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Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege,

versão 3.6.8. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e

processos de instituições de ensino.


Sumário

1 Conhecimentos Específicos ..................................................................... 7

1.1 Lançamentos ............................................................................................ 7

1.2 Plano de Contas ....................................................................................... 7

1.3 Contas contábeis comuns nas IE ............................................................. 8

1.3.1 Ativo ......................................................................................................... 8

1.3.2 Passivo .................................................................................................... 9

1.3.3 Receitas ................................................................................................... 9

1.3.4 Despesas ............................................................................................... 10

1.4 Balancete de Verificação ........................................................................ 10

1.5 Funcionamento de débitos e créditos ..................................................... 11

2 APS – Módulo Contábil .......................................................................... 12

3 Cadastros ............................................................................................... 12

3.1 Tipos de Histórico ................................................................................... 12

3.2 Tipo Plano Conta .................................................................................... 13

3.3 Históricos ............................................................................................... 14

3.4 Centros de Custos .................................................................................. 15

3.4.1 Departamentalização ............................................................................. 15

3.4.2 Centro de Custo ..................................................................................... 16

3.5 Parâmetros da Contabilidade ................................................................. 17

3.6 Grupos de Unidades .............................................................................. 19

3.7 Máscara de Capa ................................................................................... 20

3.8 Sistema Origem...................................................................................... 21

3.9 Conta ..................................................................................................... 21

3.9.1 Inclusão de contas e subcontas ............................................................. 22

3.9.2 Consulta de contas analíticas ................................................................. 24

3.10 Conta x Centro Custo ............................................................................. 25

3.11 Capa ...................................................................................................... 26

3.12 Conta Caixa ........................................................................................... 27

3.13 Períodos ................................................................................................. 27

3.14 Índices/Cotações .................................................................................... 28

3.15 Idiomas .................................................................................................. 29

3.16 Itens do Relatório no Idioma ................................................................... 30


3.17 Configuração de Contas para Soma na Dotação.................................... 31

4 Lançamentos .......................................................................................... 31

4.1 Lançamento Composto .......................................................................... 32

4.2 Exemplos ............................................................................................... 34

5 Relatórios ............................................................................................... 38

5.1 Balancete Consolidado........................................................................... 38

5.2 Razão ..................................................................................................... 40

5.3 Razão por Centro de Custos .................................................................. 41

5.4 Diário Consolidado ................................................................................. 42

5.5 Relatório Demonstrativo de Resultado ................................................... 43

5.6 Relatório Demonstrativo Despesa .......................................................... 45

5.7 Relatório Contas x Centro Custo ............................................................ 46

5.8 Relatório Balanço Consolidado .............................................................. 48

5.9 Livro Caixa ............................................................................................. 49

5.10 Relatório Fechamento Conta .................................................................. 51

5.11 Plano de contas Consolidado ................................................................. 51

5.12 Previsão Orçamentária ........................................................................... 53

5.13 Comparativo Receitas Despesas ........................................................... 54

5.14 Relatório Contas com Saldo Incompatível .............................................. 54

5.15 Relatório Emissão de Lote ..................................................................... 55

5.16 Relação de Centros de Custo ................................................................. 56

5.17 Relatório Cadastral de Históricos ........................................................... 56

5.18 Geração Arquivo SINCO ........................................................................ 57

5.19 Geração MANAD .................................................................................... 58

6 Encerramento Período Contabilidade ..................................................... 60

7 Transferência de Lançamento por Capa ................................................ 60

8 Transferência de Lançamento por Conta ............................................... 61

9 Verifica Conta ......................................................................................... 62

10 Apuração Resultado ............................................................................... 63

11 Geração Conta - Centro de Custo .......................................................... 64

12 Transferência de Lançamento ................................................................ 65

13 Transferência de Resultados .................................................................. 65

14 Demonstrativo ........................................................................................ 66

15 Gerador de Demonstrativo ..................................................................... 67

16 Replicar Plano de Contas ....................................................................... 70

17 Replicar Históricos ................................................................................. 70


18 Replicar Demonstrativos ........................................................................ 71

19 Geração de Conta Rateio ....................................................................... 72

20 Consulta Inconsistência no Centro de Custo .......................................... 72

21 Integrações ............................................................................................ 73

21.1 Importações ........................................................................................... 73

21.1.1 Importação do Financeiro ....................................................................... 73

21.1.2 Importação de Lançamentos via Arquivo Texto ...................................... 75

21.1.3 Importação Demonstrativo ..................................................................... 75

21.1.4 Importação Estoque ............................................................................... 76

21.1.5 Importação Lançamento Patrimônio ....................................................... 77

21.2 Exportações ........................................................................................... 77

21.2.1 Exporta Movimentos do Mês .................................................................. 77

21.2.2 Exporta Lançamento .............................................................................. 78

21.3 SPED ..................................................................................................... 78

21.3.1 Plano de contas referencial .................................................................... 79

21.3.2 Cadastro Modelo referencial .................................................................. 80

21.3.3 Relacionamento de contas ..................................................................... 80

21.3.4 Vínculo de Contas Referenciais ............................................................. 84

21.3.5 Vínculo de Centros de Custo-Conta Referencial .................................... 85

21.3.6 Modelo demonstração ............................................................................ 86

21.3.7 Escrituração Auxiliar ............................................................................... 87

21.3.7.1 Inclusão de lançamento .......................................................................... 87

21.3.8 Inclusão de lançamento com Centro de Custo ....................................... 88

21.4 Geração Escrituração Contábil Digital (ECD) ......................................... 89

21.5 Criação do Livro Digital .......................................................................... 89

21.6 Geração do arquivo digital ECD ............................................................. 93


1 Conhecimentos Específicos

Para entender o sistema contábil da GVDASA, faz-se necessário compreender a

aplicação de alguns conceitos contábeis no sistema.

1.1 Lançamentos

São os registros dos fatos contábeis, ou seja, registram os acontecimentos que

alteram o Patrimônio Líquido da Empresa/Instituição. O conjunto destes registros

(Lançamentos) chama-se “Escrituração”.

Cada lançamento no sistema deve conter cinco informações básicas:

Capa e data

Conta devedora

Conta credora

Histórico

Valor

1.2 Plano de Contas

O Plano de Contas é um elenco de todas as contas previstas pelo setor contábil da

empresa que serão necessárias para os registros contábeis.

Cada empresa deve elaborar o seu Plano de Contas, sempre obedecendo aos seus

interesses e, principalmente, à legislação pertinente.

Facilita a leitura, interpretação e análise do Balanço Patrimonial da empresa que é

apresentado com as informações agrupadas por características semelhantes. Entre estas

características poderíamos citar: prazo, liquides, caixa e banco.

Seu principal objetivo é estabelecer normas de conduta para o registro das

operações da organização e, na sua montagem, devem ser levados em conta 3 objetivos

fundamentais:

Atender às necessidades de informação da administração da empresa;

Observar formato compatível com os princípios da contabilidade e com a norma legal

de elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis (Lei nº

6.404/76);


Adaptar-se tanto quanto possível às exigências de agentes externos, principalmente

às da legislação do Imposto de Renda.

Dentro do Plano de Contas existem contas que são Credoras (C) e Contas que são

Devedoras (D).

Em linhas gerais poderíamos considerar como segue:

Ativo (D)

Passivo (C)

Receitas (C)

Despesas (D)

1.3 Contas contábeis comuns nas IE

1.3.1 Ativo

Compõe-se de Bens e Direitos aplicados na entidade Contábil.

Alunos/Clientes: qualquer nota emitida para esta conta irá gerar um débito nesta

conta.

Caixa/Bancos: contabiliza a Entrada de Receitas na empresa.

Bancos: normalmente a conta banco tem contas individualizadas para cada banco

(uma conta sintética por banco).

Bco Caucionada

Bco Descontada

Bco Vinculada

Adiantamento de Fornecedor: por exemplo, o pagamento de fornecedor 50% a

vista e 30 + 60, ou seja, pagar o fornecedor antes de receber o produto ou serviço. Isto é

comum em imobiliárias, colégios, empresas e indústrias.


1.3.2 Passivo

Registram todas as entradas (origens) de recursos na empresa.

Fornecedor: qualquer produto ou serviço que deve ser pago será listado nesta conta.

Impostos a recolher: todos os impostos pagos devem ser listados nesta conta.

Normalmente cada imposto tem sua conta individualizada. Quando se emite a Folha de

pagamento, por exemplo, são feitos lançamentos nestas contas relativos aos impostos a

recolher dos colaboradores.

Adiantamento de Clientes: nesta conta estarão os lançamentos referentes a

pagamentos efetuados antes do recebimento de produtos ou serviços.

1.3.3 Receitas

Entende-se por “Receita” a entrada de elementos para o ativo, sob a forma de

dinheiro ou direitos a receber, geralmente referentes à venda de mercadorias, de produtos

ou de serviços. Uma “Receita” também pode derivar de juros, descontos e de outros ganhos

eventuais.

A obtenção de uma “Receita” resulta num aumento de Patrimônio Líquido.

Exemplo de um plano de contas de Receitas:

3.01. RECEITAS DE CLIENTES

3.01.10 Vendas de Produtos

3.01.20 Vendas de Serviços

3.01.90 Diversos

3.03. RECEITAS FINANCEIRAS

3.03.10 Juros de Aplicações

3.03.20 Resgates

3.03.90 Outros

3.05. OPERAÇÕES FINANCEIRAS

3.05.10 Contrato de Mútuo

3.05.20 Desconto de Títulos

3.05.90 Outros


3.07. RECEITAS PATRIMONIAIS

3.07.10 Venda de Imobilizado

3.07.20 Aporte de Capital

3.07.90 Outros

3.09 RECEITAS DIVERSAS

3.09.10 Reembolsos Diversos

1.3.4 Despesas

Entende-se por “Despesa”, o consumo de bens ou serviços, que, direta ou

indiretamente, deverá produzir uma “Receita”. Diminuindo o Ativo ou aumentando o Passivo,

uma “Despesa” é realizada com a finalidade de se obter uma “Receita”. Se o seu valor for

superior à “Receita”, haverá uma diminuição no Patrimônio Líquido.

São todos os gastos que fazem parte do dia-a-dia da empresa, como transportes,

telefone, luz, aluguel, comunicações, salários e comissões, Impostos e taxas, Retirada Pró-

labore, Despesas Bancárias, Publicidade, Despesas Diversas, etc.

Observe exemplos de despesas mais comuns:

Folha

Mat Prima

Energia

Água

Combustível

1.4 Balancete de Verificação

Ativo + Passivo + Receitas + Despesas = 0

Ou

Ativo+Receitas=Passivo+Despesas

Caso contrário, existe algum problema com os lançamentos realizados. Ou seja, o

“Balancete de Verificação” deve ser usado para conferência da exatidão dos dados

apurados.


Pode ser emitido em qualquer período: diário, semanal, quinzenal, mensal, ou anual.

