Processo de Compras de Almoxarifado

MELHORIAS NO PROCESSO DE

COMPRAS DE ALMOXARIFADO DA

DIMED S/A

MAICON AZEVEDO BELMONTE ()

[email protected]

IONARA RECH ()

[email protected]

ALINE VIEIRA MALANOVICZ ()

[email protected]

Resumo: ESSE TRABALHO TEM COMO OBJETIVO PROPOR UM NOVO PROCESSO

DE COMPRAS E CONTROLE DE ESTOQUE DE ALMOXARIFADO DA

DIMED S/A, E IDENTIFICAR INDICADORES DE DESEMPENHO PARA UM

MELHOR FUNCIONAMENTO DO PROCESSO, OFERECENDO EMPRESA

UM DIFERENCIAL COMMPETITIVO NO MERCADO. AS TCNICAS A

SEREM IMPLEMENTADAS TRARO MAIOR AGILIDADE,

CONFIABILIDADE E FIDEDIGNIDADE S ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

ATUALMENTE PELOS COLABORADORES NO DIA-A-DIA. SO

RESGATADOS CONCEITOS DE PROCESSOS, GESTO DE COMPRAS,

GESTO DE ESTOQUE E ALMOXARIFADO. O TRABALHO CARACTERIZA-

SE COMO UMA PESQUISA QUALITATIVA, QUE ADOTA COMO MTODO

O ESTUDO DE CASO, E UTILIZA TCNICAS DE COLETA DE DADOS

COMO ENTREVISTA SEMI-ESTRUTURADA, OBSERVAO PARTICIPANTE

E PESQUISA DOCUMENTAL. FOI REALIZADO O MAPEAMENTO POR

FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE COMPRAS E CONTROLE DE

ESTOQUE, E FOI FEITA UMA PROPOSTA DE NOVO PROCESSO PARA O

SETOR DE ALMOXARIFADO, COM SEUS INDICADORES DE

DESEMPENHO. ALM DO APERFEIOAMENTO PROPRIAMENTE DITO

DOS PROCESSOS, PODE-SE CITAR COMO RESULTADO A REFLEXO

GERADA A PARTIR A PREOCUPAO DA EMPRESA, DE QUE UMA

MUDANA NO DEVE SER REALIZADA SEM UM ESTUDO PRVIO DE

VIABILIDADE, SOB O RISCO DE TRAZER PREJUZOS A CURTO, MDIO

OU LONGO PRAZO. ASSIM, A MELHORIA DEVE SER REALIZADA

LEVANDO-SE EM CONTA A REALIDADE DA EMPRESA, DENTRO DOS

RECURSOS QUE ESTIVEREM DISPONVEIS.

Palavras-chaves: PROCESSOS, MELHORIA DE PROCESSOS, COMPRAS, CONTROLE

DE ESTOQUE, ALMOXARIFADO.

XVIII SIMPSIO DE ENGENHARIA DE PRODUO Gesto de projetos e Engenharia de produo

Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2010

2

IMPROVING WAREHOUSE

PURCHASING PROCESS AT DIMED S/A

Abstract: THIS PAPER DESCRIBES A NEW PURCHASING PROCESS AND

WAREHOUSE INVENTORY CONTROL PROPOSED FOR DIMED S/A. IT

ALSO IDENTIFIES PERFORMANCE INDICATORS OF A PROCESS

IMPROVEMENT, PROVIDING THE FIRM WITH A COMPETITIVE

DIFFERENTIATING ON THE MARKET. IIMPLEMENTED TECHNIQUES

SHOULD BRING AGILITY, CONFIABILITY AND FIDEDIGNITY TO THE

ACTIVITIES CURRENTLY DEVELOPED BY THE EMPLOYEES. CONCEPTS

ABOUT PROCESSES, PURCHASING MANAGEMENT, INVENTORY

MANAGEMENT AND WAREHOUSE ARE PRESENTED. THIS WORK CAN

BE CHARACTERIZED AS A QUALITATIVE RESEARCH ADOPTING CASE

STUDY AS METHOD AND APPLYING DATA COLLECTING TECHNIQUES

AS SEMI-STRUCTURED INTERVIEWS, PARTICIPATING OBSERVATION,

AND DOCUMENTAL RESEARCH. A MAPPING OF THE PURCHASING

AND INVENTORY CONTROL PROCESSES WAS DONE, AND WAS ALSO

PROPOSED A NEW PROCESS FOR THE WAREHOUSE AREA PROVIDED

WITH PERFORMANCE INDICATORS. AS RESULTS, CAN BE CITED THE

PROCESS IMPROVEMENT ITSELF, AND A REFLECTION ABOUT

ORGANIZATIONAL CHANGING: IT MUST BE DONE AFTER A WELL-

DONE VIABILITY STUDY, WITHOUT WHICH THE FIRM TAKES A

SERIOUS RISK OF LOSTS AT SHORT-, MEDIUM- OR LONG-TIME. THUS,

IMPROVEMENTS SHOULD BE DONE TAKING INTO ACCOUNT THE

FIRMS REALITY, LIMITED BY ITS AVAILABLE RESOURCES.

Keyword: PROCESSES, IMPROVING PROCESSES, PURCHASING, INVENTORY

CONTROL, WAREHOUSE.



