Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos sob coordenação...

GOVERNO DE MINAS GERAIS

Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos sob coordenação da

Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais

CADERNO DE DESENVOLVIMENTO DA FAMÍLIA DE

SERVIÇOS PRODEMGE PELO PROJETO GES

Versão 06

Junho de 2010


Caderno de Desenvolvimento da Família de Serviços Prodemge pelo Projeto GES ______________________________________________________________________________________

Versão 6 – 11 de junho de 2010 2

ÍNDICE

1.PREFÁCIO 4

2.ETAPAS DO PROJETO 8

2.1. INTELIGÊNCIA INTERNA 9

2.1.1. ANÁLISE DE CONTRATOS 9

2.1.2. METODOLOGIA DE PRECIFICAÇÃO 11

2.1.3. WORKSHOP COM GESTORES DE TIC 14

2.1.4. CONCLUSÃO 17

2.2. INTELIGÊNCIA EXTERNA 19

2.2.1. SOBRE O SETOR 19

2.2.2. BENCHMARKING 20

2.2.3. ANÁLISE SWOT 23

2.3. DESENVOLVIMENTO DE POLÍTICAS E ESTRATÉGIAS 26

2.3.1. ESTRATÉGIAS 27

2.3.2. WORKSHOP COM GESTORES DE SERVIÇOS 28

2.3.3. MODELO PROPOSTO E COMITÊ EXECUTIVO DE GESTÃO 31

2.3.4. REPRESENTANTES DO COMITÊ: 32

2.3.5. MINUTA DE DECRETO 33

2.3.6. PROPOSIÇÕES DE MELHORIAS NO CATMAS 34

2.3.7. CONCLUSÃO DESTA FASE 41

2.4. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES 42

2.4.1. METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO 42

2.4.2. ANÁLISE DE MATURIDADE 45

2.4.3. OPORTUNIDADES 46

2.5. ESTRATÉGIAS E TÁTICAS DE NEGOCIAÇÃO 49

2.5.1. ESTRATÉGIAS DE NEGOCIAÇÃO 49




2.5.2. 2º WORKSHOP COM GESTORES DE SERVIÇOS 50

2.5.3. RELAÇÃO DOS PRODUTOS GERADOS 54

2.5.4. GANHOS ESPERADOS 67

2.5.5. EDITAIS E MODALIDADES DE LICITAÇÃO / CONTRATAÇÃO 67

2.5.6. CONCLUSÕES E PRÓXIMOS PASSOS 68




1. PREFÁCIO

O Governo do Estado de Minas Gerais, representado pela Secretaria de Estado de

Planejamento e Gestão - SEPLAG realizou, no final de 2008, licitação pública para

contratação de serviços de consultoria, para desenvolvimento de um projeto e

implementação de um novo Modelo de Gestão Estratégica de Suprimentos do Estado

de Minas Gerais, visando:

à definição e à implantação de metodologias e modelos de gestão de suprimentos,

com base nas melhores práticas nacionais e internacionais, com o objetivo de

redução de custos e de gastos com materiais e serviços;

ao aprimoramento dos mecanismos de relacionamento com o mercado fornecedor

em seus diversos segmentos;

à capacitação de servidores estaduais para atuarem como agentes multiplicadores

do modelo.

A vencedora do certame e contratada para o Projeto Gestão Estratégica de

Suprimentos – GES, realizado do 1º semestre de 2009 ao 1º semestre de 2010, foi a

PricewaterhouseCoopers, uma empresa internacional de consultoria, que aplicou sua

Metodologia de Compras Estratégicas (Strategic Sourcing).

A SEPLAG, gestora da 2ª. Onda do Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos - GES e

do contrato com PricewaterhouseCoopers, forneceu à empresa de consultoria contratada

toda a fundamentação legal necessária, contando com o apoio de vários Órgãos e

Entidades do Governo de Minas Gerais. O Projeto GES, desenvolvido sob coordenação

direta da Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio – SCRLP, da

SEPL:AG, é integrante do Projeto Estruturador Qualidade e Produtividade do Gasto

Setorial do Governo de Minas Gerais, e o seu principal objetivo é buscar a eficiência do

gasto público estadual, com qualidade, transparência, redução de custos, adoção de

critérios de sustentabilidade e padronização nos processos de aquisição e contratação.

Este documento é um dos produtos da 2ª. Onda do Projeto GES, que tem como foco as

atividades e os produtos desenvolvidos e implantados para a Família de Serviços

Prodemge.




Havia carência, para os Órgãos e Entidades do Governo de Minas Gerais, de informações

detalhadas e organizadas sobre os produtos e serviços de Tecnologia da Informação e

Comunicação (TIC) oferecidos pela Prodemge, incluindo os níveis de serviço e condições

comerciais. Essas informações eram necessárias, tanto para orientarem as contratações,

quanto para a adequada comparação com as alternativas apresentadas pelos

fornecedores privados.

Por isso, foi definido o desenvolvimento da Família de Serviços Prodemge pelo Projeto

GES, com o objetivo de elaborar um catálogo de produtos e serviços da Prodemge,

denominado de Caderno de Serviços Prodemge, e propor um modelo de Gestão de

Nível de Serviços. Durante os trabalhos, houve colaboração da própria Prodemge e da

Superintendência Central de Governança Eletrônica – SCGE da SEPLAG, além de

consultas a outros Governos, a empresas privadas e ao mercado fornecedor.

O Caderno de Serviços Prodemge foi definido e construído a partir dos elementos

descritos no diagrama abaixo.

Performance

acordada

Volumetria

Custos considerando

Volumes

Performance

Me

nu

de

se

rviç

os

2- Infra-estrutura

(interconexão, cabeamento, link de dados)

Catálogo de

Produtos e

Serviços

É importante destacar que essa iniciativa teve como premissa básica a Situação Atual,

definida pelos contratos vigentes entre Prodemge e os demais Órgãos e Entidades do

Governo do Estado de Minas Gerais, observando somente os Serviços e as Políticas

Comercias vigentes.




O projeto contempla

Planejamento detalhado dos trabalhos na Família Prodemge.

Identificação dos atuais produtos e serviços de TIC da Prodemge para os Órgãos

/ Entidades do Governo de Minas Gerais.

Elaboração de modelo para definição e gestão de acordos de níveis de serviços e

do respectivo manual.

Revisão das práticas de precificação.

Construção de um novo catálogo de produtos e serviços de TIC da Prodemge

para os Órgãos / Entidades do Governo de Minas Gerais, segundo a necessidade

de informações dos usuários.




Este “Caderno de Desenvolvimento da Família de Serviços Prodemge pelo Projeto GES”

deve ser mantido atualizado pelos integrantes do Comitê de Gestão Estratégica de

Suprimentos da Famíilia de Serviços Prodemge – CEGESPE, a ser criado por meio de

Decreto Estadual, que também implantará o Caderno de Serviços Prodemge, que

dispõe sobre diretrizes para contratação de serviços da Prodemge.

O principal objetivo dos Comitês de Gestão Estratégica de Suprimentos é implementar a

eficiência na gestão das famílias de aquisições e contratações, em cumprimento às

políticas de economicidade para os gastos públicos.




2. ETAPAS DO PROJETO

A execução do projeto referente à Família de Serviços Prodemge foi dividida de forma

similar às demais Famílias do Projeto GES:

Inteligência Interna

Inteligência Externa

Desenvolvimento de Políticas e estratégias

Avaliação de Fornecedores

Estratégia de Negociação – (Caderno de Serviços e Minutas de Contrato)

A seguir, uma descrição de cada etapa da metodologia utilizada no Projeto GES, para o

desenvolvimento da Família de Serviços Prodemge.




2.1. INTELIGÊNCIA INTERNA

A fase de Inteligência Interna focou nos objetos específicos de catálogo de erviços,

precificação e gestão de nível de Serviços da Prodemge ( Caderno de Serviços

Prodemge), e teve o objetivo de:

Identificar, coletar dados e analisar os contratos vigentes.

Analisar Políticas, Decretos e Práticas de aquisições e contratações de TIC

vigentes.

Analisar a metodologia de Precificação

Identificar de alavancas de valor

2.1.1. Análise de Contratos

Nesta fase, após a alocação de profissionais da SEPLAG, Prodemge e PWC, foram

analisados os contratos entre Prodemge e Governo, metodologias, decretos, políticas,

identificadas alavancas de valor e realizado workshop com gestores de TIC do estado.

A figura abaixo ilustra as etapas desta fase:




A análise de contratos teve como referência os contratos entre Prodemge e Órgãos /

Entidades do Governo vigentes em 2009, os atributos essenciais para a Gestão de Nível

de Serviço (Performance acordada, Volumetria e Custos/Preços).

Após a análise dos contratos identificou-se que:

A baixa formalização dos atributos de PERFORMANCE e VOLUMETRIA nos

contratos impossibilita a comparação de preços de vários serviços contratados

pelos Órgãos e Entidades, na mesma base de referência.

Informações essenciais para Gerenciamento do Nível de Serviço e comparações

dos mesmos, tanto internas quanto externas, não estão registradas de forma

adequada nos contratos e nos documentos correlatos.

o Em alguns casos localizamos informações nas propostas comerciais.

o Em outros casos as premissas de demanda foram levantadas e mantidas

em documentos de posse das áreas operacionais.




O conteúdo e a padronização dos contratos precisam melhorar em diversos

aspectos:

o Itens e cláusulas obrigatórias.

o Descrição dos Serviços.

o Premissas de demanda, volume e performance.

o Níveis de Serviço.

o Estrutura de Anexos.

2.1.2. Metodologia de Precificação

Todas as informações utilizadas “Análise de Situação Atual e Impactos do Modelo de

Custeio” têm como fonte a equipe da Prodemge, da qual foi obtida total colaboração e

participação nas reuniões de trabalho.

As informações de “Tendências e Melhores Práticas” têm como principal fonte as bases

de conhecimento da PricewaterhoseCoopers e pesquisas complementares realizadas

pelos nossos profissionais.

As Conclusões e Recomendações desenvolvidas pela PricewaterhoseCoopers e aqui

registradas tem como finalidade única o desenvolvimento de um Catálogo de Produtos e

Serviços de TIC e de um Modelo de Gestão de Nível de Serviço da Prodemge para o

Governo de Minas Gerais.

A POLÍTICA DE PRECIFICAÇÃO atual da Prodemge tem como premissas:

A aplicação de insumos necessários para a prestação dos serviços.

Seleção dos Itens de orçamento - unidade básica de precificação das demandas,

exceto para serviços de Produção.

Definição dos níveis de complexidade, quando aplicável para demandas

específicas.




Rateio de todos os custos fixos como indiretos, proporcionais ao custo da força de

trabalho.

Revisão de preços anuais baseada na variação do INPC e na utilização dos

serviços (quando aplicável).

Margem de 5% + impostos, o que representa uma margem bruta média de 22,32%

sobre o custo interno.

