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/ NOVIDADES ERP2012

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ÍNDICE 1111 características gerais do erp v2012características gerais do erp v2012características gerais do erp v2012características gerais do erp v2012................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 8888 1.1 Customização e personalização: ............................................................................................................................ 11 1.2 Segurança ...................................................................................................................................................................... 12 2222 Administração, Plataforma e CustomizaçãoAdministração, Plataforma e CustomizaçãoAdministração, Plataforma e CustomizaçãoAdministração, Plataforma e Customização ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................14141414 2.1 Gestor de Módulos ..................................................................................................................................................... 14 2.2 Dashboards ........................................................................................................................................................... 14 2.3 Dashboards | Customização .................................................................................................................................... 15 2.4 Consultas Personalizadas – Editor ................................................................................................................ 15 2.5 Consultas Personalizadas – Utilização ......................................................................................................... 15 2.6 Procuras Personalizadas............................................................................................................................................ 16 2.7 Avisos Personalizados ................................................................................................................................................ 16 2.8 Edição Múltipla de Registos .................................................................................................................................... 16 2.9 Edição de Janelas ........................................................................................................................................................ 16 2.10 Campos Adicionais ..................................................................................................................................................... 17 2.11 Anexos Digitais .................................................................................................................................................... 17 2.12 Configurador de Grelhas .......................................................................................................................................... 17 2.13 Integrador Offline ....................................................................................................................................................... 18 3333 Gestão ComercialGestão ComercialGestão ComercialGestão Comercial ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................20202020 3.1 Secção disponível nas janelas de Movimentos ................................................................................................. 20 3.2 Módulo de Contratos ................................................................................................................................................. 20 3.3 Flexibilização de documentos ........................................................................................................................ 23

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3.4 Melhorias nas contas correntes e tesouraria ..................................................................................................... 26 4444 ContabilidadeContabilidadeContabilidadeContabilidade ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................28282828 4.1 Geração\Alteração de Contas de Terceiros ........................................................................................................ 28 4.2 Edição de Relatórios ................................................................................................................................................... 29 4.3 Suporte para retenção de IRS ................................................................................................................................. 31 5555 POS / GourmetPOS / GourmetPOS / GourmetPOS / Gourmet ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................33333333 5.1 Reestruturação das configurações de Edição de Posto ................................................................................. 33 5.2 Melhorias Diversas ...................................................................................................................................................... 33 5.3 Melhorias Desempenho / Performance .............................................................................................................. 34 5.4 Reformulação de Entidades ..................................................................................................................................... 34 5.5 Implementação de Procuras Personalizadas nas Pesquisas POS ................................................................ 35 5.6 Implementações \ Interacção com a aplicação SUITE – Hotéis .................................................................. 35 6666 Autogest Autogest Autogest Autogest –––– Std + Ofi + ARCStd + Ofi + ARCStd + Ofi + ARCStd + Ofi + ARC ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................37373737 6.1 Oficinas ................................................................................................................................................................... 37 6.2 Stands ............................................................................................................................................................................. 37 6.3 Rent-a-car ...................................................................................................................................................................... 38 6.4 Frotas ...................................................................................................................................................................... 38 6.5 Flexibilização de Entidades ...................................................................................................................................... 39 6.6 Integração com o módulo de Contratos ............................................................................................................. 39 7777 Gestão de Recursos HumanosGestão de Recursos HumanosGestão de Recursos HumanosGestão de Recursos Humanos ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................41414141 7.1 Melhorias ao Processamento de Salários: ........................................................................................................... 41 7.2 Segurança e Saúde no Trabalho: .................................................................................................................. 41

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7.3 Formação ............................................................................................................................................................... 42 8888 Produto de Apoio Pós Venda (APV)Produto de Apoio Pós Venda (APV)Produto de Apoio Pós Venda (APV)Produto de Apoio Pós Venda (APV) ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................44444444 8.1 Gestão de Equipamentos ................................................................................................................................. 44 8.2 Gestão de Pedidos de apoio / assistência .......................................................................................................... 44 8.3 Gestão de Orçamentos de reparação ................................................................................................................... 45 8.4 Gestão das Reparações ............................................................................................................................................. 45 8.5 Gestão de Entregas de equipamentos reparados e facturação .................................................................. 45 8.6 Gestão da Base de dados de conhecimento ..................................................................................................... 45 8.7 Gestão de RMA’s .......................................................................................................................................................... 46 8.8 Gestão de Encomendas de Materiais ................................................................................................................... 46 8.9 Contactos e Actividades – Integração com o Módulo ERM ......................................................................... 46 8.10 Reparações em Contrato – Integração com módulo de Contratos ........................................................... 46 9999 ERM ERM ERM ERM –––– Entity Relationship ManagementEntity Relationship ManagementEntity Relationship ManagementEntity Relationship Management ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................48484848 9.1 Contactos .............................................................................................................................................................. 48 9.2 Clientes em Potencial / Oportunidades ...................................................................................................... 49 9.3 Actividades ........................................................................................................................................................... 49 9.4 Agenda ................................................................................................................................................................... 50 10101010 Gestão de Obras e Projectos (GOP)Gestão de Obras e Projectos (GOP)Gestão de Obras e Projectos (GOP)Gestão de Obras e Projectos (GOP) ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................52525252 10.1 Orçamentos .......................................................................................................................................................... 52 10.2 Gestão e Controlo de Execução ..................................................................................................................... 52 10.3 Gestão de Custos ................................................................................................................................................ 53

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11111111 Gestão Hoteleira (Suite)Gestão Hoteleira (Suite)Gestão Hoteleira (Suite)Gestão Hoteleira (Suite) ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................55555555 11.1 Gestão de alojamentos e Serviços ................................................................................................................ 55 11.2 Gestão de Reservas ............................................................................................................................................ 55 11.3 Tabelas de preços ............................................................................................................................................... 57 11.4 Cardex de Entidades .......................................................................................................................................... 57 11.5 Contratos ............................................................................................................................................................... 57 11.6 Night-Audit ........................................................................................................................................................... 58 11.7 Facturação e Check-Out ................................................................................................................................... 58 11.8 Explorações e listagens ..................................................................................................................................... 58 12121212 EPortalsEPortalsEPortalsEPortals ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................61616161 12.1 Gestão de Conteúdos ........................................................................................................................................ 61 12.2 API’s ......................................................................................................................................................................... 63 12.3 Conteúdos Eticadata ......................................................................................................................................... 63 12.3.1 Módulo Gestão Comercial .......................................................................................................................... 64 12.3.2 Módulo de Recursos Humanos ................................................................................................................. 64 12.3.3 Módulo de Gestão de Oficinas (Autogest) ........................................................................................... 65 12.3.4 Módulo de Sincronização ........................................................................................................................... 65 12.4 Acréscimos ao ERP ............................................................................................................................................. 66 12.4.1 Configurador EPortals .................................................................................................................................. 66

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12.4.2 Edição de Funcionários ................................................................................................................................ 67 12.4.3 Edição de Clientes ......................................................................................................................................... 67 13131313 Requisitos Mínimos de Funcionamento:Requisitos Mínimos de Funcionamento:Requisitos Mínimos de Funcionamento:Requisitos Mínimos de Funcionamento: ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................68686868 13.1 Hardware ........................................................................................................................................................................ 68 13.2 Software ......................................................................................................................................................................... 68

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/ CARACTERÍSTICAS GERAIS

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1 CARACTERÍSTICAS GERAIS DO ERP V2012 • WEB BASEDWEB BASEDWEB BASEDWEB BASED possibilidade de acesso a algumas funcionalidades do ERP em qualquer máquina em qualquer parte do mundo que disponha de ligação à internet e um browser • AMBIENTE INTEGRADOAMBIENTE INTEGRADOAMBIENTE INTEGRADOAMBIENTE INTEGRADO todos os módulos estão integrados numa única aplicação facilitando o acesso às funcionalidades de diversas áreas. cada utilizador vê apenas as opções a que tem permissão. • INTERFACE FÁCIL E INTUITIVOINTERFACE FÁCIL E INTUITIVOINTERFACE FÁCIL E INTUITIVOINTERFACE FÁCIL E INTUITIVO

o Facilidade de utilização e funções intuitivas de forma a facilitar a introdução e consulta de informação, minimizando assim os erros. o Estrutura de menus orientada à tarefa o Introdução facilitada de informação através de pesquisas imediatas

• MULTIMULTIMULTIMULTI----IDIOMAIDIOMAIDIOMAIDIOMA permite definir o idioma de trabalho por utilizador. possibilita ainda renomear qualquer item para melhor adaptação à realidade da empresa. • MULTIMULTIMULTIMULTI----EMPRESAEMPRESAEMPRESAEMPRESA gerir múltiplas empresas no mesmo sistema • MULTIMULTIMULTIMULTI----MOEDAMOEDAMOEDAMOEDA suporte à indicação da moeda das operações registadas