3

1. Introduo

Os tempos atuais exigem o mximo de otimizao possvel dos servios das empresas

para que se mantenham competitivas em um mercado cada vez mais acirrado. Assim sendo,

os fatores que podem influenciar nos resultados das empresas devem ser explorados com o

mximo de criatividade e inteligncia possvel. Apesar de a literatura discutir o papel

estratgico que a rea de compras vem assumindo nas organizaes desde 1990, pouco se

falou sobre a estrutura e os processos de compras, bem como o perfil dos profissionais que

atuam na rea, compradores ou no (LIMA, 2004).

Com o passar do tempo, os processos de compras se tornaram mais complexos e

dependentes de atores comprometidos e conscientes do seu papel. O setor de compras, muitas

vezes, considerado estratgico para as empresas continuarem em posies de destaque no

mercado de atuao. O controle de estoque pode ser realizado pela rea de compras, e

percebe-se que altos nveis de estoque podem acarretar altos custos de manuteno. Esses

altos custos so atribudos ao excesso de estoque, despesas com espao fsico, almoxarifado e

pessoal. Por outro lado, baixos nveis de estoque podem acarretar prejuzo ou parada na

produo das empresas, o que gera reclamaes de seus clientes. Por isso necessrio manter

processos muito bem definidos e executados de maneira correta e eficiente.

Com o processo de compras definido, pode-se ter controle gerencial de indicadores de

desempenho, como o percentual de pedidos em atraso, aumento ou diminuio da carteira de

fornecedores, tempo mdio para fornecimento de cada produto (lead time), prazo mdio de

condies de pagamento das compras efetuadas. E com o processo de compras automatizado

desde a necessidade de reposio do estoque, cotaes para o processo de compra, escolha do

fornecedor, emisso da ordem de compra e conferncia do recebimento do pedido, diminuem-

se eventuais erros nos pedidos de compras, e se pode ter um estoque com menos falta, com

controle dos preos praticado pelos fornecedores e maior transparncia com a empresa.

E pode contribuir para a reduo de custos e o alinhamento no processo de compras

gerando uma melhor capacidade de tomada de deciso nas compras, dispondo de informaes

importantes e corretas para a realizao da compra e o fornecimento dos suprimentos. Enfim,

atravs desses novos processos, possvel obter um melhor controle de estoque, nos preos

praticados pelos fornecedores e no controle efetivo do material que ser recebido, o que

contribui para uma melhora efetiva no fornecimento dos produtos e satisfao dos solicitantes.

Considerando todos esses benefcios, esta pesquisa tem como objetivo propor um novo

Processo de Compras e Controle de Estoque de Almoxarifado da empresa Dimed, o que

envolve Mapear o atual processo de compras e controle de estoque; Identificar pontos de

melhorias no processo atual; e Identificar indicadores de desempenho para o novo processo.

2. Processos

Almeida (2002) define processo como o conjunto de recursos (humanos e materiais)

dedicados s atividades necessrias produo de um resultado final especfico, independente de

relacionamento hierrquico. J para Gonalves (2000), processo qualquer atividade ou conjunto

de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente especfico.

Entender como funcionam os processos importante para determinar como gerenci-

los para a obteno de resultados timos (HARRINGTON, 1993). A gesto por processos



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difere da gesto por funes tradicional em vrios pontos: emprega objetivos externos; os

empregados e recursos so agrupados pra produzir um trabalho completo; e a informao

segue direto para onde necessria, sem filtro de hierarquia (RUMMLER; BRACHE, 1994).

Os indicadores de desempenho so definidos por Rummler e Brache (1994) como

medidas necessrias para os gerentes poderem: Comunicar especificamente as expectativas do

desempenho aos subordinados; Saber o que est acontecendo em suas organizaes;

Identificar falhas de desempenho que poderiam ser analisadas e eliminadas; Fornecer

feedback que compare o desempenho a um padro; Identificar o desempenho que deve ser

recompensado; Saber especificamente o que espera deles; Monitorar seu prprio desempenho

e gerar seu prprio feedback; e Identificar as reas de aperfeioamento de desempenho.

2.1 Processo de Compras

A gesto da aquisio assume papel verdadeiramente estratgico nos negcios de hoje

em face do volume de recursos, principalmente financeiros (ARNOLD, 1999). Para Baily et

al. (2000, p.16) a compra vista pela organizao bem-sucedida de hoje como uma atividade de importncia estratgica considervel, devido sua capacidade de afetar a qualidade e entrega de produtos ou servios. Sua finalidade suprir a empresa com os materiais ou

servios necessrios, em quantidade e qualidade certa, a preo adequado, e no momento certo.

Baily et al. (2000) afirmam que, atualmente, os sistemas de software integrados tm mudado

radicalmente a rea de compras. Hoje raramente as transaes simples so baseadas em papel.

Entre os procedimentos mais utilizados para o bom funcionamento das operaes do

sistema de compras, podem ser citados (VIANA, 2000): Solicitao ou Requisio de

Compras, pela qual a empresa ou um colaborador manifesta necessidade de comprar um item

para uso em benefcio da empresa (MARTINS; ALT, 2006); Cotaes, ou registro do preo

obtido de uma oferta de venda de diversos fornecedores em relao ao material que teve sua

compra solicitada ( usual efetuar cotaes com pelo menos trs fornecedores) (DIAS, 1993);

Pedido de Compra, um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar

fielmente todas as condies em que foi feita a negociao; e Follow-up, ou acompanhamento

dos pedidos de todas as compras realizadas, evitando atrasos nas entregas (DIAS, 1995).

