Manual de Utilização GDS - Portal de Governança de...

GDS – Gestão de Demandas e Serviços

Página 1 de 68

Manual de Utilização GDS


Página 2 de 68

Sumário Manual de Utilização GDS ............................................................................................. 1

Sumário .......................................................................................................................... 2

Infográfico I ............................................................................................................... 3

Infográfico II .............................................................................................................. 4

1. Finalidade ........................................................................................................ 5

2. Responsabilidade............................................................................................ 5

3. Abrangência .................................................................................................... 5

4. Documentos de Referência ............................................................................ 5

5. Disposições Gerais – Procedimentos ........................................................... 5

5.1. Material Necessário .................................................................................... 5

6. Como acessar o sistema ................................................................................ 5

6.1. A Página Inicial ........................................................................................... 7

7. Diagramas ........................................................................................................ 8

7.1. Diagrama do fluxo da demanda: quando requer aprovação ....................... 8

7.2. Diagrama do fluxo da demanda: quando NÃO requer aprovação .............. 9

8. Gestão de Demanda ...................................................................................... 10

9. Criação da demanda – Quando há necessidade de aprovação ................ 11

9.1 Tipos de demandas que necessitam de previa aprovação. ......................... 11

9.2. Criação da demanda – Quando NÃO há necessidade de aprovação ...... 37

10. Informações adicionais ................................................................................ 53

11. Página Inicial – Configuração de Conta – Substituto ................................ 57

12. Página Inicial – Configuração de Conta – Notificação ............................... 58

APÊNDICE ................................................................................................................... 59

APÊNDICE 1: Como anexar documentos às demandas...................................... 60

APÊNDICE 2: Como inserir observações nas demandas ................................... 61

APÊNDICE 3: Como ler observações nas demandas .......................................... 63

APÊNDICE 4: Como vincular uma demanda a outra demanda ........................... 66

APÊNDICE 5: Tabela de Classificação por Área de Classificação por Área ..... 67


Página 3 de 68

Infográfico I


Página 4 de 68

Infográfico II


Página 5 de 68

1. Finalidade

Este documento tem por finalidade orientar na utilização da ferramenta Gestão de

Demandas e Serviços PRODAM (GDS PRODAM).

2. Responsabilidade

Compete à PRODAM a responsabilidade pela manutenção deste procedimento.

3. Abrangência

Este documento descreve a utilização do GDS.

4. Documentos de Referência

Manual GDS desenvolvido pela PRODAM.

5. Disposições Gerais – Procedimentos

5.1. Material Necessário

Conta de Usuário. Por exemplo: D999999 ou X777777

O usuário deve ter acesso um computador com o navegador funcional (de

preferência Google Chrome ou Mozilla Firefox).

6. Como acessar o sistema

Para acessar o GDS PRODAM, entre no navegador e busque o endereço

http://gds.prodam/ (Figura 1).

http://gds.prodam/


Página 6 de 68

Figura 1

Para acessar o sistema, preencha os campos “Nome de Usuário” e “Senha”

com o seu perfil de rede utilizado na Prefeitura e clicar no botão “Login” (Figura 2).

Exemplo:

Nome de Usuário: D999999 ou X777777

Senha: Prodam01

Figura 2


Página 7 de 68

6.1. A Página Inicial

A Figura abaixo tem, por finalidade didática, mostrar, de maneira abrangente,

todos os itens presentes na tela inicial. No decorrer deste manual vamos explicar

suas funcionalidades (Figura 3).

Figura 3


Página 8 de 68

7. Diagramas

Os diagramas abaixo ilustram o caminho pelo qual as demandas irão transitar, a

depender da exigência (ou não) de aprovação da mesma pelos coordenadores.

7.1. Diagrama do fluxo da demanda: quando requer aprovação

sS

s

s s sDevolve Aprova Reprova

sA.TI

s s sDevolve Aprova Reprova

sEncerra

sEncerra

sPGRA

s sIniciaSolici. Aprov. Plane

Devolve

sPGD

Execução

s sEntrega Final

DevolveEntregaParcial

sA.N

s sAprova Reprova

sA.TI

s sAprova Reprova

sPGA

s sEncerrar Devolve

sFIM

S: SolicitanteA.N: Analista de NegócioA.TI: Aprovador de Tec. InformaçãoPGRA: PRODAM - Grupo de Relacionamento AdministrativoPDG: PRODAM – Gestor da Demanda

A.N

Árvore de decisão para atividade quando há tomada de decisão


Página 9 de 68

7.2. Diagrama do fluxo da demanda: quando NÃO requer

aprovação

Solici. Aprov. Plane

sS

sPGRE

s sIniciaDevolve

sPGD

Execução

s sEntrega Final

DevolveEntregaParcial

sA.N

s sAprova Reprova

sA.TI

s sAprova Reprova

sPGRA

s sEncerrar Devolve

sFIM

S: SolicitanteA.N: Analista de NegócioA.TI: Aprovador de Tec. InformaçãoPGRA: PRODAM - Grupo de Relacionamento AdministrativoPDG: PRODAM – Gestor da Demanda

sA.TI

s s sSolic. Aprov. 1º nível

Aprova Reprova

sA.N

s sAprovaReprova

Árvore de decisão para atividade quando não há tomada de decisão


Página 10 de 68

8. Gestão de Demanda

Para acessar a lista de demandas já abertas, o usuário deve acessar o item

“Página Inicial” do “Menu superior”, opção “Demanda” na coluna “Gestão de

demandas” e clicar em “Demandas” (Figura 4).

Figura 4

O sistema apresenta a lista de demandas (Figura 5), ordenada de acordo com a

prioridade da mesma.

Figura 5


Página 11 de 68

Basicamente, as demandas podem ser de dois tipos: as que necessitam de

aprovação e as que não necessitam de aprovação. As telas mencionadas podem ser

usadas para obter maiores informações sobre as demandas já abertas.

9. Criação da demanda – Quando há necessidade de aprovação

Os níveis de aprovação são baseados nos perfis de 1º e 2º aprovador. Ver

diagramas acima.

O 1º aprovador (Coordenador da Área): é responsável pelos requisitos do negócio

de um ou mais sistemas ou serviços executados e mantidos pela PRODAM.