Porém, é aconselhável emiti-lo em períodos mais curtos para que, caso haja alguma

inconsistência, o problema seja resolvido de forma mais rápida e fácil.

Por convenção é possível adotar D ou (+) para contas devedoras e C ou (-) para

contas credoras.

1.5 Funcionamento de débitos e créditos

Antes de iniciar o estudo do sistema contábil da GVDASA faz-se necessário

conhecer o funcionamento e a interpretação dos débitos e créditos.

Esquematicamente, para fins de compreensão da regra e não da exceção, é possível

representar os efeitos sobre os saldos dos grupos de contas da seguinte forma:

As exceções são contas redutoras dos saldos de outras contas do mesmo grupo.

As exceções mais usuais são as “Duplicatas Descontadas”, “Provisão para

Devedores Duvidosos”, a “Depreciação/Amortização Acumulada”, “Capital a Integralizar”, ou

seja, todas as contas que são apresentadas como redutoras do saldo de outra conta.


2 APS – Módulo Contábil

O Sistema de Contabilidade realiza todos os procedimentos inerentes às atividades

de controle contábil geral e gerencial. Pode ser integrado a sistemas financeiros,

faturamento, folha, caixa entre outros e, assim, suprimindo o trabalho de redigitação.

3 Cadastros

3.1 Tipos de Histórico

CTB_CadTipoHistorico.dll

Permite que o usuário informe ao sistema os diversos tipos de históricos que podem

ser utilizados por outras unidades associadas à empresa. Observe alguns exemplos:

Histórico para Ensino Fundamental,

Histórico para Faculdades

Histórico Mantenedora

É possível utilizar um tipo de histórico para cada unidade ou um tipo para todas as

unidades. Esta escolha deve ser feita pela instituição de acordo com o que esta considerar

melhor para sua realidade.

Os Tipos de Históricos servem para agrupar os históricos (descrição padrão para os

lançamentos contábeis).

Para a inclusão é necessário clicar sobre o botão “Incluir”, informar o código e a

descrição do tipo de histórico. Por fim, é preciso que seja clicado sobre o botão “Confirmar”.


3.2 Tipo Plano Conta

CTB_CadPlanoConta.dll

Permite o cadastro dos Tipos de Plano de Contas a serem empregados pela

Unidade, além de definir a estrutura a ser utilizada pelas contas pertencentes ao respectivo

plano.

É possível, através das colunas “Grau(n)”, definir a codificação das contas que além

de agilizar naturalmente o trabalho de classificação dos documentos, é elemento

indispensável para efeito do processamento de dados. Abaixo, um exemplo de critério de

graduação dos códigos:

Graus Grau 1 Grau 2 Grau 3 Grau 4

4 1 2 3 3

É possível ter um plano único para toda rede ou um por unidade.

Para cadastrar um tipo de plano de contas, clique sobre o botão “Incluir” informe o

“Código”, a “Descrição”, a quantidade de “Graus” do código do plano de contas, a

quantidade de caracteres que cada grau do plano de contas possuirá “Grau (n)”.

“Intervalo entre novas contas do último nível”: nesse campo pode ser informado qual

será o intervalo que o sistema deverá atribuir entre novas contas.

“Máscara código reduzido”: pode ser informada uma máscara para a apresentação

do código reduzido. Essa máscara será utilizada no momento da inclusão de novas contas

no plano de contas.

“Permite alterar código conta mãe”: se marcada essa opção o sistema irá habilita o

campo “Conta mãe” no cadastro de contas, para edição. Dessa forma o usuário poderá

alterar o código da conta.

“Máscara código conta”: deve ser configurada com os caracteres “underline” e

“ponto” de acordo com a formatação do código das contas.


3.3 Históricos

CTB_CadHistorico.dll

Neste cadastro é feito o cadastramento dos históricos padrões que serão utilizados

nos lançamentos da Contabilidade. Caso seja necessário um complemento para o histórico

a ser digitado durante o lançamento, deve ser informado o caractere asterisco (*) na

descrição do histórico. Exemplo:

“Pagamento NF 123”. O cadastro do histórico poderia ser: “Pagamento NF *”. O

asterisco permitirá que o usuário digite o número das notas fiscais a cada lançamento.

O cadastro do histórico facilita o lançamento, pois dispensa a digitação manual a

cada lançamento, permitindo que o usuário informe apenas os dados diferentes de um

lançamento para o outro através do asterisco.


Os históricos são utilizados na tela de digitação de lançamentos e Transferência de

Resultado.

Para cadastrar um histórico, clique sobre o botão de “Incluir”, informe o “Código”, a

“Descrição” (que pode conter os asteriscos necessários) e o “Tipo” de conta ao qual o

histórico poderá ser associado, de acordo com as opções:

Ambos: contas credoras e devedoras poderão receber este histórico.

Débito: apenas contas devedoras poderão receber este histórico

Crédito: este histórico será associado apenas a contas credoras

3.4 Centros de Custos

Pad_CadCentroCusto.dll

Caso a instituição trabalhe com rateio por centro de custos, neste programa serão

cadastrados os centros de custo aos quais os lançamentos poderão ser atribuídos.

Para efetuar o cadastramento deve-se abrir a tela, clicar com o botão direito do

mouse e selecionar a opção “Novo Centro de Custo”. Nesta opção também é possível

atribuir percentuais para rateio entre os centros de custos disponíveis.

3.4.1 Departamentalização

Para a contabilidade de custos, departamentalização é o critério mais eficaz para

uma racional distribuição dos custos indiretos. Com isso, cada departamento pode ser

dividido em mais de um centro de custos.


Os departamentos são divididos em produção e serviços. Para a apropriação dos

custos indiretos dos produtos, é necessário que todos esses custos estejam nos

departamentos de produção. É necessário que todos os custos dos departamentos de

serviços sejam rateados de tal forma que recaiam sobre os de produção.

3.4.2 Centro de Custo

É a menor fração de atividade ou área de responsabilidade para a qual é feita a

acumulação de custos. Permite informar como deve ser feito o Rateio das Despesas entre

os diversos centros de custos.

Centros de custos podem coincidir com departamentos, mas em alguns casos um

departamento pode conter vários centros de custo. Por exemplo: um departamento de

beneficiamento pode ter apenas um supervisor, mas podem existir várias linhas de

beneficiamento. Para cada linha é possível criar um centro de custo a parte e avaliá-lo

separadamente.


3.5 Parâmetros da Contabilidade

CTB_CadParametro.dll

Deve ser usado para configurar o módulo Contabilidade de acordo com as

necessidades de cada empresa/instituição. É importante salientar que o módulo funcionará

de acordo com as informações configuradas nessa tela.

“Usa Conta X histórico”: caso essa opção esteja marcada, só será possível utilizar

históricos que estivem cadastrados a conta (ver item lançamento composto desse manual).

“Usa Unidade do desdobramento”: caso marcado permite fazer lançamento em

múltiplas unidades. Na tela de lançamentos habilitará o campo de unidade, para escolha.

Senão o lançamento é realizado somente na unidade logada.

“Usa Centro de Custo”: define se a Unidade utilizará centro de custos.

“Usa Conta x Centro de Custo”: permite indicar os centros de custos para as

despesas e receitas. Essa informação será cadastrada na rotina de Geração Conta – Centro

de Custos

Usa dotação: permite indicar se a instituição irá utilizar a rotina de dotação

orçamentária.

“Usa dotação por centro de custo”: caso utilize a rotina de dotação, deverá indicar se

a dotação será realizada por centro de custos


“Permite Lançamento Compostos em Aberto”: permite lançamentos sem fechar

débitos e credito, ou seja, débito pode ser diferente de credito nos lançamentos compostos.

“Usa rateio de valores pelo centro de custo”: caso marcado, será rateado os valores

nos centro de custos de nível inferior ao lançado, conforme os percentuais definidos no

cadastro de centro de custos.

“Meses em Aberto”: são definidos os meses em aberto, ou seja, quantos meses,

anteriores ao atual, estarão disponíveis para alterações contábeis.

Último Encerramento: mostra qual o último período que foi fechado. Os meses em

aberto passam a contar a partir desta data.

Indicador de Credito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a

crédito. Ex.: C, sinal de menos (-), etc.

Indicador de Debito: deverá ser informado um caractere que simbolize os valores a

débito. Ex.: D, sinal de mais (+), etc.

Indicador de Pagina: usado para informar a nomenclatura para página. Ex.: folha.

Plano de Contas: deverá ser informado qual o tipo de Plano de Contas que será

utilizado pela Unidade onde o usuário está logado. A partir do momento em que são

efetuados lançamentos, não será possível trocar o plano de contas, apenas incluir novas

contas.

Tipo de Histórico: deverá ser informado qual o tipo de Histórico utilizado pela

Unidade em que o usuário está logado.

Tipo de Dotação: define como a unidade irá utilizar a orçamentação (mensal/anual).

Transfere os dados para outra base no encerramento do período: caso essa opção

esteja marcada os lançamentos serão transferido para outra base de dados.

Seleciona contas para excluir os lançamentos após o encerramento do período:

similar ao campo anterior, porém se essa opção estiver marcada é possível selecionar as

contas para excluir os lançamentos após o encerramento do período.

Nome do Servidor integração Patrimônio: usado para indicar o caminho de rede do

servidor caso a unidade possua o “módulo Financeiro – Patrimônio” integrado à

Contabilidade.


3.6 Grupos de Unidades

CTB_CadGrupoUnidade.dll

Permite realizar operações de consolidação de dados de forma automatizada. Ou

seja, não é necessário selecionar manualmente a unidade a ser consolidada. Ex. Colégios,

Comunidades, entre outros.

A fim de facilitar a emissão de relatório, é possível cadastrar grupos para

agrupamento de unidades. Nesse caso, basta selecionar o grupo e todas as unidades

vinculadas estarão sendo emitidas no relatório.

Por exemplo: a empresa possui unidades de vários ramos de atividade (hospitais,

escolas, universidade, etc.). Neste caso ela poderá criar um grupo chamado “Escolas” onde

estarão todas as unidades escolares, um grupo “Faculdades” onde estarão todas as

faculdades e assim por diante.

Na emissão de alguns relatórios, ao invés de selecionar todas as unidades escolares

para emissão, será possível selecionar somente o grupo Escolas e o relatório conterá todos

os dados, consolidados, das unidades pertencentes a ele.

Para a inclusão de um grupo de unidades, clique sobre o botão “Incluir” (na parte

inferior da tela), informe a descrição do grupo, clique no botão “Incluir” (localizado abaixo da

descrição) e o sistema abrirá a tela de unidades.


Nessa tela, selecione as unidades que deverão estar vinculadas ao grupo

cadastrado. Caso as unidades não estejam vinculadas, ao utilizar esse grupo em outras

telas, não irá trazer nenhuma informação.

3.7 Máscara de Capa

CTB_CadMascaraCapa.dll

Permite configurar no sistema através de macros como será a máscara da capa dos

lotes. Exemplo: “{Ano}{Mes}{Dia}TEXTO”.