2.1 Processo de Gesto de Estoque

Cada vez mais se atribui importncia gesto de estoques como elemento fundamental

para reduo e controle de custos e melhoria do nvel de servio prestado pela empresa. Os

estoques aparecem na cadeia de valor sob diversas formas (matrias primas, produtos em

processamento e produtos acabados), como apresenta Wanke (2003). Para Dias (1993, p.23),

o objetivo da gesto de estoques otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido. Isso permite ao gestor saber se os estoques esto sendo bem utilizados, bem localizados em

relao aos setores que os utilizam, bem manuseados e bem controlados (MARTINS, 2002).

Para alcanar esses objetivos, Ching (2001), apresenta as seguintes funes bsicas:

Fazer o clculo do estoque mnimo, do lote de suprimento e do estoque mximo; Manter

atualizado a ficha de estoque; Replanejar os dados quando houver razes para modificaes;

Emitir solicitaes de compra quando atingir ponto de ressuprimento; Receber o material do

fornecedor; Identificar o material e armazen-lo; Conservar o material em local adequado;

Entregar o material mediante requisio; Atualizar fichas de estoque e guardar documentao

de movimentao do material; e Organizar e manter organizado o almoxarifado.

Segundo Messias (1993), o mtodo ABC de classificao de materiais, consiste em



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trs grupos, A, B e C, classificando-os de acordo com seus valores, e dando maior

importncia de controle aos materiais de maior valor monetrio (Materiais A), e menor

importncia aos de menor valor (Materiais C). Nesse mtodo, h diversos fatores de

classificao, como: Tempo de fornecimento; Volume do material; Perecibilidade; Condies

de mercado; Lote econmico; Mudana de modelos; Modificaes nos desenhos.

Quanto ao Almoxarifado, Neto e Filho (1998, p.57) o definem como o local onde se encontram os insumos necessrios sustentao do processo e do sistema produtivo, seja ele

de bens ou de servios. Barbieri e Machiline (2006) comentam que o local prprio para o armazenamento de suprimentos, sendo eles: materiais de uso geral, produtos de limpeza,

peas de reposies, material de escritrio, uniformes, utenslios, produtos qumicos e outros.

3. Mtodo

Para este trabalho, entende-se que a pesquisa qualitativa a melhor alternativa para o

tipo de pesquisa a ser utilizado, uma vez que o objetivo principal e propor um novo processo

de comprar para o setor de almoxarifado. O mtodo escolhido para o trabalho foi o estudo de

caso, que consiste na observao de situaes especficas ocorridas em um determinado

contexto, ou seja, so observaes detalhadas de um contexto, de alguns acontecimentos

especficos (BOAVENTURA, 2004, p.124).

A empresa estudada a DIMED S/A, que tem como principal servio a distribuio de

medicamentos, perfumaria e cosmticos, atuando como atacado para todas as farmcias do sul

do pas. Compe um grupo com as empresas Panvel (farmcia) e Lifar (laboratrio), que conta

atualmente com mais de 3.400 funcionrios. A Dimed possui sua matriz em Porto Alegre, RS, e

quatro centros de distribuio (em Passo Fundo/RS, So Jos/SC, Braslia/DF e Serra/ES).

Quanto estrutura organizacional, o diretor administrativo e financeiro responsvel,

entre outras funes, pelo setor de Almoxarifado, foco deste trabalho, no qual atuam um

Comprador, um Auxiliar Administrativo de Almoxarifado e quatro Auxiliares de Almoxarifado.

Atualmente o comprador responsvel pelas compras de todos os suprimentos do

almoxarifado, tendo suporte do auxiliar administrativo de almoxarifado, e realiza as compras,

controle de estoque, follow-up, inventrios, e expedio dos produtos para as farmcias do

grupo. Os auxiliares de almoxarifado so responsveis pelo recebimento dos produtos

comprados, separao e expedio dos pedidos para as filiais das farmcias.

Foram utilizadas as tcnicas de coleta de dados entrevistas, observao participante e

no-participante, e a pesquisa documental. A pesquisa documental (GIL, 2006) permitiu

coletar as solicitaes dos funcionrios quanto a materiais do almoxarifado (requisies

internas) e os relatrios de controle de estoque utilizados para a tomada de deciso de compras.

As entrevistas semi-estruturadas foram realizadas com todos os participantes do

processo: o supervisor da rea, o comprador e os auxiliares de almoxarifado envolvidos no

processo de estoque. Foi realizada observao participante para acompanhar todo o processo

de compras e controle de estoque para um melhor entendimento das necessidades do setor

(MARCONI e LAKATOS, 1986). A observao no-participante permitiu descrever o

processo de compras, detalhar as etapas de cotaes, anlise de preos, emisso de pedido de

compra, recebimento do pedido e controle de estoque. O roteiro para entrevistas e o roteiro para

observao incluram, para o Processo de Compras e para o Processo de Controle de Estoques,

aspectos como: Fases e Atividades, Responsveis, Aspectos positivos e negativos, Entradas e

Sadas, Uso do ERP, e Indicadores de Desempenho.