Para suporte na precificação das demandas a Prodemge desenvolveu uma relação de

230 itens de orçamento, agrupados em 37 categorias nas 8 linhas de serviço.

As unidades de medida utilizadas para precificação em cada um dos itens são:

H: Hora serviço (47% dos itens)

UN: unidade do item (40%)

USU: usuário

GB: Gigabyte ocupado em disco

PG: página

CE: qtde de envelopes

CN: qtde de conexões

ET: estação de trabalho

IP: endereço IP

ENV: envelope

PASTA: pasta de documentos

Na unidade de medida Hora Serviço é concentrado e recuperado o custo de manutenção

do negócio e da administração da Prodemge.




O Fator de agregação de custo fixo à hora de serviço acordado para 2009 é de 77%.

Abaixo as conclusões e recomendações da PwC referente a precificação:

O Cálculo de preços, incluindo a

margem de comercialização, é único

para todos os produtos e serviços.

A margem de lucro definida em 5%

não garante o suporte financeiro para investimentos em Inovação e

Renovação Tecnológica, tanto para a

Prodemge quanto para o Governo de

Minas Gerais, além de gerar base

para tributação federal (IRPJ).

Os critérios de indicação e rateio de

custos indiretos impactam

diretamente no preço final dos

Produtos e Serviços, e no equilíbrio

de preços entre os mesmos.

A metodologia de precificação atual

será mantida pois não interfere na

construção do catálogo

Pesquisas de Inteligência Externa

mostram que a maior parte das empresas estatais trabalham com

objetivo de margem zero, e o valor

médio aplicado diretamente pelo

Governo em Inovação é Renovação

Tecnológica é superior a 12%.

O método de rateio do custo indireto

precisa ser revisado visando maior

precisão, pois na forma atual todo o

custo indireto recai sobre o custo de

mão de obra a uma razão de 0,77 (Fator de Agregação).

Conclusões Recomendações




2.1.3. Workshop com Gestores de TIC

Nesta fase foi realizado o 1º workshop com os Gestores de TIC com o objetivo de:

Envolver áreas Clientes no Projeto.

o Apresentar objetos de análise de Inteligência Interna:

o Produtos e Serviços Prodemge

Análise de Contratos e SLA

Desenvolver dinâmica de grupo com os presentes sobre os temas apresentados.

Capturar a visão e contribuições das áreas Clientes sobre os temas apresentados.

Foram convidados gestores de TIC e das SPGFs ligados aos maiores sistemas do

Governo, conforme listado na tabela ao lado.

Cobertura de 77,5% de todos os gastos de TIC contratados pelo Governo junto a

Prodemge, e de 99,7% do valor dos contratos avaliados.

Os convidados presentes foram divididos em três equipes – duas focadas em Linha de

Produtos e Serviços e uma em Contratos e o objetivo da discussão foi avaliar os modelos

atuais de Catálogo de Produtos e Serviços, apresentados pela Prodemge, e os resultados

da análise de contratos, apresentado pela PwC.

Após o workshop foram relacionadas e categorizadas as sugestões dos participantes:

Algumas das características esperadas do Catálogo:

Não pode ser estático; as atualizações precisam ser frequentes e registradas.

Conter informações detalhadas sobre comercialização e forma de remuneração.

Maior detalhamento sobre o escopo e modalidades dos serviços.

- Ex.: detalhar o Datacenter por plataforma, dedicado, compartilhado,

disponibilidade, etc.




Serviços secundários (ex.: Impressão de DAE) poderiam ser tratados dentre de

uma linha mais genérica (ex.: Impressão de DOC’s).

Especificar as condições de propriedade intelectual de códigos fontes.

Ampliação da linha de Capacitação:

Fornecimento tutorial eletrônico e manual de treinamento de usuário.

EAD – Educação a Distância.

Treinamentos técnicos especializados em TIC para as áreas internas de TIC.

Georeferenciamento.

Divisão dos serviços de Sistemas de Informação em novas linhas:

Arte Gráfica no desenvolvimento de Sítios.

Linha específica de “Armazém de Informações”.

Linha específica de produtos prontos, onde estariam serviços como “Acesso a

Armazém de Informações”.

Gestão de Dados – serviços específicos para Análise de Bases de Dados,

Tratamento, Migração e Integração de Sistemas.

Ampliar a divulgação do Catálogo e de serviços pouco explorados.

Ex.: Análise de riscos em ativos de TIC.

Incluir em Tratamento de Imagens serviços de Digitalização ou Microfilmagem

Atualmente as áreas Clientes não têm como medir nem exigir um nível de

serviço, pois faltam:

Indicadores específicos para cada um dos serviços.

Padronização dos contratos com o enfoque de gestão de nível de serviços.




Padronização dos produtos entregues pela Prodemge.

Processo de medição e reporte que comprove a qualidade da entrega.

A detecção e identificação de problemas é um ponto crítico da relação.

É comum os usuários detectarem problemas antes da Prodemge.

Há usuários que montam suas próprias estruturas para monitorar os serviços e

reportar problemas.

Os processos de monitoria parecem depender muito de atenção e intervenção de

indivíduos.

Os projetos / contratos de desenvolvimento de sistemas de médio e longo prazo

precisam de melhores definições para:

Produtos que caracterizem as entregas e produtos do projeto, tanto dos

entregáveis parciais (feitos ao longo do projeto), quanto dos entregáveis finais.

Pagamentos parciais: precisam estar associados a produtos entregues, e não

somente ao prazo decorrido ou a um montante de horas gastas. Há hoje o risco de

caracterização de pagamento antecipado.

Propriedade do código fonte e mecanismos de transferência da manutenção para

terceiros.

Os projetos / contratos de manutenção de sistemas precisam estabelecer

mecanismos para controle das demandas e das entregas ao longo do período

de execução.

No contrato há somente uma previsão de orçamento, pois não é possível no

momento do fechamento detalhar as necessidades ou produtos específicos.

Hoje um saldo de contrato / orçamento pode ser utilizado para atendimento de

demandas que não tem vínculo com o objeto do contrato.




Contratos guarda-chuva mascaram a deficiência de planejamento, e dão margem

para atendimentos fora do escopo.

A relação entre o Governo “usuário” e a Prodemge “fornecedora de serviços de

TIC” ainda é muito distante.

Não há uma divisão clara das responsabilidades pelas “regras de negócio” e pelas

“regras de sistemas”.

É comum a falta de conhecimento do negócio pelo usuário demandante, associada

a falta de questionamento e aprofundamento pelo analista desenvolvedor.

Falta na Prodemge um processo de Gestão de Clientes ou uma Gestão de

Serviços orientada aos Clientes.

Características gerais esperadas das Minutas de Contrato:

Detalhamento / composição dos preços.

Indicação da forma de gerir os níveis de serviços e de atestar as entregar.

2.1.4. Conclusão

As análises das informações colhidas destacaram diversos pontos de melhoria, conforme

abaixo:

Os contratos entre Prodemge e Órgãos / Entidades do Governo precisam

contemplar informações detalhadas sobre escopo e condições da prestação de

serviços, de forma que viabilizem a gestão efetiva do nível dos serviços Prodemge.

A metodologia atual para rateio de custos indiretos da Prodemge interfere no

equilíbrio dos preços entre os diversos serviços, e precisa ser revisada para

proporcionar maior precisão na contabilização e alocação de custos.

A Gestão de TIC do Estado deve ser mais centralizada na SCGE, e apoiada pelos

Órgãos de Controle (ex, AUGE) de forma a garantir o seguimento das Políticas e

Decretos de TIC por todos os Órgãos / Entidades do Governo.




A relação atual do Governo de Minas Gerais com a Prodemge deve contemplar:

o Maior foco da Prodemge em serviços de valor agregado (ex.: Consultoria em

processos de Governo) em detrimento de serviços com grande oferta no

mercado (ex.: Datacenter).

o Avaliação de margem zero visando redução de encargos e impostos.

o Responsabilidade do Governo pelos investimentos de Inovação e

Renovação Tecnológica.

Métricas e desempenho de Nível de Serviço devem afetar a Remuneração variável

dos envolvidos.




2.2. INTELIGÊNCIA EXTERNA

Os objetivos da fase de Inteligência Externa para a Família Serviços Prodemge,

observando o escopo específico de Caderno de Serviços, Precificação e Gestão de Nível

de Serviços PRODEMGE foram:

Identificar, coletar dados e realizar análise do mercado fornecedor.

Pesquisar as melhores práticas e analisar tendências de mercado.

Analisar a segmentação do mercado.

Analisar outras empresas fornecedoras do setor.

2.2.1. Sobre o setor

Buscou-se o entendimento do Mercado Brasileiro de Serviços de Tecnologia da

Informação e Comunicação (TIC), conforme ilustração abaixo




Após análise da Cadeia de Valor referente ao setor público foi ressaltado pontos de

melhoria e ajuste, conforme tabela abaixo:

Identificar os processos criadores de valor desde

as necessidades básicas até o serviço final

prestado ao cliente.

Para atender ao cidadão na prestação de

serviços públicos de qualidade é necessário

gerenciar informações.

Os governos estaduais possuem suas próprias

organizações de tecnologia.

As empresas de TIC tem o compromisso de

desenvolver estruturas para gerar, manter e

disponibilizar essas informações de acordo com

as necessidades da prestação do serviço

público.

2.2.2. Benchmarking

Nesta fase foram identificadas potenciais empresas para visitas e realizadas pesquisas de

benchmarking que foram desenvolvidas, por meio de uma metodologia estruturada e

eficaz.

A pesquisa de Objetivo benchmarking teve o objetivo de identificar as Melhores Práticas

nos processos relacionadas a:

Catálogo de Serviços de TIC.

Gestão de Nível de Serviços de TIC.

Precificação de Serviços de TIC.




Políticas públicas que apóiam a Implantação e a Gestão dos elementos acima

indicados.


Na etapa de identificação de empresas foram selecionadas as empresas com atuação

similar a Prodemge:

Prodesp: maior empresa estadual neste segmento, com cerca de R$400milhões

de faturamento e mais de 2.000 funcionários.

Prodam: empresa municipal com porte e serviços similares a Prodemge.

ATI Pernambuco: referência de agência, não empresa.

Celepar: faturamento de R$100milhões a R$150milhões, equipe de 800 a 1.000

funcionários.

Serpro: maior empresa pública do setor, com R$1,2bi de faturamento.

Prodabel: similaridade de competidores no mercado local e facilidade de contato.

Procergs: empresa municipal com porte e serviços similares a Prodemge.




Tivit: uma referência de empresa privada, mas neutra - sem tem atuação

significativa em Governo, na região, e sem relação com a Prodemge.

Foram pesquisadas no total 8 empresas, sendo que 6 foram contatadas e destas 03

foram realizadas reuniões presenciais, conforme ilustração abaixo:

A realização de reuniões com empresas do setor tinham o objetivo de identificar como

estas empresas implementavam e mantinham:

Catálogo de Serviços de TIC.