Para adicionar as macros ao campo, clique com o botão direito do mouse e escolha

quais as macros que deseja utilizar para montar máscara.


3.8 Sistema Origem

CTB_CadSistemaOrigem.dll

Nessa tela deverão ser cadastrados os sistemas de origem, eles indicam de qual

sistema se originaram os lançamentos de operações de integração contábil.

Para a inclusão, clique no botão de “Incluir”, preencha o sistema de origem e informe

se os lançamentos, que estarão vinculados a esse sistema origem, poderão ser alterados ou

não.

Os lançamentos oriundos da contabilidade podem ser alterados na contabilidade.

Porém, os lançamentos de outros sistemas não podem ser alterados na contabilidade, pois

poderiam ocorrer alterações das informações originais tornando-as inconsistentes, já que a

fonte dos lançamentos também deveria ser alterada.

3.9 Conta

CTB_CadConta.dll

Este programa é usado para cadastrar as contas pertencentes ao plano de contas

selecionado nos “Parâmetros da Contabilidade” da unidade em que o usuário logado.

Também são levados em conta os Graus configurados no cadastro do tipo de plano de

contas.


Para cadastrar uma conta clique com o botão direito do mouse sobre uma conta

existente e selecione a opção “Nova conta” ou “Nova sub-conta”. A sub-conta será incluída

um nível abaixo em relação à conta selecionada pelo usuário.

O cadastro das contas será apresentado em forma de árvore e por isso o sistema

dispõe duas opções de inclusão.

3.9.1 Inclusão de contas e subcontas

Para cadastrar uma “Nova conta” ou uma “Nova subconta” informe, de acordo com a

necessidade, os seguintes campos:

Conta: informe neste campo o nome da conta que está sendo cadastrada.

Código alternativo: é um código definido pelo usuário para facilitar a memorização.

É possível informar este código alternativo nos lançamentos para encontrar a conta

desejada mais rapidamente, por exemplo.

Conta analítica ou sintética: este parâmetro deve ser usado para indicar se a conta

que está sendo cadastrada é do tipo sintética (pode ter subcontas) ou analítica (não terá

subcontas).

Natureza: utilize esta configuração para indicar se a conta cadastrada é “Credora”

(conta do tipo crédito), “Devedora” (conta do tipo débito), ou se a conta aceitará “Ambos”

tipos de natureza no lançamento, por exemplo.

Para cadastrar uma conta redutora, basta configurá-la com a natureza inversa às

demais contas.

Conta mãe: este campo exibe o código da conta que está um nível acima da conta

que está sendo cadastrada. Esta informação é utilizada pelo sistema para atualizar o saldo

da conta mãe.


Patrimonial: este parâmetro deve ser selecionado caso a conta refira-se ao

patrimônio da empresa.

Exibir na WEB: caso este parâmetro seja selecionado, a conta estará disponível no

orçamento web.

Dotação: os campos referentes a esta área devem ser configurados caso a

instituição irá trabalhar com dotação (ver manual de dotação).


3.9.2 Consulta de contas analíticas

Se o usuário quiser pesquisar uma conta analítica existente, basta clicar com o botão

direito do mouse e selecionar a opção “Contas analíticas”. Será aberta uma tela em que ele

poderá informar os filtros necessários para realizar a pesquisa.

Para a consulta das contas analíticas, o sistema apresenta uma tela para que sejam

informados os filtros da consulta.

Pesquisar por: selecione como será realizada a consulta das contas (código

reduzido, código da conta ou nome da conta).

Condição: informe a condição que deverá ser aplicada ao filtro anterior

(pesquisar por), para realizar a consulta.

Valor: informe os dados da conta a ser pesquisada, de acordo com o tipo de

pesquisa escolhido anteriormente.

Ordenar por: selecione como será realizada a ordenação da consulta das

contas (código reduzido, código da conta ou nome da conta).

Incluir conta: sistema abrirá a tela de inclusão de contas.


3.10 Conta x Centro Custo

Ctb_CadContaCentroCusto.dll

Neste programa são armazenadas as informações relativas aos Lançamentos

Gerenciais.

Ele deve ser usado para informar a porcentagem que deve ser atribuída ao Centro

de Custo selecionado em relação à “Conta” indicada, quando esta receber um lançamento.

É possível informar o valor ou deixar o programa calcular os rateios. Em rateios a

soma deve ser igual ao valor lançado.

Para informar o “Percentual” que deve ser atribuído a um Centro de Custo em uma

Conta Contábil, selecione a “Conta” desejada, o “Centro de Custo” e clique com o botão

direito do mouse e selecione a opção “Editar percentual” e informe o percentual.


3.11 Capa

CTB_CadCapa.dll

Nesta opção é possível o cadastramento de capas de lote para agrupamento dos

lançamentos contábeis.

Para cadastrar uma capa, clique sobre o botão de incluir, informe o “Código”, a

“Data” a que ela se refere e a “Conta” que será a contrapartida padrão para esta capa.

Marque a opção “Diária” caso essa capa receberá lançamentos por dia. O campo “Total

Informado” corresponde ao valor total da capa.

Os campos “Total de Créditos” e “Total de Débitos” serão preenchidos

automaticamente de acordo com a soma dos valores dos lançamentos contidos na capa.

Também é possível informar uma “Observação” para a capa e indicar se o sistema deve

“Replicar esta Capa para as Outras Unidades”.


3.12 Conta Caixa

CTB_CadContaCaixa.dll

Este programa deve ser usado para indicar qual(is) conta(s) contábil(eis) poderá(ão)

imprimir o Relatório de Caixa.

Para isso, clique sobre o botão de incluir e selecione a conta, no respectivo campo.

Por fim, confirme a operação.

3.13 Períodos

Ctb_CadPeriodo.dll

Neste programa é feito o cadastramento dos períodos contábeis, utilizado para

realizar os lançamentos contábeis. É importante destacar que é nessa tela que o usuário

deverá informar a situação de cada um dos períodos (aberto, fechado ou bloqueado).

- Aberto: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que poderá

ser realizados lançamentos.

- Fechado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que não

poderá ser realizados lançamentos. Caso haja necessidade de realizar lançamentos em um

período que esteja fechado, é necessário primeiro realizar a abertura dele.

- Bloqueado: quando o período contábil encontra-se nessa situação, significa que

não poderá ser realizados lançamentos nem abrir novamente o período.


Para incluir um período, informe o “Ano” e o “Mês” a que ele pertence, e a “Situação”.

Caso seja necessário fechar ou bloquear um período, indique tais situações através do

campo “Situação”. Também há a possibilidade de “Replicar esse período para outras

unidades”, essa opção é um facilitador do sistema, e, se marcada, permite que esse período

seja replicado para as demais unidades da empresa logada.

3.14 Índices/Cotações

PAD_CadIndiceCotacao.dll

Quando são utilizados relatórios convertidos em outras moedas é necessário o

cadastro dos índices de cotação para conversão dos valores e critério de frequência (mensal

ou diária), tipo (valor ou percentual) e número de casas decimais para esta conversão.

Para cadastrar um índice ou


cotação, informe a “Descrição” e o “Símbolo” do mesmo.

Indique se a “Frequência” de atualização desta cotação é “Diária” ou “Mensal”, e se o

tipo é “Valor” ou “Percentual”. Informe também quantas casas decimais estarão disponíveis

para digitação do valor ou percentual.

No campo de cotações será apresentada a frequência (diária ou mensal), com o tipo

escolhido no campo “Tipo” (valor ou percentual). Para a correção desses índices é preciso

informar o valor de acordo com a frequência.

3.15 Idiomas

CTB_CadIdioma.dll

Quando utilizado relatórios em outros idiomas, é necessário o cadastramento prévio

no sistema, preenchendo as informações correspondentes.

No campo “Índice de Conversão” são listadas todas as cotações cadastradas no

cadastro de “Índices/Cotações” que possuem frequência mensal.

Para a inclusão de um idioma, é necessário clicar sobre o botão de incluir, informar a

descrição do idioma e o índice de conversão. Ou seja, moeda pela qual os valores deverão

ser convertidos no momento da emissão do relatório.


3.16 Itens do Relatório no Idioma

CTB_CadContaIdioma.dll

Caso tenha sido cadastrados idiomas no item anterior (Cadastro de idiomas), é

preciso que sejam vinculadas as contas ao idioma. Assim, ao emitir relatórios que

necessitem de conversão de idioma serão listados os itens que estiverem vinculados nessa

tela.

Para vincular um idioma a uma conta contábil, clique no botão de incluir, selecione

um idioma e clique no botão “Carregar”. Nesse momento, serão exibidas as contas

contábeis da unidade. Para realizar o vínculo, informe no campo “descrição da conta” a

descrição que deverá ser exibida no relatório de idioma para a respectiva conta contábil.


3.17 Configuração de Contas para Soma na

Dotação

CTB_CadContaSomaDotacao.dll

Utilizado para definir quando na dotação uma conta tem em seu total orçado várias

contas. Exemplo de utilização: numa conta de luz é possível considerar luz, água e telefone

na mesma conta.

Para o cadastro, no campo de “Conta” é preciso que seja informada a conta que

receberá os valores de dotação de outras contas. Após, clique sobre o botão de incluir para

informar as demais contas que estarão agregadas a anterior. É importante salientar que,

para as contas agregadas, deverá ser informado o tipo de apuração da dotação (débito ou

crédito).

4 Lançamentos

Antes de inserir um lançamento é necessário selecionar uma Capa existente ou

cadastrar uma nova Capa a fim de agrupar os lançamentos. Para cadastrar uma Capa basta

clicar no botão “Editar Capas” e em seguida, clicar no botão “Incluir”.

Existem dois tipos de lançamento. O lançamento simples é feito com apenas uma

partida e uma contrapartida, já o lançamento composto pode conter mais de uma partida

e/ou contrapartida. Observe abaixo os dois tipos de lançamentos.


4.1 Lançamento Composto

CTB_Lancamento.dll

Após selecionar a capa clique na aba “Lançamentos” para informar os lançamentos

contábeis. Na sub-aba “Registro” são informadas as partidas e contrapartidas de débito e

crédito.

Para informar a partida de um lançamento selecione a conta através do “Código”,

número da “Conta” ou sua “Descrição”. Informe também o “Histórico” do lançamento e seu

“Valor” e clique no botão “Débito” ou “Crédito”, conforme a ocasião, para finalizar a

operação.

O que diferencia o lançamento composto do lançamento simples no sistema é o fato

de que neste programa, é possível informar vários desdobramentos de crédito e/ou débito

em um só lançamento.

Este programa também pode realizar lançamentos simples (de acordo com a

parametrização do botão “Configurar Lançamentos”), mas caso a instituição queira utilizar

um programa específico para lançamentos simples, é possível cadastrar o programa

“CTB_LancamentoContabil.dll”. Nele será informada apenas uma partida e uma

contrapartida por operação de lançamento.