O desenvolvimento da pesquisa pode ser descrito em trs fases. Na Fase I, feita a



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coleta e anlise de dados, onde baseado no referencial terico foram elaborados os roteiros de

entrevista semi-estruturada, observao participante e pesquisa documental, que foram

analisados a fim de conhecer os processos relacionados ao almoxarifado da Dimed. Aps o

resumo e a anlise de dados, inicia-se a Fase II, que consiste em mapear os processos de

compras e controle de estoque, a identificao de pontos de melhorias e a definio de

indicadores de desempenho. Concluda a etapa, passa-se para uma terceira e ltima fase do

desenho de pesquisa, que a Fase III, que compreende a elaborao do plano de ao.

Em relao Fase I, as entrevistas semi-estruturadas presenciais foram realizadas em

abril de 2010, gravadas com o consentimento dos entrevistados, e tiveram durao mdia de

30 minutos cada. O comprador e o auxiliar administrativo foram entrevistados juntamente;

logo aps, o entrevistado foi o supervisor administrativo, e por fim os quatro auxiliares foram

entrevistados ao mesmo tempo pelo pouco tempo disponvel dos entrevistados. A pesquisa

documental e a observao participante tambm foram realizadas no mesmo perodo.

4. Anlise dos Dados

Os dados obtidos atravs das entrevistas foram organizados conforme os construtos e

variveis correspondentes s questes propostas, e esto resumos em tpicos na Figura 1:

Processo de Compra dos Produtos Fases

Surge necessidade de reposio de estoque; O comprador emite relatrio de estoque do ERP; O comprador analisa as quantidades a serem compradas; O comprador informa sempre o mesmo fornecedor quantidades a comprar. O fornecedor envia o pedido; Os auxiliares de almoxarifado recebem e conferem os produtos; O auxiliar abastece o ERP com as informaes da nota fiscal. O supervisor administrativo assina as notas fiscais.

Responsveis

Supervisor Administrativo;

Comprador; Auxiliar

Administrativo;

Auxiliares de Almoxarifado.

Entradas

Lanamento das notas fiscais; Recebimento dos produtos; Solicitao de novos produtos.

Sadas

Expedio dos produtos s filiais; Atendimento dos pedidos internos.

Aspectos positivos

Autoridade para comprar; Controle eficaz das compras; Compra de produtos de qualidade; Grande variedade de produtos.

Aspectos negativos

No h desenvolvimento de novos fornecedores; No existe controle de pedidos em atraso; No existe controle dos pedidos de compras.

Indicadores de desempenho

Vendas das filiais da farmcia (total de compras do almoxarifado deve ser < 3%

do faturamento da empresa), muito usado

Formulrio de compras

Comprador usa somente o relatrio de estoque (no utiliza emisso de ordem de compra por achar

complicado o seu preenchimento)

Processo de Controle de Estoque dos Produtos

Fases

Emisso relatrios para controle de estoque;

Lanamento das notas fiscais para abastecer o estoque virtual;

Recebimento e conferncia dos produtos recebidos;

Armazenamento dos produtos no almoxarifado;

Realizao inventrios semestrais.

Responsveis

Comprador;

Auxiliar administrativo;

Auxiliares de almoxarifado.

Aspectos positivos

Disponibilidade de produtos no estoque;

Rpido giro do estoque;

Satisfao com a qualidade dos produtos.

Aspectos negativos

Reclamaes de clientes internos por falta de produtos;

Fala de conferncia dos produtos;

Troca da marca dos produtos pelo fornecedor.



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Entradas

Chegada dos produtos na loja;

Conferncia dos produtos;

Identificar os produtos com cdigo;

Disponibilizar os produtos no estoque.

Sadas

Emisso da nota fiscal para envio as filiais;

Expedio dos produtos as filiais;

Entrega de produtos os funcionrios da matriz

Indicadores de desempenho

No h indicador que possa medir ou controlar o desempenho no processo de

controle de estoque dos produtos, mas h

interesse na criao deste indicador.

Utilizao do ERP

Processo totalmente realizado no complicado ERP Usam s as funes bsicas, embora haja uma variedade No h planilhas paralelas (uso de papel s em urgncias). Essencial para a tomada de deciso

Figura 1 Dados dos Processos de Compras e Controle de Estoque obtidos atravs das entrevistas

Como sugestes de melhorias, e outras questes levantadas na entrevista o supervisor

administrativo falou sobre o layout do almoxarifado deveria ser melhorado para melhor

distribuio dos produtos recebidos no estoque do almoxarifado. Ele salienta que preciso

ampliar e melhorar cada vez mais o almoxarifado, para que haja espao fsico adequado para

acomodar os produtos e um melhor rendimento no trabalho dos auxiliares de almoxarifado,

desde o momento de recebimento, conferncia, entrada dos produtos no estoque, separao e

envio dos produtos s filiais da farmcia e aos clientes internos na matriz da empresa.

4.2 Representao e Anlise dos Processos

A Figura 2 apresenta o fluxograma do atual Processo de Compras e Controle de Estoque

do Almoxarifado da Dimed S/A. A seguir, descrita a sequncia do fluxo do processo.



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Processo de Compras e Controle de Estoque no Almoxarifado da Dimed S/A

FornecedorEstoque

Almoxarifado

Auxiliar

Administrativo

Supervisor

AdministrativoComprador

Sim No

No

Emite relatrio de

compras

Informa o

Comprador

Existe

necessidade

de compra

Envia o material

comprado

Fim

Tem o

produto?Analisa produtos a

serem comprados

Incio

Compra est de

acordo com a NF?