Gestão de Nível de Serviço de TIC.

Precificação de Serviços de TIC.

Políticas Públicas associadas a Catálogo, Gestão de Nível de Serviços e

Precificação de TIC.

Foram identicados fatores que impactam a relação da Prodemge com o Governo:




2.2.3. Análise SWOT

Nesta etapa foi possível realizar análise de SWOT considerando a Prodemge com outros

fornecedores privados de serviços de TIC ao Governo, conforme representando abaixo:




As pesquisas de Inteligência Externa apontaram ações para o Modelo de Gestão de TIC

do Governo do Estado que estimula a adoção de um Catálogo de TIC:

Todas as demandas de novos projetos de infra-estrutura e implantação de

sistemas devem ser submetidas à SCGE em um ciclo contínuo (não somente no

Orçamento) para consolidação e correção dos desvios.

O seguimento das políticas e decretos deve ser estimulado e fiscalizado pela

SCGE com apoio dos Órgãos Internos de Controle (ex.: AUGE).

Métricas e desempenho de Nível de Serviço devem afetar a remuneração variável

dos envolvidos.

A relação atual do Governo de Minas Gerais com a Prodemge deve contemplar:

o Maior participação da Prodemge na definição das Estratégias e Políticas de

TIC.

o Maior foco da Prodemge em serviços de valor agregado (ex.: Consultoria)

em detrimento de serviços comuns no mercado (ex.: Colocation).

o Reavaliar a Política de margem de comercialização visando ganhos fiscais,

e manter a responsabilidade pelos investimentos de Inovação e Renovação

Tecnológica no Governo do Estado de Minhas Gerais.

Através da análise da consolidação das informações levantadas e das conclusões, tanto

de Inteligência Interna quanto Externa, foram identificadas alavancas de valor para os

processos do Caderno de Serviços de TIC, Gestão de Nível de Serviço e Precificação:

Estrutura dedicada na Prodemge para Relacionamento com Clientes, Gestão de

Nível de Serviço e Gestão de Produtos.

Foco nos produtos e serviços de valor agregado – Ex.: Consultoria, Planejamento

de TIC, Gestão de Terceiros, Serviços ao Cidadão (eGov).

Estrutura do Catálogo alinhada a Organização da Prodemge e ao padrão ITIL

Centralização da Gestão de Políticas Públicas de TIC e da Aprovação de Projetos.




Aumento do detalhamento e precisão na Gestão interna de Custos Prodemge.

Redução da margem comercial associada a responsabilidade do governo pelos

projetos de Investimento e Modernização.




2.3. DESENVOLVIMENTO DE POLÍTICAS E ESTRATÉGIAS

Os objetivos dessa etapa foram:

Desenvolver e validar internamente as alavancas de valor sugeridas nas etapas

anteriores do projeto;

Propor um modelo para contratação de serviços de TI da Prodemge;

Elaborar minuta do decreto de políticas e de criação do Comitê Executivo de

Gestão Estratégica de Suprimentos;

Propor padronização e racionalização na especificação dos itens da Família no

CATMAS.

As ações representadas abaixo foram desenvolvidas nesta fase do projeto:




2.3.1. Estratégias

Para sustentação do modelo proposto, em função das analises realizadas, foram

propostas estratégias e políticas para proporcionar transparência e padronização nas

relações entre Prodemge e Órgãos/Entidades do Estado de Minas Gerais.

Abaixo o detalhamento das estratégias:

Detalhar nos contratos os

serviços contratados

Constituir um modelo de contrato onde constem

informações detalhadas sobre escopo e condições

da prestação de serviços, de forma que viabilizem

a gestão efetiva do nível dos serviços Prodemge.

Elaborar Caderno de

Serviços Prodemge

Construir um Caderno de Serviços para constar

todos os serviços ofertados pela Prodemge com

todas as informações de nível de serviço,

demanda e volumetria e a descrição em detalhes

dos serviços ofertados.

Contratar serviços de TIC

da Prodemge pelo Catálogo

de Materiais (CATMAS)

O Comitê Executivo de Gestão da família deverá

sugerir a realização da Consulta Pública, sempre

que cabível, a fim de alinhar com mercado

fornecedor as alternativas propostas para a




aquisição

Centralizar as mudanças no

Caderno de Serviços

Prodemge e das minutas de

Contrato na SCGE

Prever no decreto que as mudanças e melhorias

no Caderno de Serviços Prodemge e nas minutas

de contrato devem ser de responsabilidade da

SCGE com a cooresponsabilidade da Prodemge

Criar um comitê de gestão

para apoiar e discutir

melhorias no Caderno de

Serviços Prodemge

Constar nos Editais a criação do Comitê Executivo

de Gestão Estratégica de Suprimentos da Família

de Serviços Prodemge – CEGESPE composto por

membros de diversos órgãos e entidades

2.3.2. Workshop com Gestores de Serviços

Este workshop foi realizado na sexta-feira, 18/12/2009, das 10h às 12h, no Auditório da

Prodemge e foi destinado aos Gestores de Serviços da Prodemge.

O objetivo principal foi orientar os Gestores de Serviços na descrição dos serviços na

nova estrutura definida.

O evento contou com a seguinte agenda:

1 - Projeto GES e a Família Serviços Prodemge

2 - Linha de Produtos e Serviços definida para o Caderno de Serviços Prodemge

3 - Estrutura do Caderno de Serviços Prodemge

4 - Orientações para o desenvolvimento das descrições dos serviços.

2.3.2.1. Linha de Produtos e Serviços (Atual)

A linha atual de produtos e serviços da Prodemge foi analisada em conjunto com a

Prodemge e com a Superintendência Central de Governança Eletrônica.




2.3.2.2. Linha de Produtos e Serviços (vigente no início do Projeto GES)

Linha de Produtos e Serviços da Prodemge (vigente no início do Projeto GES) - Esta linha

de Produtos e Serviços foi analisada em conjunto com a Prodemge e com a

Superintendência Central de Governança Eletrônica - SCGE da SEPLAG.

65.001 F_0001 67.001 F_0001 61.013 F_0002 66.001 F_0001 60.002 F_0002 68.001 F_0001 62.003 F_0002 70.001 F_0001

61.011 F_0002 64.003 F_0002 60.003 F_0002 70.002 F_0001

65.002 F_0001 67.002 F_0001 68.002 F_0001 71.003 F_0001

6 2.009 F_0002

61.006 F_0002 60.005 F_0002 70.003 F_0001

65.003 F_001 68.002 F_0001 71.004 F_0001

60.006 F_0002

62.0 12 F_0002

71.005 F_0001

61.012 F_0002 68.003 F_0001

60.007 F_0002

61.002 F_0002 69.001 F_0001

61.003 F_0002 62.011 F_0002

61.005 F_0002 62.007 F_0002

61.007 F_0002

62.008 F_0002

61.008 F_0002

62.010 F_0002

61.009 F_0002

IM PLANTAÇÃO DE

SISTEM AS DE USO

GERAL PROJETO TECNOLÓGICO

RECEPÇÃO DE

SISTEM AS DE

TERCEIROS PROSPECÇÃO E

AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA

CONSULTORIA EM

PROCESSOS DE NEGÓCIOS

PRODUÇÃO DE

ARM AZEM DE

INFORM AÇÕES

PLANEJAM ENTO

ESTRATÉGICO DE

INFORM ATIZAÇÃO

EXTRAÇÃO DE DADOS E

INFORM AÇÕES

ARMAZEM DE INFORMAÇÕES

PROJETO ELÉTRICO E

LÓGICO

SISTEMA DE INFORMAÇÕES

ACESSO VPN SISTEMA DE INFORMAÇÕES

SUPORTE TÉCNICO A

SERVIDORES

DISPOSITIV OS DE

COM UNICAÇÃO DE

DADOS

SÍTIO ELETRÔNICO

CONSULTORIA EM

PROCESSOS DE AQUISIÇÃO

DE TIC

PROVIM ENTO DE

E-M AIL

ACESSO A ARM AZEM DE

INFORM AÇÕES

LOGÍ STICA DE

CAPACITAÇÃO

(atendimento sob

consulta)

PROVIM ENTO

INTERNET

SÍTIO ELETRÔNICOIM PRESSÃO DE DAE

CONSULTORIA EM GESTÃO

DE PROJETOS DE TIC GERENCIAM ENTO DE

ANTIV Í RUS E ANTI-

SPAM CORPORATIV OS

SUPORTE À GESTÃO

ARMAZEM DE INFORMAÇÕES IM PRESSÃO DE

DOCUM ENTOS

DIVERSOS

CONSULTORIA EM

POLÍ TICA DE SEGURANÇA

DA INFORM AÇÃO

CAPACITAÇÃO EM

PROCESSOS E

SISTEM AS DE

INFORM AÇÃO

CERTIFICADO

DIGITAL SERVIDOR

WEB

INTEGRAÇÃO E

GESTÃO DE REDE

GRAVAÇÃO E

REPRODUÇÃO DE

M Í DIA ELETRÔNICA

M ANUTENÇÃO

CONSULTORIA EM

GEOINFORM AÇÃO

CONTROLE DE ATIV OS

DE TI

ARMAZEM DE INFORMAÇÕES RECEPÇÃO

TÉCNICA SISTEMA DE INFORMAÇÕES

DESENVOLVIM ENTO CERTIFICAÇÃO DE

REDES GESTÃO

ELETRÔNICA DE

DOCUM ENTOS

ARMAZEM DE INFORMAÇÕES

SISTEMA DE INFORMAÇÕES

CONSULTORIA EM

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

HOSPEDAGEM E

PRODUÇÃO DE

SISTEM AS E SÍ TIOS

ELETRÔNICOS

AV ALIAÇÃO DE

AM BIENTES DE TIC

SÍTIO ELETRÔNICO EXECUÇÃO DE

REDES

CAPACITAÇÃO EM

FERRAM ENTAS E

M ETODOLOGIAS

CERTIFICADO

DIGITAL PESSOA

FÍ SICA E JURÍ DICA

CONSULTORIA EM

ARM AZÉM DE

INFORM AÇÕES

HOSPEDAGEM EM CO-

LOCATION

ANÁLISE DE RISCOS EM

ATIVOS DE TIC ACESSO À REDE

PRODEM GE

CAPACITAÇÃO CERTIFICAÇÃO

DIGITAL

CONSULTORIA EM

SISTEM AS E TECNOLOGIA DATA CENTER

GESTÃO DE AM BIENTES

DE TIC

GESTÃO DE REDE

DE DADOS

SISTEM AS DE

INFORM AÇÃO

SOLUÇÕES DE

INFRAESTRUTURA

TRATAM ENTO DE

IM AGENS E

DOCUM ENTOS

Tratamento de

Documentos

Gestão

Eletrônica de

Documentos

Impressão de

Documentos

Certificação

Digital

Certificação

Pessoa Física e

Jurídica

Certificação de

servidor web

Consultoria em

Certificação

Digital

Gestão de SLA

c/fornecedores

Acesso VPN

Gestão de

Redes

Serviço de e-

mail

Controle de

ativos de TIC

Gestão de

antivírus e anti-

spam

Sup Técnico a

servidores e

rede

Gestão de TI e

Redes

Processos de

Negócio

Planejamento de

soluções de TIC

Gestão de

Projetos

Análise de

Riscos em TIC

Consultoria em

Sistemas e

Tecnologia

Acesso a

Armazém

Produção de

Armazém

Desenvolv. e

Implantação de

Armazém

Manutenção de

Armazém

Extração de

Dados de

Armazém

Consultoria em

Armazém

Armazéns de

Informações

Capacitação em

Armazém

Sistemas de

Informação

Desenvolv. e

Implantação

Manutenção de

Sistemas

Extração de

Dados e

Informações

Capacitação de

Usuários

Suporte a

Usuários e

Sistemas

Integração de

sistemas de

terceiros

Hospedagem de

Servidores

Hospedagem de

sistemas em

mainframe

Data Center

Hospedagem de

Sistemas baixa

plataf.