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• CONTROLO DE PERMISSÕES DE UTILIZADORCONTROLO DE PERMISSÕES DE UTILIZADORCONTROLO DE PERMISSÕES DE UTILIZADORCONTROLO DE PERMISSÕES DE UTILIZADOR possibilidade de restrição das funcionalidades previstas, através da gestão de permissões do utilizador • SUPORTE A TODAS AS CARACTERÍSTICAS DA PLATAFORMA DO ERP SUPORTE A TODAS AS CARACTERÍSTICAS DA PLATAFORMA DO ERP SUPORTE A TODAS AS CARACTERÍSTICAS DA PLATAFORMA DO ERP SUPORTE A TODAS AS CARACTERÍSTICAS DA PLATAFORMA DO ERP ETICADATAETICADATAETICADATAETICADATA, TAIS , TAIS , TAIS , TAIS COMOCOMOCOMOCOMO

o listas e consultas personalizadas, o campos adicionais, o eventos e regras de validação, o dashboards, o avisos Acesso à informação:

• ACESSO À INFORMAÇÃO CENTRALIZADAACESSO À INFORMAÇÃO CENTRALIZADAACESSO À INFORMAÇÃO CENTRALIZADAACESSO À INFORMAÇÃO CENTRALIZADA. é possível, através de uma única janela, consultar e alterar dados de entidades, artigos, documentos, zonas, etc. a Janela de tabelas tem as seguintes características: o filtro por qualquer coluna da lista o filtro instantâneo por vários critérios ( começado por…, contém…, maior que…, termina em…, etc.) o filtros compostos ( exemplo: clientes da zona norte e centro, que tenham “Rodrigues” no nome e tenham datas de nascimento compreendidas entre 1970 e 1980 ) o agrupamentos por qualquer coluna da lista o drag and drop ( permite, por exemplo, arrastar um artigo para uma linha de uma factura )

• MÚLTIPLAS LISTASMÚLTIPLAS LISTASMÚLTIPLAS LISTASMÚLTIPLAS LISTAS: cada tabela pode ter várias formas de visualização, totalmente configuráveis pelo utilizador: o listas acessíveis através de separadores o concepção avançada: graças a um assistente gráfico, o utilizador pode escolher a informação que quer ver na lista. esta pode ser de qualquer campo da tabela correspondente ou de outra tabela da

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base de dados. o relacionamento entre os campos é automático. o formatação condicional: permite construir, por exemplo, uma lista de clientes com o valor em divida até à data e definir que caso tenham valores pendentes superiores a determinado valor sejam realçados a cor vermelha o listas multi-nível: é possível relacionar várias listas e visualiza-las na mesma consulta em forma de árvore. o listas por utilizador com gestão de permissões o exportação para vários formatos: PDF, XLS, CSV, XPS, etc.

• NAVEGAÇÃO AVANÇADA ENTRE REGISTOSNAVEGAÇÃO AVANÇADA ENTRE REGISTOSNAVEGAÇÃO AVANÇADA ENTRE REGISTOSNAVEGAÇÃO AVANÇADA ENTRE REGISTOS permite, por exemplo, navegar entre os clientes da zona sul ou entre todas as facturas de determinado cliente. a navegação pode ser feita segundo os seguintes critérios: o todos os registos (por defeito) o registos marcados o registos não marcados o registos da lista seleccionada o registos com o mesmo valor do campo seleccionado

• RASTREABILIDADE DOCUMENTALRASTREABILIDADE DOCUMENTALRASTREABILIDADE DOCUMENTALRASTREABILIDADE DOCUMENTAL permite, por exemplo, consultar quais as notas de encomenda e orçamentos que deram origem a uma factura e ainda saber que recibos a liquidaram. • ANEXOS DIGITAISANEXOS DIGITAISANEXOS DIGITAISANEXOS DIGITAIS: permite anexar a várias tabelas ou movimentos documentação gerada pelo ERP ou ficheiros externos gerados por outra aplicação. torna-se fácil, por exemplo, anexar à ficha do cliente os seus documentos digitalizados. desta forma, facilita a consulta de toda a informação a partir de um único ponto. • diversos mapas de análise

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1.1 CUSTOMIZAÇÃO E PERSONALIZAÇÃO: • CAMPOS ADICIONAISCAMPOS ADICIONAISCAMPOS ADICIONAISCAMPOS ADICIONAIS: permite adicionar campos a várias tabelas ou movimentos. esses campos podem ser de introdução livre ou uma lista de itens • REGRAS DE VALREGRAS DE VALREGRAS DE VALREGRAS DE VALIDAÇÃO E EVENTOS:IDAÇÃO E EVENTOS:IDAÇÃO E EVENTOS:IDAÇÃO E EVENTOS: possibilidade de adicionar funcionalidades à aplicação à medida de cada empresa • Menus configuráveis por Sistema, Grupo de utilizadores e utilizadores • MAPAS PERSONALIZADOSMAPAS PERSONALIZADOSMAPAS PERSONALIZADOSMAPAS PERSONALIZADOS: é possível criar mapas à medida das necessidades e visualiza-los a partir da aplicação. • teclas de atalho para operações mais usuais • grelhas de movimentos configuráveis:

o colunas visíveis o posicionamento o indicação se o cursor pára ou não na coluna

• AVISOS CONFIGURÁVEISAVISOS CONFIGURÁVEISAVISOS CONFIGURÁVEISAVISOS CONFIGURÁVEIS: alertas para diversos acontecimentos tais como cobranças, modelos oficiais para entregar, aniversários, etc.

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1.2 SEGURANÇA • gestão de utilizadores:

o permissões por utilizador ou por grupo o restrição de acesso a:

� módulos � funcionalidades � empresas � exercícios � secções � armazéns � postos

• cópias de segurança automáticas

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/ ADMINISTRAÇÃO PLATAFORMA

CUSTOMIZAÇÃO

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2 ADMINISTRAÇÃO, PLATAFORMA E CUSTOMIZAÇÃO 2.1 GESTOR DE MÓDULOS O eticadata ERP V12 - web é composto por um sistema modular, que confere à aplicação uma grande capacidade de extensibilidade, ao ser possível adicionar e remover módulos e ainda definir quando estes são carregados em memória e por conseguinte quanto eles ficam disponíveis para o utilizador final. Os módulos disponíveis, antes de poderem ser usados, devem ser registados na aplicação através de uma opção disponível no Backstage do ERP. Ao adicionar um módulo é possível definir se este irá inicializar automaticamente no arranque da aplicação ou apenas quando o mesmo for necessário. Desta forma, o gestor pode obter melhorias de desempenho ao não carregar em memória opções de que não irá necessitar e/ou que necessita apenas esporadicamente sem no entanto abdicar de as ter disponíveis para uso sempre que desejar. 2.2 DASHBOARDS Dashboards é um novo módulo do eticadata ERP V12-Web que permite concentrar num único local informação valiosa da empresa, oriunda das mais diversas fontes, ajudando na análise e tomada de decisão por parte dos gestores da empresa. Os dashboards podem ser alimentados com dados das mais diversas fontes, sejam estes módulos do ERP ou não. Ou seja, como os dashboards correm em ambiente web, desde que a informação esteja disponível na internet ou na máquina servidor, ela é passível de ser apresentada num dashboard. Uma aplicação pode ter vários dashboards configurados, podemos criar dashboards por empresa, por grupo ou por utilizador, podendo um utilizador ter acesso a mais que um dashboard. Os Dashboards podem iniciar automaticamente quando a aplicação iniciar ou a pedido do utilizador. Todas os Dashboards estão disponíveis na Galeria de Dashboards que existe por defeito na Ribbon “Base”.

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2.3 DASHBOARDS | CUSTOMIZAÇÃO Os dashboards são constituídos por Widgets. Os Widgets permitem que, de uma forma muito simples, seja possível adicionar ou remover funcionalidades. A eticadata fornece com a aplicação uma série de Widgets de base que já lhes oferecem mapas pré determinados, passiveis de serem configurados, mas também irá disponibilizar um kit de desenvolvimento aos parceiros com conhecimentos em programação, para que estes também possam construir widgets à medida, para adicionar à aplicação. Posteriormente irão também ocorrer sessões de formação para a criação de widgets. 2.4 CONSULTAS PERSONALIZADAS – EDITOR O Editor de Consultas também migrou para a V12 em versão Web. O Editor de Consultas permite ao gestor ou parceiro a criação/manutenção das consultas a que o utilizador terá acesso. Além das opções já disponíveis anteriormente, na V12 foram ainda acrescentadas as seguintes opções: • Organização das Consultas em Grupos/Sub-Grupos • Pesquisa de Consultas pelo Nome (independentemente da hierarquia) • Paginação de Consultas • Formatação Condicional aplicada à linha ou à célula • Configuração dos Gráficos mais ágil 2.5 CONSULTAS PERSONALIZADAS – UTILIZAÇÃO As consultas migram da V9, sendo-lhe adicionadas novas funcionalidades, tais como: • Possibilidade de Exibir/Ocultar colunas (no ecrã apenas) • Dois formatos diferentes de Agrupamento de Colunas • Visualização em Modo Pivol (Business Inteligence) • Possibilidade de Gerar Gráficos e Guardar a imagem associada ( como .PNG ou .JPG) • Possibilidade de guardar valores dos Filtros por Utilizador

o Permite a reutilização destes filtros no futuro.

