprováveis e meios de contato também podem

ser informados;

Em anúncios de pessoas jurídicas, incluir o nome do diretor-técnico da instituição,

com a respectiva inscrição no CRM local;

Conceder entrevistas a veículo de comunicação para esclarecer a sociedade;

Usar imagens de tratamento em eventos científicos, quando imprescindível, mediante

autorização expressa do paciente;

Receber títulos ou homenagens de entidades reconhecidas pela sociedade, como

universidades, instituições públicas, sociedades médicas, entre outras.


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O que NÃO pode

Conceder entrevista para se autopromover;

No contato com a imprensa, fornecer endereço e telefone de consultório;

Participar de anúncios comerciais;

Divulgar tratamentos não reconhecidos pela comunidade científica;

Anunciar títulos científicos sem a devida comprovação;

Abordar tema médico de modo sensacionalista;

Não incluir em anúncios o registro no CRM e do RQE;

Prometer, garantir ou insinuar resultados;

Fazer consulta por mídia;

Anunciar aparelhos que lhe atribuem capacidade privilegiada;

Expor imagens de paciente para divulgar técnica ou resultado de tratamento;

Oferecer serviços por meio de consórcios ou similares;

Participar de concursos ou premiações para escolha do “médico destaque” ou

“melhor médico”;

Dar ao paciente “cupons de desconto”;

Manter vínculo de dependência com indústria de produtos de prescrição médica;

Deixar de declarar conflitos de interesse, ainda que potenciais, relativos à sua

atuação como docente ou pesquisador.

Em caso de dúvida, consulte o Manual de

publicidade médica.


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EXEMPLOS DE PROPAGANDA INCORRETA

http://www.giselecario.com.br/agendar.html


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Anexo 1


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Anexo 2


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Anexo 2 - A


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Anexo 3


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Anexo 4


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Anexo 5


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Anexo 6


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Anexo 7


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Anexo 8


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Anexo 9


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SETOR RESPONSÁVEL RAMAL E-MAIL

Coordenadoria das Delegacias Seccionais

Dr. Fernando Weber Matos Lucimara Conforti

243 [email protected]

Gerência Raul Vallandro 122 [email protected]

Departamento de Pessoal Tânia Leal 4857 [email protected]

Financeiro Rosângela Hoffmann 125 [email protected]

Licitações, Compras e Contratos Grace Caletti 143 [email protected]

Secretaria Operacional – PF Marcos Rigon 4858 [email protected]

Secretaria de Assuntos Técnicos Tina Martins 119 [email protected]

Centro de Informática Paulo Sobrinho 100 [email protected]

Comissão de Divulgação de Assuntos Médicos - CODAME

Dr. Iseu Milmann 240 [email protected]

Imprensa Viviane Schwäger 155 [email protected]

DIRETORIA 01/06/2015 a 31/01/2017

Presidente: Rogério Wolf de Aguiar

Vice-Presidente: Fernando Weber Matos

1º Secretário: Ismael Maguilnik

2º Secretário: Isaias Levy

Tesoureiro: Cláudio Balduíno Souto Franzen

Corregedor: Regis de Freitas Porto

Corregedor Adjunto: Joaquim José Xavier

Coordenador das Câmaras Técnicas: Jefferson Pedro Piva

Coordenador de Patrimônio: Iseu Milman

Coordenador da Ouvidoria: Ércio Amaro de Oliveira Filho

Coordenador da Comissão de Fiscalização: Antonio Celso Koehler Ayub

DELEGADOS SECCIONAIS

Luiz Carlos Diniz Barradas – Alegrete • César Alfeu Iamin de Mello – Bagé • José Vitor Zir – Bento Gonçalves •

Leisa Maia Behr Gaspery – Cachoeira do Sul • Tiago Bonilha de Souza – Camaquã • Airton Luis Fiebig –

Carazinho• Luciano Bauer Gröhs – Caxias do Sul • João Carlos Stona Heberle – Cruz Alta • Paulo César

Rodrigues Martins – Erechim • Marília Raymundo Thomé da Cruz – Ijuí • Fernando José Sartori Bertoglio –

Lajeado • Luciano Alberto Strelow – Novo Hamburgo • Luis Fernando Ilha de Souza – Osório • Joaquim Pozzobom

Souza – Palmeira das Missões • Henrique Luiz Oliani – Passo Fundo • Victor Hugo Pereira Coelho – Pelotas •

Fábio de Aguiar Lopes – Rio Grande • Gilberto Neumann Cano – Santa Cruz do Sul • João Alberto Larangeira

(Conselheiro do CREMERS) – Santa Maria • Carlos Alberto Benedetti – Santa Rosa • Tiago Silveira de Araújo

Lopes – Santana do Livramento • Rafael Rodrigues da Fontoura – Santo Ângelo • Ary Poerscke – São Borja •

Ricardo Lannes Coirolo – São Gabriel • Roberto Schuster – São Jerônimo • Solange Maria Seidl Gomes – São

Leopoldo • Lauro Erni Borth – Três Passos • Jorge Augusto Hecker Kappel – Uruguaiana.

SETORES COLABORADORES

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