Compartilhada

Hospedagem de

Sistemas baixa

plataf. Dedicada

Acesso ao

ambiente

Prodemge




2.3.2.3. Estrutura do Caderno de Serviços Prodemge (proposta)

As informações constantes no caderno devem ser suficientes para que o cliente entenda

de forma clara o escopo do serviço e os seus produtos.

A informação clara e detalhada sobre os Serviços Prodemge consolidada em um Caderno

de Serviços trará diversos benefícios:

Alinhamento de Papéis e Responsabilidades.

Melhor entendimento pelos usuários dos produtos e serviços de TIC da Prodemge

– escopo, preço e nível de serviço.

Redução dos problemas relacionados a comunicação das condições de serviço.

Seção D

Glossário

Seção C

Minutas de Contrato

Seção B

Produtos e Serviços

Seção A

Descrição e Aplicação


Atendimento e Suporte

Detalhamento do produto/ serviço

Condições comerciais

Parâmetros de demanda e volumetria

Responsabilidades do Cliente

Responsabilidades da Prodemge

Nome e descrição

Indicadores de nível de serviço

Manutenção do caderno

Estrutura e Conteúdo

Conceituação

Conceituação

Minutas específicas para cada serviço

Principais termos técnicos




2.3.3. Modelo Proposto e Comitê Executivo de Gestão

Como forma de garantir a aplicação e a melhoria constante foi criado o Comitê Executivo

de Gestão Estratégica de Suprimentos da Família de Serviços Prodemge – CEGESPE.

O objetivo deste comitê é o de promover a aplicação e o desenvolvimento das Políticas

de Contratação de Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação prestados pela

Companhia de Tecnologia de Informação do Estado de Minas Gerais – Prodemge, aos

órgãos e entidades do Poder Executivo do Governo de Minas Gerais, de acordo com o

conceito de Gestão Estratégica de Suprimentos - GES, respeitando os princípios

basilares da Administração Pública e buscando permanentemente obter qualidade,

produtividade e ainda racionalidade nos gastos referentes a esta família.

Este comitê tem como responsabilidade as seguintes atividades:

Prestar apoio aos órgãos e entidades no uso do Caderno de Serviços Prodemge,

visando a garantir a sua melhor utilização;




Adequar políticas, procedimentos e estratégias à Cidade Administrativa de Minas

Gerais - CAMG, em sintonia com as diretrizes e o planejamento do Projeto

Estruturador Cidade Administrativa e do Projeto Estruturador Governo Eletrônico;

Promover a racionalização e padronização dos itens das famílias e manter

permanentemente atualizadas no Catálogo de Materiais e Serviços - CATMAS, do

Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços - SIAD;

Analisar e decidir, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, os pedidos de inclusão,

alteração e exclusão de itens do grupo de Serviços de Tecnologia da Informação e

Comunicação no CATMAS.

Apresentamos, a seguir, a estrutura e os membros deliberativos do Comitê Executivo de

Gestão Estratégica de Suprimentos da Família de Serviços Prodemge – CEGESPE.

Composto por integrantes do Estado, com perfil técnico e experiência em áreas de

aplicação;

Os representantes do CEGESPE serão designados em resoluções conjuntas pelos

titulares dos órgãos e entidades que o integram junto com o titular da SEPLAG,

devendo a escolha recair sobre profissionais com conhecimentos específicos da

área e do mercado.

2.3.4. Representantes do comitê:

Estrutura do comitê: O comitê deverá ser constituído por um presidente e seu suplente,

mais 6 representantes efetivos com seus respectivos suplentes dos Órgãos e

Entidades mais representativos no consumo total da família.

Representantes do comitê:

I - um representante da Superintendência Central de Governança Eletrônica - SCGE da

Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão - SEPLAG, que é o seu presidente;

II – um representante da Companhia de Tecnologia de Informação do Estado de Minas

Gerais – PRODEMGE;




III - um representante da Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio -

SCRLP da SEPLAG;

IV - um representante da Secretaria de Estado de Fazenda - SEF;

V - um representante da Secretaria de Estado de Saúde - SES;

VI - um representante da Polícia Militar de Minas Gerais - PMMG.

VII - um representante da Polícia Civil do Estado de Minas Gerais - PCMG.

2.3.5. Minuta de Decreto

Foi elaborada uma minuta de decreto, que contemplasse as estratégias identificadas nas

fases anteriores do projeto. A minuta foi estruturada em dois capítulos:

Capítulo I: Dispõe sobre a CONFIGURAÇÃO e as RESPONSABILIDADES do

Comitê Gestor;

Capítulo II: Dispõe sobre a OBRIGATORIEDADE do uso do caderno de Serviços

Prodemge e das diretrizes para contratação de serviços da Prodemge.

SEPLAG

Prodemge

PCMG

PMMG

SES

SEF

SCGE




2.3.5.1. Principais pontos do decreto

Criação do Comitê Executivo de Gestão Estratégica de Suprimentos da Família de

Serviços Prodemge - CEGESPE, com o objetivo de promover a adequada gestão da

contratação dos serviços constantes no Caderno de Serviços Prodemge, em

cumprimento às políticas de produtividade e qualidade dos gastos públicos.

Este comitê é responsável por analisar e decidir, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis,

os pedidos de inclusão, alteração e exclusão de itens do grupo de Serviços de

Tecnologia da Informação e Comunicação no CATMAS.

O CEGESPE é formado por representantes de diversos órgãos do Estado.

A manutenção e a publicação do Caderno de Serviços Prodemge será

responsabilidade da Superintendência Central de Governança Eletrônica - SCGE da

SEPLAG, com a co-responsabilidade da Prodemge.

Implementação do caderno de serviços que foi criado com o objetivo de proporcionar

transparência nas relações entre a Prodemge e os órgãos e entidades da

administração pública direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo do Governo

de Minas Gerais, do Anexo I - Condições Comerciais, do Caderno de Serviços

Prodemge, que contém os preços dos serviços e do Anexo II – Códigos dos Serviços

no CATMAS.

1º - Os preços dos serviços Prodemge poderão ser disponibilizados apenas para uso

restrito dos órgãos e entidades do Estado.

2º - A Prodemge promoverá atualização dos preços constantes da tabela em função de

revisão de seu orçamento anual, aprovado no mês de maio pelo Conselho de

Administração, custos de insumos necessários à execução dos serviços e aumento

salarial da categoria decorrente de acordo coletivo, incidente no mês de setembro.

2.3.6. Proposições de melhorias no CATMAS

Após a definição dos serviços do “Caderno de Serviços Prodemge” foi realizada uma

reunião com os responsáveis pelo Catálogo de Materiais Daniela onde foi ressaltado a




importância do alinhamento do Catálogo de Materias (CATMAS) com os serviços

descritos no Caderno de Serviços Prodemge”.

Para tanto ficou definido que seria realizada uma análise e identificação de uma forma de

inserir as informações no CATMAS seguindo a estrutura definida no caderno de Serviços

Prodemge.

Como resultado foi criado o Grupo 5 – Tecnologia da Informação e Comunicação onde

foram inseridos todos os serviços constantes no Caderno de Serviços Prodemge

seguindo a estrutura encaminhada.

Itens a serem incluídos no CATMAS

Grupo Classe Serviço Item

Serviços TI Data Center

Hospedagem de Servidores

Com Serviços de Back-up e Recovery

Sem Serviços de Back-up e Recovery

Hospedagem de sistemas

Mainframe

Ambiente Compartilhado - Baixa pataforma

Ambiente Dedicado - Baixa pataforma

1

Identificados 23 (vinte e três) serviços que poderiam ser desabilitados no CATMAS

em virtude de os mesmos estarem contemplados no Grupo 5 – Serviços de TIC

Geração de uma

relação contendo

todos os serviços

relacionados com TIC

constantes no

CATMAS

Criação do GRUPO 5

– Serviços de TIC no

CATMAS

Identificação e proposição

de desabilitação dos itens

que estavam em

duplicidade com os

serviços constantes já

incluídos anteriormente no

Grupo 5




Impressão de Documentos -

Serviços TI Sistemas de Informação

Modelagem de Processos de Negócio

Desenvolvimento de sistemas de Informação

-

Manutenção de Sistemas de Informação

Corretiva programada

Corretiva emergencial

Evolutiva programada

Evolutiva emergencial

Desenvolvimento de Sítio, Portal ou Intranet

-

Suporte a Usuários de Sistemas

-

Capacitação de Usuários em Sistemas de Informação

Turma fechada

Turma aberta

Serviços TI Armazéns de Informações

Desenvolvimento de Armazém

-

Manutenção de Armazém

Corretiva programada

Corretiva emergencial

Evolutiva programada

Evolutiva emergencial

Consultoria em Armazém -

Serviços TI Armazéns de Informações

Acesso a Armazém

Acesso visualização de relatórios

Acesso criação de relatórios

Acesso visualização de painéis de controle

Acesso desktop

Acesso mapas

Acesso adicional




Produção de Armazém

Carga diária

Carga semanal

Carga mensal

Capacitação em Armazém

Turma fechada

Turma aberta

Serviços TI Serviços de

Infraestrutura

Planejamento de Soluções em TIC

Consultoria em Soluções em TIC

Projeto Tecnológico

Parecer técnico

Projetos Elétricos e Lógicos

Elaboração de Projetos Elétricos e Lógicos

Gestão de Implantação de Projetos Elétricos e Lógicos

Implantação de Projetos Elétricos e Lógicos

Recepção Técnica

Completa

Por amostragem

Controle de ativos de TIC -

Suporte Técnico a servidores -

Suporte Técnico a banco de dados

Serviços TI Serviços de rede

Acesso VPN

VPN Local (VPN-L)

VPN Usuário (VPN-U)