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2.6 PROCURAS PERSONALIZADAS Esta nova funcionalidade permite ao implementador ou até ao próprio utilizador, a possibilidade de definir uma Consulta Personalizada para qualquer das seguintes entidades: • Artigos; • Armazéns; • Clientes; • Fornecedores; • Lotes; • Funcionários; • Vendedores; 2.7 AVISOS PERSONALIZADOS Esta opção migra da V9 com a vantagem que agora é possível definir os avisos pretendidos. Passa a ser possível subscrever o aviso por utilizador, empresa ou grupo e ser notificado Diariamente, semanalmente, e sempre que efectuar login. 2.8 EDIÇÃO MÚLTIPLA DE REGISTOS Esta nova funcionalidade permite ao utilizador, alterar diversos registos simultaneamente, apenas com uma edição das informações a alterar. 2.9 EDIÇÃO DE JANELAS Esta funcionalidade permite editar a disposição dos campos no formulário, alterar algumas das suas propriedades e adicionar novos objectos podendo definir eventos para estes.

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2.10 CAMPOS ADICIONAIS Os campos adicionais estão associados à extensibilidade de qualquer aplicação ERP/CRM, pois permitem uma customização das entidades fornecidas de base com a aplicação. Através dos campos adicionais, o gestor da empresa ou o parceiro eticadata podem estender a base de dados com novas informações necessárias ao negócio. Esta funcionalidade migra da anterior versão, tendo sido estendida a diversas outras entidades do ERP. Várias das entidades estendidas, permitem agora campos adicionais dinâmicos (em número variável), em todos os seus níveis de detalhe – nas linhas, nas sublinhas, etc.. 2.11 ANEXOS DIGITAIS Esta funcionalidade migra da V9, tendo sido estendida a funcionalidade a diversas outras entidades do ERP, e passando a ter a possibilidade de associar o mesmo anexo, a várias entidades de diversas naturezas. 2.12 CONFIGURADOR DE GRELHAS Esta funcionalidade migra da V9, tendo sido acrescida a diversas outras grelhas do ERP, e tendo agora a possibilidade de algumas delas serem indexadas ao Tipo de Documento.

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2.13 INTEGRADOR OFFLINE Os processos de integração de dados, além de terem sido alvo de diversas revisões, foram estendidos a muitas outras entidades do sistema, das quais enumeramos algumas: • Liquidação de Comissões; • Orçamentos; • Vendedores; • Entrega/Facturação; • Orçamentos de Oficinas; • Ordens de Reparação; • Recepção de Viaturas; • Requisição/Devolução de Materiais; • Processos de Stands; • Processos de Rent-A-Car; • Condutores; • Cores; • Equipamento; • Listas de Intervenções; • Listas de Verificação; • Marcas; • Modelos; • Níveis de Equipamento; • Tipos de Actividade; • Versões; • Viaturas;

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3 GESTÃO COMERCIAL 3.1 SECÇÃO DISPONÍVEL NAS JANELAS DE MOVIMENTOS O utilizador pode visualizar movimentos de qualquer secção a que tenha acesso, seja por alteração da secção na própria janela, seja por navegação a partir de outra janela para um movimento pertencente a uma secção diferente da corrente. Por configuração, é possível definir se por cada novo registo inserido, a aplicação regressa à secção por defeito, ou mantém a do registo anteriormente inserido. 3.2 MÓDULO DE CONTRATOS Este módulo pretende suprir as necessidades de gestão de contratos, das mais diversas naturezas, permitindo definir o valor das mensalidades por diversos critérios, suportando até mensalidades de valores variáveis. Em resumo as funcionalidades previstas neste módulo, enquadram: • Contratos de diversas naturezas:

• Assistência – pressupõe possibilidade de associação de equipamentos aos contratos. • Oficina – pressupõe possibilidade de associação de Viaturas (a reparar) aos contratos. • ARC – pressupõe possibilidade de associação de Viaturas (aluguer / processo) aos contratos • Genérico – pressupõe possibilidade de associação de artigos / serviços aos contratos.

• Contratos de assistência com base ( valor indexado a, e com limites estabelecidos e valor extra contrato ) em: o Unidade consumida / produzida / decorrida – p.e., Copias, Km, Horas, …). o Período (Tempo) – p.e., contrato por 6 meses, um ano, etc.

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o Número de assistências – p.e., n assistências mensais. • Tipificação de Contratos (templates/modelos de contratos).

o Eventualidade de contemplar valores pré-definidos para alguns tipos de equipamentos / por unidade. o Contemplar serviços e materiais ao abrigo do contrato e condições de venda.

• Em cada contrato está previsto um conjunto de artigos que vão ser facturados em cada período / mensalidade. o Em cada período / mensalidade, as linhas da factura deverão mencionar esses artigos/serviços, sendo que a soma dos seus valores de venda, resulta no total da mensalidade, e os respectivos custos imputados a essas linhas, representarão o custo correspondente a essa mensalidade.

• Controlo de contratos: o Verificação de documentos Vencidos (consulta) – identificar os documentos de venda provenientes de contratos, cuja data de vencimento foi ultrapassada. o Verificação de contratos com processamentos em atraso (consulta / critério para processamento) – não só permitir consultar os contratos com documentos de venda com pagamentos em atraso, como também permitir controlar/excluir a emissão de novos documentos (por opção) de venda, correspondentes a mensalidades vencidas. o Suspensão automática de contratos (a partir do processamento dos contratos, mediante estados “indevidos” dos contratos) – na facturação de contratos, aqueles que se encontrem em “estados de incumprimento” (a definir), por opção, poderem ser suspensos (alterando o respectivo estado).

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• Emissão dos contratos – pressupõe-se que a documentação de um contrato, incluí dois documentos a emitir opcionalmente (pelo menos o primeiro) o Documento com condições gerais de contratação (documento Word livre ou Report), que pode ser emitido ou não, para cada contrato. o Report com equipamentos e serviços ao abrigo do contrato – representando as condições contratualizadas, referindo período de duração do contrato, periodicidade de facturação, valor da mensalidade, etc.

• Geração automática de documentos (processamento dos contratos / geração de documentos de venda, conforme a periodicidade prevista) o Indicação do período a considerar para calcular contratos / mensalidades vencidas o Filtros genéricos para contratos a processar (filtro de Entidades Clientes, pelo menos) o Filtro para exclusão de processamento, de contratos com documentos vencidos ainda não pagos, e para estes casos, permitir indicação se é pretendida a suspensão desses contratos o Geração dos documentos de venda, para os contratos com mensalidade vencida no período de processamento indicado

� Cálculo automático dos valores acordados e valores extra contrato. � Contemplar serviços e materiais ao abrigo do contrato, com condições de venda contratados.

• Nos contratos com pré-facturação (ver mais à frente o conceito), estes devem ser considerados num processamento com periodicidade idêntica, de modo a facturar artigos / serviços extra, que entretanto tenham sido fornecidos, durante o período de vigência do contrato que foi pré-pago. o Suspensão dos contratos, quando assim indicado o Renovação automática de contratos com essa indicação, cujo processamento seja o da última mensalidade

• Nas ORs e Assistências, ao lançar serviços e materiais, estes podem ser lançados ao abrigo do contrato. Isto implica alguns ajustes aos actuais registos de OR’s, nomeadamente:

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o Associação da OR ou Assistência ( no caso do APV ) ao contrato ao abrigo do qual é feita a intervenção. o Quando a OR ou Assistência é ao abrigo de um contrato, todas as linhas serão por defeito associadas ao pagador “contrato” ( novo tipo de pagador a introduzir nas OR’s ). o Se for pretendido facturar imediatamente, as linhas deverão ser associados ao pagador “cliente” (ou outro), manualmente pelo utilizador. o Na facturação da OR’s ou Assistência, serão associados aos contratos as linhas com pagador “contrato”, as quais não serão incluídas no documento de entrega / facturação a gerar para o cliente, mas sim num documento de “consumo de contrato” a gerar com essas linhas. o Ao processar o contrato, caso haja linhas de OR’s e Assistências para contrato, serão contabilizados os valores ao abrigo do contrato e os valores extra contrato, para cálculo dos valores a facturar. Estas linhas já serão consideradas a partir das vendas com documentos classificados como “Consumo de contrato”, os quais são gerados aquando do processo de Entrega / Facturação das OR’s, desta forma poderão ser tratados conjuntamente e de forma idêntica, documentos de “consumo de contrato” provenientes de OR’s e registados manualmente nas vendas. 3.3 FLEXIBILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Neste contexto, foram diversas as melhorias introduzidas ao ERP, no sentido de agilizar as operações a efectuar pelo utilizador, no âmbito da composição dos documentos (linhas dos movimentos). Podemos sintetizar, enumerando os seguintes pontos:

• Melhorias nas conversões e integrações entre movimentos (encomendas, vendas, compras, stocks) o Fusão de operações o Promoção da gestão de Orçamentos por documentos de Encomendas, dando desta forma suporte a Orçamentos de Clientes e de Fornecedores, dando possibilidade de atribuir

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estados de Documentos, alimentando um histórico desses estados, e acabando por permitir interligação entre os Orçamentos e as Encomendas / Vendas que os satisfazem. o Possibilidade de satisfazer uma Encomenda com outra encomenda (caso que representa a integração de um Orçamento em Encomenda) o Possibilidade de integrar linhas de Encomendas de Clientes, em Linhas de Encomendas de fornecedores (suporte à encomenda de Stock, para satisfação de pedidos de clientes). o Possibilidade de integrar linhas de Encomendas de Clientes em Folhas de Obra e Produções (permitindo a produção das quantidades necessárias à satisfação da encomenda do cliente - neste caso controlando as qts em produção e não produzidas. o Possibilidade de integrar linhas de Encomendas em Vendas ou Compras, permitindo a Satisfação das encomendas por opção do utilizador.

• Num documento de vendas ou encomendas a clientes, passa a ser possível indicar uma linha de preço a aplicar a todo o documento e esta preenchida com o valor definido na ficha do cliente. • Generalização da funcionalidade Duplicar Registo • Reformulação das entidades associadas ao documento

o Dados da entidade (nome, nif, Morada, localidade, código postal) gravados no cabeçalho do documento (só para vendas). o Possibilidade de transformar um cliente VD em cliente “de ficha”. Complementarmente permite por indicação do utilizador, a associação da entidade criada, aos documentos existentes para o NIF em causa. o Possibilidade de indicação do cliente do documento, através do NIF, inscrito no campo correspondente ao cliente VD.

• Definição das Grelhas (colunas visíveis, paragem de cursor...) por tipo de documento

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• Controlo de estados dos documentos o A alteração dos estados passa a alimentar um histórico de estados – aplica-se as vendas, compras, documentos de encargos, encomendas, liquidações e oficinas (Recepção, Orçamento e Entrega)

• Na ligação à contabilidade ou tesouraria é possível associar mais variáveis além de <NUM CHEQUE> e <NUM INTERNO>. As tags acrescidas são: o Tipo de documento origem <TIPODOC ORIGEM> o Número do documento origem <NUMERO ORIGEM> o Secção do documento origem <SECCAO ORIGEM> o Exercício do documento origem <EXERCICIO ORIGEM> o Código do cliente <COD CLIENTE> o Nome do cliente <NOME CLIENTE> o Descrição da rubrica de tesouraria <DESC RUBRICA> o Descrição da conta de tesouraria <DESC CONTA> o Descrição do tipo de movimento/pagamento <DESC TPMOVPAG>

• Nos tipos de documentos de vendas, compras, encomendas e liquidações passou a ser possível indicar reportes alternativos. Tendo indicado reportes alternativos num tipo de documento, na respectiva janela de movimentação passa a existir no botão de impressão e pré-visualização, uma lista com os vários reportes alternativos indicados no tipo de documento em causa. • Envio dos documentos por e-mail com possibilidade de inclusão no corpo do email, informações personalizadas da entidade do documento, através de um mecanismo de tags.

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As informações a usar na resolução das tags, bem como as tags disponíveis, têm por base as colunas da Consulta Personalizada, associada ao tipo de documento no contexto das parametrizações de envio de email. 3.4 MELHORIAS NAS CONTAS CORRENTES E TESOURARIA Foram introduzidas diversas melhorias nos processos de gestão de movimentos de Tesouraria, das quais se destacam: • A possibilidade da gestão de movimentos reais, sem filtro à conta de tesouraria. • Melhoria nos avisos de vencimento:

o Possibilidade de editar os Tipos de Avisos directamente no ERP o O utilizador passa a ter possibilidade de definir uma Consulta Personalizada, indexada às entidades dos avisos a emitir (a consulta deve devolver um registo por entidade envolvida na emissão), a qual suporta as informações personalizadas a incluir nos Textos previstos nos avisos, inclusão essa efectuada através de tags correspondentes às colunas da consulta associada. o Possibilidade de envio dos avisos por e-mail, mediante parametrizações prévias;

• Melhoria da gestão de Comissões de Vendedor, quando disponibilizadas por liquidações parciais o O valor disponível das comissões cuja disponibilização seja por liquidação parcial (dos valores de contas correntes de clientes), passa a ser gerido por linhas de detalhe parciais, as quais permitem um controlo do valor disponível até determinada data (por exemplo, até à data de referência para pagamento de comissões).

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4 CONTABILIDADE 4.1 GERAÇÃO\ALTERAÇÃO DE CONTAS DE TERCEIROS Com a entrada do SNC a revisão deste utilitário tornou-se premente, de modo a permitir integrar os factores “Categoria das Entidades” e “Tipo de Entidades”, nas contas de entidades geradas. A revisão aqui efectuada, permite as seguintes novas funcionalidades: • Unificação da classificação de terceiros. Foi eliminada a dualidade de critérios para classificar contas como sendo de terceiros. Agora são consideradas contas de terceiros, as definidas por exercício na ficha da empresa, quer para a CTE quer para o processo de Descarga ( OnLine e Offline ) da GCE para a CTE. Por outro lado a configuração dos dígitos para exportação de movimentos contabilísticos passou a ser definida por exercício. • Geração de contas por Mercado, Categoria da Entidade e Tipo de Entidade. A revisão introduzida permite agora gerar as contas de terceiros, incluindo dígitos correspondentes à Categoria da Entidade ( representada pela letra G ) e do Tipo de Entidade (representada pela letra I) associadas à entidade. • Unificação da máscara de geração por tipo de terceiro. Passou a ser possível utilizar o ‘?’ no prefixo da conta de modo a resolver numa só máscara, as diversas contas (ou prefixos) de um Tipo de Terceiro (p.e. os clientes têm um conjunto de contas de Conta Corrente, outro para Títulos, etc.). • Utilização do campo de ‘Ligação à CTE’ nos processos de

o Geração de contas o Actualização do NIF. Significa que, sempre que o campo de ‘Ligação à CTE’ estiver preenchido na entidade, passa a ser considerado nos processos de geração de contas e de actualização do NIF.

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• Restruturação das contas e consequente transferência de saldos. O utilitário passou a permitir a transferência\fusão de contas. Esta opção pode torna-se bastante útil, em cenários como: o Quando, após a geração da conta, a subzona definida na entidade é alterada; o Quando por lapso são criadas e movimentadas mais do que uma conta para representar a mesma entidade (p.e. quando são geradas contas com diferente nº de dígitos para a mesma entidade). Para que as definições de terceiros estejam sempre actualizadas conforme a geração de contas efectuada, o utilizador pode indicar no processo que pretende a sua actualização, quando são geradas\alteradas as contas de terceiros. 4.2 EDIÇÃO DE RELATÓRIOS Decorrente dos vários pedidos para uma solução de configuração/parametrização e geração do Anexo (e Relatórios de Gestão) mais versátil e intuitiva, foi introduzido um novo processo para o efeito, aproveitando para contemplar algumas exigências introduzidas pelo SNC, e que nos processos anteriores não estavam automatizadas. Neste contexto, foram disponibilizadas duas alternativas ao utilizador para a gestão do Anexo e Relatórios de Gestão:

• Reformulação do editor existente. Deixou de estar dependente do Office e os procedimentos de parametrização das tabelas foram alterados, passando as fórmulas a ser inseridas directamente em tabelas, no próprio formulário de cada nota. No momento da geração do documento, é possível fazê-lo de duas formas o Impressão livre – produzindo um documento directamente na impressora, sem utilização do Office o Impressão através do Office – gerando um documento através do Word, implicando naturalmente esta via, a existência do Office instalado.

