Universidade Católica do Salvador 11/05/2014

Caíque Pimenta Jean S. de Jesus

Disciplina de contabilidade geral e de custos

O texto a seguir, esboça através de tópicos os temas, conceitos, leis e decretos que

regulamentam a Gestão Eletrônica de Documentos.

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

GED é um conjunto de operações ou métodos, que aplica técnicas e tecnologias para

captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relativos aos

processos organizacionais.

“Palavras-chave - GED, Digitalização, Document Management, Document, Imaging,

Workflow, OCR, ICR, COM, COLD, microfilmagem, ERM, Tecnologia, documento,

Armazenamento”

Instituições encontram uma saída para o excessivo acúmulo de documentos, Método que

passa os documentos em forma física para a digital , há diversas plataformas nas quais

esses documentos possam ser realocados, a escolha depende das mesmas para a melhor

plataforma determinada (usuário) depende do tipo de documento com o qual irá trabalhar,

os tipos de plataformas são várias porém as mais usadas para a mudança são as seguintes,

fotos, microfilmes, arquivos de texto planilhas eletrônicas, etc.

Prof.: Sílvio Bello Curso: Bacharelado em Informática

Legislação

Trata-se de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado.

Legislação ampla e complexa, devido a incumbência das esferas de leis federais, estaduais e municipais, além da auto-regulamentação setorial, prevista na constituição federal.

A Lei nº 12.682, de 9 de Julho de 2012, da validade jurídica dos documentos digitalizados e replicados por meios eletrônicos.

A LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012 - Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, caput, incisos IV e VI, alínea “a”, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011.

LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a LEI NO 8.112, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1990 - revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

MINISTÉRIO DA JUSTIÇA / SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA - PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009 / Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008.

O SECRETÁRIO NACIONAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA, no uso das atribuições legais e, Considerando o disposto no parágrafo único, do artigo 15, do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, combinado com o artigo 8o, inciso VI, da Estrutura Regimental do Ministério da Justiça, aprovada pelo Decreto nº 6.061, de 15 de março de 2007. MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 - LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999 - Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 62 da Constituição, adota a seguinte Medida Provisória, com força de lei: LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 - Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987 - Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ - CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL – CONARQ / 6 de julho de 2004

Vários componentes de hardware e software são precisos para o funcionamento do

GED, alguns são desenvolvidos especificamente para cada tipo de sistema; outros

são adaptados conforme a escolha da entidade. Thomaz (2005, p. 36)

Aplicações em Softwares / Ferramenta web

Há diversas soluções em TI no mercado para GED, entre elas citamos os seguintes

sistemas:

Liquid: Sistema que integra diversos módulos para uma boa gestão de Gerenciamento

Eletrônico de Documentos

Características (Segundo o fabricante): Vantagens do produto - Facilidade na organização

de documentos físicos - Agilidade na recuperação de documentos - Auxílio na administração

do arquivo físico das empresas e etc.

SE Document: SE Document é a solução definitiva para o gerenciamento corporativo de

documentos que integra as tecnologias de workflow colaborativo, indexação e recuperação,

visualização de conteúdo, etc. em uma única aplicação web.

SOFTWARE GED: conjunto de tecnologias que permite a gestão inteligente de

documentos ou arquivos em qualquer suporte: digital, papel, microfilme, entre outros. É uma

ferramenta totalmente via web, que não necessita de instalações nas máquinas dos

usuários.

Vantagens e benefícios (Segundo o fabricante):

http://www.redeimagem.com.br/produtos 14/05/2014

http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php# -

14/05/2014

1) Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;

2) Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópia;

3) Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;

4) Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;

5) Segurança das informações;

6) Preservação do arquivo físico;

7) Integração de dados ativos e históricos;

Etapas do Software GED: Cadastro de Documentos – Armazenamento - Distribuição.

Aplicações em equipamentos / hardwares especializados para GED

A aplicação de digitalização requer um conjunto de equipamentos adequado a cada

aplicação, equipamentos esses que possam atender tanto a tarefa de escanear como a

editar informações, visualizar, organizar e arquivar. A escolha do equipamento para

a digitalização de documentos depende do tipo de material que será trabalhado. Ao

implantar um projeto de digitalização de documentos é necessário ficar atento as

características técnicas dos equipamentos de digitalização: computador, monitor, gravador

de CD e DVD, porta de transferência de alta velocidade, software e, principalmente, dos

scanners que serão utilizados.