Recebe a compra

e confere com a

NF

Informa a

quantidade a ser

comprada por e-

mail ou telefone

Lana NF no

ERP e

abastece o

estoque

Assina a NF

Envia ao

Financeiro para

pagamento

Sim

Informa ao

Comprador

Comunica o

Fornecedor

Sim

Armazena os

produtos no

estoque

No

Compra de outro

fornecedor?

Sim

No

Figura 2 Fluxograma do atual Processo de Compras e Controle de Estoque do Almoxarifado

O processo inicia com a necessidade de compra, identificado pelo comprador aps

gerar e analisar o relatrio de estoque do almoxarifado. No relatrio, informaes como o

cdigo do produto, descrio do produto, estoque atual esto presentes e servem como dados

para anlise do comprador. Alm disso, no momento em que o relatrio gerado, o

comprador informa o perodo do relatrio que ser o parmetro com o qual o sistema ir

mostrar a quantidade de produtos expedidos do almoxarifado e enviado s filiais.

Se houver necessidade de compra, o comprador define a quantidade a ser comprada e

informa ao ltimo fornecedor, por e-mail ou telefone. O fornecedor informa se possuiu os

produtos. Se tiver estoque disponvel, envia os produtos e quantidades solicitadas. Caso este

fornecedor no consiga atender a quantidade solicitada, o comprador contata outro.

Aps o fornecedor confirmar e realizar a entrega dos produtos, os auxiliares de

almoxarifado recebem os pedido e conferem o material recebido com a nota fiscal. Se os produtos



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recebidos estiverem de acordo com a nota fiscal, os produtos so levados para o estoque do

almoxarifado e guardados nos seus respectivos lugares. Se houver alguma divergncia no

recebimento do pedido, o comprador acionado e resolve o problema com o fornecedor.

Aps o recebimento dos produtos, a nota fiscal encaminhada ao auxiliar

administrativo que abasteo no estoque virtual com as informaes da nota fiscal no ERP. O

auxiliar administrativo solicita a assinatura do supervisor administrativo, na nota fiscal, e

envia ao financeiro para pagamento.

Conforme o levantamento da situao atual do processo de compras do almoxarifado

da Dimed S/A, ele se encontra em conformidade com o que esperado para a rea.

Entretanto, as atividades executadas podem e devem ser melhoradas.

Inicialmente, se percebeu que a anlise para a tomada de deciso de compra feita de

modo totalmente manual, embora o ERP disponha de ferramentas para essa anlise. Para

anlise de compras, o comprador analisa o relatrio de Sada de Materiais por Grupo, onde

consta apenas o cdigo do material, a descrio, o saldo atual e a quantidade de sada do

material no perodo escolhido pelo comprador, que geralmente de um ms. Ou seja, no ERP,

no momento em que o comprador emite relatrio de Sada de Materiais por Grupo, ele

informa o perodo que ele deseja analisar para saber a quantidade de produtos que teve sada

naquele perodo. Com essas informaes, realizada a compra dos materiais do almoxarifado.

Outra questo envolvendo o processo de compras refere-se falta da realizao de

cotaes, pois no foi identificado um controle efeito dos preos praticados pelos

fornecedores, nem a anlise de custos, identificado como uma atividade tpica do setor de

compras. Segundo Dias (1990) isso pode fazer com que o fornecedor acabe praticando altos

preos e o comprador no esteja preparado para fazer a negociao correta, pois no tem

informao dos preos praticados por outros fornecedores

O cadastro de produtos possui as informaes como a descrio do produto, o cdigo,

o grupo a qual pertence, o estoque atual, o histrico de movimentaes do produto que

informa para quais filiais aquele produto foi enviado, e um campo para inserir informaes

quando feito movimentaes de estoque manual, campo onde explicado o porqu da

movimentao manual. Seria importante a incluso campo de ponto de reposio, estoque

mximo e tempo de reposio. Com esses parmetros o comprador ter mais informaes

para a realizao da compra.

A ordem de compra, que o controle e registro das solicitaes dos pedidos de

compra, no est sendo utilizada no processo analisado, mesmo esta ferramenta estando

disponvel no ERP. A ordem de compra ajudaria no momento do recebimento dos produtos,

pois alm da conferncia fsica com as informaes da nota fiscal, os responsveis pelo

recebimento poderiam fazer a conferncia da ordem de compra com a nota fiscal,

identificando divergncias entre o que foi solicitado e o recebido, como por exemplo: as

quantidades, valores, marcas, e descrio dos produtos comprados, assim como a condio de

pagamento. Alm disso, serviria como registro de solicitao de compras, no podendo o

fornecedor praticar nada diferente do que o informado na ordem de compra.

O follow-up, acompanhamento das compras, um problema apontado pelo comprador,

e no possui nenhum relatrio que seja utilizado para esse fim, pois, como o comprador no

faz o registro de compras no ERP, ficando invivel esse controle de acompanhamento das

compras justamente por no possuir um registro no sistema de compras do almoxarifado.

Em relao aos responsveis pelo processo, foi percebida a falta de conhecimento da



10

utilizao do ERP e o no-conhecimento de processos bsicos de compra por parte dos

envolvidos. A centralizao das compras em uma nica pessoa dificulta a implementao de

novos processos e prticas de compras, havendo bastante resistncia a mudanas.