Após informar o(s) desdobramento(s) da partida, o usuário deve clicar no botão

“Conta-Partida” para selecionar a conta que receberá o(s) desdobramento(s) da

contrapartida.

Ainda na sub aba “Lançamentos” é possível ir para o “Cadastro de Históricos”

através do botão , ir para o “Cadastro de Contas” através do botão , realizar “Procura


Lançamentos” através do botão , e também, emitir o “Relatório Razão” através do botão

.

O botão “Configurar” deve ser usado para parametrizar algumas opções do

lançamento, conforme abaixo:

Selecione na área “Limpar” quais campos serão limpos quando o usuário clicar no

botão “Contrapartida”.

O parâmetro “Usar Sinal para Botões (Débito / Crédito)” pode ser selecionado para,

invés de utilizar os botões “Débito” e “Crédito” durante um lançamento, o usuário pode

indicar a operação através do sinal (-) ou (+).

“Lançamento Composto (se não, simples)” é um parâmetro usado para indicar se o

programa efetuará lançamentos compostos ou será utilizado apenas para lançamentos

simples.

Na área “Mostrar nos Desdobramentos” devem ser selecionados os campos que

estarão disponíveis para visualização dos desdobramentos de débito/crédito na tela dos

lançamentos.

Também é possível configurar nesta tela a forma de “Acessar a Conta” ao efetuar um

lançamento. Que pode ser “Pelo código reduzido” ou “Pelo código estruturado”.


4.2 Exemplos

Como dito anteriormente em relação aos lançamentos, eles podem ser Simples ou

Compostos. Sempre que lançamentos são feitos, eles são armazenados na tabela Saldos

Contas (CTB_SALDOCONTA). Se informações relativas a conta ainda não existem nesta

tabela, estes dados são inseridos, caso já exista algum registro referente a conta então os

dados serão atualizados.

Ex.1:

Serão realizados 3 lançamentos simples. Veremos o impacto nas tabelas do sistema.

Os dados inseridos ou alterados nas tabelas são apresentados realçados nas tabelas.

Lançamento Simples 1

O sistema possui uma rotina que atualiza internamente os saldos para as contas pai

ligados a esta conta, no caso: 1, 1.01,e 1.01.001.

Logo, como resultado dessa atualização, a tabela fica:


Ex.2:

Serão realizados 1 lançamentos Composto. Veremos o impacto nas tabelas do

sistema.

Lançamento Composto 1


Após execução atualização:

5 Relatórios

Nos próximos subtópicos, são apresentados os principais relatórios contábeis que

podem ser emitidos pelo módulo.

5.1 Balancete Consolidado

CTB_RelBalanceteConsolidado.dll

Esse relatório emite uma relação de contas com os saldos extraídos dos registros

contábeis em uma determinada data e de acordo com as unidades selecionadas.

Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas

(Unidades ativas e Unidades inativas). A opção “Ordenar por” deve ser configurada de

acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por

“código” ou por “nome”) selecionadas.


Após a seleção das unidades é necessário informar os seguintes campos:

- Período: informe o mês e ano inicial e final para a pesquisa dos lançamentos que

deverão ser exibidos no relatório.

- Somente as analíticas: caso escolha essa opção, o relatório irá listar somente os

lançamentos que estão vinculados as contas analíticas.

- Selecionar os graus: estando marcada, o usuário informará quais os graus de conta

que deverão constar no relatório. O sistema listará os lançamentos que estão vinculados as

contas dos graus selecionados.

- Quebra de página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório será

emitido os lançamentos de uma determinada conta.

- Sintéticas em negrito: caso esteja selecionada, para as contas sintéticas do

relatório, o sistema irá destacar o nome delas em negrito.

- Contas: nesse campo é possível informar o código reduzido de um intervalo de

contas que será emitido no relatório.

- Anexar ao diário: caso esteja marcado, esses lançamentos serão anexados ao livro

diário.

- Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos para a

emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência). Pode ser:

- Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período informado.

- Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no relatório será

emitido os saldos das contas antes da transferência de resultados.


5.2 Razão

CTB_RelRazao.dll

Esse relatório listará o extrato de contas por ordem cronológica, agrupado por conta

contábil. Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros:

- Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório.

Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e crédito estão

fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial automaticamente

serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos livros.

Conferência:

escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um relatório para conferência

de valores da contabilidade. Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os

termos de abertura e encerramento.


Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os termos de

abertura ou encerramento para os livros.

- Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser emitido no

relatório.

- Selecionar conta por: informe como será realizada a seleção das contas para o

relatório (código / descrição, código reduzido / descrição ou apenas descrição).

- Configurar: o sistema dispõe de opções que podem ser configuradas para a

emissão do relatório razão. Para isso, na tela a seguir é preciso informar as opções.

- Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a

configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro razão. Para isso, é

necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e emitir o termo.

5.3 Razão por Centro de Custos

CTB_RelRazaoCentroCusto.dll

Nessa tela é possível emitir o relatório razão por centro de custos.

Para isso, é necessário que seja informado o período de lançamentos (inicial e final),

o tipo de seleção de contas (código/descrição, descrição e cód.red./descrição).

Também é possível escolher como qual o código do centro de custo que deverá ser

listado no relatório (estruturado ou reduzido).

Ao avançar, deverão ser selecionadas as contas e os centros de custos que serão

listados.


5.4 Diário Consolidado

CTB_RelDiarioConsolidado.dll

Este programa possibilita a emissão do diário contábil das unidades em que o

usuário logado possui permissão de acesso. Ou seja, nesse relatório os lançamentos

contábeis serão impressos por dia.

Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A

opção “Ordenar por” deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer

visualizar os lançamentos das unidades (por “código” ou por “nome”) selecionadas.

Para a emissão do relatório é preciso informar os seguintes filtros:

- Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório.

Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e crédito estão

fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do oficial

automaticamente serão emitidos os termos de abertura e encerramento dos

livros.

Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir um

relatório para conferência de valores da contabilidade. Diferentemente do

oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de abertura e

encerramento.

Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os

termos de abertura ou encerramento para os livros.

Período de lançamentos: informe o período de lançamentos a ser emitido no

relatório.


Ordenar por: nesse campo, escolha como o relatório deverá ser ordenador

para (código estruturado, código reduzido ou digitação).

Parâmetros: nesse campo informe o número do livro a ser emitido, o total de

páginas que o livro terá o número da última página do livro e o mês de

fechamento.

Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível

realizar a configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do

livro diário. Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes,

digitar o texto e emitir o termo.

Modelo (A, B e C): selecione nesse campo qual o modelo de diário

consolidado que desejas emitir. É importante salientar que o relatório será o

mesmo, porém para cada modelo as informações serão dispostas na tela de

forma diferenciada.

5.5 Relatório Demonstrativo de Resultado

CTB_RelDemonstrativo.dll

Nessa rotina é possível emitir o relatório de demonstrativo de resultado, do período.

Para a emissão do relatório, é preciso que sejam informados alguns campos,

conforme descritos a seguir.

Demonstrativo: selecione qual o demonstrativo que desejará emitir. É

importante salientar que, nesse campo, serão listados os demonstrativos que

foram cadastrados n item 6.9, desse manual.


Período: nesse campo deverá ser informado o período inicial e final para a

emissão do relatório,

Imprime cabeçalho personalizado: caso essa opção esteja marcada, o

sistema irá emitir o cabeçalho do relatório, informado no item 6.9, desse

manual.

Imprime rodapé personalizado: caso essa opção esteja marcada, o sistema

irá emitir o rodapé do relatório, informado no item 6.9, desse manual.

Consolidar unidades: caso essa opção esteja selecionada, na emissão do

relatório, o sistema irá consolidar as informações de todas as unidades da

empresa logada.

Listar código da conta: caso essa opção esteja selecionada, no relatório,

será listado também o código das contas.

Tipo relatório: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o

relatório.

o Oficial: emita o razão oficial somente quando os valores de débito e

crédito estão fechando. É importante salientar que, realizando a

emissão do oficial automaticamente serão emitidos os termos de

abertura e encerramento dos livros.

o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de

emitir um relatório para conferência de valores da contabilidade.

Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos

de abertura e encerramento.

o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir

os termos de abertura ou encerramento para os livros.



fechamento.

Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos

para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência).

Pode ser:

o Saldo atual: o saldo atual que contém nas contas, no período

informado.

o Saldo antes da transferência: caso selecione essa opção, no

relatório será emitido os saldos das contas antes da transferência de

resultados.


5.6 Relatório Demonstrativo Despesa

CTB_RelDemonstrativoDespesa.dll

Nessa rotina será emitido o relatório de demonstrativo de despesas, que poderá ser

emitido por atividade ou por natureza e ainda pelo ano do exercício.

Após informar o detalhamento e o ano para a emissão dos dados no relatório, deverá

ser informada as unidades que deverão ser levadas em conta na emissão.


5.7 Relatório Contas x Centro Custo

CTB_RelContasCentroCustos.dll

Lista o saldo das contas de um determinado período tendo como foco de análise a

conta contábil e o centro de custo que a compõem e/ou o centro de custo e as contas as

quais os valores estão alocados.

Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas e clicar

sobre o botão de “Avançar”.


Período de lançamentos: informe o período de lançamentos (inicial e final) a

ser emitido no relatório.

Grau centro de custo: informe o grau de centro de custos que deverão ser

emitidos no relatório.

Graus da conta: informe os graus das contas contábeis que deverão ser

emitidas no relatório.

Foco de análise: escolha o foco de análise para a emissão do relatório

(período, conta contábil, centro de custo ou conta x centro de custo). Ou seja,

como o usuário deseja visualizar os dados de acordo com a sua necessidade

de interpretação.


Exibir: nesse campo deverá ser definido como o usuário deseja visualizar as

informações no relatório. Pode ser:

Apenas os valores: escolhendo essa opção, no relatório, serão

apresentados os valores das contas no período para os centros de custos

vinculados.

Percentual A e B: escolhendo essa opção, no relatório, serão apresentados

os percentuais A e B das contas no período para os centros de custos

vinculados. É importante salientar que ao selecionar essa opção o sistema

automaticamente desmarca a opção “Calcular valores em níveis superiores”.

Valor e Percentual A: escolhendo essa opção, no relatório, serão

apresentados os valores e os percentuais A das contas no período para os

centros de custos vinculados.

Valor e Percentual B: escolhendo essa opção, no relatório, serão

apresentados os valores e os percentuais B das contas no período para os

centros de custos vinculados.

Suprimir casas decimais: caso essa opção esteja marcada, no relatório,

quando no campo “Exibir” for escolhida uma opção que apresente valores,

não serão apresentadas as casas decimais (depois da vírgula).

Calcular valores níveis superiores: caso essa opção esteja marcada, no

relatório, serão calculados os valores de níveis superiores das contas

contábeis.

Listar resumo Despesas – Receitas: nessa opção, será listado um resumo

das despesas e receitas de acordo com os grupos configurados no botão

“Configurar”.