O 2º Aprovador (Analista de TI): é normalmente Coordenador da Área Técnica. É o

responsável pelo apoio técnico na utilização de um ou mais sistemas e na gestão das

informações dos Contratos mantidos com a PRODAM.

9.1 Tipos de demandas que necessitam de previa aprovação.

No sistema, a tabela abaixo indica quais serão os tipos de demandas que, após

aberto pelo solicitante, necessitarão ser aprovados antes de chegar à PRODAM.

TIPO REGISTRO

APROVAR?

Manutenção de

Software (**) S

Projeto S

Capacitação S

Suporte Técnico S

Observação: (**) Quando a manutenção de Software for relacionada a BUG

(erros), a demanda não passará por previa aprovação.


Página 12 de 68

9.1.1 O Solicitante

Para criar demanda, o usuário deve acessar o item “Página Inicial” do “Menu

superior”, clicar em “Demandas” na coluna “Gestão de demandas”, e escolher a

opção Novo do menu inferior (Figura 6 e 7).

Figura 6

O solicitante deverá clicar na opção Novo para abrir o formulário de cadastro de

nova demanda.

Figura 7


Página 13 de 68

Para criar demanda no GDS, é necessário preencher o formulário abaixo,

respeitando os campos obrigatórios em destaque (Figura 8).

Figura 8

1 ID da demanda: É o código de identificação de uma demanda.

2 Titulo: Nome da demanda

3 Descrição: Descrição detalhada da demanda.

4 Área Solicitante: É a área responsável pela abertura da demanda, ou pela

solicitação de atendimento. A área solicitante pode ter até três perfis: 1ª

Aprovador, 2º Aprovador e Solicitante.

5 Área de Entrada: Referem-se às áreas de Relacionamento Prodam (DRDI e

DRDII) e que são os responsáveis por todo o ciclo de atendimento de uma

Demanda na Prodam, tendo como principais atribuições:

O recebimento inicial da solicitação de atendimento de uma Demanda;

O gerenciamento do ciclo completo de atendimento, da sua entrada até a

sua finalização;

O gerenciamento dos serviços de preparação dos insumos de execução

de cada Demanda;


Página 14 de 68

Pela integração e comunicação com a Área Solicitante.

6 Sistema: São os sistemas da Prefeitura geridos pela PRODAM. O usuário deve

escolher o sistema para o qual irá abrir a demanda.

7 Tipo de Demanda: Toda Demanda precisa ser classificada e categorizada. O

tipo é o primeiro nível de classificação de uma Demanda e que atende critérios

definidos pela PRODAM. De acordo com a sua natureza, a demanda é

classificada para fornecer diretrizes e especificidade para o atendimento

daquela determinada demanda.

8 Categoria da Demanda: É o segundo nível de classificação de uma demanda,

de acordo com critérios definidos pela PRODAM. A categoria apresenta a

complexidade de atendimento, sua prioridade relativa a outros tipos de

demandas e quais serão os insumos de execução a serem elaborados na etapa

de preparação.

9 Salvar: Registrar a demanda no GDS.

10 Enviar para aprovação: Após salvo, enviamos para aprovação.

Para exemplificarmos o processo de abertura de uma demanda, vamos abrir

uma demanda com as seguintes informações:

Titulo: Erro de criar documento

Sistema: Processo Eletrônico

Tipo de Demanda: Manutenção de Software

Categoria da Demanda: Manutenção Corretiva

OBSERVAÇÃO: Se necessário, uma demanda pode ser vinculada a outra.

Para isso, ver APÊNDICE 4.

A figura abaixo exibe, com maiores detalhes, a tela/formulário que deve ser

preenchido pelo solicitante.


Página 15 de 68

Figura 9

Ainda, na opção Área Solicitante, é necessário selecionar a unidade a qual

pertence o usuário (Figura 10). Exemplo: SMG – Secretaria Municipal de Gestão.

Figura 10


Página 16 de 68

Continuando, deve-se selecionar a Área de Entrada. Referem-se às áreas de

Relacionamento PRODAM(Figura 11)..

Figura 11

O solicitante deve, também, solicitar para qual sistema abrirá a demanda

(Figura 12) e, ainda, classificá-la. Para ver como sua área deve proceder ao realizar a

referida classificação, consultar a Tabela de cenários no APENDICE 5.

A CGTIC ou Prodam podem, eventualmente, serem consultados para ajudar na

classificação (em tempo, existem 2 tipos de classificação: Categoria da Demanda e

Tipo da Demanda).

Figura 12


Página 17 de 68

Abaixo, um exemplo, em detalhe, de como selecionar o sistema para o qual a

demanda será aberta.

Figura 13


Página 18 de 68

Em seguida, o usuário deve clicar no ícone ( ), para selecionar o Tipo de

Demanda desejado na tabela (Figuras 14 e 15).

Figura 14 - Tipo de Demanda



Página 19 de 68

O usuário deve clicar no ícone ( ), para selecionar a Categoria da Demanda

desejada na tabela (Figura 16 e 17).

Figura 16 - Categoria da Demanda

Figura 17 – Categoria da Demanda


Página 20 de 68

9.1.2. Definição de Tipo e Categoria de Demanda

Na etapa de registro, a demanda é classificada pelo seu Tipo e sua Categoria.

Por exemplo: um projeto de software para desenvolvimento de uma nova solução é

classificado como:

Projeto (Tipo) / Software (Categoria)

A seguir, são descritos os tipos e as respectivas categorias:

TIPO / CATEGORIA DESCRIÇÃO

1. Manutenção de

Software

Tipo de Demanda a ser utilizada para classificar as

atividades de operação diária de rotina da área de TI

para a manutenção, reparo de defeitos, melhoria e

otimização de software que já possui uma versão

em produção.

1.1 Incidência (Erro)

Incidência ou Abend - Abnormal End, indica um erro

ocorrido em sistema. Uma manutenção emergencial é

realizada como consequência do erro ocorrido que

precisa ser imediatamente corrigido.

1.2 Manutenção

Adaptativa

É o tipo de manutenção relacionada aos aspectos não

funcionais da aplicação, que pode envolver a alteração

de plataforma de hardware, sistema operacional,

requisitos de segurança, usabilidade, performance etc.,

ou seja, sem que haja a modificação de funcionalidades

ou regras de negócio (aspectos funcionais da

aplicação).