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• Criação de um novo processo (editor de relatórios) suportado pelo Office. Permite para além geração do Anexo ao Balanço criar documentos livremente tirando partido da edição rica de texto disponibilizada por um componente da Microsoft, complementado com uma série de variáveis do ambiente aplicacional, e contexto da empresa e exercício activos. Este novo processo assenta nas seguintes características: o Configuração, parametrização e geração do documento mais versátil e intuitiva. Faz com que o utilizador a partir de uma só janela tenha uma visão global e final do documento, além de o poder editar de forma simples e rápida. o Criação de documentos baseados ou não, em Templates elaborados anteriormente ou disponibilizados de base na aplicação. Se por um lado este utilitário permite criar documentos com base em Templates (p.e. o anexo), também permite que o utilizador crie os seus próprios documentos livremente. o Edição de tabelas directamente no Excel (integrado no ERP), através da plataforma do “Business Addin”. Permite inserir tabelas sendo estas editadas de forma semelhante à disponibilizada pelo “Business Addin”. o Criação de variáveis de documento. Permite criar variáveis - cada variável é caracterizada por um nome e um valor. O valor poderá ser um texto fixo ou o resultado de uma fórmula / função. As fórmulas / funções disponíveis são as disponibilizadas pelo editor de mapas de gestão. o Nova fórmula “indexadora” de notas. Foi disponibilizada uma nova fórmula no editor de mapas de gestão e no “Business Addin”, “Nota (<nº original da nota>)“ que permite associar as notas do Anexo às restantes demonstrações financeiras.

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4.3 SUPORTE PARA RETENÇÃO DE IRS Neste contexto, dotou-se o ERP de mecanismos para que possam ser geridas as informações necessárias ao controlo das retenções na fonte, não só dos valores pagos referentes a rendimentos de trabalho independente, como também aos referentes a rendimentos de outras naturezas. Estas funcionalidades permitem ao utilizador: • Controlar as retenções de IRS (trabalho independente) Permite controlar as retenções de IRS efectuadas, nos pagamentos referentes a trabalho independente ou outras naturezas de rendimento, tendo por base os movimentos lançados na CTE, acrescidos de mais algumas informações relevantes para este controlo. • Diagnóstico de inconsistências Diagnóstico e rectificação de movimentos, que se enquadram na gestão destes valores, e cujo registado está incompleto ou inconsistente. • Emitir mapas de controlo desses valores

o Emissão Mapa de conferência A emissão de um mapa de conferência dos valores envolvidos, orientado por NIF indicado nas linhas dos movimentos contabilísticos. o Emissão Declaração Anual de Rendimentos A emissão da declaração anual de rendimentos, integrando os valores pagos e retidos aos NIF’s identificados. o Emissão do Modelo 10 A inclusão destas verbas no Modelo 10, passando este a poder ser processado de duas formas

� Exclusivamente sobre os valores constantes dos registos referentes aos processamentos em Gestão de Recursos Humanos. � Sobre os valores referidos no ponto anterior, excluindo os valores referentes aos tipos de rendimentos indicados, sendo complementados com os valores constantes dos movimentos contabilísticos, referentes aos tipos de rendimentos indicados.

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5 POS / GOURMET Foram diversas as melhorias e reformulações efectuadas no âmbito quer das configurações de trabalho neste módulo, quer na própria utilização da aplicação. 5.1 REESTRUTURAÇÃO DAS CONFIGURAÇÕES DE EDIÇÃO DE POSTO De modo a facilitar a configuração do POS foram efectuadas as seguintes reformulações: • Janela de Edição de Postos e opções inerentes foram integradas no ERP Backoffice • Acréscimo de diversos links, para acesso rápido às tabelas associadas à informação do posto • Acesso rápido à criação/edição de Ecrãs de Venda, Teclado de Artigos, a partir da edição de postos • A edição de postos passou a estar vinculada à empresa activa. 5.2 MELHORIAS DIVERSAS Outras melhorias introduzidas: • A Edição de Postos permite preencher automaticamente os tipos de documentos por defeito conhecidos • É possível alterar o cliente de um documento de venda com integração de encomenda, sem perda de ligação de satisfação entre os dois documentos • Passou a ser possível editar a condição de pagamento na ficha do cliente • Possibilidade de restringir os movimentos acessíveis por um posto, à secção activa. No caso das devoluções de artigos mantém-se o comportamento actual, permitindo devolver artigos em documentos de outras secções

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5.3 MELHORIAS DESEMPENHO / PERFORMANCE De modo a melhorar a performance da aplicação, foram criadas novas opções que permitem ao utilizador activar/desactivar determinadas validações relevantes para o desempenho: • Adicionado novo grupo “Optimizações Desempenho” na Edição de Postos, opções de trabalho que permitem melhorar a performance da operações do POS, tais como:

o “Gerar movimentos de stock apenas no Fecho” o “Não validar existência e ruptura de stock” o “Sem sugestão de número em novo documento” o “Validar sessão de caixa aberta apenas na gravação” o “Não usar controlo de doses” o “Não usar impressoras de cozinhas/serviço”

• Reformulada a disposição das opções da Edição Postos, de modo a agrupar por temáticas a que se destinam, facilitando a procura do utilizador • Foram optimizadas várias querys de pesquisa no sentido de melhorar tempos de resposta • Optimizada a impressão de documentos e/ou a libertação da aplicação para a venda seguinte, passando o processo de impressão dos talões a ser assíncrono 5.4 REFORMULAÇÃO DE ENTIDADES No âmbito da implementação de flexibilidade de documentos & reformulação de entidades, foram adicionados os campos Subzona e Mercado, e visualização da informação existente na ficha do cliente sempre que se selecciona um cliente de ficha e/ou quando se selecciona um nº. Contribuinte existente na ficha de cliente, aos seguintes processos: • Editar Cabeçalho de Documento \ separador Cliente • Criação de clientes • Encomendas Periódicas

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5.5 IMPLEMENTAÇÃO DE PROCURAS PERSONALIZADAS NAS PESQUISAS POS Passou a ser possível pesquisar artigos e clientes, recorrendo a consultas personalizadas construídas pelo utilizador no backoffice, e associadas às entidades previstas. 5.6 IMPLEMENTAÇÕES \ INTERACÇÃO COM A APLICAÇÃO SUITE – HOTÉIS Alterações ao POS de modo a viabilizar a geração de documentos de encargos para o módulo de Hotéis: • Edição de Posto - Documentos por defeito:

o Consumo Hotel o Estabelecimento Hotel o Artigo Hotel

• Nova configuração na Ficha da Empresa\POS\Mapas de Caixa, para indicação da configuração de documento / mapa de Consumos do Hotel. • Novo campo no Configurador de Documentos para identificar o nº de quarto Hotel

o [#10 NumQuartoHotel#] – identifica o número do quarto Hotel, e está disponível no grupo Consultas POS • Possibilidade de remeter o pagamento da conta, para o Alojamento/ Quarto, nos Pagamentos do documento, disponível apenas se estiverem definidos no posto os campos para Hotéis

o Este pagamento implica a indicação do NºQuarto e permite visualizar a lista de hóspedes do quarto indicado o Confirmando o nº quarto o documento é convertido para o tipo de documento definido no posto para “Consumo Hotel” (abreviatura por defeito - “CIHTL”) o Ao gravar o documento “CIHTL” é gerado o respectivo encargo para a conta do quarto no módulo de Hotéis.

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6 AUTOGEST – STD + OFI + ARC Foram realizadas melhorias em todas as janelas principais / movimentos para incluir as últimas novidades no que se refere à performance e uniformização dos objectos de interface / visuais. 6.1 OFICINAS Melhorado em diversos processos, dos quais podemos enumerar algumas: • Tratamento personalizado para cores dos mapas (rdl). • Associação a actividades a realizar nos movimentos de oficinas. • Ordens de reparação com

o Tipo de pagador contrato. o Gestão de Compostos de Inventário.

• Consultas que disponibilizam gráficos. • Recolha de tarefas indexada a Actividades, para além dos artigos / serviços • Planos de Manutenção

o Genéricos ou por viatura. • Planeamento das revisões das viaturas com actividades, serviços/materiais. • Consultas e Avisos dinâmicos. 6.2 STANDS Melhorado em diversos processos, dos quais podemos destacar: • Tratamento personalizado para cores dos mapas (rdl). • Reformulação dos Potenciais Clientes.

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6.3 RENT-A-CAR Melhorado em alguns processos, dos quais podemos destacar: • Tratamento personalizado para cores dos mapas (rdl). 6.4 FROTAS Novo módulo de gestão, integrando um conjunto de funcionalidades que trazem uma mais-valias à gestão de oficinas e/ou de gestão de rent-a-car, permitindo: • Gestão de Viagens Registo de percursos, tempos e quilometragens. • Gestão de Sinistros Registo de acidentes automóveis. • Gestão / Imputação de custos/proveitos Ligação entre viagens e documentos da Gestão Comercial (compras/custos e/ou vendas/proveitos) com os valores a imputar • Consultas de análise de resultados Totais, valores médios, gestão de frotas e gráficos.