Configurar: nesse botão é possível configurar o grupo de contas de

despesas e receitas que serão listadas ao selecionar a opção “Listar resumo

Despesas – Receitas”.


5.8 Relatório Balanço Consolidado

CTB_RelBalancoConsolidado.dll

A diferença entre o balanço e o balancete é que, ao contrário do balancete, o

balanço considera as contas de Ativo e Passivo.

Antes de emitir o Balanço as contas do grupo de Receitas e Despesas devem ter

seus saldos zerados e a diferença deve ser transferida para o Passivo para uma conta Lucro

ou Prejuízo. Para isto existe a rotina “Transferência de Resultados” (ver item transferência

de resultados desse manual).

Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas. A

opção “Ordenar por” deve ser configurada de acordo com a forma como o usuário quer

visualizar os lançamentos das unidades (por “código” ou por “nome”) selecionadas.


Período: informe o período de lançamentos contábeis e o grau das contas a

ser emitido no relatório.

Selecionar: escolha a opção que mais atenda as necessidades de emissão

do relatório (somente as contas analíticas ou selecionar os graus das contas

a serem emitidas).

Contas: informe o intervalo de contas que deverão ser emitidas no relatório.

Parâmetros impressão: selecione as opções de impressão que deverão ser

aplicadas a emissão do relatório, para agilizar a consulta.


Tipo: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório

(oficial ou apenas para conferência dos valores).

Saldo: é preciso informar como deverá ser realizada a apuração de saldos

para a emissão do relatório (saldo atual ou saldo antes da transferência).

5.9 Livro Caixa

CTB_RelLivroCaixa.dll

Essa rotina emite o relatório das contas que estão vinculadas ao Caixa, ordenadas

cronologicamente no intervalo definido com termos de abertura e encerramento.


Opção: nesse campo o usuário precisará escolher como irá emitir o relatório.

o Oficial: emita o oficial somente quando os valores de débito e crédito

estão fechando. É importante salientar que, realizando a emissão do

oficial automaticamente serão emitidos os termos de abertura e

encerramento dos livros.

o Conferência: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir

um relatório de caixa para conferência de valores da contabilidade.

Diferentemente do oficial, nessa opção não serão emitidos os termos de

abertura e encerramento.


o Termos: escolha essa opção quando houver a necessidade de emitir os

termos de abertura ou encerramento para os livros.

Período de Lançamentos: informe o período de lançamentos contábeis para a

emissão do relatório.

Totalizar por dia: caso essa opção esteja marcada o sistema irá emitir os

lançamentos do livro caixa totalizando a cada dia emitido e de acordo com o

período de lançamentos.

Quebrar página por conta: se estiver marcada, em cada folha do relatório de

livro caixa será emitido os lançamentos de uma determinada conta.



fechamento.

Termos: caso a opção de emissão do relatório seja Termos, é possível realizar a

configuração e emissão dos termos de abertura e encerramento do livro diário.

Para isso, é necessário clicar sobre os botões correspondentes, digitar o texto e

emitir o termo.


5.10 Relatório Fechamento Conta

CTB_RelFechamentoConta.dll

Nessa rotina, é emitido o relatório das contas que foram fechadas em um

determinado ano.

Para a emissão do relatório, é necessário que seja informado:

Ano do fechamento: informe o ano de fechamento das contas para a

consulta.

Nome reduzido da unidade: caso essa opção esteja informada, o sistema

listará também, no relatório, o nome reduzido da unidade.

Nome da conta: caso essa opção esteja informada, o sistema listará

também, no relatório, o nome da conta.

5.11 Plano de contas Consolidado

CTB_RelPlanoContaConsolidado.dll

Nesse relatório é possível emitir o plano de contas da instituição consolidado pelas

unidades.

Para a emissão, é possível escolher um grupo de unidades a serem emitidas

(Unidades ativas e Unidades inativas). A opção “Ordenar por” deve ser configurada de


acordo com a forma como o usuário quer visualizar os lançamentos das unidades (por

“código” ou por “nome”) selecionadas.

Na tela seguinte, são apresentados alguns filtros que podem ser configurados de

acordo com a necessidade da instituição.

Modelo: deverá ser selecionado o modelo de plano de contas a ser emitido o

relatório.

Selecionar: nesse campo, o usuário poderá escolher como desejará visualizar as

contas (somente contas analíticas ou selecionar graus).

Grau: caso tenha sido informada a opção “Selecionar graus”, no item anterior, nesse

campo deverá ser informado o grau das contas que deverão ser listadas.

Listar código reduzido: caso essa opção esteja marcada, no relatório, serão

listados também os código reduzidos das contas.

Quebra de página no primeiro grau: se essa opção estiver selecionada, no

primeiro grau da conta, o relatório irá quebrar uma página, pulando para a próxima folha.

Anexar ao diário: caso essa opção esteja marcada, os campos “N. do livro”, “Total

de Páginas”, “N. última página” e “Mês de fechamento”.


5.12 Previsão Orçamentária

CTB_PrevisaoOrcamentaria.dll

Nessa rotina é possível realizar a emissão da previsão orçamentária, por unidades.

Para a emissão do relatório, é possível escolher um grupo de unidades a serem

emitidas (Unidades ativas e Unidades inativas) e o tipo de ordenação que a instituição

deseja.


5.13 Comparativo Receitas Despesas

CTB_RelComparativoReceitaDespesa.dll

Nesse relatório é possível realizar a emissão do comparativo de receitas e despesas,

por um determinado período e ainda por unidade.

Para a emissão, é preciso que seja informado o ano, mês inicial e mês final, assim

como selecionar quais as unidades que deverão constar no relatório.

5.14 Relatório Contas com Saldo Incompatível

CTB_RelContasSaldoIncompativel.dll

Nessa rotina, é emitido o relatório das contas contábeis que estão com saldo

incompatível. Esse relatório auxilia o usuário, pois permite que sejam identificadas as contas

para posteriormente realizar ajustes.

Para a emissão é preciso que o usuário informe apenas o período que deseja

consultar. Para efetivar a emissão do relatório, é preciso que clique sobre o botão “Avançar”.


5.15 Relatório Emissão de Lote CTB_EmissaoLote.dll

Este programa permite a emissão das Capas de lotes por sistema de origem

informado nos lançamentos. Para emiti-lo selecione a “Capa” desejada, clique no botão

“Avançar”, e selecione o sistema de “Origem” desejado.

Na emissão é possível “Quebrar página por capa”, “Separar débito/crédito por

coluna”, “Listar lançamentos de centro de custo”, e “Utilizar linha separadora” e/ou “Fundo

zebrado”.


5.16 Relação de Centros de Custo

CTB_RelCentroCusto.dll

Nesse relatório é possível listar todos os centros de custos que estão vinculados às

contas da(s) unidade(s) selecionada(s).

Para a emissão da listagem, é preciso selecionar a unidade a listar no campo da

esquerda (Itens Disponíveis) e passá-las para o campo da direita (Itens Selecionados),

através das setas. a para efetuar a consulta é necessário clicar sobre o botão “Avançar”,

onde serão configuradas as informações referente a impressora.

5.17 Relatório Cadastral de Históricos

CTB_RelCadastralHistorico.dll

Nessa rotina é possível emitir o relatório dos históricos cadastrados no sistema.

Para a emissão do relatório é necessário que os filtros a seguir sejam preenchidos:

Separar por tipo: caso essa opção esteja informada, a emissão do relatório

será realizada de acordo com o tipo de histórico que ele foi cadastrado.

Podendo ser: débito, crédito ou ambos.

Lista: nesse campo, o usuário poderá escolher qual o tipo de histórico que

deseja listar (débito, crédito ou ambos).


Ordem: nesse campo, o usuário poderá escolher em qual ordem deseja emitir

o relatório (pelo código do histórico ou por ordem alfabética).

Anexar ao diário: caso esteja marcado, esses lançamentos serão anexados

ao livro diário.

5.18 Geração Arquivo SINCO

CTB_GeracaoArquivoReceitaFederal.dll

Nessa rotina é possível realizar a geração do SINCO (Sistema Integrado de Coleta).

É gerado arquivo texto no formato estabelecido pela receita federal.

Para a emissão é necessário que seja informada a qual empresa será realizada a

geração do arquivo, além de preencher os demais campos.


Arquivos: nesse campo deverá ser escolhido o que será gerado no arquivo.

Poderá ser: plano de contas, lançamentos e saldos mensais. É importante

destacar que, ao escolher a opção plano de contas, o sistema marcará

também a opção de saldos mensais. Porém o sistema não permite que seja

gerado arquivo apenas com a opção de saldos mensais. Além disso, é

possível agregar ao arquivo os lançamentos da empresa no período

informado.

Período: informe o período (inicial e final) para a geração do arquivo SINCO.

Destino: nesse campo o usuário informará o destino onde o sistema deverá

gravar o arquivo SINCO no computador.

5.19 Geração MANAD

CTB_GeracaoArquivoNormativa.dll

Nessa rotina é gerado o arquivo texto no formato estabelecido pela receita federal /

INSS. O layout é gerado conforme INSRP 12/2006. O período de geração é estabelecido

pelo auditor fiscal, definindo se será quinzenal, mensal ou anual.

Para a geração do arquivo é preciso que seja informado o “Período Mês/Ano” (inicial

e final) e se deverá ser gerado arquivo somente com os saldos. Na tela seguinte deverão

ser selecionadas as unidades que deverão ser geradas no arquivo.


Na tela seguinte é preciso informar qual a finalidade do arquivo de acordo com as

opções que o sistema disponibiliza e qual o indicador de centralização da escrituração.

Também é preciso informar os campos:

Ativo: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil

referente ao ativo da instituição.

Passivo: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil

referente ao passivo da instituição.

Patrimônio líquido: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta

contábil referente ao patrimônio líquido da instituição.

Receita: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil de

receitas da instituição.

Despesa: nesse campo é preciso que seja informada qual a conta contábil de

despesas da instituição. Para efetuar a geração do arquivo, na próxima tela é

preciso que seja informado qual o caminho no computador que deverá ser

gerado o arquivo.


6 Encerramento Período Contabilidade

CTB_EncerramentoPeriodo.dll

Essa rotina permite encerrar um determinado período impedindo que os lançamentos

deste período sejam alterados ou que novos lançamentos sejam feitos neste período.

Após a execução dessa rotina, o período correspondente ao encerramento será

bloqueado (ver item cadastro de período desse manual).

7 Transferência de Lançamento por Capa

CTB_TransferenciaLancamentoCapa.dll

Um dos motivos para utilização dessa rotina é a transferência de lançamentos entre

capas quando os mesmo foram efetuados em uma capa errada. Porém, é importante

ressaltar que antes da transferência, é necessário ter a capa destino cadastrada e vazia.

Ao transferir um lançamento composto, seus lançamentos de desdobramento

também serão considerados.


Para realizar esta operação, que também possibilita transferir lançamentos entre

capas de diferentes unidades, informe a “Capa de Origem” em que os lançamentos foram

realizados erroneamente e a “Capa de Destino” (que deverá receber os lançamentos).

