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MELHORES FERRAMENTAS DE

COMUNICAÇÃO INTERNA DO BRASIL

De novo o e-mail. Uma das ferramentas mais execradas por especialistas é ainda a mais utilizada pelas empresas brasileiras como sistema de comunicação interna.

O fato da tecnologia liderar as pesquisas sobre ferramentas e a eficácia da comunicação nas organizações pode ser justificado pela facilidade de utilizá-la, afinal, em geral, todos têm um e-mail e o acessam de qualquer lugar ou aparelho, pois ele se molda aos gadgets disponíveis no mercado facilmente; além de, claro, existir uma cultura sedimentada nas empresas à utilização e importância da ferramenta. Ou você nunca ouviu a frase ou variações dela: “agora sou importante, tenho um e-mail da empresa”

Porém …

De acordo com especialistas, a velha caixa de entrada causa inúmeros problemas que vão desde a perda de tempo no acesso à ela até aos “vícios” de e-mail, como: armazenar nele todos os arquivos de uma função ou de uma empresa. Neste caso temos um grave problema, pois qualquer falha ou um e-mail deletado por acidente pode trazer prejuízo à empresa e aos profissionais.

Contudo, se há tanto para falar contra o e-mail, por que ainda o utilizamos? Esta é uma das questões que tentaremos responder neste material, que traz um panorama sobre como e por que as ferramentas de comunicação interna são utilizadas no país? Quais critérios foram levantados para a sua contratação? E, quais delas os profissionais de comunicação e usuários preferem utilizar?

Boa Leitura!Ivanir França - Cultura ColaborativaDiego Fávero | Gianluca Baldrati - Comunique-se Digital

Apresentação_

De novo o e-mail. Uma das ferramentas mais execradas por especialistas é ainda a mais utilizada pelas empresas brasileiras como sistema de comunicação interna.

O fato da tecnologia liderar as pesquisas sobre ferramentas e a eficácia da comunicação nas organizações pode ser justificado pela facilidade de utilizá-la, afinal, em geral, todos têm um e-mail e o acessam de qualquer lugar ou aparelho, pois ele se molda aos gadgets disponíveis no mercado facilmente; além de, claro, existir uma cultura sedimentada nas empresas à utilização e importância da ferramenta. Ou você nunca ouviu a frase ou variações dela: “agora sou importante, tenho um e-mail da empresa”

Porém …

De acordo com especialistas, a velha caixa de entrada causa inúmeros problemas que vão desde a perda de tempo no acesso à ela até aos “vícios” de e-mail, como: armazenar nele todos os arquivos de uma função ou de uma empresa. Neste caso temos um grave problema, pois qualquer falha ou um e-mail deletado por acidente pode trazer prejuízo à empresa e aos profissionais.

Contudo, se há tanto para falar contra o e-mail, por que ainda o utilizamos? Esta é uma das questões que tentaremos responder neste material, que traz um panorama sobre como e por que as ferramentas de comunicação interna são utilizadas no país? Quais critérios foram levantados para a sua contratação? E, quais delas os profissionais de comunicação e usuários preferem utilizar?

Boa Leitura!Ivanir França - Cultura ColaborativaDiego Fávero | Gianluca Baldrati - Comunique-se Digital

INFOGRÁFICO

INFOGRÁFICO

Como mencionamos na abertura, o e-mail - bendito ou maldito - continua sendo a ferramenta mais utilizada pelas organizações. A tecnologia é usada para a comunicação interna em mais de 90% das empresas.

De acordo com Beatriz Pivotto, responsável pela Comunicação Interna para a América Latina da Unisys, isso ocorre primeiro pelo baixo custo, pela fácil absorção e impacto ao público alvo e principalmente pela ferramenta estar inserida no dia a dia das pessoas como algo essencial ao trabalho.

Ela explica que outras ferramentas de comunicação, mais eficazes na prática, acabam não ganhando tração, um pouco por culpa do colaborador - que tem certa “preguiça” de ir em busca da informação - ou por culpa das lideranças que ainda veem uma intranet social ou uma TV corporativa como distração e não como ferramenta de trabalho. “A gente tem uma cultura muito rígida no Brasil, que o colaborador precisa estar sempre focado no trabalho. Então, é uma questão que precisamos mudar”, comenta Beatriz.