Integração a rede Prodemge -

Acesso ao ambiente mainframe

Associação de um endereço IP diretamente a um

terminal

Associação de vários endereços IP a um pool de

terminais

Conexão de alta disponibilidade à internet

-

Suporte Técnico a serviços de rede

Serviço de Instalação




Serviço de Suporte à Produção

Serviço de e-mail -

Serviços TI Certificação Digital

Certificado Digital - Pessoa Física

A3 armazenado em cartão inteligente com Leitora USB

A3 armazenado em cartão inteligente (sem leitora)

A3 armazenado em token

A3 (somente certificado)

A1 (não requer hardware criptográfico)

Certificado Digital - Pessoa Jurídica

A3 armazenado em cartão inteligente com Leitora USB

A3 armazenado em cartão inteligente (sem leitora)

A3 armazenado em token

A3 (somente certificado)

A1 (não requer hardware criptográfico)

Certificado de Servidor Web

ICP-Brasil

Verisign

Serviços TI Gestão de Conteúdo

Consultoria em Gestão de Conteúdo

-

Gestão Documental -

Captura de documento -

Solução em TI para Gestão de Conteúdo

-

Concluído esta primeira inserção dos itens no CATMAS foi realizada uma análise do

Catálogo de Materiais para a proposição de melhorias e racionamentos nas

especificações dos itens da Família, com o apoio da Superintendência Central de

Governança Eletrônica, seguindo a metodologia abaixo:




2.3.6.1. Metodologia de implementação

Análise Recomendação Implementação

Macro atividades:

Análise:

• Análise itens de Serviços de TIC ativos nos diversos grupos do CATMAS

• Análise da descrição dos itens, buscando:

Itens que poderiam ser padronizados

Itens duplicados

Itens similares

Recomendação:

• Elaborada lista dos itens que podem ser mantidos no catálogo

Cadastro dos novos itens alinhados ao Caderno de Serviços da Prodemge.

Recomendação dos itens que devem ser linkados aos novos itens cadastrados

no CATMAS e listagem desses itens.

Validação e alinhamento com a Superintendência Central de Governança

Eletrônica.

Implementação:

• Validação por parte dos Órgãos e CATMAS:

Suspensão de 23 itens em duplicidade.

2.3.6.2. Racionamento dos itens no CATMAS

Após da inclusão dos novos itens foram identificados 23 (vinte e três) serviços em

duplicidade para serem desabilitados do CATMAS e posteriormente foi gerado relatório

contendo a relação destes itens.

Abaixo relação dos produtos a serem desabilitados:




SERVIÇOS DO CATMAS SERVIÇOS JÁ INCLUÍDOS NO CATMAS

1. Consultoria na área de Sistemas de Informação (Item de Serviço) 2728-6

Planejamento de Soluções em TIC / Consultoria em Soluções em TIC

2. Consultoria em processos de Aquisição de TIC (Item de Serviço) 2729-4

Planejamento de Soluções em TIC / Projeto Tecnológico

3. Consultoria na área de Arquitetura de TIC (Item de Serviço) 2734-0


4. Serviços de Hospedagem de Sistemas de Informação (Item de Serviço) 2864-9

Hospedagem de Sistemas em Ambiente Compartilhado de Baixa Plataforma

5. Serviços de Colocation de Servidores (Item de Serviço) 2865-7

Hospedagem de Servidores

6. Serviços de Hospedagem de Armazém de Informações (Item de Serviço) 28665

Hospedagem de Sistemas em Mainframe

7. Serviços de Hospedagem de Sítios e Portais na Internet (Item de Serviço) 2867-3

Hospedagem de Sistemas em ambiente dedicado de Baixa Plataforma

8.

Serviços de Identificação de Necessidades / Oportunidades em Sistemas de Informação – Planejamento de Sistemas de Informações (Item de Serviço) 2872-0


9. Especificação de Sistemas de Informação 2873-8

Desenvolvimento de Sistemas de Informação

10. Construção (Codificação) de Sistemas de Informação 2874-6


11. Desenvolvimento de Novos Sistemas de Informação (Item de Serviço) 2875-4


12. Manutenção Corretiva e Evolutiva de Sistemas de Informação 2876-2


13. Desenvolvimento de Armazém de Informações (Item de Serviço) 2877-0

Desenvolvimento e Implantação de Armazém de Informação

14. Desenvolvimento de Sítio de Informação 2878-9 Desenvolvimento de Sítio, Portal ou Intranet

15. Manutenção de Sítio de Informação 2879-7 Manutenção de Sistemas de Informação

16. Desenvolvimento de Intranet 2880-0 Desenvolvimento de Sítio, Portal ou Intranet

17.

Manutenção de Intranet 2881-9


18. Concessão de Certificados para Pessoas e Empresas (Item de Serviço) 2890-8

Certificado Digital Pessoa Física e Jurídica




19. Concessão de Certificados para Servidores Web (Item de Serviço) 2891-6

Certificado Digital – Servidor Web

20. Instalação e montagem de Rede Lógica e Elétrica (Item de Serviço) 2788-0

Projetos Elétricos e Lógicos

21. Manutenção e atualização de Sistema de Informação 2979-3


22. Administração de Rede Local (Item de Serviço) 2869-0

Sup. Técnico a Serviços de Rede

23. Serviços de Digitalização e Microfilmagem de Documentos

Captura de documentos

2.3.7. Conclusão desta fase

Na fase de definição de políticas e estratégias, foi definida pelo Projeto GES, junto com a

SCGE/SEPLAG e a própria Prodemge, a Linha de Produtos e Serviços da Prodemge,

bem como a estrutura do Caderno de Serviços Prodemge que tem o objetivo de divulgar

de forma detalhada os serviços padronizados do portfólio da Prodemge e proporcionar

maior transparência na relação com os órgãos e entidades do Governo de MG.

Por meio de um workshop para os gestores de serviços e membros da diretoria da

Prodemge, foi apresentada a estrutura do Caderno de Serviços e definido cronograma

para início das atividades de descrição dos serviços. Posterior à realização do workshop

para os gestores de serviços, os mesmos demonstraram muito interesse em aprofundar

no assunto e iniciar de imediato as descrições dos serviços.

Nesta fase também foi definida a constituição de um Comitê Executivo da Família de

Serviços Prodemge, com o objetivo de promover a adequada gestão da contratação

destes serviços, em cumprimento às políticas de produtividade e qualidade dos gastos

públicos.

Como próximos passos desta fase, ocorreram:

• realização de reuniões individuais para auxiliar na descrição dos serviços;

• elaboração da minuta de decreto.




2.4. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

Os principais objetivos desta fase foram:

Coletar, consolidar e analisar informações sobre o fornecedor.

Definir critérios e ferramentas para avaliação de fornecedores.

Ampliar a gestão do Estado sobre o desempenho dos seus fornecedores visando à

otimização dos gastos.

Identificar pontos de atenção e oportunidades para o projeto GES.

2.4.1. Metodologia de Avaliação

Definição de valor agregado

Performance de TI em conjunto com os custos de TI são as principais dimensões que

afetam o valor de TI em uma organização. A TI deve mensurar sua performance para

trazer credibilidade a discussão do Valor que TI apresenta aos seus clientes. Só

assim a TI poderá contribuir com valor ao negócio.




Cadeia de Valor em TI

Abordagem da avaliação

A TI deve sempre se preocupar com o valor que agrega ao negócio e a qualidade dos

serviços prestados e ao mesmo tempo gerenciar o ambiente de maneira eficaz e

eficiente.

Critério Item PwC O que considerar ?

Eficácia da TI Entrega dos

Serviços de TI

• Estamos em conformidade com as boas

práticas de mercado ?

• Planejamos, justificamos e agregamos valor

com os projetos que realizamos ?

• Medimos e mostramos valor sobre os

serviços que prestamos aos usuários ?

• Como medimos os sucesso das iniciativas

(projetos) de TI ?

Eficiencia da TI Gestão do

Ambiente de TI

• Estamos provendo um serviço econômico?

• Trabalhamos de maneira efetiva na compra e




contratação de terceiros e dos insumos ?

• Fazemos o melhor uso dos ativos de TI ?

• Medimos de maneira adequada a

produtividade ?

Eficácia da TI Entrega dos

Serviços de TI

• Estamos em conformidade com as boas

práticas de mercado ?

• Planejamos, justificamos e agregamos valor

com os projetos que realizamos ?

• Medimos e mostramos valor sobre os

serviços que prestamos aos usuários ?

• Como medimos os sucesso das iniciativas

(projetos) de TI ?

Eficiencia da TI Gestão do

Ambiente de TI

• Estamos provendo um serviço econômico?

• Trabalhamos de maneira efetiva na compra e

contratação de terceiros e dos insumos ?

• Fazemos o melhor uso dos ativos de TI ?

• Medimos de maneira adequada a

produtividade ?

A Avaliação de Fornecedor foi baseada integralmente no IT Performance Framework.

Compreende um conjunto de 135 temas divididos em 13 segmentos e 4 dimensões de

boas práticas de gestão de TI.

Alinhamento de TI com o negócio

Qualidade de Serviços

Entrega (serviços) de TI

Gestão de TI

Cada um dos 135 temas foi debatido em reuniões de trabalho com os responsáveis pelos

processos em discussão.




2.4.2. Análise de Maturidade

A Análise de Maturidade focou a relação entre a Prodemge e os diversos Órgãos do

Governo:

A avaliação colocou em contexto tanto as áreas Clientes quanto a Prodemge.

Oportunidades foram identificadas para cada uma das partes.

O grau de maturidade de uma mesma questão poderia variar entre clientes.




Nesta fase, após a mobilização de profissionais da Prodemge, realização de reuniões de

trabalho e consolidação dos resultados, foi realizada uma apresentação para o Comitê de

TIC do Estado e posteriormente para a Prodemge.


2.4.3. Oportunidades

Foram identificas 71 Oportunidades no total, sendo que 15 destas Oportunidades, listadas

a seguir, foram destacadas e consideradas no projeto GES, em diversos segmentos:

Segmento Gestão de Suporte

Definir níveis de serviço para todos os Serviços de TIC, contemplando reportes

periódicos dos indicadores e revisões regulares dos objetivos.

Explorar a capacidade atual de monitoria para gerar e divulgar regularmente

informações para usuários sobre uso e disponibilidade de aplicações, incluindo os

indicadores de nível de serviço.

Disponibilizar em Catálogo o serviço de Gestão de Provedores de Serviços

contratados diretamente pelos Clientes.




Estabelecer as condições de disponibilidade e suporte para aplicativos e infra-

estrutura, incluindo as condições técnicas e comercias para atendimento

extraordinário sob demanda.

Consolidar os serviços de Manutenção Corretiva de Aplicativos e disponibilizá-lo

em catálogo.

Desenvolver os serviços de Manutenção Preventiva de Aplicativos e disponibilizá-

los em catálogo.

Segmento Gestão de Clientes

Alinhar os SLAs (acordo de nível de serviço com cliente) com o OLA (acordo de

nível de serviço interno) na resolução de problemas e incidentes.