1.3 Manutenção Corretiva

É o tipo de manutenção que envolve a identificação e

remoção de defeitos nos aplicativos em produção, não

provenientes de inserção de novas funcionalidades.

1.4 Manutenção Evolutiva

É o tipo de manutenção que prevê acréscimos,

alterações ou exclusões de funcionalidades ou regras

de negócio, em função de solicitação dos usuários, ou,

a adaptação dos aplicativos às mudanças da legislação

pertinente e das normas e resoluções expedidas por

órgãos de controle.


Página 21 de 68


2. Sustentação /

Operação Assistida

Esta classificação aplica-se às demandas que

envolvem a execução de serviços ligados a

Contratos ou Aditivos de Sustentação.

Demandas deste tipo são registradas quando é

necessário a execuções de rotinas, paradas de

manutenções preventivas, apoio técnico na

operação de sistemas, correção e reacionamento

de rotina, replicação de bases, extração de

dados/relatórios.

2.1 Apoio Técnico na

Operação de Sistemas

Suporte aos operadores/usuários dos sistemas quanto

a sua utilização e funcionalidades.

2.2

Correção e

reacionamento de

Rotina Interrompida

Identificação dos incidentes ocorridos no dia a dia e

tomada de providências junto as áreas responsáveis

pelas correções a fim de normalizar a situação dos

sistemas.

2.3 Execução de Rotina

Serviços de acionamento de rotinas não automatizadas

necessárias nos sistemas, a fim de efetuar o

fechamento da movimentação diária (exemplo: acionar,

acompanhar e concluir as rotinas de baixa dos

movimentos de arrecadação nos diversos sistemas

tributários).

2.4 Extração de Dados /

Relatórios

Toda necessidade de informações (arquivos, relatórios

etc.), que não são supridas pelas funcionalidades dos

sistemas.

2.5

Paradas de

manutenção

Preventiva

Providências junto ao cliente e áreas internas da

Prodam a serem tomadas quando há necessidade de

paradas temporárias com objetivo de:

a) subida de aplicações novas e/ou novas funções para

outros ambientes (homologação, produção);

b) alterações de parâmetros em sistemas em função de

alteração legal, virada de ano.

2.6 Replicação de bases Trata-se de atividades de elaboração de RDM's para a


Página 22 de 68

replicação e disponibilização de bases de dados de

sistemas para o cliente utilizar conforme suas

necessidades de gestão (exemplo: simulações).

2.7 Suporte a Interrupção

de Sistemas

Acompanhamento dos sistemas e acionamento das

equipes de suporte sempre que houver alguma

interrupção do sistema.


3. Projeto

Tipo de Demanda utilizada para classificar os

esforços e atividades de um empreendimento não

repetitivo e único que serão tratados e

empacotados como Projeto. Segundo o PMBOK,

projeto é um empreendimento único, caracterizado

por uma sequencia lógica de eventos e sendo

conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-

definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e

qualidade.

3.1 Infraestrutura

São projetos que envolvem exclusivamente demandas

e serviços relacionados à área de Infraestrutura

(Hardware).

3.2 Internalização

Internalização é a absorção e a transferência de

conhecimento (negócios e tecnológicos) de todo o

conjunto de procedimentos, técnicas e artefatos

utilizados e gerados na concepção, projeto,

implementação, implantação, operação e treinamento

de um sistema informatizado desenvolvido por

terceiros.

3.3 Modernização

Tecnológica

São projetos em que o foco principal do escopo é a

adaptação, mudança ou incorporação de nova

tecnologia em um sistema existente. Mudanças de

plataforma, linguagem de desenvolvimento, banco de

dados entre outras, são alguns exemplos de projetos

de modernização tecnológica.


Página 23 de 68

3.4 Pré-Projeto

O pré-projeto ou anteprojeto é a demanda realizada

para a elaboração de um Plano de Projeto básico,

como instrumento de avaliação do cliente das

condições de uma futura execução, quanto a prazo,

custo, recursos e investimentos necessários.

3.5 Serviços Gerais

São os projetos que não estão ligados às áreas de

desenvolvimento de software ou infraestrutura da

PRODAM. Podem ser projetos organizacionais,

processuais, de aquisição, estruturais etc.

3.6 Software

Refere-se a projetos de software para o

desenvolvimento de um novo sistema ou para aquele

projeto que empacota um conjunto de solicitações de

manutenções que prevê acréscimos, alterações ou

exclusões de funcionalidades em um sistema já em

produção.


4. Negociação

Tipo de Demanda utilizada para classificar os esforços

ligados ao estabelecimento de compromisso formal de

responsabilidade e de atendimento entre a Prodam e

seus Clientes. Referem-se às Demandas que tratam do

processo de elaboração de Propostas, preparação ou

renovação de Contrato ou Aditivos.

4.1 Contrato - Novos

Projetos ou Aditivo

Trata-se de demandas com o objetivo de formalizar um

Contrato de Receita para projetos novos ou

inclusão/modificação de Aditivo em Contratos

existentes onde haja alteração de escopo.

4.2 Contrato - Renovação

ou Aditivo

Trata-se de demandas abertas com o objetivo de

realizar a renovação um Contrato de Receita existente

ou realizar a inclusão/modificação de Aditivo sem

alteração de escopo do objeto contratual vigente.

4.3 Elaboração de

Proposta

Trata-se de atividades de levantamentos junto as

diversas áreas da Prodam com vistas a formatação do


Página 24 de 68

documento "Proposta Comercial" para um determinado

projeto cujo escopo já esteja definido junto ao cliente.

4.4 Prospecção

São demandas internas realizadas pela Prodam,

tomando ideias e necessidades apenas expressas pelo

Cliente para levantar requisitos e estudar condições de

execução. O objetivo é propor alternativas e alavancar

novas solicitações do Cliente de demandas de

execução para a Prodam.


5. Capacitação

Demandas do tipo "Capacitação" são demandas

que envolvem a elaboração de treinamentos em

metodologias ou tecnologias de TI ou a

participação nos mesmos. São demandas internas

que buscam a atualização profissional dos

colaboradores com o objetivo de complementar,

atualizar ou ampliar os seus conhecimentos.

5.1 Em Metodologia

São demandas que visam registrar os cursos e

treinamentos realizados para alocação de

colaboradores com foco em metodologias adotadas

pela Prodam.

5.2 Em Tecnologia

São demandas que visam registrar os cursos

realizados para alocação de colaboradores com foco

em novas tecnologias ou aquelas já utilizadas pela

Prodam.

5.3 Treinamentos Gerais

São demandas que visam registrar e alocar os

colaboradores em treinamentos e cursos gerais,

ministrados por equipes internas ou por terceiros.


6. Atividades

Administrativas

São Demandas geradas para alocar os

profissionais das diversas áreas Prodam em

atividades outras que não sejam produtivas ou


Página 25 de 68

àquelas atividades corporativas / administrativas

próprias às suas funções, mas que não estão

ligadas diretamente aos outros tipos de demandas

de atendimento de atividades operacionais

próprias de suas funções e que definem a sua não

disponibilidade.

6.1 Atividades Internas

Refere-se à alocação dos colaboradores em atividades

ligadas a sistemas corporativos, como Avaliação de

Desempenho, Ponto Web, Banco de Talentos, etc.,

assim como em reuniões internas (processos, metas,

melhorias, plano estratégico) e apresentações internas

(palestras)

6.2 Férias

Refere-se a demandas genéricas para alocação dos

colaboradores nos seus respectivos períodos de férias

com o objetivo de registrar sua não disponibilidade

para outras demandas nestes períodos.

6.3 Licença Médica

Refere-se a demandas genéricas para alocação dos

colaboradores quando ocorrer a necessidade de

Licenças Médicas. O objetivo é registrar sua não

disponibilidade para outras demandas nestes períodos.

6.4 Planejamento e

Administração

São Demandas genéricas a serem abertas para

alocação de coordenadores / líderes para registro de

horas trabalhadas em atividades ligadas suas

atribuições funcionais.


Página 26 de 68


7. Suporte Técnico


necessário alocar recursos para prover apoio

periférico e fornecer assistência para resolver

problemas técnicos, utilizando-se um 'know-how'

específico, mas se não tratando de fornecer

treinamento ou serviços diretos ao atendimento de

outros tipos de demanda.

7.1

Aquisição / Validação /

Auditoria de

Desenvolvimento

Externo

Referem-se às atividades de apoio em etapas diversas

em função da contratação de serviços de empresa

externa.

7.2 Auditoria de Sistemas

São atividades de apoio para demandas registradas a

fim de solicitar serviços ligados à Auditoria ou

Validação de Sistemas desenvolvidos por terceiros.

7.3 Definição de

Arquitetura

São demandas registradas a fim de solicitar serviços

de apoio ligados a disciplina de Arquitetura de

Software.

7.4 Documentar e

Especificar Sistemas

Referem-se às atividades de apoio na realização de

serviços de documentação de sistemas ou na

elaboração de artefatos de desenho de solução.

7.5 Gerenciamento de

Projetos

O objetivo é fornecer apoio a um Líder / Gerente de

Projeto à utilização de metodologias, melhores práticas

e padrões Prodam de gerenciamento de projetos.

7.6

Implementar

Processos e

Metodologias

São atividades de suporte ligadas às disciplinas

mapeamento e modelagem de processos e

metodologia.

7.7 Utilização de

ferramenta

São atividades de apoio ligadas à utilização de

ferramentas, aplicações ou sistemas utilizados ou

desenvolvidos pela Prodam.

7.8 Validação de Artefatos São demandas registradas a fim de solicitar serviços

ligados à Validação de documentos / artefatos gerados


Página 27 de 68

por áreas técnicas Prodam ou por empresas externas.


8. Serviços de

Infraestrutura


necessário alocar recursos para prover apoio

periférico e fornecer assistência para resolver

problemas técnicos, utilizando-se um 'know-how'

específico, mas se não tratando de fornecer

treinamento ou serviços diretos ao atendimento de

outros tipos de demanda.

8.1 Banco de Dados

Categoria que refere-se a disponibilização dos

seguintes serviços:

(1) Hospedagem de Banco de Dados: Este serviço

consiste em disponibilizar ao cliente a hospedagem de

Banco de Dados na arquitetura x86, RISC e Mainframe,

de acordo com as tecnologias homologadas na

PRODAM: MS SQL Server; MySQL; Oracle;

PostgreSQL.

(2) Espaço em disco: Trata-se da disponibilização de

espaço em disco para armazenamento de arquivos

para acesso de usuários via rede, arquivos gerados por

sistemas, ou armazenamento de dados de um Sistema

Gerenciador de BD.

8.2 Business Intelligence

(BI)

Esta categoria consiste em disponibilizar ao cliente o

acesso à solução de software e hardware para

aplicações de BI, bem como, desenvolvimento de

soluções personalizadas em BI. Os Elementos que

compõe o serviço associados à solução de BI são:

Hospedagem de solução;

Carga e Processamento de dados;

Suporte e gestão dos servidores de BD e

Aplicação que suportam a solução;

Liberação de Acesso a soluções;


Página 28 de 68

Desenvolvimento personalizado de soluções; e

Treinamento em ferramentas de BI.

8.3 Hospedagem /

Colocation

Categoria que agrupa serviços que disponibiliza

infraestrutura de DataCenter composta por servidores

físicos e virtuais, instalados e configurados, fornecendo

alocação de espaço, energia elétrica e climatização do

ambiente, backup e restore. Contempla as modalidades

Colocation e Hospedagem de aplicações e banco de

dados para plataforma de grade porte e em baixa

plataforma.

8.4 Links

Categoria que se refere a todos os Serviços que

atendam Gerenciamento de Comunicação de Dados

para acesso, gestão de instalações, gestão de

alterações dos LINKs, gestão de desativações dos links

e gerenciamento da Rede WI-FI de acordo com a

característica de classificação em sendo Pública,

Corporativa ou Executiva.

8.5 Serviços Diversos

Categoria que abrange um conjunto consistente de

serviços disponibilizados pela DIT. Agrupados nesta

categoria estão:

Administração de Correio Eletrônico;

Gerenciamento e Acesso à Rede

Executiva/Corporativa;

Pasta de Arquivos;

Projetos;

Relatórios;

Suporte, visitas e participação de reuniões com o

cliente;

Liberação de senha de rede;

Acesso a Sites;

Monitoramento de portas e IPs;

Suporte Técnico;

Recursos de vídeo conferência;


Página 29 de 68

Gerenciamento de VPN;

Serviços de WIFI;

Levantamento de equipamentos de Dashboard;

Consultoria técnica;

Monitoramento de recursos de infraestrutura; e

Certificação digital.