Este ponto fica perceptível na pesquisa ao se notar uma sensação maior de eficácia das ferramentas quando a comunicação interna é gerida por um setor especializado ou terceiros.

Segundo Beatriz, esse resultado é natural, pois quando há pessoas especializadas na organização, a preocupação com a linguagem da comunicação e a mensuração dela geram insumos que alimentam as ferramentas, as tornando mais efetivas e próximas do público.

Porém, ela destaca que hoje há muitas ferramentas de comunicação no mercado; neste ponto, como lembra Renato Martinelli, é preciso olhar à sociedade e perceber que a comunicação acontece de fora para dentro e não ao contrário. Logo, se o colaborador na sua vida pessoal aprendeu a usar o Facebook, o ideal é que a ferramenta que ele vá utilizar na organização seja similar, “por que vemos muitas empresas investindo em ferramentas que não são atrativas. Então, meu conselho é: antes de investir, pensar se a ferramenta que vou adquirir vai gerar uma economia real? Ela realmente está de acordo com meu público interno? Isto é, são vários fatores que devem ser ponderados”, finaliza Beatriz.

Melhores Ferramentas de Comunicação interna do Brasil_

Para realizar esta pesquisa consideramos como conceito de MELHOR, as ferramentas mais utilizadas para comunicação interna e a eficácia delas, comprovada em outras pesquisas. Com isso chegamos a:

Email 92,5% 43%(News e e-mail marketing)

Intranet 44,1% 100%

Jornal Mural 42,7% 100%

Rede Social 29,7% 100%Corporativa

Jornal impresso 28,2% apenas utilizado em conjunto

ou digital com outras ferramentas

TV corporativa 20,7% 100%

Aplicativo 14,8% 75%

Outros 19,2%

Ferramenta Utilizada por Eficácia (considera-se o total de respondentes)

(esta métrica corresponde apenas a ferramenta específica, quando utilizada em conjunto com outras fora desconsiderada a pontuação

*Como outras foram citados: , Google +, Conversas presenciais, Boca a Boca, Reuniões, SMS, Pesquisas e programas de Feedback.

Das respondentes da pesquisa:

49%

16,1%

34,9%

Grande porteacima de 100 funcionários

Médio porteaté 100 funcionários

Pequeno porteaté 25 funcionários

A comunicação interna nas empresas é responsabilidade:

Departamento de Comunicação InternaEmpresas terceirizadasNão possui um setor ou pessoa responsável

Departamento de marketingRH

40.8%

19.7%

1.5%

17.6%

20.3%

Das empresas de GRANDE PORTE (49% do total de respondentes)

3%não possuem um

setor de comunicação

destas:

33% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI50% utilizam o e-mail e outras ferramentas16% Jornal Mural17% Jornal Mural e Intranet

22%pelo setor

de Marketing

destas:

96,4% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI15,7% utilizam apenas o e-mail21% possuem TV corporativa22% possuem Rede Social Corporativa73,6% se valem de mais de três ferramentas de CI

53%tem sua comunicação

feita por um setorespecialista em CI

destas:

96% utilizam o e-mail em suas ferramentas de comunicação2% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI

43% possuem TV corporativa33% possuem Redes Sociais Corporativas

89,7% se valem de mais de três ferramentas de CI

Das empresas de GRANDE PORTE (49% do total de respondentes)

19%pelo setor de RH

destas:

95,9% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI4% apenas o e-mail19% possuem TV corporativa36% possuem Rede Social Corporativa87% se valem de mais de três ferramentas de CI

3%por fornecedor externo

destas:

100% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI100% possuem TV corporativa

50% possuem Rede Social Corporativa100% se valem de mais de três ferramentas de CI

Das empresas de MÉDIO PORTE (16% do total de respondentes)

15%não possuem um

setor de comunicação

destas:

38% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI69% utilizam o e-mail e outras ferramentas7% Jornal Mural7% Intranet7% Nenhuma ferramenta

20%pelo setor

de Marketing

destas:

94% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI17,6% utilizam apenas o e-mail5% possuem TV corporativa17% possuem Rede Social Corporativa29% se valem de mais de três ferramentas de CI

33%tem sua comunicação

feita por um setorespecialista em CI

destas:

96% utilizam o e-mail em suas ferramentas de comunicação3% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI

33% possuem TV corporativa 44% possuem Redes Sociais Corporativas

85% se valem de mais de três ferramentas de CI

30%pelo setor de RH

destas:

92% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI23% apenas o e-mail3% possuem TV corporativa38% possuem Rede Social Corporativa42% se valem de mais de três ferramentas de CI

3%por fornecedor externo

destas:

100% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI100% possuem TV corporativa

100% se valem de mais de três ferramentas de CI

Das empresas de MÉDIO PORTE (16% do total de respondentes)

Das empresas de PEQUENO PORTE (35% do total de respondentes)

44%não possuem um

setor de comunicação

destas:

29% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI59% utilizam o e-mail e outras ferramentas1% App (Whatsapp, Viber, etc)1% Rede Social Corporativa2% Nenhuma ferramenta

18%pelo setor

de Marketing

destas:

87% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI25% utilizam apenas o e-mail3% possuem TV corporativa25% possuem Rede Social Corporativa46% se valem de mais de três ferramentas de CI

27%tem sua comunicação

feita por um setorespecialista em CI

destas:

84% utilizam o e-mail em suas ferramentas de comunicação6% utilizam apenas o e-mail como ferramenta de CI

18% possuem TV Corporativa40% possuem Redes Sociais Corporativas

70% se valem de mais de três ferramentas de CI

9%pelo setor de RH

destas:

88% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI17% apenas o e-mail5% possuem TV corporativa29% possuem Rede Social Corporativa23% se valem de mais de três ferramentas de CI

2%por fornecedor externo

destas:

100% utilizam o e-mail em suas ferramentas de CI40% possuem rede social corporativa

80% se valem de mais de três ferramentas de CI

Das empresas de PEQUENO PORTE (35% do total de respondentes

O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas

legenda:

- Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo).- Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor.

- Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados).- Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação.- Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.

19,7%Das empresas que não possuem setorou responsável por comunicação

47,5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas delas: Apenas 21% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

38.6% consideram as ferramentas intermediárias delas: Apenas 20% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia 12.8% consideram as ferramentas ruins ou péssimas delas: 100% dizem não aplicar nenhum tipo de métrica para mensurar a eficácia

1.6% não possuem nenhuma ferramenta

legenda:

- Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo).- Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor.

- Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados).- Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação.- Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.

O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas

40,8%Quando a Comunicação é feita pelo DP de CI 68.5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas

delas: 56.8% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

29.5% consideram as ferramentas intermediárias delas: 52.3% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

2% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima) delas: Apenas 25% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas

legenda:

- Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo).- Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor.

- Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados).- Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação.- Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.

17,6%Quando a Comunicação é feita pelo DP de RH 44.5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas

delas: 43,9% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

40,2% consideram as ferramentas intermediárias delas: 27% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

15,5% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima) delas: Apenas 14% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

Aniversariante15março

2012 2013 2014 201597% META

RESULTADOS MÊS

O que diz cada departamento responsável sobre as ferramentas utilizadas

legenda:

- Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo).- Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor.

- Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados).- Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação.- Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.

20,3%Quando a Comunicação é feita pelo DP de Marketing

61,9% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas delas: 63% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

33,3% consideram as ferramentas intermediárias delas: 34,2% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

4,7% consideram as ferramentas ruins (não houve menções a péssima) delas: 100% dizem não aplicar nenhum tipo de métrica para mensurar a eficácia

legenda:

- Ótimo, atendem plenamente as necessidades de comunicação (não apenas informando os colaboradores, mas também colhendo feedbacks e promovendo o diálogo).- Bom, atendem a demanda com eficiência, porém não permitem uma interação completa entre emissor e receptor.

- Intermediário, não atendem completamente a demanda (por problemas na linguagem, alcance e alinhamento, mas mantém os colaboradores informados).- Ruim, não atende a demanda de comunicação e nem de informação.- Péssimo, não atendem a demanda de comunicação e geram canais informais de comunicação.