Publicar um Catálogo Eletrônico de Produtos e Serviços de TIC e torná-lo ponto de

partida para o atendimento das demandas do Governo.

Promover os Produtos e Serviços de TIC através de eventos de comunicação

regulares, destacando a diferenciação frente aos provedores externos. Importante

manter o registro destas atividades e respostas para medir a efetividade.

Segmento Gestão de RISCOS

Disponibilizar serviço específico para auditoria de sistemas desenvolvidos e

mantidos por terceiros, aplicado também nos casos de recepção e absorção de

sistemas de terceiros pela Prodemge.

Segmento Operação e Suporte

Definir e acordar regras para Manutenções Programadas e Operação em

Contingência.

Segmento Projetos

Promover a oferta de Gerência de Projetos para o Estado aproveitando a estrutura,

recursos e conhecimento mantidos pela Prodemge.




Acordar formalmente a Documentação de Desenvolvimento de Sistemas com os

requisitos de funcionalidade, plano de teste e estimativa de carga / performance de

todos os desenvolvimento de sistemas solicitados pelos Clientes.

Definir Níveis de Serviço nos Projetos de Desenvolvimento de Sistemas (melhorias

e novos), com responsabilidades para Prodemge e Clientes, desde a fase de

Especificação até a Entrada em Produção.

Segmento Gestão de Fornecedores

Garantir a participação e o compromisso adequados das áreas internas no

desenvolvimento das propostas para Clientes visando estabelecer e garantir os

SLA’s.




2.5. ESTRATÉGIAS E TÁTICAS DE NEGOCIAÇÃO

(Elaboração do Caderno de Serviços Prodemge e das Minutas de Contrato)

Nesta frente de trabalho, foram realizadas as seguintes atividades para a família de

Serviços Prodemge, conforme previsto no edital de licitação e no planejamento do Projeto

GES – Gestão Estratégica de Suprimentos do Governo do Governo de Minas Gerais:

Desenvolver estratégias e táticas de negociação;

Estruturar processo de cotação, para orientação na definição de preço de

referência;

Quantificar e assegurar ganhos;

Definir a modalidades de contratação;

Elaborar minutas de contratos.

2.5.1. Estratégias de negociação

O desenvolvimento desta fase ocorreu a partir das fases de “Inteligência Interna”,

“Inteligência Externa” e “Desenvolvimento de Políticas e Estratégias”, sendo que desta

última a contribuição ocorreu após a realização do Workshop com Gestores de Serviços

Prodemge, no qual foram sugeridos pontos a serem considerados na elaboração dos

produtos do Projeto GES.

As sugestões foram relacionadas basicamente às seguintes melhorias:

na linha de produtos e serviços;

nas minutas de contratos;

nas informações referentes aos serviços oferecidos.

O desenvolvimento dos produtos ocorreu em conjunto com Superintendência Central de

Governança Eletrônica da SEPLAG, equipe da Prodemge envolvida no Projeto GES e

consultores da PricewaterhouseCoopers - PwC.




2.5.2. 2º Workshop com Gestores de Serviços

Este workshop foi realizado na sexta-feira, 03/03/2010, das 14h às 17h, no Auditório da

Prodemge e foi destinado aos gestores dos principais sistemas do Governo de MG;

envolvidos nas contratações de serviços de tecnologia (inclusive representantes das

SPGFs dos órgãos gestores dos principais sistemas do Estado) e representante da

Auditoria Setorial da SEPLAG.

O evento contou com a seguinte agenda:

1. O Projeto GES e a Família Serviços Prodemge

2. Retorno dos pontos do workshop anterior

3. Caderno Serviços Prodemge

4. Decreto instituindo o uso do Caderno de Serviços Prodemge e criando o comitê

específico para Serviços Prodemge

5. Solicitação de serviços de TIC utilizando os códigos/especificações do CATMAS.

6. Minutas padrões para a contratação dos serviços.

Os pontos abaixo foram levantados no 1º Workshop e foram devidamente analisados

conforme conclusão a seguir:




Sugestões com relação ao Caderno de Serviços Prodemge

1º workshop Ações tomadas

Não pode ser estático; as atualizações

precisam ser frequentes e registradas.

As atualizações no caderno de serviço

ocorrerão sempre que necessário, por meio de

demandas. Essas demandas devem

direcionadas à SCGE que, em co-

responsabilidade com a Prodemge, fará a

atualização do Caderno.

Conter informações detalhadas sobre

comercialização e forma de remuneração.

Foi criado o anexo I – Condições Comerciais

que contém informações sobre os valores

unitários (hora, un, etc.) e contém também

informações sobre a forma de composição dos

preços.

Maior detalhamento sobre o escopo e

modalidades dos serviços.

Ex.: detalhar o Datacenter por plataforma,

dedicado, compartilhado, disponibilidade, etc.

Foi feito o detalhamento do serviço levando em

consideração o que faz parte do escopo e o que

não faz parte do escopo. Foi feito um

agrupamento de serviços oferecidos.

Serviços secundários (ex.: Impressão de DAE)

poderiam ser tratados dentre de uma linha mais

genérica (ex.: Impressão de DOC’s).

Foi feito um agrupamento de diversos serviços

oferecidos bem como a criação de novas

famílias.

Arte Gráfica no desenvolvimento de sítios.

Foi destacado o serviço de “Desenvolv. de Sítio,

Portal ou Intranet” que trata deste tipo de

demanda.

Linha específica de “Armazém de Informações”. Foi criada uma linha específica para “Armazém

de Informações”.

Linha específica de produtos prontos, onde

estariam serviços como “Acesso a Armazém de

Informações”.

Usando o conceito de agrupamento de serviços

o serviço de “Acesso a Armazém de

Informações” foi agrupado na família “Armazém

de Informações”.




Não há uma divisão clara das

responsabilidades pelas “regras de negócio” e

pelas “regras de sistemas”.

Uma das principais premissas do Caderno de

Serviços é que o demandante do novo serviço

tenha informações sobre o serviço que deseja

contratar.

Uma das atribuições dos órgãos no momento da

contratação do serviço é comunicar à Prodemge

qual o funcionário responsável pelo serviço no

órgão. É recomendável que esse funcionário

possua conhecimento sobre qual a necessidade

do serviço.

É comum a falta de conhecimento do negócio

pelo usuário demandante, associada à falta de

questionamento e aprofundamento pelo analista

desenvolvedor.

Ampliar a divulgação do Caderno e de serviços

pouco explorados.

Estão sendo criados mecanismos para a

divulgação e atualização do caderno.

Incluir em Tratamento de Imagens serviços de

Digitalização ou Microfilmagem

Este serviço foi inserido dentro do grupo

“Gestão de Conteúdo” com o nome de “Captura

de Documentos”.

Atualmente, as áreas clientes não têm como

medir nem exigir um nível de serviço, pois

faltam:

• Indicadores específicos para cada um dos

serviços.

• Padronização dos contratos com o enfoque de

gestão de nível de serviços.

• Padronização dos produtos entregues pela

Prodemge.

• Processo de medição e reporte que comprove

a qualidade da entrega.

Todos os serviços oferecidos pela Prodemge

deverão contar com indicadores de níveis de

serviços, previstos no caderno de serviços. Os

valores dos níveis de serviços serão acordados

entre as partes e descritos nos contratos

assinados entre as partes.

Os projetos / contratos de desenvolvimento de

sistemas de médio e longo prazo precisam de

melhores definições para:

• Processo de medição e reporte que comprove

a qualidade da entrega.

• Produtos que caracterizem as entregas e

produtos do projeto, tanto dos entregáveis

parciais (feitos ao longo do projeto), quanto dos

entregáveis finais.

• Pagamentos parciais: precisam estar

associados a produtos entregues, e não

A especificação dos Serviços de

Desenvolvimento de Sistemas para o Caderno

de Serviços contemplou:

• Processo de Desenvolvimento de

Sistemas Orientados a Objeto (PDSOO),

metodologia que determina produtos específicos

para cada fase do projeto.

• Condições comerciais que vinculam os

pagamentos a entrega dos produtos definidos

pela metodologia PDSOO.

• Minutas de Contrato com cláusula




somente ao prazo decorrido ou a um montante

de horas gastas. Há hoje o risco de

caracterização de pagamento antecipado.

• Propriedade do código fonte e mecanismos de

transferência da manutenção para terceiros.

específica sobre Propriedade de Sistemas

baseada em leis federais e estaduais – vide item

Minutas de Contrato.

Características gerais esperadas das Minutas de Contrato


Detalhamento / composição dos preços.

Foi criado, juntamente com o Caderno de Serviços, o Anexo I – Condições Gerais que contém as condições comerciais e os preços praticados atualmente pela Prodemge para cada serviço ofertado.

Indicação da forma de gerir os níveis de serviços e de atestar as entregas.

Uma das sessões do Caderno de Serviços contempla a indicação da Metodologia de Gestão de Nível de Serviço que descreve todas as atividades que devem ser executadas.

No contrato há somente uma previsão de orçamento, pois não é possível no momento do fechamento detalhar as necessidades ou produtos específicos.

Uma das premissas para utilização do caderno é que os órgãos façam um planejamento de suas demandas e necessidades antes da contratação do serviço.

Hoje, um saldo de contrato / orçamento pode ser utilizado para atendimento de demandas que não têm vínculo com o objeto do contrato.

Este ponto deve ser tratado pelos órgãos auditores e fiscalizadores do Estado.

Contratos guarda-chuva mascaram a deficiência de planejamento, e dão margem para atendimentos fora do escopo

Os contratos guarda-chuva deixam de existir. A contratação de serviços deverá ser feita pelas minutas padrões criadas pelo projeto GES, nas quais são descritos todos os serviços

Especificar as condições de propriedade intelectual de códigos fontes.

As Minutas de Contrato contém cláusula específica sobre Propriedade de Sistemas baseada em leis federais e estaduais – vide item Minutas de Contrato.

Características gerais esperadas das Minutas de Contrato





Fornecimento tutorial eletrônico e manual de treinamento de usuário.

Não é escopo do projeto GES na Família Serviços Prodemge a criação de novos serviços. e/ou a avaliação da estrutura e dos processos internos da Prodemge.

EAD – Educação a Distância

Treinamentos técnicos especializados em TIC para as áreas internas de TIC.

Georeferenciamento

Serviço de Gestão de Dados

Processo de Gestão de Clientes ou Gestão de Serviços orientada aos Clientes.

Qualidade do processo de monitoria, prevenção, identificação e resolução de problemas na Prodemge.

Melhorias inseridas nas minutas de contrato

Descrição dos Serviços - as descrições dos serviços contidas no Caderno de Serviços serão transferidas, integralmente, para as minutas de contrato e serão inseridas na cláusula “Do Objeto e da Execução do Serviço”.

Níveis de serviço - foi criado uma cláusula “Dos níveis de Serviço” específica para referenciar os valores acordados entre as partes.