Há também a possibilidade de escolher como será feira essa transferência.

“Todos os Lançamentos”: caso escolha essa opção, todos os que estiverem na

cada origem serão transferidos para a capa destino.

“Apenas os Selecionados”: caso escolha essa opção, somente os lançamentos

selecionados serão transferidos para a capa destino.

É também possível informar se o sistema deverá “Manter lançamentos originais”.

Nesse caso, os lançamentos serão transferidos para a conta destino, mas continuarão na

conta de origem. Ou seja, será feita uma cópia dos lançamentos da capa origem para a

capa destino e em ambas as capas constarão os lançamentos.

Utilize a “tecla Ctrl + clique com o botão direito do mouse” para selecionar os

lançamentos desejados (no caso de selecionar a opção “Apenas os Selecionados”).

8 Transferência de Lançamento por Conta

CTB_TransferenciaLancamentoConta.dll

Este programa possibilita a transferência de movimentações de uma conta para outra

dentro do período e unidade(s) indicadas pelo usuário. Essa rotina é utilizada quando

houver a necessidade de transferir movimentações que foram realizadas incorretamente em

outras contas.


Para realizar a transferência de lançamento por contas, é necessário informar em

qual conta o lançamento se encontra (origem) e para qual conta serão transferidos (destino).

Além de informar o período a ser transferido e de qual unidade.

Exemplo 1: período inicial – 23/12/2009 e período final - 23/12/2009.

Exemplo 2: período inicial - 01/01/2009 e período final - 31/12/2009.

Os lançamentos da conta de origem serão excluídos e incluídos na conta de destino.

9 Verifica Conta

CTB_VerificaConta.dll

Essa é uma tela de consulta e possibilita que o usuário verifique se o código

(estruturado ou reduzido) já está cadastrado em outra(s) unidade(s) da empresa.

Para executar essa rotina deverá ser informado o tipo de código que será verificado

(estruturado ou reduzido) e também é preciso que seja informado o código da conta de

acordo com o tipo escolhido.

Exemplo: se for escolhido o tipo de código estruturado, logo no campo de “Código”

deverá ser informado o código estruturado da conta que será verificada. Se for escolhido o

tipo de código reduzido, logo no campo de “Código” deverá ser informado o código reduzido

da conta que será verificada.


10 Apuração Resultado

CTB_ApuracaoResultado.dll

Essa rotina possibilita que sejam apurados os resultados mensais de determinadas

unidades, contas (débito e crédito) e período.

Para realizar essa apuração, é necessário selecionar as unidades que deseja apurar,

bem como as contas de débito e crédito, grupo, período (ano e mês) de apuração e o

histórico que essas contas receberão.


11 Geração Conta - Centro de Custo

CTB_GeracaoContaCentroCusto.dll

Nessa rotina serão relacionadas as contas que estarão vinculadas a determinados

centros de custos. Assim, se na tela de “Parâmetros” estiver marcada a opção “Usa conta x

centro de custos”, nessa tela deverá ter vínculos informados.

Para o vínculo é necessário selecionar a(s) conta(s) que serão vinculadas a um

centro de custos X. Para a seleção, passe as contas para o campo da direita (Contas

selecionadas). Depois, clique sobre o botão “OK”.

Na próxima tela deverá ser selecionado o(s) centro(s) de custo que estarão

vinculadas as contas selecionadas anteriormente.

Para o vínculo é necessário selecionar o(s) centro(s) de custo que serão vinculadas

a conta. Para a seleção, passe os centros para o campo da direita (Centros selecionados).

Depois, clique sobre o botão “Concluir”.


12 Transferência de Lançamento

CTB_TransferenciaLancamento.dll

Similar a rotina de transferência de lançamentos por contas (ver item transferência

de lançamentos por conta, nesse manual), nessa tela permite que sejam realizadas

transferências entre as unidades da empresa logada.

Para efetuar a transferência é necessário que seja informada a capa dos

lançamentos, como será realizada a transferência (todas as unidades ou apenas as

selecionadas), unidade de origem e a unidade de destino.

13 Transferência de Resultados

CTB_TransferenciaResultado.dll

Essa rotina compreende a transferência dos resultados de todas as contas para uma

conta específica de resultado. Nessa rotina as contas serão zeradas e a conta de resultado

receberá todos os lançamentos. Caso haja prejuízo em alguma conta, essa tela também

possibilita informar o valor, a conta e o histórico correspondente ao prejuízo.

Para realizar a transferência, é necessário que seja informada qual(is) a(s) conta(s)

que serão transferidas (ativo, passivo, receitas, despesas e apuração de resultado), qual

período a transferir e o histórico que os lançamentos deverão receber na contabilidade após

a transferência para a conta de resultados.


O sistema também disponibiliza o botão “Processar zeramento das contas”. Quando

clicado sobre ele, o sistema realiza a apuração do resultado contábil, informando se a conta

escolhida resultou em lucro ou prejuízo.

No espaço de prejuízo, é possível informar o valor, a conta e o histórico

correspondente ao prejuízo que determinadas contas tiveram no período informado.

14 Demonstrativo

CTB_CadDemonstrativo.dll

Utilize essa tela para informar a estrutura que deverá ser exibida no cabeçalho e

rodapé do relatório de demonstrativo de resultados.

Para configurar as informações que deverão ser apresentadas no relatório de

demonstrativo, clique no botão incluir e informe os dados que serão listados. Por fim, clique

em confirmar.


15 Gerador de Demonstrativo

CTB_Demonstrativo.dll

Nessa tela é possível cadastrar e visualizar a estrutura do relatório de

“Demonstrativo Resultado do Exercício”, de acordo com as contas.

Para a inclusão de uma nova estrutura é preciso clicar sobre o botão correspondente

a inclusão e preencher os demais dados da tela.

Antes de incluir uma estrutura é necessário que o Demonstrativo esteja cadastrado

(ver item 6.9, desse manual).


Ao realizar a inclusão de uma nova estrutura de demonstrativo o sistema abrirá uma

tela onde é possível informar os campos do relatório de acordo com as necessidades da

instituição. A seguir descrevemos as orientações para a inclusão.

O sistema irá criar a estrutura do relatório no formato de árvore.

- Incluir como um subnível acima: caso essa opção esteja marcada, o sistema irá

incluir esse item como um subnível na árvore.

- Tipo: nesse campo o sistema disponibiliza opções que serão aplicadas ao item e

indicarão ao sistema como ele deverá ser apresentado no relatório.

Conta: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Conta”, contendo

todas as contas do plano, para que o usuário escolha qual queres informar na estrutura para

o relatório. Também disponibiliza o campo “Operação” onde o usuário deverá escolher entre

“Somar” ou “Subtrair”. Além disso, o sistema habilitará o campo “Considerar”, para que o

usuário escolha quais os lançamentos que deverão ser considerados em relação à conta

escolhida (créditos, débitos ou ambos).

Referência: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que

seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também disponibiliza a o campo

“Operação” onde o usuário deverá escolher entre “Somar” ou “Subtrair”. Além disso, o

sistema também habilita o campo “Referência à”, onde o usuário poderá escolher um item

da estrutura que faça referência a esses lançamentos. Porém só serão listados nesse

campo, itens que forem do tipo “Valor”, “Total” ou “Subtotal”.

Texto: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que seja

preenchido um texto que corresponda a esse item. Também será disponibilizado o campo

“Fonte”, onde o usuário poderá informar o tamanho de fonte que deseja que esse item

apareça no relatório.

Total: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que seja

preenchido um texto que corresponda a esse item. Também habilita a opção “Acumular no

relatório mensal” que poderá ser marcada ou não. Caso seja marcada, esse total será

acumulado no relatório mensal do demonstrativo.

Valor: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que seja

preenchido um texto que corresponda a esse item. Disponibiliza o campo “Valor”, que

possibilita que o usuário informe um valor a esse item. Também habilita o campo

“Operação” onde o usuário deverá escolher entre “Somar” ou “Subtrair“.

Subtotal: ao indicar esse tipo, o sistema disponibilizará o campo “Texto”, para que

seja preenchido um texto que corresponda a esse item. Também habilita a opção “Acumular

no relatório mensal” que poderá ser marcada ou não. Caso seja marcada, esse total será

acumulado no relatório mensal do demonstrativo.


- Imprimir: caso essa opção esteja marcada, significará que esse item cadastrado

será impresso no relatório.

- Opções de impressão: nesse campo o usuário poderá informar como deseja que o

item seja apresentado no relatório para melhor visualização (grifar, fundo cinza, linha

separadora e gera gráfico).

Ao realizar a inclusão de um item na estrutura do relatório de demonstrativo de

resultados o sistema representará cada item com uma legenda (figura). Essa legenda será

definida de acordo com as informações selecionadas para cada item.

: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Conta” ou

“Referência” ou “Valor”. Além disso, no campo “Operação” também deverá ter sido escolhido

“Subtrair”.

: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Conta” ou

“Referência” ou “Valor”. Além disso, no campo “Operação” também deverá ter sido escolhido

“Somar”.

: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Texto”. Além

disso, ele precisará ser o primeiro nível da árvore. Caso contrário, a figura será .

: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Total”.

: essa figura aparecerá quando no campo “Tipo” for escolhido “Subtotal”.


16 Replicar Plano de Contas

CTB_ReplicarPlanoConta.dll

Utilize essa rotina quando houver necessidade de replicar o plano de contas

existente.

Para isso, é necessário informar qual o plano de contas a ser replicado (origem),

assim como o plano de contas que receberá as informações (destino). Também são

disponibilizadas algumas opções que possibilitam que o usuário substitua dígitos do plano

de contas.

17 Replicar Históricos

CTB_ReplicarHistorico.dll

Essa rotina possibilita que o usuário replique históricos entre unidades, no sistema.

Ela auxilia os usuários, pois permite reaproveitar históricos que já se encontram

cadastrados, sem a necessidade de cadastrá-los novamente.

Para efetivar essa rotina, é preciso informar o histórico que será replicado (origem)

para qual histórico deverá ser replicado (destino).

Antes de replicar históricos, é necessário que o histórico destino já esteja cadastrado

no sistema.


18 Replicar Demonstrativos

CTB_ReplicarDemonstrativos.dll

Similar a rotina de replicar históricos (ver item replicar históricos desse manual), o

sistema possibilita que o usuário replique o relatório de demonstrativo de resultados entre

unidades, no sistema.

Para isso, é preciso que seja informada a unidade origem, selecionar qual o

demonstrativo que será replicado e qual a unidade de destino. É nessa unidade que o

sistema replicará o relatório demonstrativo.


19 Geração de Conta Rateio

CTB_GeracaoContaRateio.dll

Caso a instituição trabalhe com rateio por centro de custo, poderá ser executada

essa rotina para realizar o rateio dos centros de custos por unidade e período.

Para realizar a geração do rateio, é necessário selecionar a unidade e o período.