Outros fatores como resolução, profundidade de cores, área de escaneamento, tempo de

digitalização e usabilidade também fazem toda a diferença para aumentar a produtividade,

Detalhe:

Scanner: mecanismo de digitalização que transforma um documento em imagem eletrônica.

As imagens também podem ser inseridas no sistema vindo de um bureau de

processamento.

Processamento: os sistemas GED são instalados em um ou mais computadores,

normalmente servidores, em rede para facilitar a distribuição de informação.

Armazenamento: periféricos de armazenamento que armazenam e disponibilizam

permanentemente as imagens e respectivas informações complementares, que podem ser

discos rígidos ou unidades de CD.

Rede: ponte de comunicação entre os componentes do sistemas físicos.

Impressora: sempre usada quando da necessidade de obter uma cópia física do documento.

Estação de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode permitir consultar, criar

novos documentos, cadastrar documentos existentes, etc.

Prestadores de Serviços

Com uma tendência crescente de prestação de serviços, não é diferente para

aplicações de gestão de documentos.

Temos como exemplo, empresas como a

- DIAGRAMA TECNOLOGIA: oferece apoio em projetos de gestão de conteúdo

(GED/ECM), desde a análise de necessidades, podendo recomendar ajustes em processos

de trabalho e efetuar a seleção da solução mais indicada, até a implantação e

gerenciamento da operação.

- DATADIGITAL: A digitalização de documentos é a conversão de documentos escritos em

papel para arquivos digitais – Preparação – Digitalização – Indexação - Controle de

qualidade

- KATALOGG: Surgiu com o propósito de oferecer soluções confiáveis, rápidas e eficientes

a empresas cada vez mais exigentes frente ao constante crescimento do volume de seus

arquivos e aos problemas que eles geram. Soluções em Guarda de Documentos -

organização de documentos - Digitalização de Arquivos.

Gestão de um documento / tempo de vida

São procedimentos técnicos desde a sua criação, manuseio, transferência e/ou descarte do

documento. Então ao passar por esses ciclos, requer a necessidade de um ambiente físico,

eletrônico e digitalizado. Mas, para manter essa integridade, temos que aplicar técnicas de

manuseio para não alterar a integridade do documento.

Para isso, existem muitas soluções no mercado de GED, a fim de implantar soluções

devidas a necessidade de cada um. Ao tomar essas medidas, irá reduzir o número de papel,

reduzir o risco de exteriorização, fácil localização, rastreabilidade, agilidade entre outras.

Dando a importância a crescentes soluções de serviços em nuvem.

Segurança na informação

Com toda a discussão em torno da GED, é preciso manter a segurança da informação no

sentido de preservar o valor ético, planejamentos estratégicos e históricos que possuem

uma organização. Características básicas da segurança da informação vão desde atributos

de confidencialidade, autenticidade, integridade e disponibilidade não estando esta

segurança restrita somente a sistemas computacionais, informações eletrônicas, sistemas

de armazenamento, mas também aos termos de confidencialidades entre pessoas e

instituições.

REFERENCIAS:

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art23>. Acesso em: 10 maio 2014. Disponível em: <http://www.artigonal.com/ti-artigos/gestao-eficiente-de-hardware-e-software-1333882.html>. Acesso em: 10 maio 2014. Disponível em: <https://uspdigital.usp.br/proteos/manual/versao2/manualcompleto.pdf>. Acesso em: 02 maio 2014. Disponível em: <http://www.ged.net.br/lei8159.html>. Acesso em: 05 maio 2014. Disponível em: <http://www2.acessodigital.com.br/materias.php?acesso=19&tipo=2>. Acesso em: 03 maio 2014. Disponível: <http://webeduc.mec.gov.br/midiaseducacao/material/impresso/imp_basico/e1_assuntos_a1.html>. Acesso em: 05 maio 2014. Disponível em: <http://www.kitani.com.br/index.asp>. Acesso em: 09 maio 2014. Legislação GED - LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 GED. Disponível em: <www.ged.net.br>. Acesso em: 09 de maio 2014. http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php# Acesso em: 13 de maio 2014. http://www.arquivar.com.br/servicos/ged/ Acesso em: 14 de maio 2014. http://www.diagramati.com.br/site/?page_id=49 Acesso em: 14 de maio 2014.