Estrutura de Anexos - os anexos se resumem a algum documento específico que qualificam a demanda e não mais partes relevantes do contrato

Faltam informações sobre volumetria e demanda esperada - foi criado uma cláusula “Demanda e Volumetria”.

2.5.3. Relação dos produtos gerados

Linha de produtos e serviços

Definição da hierarquia de serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC

os serviços em famílias.

Caderno de Serviços Prodemge




O Caderno de Serviços contempla descrição detalhada de todos os serviços de TIC

oferecidos pela Prodemge.

Anexo I - Condições comerciais

Disponibiliza informações sobre a composição dos preços dos serviços e dos preços

máximos dos itens que formarão o preço final dos serviços.

Anexo II - Itens cadastrados no Catálogo de Materiais e Serviços – CATMAS, do

Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços – SIAD

Disponibiliza os códigos cadastrados no CATMAS para contratação dos serviços.

Minutas de contratos

Desenvolvimento de minutas personalizadas para a contratação de todos os serviços

oferecidos pela Prodemge aos demais Órgãos e Entidades do Governo de MG.




2.5.3.1. Linha de Produtos e Serviços

Linha de Produtos e Serviços da Prodemge - Esta linha de Produtos e Serviços foi

analisada em conjunto com a Prodemge e com a Superintendência Central de

Governança Eletrônica - SCGE da SEPLAG.

2.5.3.2. Estrutura do Caderno de Serviços Prodemge

A estrutura do Caderno de Serviços Prodemge foi desenvolvida com o objetivo de garantir

que suas informações sejam suficientes para o cliente entender de forma clara o escopo

dos serviços e os seus produtos.

A informação clara e detalhada sobre os Serviços Prodemge consolidada em um Caderno

de Serviços propicia diversos benefícios:

alinhamento de papéis e responsabilidades;




melhor entendimento pelos usuários dos produtos e serviços de TIC da Prodemge

– escopo, preço e nível de serviço;

redução dos problemas relacionados a comunicação das condições de serviço.

Seção D

Glossário

Seção C

Minutas de Contrato

Seção B

Produtos e Serviços

Seção A

Descrição e Aplicação



Detalhamento do produto/ serviço

Condições comerciais


Responsabilidades do Cliente

Responsabilidades da Prodemge

Nome e descrição

Indicadores de nível de serviço

Manutenção do caderno

Estrutura e Conteúdo

Conceituação

Conceituação

Minutas específicas para cada serviço

Principais termos técnicos




2.5.3.3. Detalhamento da Sessão B – Produtos e Serviços

1 - Nome e descrição

Nome - o nome do serviço será o mesmo constante na estrutura de famílias

aprovada.

Descrição - a descrição deverá estar em dois parágrafos, escrita de forma a

permitir que o solicitante seja capaz de compreender o tipo de serviço ofertado.

Exemplo:

Nome do serviço: Acesso a Armazém de Informação

Consiste na liberação de acesso de usuários identificados aos Armazéns de Informações que estão disponíveis para o Estado de Minas Gerais.

2 - Detalhamento do serviço

Este item deve trazer os detalhes da prestação de serviços, incluindo mas não limitando-

se a:

Tipos / modalidades do serviço / produto

Processo de prestação de serviço.

Local da prestação do serviço.

Elementos que compõem o serviço.

Ferramentas aplicadas na prestação de serviço

Responsabili-dades da Prodemge

Responsabili-dades do Cliente


Indicadores de nível de

serviço


Detalhamento do serviço

Nome e Descrição

Caderno de Serviços Seção B – Produtos e Serviços




Período da disponibilização.

Responsável pela execução.

Tão importante quanto descrever o que será entregue é deixar claro o que está

relacionado ao tipo de serviço e o que não será entregue.

Exemplo (serviço de Acesso a Armazém de Informação):

A - Modalidade de Acessos

Tipo de acesso Descrição

Acesso Visualização de Relatórios

Permite a atualização e a visualização de Relatórios que foram criados pelos usuários dos Armazéns de Informações.

Acesso Criação de Relatórios Permite a atualização, a visualização e a criação de relatórios no Armazém de Informações.

Acesso Visualização de Painéis de Controle

Permite a visualização de painéis de controle para acompanhamento de indicadores de desempenho. Permite a atualização, a visualização e a criação de relatórios no Armazém de Informações.

B - Fluxo de Execução do Serviço

• Permissão e restrições: A permissão para acesso ao Armazém de Informações e as regras de segurança (restrições) que serão colocadas para o usuário é definida pelo Órgão gestor do Armazém de Informações. Como exemplo, para acessar o Armazém do SISAP, é necessário a autorização do gestor do Armazém do SISAP na SEPLAG, onde serão implantadas as restrições de visão permitindo ao usuário ver apenas os registros do seu órgão.

• Recebimento do Login e senha (só recebida após a capacitação):

O usuário deve solicitar via executivo de negócios o seu acesso informando seu MASP, nome completo, email individual e telefone de contato. Em seguida, receberá os dados necessários para acesso ao Armazém: Login do usuário e a senha de acesso. Estes dados serão entregues ao usuário através de seu e-mail individual já informado.

C - Local de Prestação do Serviço O acesso é remoto, via internet, exceto o acesso ao Armazém SISAP, que fica disponível apenas em estações de trabalho localizadas nas entidades do governo onde estão instaladas a versão desktop do Software Business Objects.

D - Elementos que Compõem o Serviço • Infraestrutura computacional; • Equipe Técnica.

E - Tecnologias Aplicadas na Prestação do Serviço • Portal de Colaboração do Armazém; • OLAP (On-line Analytical Processing) – Business Objects SAP; • Performance Management – Business Objects SAP; • Componente de Geoprocessamento – InterGeo Map Intelligence.

F - Período da Disponibilização Dias úteis de 08h às 12h e de 14h às 18h ou conforme acordado com o cliente.




G - Responsável pela Execução Gerência de Sistemas Especializados H - O que não está no Escopo • Desenvolvimento e/ou customizações no sistema transacional origem de dados do Armazém de

Informações; • Validação das informações carregadas no Armazém; • Definição do tratamento a ser dado na ocorrência de inconsistência de informações nos dados de

origem; • Atualização dos dados do Armazém de Informações (Produção do Armazém); • Desenvolvimento de relatórios e gráficos (Consultoria em Armazém); • Treinamento (Capacitação em Armazém); • Desenvolvimento de novos Armazéns de Informações (Desenvolvimento de Armazém); • Alterações nos Armazéns acessados (Manutenção de Armazém); • Acesso à Internet;

3 - Atendimento e suporte

Descrever neste item quais as formas de Atendimento previstas, a abrangência do

Suporte oferecido.

Os níveis de serviço referente ao Atendimento e Suporte serão detalhados no item

Indicadores de nível de serviço.

Tão importante quanto descrever o escopo do Atendimento e Suporte, é deixar claro o

que não faz parte do escopo.


O atendimento aos clientes é feito através do Service Desk da Prodemge, que está disponível aos

clientes conforme descrito no capítulo 8.

4 - Indicadores de nível de serviço

Um acordo de nível de serviço é um instrumento para a gestão das expectativas do

cliente. Sua meta é definir as condições dos serviços a serem entregues e, por

conseguinte, atender à demanda dos clientes a partir de um entendimento claro do

conjunto de compromissos.


Os indicadores de Nível de Serviço negociados, referenciados em contratos e acompanhados são:

• Comunicação ao cliente sobre a parada programada;

• Disponibilidade do ambiente.




Os valores específicos para cada um dos indicadores serão acordados caso a caso, e terão como

premissa a estimativa de demanda.

5 - Parâmetros de demanda e volumetria

Informações essenciais para o dimensionamento dos recursos necessários para

atendimento às demandas do Cliente.

As estimativas para cada um dos parâmetros podem não ter precisão absoluta, mas são a

referência básica para a definição e implantação dos recursos e processos necessários

para garantir o Nível de Serviço acordado.


• Modalidade do acesso;

• Quantidade de acessos.

6 - Responsabilidades do cliente

Neste item devem ser incluídas informações sobre as responsabilidades da Prodemge

com relação ao serviço oferecido.


o Estabelecer contrato comercial assinado entre as partes, incluindo o acordo do nível do serviço,

antes do início da Prestação de Serviços;

o Prover à Prodemge de todos os dados e informações necessários à consecução do serviço, dentro

dos prazos e condições definidos na negociação do serviço;

o Indicar representante junto à Prodemge para tratar de assuntos relacionados ao serviço,

acompanhar e validar sua execução, além de atestar as alterações e/ou implementações;

o Solicitar autorização ao órgão gestor do Sistema;

o Responsabilizar-se por quaisquer falhas, erros ou imperfeições originadas do não cumprimento das

recomendações, orientações e sugestões técnicas da Prodemge;

o Responsabilizar-se pela autorização de pessoas a serem cadastradas para utilização do Armazém

de Informações;

o Assegurar o treinamento dos usuários para que os mesmos dominem os critérios de extração de

consultas e relatórios, a fim de garantir que não ocorram resultados divergentes;

o Prover a Prodemge das informações necessárias para o cadastro do acesso: MASP, nome

completo, email individual e telefone de contato;




7 - Responsabilidades da Prodemge

Este item contém informações sobre as responsabilidades da Prodemge com relação ao

serviço oferecido.


o Estabelecer contrato comercial assinado entre as partes, incluindo o acordo do nível do serviço,

antes do início da Prestação de Serviços;

o Comunicar ao cliente, com a antecedência possível ou de acordo com o contrato de nível do

serviço, qualquer anormalidade na prestação do serviço;

o Manter a prestação do serviço conforme acordado em contrato;

o Elaborar com o cliente o cronograma de trabalho detalhando as atividades, recursos e calendário

para execução dos serviços;

o Reportar ao cliente ocorrências relevantes que possam alterar e/ou impactar os serviços.

o Tratar confidencialmente todos os documentos, dados e informações que lhe forem fornecidos ou

mesmo por ela elaborados, em virtude dos serviços ora contratados;

o Responder pelo perfeito funcionamento do Armazém, garantia que deixará de vigorar caso o cliente

permitir a sua utilização por pessoas não habilitadas;

o Notificar com 72h de antecedência as paradas programadas que interfiram no acesso ao Armazém.

Anexo I – Condições comerciais

O Anexo I - Condições Comerciais, do Caderno de Serviços Prodemge, contém os preços

dos itens de orçamento dos serviços, forma de pagamento, composição dos valores dos

serviços, etc.


O preço do Acesso de Armazém de Informações é orçado de acordo com a modalidade de acesso

contratada e o número de usuários. O faturamento será conforme acordado em contrato.

Caso o usuário já possua acesso a um determinado Armazém e contrate acesso a outro Armazém, com

a mesma modalidade, é cobrado apenas o Acesso Adicional.