8.6 Servidores

Categoria que abrange serviços de gerenciamento

relativos a servidores, agrupando os seguintes itens:

Configuração e manutenção de Servidor de

Serviços;

Configuração e manutenção de servidor WSUS;

Análise de lentidão de Rede;

Reserva de IPs;

Análise de problemas de conectividade; e

Disponibilização de Servidor Domain Controler

(AD).

Após o termino da operação, deve-se clicar em:

1. Salvar;

2. Enviar para aprovação.

Figura 18

OBSERVAÇÃO: Sempre pode ser necessário, para atualizar as informações,

principalmente após ações de salvar (ou de alteração de dados), clicar no ícone

Home, que fica no canto superior direito da tela.

Figura 19

Feitos esses passos, sua Demanda está criada. Deve-se aguardar a aprovação

do Analista de Negócio para continuação do procedimento.


Página 30 de 68

9.1.3. Encaminhamento da demanda – Coordenador da Área

Depois de aberta pelo solicitante, a demanda será enviada para o coordenador

da área (aprovador 1ª nível). Este poderá, caso julgue pertinente, encaminhá-la ao

responsável na área técnica (aprovador 2ª nível).

O coordenador da área poderá (como pode ser visto no diagrama no item 7.1):

Aprovar: quando concordar com os fatos apresentados, o coordenador

da área (Aprovador de 1º Nível) deverá aprovar a demanda, que seguirá

para aprovação em 2º nível (junto ao Coordenador de CGTIC);

Devolver: quando o coordenador da área julgar que a demanda está

carente de alguns aspectos, deve solicitar ao Solicitante que melhore as

informações nelas contidas (o que pode ser feito, por exemplo, anexando

documentos – Ver APÊNDICE 1 ou incluindo observações na demanda –

Ver APÊNDICE 2). O ciclo reiniciará com a demanda partindo novamente

das mãos do Solicitante.

Reprovar: quando o coordenador discorda da demanda, poderá encerrar

a mesma reprovando-a.

OBSERVAÇÃO: se necessário, para visualizar a demanda, pode-se atualizar os

dados apresentados clicando no ícone Home.

Figura 20

Para dar sequencia, o Coordenador da Área deve selecionar a demanda

conforme a Figura 21. Depois de clicar na demanda desejada, será aberta uma nova

janela com as informações a serem aprovadas conforme na Figura 22.

Na listagem, aparecem as demandas (inclusive identificadas univocamente

mediante um código composto pela letra D e algum número), que estão esperando

algum posicionamento (aprovar, reprovar ou devolver) do coordenador.


Página 31 de 68

Figura 21

Figura 22

O coordenador deverá, conforme ilustração acima, selecionar as 3 opções contidas na

caixa de seleção e clicar o botão Salvar e voltar.

Conforme explicado anteriormente, a demanda terá diferentes destinos, a depender da

opção selecionada.

Aprovar: a demanda é remetida ao Analista de TI (aprovador 2ª nível).

Devolver: a demanda retorna ao solicitante, para correção e reavaliação.

Reprovar: a demanda é encerrada e o solicitante recebe um e-mail sobre o

cancelamento da mesma.


Página 32 de 68

9.1.4. Encaminhamento da demanda – Analista de TI

Depois de aprovada pelo coordenador da área de negocio necessita de

aprovação da área técnica.



Figura 23

O Analista de TI deve selecionar a demanda conforme a Figura 24. Será aberta

uma nova janela com as informações a serem aprovadas, conforme na Figura 25.

Da mesma forma como mencionado anteriormente, o Coordenador deverá

observar a lista de demandas (univocamente numeradas) e dar andamento a elas.

Para isso, deve-se clicar na demanda a qual se deseja dar encaminhamento e

escolher dentre as opções disponíveis (na caixa de seleção).

Figura 24


Página 33 de 68

Figura 25

Aprovar: Encaminha para a Execução na PRODAM.

Devolver: Caso a demanda esteja carente de alguma informação, o aprovador

2º Nível deverá devolver ao Solicitante para correção e reavaliação.

Reprovar: A demanda é encerrada e o solicitante recebe um e-mail do

cancelamento da mesma.

NOTA – AÇÕES DA PRODAM

Há o momento no qual a demanda chega à Prodam. A empresa também poderá

atuar de formas distintas: Devolver; Iniciar Execução; ou Solicitar Aprovação do

Planejamento. Ver diagrama no item 7.1.

Devolver: pode se que esta julgue que a demanda esteja carente de

mais/melhores informações. Neste caso, a PRODAM poderá devolvê-la ao

Solicitante para correção e reavaliação (Figura 26).

Iniciar Execução: a Prodam julga que as informações são suficientes para

a realização do trabalho e passa a executá-lo.

Solicitar Aprovação do Planejamento: pode ser necessário que antes de

qualquer atividade, a Prodam tenha que fazer alguma proposta,

documento executivo, documento de visão, cronogramas (ou algo

congênere á lista explicativa retro). Assim, a Prodam poderá encaminhar

este planejamento para aprovação do Coordenador da Área de Negócio.

Ver diagrama no item 7.1.


Página 34 de 68

Após a Entrega Final, a Prodam devolve a demanda para a área de

negócio, junto com os entregáveis do serviço em questão.

Figura 236

9.1.5. Encaminhamento da demanda – Devolução da Execução para o

Coordenador da Área



Figura 27

Após a execução na PRODAM, a demanda é encaminhada para o Coordenador

da Área que aprovará ou reprovará.

A exemplo do anteriormente mencionado, este deverá localizar a demanda

desejada dentre a lista de demanda que ele deve atuar, clicar na mesma e,

posteriormente selecionar dentre as opções disponíveis (Figura 28 e 29).


Página 35 de 68

Figura 28

Figura 29

As opções disponíveis são:

Aprovar: caso o aprovador da área de negócio esteja de acordo com o que foi

recebido da Prodam, deve encaminhar para análise do aprovador técnico (2º

nível).

Reprovar: nesse caso, a demanda retorna para execução na PRODAM. O fluxo

é repetido até que o aprovador da área esteja de acordo com a entrega

realizada pela Prodam.


Página 36 de 68


Aprovador de 2º Nível.