Em relao aos indicadores de desempenho, no foi possvel identificar nenhum

indicador no controle do processo analisado isto dificulta o acompanhamento dos processos,

pois atravs de indicadores de desempenho de consegue uma manuteno dos processos, para

saber onde e como melhorar os processos no decorrer dos anos.

4.2 Proposta de Novo Processo

Nessa etapa, apresentada uma proposta para um novo fluxograma baseado em um

plano de ao para apoiar e suportar sua operacionalizao.

Sugere-se inserir no cadastro de produtos o campo de ponto de reposio, utilizado

como parmetro de compra, pois em cada produto dever constar a informao de quantidade

mnima a constar no estoque, tambm se prope inserir o campo de estoque mximo e tempo

de reposio, melhorando o controle no estoque evitando as faltas e os altos estoques, essas

mudanas ajudariam no uso do sistema para gerar cotaes e necessidade de materiais.

Sugere-se tambm, a partir das alteraes no cadastro de produtos, a criao do

sistema de necessidade de materiais, com o intuito de o prprio ERP gerar a necessidade de

compras dos produtos, tendo como parmetros as informaes do cadastro de produtos, como

ponto de reposio, estoque mximo, tempo de reposio, e ainda analisando as informaes

das quantidades de matrias consumidos em determinado perodo. Com essas informaes,

possvel indicar itens e quantidades a serem cotados e comprados.

O objetivo da criao deste sistema que a ferramenta gere a necessidade de compras

automaticamente, ou seja, o ERP informar os itens que precisam ser cotados e sugerir a

quantidade a serem compradas, conseguindo assim o planejamento de necessidade de

materiais. Tambm se aconselha que este sistema gere um relatrio de cotaes a serem

enviados aos fornecedores. Assim o fornecedor receber um documento com a descrio dos

itens e quantidade a serem orados, que aps serem respondidas pelos fornecedores, seriam

inseridas no sistema de compras de trs cotaes.

Criao de um sistema de compras de trs cotaes, apresentado por Dias (1990) como

caracterstica bsica para o processo de compras, se prope a customizao do ERP para que

seja alterado o sistema de compras e controle do almoxarifado, inserindo sistema de compras

de trs cotaes. Com este sistema ser possvel fazer a anlise das cotaes dos fornecedores,

e assim barganhar e obter um custo de estoque menor. Para melhor a anlise se prope

tambm a criao do relatrio de mapa comparativo de compras explicado a seguir.

Na confeco do relatrio de mapa comparativo de compras para que esse relatrio

ser utilizado aps o sistema de compras de trs cotaes estar preenchido, para uma melhor

anlise do comprador ou do prprio supervisor administrativo. Esse relatrio mostra os

fornecedores, produtos, valores e demais informaes das cotaes realizadas com os

fornecedores dos produtos a serem comprados.

Efetiva utilizao da Ordem de Compra, pois no ERP j existe a opo de relatrio de

ordem de compra, sugere-se apenas a utilizao da ordem de compra como parte do processo,

sendo obrigatria sua utilizao. O fornecedor ter que informar na nota fiscal o nmero da

ordem de compra, para melhor controle e conferncia dos pedidos e para a utilizao na

importao no momento do lanamento das notas fiscais.



11

Sugere-se o desenvolvido do relatrio de acompanhamento de compras (follow-up),

com os parmetros do relatrio da ordem de compra, como data de entrega, nmero da ordem

de compra, itens comprados e etc., podendo ser acompanhado as entregas dos produtos, que

servir tambm para saber quais os pedidos esto com a data de entrega atrasada. Este

relatrio tambm poder ser utilizado na avaliao dos fornecedores, tendo como parmetros

os fornecedores que mais atrasam as entregas dos pedidos e/ou realizam as entregas parciais.

Alterao no sistema de lanamento das notas fiscais, para que o lanamento das notas

fiscais para abastecimento dos produtos no estoque seja atravs da importao da ordem de

compra, ou seja, ao ser informado os dados na nota fiscal, o auxiliar administrativo ir

informar o nmero da ordem de compra e o ERP ir importar todas as informaes desta para

o sistema de lanamento das notas fiscais.

Aps esta importao, o auxiliar administrativo dever conferir se as informaes

esto corretas tais como a descrio, as quantidades e os valores dos produtos, devendo

completar o lanamento com o nmero da nota fiscal, a data de vencimento e demais

informaes financeiras. O objetivo evitar erro no lanamento dos produtos, uma vez que

ser importada a ordem de compra com todas as informaes do pedido realizado.

Realizao de treinamento dos funcionrios, para isso prope-se o treinamento do

auxiliar administrativo e do comprador, para que aps as alteraes no processo e a

customizao do ERP, os usurios possam utilizar as novas ferramentas de forma correta e

eficiente. Tambm seria interessante que pelo menos o comprador do almoxarifado

participasse de cursos de aperfeioamento da rea de compras e controle de estoque, visando

sempre a atualizao dos conhecimentos da rea.

Tambm so feitas propostas de criao de Indicadores de Desempenho dos processos:

Indicador de compras efetuadas, para controle de total gasto em compras. Sugere-se que o controle seja feito a partir dos relatrios de ordem de compras, e que seja verificado

semanalmente para que durante o ms o comprador tenha o controle efetivo do valor da

compras, podendo assim ter o controle da meta de gastos estabelecido pela empresa.

