DICAS PARA ORGANIZARO SEU LOCAL DE TRABALHO

OS 5 S

• Seiri - Organização e utilização;• Seiton – Arrumação e ordenação;• Seisõ - Limpeza;• Seiketsu – Padronização e saúde;• Shitsuke - Autodisciplina.

Qual ou quais as razões, que leva as pessoas a adiar?Qual(ais) se aplica(m) a si?

• Desorganização;• Desejo de evitar tarefas desagradáveis;• Medo de falhar;• Medo do sucesso e suas implicações;• Não saber por onde começar;• Perfeccionismo;• Falta de confiança;• Medo de mudança;• Medo de rejeição;• A tarefa parece ser tão difícil e ocupa demasiado tempo;• Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho.

Como (re)organizar o seu local de trabalho

• 1.º (RE)ORGANIZAR A MESA DE TRABALHO

• 2.º USE O LIXO!

• 3.º DANDO ORDENS PARA AS PENDÊNCIAS

• 4.º FAÇA A DISTINÇÃO ENTRE OS OBJETOS

• 5.º PERSISTÊNCIA!

Objectivos dos Serviços

• Rentabilidade positiva;• Satisfação dos cidadãos;• Qualidade dos serviços;• Saúde dos empregados.

• Comece cedo

• Arrume sua mesa

Comece por estabelecer uma área de trabalho. Defina onde cada coisa vai ficar:

- Computador;

- Porta canetas;

- O telefone;

- Enfeites de mesa;

- Papéis, livros.

• Organize-se / Limpeza

Escolha o dia da semana para o fazer e FAÇA-O

• Elimine tudo o que não estiver a usar:

– Arquive o que já foi resolvido;

– Evite acumular papéis.

Todos os objetos devem ter o seu devido lugar e sempre que forem utilizados devem voltar para o local original;

Para garantir produtividade:

• 1) Tenha uma agenda;

• 2) Chegou, resolva e arquive;

• 3) Precisa resolver mais tarde? Separe, vá resolvendo e arquive;

• 4) Crie uma caixa de entrada;

• 5) Despache;

• 6) Evite comer no seu local de trabalho;

• 7) 10 minutos antes de sair, olhe para sua mesa e faça uma rápida

organização, quando chegar no dia seguinte, tudo estará no lugar.

• Enfeites de mesa

Para não correr riscos, prefira objetos simples

Higiene e segurança no Trabalho

Ergonomia• Concepção de Espaço de Trabalho;• Postura;• Cadeiras;• Trabalho com visores;• Iluminação;• Ruído;• Vibrações;• Radiações;• Espaço de circulação;• Ambiente térmico.

Postura no trabalho

Computador

• Use a taxonomia pessoal para organizar o seu computador;• Não imprima só porque parece interessante.

Organização Pessoal

• Os e-mails, arquivos, pastas e agendas.Este método garante, maior rapidez e segurança de ter todos os dados importantes no momento em que for preciso encontrá-los.

• Portanto, organize seu Computador e seja mais produtivo!

• Existem várias formas de arquivo online. É a chamada gravação na nuvem (cloud).

• Exemplos de “cloud’s”:– iCloud;– Dropbox;– OneDrive;

Organização do trabalho

1.º Passo 2.º Passo

. O que faço na minha actividade profissional?

Os principais objectivos desta fase são:

- Clarificar todo o tipo de actividade que lhe competem;

- Tomar consciência das tarefas - de gestão e execução – com que ocupa o seu tempo de trabalho.

. Para que servem as minhas Tarefas?

. Qual a sua finalidade?

Os principais objectivos destas fase são:

- Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessários.

3.º Passo 4.º Passo

. Quem a deve fazer?

. Quem a poderá / deverá fazer?

Os principais objectivos desta fase são:

- Delegar;- Redefinir funções e responsabilidades.

. Como deverá ser realizada?

. Quais as informações ou os meios de que necessito para realizar a tarefa?

Os principais objectivos desta fase são:

- Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de informação;

- Afectar apenas os meios e as informações necessários e suficientes.

Pontos importantes para organizar o seu trabalho

• Delegue as tarefas, não tente fazer tudo sozinho, quando tem quem o possa ajudar;

• Tenha em conta a comunicação na sua equipa, para que mais facilmente se resolvam imprevistos;

• Utilize a agenda;• Adapte a tecnologia para acesso rápido e fácil;• Ordem de prioridades nas tarefas a realizar;• Aponte todos os pormenores necessários para a execução de cada tarefa

(n.ºs telefone, endereços, email, local e hora, etc.)• Deixe algum tempo para os imprevistos, alguns poderão ser prioritários;• Não esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte,

aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos, particularmente os urgentes.

ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DA ORGANIZAÇÃO

• Nas Instituições, existem objectivos organizacionais e pessoais.

• O desempenho das organizações é medido com base:– Eficácia: mede o grau em que os objectivos são realizados;– Eficiência: mede o grau em que se utiliza os recursos para realizar

os objectivos.