20 Consulta Inconsistência no Centro de Custo

CTB_ConsInconsistenciaCentroCusto.dll

Essa tela auxilia o usuário a encontrar as inconsistências de lançamentos em centros

de custos que poderão dar diferença na contabilidade.

Para realizar essa verificação, é necessário que seja informado o período de

lançamentos a serem consultados (Dt Lancto Inicial e Dt Lancto Final), em que ordem

deverão ser apresentados os resultados (crescente ou decrescente) e ainda como deverá

ser executada a consulta de inconsistências.


Contas sem centros de custos: se essa opção for a escolhida, o sistema irá fazer a

verificação de inconsistências somente em contas que não tenham centros de custos

vinculados.

Contas com valor diferente no centro de custo: se essa opção for a escolhida, o

sistema irá fazer a verificação de inconsistências somente em contas que tenham diferença

nos valores dos centros de custos com relação ao valor do lançamento.

21 Integrações

Todos os módulos do sistema podem ou não serem integrados com a

contabilidade. Para realizar a integração, é preciso executar uma rotina de importação dos

lançamentos. Essa rotina é executada por módulos, pois cada módulo importará os seus

respectivos lançamentos e o sistema de contabilidade receberá esses lançamentos e

vinculará cada um deles a sua origem. A seguir são apresentadas as rotinas de importações

e exportações.

21.1 Importações

Como o sistema é integrado com os demais módulos, são disponibilizadas rotinas

que permitem importar os lançamentos para a contabilidade. Essas rotinas são

apresentadas a seguir.

21.1.1 Importação do Financeiro

CTB_ImportacaoFinanceiro.dll

Nessa rotina são importados os lançamentos do módulo do Financeiro (Contas a

pagar) para a contabilidade. Nesse caso, toda a movimentação que foi realizada e que

estava configurada para contabilizar (ver capítulo de Cadastro, manual de Contas a Pagar)

será incluída no módulo contábil.

Antes de executar essa rotina é necessário que o serviço da contabilidade esteja

devidamente configurado (ver manual Serviço da Contabilidade).

Para realizar a integração dos lançamentos do financeiro para a contabilidade é

necessário que seja informado o período que será incluído (Mês / Ano, Do dia e Até dia).

Também é preciso informar o que será importado (Clientes ou Fornecedores).


Nessa rotina também são disponibilizadas algumas opções que podem ou não serem

marcadas.

- Montar a Razão Social no histórico das contas (Somente Partida): se marcada essa

opção e o lançamento for uma partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionada

a razão social da empresa (cliente ou fornecedor).

- Criar capa separada para o Financeiro: quando marcada essa opção, ao fazer a

importação dos lançamentos, o sistema entenderá que será criada uma capa separada para

os lançamentos do Financeiro.

- Incluir número documento no histórico (Contra Partida): se marcada essa opção e o

lançamento for uma contra partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionado o

número do documento.

- Incluir número documento no histórico (Partida): se marcada essa opção e o

lançamento for uma partida, ao realizar a importação, no histórico será adicionado o número

do documento.


21.1.2 Importação de Lançamentos via Arquivo

Texto

CTB_ImportaLancamentoCaixa.dll

Realiza a inclusão de lançamentos na contabilidade, a partir da leitura de um arquivo

texto em determinado formato. Essa rotina será utilizada quando houver a necessidade de

importar lançamentos de outros sistemas, para o módulo contabilidade.

Para a importação é preciso localizar o arquivo (que deverá estar salvo em seu

computador) e clicar sobre o botão de “Importar”. Nessa tela também há a possibilidade de

visualizar os lançamentos que serão importados.

21.1.3 Importação Demonstrativo

CTB_ImportaDemonstrativo.dll

Nessa tela é possível importar ou exportar o modelo de relatório de demonstrativo de

resultados que foi criado.

Para executar essa rotina, é necessário escolher a opção que deseja efetuar

(exportar ou importar) e após localizar o arquivo com o modelo de demonstrativo.


21.1.4 Importação Estoque

CTB_ImportacaoEstoque.dll

Nessa rotina são importados os lançamentos do módulo do Suprimentos (Estoque)

para a contabilidade. Nesse caso, toda a movimentação que foi realizada no estoque e que

estava configurada para contabilizar (ver capítulo de Cadastro, manual de Suprimento -

Estoque) será integrada ao módulo contábil.

Antes de executar essa rotina é necessário que o serviço da contabilidade esteja

devidamente configurado (ver manual Serviço da Contabilidade).

Para realizar a integração dos lançamentos do estoque para a contabilidade é

necessário que seja informado o período que será integrado (Mês / Ano, Do dia e Até dia).

Por fim, é preciso clicar sobre o botão “Iniciar”.


21.1.5 Importação Lançamento Patrimônio

CTB_ImportaLancamentoPatrimonio.dll

Importa os lançamentos do módulo do Patrimônio para a contabilidade. Nesse caso,

os lançamentos de depreciação, aquisição e baixas que foram realizados no patrimônio

serão integrados ao módulo contábil.

21.2 Exportações

O sistema possibilita que sejam realizadas exportações dos lançamentos da

contabilidade. Essas rotinas são apresentadas a seguir.

21.2.1 Exporta Movimentos do Mês

CTB_ExportaMovimentoMes.dll

Essa rotina permite que


21.2.2 Exporta Lançamento

CTB_ExportaLancamento.dll

Nessa rotina é possível realizar a exportação de lançamentos da contabilidade para

um arquivo texto.

Para exportar lançamentos, é preciso que sejam informados os campos a seguir:

- Mês / ano: usuário deverá informar o mês e o ano dos lançamentos a exportar.

- Lançamentos: caso escolha essa opção, será gerado no arquivo apenas os

lançamentos do período informado.

- Lançamentos e Centros de custo: caso escolha essa opção, será gerado no arquivo

os lançamentos do período informado com os respectivos centros de custo.

- Gerar código da conta: deverá escolher qual o código da conta que deverá ser

gerado no arquivo (reduzido ou alternativo).

- Diretório destino do arquivo: informe nesse campo onde deverá ser salvo o arquivo

texto, contendo os lançamentos, no computador.

21.3 SPED

SPED é uma sistemática criada para o cumprimento das obrigações acessórias,

utilizando a tecnologia de certificação digital.

O processo de obrigações digitais tem como objetivos: facilitar o acesso à

escrituração das empresas pelo fisco, ampliar as possibilidades de seleção de contribuintes

e quando são realizadas auditorias, gerar otimização de tempo expressiva para análises das

informações.

A seguir estão relacionadas as rotinas para o envio do SPED.


21.3.1 Plano de contas referencial

Nessa tela é possível configurar o plano de contas referencial, definido pela receita

federal. Essa informação será utilizada quando a empresa vincular o seu plano de contas

com essas contas referenciais. Dessa forma, facilita o entendimento do governo com

relação ao plano de contas de cada declarante.

Para criar um plano de contas referencial é necessário realizar a importação do

arquivo da receita, através do campo “Selecione o arquivo a importar”.

O sistema somente irá aceitar a importação de arquivos que estiverem com as

extensões TXT e CSV.

Após a importação o sistema irá preencher automaticamente o campo “Entidade

mantenedora”, com o nome da entidade mantenedora do plano de contas referencial que foi

importado. No campo “Versão” o sistema preencherá com a versão que está definida no

arquivo importado.

O sistema somente permitirá excluir um plano referencial caso ele não tenha vínculos

com algum modelo de referência (ver item cadastro de modelo de referência, desse

manual).


21.3.2 Cadastro Modelo referencial

Para o correto funcionamento do SPED, nessa tela é preciso que seja cadastrado o

modelo de referência que a empresa utilizará. Nesse modelo será vinculado o plano de

contas da empresa com o plano referencial.

- Descrição: informe a descrição para o modelo referencial que será cadastrado.

- Plano de contas: nesse campo serão disponibilizados os planos de contas que

estão cadastrados no sistema e o usuário poderá escolher qual irá utilizar.

- Plano de contas referencial: nessa tela serão disponibilizados os planos referenciais

cadastrados no item plano de contas referencial e o usuário poderá escolher qual irá utilizar.

- Empresas: nesse campo deverá ser selecionada a empresa que estará vinculada

ao modelo referencial.

- Ativo: esse campo indica se o plano referencial está ou não ativo.

21.3.3 Relacionamento de contas

Nessa tela é preciso vincular o modelo de referência, cadastrado no item anterior, ao

plano de contas da instituição.


A seguir são

apresentados os campos da tela:

- Modelo de referência: sistema apresentará o nome do modelo de referência

cadastrado anteriormente.

- Botão replicar: Utilize esse botão caso haja necessidade de replicar o modelo

referência já cadastrado, inclusive as contas que já foram relacionadas. Ao replicar o modelo

o sistema apresentará o nome do modelo atual adicionando à data e hora Esse botão

somente estará habilitado quando os registros não estejam em edição.

- Botão Vincular: ao clicar nesse botão o sistema abrirá a tela para que o usuário

realize o relacionamento das contas da instituição com as contas do plano referencial,

conforme demonstrado a seguir.


- Plano de contas: serão relacionadas todas as contas que estão vinculadas ao plano

de contas do modelo de referência. Para melhor visualização das contas, o sistema

apresenta uma cor de fundo para as contas de acordo com a legenda abaixo:

Cinza: Conta contábil sintética.

Vermelho: Conta contábil sem vínculo com plano referencial.

Branco: Conta contábil com vínculo com plano referencial.

- Centro de custos: serão apresentados os centros de custos que estão vinculados

as contas referenciais, do item anterior. Nesse caso, é possível que uma conta referencial

tenha mais de um centro de custos vinculado.

- Conta referencial: nesse campo será exibida a descrição da conta referencial (do

modelo referencial informado pelo governo). Assim, cada conta do plano de contas da

instituição estará relacionada com uma conta do plano de contas referencial (ver item

cadastro plano referencial, desse manual).

Ao clicar no botão “Vincular”, o sistema abrirá a tela abaixo.

- Modelo de referência: trará a descrição do modelo de referência cadastrado

anteriormente.

- Plano referencial: serão exibidas todas as contas do plano de contas referencial,

informado pelo governo (ver item plano referencial, desse manual). Cada conta do plano da

instituição deverá estar vincula as contas do plano referencial. Nesse campo, as contas

sintéticas aparecerão com a cor de fundo cinza, enquanto que as contas analíticas terão cor

de fundo transparente. Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta uma cor

de fundo para as contas de acordo com a legenda abaixo:


Transparente: Conta contábil analítica.

Plano de contas: serão exibidas todas as contas do plano de contas da instituição.

Para melhor visualização das contas, o sistema apresenta uma cor de fundo para as contas

de acordo com a legenda abaixo:


Transparente: Conta contábil analítica.

Exibir somente contas ativas: caso essa opção esteja marcada, serão exibidas

somente as contas do plano referencial que estão ativas.