Indicador de recebimento de materiais, para que se faa um controle entre o nmero de pedidos e a quantidade de vezes que houve recebimento total de materiais, assim tendo

controle de entregas parciais de mercadorias por parte dos fornecedores. Sugere-se que

este controle seja realizado mensalmente, e atravs dos histricos de recebimentos e

definir uma meta a ser alcanada, sempre com o intuito de diminuir o nmero de entregas

e o tempo gasto com o recebimento de materiais. Esse acompanhamento pode ser feito

atravs do relatrio de acompanhamento de compras.

Indicadores de produtos mais comprados e fornecedores com maior fluxo de compras em valor, ou seja, uma curva ABC de produtos mais comprados e uma curva ABC de valores

gastos com fornecedores, para uma melhor negociao. Aconselha-se a criao de um

relatrio de curva ABC de produtos e fornecedores, e que tal controle seja feito mensalmente.

Indicadores de pagamento, controle de mdia de condio de pagamento praticado pelos fornecedores, para que se possa trabalhar em uma melhor condio de pagamento,

gerando assim um prazo maior para empresa efetuar os pagamentos. Sugere-se a criao

de um relatrio para que se consiga esta informao a partir do lanamento das notas

fiscais. Tambm se aconselha que o controle seja realizado mensalmente.

Para todos os indicadores de desempenho, sugerem-se reunies mensais com o

supervisor administrativo, com o objetivo de avaliar o resultado alcanado e possveis

correes quando o resultado for diferente do esperado. A meta de cada indicador pode variar



12

de acordo com o negcio da empresa.

Resumindo as sugestes de melhoria no processo, a Figura 3 apresenta uma proposta

para o novo fluxograma do Processo de Compras e Controle de Estoque do Almoxarifado.

Proposta para o novo processo de Compras e Controle de Estoque no Almoxarifado da Dimed S/A

FornecedorEstoque

Almoxarifado

Auxiliar

Administrativo

Supervisor

AdministrativoComprador

Sim

No

No

Gera necessidade

de materiais no

ERP

Informa o

Comprador

Existe

necessidade de

compra?Envia a cotao

ao comprador

Fim

Tem os

produtos?

Analisa produtos a

serem comprados

Incio

Material est de

acordo com a NF e

OC?

Recebe a compra

e confere produto

com NF e Ordem

de Compra

Envia cotao

para no mnimo 3

fornecedores

Lana NF no

ERP

abastecendo o

estoque

Supervisor assina

a NF

Envia ao

Financeiro para

pagamento

Sim

Informa ao

Comprador

Comunica o

Fornecedor

Sim

Armazena os

produtos no

estoque

No

Faz cotao com

outro fornecedor?

Sim

No

Insere

informaes no

sistema de trs

cotaes

Emite a ordem de

compra e envia ao

fornecedor

escolhido

Envia o pedido

Analisa a melhor

proposta

Figura 3 Proposta de novo fluxograma do processo de compras e controle de estoque do Almoxarifado



13

4.3 Plano de Ao

Foi realizada a entrevista com o comprador, o supervisor administrativo e o analista de

programao. O plano de ao foi elaborado a partir dessas propostas de melhorias (Figura 4).

What?

O que?

Why?

Por que?

How?

Como?

Who?

Quem?

Where?

Onde?

When?

Quando? Alteraes no

cadastro de

produtos

Melhorar anlise

das compras

Customizao

do ERP

Analista de

Programao

CPD da

Dimed S/A

At 4 semanas,

aps aprovao

da Direo.

Criao do

Sistema de

necessidade de

materiais

Automatizar a

necessidade de

materiais

Customizao

do ERP

Analista de

Programao

CPD da

Dimed S/A

At 16

semanas, aps

aprovao da

Direo.

Criao de um

sistema de

compras de trs

cotaes

Melhorar a

anlise de cotao

com os

fornecedores

Customizao

do ERP

Analista de

Programao

CPD da

Dimed S/A

At 8 semanas,

aps aprovao

da Direo.

Confeco de

relatrio de mapa

comparativo de

compras

Melhorar a

anlise de cotao

com os

fornecedores

Customizao

do ERP

Analista de

Programao

CPD da

Dimed S/A

Desenvolvido

com o sistema

de trs cotaes

Criao de

Relatrio de

acompanhamento

de compras

(follow-up)

Acompanhamento

de compras

Customizao

do ERP

Analista de

Programao

CPD da

Dimed S/A

At 4 semanas,

aps aprovao

da direo.

Alterao no

sistema de

lanamento das

notas fiscais

Automatizar o

lanamento das

Notas Fiscais

Customizao

do ERP

Analista de

Programao

CPD da

Dimed S/A

At 8 semanas,

aps aprovao

da Direo.