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6.5 FLEXIBILIZAÇÃO DE ENTIDADES As novas regras de gestão das informações de entidades, nos movimentos dos diversos módulos do ERP, foram aplicadas aos movimentos que compõem estes módulos, nomeadamente: • Oficinas Ordens de Reparação e Documentos de Entrega, bem como aos documentos de facturação gerados a partir destes processos. • Stands Documentos do processo e documentos de facturação gerados a partir destes. • Rent-A-Car. Documentos do processo de Aluguer e documentos de facturação gerados a partir destes. 6.6 INTEGRAÇÃO COM O MÓDULO DE CONTRATOS Decorrente da implementação do módulo de Contratos, foram efectuados alguns incrementos e ajustes aos processos do módulo de oficinas, nomeadamente: • Possibilidade de indicação do tipo de pagador contrato • Geração de documentos de Consumos, a partir dos documentos de entrega e facturação

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7 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Os acréscimos funcionais integrados neste pacote aplicacional, tiveram como principais objectivos: • Suprimir necessidades adicionais ao nível do processamento de salários; • Complementar a Gestão de Recursos Humanos com dois novos módulos, nas áreas de

o Segurança e Saúde no Trabalho; o Formação; 7.1 MELHORIAS AO PROCESSAMENTO DE SALÁRIOS: Foram introduzidas melhorias e novas funcionalidades na área de gestão e processamento dos salários, de onde podemos enumerar:

• Autonomização dos Recibos • Emissão de Recibos em diversos pontos • Envio de email para os modelos oficiais com possibilidade de adicionar Anexos • Relatório Único: Anexos C, D com possibilidade de recalcular os valores a partir do respectivo módulo ( Formação ou SST ); • Marcação de feriados globais e por estabelecimento • Novas tabelas com possibilidade de Importação/Exportação por ficheiro XML • Extensão das opções do Utilitário Alterações Gerais • Ligação ao Relógio de Ponto

o Registo do Histórico de Importação e possibilidade de Agendamento automático da importação do ficheiro 7.2 SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO: Novo módulo que permite gerir os processos de Segurança e Saúde dos colaboradores da empresa, através da gestão de: • Agendamento de Acções Médicas

o Tipos de Acções o Resultados de Acções o Profissionais de Saúde e Segurança o Entidades Prestadoras de Serviços

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o Fecho da Acção Médica e Acções de Funcionários • Registo de Factores de Risco • Registo de Factores de Risco de Doenças • Registo de Acidentes de Trabalho 7.3 FORMAÇÃO Novo módulo que permite gerir as necessidades de formação dos colaboradores da empresa, bem como as acções de formação promovidas. Este novo módulo disponibiliza diversas funcionalidades, das quais destacamos: • Agendamento de acções de formação

o Registo de cursos o Competências de cursos o Entidades formadoras

• Registo e gestão de competências de funcionários o Competências / cursos em falta e adquiridas

• Registo de necessidades de formação o Cursos necessários

� Sugestão de cursos mediante as necessidades de competências / cursos dos funcionários o Funcionários com necessidades de formação

� Sugestão de cursos mediante as necessidades de competências / cursos dos funcionários; • Geração de sessões para as acções de formação • Fecho de acções de formação, com actualização do registo histórico das formações de cada funcionário inscrito

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8 PRODUTO DE APOIO PÓS VENDA (APV) Este produto tem como objectivo ser a principal ferramenta de apoio à gestão de empresas, cuja principal actividade é a prestação de serviços de assistência técnica e de reparação de equipamentos (hardware), e de forma totalmente integrada com o restante ERP eticadata. A gestão de equipamentos, pedidos de apoio, orçamentos de reparação, reparações, RMAs, encomendas, facturação, actividades e base de dados de conhecimento são as principais funcionalidades desta plataforma. 8.1 GESTÃO DE EQUIPAMENTOS Entidade central do processo de Assistências, permite gerir: • Historial de reparações • Historial de situações e localizações • Informação da compra e/ou da venda do equipamento • Garantias • Controlo de componentes 8.2 GESTÃO DE PEDIDOS DE APOIO / ASSISTÊNCIA Registo de um pedido de apoio ou reparação, relativo a determinado equipamento, o qual permite indicar: • Tipificação do problema: tipo, assunto, gravidade, nível de SLA. • Lista de verificação: para o caso da recepção de equipamentos. • Lista de intervenção: para registo dos pedidos do cliente. • Possibilidade de geração de documento caução: adiantamento inicial para se iniciar orçamentação ou reparação do equipamento. • Criação de actividades (ocupações de tempo) associadas á prestação da assistência.

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8.3 GESTÃO DE ORÇAMENTOS DE REPARAÇÃO Movimento de orçamentação de uma reparação, permitindo indicar serviços e materiais/peças que vão ser necessárias á reparação do equipamento: • Importa características do Pedido de Apoio. • Inclusão de serviços internos e/ou serviços externos. • Inclusão de materiais/peças. • Fornece totalizadores por tipos de pagadores: cliente, garantia, interno, contrato. 8.4 GESTÃO DAS REPARAÇÕES Movimento de efectivo de reparação permitindo: • Importa características do Orçamento de reparação. • Gestão de movimentos de stock • Criação e manutenção de ligações a encomendas de materiais. • Gestão de RMAs • Possibilidade de geração de documento de adiantamento (pré-liquidação da reparação) até ao valor total da reparação do equipamento. 8.5 GESTÃO DE ENTREGAS DE EQUIPAMENTOS REPARADOS E FACTURAÇÃO Interface de facturação que liga os movimentos de reparação aos respectivos documentos de facturação, permitindo: • Geração de documentos de venda por tipo de pagador • Atribuição dos custo á empresa (interno) • Atribuição da reparação a um contrato (caso esteja activo/válido) 8.6 GESTÃO DA BASE DE DADOS DE CONHECIMENTO Pesquisa de soluções previamente utilizadas em problemas semelhantes, recorrendo aos registos efectuados para reparação ou assistências anteriores.

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8.7 GESTÃO DE RMA’S Controlo de envio e recepção de equipamentos e/ou componentes ao fornecedor! 8.8 GESTÃO DE ENCOMENDAS DE MATERIAIS Capacidade de registo de necessidades, criação e controlo de encomendas, que são despoletadas com base na falta de stock para responder às necessidades de determinadas reparações. 8.9 CONTACTOS E ACTIVIDADES – INTEGRAÇÃO COM O MÓDULO ERM Integração total com o novo módulo de gestão de Contactos e Actividades (ERM) do ERP, quer na gestão das informações de contactos dos clientes e entidades com pedidos de assistência, quer na gestão da agenda de actividades, decorrentes dos pedidos de apoio. 8.10 REPARAÇÕES EM CONTRATO – INTEGRAÇÃO COM MÓDULO DE CONTRATOS Integração total com o novo módulo de gestão de Contratos, permitindo a indexação de determinadas reparações, aos contratos existentes para os equipamentos em reparação, ou para suporte às assistências solicitadas.

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9 ERM – ENTITY RELATIONSHIP MANAGEMENT Esta plataforma tem o objectivo de gerir as principais actividades de uma empresa para com os seus clientes de uma forma simples e integradas com o ERP eticadata. A gestão de contactos, clientes em potencial, oportunidades, actividades são as principais funcionalidades desta plataforma. 9.1 CONTACTOS A informação relativa a contactos está presente na maioria das entidades do ERP eticadata. Com este novo módulo, unificou-se a gestão de contactos, passando a suportar a gestão dos contactos de qualquer dos tipos de entidades previstos. As Entidades às quais é possível desde já associar contactos são: • Clientes ( Principal e moradas alternativas ) • Fornecedores ( Principal e moradas alternativas ) • Outros credores • Outros Devedores • Vendedores • Técnicos • Funcionários • Armazéns • Bancos • Locadoras • Operadores • Estabelecimentos de Ensino Além das entidades acima referidas é possível introduzir contactos sem nenhuma associação a qualquer tipo de entidade.

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9.2 CLIENTES EM POTENCIAL / OPORTUNIDADES Os clientes em potencial e as oportunidades apesar de serem registos diferentes, possuem informação muito semelhante, e por isso este novo módulo trata-as numa só entidade do sistema. Os clientes em potencial podem transitar para oportunidades, dando seguimento desta forma ao processo natural do fluxo de vendas. As oportunidades permitem a associação de estados, os quais são definidos pela organização, no sentido de dinamizar o seu próprio processo de vendas. As transições de estados são registadas sobre forma de histórico, de modo a permitir a geração do “pipeline” de vendas (“funil” de vendas), muito útil para auxiliar a tomada de decisão no seio das organizações. 9.3 ACTIVIDADES Este novo módulo pretende auxiliar as empresas na sua organização interna, permitindo o registo das actividades diárias ou futuras, organizando assim a agenda das actividades dos seus utilizadores e departamentos. Todas as actividades são passíveis de ser agendadas, podendo ser mapeadas no calendário / agenda, caso o utilizador assim o pretenda. As actividades são classificadas conforma a sua natureza em: • Telefonema ou fax • Email, Carta, IM ("imediate message") • Compromisso / Reunião • Tarefa • Intervenção de Oficinas • Intervenção de Assistências

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9.4 AGENDA A agenda dispõe de uma forma gráfica, todas as actividades de um utilizador ou um departamento, no calendário. O agendamento de actividades tem de ser feito por utilizador ou departamento, conforme as permissões definidas. No âmbito das funcionalidades de agendamento, passa a ser possível o agendamento de actividades, na sequência do registo de movimentos ou operações no ERP. Como exemplo disso passa a ser possível ( manualmente ), ao registar um documento de venda, agendar um contacto telefónico com um contacto do cliente correspondente, na data de vencimentos ( ou em qualquer outra data ).