Figura 30

O aprovador de 2º nível deve selecionar a demanda conforme a Figura 31. Em

seguida, será aberta uma nova janela com as informações a serem aprovadas e com

opções de encaminhamento, conforme na Figura 32.

Figura 31

Figura 32


Página 37 de 68

O aprovador de 2º nível tem as seguintes opções:

Aprovar: a demanda é encaminhada, para a PRODAM, para o encerramento.

Reprovar: retorna para execução na PRODAM. O fluxo é repetido até que o

aprovador da área esteja de acordo com a entrega realizada pela Prodam.

A Prodam, por último, encerra a demanda que houver sido aprovada em todos os

passos.

9.2. Criação da demanda – Quando NÃO há necessidade de

aprovação

Quando não for necessário a aprovação do analista de negocio e analista de TI,

o solicitante encaminha diretamente para a Prodam a demanda.

9.2.1. Aprovação do Registro Conforme o Tipo e Categoria da

Demanda

No sistema, a tabela abaixo indica quais serão os tipos de demandas que, após

aberto pelo solicitante, NÃO necessitarão ser aprovados antes de chegar à PRODAM.

TIPO REGISTRO

APROVAR?

Sustentação / Op.

Assistida N

Negociação N

Atividades

Administrativas N

Serviços de Infraestrutura N

Manutenção de Software

Incidência (erro) N


Página 38 de 68

9.2.2. O Solicitante

Para criar demanda, o usuário deve acessar o item “Página Inicial” do “Menu

superior”, clicar em “Demandas” na coluna “Gestão de demandas”, e escolher a

opção Novo do menu inferior (Figura 33 e 34).

Figura 33

A tela de demandas do GDS permite visualizar todas as demandas que estão

abertas na unidade. Deve-se clicar na opção Nova para abrir o formulário de cadastro

de nova demanda.


Página 39 de 68

Figura 34

Para criar demanda no GDS, é necessário preencher o formulário abaixo,

respeitando os campos obrigatórios em destaque (Figura 35).

Figura 35


Página 40 de 68

1 ID da demanda: É o código de identificação de uma demanda.

2 Titulo: Nome da demanda

3 Descrição: Descrição detalhada da demanda.

4 Área Solicitante: É a área responsável pela abertura da demanda, ou, a

solicitação de atendimento. A área solicitante pode ter até três perfis: 1ª

Aprovador, 2º Aprovador e Solicitante.

5 Área de Entrada: Referem-se às áreas de Relacionamento Prodam (DRDI e

DRDII) e que são os responsáveis por todo o ciclo de atendimento de uma

Demanda na Prodam, tendo como principais atribuições:

O recebimento inicial da solicitação de atendimento de uma Demanda;

O gerenciamento do ciclo completo de atendimento, da sua entrada até a

sua finalização;

O gerenciamento dos serviços de preparação dos insumos de execução

de cada Demanda;

Pela integração e comunicação com a Área Solicitante.

6 Sistema: São os sistemas da Prefeitura geridos pela PRODAM. O usuário deve

escolher o sistema para o qual irá abrir a demanda.

7 Tipo de Demanda: Toda Demanda precisa ser classificada e categorizada. O

tipo é o primeiro nível de classificação de uma Demanda e que atende critérios

definidos pela PRODAM. De acordo com a sua natureza a demanda é

classificada para fornecer diretrizes e especificidade para o atendimento

daquela determinada demanda.

8 Categoria da Demanda: É o segundo nível de classificação de uma demanda

de acordo com critérios de definidos pela PRODAM. A categoria apresenta a

complexidade de atendimento, sua prioridade relativa a outros tipos de

demandas e quais serão os insumos de execução a serem elaborados na etapa

de preparação.

9 Salvar: Registrar a ideia (demanda) no GDS.

10 Enviar para aprovação: Após salvo enviamos para aprovação.


Página 41 de 68

Para exemplificarmos o processo de abertura de uma ideia (demanda) vamos abrir

uma demanda com as seguintes informações:

Titulo: Erro de criar documento

Sistema: Processo Eletrônico

Tipo de Demanda: Manutenção de Software

Categoria da Demanda: Manutenção Corretiva

OBSERVAÇÃO: Se necessário, uma demanda pode ser vinculada a outra.

Para isso, ver APENDICE 4.

A figura abaixo exibe, com maiores detalhes, a tela/formulário que deve ser

preenchido pelo solicitante.

Figura 36

Ainda, na opção Área Solicitante, é necessário selecionar a unidade a qual

pertence o usuário (Figura 37). Exemplo: SMG – Secretaria Municipal de Gestão.


Página 42 de 68

Figura 37

Continuando, deve-se selecionar a Área de Entrada. Referem-se às áreas de

Relacionamento Prodam.

Figura 38


Página 43 de 68

O solicitante deve, também, solicitar para qual sistema abrirá a demanda

(Figura 39) e, ainda, classificá-la. Para ver como sua área deve proceder ao realizar a

referida classificação, consultar a Tabela de Cenários no APÊNDICE 5.

A CGTIC ou Prodam podem, eventualmente, serem consultados para ajudar na

classificação (em tempo, existem 2 tipos de classificação: Categoria da Demanda e

Tipo da Demanda).

Figura 39


Página 44 de 68

Abaixo, um exemplo, em detalhe, de como selecionar o sistema para o qual a

demanda será aberta.

Figura 40


Página 45 de 68

Em seguida, o usuário deve clicar no ícone ( ), para selecionar o Tipo de

Demanda desejado na tabela (Figuras 41 e 42).




Página 46 de 68

O usuário deve clicar no ícone ( ), para selecionar a Categoria da Demanda

desejada na tabela (Figura 43 e 44).

Figura 43 - Categoria da Demanda

Figura 44 – Categoria da Demanda


Página 47 de 68

Após o termino da operação, deve-se clicar em:

1. Salvar;

2. Enviar para aprovação.

Figura 45

OBSERVAÇÃO: Sempre pode ser necessário, para atualizar as informações,

principalmente após ações de salvar (ou de alteração de dados), clicar no ícone

Home, que fica no canto superior direito da tela.

Figura 46

Assim, a demanda dispensa quaisquer aprovações por parte do

coordenador de área e do coordenador técnico e segue para a Prodam.