Realizao de

treinamento dos

funcionrios

Melhor utilizao

do ERP

Treinamento

no ERP: novas

funcionalidades

Analista de

Programao

CPD da

Dimed S/A 20 horas

Criao de

indicador de

compras

efetuadas

Controle das

compras

realizadas

Relatrios do

ERP Comprador Almoxarifado Semanalmente

Criao de

indicador de

recebimento de

materiais

Controle do

nmero de vezes

de recebimento de

pedidos

Relatrios do

ERP Comprador Almoxarifado Semanalmente

Criao de

indicador curva

ABC de produtos

e fornecedores

Controle de

produtos e

fornecedores

Relatrios do

ERP Comprador Almoxarifado Mensalmente

Criao de

indicadores de

condio de

pagamento

Controle da

mdia de

condio de

pagamentos

Relatrios do

ERP Comprador Almoxarifado Mensalmente

Figura 4 - Plano de Ao elaborado com uso da tcnica 5W1H

No plano de ao, baseado nas propostas para o novo processo de compras e controle

de estoque se reflete quase todo na customizao do ERP e na criao de relatrios para o

acompanhamento dos indicadores de desempenho, em funo disso se faz necessrio os

servios do setor de Tecnologia da Informao da empresa.



14

Com o novo processo de compras o comprador visualizaria a necessidade de compras

atravs do sistema de necessidade de materiais. O comprador tendo a necessidade de

reposio de materiais envia essa necessidade aos fornecedores atravs do relatrio de

cotaes, que tendo disponibilidade dos produtos cotados envia a cotao. O comprador

insere e analisa as cotaes no sistema de trs cotaes do ERP, e decide qual o fornecedor

oferece as melhores condies de fornecimento. Aps o comprador emite a ordem de compra

e envia aos fornecedores escolhidos.

O fornecedor recebe a ordem de compra e envia os produtos ao almoxarifado que, que

recebe e confere a nota fiscal com a ordem de compra, verificando que os produtos,

quantidades e valores esto de acordo com a nota fiscal. Aps a conferncia, se a nota fiscal

estiver em desacordo com a ordem de compra, o comprador comunicado para que resolva o

problema com o fornecedor. Se o pedido estiver de acordo com a ordem de compra os

auxiliares do almoxarifado recebem e guardam os materiais em seus respectivos espaos

dentro do almoxarifado.

Aps recebem o pedido, os auxiliares de almoxarifado entregam a nota fiscal da

compra ao auxiliar administrativo, que lana no sistema de compras e controle do

almoxarifado, importando a ordem de compra com todas as informaes do pedido. Por fim, o

auxiliar administrativo solicita a assinatura do supervisor administrativo nas notas fiscais de

compra e envia ao setor financeiro para pagamento.

5. Consideraes Finais

Boa parte dos impasses que as organizaes vm enfrentando ultimamente em

relao aos seus processos que muitas vezes no esto alinhados ao negcio. Baseado nisso

surgiu ideia de melhorar o atual processo de compras do Almoxarifado da Dimed S/A,

atravs de uma proposta de um novo processo.

O trabalho teve como objetivos especficos o mapeamento do processo atual, a

elaborao de um novo processo e identificar os indicadores de desempenho para o processo

proposto, que foram alcanados com xito, tais como, a alterao do cadastro de produtos

com a incluso dos campos de ponto de reposio e estoque mximo, criao de sistema de

necessidade de materiais, a criao do sistema de trs cotaes para uma melhora anlise de

preos, a confeco do relatrio de mapa comparativo para analisar essas cotaes, a

utilizao efetiva da ordem de compra, a criao do relatrio de acompanhamento dos

pedidos, o treinamento dos funcionrios, alterao no sistema de lanamento das notas fiscais

para automatizao nos lanamentos das notas fiscais e a utilizao dos indicadores de

desempenho como o indicador de compras efetuadas, o indicador de recebimento de

materiais, o indicador de curva ABC de fornecedores e de produtos, e indicador de condio

de pagamentos.

Como resultado mais genrico, atravs deste trabalho ser possvel um melhor

controle nos processos de compras do Almoxarifado, melhorando a gesto de compras e

controle de estoque, pois atravs do ERP existente que existe atualmente se percebeu ser um

aliado muito importante, por ser muito confivel e consistente devendo ser feito um

treinamento com os usurios para que se utilize de forma mais adequada e correta,

completando assim um bom funcionamento de todo o processo.

Na realizao do trabalho, foram encontrados alguns limites, principalmente em

relao as entrevistas, pois houve dificuldade na coleta de informaes pela resistncia de



15

passar as informaes no momento da coleta de dados, o que pode ter afetado o resultado final

do trabalho. O tempo disponvel dos entrevistados para que fosse realizada uma entrevista

tranqila, a dificuldade no entendimento a algumas funes do processo, entre outros, tambm

dificultaram a realizao do trabalho.

Como sugesto de pesquisa futurar ou continuidade do trabalho na empresa, sugere se

a implantao da aprovao da ordem de compra no prprio ERP, aprovao que seria

realizada pelo supervisor administrativo que, hoje, utiliza de assinatura nas notas fiscais para a

autorizao de pagamento das compras. Com a autorizao diretamente no ERP, as ordens de

compras seriam aprovadas antes da chegada dos produtos, gerando uma previso financeira de

pagamentos, isso seria possvel aps o impacto das mudanas sugeridas para o novo processo

de compras do almoxarifado.

Portanto, conclui-se informando que foi muito proveitoso realizar o trabalho, pois

alm de apresentar uma possvel soluo para o problema existente atualmente no processo de

compras e controle de estoque do Almoxarifado da Dimed S/A, houve a oportunidade de

estudar, ler, pesquisar e analisar sobre assuntos no s do interesse do pesquisador, como

tambm do interesse da empresa beneficiada.

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