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10 GESTÃO DE OBRAS E PROJECTOS (GOP) Este produto destina-se a empresas que pretendam elaborar orçamentos complexos, a fim de determinar os custos e proveitos inerentes à execução de determinado projecto, bem como avaliar da viabilidade desses projectos. Por outro lado, permitirá acompanhar a execução dos projectos, facilitando a alocação e gestão dos recursos, e avaliar proactivamente o desenrolar da execução, denunciando desvios sobre o planeado. 10.1 ORÇAMENTOS Neste âmbito, o módulo permite: • Disposição das tarefas num Articulado • Importação do articulado / tarefas a partir de ficheiro Excel • Definição de perfis de importação • Definição dos custos e recursos via folha de rendimento • Possibilidade de atribuição de valores resultantes de fórmulas elaboradas através do Editor de Fórmulas, com suporte a variáveis e textos descritivos 10.2 GESTÃO E CONTROLO DE EXECUÇÃO No âmbito do apoio ao controlo de execução dos projectos, foram preparadas as seguintes funcionalidades: • Elaboração de Autos de Medição

o Possibilidade de atribuição de valores resultantes de fórmulas elaboradas através do Editor de Fórmulas, com suporte a variáveis e textos descritivos • Identificação de trabalhos

o Executados o Acrescidos durante a execução (a mais) o Declinados durante a execução (a menos)

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10.3 GESTÃO DE CUSTOS Para gestão dos custos dos projectos, foram preparadas as seguintes funcionalidades: • Atribuição dos recursos às tarefas

o Possibilidade de atribuição de valores resultantes de fórmulas elaboradas através do Editor de Fórmulas, com suporte a textos descritivos • Visualização dos custos e recursos alocados • Identificação dos desvios em valores e quantidades

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11 GESTÃO HOTELEIRA (SUITE) Este produto destina-se ao apoio na gestão espaços de hotelaria, dando possibilidade de gestão de diversos serviços prestados aos hóspedes. 11.1 GESTÃO DE ALOJAMENTOS E SERVIÇOS No âmbito da gestão de espaços de alojamento e serviços disponível, podem enumerar-se as seguintes funcionalidades integradas: • Espaços organizados hierarquicamente por

o Blocos o Pisos o Nº de Alojamento / quarto / suite

• Assistente de criação de alojamentos e extras em lote. • Serviços disponíveis, com estrutura hierárquica por

o Grupo o Serviço / encargo 11.2 GESTÃO DE RESERVAS No âmbito da gestão de reservas, podem enumerar-se as seguintes funcionalidades integradas:

• Reservas individuais e de grupo • Interface com Cartão de cidadão, aquisição automática de dados. • Visualização detalhada de disponibilidades de alojamentos por período e por tipo, com discriminação de quartos

o Ocupados, Fora de Serviço, Allotment, Em Opção, Livres, Overbooking e em Lista de espera. • Reservas com estados

o Reserva, Check-In, Check-Out, Pendente de confirmação, Lista de espera, Overbooking, Cancelada.

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• Rooming List – com possibilidade de emparelhamentos rápidos. • Check-In e Check-Out de Grupo. • Atribuição automática de alojamentos a um conjunto de reservas em função de filtros e critérios definidos pelo utilizador • Atribuição e gestão de extras, como p.e.

o SPA, garagem, cama extra, etc. • Atribuição automática das preferências do hóspede, tais como

o Fumador, vista para o mar, quarto preferido, etc. • Definição de regras de facturação

o Determina como é feita a repartição dos encargos entre o hóspede e a entidade que efectuou a reserva • Definição de regras de reencaminhamento de encargos entre reservas

o Possibilidade de encaminhar os consumos de determinado quarto para outra reserva, entre outras. • Preços diferenciados por períodos dentro da mesma reserva. • Introdução de preço manual que se sobrepõe às definições dos preçários. • Planning de reservas

o Visualização gráfica do estado dos quartos • Pesquisa de reservas por

o Número, alojamento, voucher, nome entidade, documento de identificação, e outros • Serviços de governantas automaticamente associados à reserva e nos dias parametrizados

o P.e.: fruta à entrada, muda de lençóis diários, etc. • Mapa de Refeições e respectivos dias

o Pequeno-almoço, almoço e jantar • Nível de Overbooking parametrizável.

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11.3 TABELAS DE PREÇOS Relativamente à gestão de preçários dos serviços, foram integradas as seguintes funcionalidades: • Tabela base - Rack. Criação de novas tabelas de preços baseadas numa percentagem dos valores da tabela Rack. • Visualização gráfica do calendário anual com os vários períodos (épocas), eventos, feriados e períodos de inactividade diferenciados por cores. • Definição de preços para as categorias de alojamento, encargos e diárias. Definição de preços para adultos e para crianças (até 3 grupos etários). • Possibilidade de criar tabelas exclusivas para contratos celebrados com entidades. 11.4 CARDEX DE ENTIDADES O produto integra funcionalidades relacionadas com o Cardex de entidades, tais como: • Possibilidade de definição de Regras de Facturação para as entidades. • Atribuição da tabela de preços por defeito, desconto, quarto, entre outras • Visualização de reservas passadas e futuras. • Definição de mensagens de avisos para as acções de Reserva, Check-In, Check-Out e Facturação. • Entidades com opções de Lista Negra, como pedido de pré-pagamento ou se pode efectuar reserva. • Introdução de dados a partir do Cartão de Cidadão. 11.5 CONTRATOS O produto integra funcionalidades específicas de gestão de contratos no âmbito da hotelaria, permitindo: • A possibilidade de estabelecer acordos de allotments com preços diferenciados com ou sem quantidades • A exploração de análises de contratos. • Alertas para os períodos de realese.

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11.6 NIGHT-AUDIT No âmbito da gestão do Night-Audit, é possível com este produto: • Diagnóstico e aviso de situações anómalas

o Reservas com Check-In ou Check-Out por realizar, Controlo de limite de crédito com para Botões de atalho para correcção imediata rápida das incoerências detectadas. • Lançamento automático das diárias e outros encargos nas contas das reservas. • Impressão automática dos mapas seleccionados pelo utilizador. Possibilidade de construir e acrescentar novos mapas. 11.7 FACTURAÇÃO E CHECK-OUT Nas operações de Check-Out e facturação, é possível: • Criação, lançamento e transferências de movimentos nas contas da reserva. • Lançamento de encargos em bloco para várias reservas. • Facturação agrupada ou discriminada. • Pagamento em moedas alternativas. • Possibilidade de impressão das contas detalhadas ou com descritivos. • Possibilidade de efectuar Night-Audit especial para as saídas antecipadas. • Possibilidade de registar despesas nos alojamentos através do Gourmet e POS • Integração online com o ERP.

o Facturação / Stocks / Contas correntes / Contabilidade / Tesouraria 11.8 EXPLORAÇÕES E LISTAGENS Em termos de análises e reporting de valores, o produto permite: • Conjunto completo de listagens e mapas com exportação para os formatos mais comuns. • Memorização dos critérios de filtragem definidos pelo utilizador. • Possibilidade de acesso aos registos, a partir da consulta, permitindo ver os detalhes do mesmo

o Factura, Cliente, etc… • Mapas oficiais previstos:

o SEF, INE, DGT, IVA e SAF-T.

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• Mapas de gestão • Bookings de análise

o Booking Position, Booking Mensal, etc. • Plannings de análise

o Planning de disponibilidades, ocupação, etc.