Abaixo preços dos itens de orçamento do serviço de Acesso a Armazém de Informação:

Item Unidade Preço (R$)

Acesso adicional Un 125,00

Acesso criação de relatórios Un 461,00




Acesso desktop Un 991,00

Acesso visualização de relatórios Un 302,00

Acesso visualização painéis controle Un 1.081,00

Acesso criação relatórios mapas temáticos espaciais

Un 530,00

Anexo II – Códigos dos itens no CATMAS

O Anexo II – O CATMAS possui todos os códigos dos serviços constantes na Linha de

Produtos e Serviços Prodemge.


Nome do Serviço Especificação do item de Serviço Código do item de serviço

Acesso a Armazém de Informações

Acesso Visualização de Relatório de Armazém de Informações

34550

Acesso Criação de Relatórios no Armazém de Informações

34568

Acesso Visualização de Painéis de Controle em Armazém de Informações

34576

Acesso Desktop ao Armazém de Informações

34584

Acesso Mapas do Armazém de Informações

34592

Acesso Adicional ao Armazém de Informações

34606

2.5.3.4. Minutas de Contrato

Após análise dos contratos existentes foram identificados que a padronização dos

contratos pode melhorar em diversos aspectos:

Itens e cláusulas obrigatórias

Descrição dos Serviços

Premissas de demanda

Níveis de Serviço

Estrutura de Anexos




Faltam informações sobre volumetria e demanda esperada.

Melhorias inseridas nas minutas de contrato

Descrição dos Serviços - as descrições dos serviços contidas no Caderno de Serviços serão transferidas,

integralmente, para as minutas de contrato e serão inseridas na cláusula “Do Objeto e da Execução do

Serviço”.

Níveis de serviço - foi criado uma cláusula “Dos níveis de Serviço” específica para referenciar os valores

acordados entre as partes.

Estrutura de Anexos - os anexos se resumem a algum documento específico que qualificam a demanda e

não mais partes relevantes do contrato

Faltam informações sobre volumetria e demanda esperada - foi criado uma cláusula “Demanda e

Volumetria”.

Estrutura padrão para as minutas

Cláusula I - Do Objeto e da Execução do Serviço Cláusula XI - Dos Tributos

Cláusula II - Dos Níveis de Serviço Cláusula XII - Da Fiscalização

Cláusula III - Da Demanda e Volumetria Cláusula XIII - Da Fraude e Corrupção

Cláusula IV - Do Valor, do Pagamento e do

Reajuste

Cláusula XIV- Da Rescisão

Cláusula V - Dos Recursos Financeiros Cláusula XV - Das Penalidades

Cláusula VI - Da Vigência e da Prorrogação Cláusula XVI - Das Cláusulas Supervenientes

Cláusula VII - Das Obrigações das Partes Cláusula XVII - Da Fundamentação Legal da

Dispensa de Licitação

Cláusula VIII - Da Confidencialidade e Segurança Cláusula XVIII - Da Publicação

Cláusula IX - Da Cessão, Sucessão e Transferência Cláusula XIX - Das Disposições Gerais

Cláusula X - Da Alteração Cláusula XX - Do Foro


Cláusula 1ª - Do Objeto e da Execução do Serviço 1.1. Constituem objeto do presente instrumento os serviços de informática, conforme descrição e especificações abaixo descritas: 1.1.1 - Acesso a Armazém de Informação




Consiste na liberação de acesso de usuários identificados aos Armazéns de Informações que estão disponíveis para o Estado de Minas Gerais.

A - Modalidade de Acessos

o Acesso Visualização de Relatórios - Permite a atualização e a visualização de Relatórios que foram criados pelos usuários dos Armazéns de Informações.

o Acesso Criação de Relatórios - Permite a atualização, a visualização e a criação de relatórios no Armazém de Informações.

o Acesso Visualização de Painéis de Controle - Permite a visualização de painéis de controle para acompanhamento de indicadores de desempenho.

B - Local de Prestação do Serviço O acesso é remoto, via internet, exceto o acesso ao Armazém SISAP, que fica disponível apenas em estações de trabalho localizadas nas entidades do governo onde estão instaladas a versão desktop do Software Business Objects.

C - Elementos que Compõem o Serviço

o Infraestrutura computacional; o Equipe Técnica.

D - Tecnologias Aplicadas na Prestação do Serviço

o Portal de Colaboração do Armazém; o OLAP (On-line Analytical Processing) – Business Objects SAP; o Performance Management – Business Objects SAP; o Componente de Geoprocessamento – InterGeo Map Intelligence.

E - Período da Disponibilização o Dias úteis de 08h às 12h e de 14h às 18h ou conforme acordado com o cliente.

F - Responsável pela Execução

o Gerência de Sistemas Especializados. G - O que não está no Escopo

o Desenvolvimento e/ou customizações no sistema transacional origem de dados do Armazém de Informações;

o Validação das informações carregadas no Armazém; o Definição do tratamento a ser dado na ocorrência de inconsistência de informações nos

dados de origem; o Atualização dos dados do Armazém de Informações (Produção do Armazém); o Desenvolvimento de relatórios e gráficos (Consultoria em Armazém); o Treinamento (Capacitação em Armazém); o Desenvolvimento de novos Armazéns de Informações (Desenvolvimento de Armazém); o Alterações nos Armazéns acessados (Manutenção de Armazém); o Acesso à Internet; o Máquina utilizada pelo usuário para acesso aos Armazéns bem como os softwares

necessários para o acesso (sistema operacional, browser, plugins, Java machine, etc.). H - Atendimento e Suporte O atendimento aos clientes é feito através do Service Desk da Prodemge, que está disponível aos clientes conforme descrito no capítulo 8, do Caderno de Serviços Prodemge. 1.2 - Os serviços serão executados pela CONTRATADA no prazo máximo de 10 (dez) dias, a contar da data de assinatura deste contrato.

Cláusula 2ª - Dos Níveis de Serviços

2.1. A execução do objeto deste contrato deverá atender aos níveis de serviço estabelecidos abaixo, sob pena de aplicação da sanção prevista na cláusula XI:

Comunicação ao cliente sobre a parada programada. Disponibilidade do ambiente.




2.2. Será realizado o monitoramento dos níveis de serviços acordados entre as partes, nos seguintes moldes:

Comunicação ao cliente sobre a parada programada – 72h antes da parada Disponibilidade do ambiente – 08 às 18h – dias úteis

Cláusula 3ª - Das Demandas e Volumetrias

3.1. A execução do objeto terá como referência os valores de volumetria informados abaixo: Modalidade do acesso

- Acesso Visualização de Relatórios - Acesso Criação de Relatórios - Acesso Visualização de Painéis de Controle

Quantidade de acessos - Acesso Visualização de Relatórios - 5 acessos - Acesso Criação de Relatórios - 2 acessos - Acesso Visualização de Painéis de Controle - 2 acessos

3.2. Havendo alterações nos valores de “Demanda e Volumetria” a Prodemge deverá ser comunicada, sob pena de não garantir a prestação do serviço conforme descrito na Cláusula Primeira.

Cláusula 4ª- Do Valor, do Pagamento e do Reajuste

4.1. A CONTRATANTE pagará à CONTRADADA, pela execução dos serviços objeto do presente instrumento, o importe total de R$ 4594,00 (quatro mil quinhentos e noventa e quatro reais), valor no qual já estão incluídas todas as despesas com a prestação do serviço descritos na Cláusula Primeira. 4.2. O preço do Acesso de Armazém de Informações é orçado de acordo com a modalidade de acesso contratada e o número de usuários, sendo os seguintes valores por item:

Serviço: Acesso a Armazém de Informação

Item Especificação sucinta Qtde Preço Unitário (em R$) Preço Total (em R$)

01 Acesso criação de relatórios 2 461,00 922,00

02 Acesso visualização de relatórios 5 302,00 1510,00

03 Acesso visualização painéis controle 2 1.081,00 2162,00

4.2.1 As notas fiscais/faturas relativas aos serviços prestados serão emitidas em conformidade com os preços e condições estabelecidos na Cláusula Primeira até o 5º dia útil de cada mês, com vencimento no 10º (décimo) dia após sua emissão. 4.3. O não pagamento na data de vencimento da nota fiscal/fatura implicará incidência de encargos financeiros correspondentes a multa de 2% (dois por cento) e juros legais de 1% ao mês. Nessa hipótese será emitida nota de débito para liquidação dentro de 10 (dias) contados de sua emissão. 4.4. Os preços dos serviços continuados indicados na Cláusula Primeira serão reajustados após 12 meses, contados a partir do início da vigência do presente instrumento, tendo como indexador o IPCA (Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo) ou outro índice que vier substituí-lo, acumulado nos últimos 12 (doze) meses, disponível 2 (dois) meses antes do término da vigência do contrato.




2.5.4. Ganhos esperados

Os ganhos esperados são todos qualitativos:

Transparência e melhoria nas relações entre Prodemge e os Órgãos1

Controle efetivo dos valores pagos para a realização de serviços de TIC2

Planejamento dos Órgãos para a realização de aquisições3

Melhoria no fluxo de comunicação em virtude da disponibilidade de informações4

Agilidade nas contratações em virtude da disponibilidade de informações.5

Aumento da participação da Prodemge na execução de serviços6

Monitoramento e controle dos níveis de serviços acordados7

2.5.5. Editais e modalidades de licitação / contratação

Definidas as estratégias de aquisições e o modelo proposto para a família,

desenvolvemos os editais (minutas de contratos) contemplando as estratégias e pontos

levantados durante todas as fases.

• Detalhamento dos serviços contratados

• Cláusula específica para inclusão dos níveis de serviço

• Cláusula específica para inclusão da demanda e volumetria

• Detalhamento da forma de pagamento e vinculação, no

caso de projetos, a produtos entregues.

41 minutas de contratos para os

serviços constantes no Caderno de

Serviços Prodemge

Minutas de contratos Principais estratégias aplicadas na elaboração:




2.5.6. Conclusões e próximos passos

Na fase de definição de políticas e estratégias, foram descritos os conteúdos dos 34

(trinta e quatro) serviços constantes no Caderno de Serviços Prodemge e foi realizada a

padronização das minutas de contratos.

Como resultados deste trabalho foram entregues os seguintes produtos:

Caderno de serviços Prodemge contendo 34 serviços oferecidos pela Prodemge

o Anexo I – Condições Comerciais contendo os preços dos serviços oferecidos

pela Prodemge

o Anexo II - Códigos dos serviços no Catmas

Padronização de 41 minutas de contrato para os serviços constantes no Caderno

de Serviços Prodemge. (Alguns serviços possuem mais de um contrato em virtude

da existência de modalidades)

Como próximos passos, finalizando os trabalhos da Família de Serviços Prodemge pelo

Projeto GES, estão previstos:

Assessoramento nas contratações

Validação das minutas de contratos pela Assessoria Jurídica da SEPLAG.

Projeto Gestão Estratégica de Suprimentos sob coordenação...

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