Planificação de uma Viagem de negócios

Cândida nº4

Planificar uma viagem de negócios é tarefa corrente de um Profissional de Secretariado e corresponde a uma análise pormenorizada de todas as hipóteses e possibilidades da acção, quer no campo da actividade profissional quer ainda, se possível, proporcionando itinerários que possam garantir uma certa satisfação pessoal.

Planificação de uma viagem

São os documentos que provam a execução dos termos do contrato, eles consistem como meio de prova e uma garantia.

Os documentos provam a existência da mercadoria, estabelecem o preço, certificam a origem, natureza, qualidade e quantidade, comprovam a expedição, dão direito ao valor desta em caso de sinistro, etc.

Importância e a função dos documentos

Muitas vezes o Profissional de Secretariado tem de recolher documentação junto das Agências de Viagem, Estações de Caminho de ferro, Automóvel Clube de Portugal.

Meios de transporte

Depois de ter escolhido o meio de transporte, compete ao Profissional de Secretariado fazer a respectiva reserva de bilhete sem se esquecer de analisar também as vantagens e inconvenientes de cada uma das modalidades: Simples; Ida e volta; Combinado.

Reserva de bilhete

Na altura do embarque ou na passagem de fronteiras é sempre exigida a apresentação de documentos de identificação e passaporte.

Sempre que esse prazo tenha sido ultrapassado, deve proceder á sua renovação dirigindo-se, para isso, a uma agência.

Passaporte

È preciso, pois, “assegurar” a reparação dos prejuízos sofridos e por isso fazem-se os Seguros de Viagem. È preenchida uma Proposta de Seguro, e o Segurador, mediante o pagamento, entrega ao Segurado uma Apólice de Seguro e o Recibo do Prémio, que vão permitir, em caso de acidente a cobertura de todos os riscos que foram previstos no Contrato.

Seguro de viagem

Todo o movimento bancário deve ser efectuado com uma certa antecedência.

É possível comprar moeda que não esteja oficialmente cotada. Geralmente, para moeda não incluídas nas tarefas de negociações, os preços são calculados através das cotações estrangeiras.

A moeda

Torna-se uma extrema importância a escolha de instalações confortáveis que permitam o máximo rendimento de trabalho e também um merecido repouso.

Numa cidade desconhecida, ou praticamente desconhecida, é importante o “conforto” de um bom quarto. Uma falha neste sentido pode atingir graves repercussões.

Marcação de hotel

Compete ao Profissional de secretariado estabelecer contactos telefónicos e por escrito com todas as empresas a visitar, solicitando as reactivas entrevistas.

Na carta, para além de explicitar claramente as razões de visita, deve ainda solicitar confirmação por escrito da hora e do local em que a entrevista se devera realizar.

Firmas a visitar