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12 EPORTALS Este produto destina-se a dar possibilidade às organizações, de publicar conteúdos na internet, sejam eles de natureza generalista ou relacionados com a sua própria actividade. De forma a organizar os conceitos, aa descrição do produto está dividido em três partes: • Gestão de Conteúdos, • Gestão de Entidades que interagem com o ERP • Alterações introduzidas no ERP. 12.1 GESTÃO DE CONTEÚDOS A Gestão de conteúdos engloba um conjunto de funcionalidades que permite a qualquer pessoa, criar, editar, gerir e publicar qualquer tipo de conteúdo numa plataforma Web. Usamos como base uma plataforma Open Source ( mojoPortal ) para a gestão de conteúdos “base”. O Projecto Eportals é uma plataforma que permite manipular os seguintes conteúdos:

• Administrar Web Sites, Painel de Controlo com diversas configurações para gerir um Portal Corporativo • Fórum, ferramenta disponibilizada para promover debates sobre diversos temas. • Blog, ferramenta para disponibilizar conteúdos informativos nomeadamente noticias, textos, excertos, etc. Esta ferramenta pode ser utilizada directamente através do Portal Corporativo ou então através do Windows Live Writer para aceder a todas as funcionalidades de edição do Microsoft Word. • Possibilidade de expor os conteúdos do Blog em Fedds RSS. • Possibilidade de definir mecanismo de Workflow dos conteúdos criados, Entidade que edita conteúdos e outra entidade que Aprova o respectivo conteúdo. • NewsLetters, mecanismo de distribuição de informações para diversos utilizadores, essencial para disponibilizar promoções, campanhas de publicidade, etc. • Partilha de Documentos, ferramenta para disponibilizar qualquer tipo de ficheiro entre utilizadores. Sistema de Pasta normalmente utilizado em qualquer Gestor de Ficheiros. • Estes ficheiros ficam devidamente protegidos conforme as regras de visualização aplicadas à paginas em que está disponível este componente.

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• Galeria de Imagens, ferramenta para disponibilizar a consulta de uma galeria de imagens disponíveis no servidor. • HTML WYSIWYG, ferramenta para criação e edição de conteúdos em formato de texto e ou HTML. Disponibiliza diversas ferramentas através de um toolbar. Esta toolbar pode ser configurada. • Visualização Feeds RSS, ferramenta para visualização de conteúdos externos vindos através de feeds RSS. • GuestBook, livro para os utilizadores deixarem as suas opiniões, pedidos de contacto, sugestões, etc. • Questionário, ferramenta para os utilizadores criarem os seus questionários. Possibilita a criação de questionários com diversos tipos de resposta:

o Texto corrido o Opções o Sim / Não o Resposta Obrigatório / Facultativa

• FAQ´S, ferramenta para exposição de bases de conhecimento e partilha de informações para resolução de problemas e ou actividades. • Multimédia Player, ferramenta para disponibilizar um leitor multimédia. Esta ferramenta lê conteúdos áudio e vídeo disponíveis no servidor. • Votações, ferramenta para disponibilizar votações sobre uma determinada área. • ShareThis, formulário para partilhar a página em questão com outros utilizadores. • Calendário de Eventos, ferramenta para disponibilizar uma agenda com data de actividades. • Estatísticas do Site, ferramenta que disponibiliza um conjunto de informações relativas aos acessos e visualização dos conteúdos. • Formulário de Contacto, ferramenta para disponibilizar um formulário para que os utilizadores enviem as suas questões ao administrador do Site. • Leitor XML / XSLT, ferramenta para exposição de ficheiros XML formatados com estilos. • WebPart, ferramenta para instalar WebParts externas. • Templates, conteúdos pré-definidos, nomeadamente conteúdos HTML, Emails e Estilos CSS • Themes, ferramenta para edição e selecção de themes dos sites criados. • Gestor de Ficheiros, ferramenta para gerir ficheiros do Servidor • Gestor de URL, ferramenta para gerir URL’s do Portal

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12.2 API’S A plataforma disponibiliza a integração com diversas Api’s, tais como: • JanRain, ferramenta de autenticação via OpenID de diversas redes sociais entre outros • Facebook, visualização de Perfis, partilha de conteúdos, mecanismo de autenticação • Twiter, visualização de Perfis, partilha de conteúdos, mecanismo de autenticação, Twiter Search • Flickr, visualização de Imagens • Google, disponibilização dos Mapas (Google Maps),Relatórios (Google Analitics). • Bing, disponibilização dos Mapas (Bing Maps) • Windows Live, disponibiliza ferramentas para chat e trocas de mensagens com os utilizadores • Windows Live Writer, ferramenta para edição e publicação de conteúdos nos blogues dos sites • Woopra, ferramenta para disponibilizar reports de utilização do Site (Necessita de Licença) • IntenseDatabase, ferramenta para disponibilizar comentários real time chat, integração redes sociais • Disqus, ferramenta para disponibilizar comentários, real time chat, integração redes sociais • AddThis.com, ferramenta para partilha de conteúdos em diversos sites e Serviços disponibilizados por este componente 12.3 CONTEÚDOS ETICADATA Os conteúdos Eticadata são ferramentas que permite disponibilizar informações aos seus Clientes e ou funcionários que através de mecanismos de sincronização conseguem obter e enviar informações relevantes na execução da sua actividade. Os conteúdos Eticadata estão disponíveis através de módulos totalmente personalizáveis e de fácil instalação.

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12.3.1 MÓDULO GESTÃO COMERCIAL Este módulo tem como principal objectivo disponibilizar informações meramente de consulta para os Clientes da Empresa. São apresentadas algumas dessas funcionalidades: • Dashboard Conta Corrente • Listagem Pendentes • Histórico • Perfil • Contactos • Documentos (Geral / Detalhes)

o Venda o Liquidações o Encomendas 12.3.2 MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS Neste módulo o objectivo é dispor aos funcionários da empresa em causa que não lidam directamente com o ERP um conjunto de requisitos básicos. De seguida são apresentadas alguns desses requisitos:

• Consulta Plano de Férias • Submissão Plano de Férias • Consulta Faltas • Registo de Faltas • Justificação de Faltas • Consulta Despesas/Deslocações • Registo Despesas/Deslocações • Consulta Processamentos • Acesso Documentos (Recibos, Declaração Rendimentos…) (Configurado no ERP)

o Confirmação de Download (Funcionalidade) • Gestor Funcionários

o Responsável pela Gestão de Processos (Workflow de Aprovações)

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12.3.3 MÓDULO DE GESTÃO DE OFICINAS (AUTOGEST) Neste módulo os Clientes têm à disponibilidade as seguintes operações: • Agendamento Serviços • Consulta Reparação • Consultar Orçamento • Aprovação Orçamento (Aprovar / Rejeitar) • Consulta Plano Manutenção Viaturas (Especifica / Modelo) • Consulta Viaturas (Detalhes / Componentes) • Histórico Reparações 12.3.4 MÓDULO DE SINCRONIZAÇÃO Este módulo tem como principal funcionalidade garantir a coerência e a troca de informação entre ambos os Sistemas ERP e Portal. Pretende detectar as alterações ocorridas nas plataformas, analisar possíveis conflitos e reproduzir as respectivas alterações nas plataformas.

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12.4 ACRÉSCIMOS AO ERP Por forma a tornar o projecto Eportals totalmente autónomo e tendo possibilidade de sincronização com o ERP Eticadata, foram implementadas uma série de alterações sobre as entidades do ERP, que são espelhadas para o Portal Corporativo. Além disso, O ERP foi dotado da capacidade de publicar o Portal Corporativo num determinado domínio pré-configurado. 12.4.1 CONFIGURADOR EPORTALS O configurador Eportals permite ao administrador da aplicação definir um conjunto de parâmetros base, bem como definir quais os módulos que pretende incluir no Portal Corporativo. Esta configuração permite definir as seguintes parâmetros: • URL de Publicação do Portal • Definição de Módulos a instalar • Calendarização dos Mecanismo de Sincronização • Definição de Acessos e Responsabilidades • Informações específicas da Empresa • Conteúdos a gerar automaticamente • Publicação do Portal. Neste configurador é possível definir diversos Portais. Para cada Portal é possível consultar relatórios de acessos dos seus utilizadores. Ao longo do tempo vão surgindo actualizações ou até mesmo novos módulos, que podem ser adicionados às configurações já existentes.

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12.4.2 EDIÇÃO DE FUNCIONÁRIOS Na edição de funcionários foi acrescido um novo separador “Eportals”, onde é possível: • Identificar se o funcionário tem ou não acesso aos Portais Corporativos da Empresa, • Consultar acessos 12.4.3 EDIÇÃO DE CLIENTES Na edição de Clientes foi acrescido novo separador “Eportals”, onde é possível identificar: • Se o Cliente tem ou não acesso aos Portais Corporativos da Empresa, • Consultar acessos,

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13 REQUISITOS MÍNIMOS DE FUNCIONAMENTO: 13.1 HARDWARE Servidor - Intel Core i5 (ou equivalente) - 4 GB RAM - Rede 100 Mbps - 2 GB de disco (livres para a instalação do produto) Posto de trabalho ou instalação monoposto - Intel Pentium 2.5GHz ou superior - 2 GB RAM - Rede 100 Mbps (posto de trabalho) - 2 GB de disco (livres para a instalação do produto) 13.2 SOFTWARE Servidor - Windows Server 2003 ou superior - Microsoft SQL Server 2005 ou superior - Microsoft Reporting Services 2008 R2 (opcional) Posto de trabalho ou instalação monoposto - Microsoft Windows XP pro SP3 - Microsoft Windows Vista Business ou superior - Internet Explorer 8 ou superior