Retirar da lista as vinculadas (plano referencial): caso essa opção esteja marcada, ao

realizar o vínculo de uma conta referencial com alguma conta do plano de contas, o sistema

não exibirá mais a conta referencial no campo.

Retirar da lista as vinculadas (plano de contas): quando marcada, ao realizar o

vínculo de uma conta contábil com alguma conta referencial, o sistema não exibirá mais a

conta referencial no campo.


Vincular CC: utilize esse botão quando houver necessidade de relacionar uma conta

do plano referencial ao plano de contas da instituição que possua centro de custos

vinculados. Ao clicar nesse botão o sistema abrirá uma tela para que seja vinculado um

Centro de custos ao relacionamento de contas realizado. Após o relacionamento, o sistema

apresentará a conta no campo correspondente a “Vínculo de contas”, com o respectivo

centro de custos.

Vincular: utilize esse botão quando somente houver necessidade de relacionar uma

conta do plano referencial ao plano de contas da instituição. O diferencial desse botão em

relação ao anterior, é que esse só vincula as contas (referencial as contas contábeis) e não

vinculará centro de custos. Após o relacionamento, o sistema apresentará a conta no campo

correspondente a “Vínculo de contas”.

Quando, na tela anterior, for clicado sobre o botão “Vincular CC”, o sistema abrirá

uma tela conforme demonstrada a seguir. Nela, deverão ser selecionados os centros de

custos que estarão vinculados ao relacionamento de contas (referencial e contas contábeis).

Caso sejam selecionados centros de custos que já estejam vinculados as contas

relacionadas, o sistema apresentará uma mensagem avisando o usuário que os centros de

custos estão repetidos.

Para realizar o vínculo, é necessário selecionar os centros de custos no campo da

esquerda (Centros de custos disponíveis) e passá-los para o campo da direita (Centros de

custos selecionados). Para efetivar o vínculo, é preciso clicar sobre o botão “OK”.


21.3.4 Vínculo de Contas Referenciais

A grade de informações da conta referencial é mestre da grade de informações dos

centros de custo, ou seja, cada vez que selecionar um item na grade de conta referencial

são preenchidos na grade de centros de custo, aqueles centros de custo vinculados a esta

Conta Referencial selecionada.

Para isto, os três botões incluir, editar e excluir permitem que o usuário possa manter

os dados dos vínculos realizados entre contas contábeis do plano de contas da

empresa/unidade, com seus centros de custo, quando os mesmos existirem, e com os

dados das Contas Referenciais do plano de contas da Receita Federal.

Ao incluir ou editar um vínculo: abrirá a tela de contas referenciais para o

usuário escolher qual conta referencial estará vinculada com a conta contábil

do plano de contas da empresa/unidade.


Ao excluir um vínculo: selecionado, o mesmo será retirado da(s) grade(s)

de informações.

21.3.5 Vínculo de Centros de Custo-Conta

Referencial

Na rotina de conta referencial permite-se que uma conta referencial do plano

de contas da Receita Federal seja vinculada com parte dos centros de custo de uma

conta contábil do plano de contas da empresa/unidade e outras contas referenciais

do plano de contas da Receita Federal sejam vinculadas com a outra parte dos

centros de custo da conta contábil do plano de contas da empresa/unidade.


21.3.6 Modelo demonstração

Nessa tela, é possível cadastrar as demonstrações contábeis que serão utilizadas no

cadastro do livro digital (ver item cadastro do livro digital desse manual).

Para a inclusão é preciso que seja informada a descrição, o tipo de modelo que será

cadastrado (Balanço Patrimonial ou Demonstração de Resultado de Exercício) e o tipo de

plano de contas.

No campo “Tipo plano de contas”, serão relacionados todos os tipos cadastrados no

item “Tipo plano de contas” desse manual.

Nessa tela também é possível incluir os itens que estarão vinculados ao modelo

cadastrado. Para isso, é preciso clicar sobre o botão correspondente a inclusão e preencher

as demais informações da tela.

Ao cadastrar um item ao modelo de demonstração, o sistema abrirá a tela abaixo.

Para efetivar o cadastrado do item, é preciso que seja informado o código de aglutinação, o

nível, a descrição e o tipo de valor. Também é possível relacionar as contas que farão parte

desse item.


21.3.7 Escrituração Auxiliar

Nessa rotina deverão ser informados os lançamentos contábeis que estarão

vinculados a escrituração auxiliar cadastrada.

Antes de cadastrar os lançamentos contábeis da escrituração, é preciso que na tela

de “Cadastro de livro digital”, aba “Escrituração Auxiliar”, seja cadastrada uma escrituração

para o ano correspondente.

Nessa tela serão listadas as escriturações auxiliares cadastradas anteriormente, por

ano, para que o usuário realize os respectivos lançamentos contábeis.

Para a inclusão de um lançamento, é necessário clicar sobre o botão correspondente

a “Incluir” e o sistema abriá uma tela para que sejam preenchidos demais dados.

O botão somente estará habilitado quando houver lançamentos contábeis

vinculados a contas que exigem centro de custos. Nesse caso, é possível clicar sobre esse

botão e consultar as contas de centro de custos que o lançamento está relacionado.

21.3.7.1 Inclusão de lançamento

Ao fazer a inclusão de um lançamento contábil, o sistema abrirá a tela abaixo. Nela

deverão ser preenchidos os campos para a inclusão do lançamento contábil. Abaixo estão

descritos os campos.

- Capa: informe a capa contábil do lançamento a ser incluído.

- Data: preencha esse campo com a data do lançamento.


- Sistema origem: esse campo virá desabilitado para alteração do usuário. O sistema

trará automaticamente a informação “LctoAuxiliar”. É através dessa informação que o

usuário identificará quais os lançamentos auxiliares relizados, vinculado a respectiva capa

contábil.

- Código / Conta / Descrição: esses campos funcionam como um grupo, pois é

possível que o usuário preencha apenas um desses campos que o sistema automaticamene

preencherá os demais. Nesse caso, deverá ser informado os dados para a conta contábil

referente ao lançamento que está sendo cadastrado.

- Valor: informa o valor correspondente ao lançamento contábil.

- Débito / Crédito: escolha a opção que corresponda ao lançamento que está sendo

realizado (débito ou crédito).

21.3.8 Inclusão de lançamento com Centro de

Custo

Ao incluir um lançamento contábil que tenha lançamentos de centros de custos, o

sistema abrirá a tela a seguir para que sejam vinculados os centros.

Para a inclusão é preciso clicar osbre o botão correspondente a “Incluir”, informar o

código do centro de custos e o valor. Ao informar o código, o sistema automaticamente

preencherá o nome do centro.


21.4 Geração Escrituração Contábil Digital (ECD)

21.5 Criação do Livro Digital

Permite a criação do livro digital e suas configurações de acordo com cada empresa

que irá gerar o ECD.

Aba Unidades:

Permite selecionar as unidades da empresa que farão parte do arquivo digital ECD.


Aba Natureza:

O vínculo de natureza é individual por empresa, onde é permitido relacionar os níveis

de contas contábeis do GVcontábil com o código de natureza contábil do SPED. O código

da natureza da conta/grupo de conta é uma tabela específica do ECD.

Aba Demonstrações:

Permite a replicação de um ano para o outro, podendo ainda realizar alterações que

tiveram de um ano para o outro, não necessitando digitar toda a demonstração todo ano.


Os botões de controle (Novo, Editar, Excluir) permitem o ajuste dos valores de saldo,

inclusão ou exclusão de contas.

Replicar: exibe a onde deverão ser informados os campos “Ano origem” e

“Ano destino” para a replicação das demonstrações.

Aba Instituição:

Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou sociedade

empresária que, legalmente, tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto

Secretaria da Receita Federal do Brasil e Secretaria de Estado da Fazenda que

jurisdicionam o estabelecimento do empresário/sociedade empresária.

A junta comercial é a instituição que terá este acesso no Rio Grande do Sul, para os

demais estados os clientes deverão verificar quem mais poderá ter acesso a declaração

entregue a RFB.


Aba Signatários:

Obrigatoriamente deve ser informado um contador responsável e um responsável

pela administração da empresa.

Aba ECD Configurações:

Permite parametrizar os campos para busca de dados no GVcollege referente as

devoluções sobre os cancelamentos realizados no acadêmico.


Busca faturamento de anos anteriores até o ano de: se marcar esta opção

ela buscará os faturamentos dos anos anteriores, e no campo ao lado deve-

se informar o ano limite desejado para a busca destes dados.

Com diário auxiliar: marcar esta opção para que no momento da geração do ECD

(selecionando os livros R e A) o sistema pesquise apenas os dados das contas

selecionadas no painel "Contas abertas no diário", na aba ECD Configurações para a

geração do livro Diário Auxiliar.

Contas abertas no diário: com a opção “Com diário auxiliar” selecionada, permite

selecionar quais contas contábeis analíticas do plano de contas serão abertas na geração

do diário auxiliar.

21.6 Geração do arquivo digital ECD

Após o levantamento de dados realizado através do botão “Preparar SPED”, será

possível clicar no botão “ECD”, que abrirá a tela de geração. Os campos “Destino” e “Tipo

de escrituração” poderão ser alterados, os demais campos já foram configurados de acordo

com a parametrização realizada anteriormente.

O arquivo digital ECD é obrigatoriamente gerado de um ano inteiro, não podendo ser

gerado utilizando outros períodos.

Destino: informar o caminho onde o arquivo a ser gerado será salvo.

Tipo de escrituração: selecionar o tipo de escrituração “Resumida”, para o sistema

buscar apenas os dados das contas contábeis selecionadas no campo “Contas


selecionadas”. Este campo fica localizado no painel Contas abertas no diário, na aba ECD

Configurações.


Requisitos para validação da geração do livro G

Livro

G

Ter demonstrações cadastradas. – Verificar em: Cadastro de livros

digitais/Demonstrações.

Ter informado dois signatários, sendo um deles contador e outro administrador -

Verificar em: Cadastro de livros digitais/Signatários.

Ter naturezas cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros digitais/Natureza.

Calcular os saldos das demonstrações - Verificar em: Cadastro de livros

digitais/Demonstrações.

Ter escriturações auxiliares cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros

digitais/Escrituração Auxiliar.

Ter lançamentos contábeis cadastrados a escrituração auxiliar – Cadastro de

Escrituração Auxiliar.

Requisitos para validação da geração dos livros R e A

Livro

R/A

Ter demonstrações cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros

digitais/Demonstrações

Ter informado dois signatários, sendo um deles contador e outro administrador -

Verificar em: Cadastro de livros digitais/Signatários.

Ter naturezas cadastradas - Verificar em: Cadastro de livros digitais/Natureza

Calcular os saldos das demonstrações - Verificar em: Cadastro de livros

digitais/Demonstrações

Ter escriturações auxiliares cadastradas – Verificar em: Cadastro de livros

digitais/Escrituração Auxiliar.

Ter lançamentos contábeis cadastrados a escrituração auxiliar – Verificar em:

Cadastro de Escrituração Auxiliar.

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