1,5%Quando a Comunicação é feitapor empresas terceirizadas

87,5% considera as ferramentas utilizadas ótimas ou boas delas: 57% dizem aplicar algum tipo de métrica para mensurar a eficácia

12,5% consideram as ferramentas intermediárias delas: 100% dizem não aplicar nenhum tipo de métrica para mensurar a eficácia

Quais critérios foram utilizados para ad-quirir cada ferramentaPela análise macro da pesquisa o resultado sobre os critérios utilizados como opções foram:

60% Acessibilidade: facilidade de entrega e acesso da comunicação ao público de interesse.

49.6% Econômico: a ferramenta possui um valor atrativo e seus custos periféricos (implantação, manutenção e operação) são justos.

49% Alcance: necessidade de ter as informações disponíveis ao maior número de pessoas.

30.7% Dinamismo: a ferramenta é flexível, simples e rápida o suficiente para a divulgação e atualização de informações, com possibilidade de transmissão em tempo real.

22.8% Colaboratividade: a ferramenta possibilita ao público disposto nela interagir de maneira rápida e de várias formas, a exemplo das redes sociais abertas.

22% Entendimento: pela apresentação da ferramenta a compreensão do público é mais clara.

20.1% Segmentação: possibilidade de direcionar a comunicação apenas aos públicos de interesse.

19% Atração: a ferramenta permite maior atração e absorção da mensagem pelo público-alvo.

8.2% Segurança: a ferramenta possui configurações que impedem ou dificultam o vazamento de materiais da organização.

Quais ferramentas são mais eficientespara os entrevistados?

Intranet(109 citações)

Redes SociaisColaborativas

(62 citações)TV Corporativa

(52 citações) E-mail(45 citações)

Whatsapp (20 citações)

Revista(9 citações)

Aplicativosmóveis(13 citações)

Jornal Mural(45 citações)

Jornal imprenso(21 citações)

Newsletter (19 citações)

Reuniões(11 citações)

O que eles dizem faltar nas organizações

Colaboração (92 citações)

Interação(12 citações)

Comunicação eficaz(27 citações)

Acesso à comunicação(31 citações)

Comunicação face a face(12 citações)

Diálogo e Feedback(12 citações)

Colaboração(5 citações)

Linguagem visual mais atrativa(5 citações)

Dinamicidade na comunicação(15 citações)

Além disso, comentam:

Seria muito legal se a empresa pensasse num departamento de comunicação. Muitas empresas, possuem funcionários qualificados para tal procedimento, mas não reconhecem o conhecimento do colaborador. Pensar em estratégias e reformular um ambiente organizacional, muitas vezes necessita saber ouvir o público interno. Algumas empresas não praticam esse pilar.

“

Acredito que para o desenvolvimento mais amplo da comunicação interna ainda faltam pesquisa e opções de novas ferramentas. Mas a Intranet é daquelas fundamentais em qualquer empresa.“

A ferramenta que permita interação entre o colaborador e empresa, mesmo os mecanismos que sejam considerados mais simples como jornal ou revista, penso que possa inserir ferramen-tas de apuração e clima, propiciando assim um método de disseminação da informação de mão dupla, onde o colaborador possa interagir e ser também um emissor da informação, não somente receptor; com este conceito temos a oportunidade de a comunicação ser construída de forma ampla, dando a oportuni-dade para que os "ruídos" sejam eliminados e os membros da companhia sejam os pioneiros no recebimento de quaisquer informações a serem divulgadas; criando um elo que gerador de cordialidade e confiança

“

Mais interações face a face tornariam o resultado muito melhor.“

“

O Comunique-se Digital é a agência digital do Grupo Comunique-se, um dos maiores grupos de comunicação do país. Nossa missão é turbinar resultados de empresas por meio do Workr, uma plataforma na nuvem para gestão da comunicação e da SuaTV, solução de tv corporativa, mural digital e digital signage.

A SocialBase tem por objetivo conectar as pessoas tornando o trabalho mais simples e produtivo nas organizações. A empresa desenvolve uma plataforma de comunicação interna, que promove uma cultura mais colaborativa e aumenta o engajamento das pessoas. Além disso, a SocialBase oferece consultoria na implantação de plataforma, possibilidade de customização, integração com sistemas legados, suporte e treinamento.

Esta pesquisa foi realizada, por meio digital, com 520 empresas de todo o Brasil, no período de 25 a 29 de Abril de 2016.

As empresas que conduziram a pesquisa foram: