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Gestão de Materiais e Logística nos Serviços de Saúde

Prof. Alessandro Lourenço Medeiros


Sistemas de reposição de estoques nos Serviços de Saúde

Uma política de ressuprimento de estoque consiste em decisões a respeito do momento de fazer um pedido e da quantidade necessária nesse pedido As perguntas que devem ser respondidas pelas políticas de ressuprimento são : Quando? e Quanto repor?



Almoxarifado Planejamento Compras Fornecedor

< < < Fluxo dos materiais

Fluxo da informação > > >

Previsão de

consumo

Desvio padrão

Estoque de segurança

Lote econômico de

compra



Quando e quanto repor ?

Itens que devem ser estocados

Demandas previstas

Prazos de entrega dos fornecedores

Classificação dos itens

Giro do estoque desejado

Nível de serviço




É o estoque mantido com o propósito de atender uma demanda que excede a quantidade prevista para um determinado período.

Estoque cíclico


Estoque médio

Estoque

Tempo




O nível adequado de estoque de segurança é determinado pelos seguintes fatores: Incerteza da demanda ou de suprimento

Nível desejado de disponibilidade de produto




Valor de Z Nível de Serviço

Risco

0,00 50% 50%

0,524 70% 30%

1,00 84% 16%

1,28 90% 10%

1,50 93% 7%

1,96 95% 5%

2,32 99,0% 1,0%

2,75 99,7% 0.3%

Estoque de segurança, Es = Z x σd x L

Onde: Es = Estoque de segurança Z = Coeficiente de distribuição normal em função do nível de serviço desejado L = tempo médio de reposição σd= Desvio padrão da demanda

+1 +3

+4



Sistema de ponto de pedido O estoque do item é monitorado continuamente ou após de cada transação.

Quando o estoque descer a certa quantidade prefixada, chamada de Ponto de reposição Então emite-se um novo pedido É o sistema de estoque mínimo e máximo



Sistema de ponto de pedido

Quando? Quando o estoque atingir o Ponto de Reposição

Quanto repor?

Lote Econômico de Compra Lote do Fornecedor

Ponto de Reposição, PR= D x L + Es

Onde: PR = Ponto de Reposição D = Demanda média L = tempo médio de reposição Es = Estoque de segurança




Críticas ao Lote Econômico de Compra:

Fórmulas matemáticas complexas

Lote econômico X Lote mínimo do fornecedor

Não mensura o custo da falta




Vantagens:

Permite uso de lote econômico

Gera menos estoque médio

Incorpora a sazonalidade

Desvantagens:

O sistema gera solicitações de compras aleatórias

Emissão de vários pedidos para um mesmo fornecedor

Não favorece obtenção de descontos



Sistema de revisão periódica

Quando repor o estoque?

Em intervalos fixos de tempo, podem ser semanal, quinzenal, mensal

Quanto repor?

Quantidade variável, dependendo de quanto é necessário para levar a posição do estoque a um Nível Referencia (NR)




Quando repor o estoque? A posição de estoque é revisada a intervalos fixos O estoque é levado a um nível de referência Um nível de referência é estabelecido para cobrir a demanda até a próxima revisão mais o tempo de espera da mercadoria




Quanto repor?

Nível de Referência, NR= D x (L + IR) + Es

Onde: D = Demanda média L = tempo médio de reposição IR = Intervalo entre reposições (semanal, quinzenal, mensal) Es = Estoque de segurança



Quantidade a pedir (Q) = Nível de referência - Inventário virtual

Inventário virtual = Estoque físico + Estoque pedido ao fornecedor + Estoque em inspeção


Quanto repor?



Sistema de revisão periódica Quando repor o estoque?

Uso da Curva ABC



Sistema de revisão periódica Quando repor o estoque? Aplicação da Curva ABC - calendário de compras

CLASSE NUMERO DE ITENS PRAZO REVISÕES(DIAS) MÉDIA DE REVISÕES NO MÊS

A 800 15 1.600

B 1.200 30 1.200

C 2.000 60 1.000

TOTAL 4.000 3.800



CLASSE VALOR TOTAL % PARTICIPAÇÃO DIAS EST. A 1.769.052,00 78% 20,00 B 417.643,33 18% 35,00 C 81.942,25 4% 65,00 TOTAL 2.268.637,58 100%


CLASSE ANTES DEPOIS VARIAÇÃO VARIAÇÃO % A 1.326.789,00 1.769.052,00 442.263,00 33,33% B 357.980,00 417.643,33 59.663,33 16,67% C 75.639,00 81.942,25 6.303,25 8,33% TOTAL 1.760.408,00 2.268.637,58 508.229,58 28,87%





CLASSE ANTES DEPOIS VARIAÇÃO VARIAÇÃO % A 1.326.789,00 1.238.336,40 - 88.452,60 -6,67% B 357.980,00 477.306,67 119.326,67 33,33% C 75.639,00 100.852,00 25.213,00 33,33% TOTAL 1.760.408,00 1.816.495,07 56.087,07 3,19%




IR

Q1 Q2

Q3 Q4

Tempo

Nível de Referência

Pedido Colocado


IR IR

Intervalo entre

reposições




Vantagens:

Permite uso calendário de compras

Melhor planejamento das atividades

Permite uso de classificações ABC e XYZ combinadas

Desvantagens:

Estoque médio fica maior que no ponto de pedido

Está mais vulnerável a sazonalidade



Sistema de revisão continua

Operações com elevado grau de automação

Interação entre os sistemas informatizados do cliente e fornecedor

Aumento na freqüência das entregas

Seleção previa de fornecedores e parcerias estáveis

Padronização dos aspectos logísticos



Compras antecipadas

Antecipar a compra para aproveitar uma condição

diferenciada, seja em custo ou prazo de

pagamento

Mais será que isto é mesmo vantajoso ?



Para que ocorra vantagem neste processo de Compras

antecipadas temos que responder as seguintes questões:

Qual a rotatividade do produto (giro de estoque) ?

Qual o custo de oportunidade ?

Haverá incremento de outros custo, armazenagem,

seguro, .... ?

A compra antecipada aumentará o risco de quebras e

perdas ?



Consignação de materiais Modalidade mais utilizada para OPME (órtese, prótese e

materiais especiais).

Onde é pago ao fornecedor apenas o material utilizado.

Os OPME´s representam uma das áreas mais complexas e incompreendidas no mundo da saúde.

Necessidade da implantação de rígidos controles no uso.

Para obter resultados efetivos na gestão de OPME dentro de uma organização hospitalar é necessário que haja uma equipe especializada.



Cada sistema de reposição apresenta suas vantagens e desvantagens , cabe ao gestor de suprimentos conhecer sua particularidades para faça a melhor escolha.

Acima de tudo, o mais importante é “conhecer o negócio” , suas particularidade , dificuldades e oportunidades.


Compras

Função do setor de compras: É o setor responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa. Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega.


Compras

Os objetivos do Setor Compras: Obter mercadorias e serviços na quantidade e

com qualidade necessárias.

Obter mercadorias e serviços ao menor custo. Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.

Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.


Compras

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas:

Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e local de entrega.

Selecionar o fornecedor.

Negociar os termos e condições de compra.

Emitir e administrar pedidos de compra.


Compras

Ciclo de compras 1º. Receber e analisar as requisições de compra As requisições de compra contêm as seguintes informações: • Especificação do material; • Quantidade e unidade de medida; • Data e local de entrega exigidos; •Qualquer outra informação complementar necessária.


Compras

Ciclo de compras 2º. Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados.


Compras

Ciclo de compras 3º. Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas


Compras

Ciclo de compras 4º. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor


Compras

Ciclo de compras 5º. Emitir pedidos de compra: Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra.


Compras

Ciclo de compras 6º. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Follow-up: significa ir atrás de uma resposta para algo que foi solicitado.


Compras

Ciclo de compras 7º. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte.


Compras

Modelo mais atuais de compras: Portais de compra Leilão reverso

Sourcing E-PROCUREMENT


Compras


Compras

O que é Sourcing?

O serviço de Sourcing auxilia as áreas de suprimentos das empresas a obterem um menor custo total de aquisição de produtos e serviços


Compras

COMPRA DE EQUIPO PARA BOMBA DE INFUSÃO

Opção A – R$ 52,00 Opção B – R$ 73,00

Compra da Bomba Bomba em comodato

Calibração por conta do cliente

Calibração por conta do fornecedor

Garantia de 3 anos Garantia permanente

Manutenção preventiva sem custo durante a garantia

Manutenção preventiva sem custo durante o comodato

COMPRA DE EQUIPO PARA BOMBA DE INFUSÃO

Opção A – R$ 52,00 Opção B – R$ 73,00





Manutenção preventiva sem custo durante a garantia

Manutenção preventiva sem custo durante o comodato

Opção A – R$ 52,00 Opção B – R$ 73,00





Manutenção por conta do cliente após a garantia


Recebimento de mercadorias As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais compõe um sistema global integrado com as áreas de planejamento, compras e armazenagem.

Armazenagem


Armazenagem

Recebimento de mercadorias: Verificar dados da nota fiscal (destinatário,

data de emissão, operação, etc).

Analisar a documentação recebida, verificando se a compra foi autorizada.

Proceder a conferência visual, verificando as

condições da embalagem.


Armazenagem

Recebimento de mercadorias Proceder a conferência quantitativa e

qualitativa dos materiais recebidos.

Decidir pela recusa, aceite ou devolução conforme o caso.

Liberar o material recebido para estocagem

no Almoxarifado.


Armazenagem


Armazenagem

SÍMBOLOS DE ARMAZENAGEM

8

Frágil Líquido Sentido da Embalagem

Empilhamento Máximo

Proteger da Umidade Proteger da luz

Proteger do calor


Armazenagem

Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado à guarda e conservação de materiais.

Os principais objetivos de um Almoxarifado são: • Assegurar que o material esteja armazenado de

maneira segura. • Possuir instalações adequadas e recursos de

movimentação. • Preservar a qualidade e as quantidades exatas.


Armazenagem

A eficiência de um Almoxarifado depende fundamentalmente: Da redução das distâncias internas

percorridas pela carga.

Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica (cubagem).

Entregar os materiais aos seus usuários mediante requisições autorizadas.


Armazenagem

Conceito de Inventário físico É uma técnica que consiste na contagem física dos itens em estoque, e pode ser realizado de duas maneiras, podendo ser periódico ou rotativo.


Armazenagem

Tipos de inventario:

-Rotativo -Planejado (rotas) -Aleatório -Por curva ABC

-Periódico ou Total

Em ambos os casos, pode ter 1 , 2 ou mais contagens.


Armazenagem

O inventário rotativo: é realizado de maneira constante, durante todo o ano.

Seu principal objetivo é possibilitar a identificação prematura de possíveis erros nos registros dos itens e, com isso, permitir que correções sejam aplicadas antes que os erros possam causar maiores problemas ao processo produtivo.


Armazenagem


Armazenagem

O inventário periódico: normalmente é realizado ao final do exercício fiscal, o que normalmente compreende um ano.

Este tipo de inventário busca relacionar a movimentação de todos os itens durante o ano, mostrando suas quantidades de entrada e saída.


Armazenagem


Armazenagem

É possível a utilização de ambas as formas de realização de inventários físicos, de maneira a aumentar a confiabilidade das informações fornecidas por eles. Diminuindo os riscos de prejuízos causados pela incorreta alocação de recursos, sobretudo na aquisição de materiais.


Armazenagem

Acompanhamento de inventário: -Auditado

-Auditoria Interna -Auditoria Externa (independente)

-Não auditado


Armazenagem

Etapas de um inventário: 1. Preparação de inventário físico

Criar um documento de inventário. Bloquear materiais para lançamento. Imprimir e distribuir o documento de

inventário.


Armazenagem

Etapas de um inventário: 2. Contagem de inventário Contar o estoque -Manual -Por código de barras -Por RFID (radiofrequência)

Registro das contagens


Armazenagem

Etapas de um inventário 3. Análise de inventário físico Entrar o resultado da contagem no

sistema. Iniciar uma recontagem, se necessário. Lançamento das diferenças de inventário.


Armazenagem


Armazenagem

Acuracidade de estoque: é um indicador da qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados.


Obrigado!

Alessandro Lourenço Medeiros

[email protected]

(11) 9 9538-3423

mailto:[email protected]

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