NOTA – AÇÕES DA PRODAM

Há o momento no qual a demanda chega à Prodam. A empresa também poderá

atuar de formas distintas: Devolver; Iniciar Execução; ou Solicitar Aprovação do

Planejamento. Ver diagrama no item 7.2.

Devolver: pode se que esta julgue que a demanda esteja carente de

mais/melhores informações. Neste caso, a PRODAM poderá devolvê-la ao

Solicitante para correção e reavaliação (Figura 26).

Iniciar Execução: a Prodam julga que as informações são suficientes para

a realização do trabalho e passa a executá-lo.

Solicitar Aprovação do Planejamento: pode ser necessário que antes de

qualquer atividade, a Prodam tenha que fazer alguma proposta,

documento executivo, documento de visão, cronogramas (ou algo

congênere á lista explicativa retro). Assim, a Prodam poderá encaminhar


Página 48 de 68

este planejamento para aprovação do Coordenador da Área de Negócio.

Ver diagrama no item 7.2. Para maiores detalhes, ver item 9.2.5.

Após a Entrega Final, a Prodam devolve a demanda para a área de

negócio, junto com os entregáveis do serviço em questão.

Figura 47


Coordenador da Área



Figura 48

Após a execução na PRODAM, a demanda é encaminhada para o

Coordenador da Área, que terá as opções de aprovar ou reprovar.

A exemplo do anteriormente mencionado, este deverá localizar a demanda

desejada dentre a lista de demanda que ele deve atuar, clicar na mesma e,

posteriormente selecionar dentre as opções disponíveis (Figura 49 e 50).


Página 49 de 68

Figura 49

Figura 50

As opções disponíveis são:

Aprovar: caso o aprovador da área de negócio esteja de acordo com o que foi

recebido da Prodam, deve encaminhar para análise do aprovador técnico (2º

nível).

Reprovar: nesse caso, a demanda retorna para execução na PRODAM. O fluxo

é repetido até que o aprovador da área esteja de acordo com a entrega

realizada pela Prodam.


Página 50 de 68


Aprovador de 2º Nível.



Figura 51

O aprovador de 2º nível deve selecionar a demanda conforme a Figura 52. Em

seguida, será aberta uma nova janela com as informações a serem aprovadas e com

opções de encaminhamento, conforme na Figura 53.

Figura 52

Figura 53


Página 51 de 68

O aprovador de 2º nível tem as seguintes opções:

Aprovar: a demanda é encaminhada, para a PRODAM, para o encerramento.

Reprovar: retorna para execução na PRODAM. O fluxo é repetido até que o

aprovador da área esteja de acordo com a entrega realizada pela Prodam.

A Prodam, por último, encerra a demanda que houver sido aprovada em todos os

passos.

9.2.5. Aprovação de Planejamento - Da PRODAM para a Área de TI

A Prodam pode, após receber a demanda, realizar algum planejamento de

execução solicitar que o Aprovador 2º Nível aprove o mencionado planejamento. Este,

por sua vez, pode solicitar ao Coordenador da Área (aprovador 1º nível) que avalie

este planejamento antes que a demanda possa ser executada. Os próximos tópicos

tratam deste ciclo de aprovação. Para visualizar melhor, ver diagrama no item 7.2.

Figura 54

O aprovador técnico (2º nível) pode optar pelas seguintes alternativas:

Aprovar: A demanda é encaminhada para execução na PRODAM.

Solicitará Aprovação do nível 1º: Encaminha para o Coordenador da Área

(Ver item 9.2.5.1).

Reprovar: A demanda retorna para o Grupo de Relacionamento e Atendimento

da PRODAM e o ciclo reinicia deste ponto (Ver diagrama no item 7.2).


Página 52 de 68

Solicitando Aprovação do 1º nível Coordenador da Área

Figura 55

Este, em seu turno, poderá:

Aprovar: A demanda é encaminhada para execução na PRODAM

Reprovar: A demanda retorna para o Grupo de Relacionamento e Atendimento

da PRODAM (Ver diagrama no item 7.2).


Página 53 de 68

10. Informações adicionais

10.1. Itens da página inicial

Figura 56

1. Botão de Voltar: retorna às páginas recentemente utilizadas

2. Menu Página Inicial: Menu Pessoal, Gestão de Demandas e Gestão de Recursos

3. Menu Favorito: nele, é possível colocar páginas internas do GDS como favoritas.

4. Botão Geral: exibe a visão geral de itens de ação (que são as demandas

esperando por alguma atitude dos usuários e Gráfico de Workflow).

5. Botão Patrocinador: exibe a visão geral por gráfico de itens de demanda.

6. Combo Box: seleciona o filtro de itens: Atribuídos para mim ou Criados por

mim.


Página 54 de 68

Figura 247

7. Ícone de Foto do Perfil do Usuário: possibilita ao usuário adicionar foto.

8. Botão de Logoff: efetua o encerramento da sessão.

9. Botão de Ajuda: por enquanto, não ajuda!

10. Botão Sobre: apresenta informações sobre o aplicativo, usuário e software de

terceiro.

11. Ícone de Atualizar a página.

12. Ícone de Página inicial.

13. Ícone de Planilha de Horas.

14. Ícone de Pesquisa de documentos.


Página 55 de 68

Figura 58

15. Exportar para EXCEL.

16. Exporta para PowerPoint.

17. Personaliza o modo de exibição

18. Gerencia as guias da tela.

Para editar a relação de campos apresentados, basta clicar em “Configurar” dentro

de Opções (ícone de uma engrenagem), esta opção fica no canto superior direito da

tela (Figura 59).

Figura 59


Página 56 de 68

O filtro possibilita exibir os itens por diversas categorias: Titulo, ID da demanda,

Tipo da Demanda, Categoria da demanda, Prioridade da demanda, Área solicitante,

Número de contrato, por Sistema, Área de entrada, Solicitante, Status do Workflow,

Status, Ativo, Proposta aprovada. Também pode ser feito a pesquisa por meio de filtro

avançado. Neste caso será criado o filtro conforme sua necessidade (Figura 60).

Figura 60

Figura 61


Página 57 de 68

Após a seleção do filtro, escolher a opção de visualização: “Todos os itens de

ação, Itens de ação atribuídos a mim, Itens de ação criados por mim, Itens de ação

concluídos, Itens de ação adiados e Fechados”. Ao final da escolha, clicar em “Ir” para

que a busca seja iniciada. (Figura 62)

Figura 62

11. Página Inicial – Configuração de Conta – Substituto

No item “Substituto” é possível selecionar um usuário que o substituirá

por um determinado período. Enquanto durar este período os itens de ações do

usuário serão atribuídos ao substituto. O usuário poderá indicar a pessoa que

será responsável pelas respostas, por exemplo, quando estiver em férias.

Observação: Durante o período selecionado, apenas o substituto receberá os

itens de ação.


Página 58 de 68

Figura 6253

12. Página Inicial – Configuração de Conta – Notificação

Neste menu é possível personalizar quais notificações será recebido por Popup,

e-mail ou SMS no celular. Após as edições clicar em salvar. É possível restaurar as

configurações padrões dessa funcionalidade ou redefinir como padrão. (Figura 64)

Figura 64


Página 59 de 68

APÊNDICE

1. Como anexar documentos às demandas

2. Como inserir observações nas demandas

3. Como ler observações nas demandas

4. Como vincular uma demanda a outra demanda

5. Tabela de classificação por Área.


Página 60 de 68

APÊNDICE 1: Como anexar documentos às demandas

Ao abrir uma demanda o usuário poderá anexar um documento que contenha

melhores detalhes.

Para anexar um arquivo a uma demanda, o usuário deverá clicar no botão

“Escolher arquivo” e navegar até o repositorio onde esta salvo o arquivo que

pretende anexar.

No campo descrição do arquivo o usuario deverá preencher com uma breve

descrição sobre o arquivo aser anexado a demanda.

Figura 65

1 – Arquivo: máximo de 10 arquivos de qualquer extensão

2 – Arquivo complementar: máximo de 10 arquivos de qualquer extensão

3 – Descrição do arquivo: Descrição do arquivo anexo

Para abrir o documento anexo a demanda, basta clicar no ícone ( ) e salvar o arquivo

no local de sua preferência.

Figura 66


Página 61 de 68

APÊNDICE 2: Como inserir observações nas demandas

Ao reprovar e devolver uma demanda, o usuário pode inserir observações.

Para maiores esclarecimentos e justificativas de devoluções ou reprovações,

proceder conforme ilustrado:

Selecione a demanda (figura 67) clique em Observações para acessar o campo

de “Observações do item de ação”. Descreva os esclarecimentos e justificativas e

clique em “Adicionar” (Figuras 68 e 69).

Figura 67


Página 62 de 68

Figura 68

Figura 69


Página 63 de 68

APÊNDICE 3: Como ler observações nas demandas

Para visualizar as observações feitas nas demandas, navegue até a Pagina

Inicial e clique em Demandas, conforme figura 70. Selecione a demanda desejada.

Figura 70


Página 64 de 68

Clique no Item Processos e no ícone “Comentários” (Figuras 71 a 73).

Figura 71

Figura 72


Página 65 de 68

Figura 73


Página 66 de 68

APÊNDICE 4: Como vincular uma demanda a outra demanda

Podemos vincular uma demanda a outra no momento de sua abertura. Este

item serve para mencionar como parâmetro de associação o assunto abordado em

uma demanda existente.

No momento em que esta se criando a nova demanda, preencher o item “ID da

demanda vinculada” com o numero da demanda que deseja vincular. (Figura 74).

Figura 74


Página 67 de 68

APÊNDICE 5: Tabela de Classificação por Área

SJ2008 - CENTS-CADASTRO DE ENTIDADES DO TERCEIRO SETOR

Demanda Classificação

Tipo/Categoria

Problemas ao acessar o sistema web 2.7

Erro na emissão de certificado 1.1

Erro ao emitir relatório na tela de ajustes celebrados 1.1

Descongelamento de tela 2.1

Alteração de razão social 2.1

Alteração de status 2.1

Vinculação de número de processo 2.1

Ajustes celebrados 2.1

Integração com outros sistemas 1.4

Alteração de rótulos de campos na tela do usuário 1.2

Adicionar a funcionalidade 1.4

Aumento de caracteres - atividades da entidade 1.2

Acréscimo de campo no formulário/banco de dados 1.4

Solicitar emissão de relatórios 2.4

Desenvolver novo relatório 1.4

SJ1010 - SUPRI-SISTEMA MUNICIPAL DE SUPRIMENTOS

Demanda Classificação Tipo/Categoria

Liberação de usuário 2.1

Remissão de relatórios 2.4

Melhorias do sistema 1.4

SJ0937 - PROCESSO ELETRÔNICO

Demanda Classificação Tipo/Categoria

Diagnostico de erro no sistema 1.1

Estudo de viabilidade técnica 4.4

Adicionar tabelas na base de dados 1.2

Aumento da capacidade da base 8.1

Aumento da capacidade do servidor de aplicação 8.1

Integração com outros sistemas 1.4


Página 68 de 68

SJ0934 - SIMPROC - SISTEMA MUNICIPAL DE PROCESSOS

Demandas Classificação Tipo/Categoria

Cadastro de Usuários 2.1

Cadastro de impressoras 2.1

Correções 1.3

Melhorias 1.4

Atualização do site http://web4.prodam/simproc 1.4

Relatórios e adequação de unidades no TID 2.1

Extração de relatórios sobre processos 2.4

SJ2301 - SIGPEC - SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS E COMPETÊNCIA

Demanda Classificação

Tipo/Categoria

Extração de arquivo 2.4

Extração de relatório 2.4

Criação de campo em telas 1.4

Erro de duplicidade de chave 1.1

Erro de cadastro na tela de modulo de perícias médica 1.1

Ajuste na tela de recadastramento 1.3

Inclusão de campo na tabela 1.4

Listagem das licenças médicas 2.4

Incluir botões na tela "agendar em bloco" 1.4

Criação de telas e procedimentos 1.4

Criação de nova coluna na tela 1.4

Criação de nova função na base de dados 1.4

Processamento da folha mensal 2.3

Inclusão de dados 2.1

Ajustes e alterações no modulo do sistema 1.4

Inclusão e alteração de dados 2.1

Erro de atualização de tela 1.1

Atualização de tabelas 2.1

Extração de Holerites/demonstrativo de pagamento 2.4

Manual de Utilização GDS - Portal de Governança de...

Documents

Transcript of Manual de Utilização GDS - Portal de Governança de...