Unidade Gestora de Sistemas Departamentais - UGSDCoordenadoria de Processos e Sistemas - CPSSuperintendência de Gestão da Informação – SGISEFAZ - MS

Índice

• Objetivo • Histórico• Funcionalidades• Estrutura Organizacional• Controle de Permissão• Níveis de Permissões para CI e CE (Perfil)• Níveis de Permissões para Ofício (Perfil)• Tipos de Documentos• Ações

Objetivos

O Sistema de CI&OFÍCIO tem como objetivos a criação, o gerenciamento e o trâmite de documentos oficiais utilizados entre órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.

CI&OFÌCIO

HistóricoA versão inicial foi construída em 2002, com a finalidade de atender a necessidade de resolver problemas relacionados a:• Agilidade e controle na tramitação de documentos;• Controle de acesso e sigilo;• Busca eficiente e• Padronização dos documentos.Sua implantação ocorreu em alguns órgão, entre eles estão SAD, AGIOSUL, SEGOV, SEFAZ e PGE.

A partir de 2013 iniciou-se um processo de melhorias, visando atender novas funcionalidades e controles. Esta nova versão será disponibilizada para todos os órgãos do Governo de MS.

CI&OFÌCIO

Funcionalidades• Faz a tramitação dos documentos através do controle hierárquico, com base na

estrutura organizacional do poder executivo do estado de Mato Grosso do Sul;• Permite a padronização dos documentos;• Disponibiliza o histórico mostrando a data e o local por onde o documento

tramitou;• Permite anexar vários arquivos de até 20MB cada um;• Oferece a opção de confidencialidade;• Permite a organização dos documentos através de pastas pessoais;• Permite ao usuário trabalhar em mais de uma unidade organizacional; • Permite a elaboração de rascunho, possibilitando revisão do documento ou um

trabalho colaborativo;• Facilita a busca de documentos;• Permite enviar um documento a um grupo de destinatários;• Possui integração com os sistemas SGEO e GSI, que serão apresentado a seguir.

CI&OFÌCIO

SGEO – Sistema de Gestão de Estrutura Organizacional

O SGEO é utilizado para manter o cadastro de todas as secretarias e órgãos pertencentes ao governo de MS, assim como o nome dos seus respectivos gestores.

O sistema de CI&Ofício possui integração com o SGEO, e isto possibilita a tramitação dos documentos.

CI&OFÌCIO

Estrutura Organizacional

Controle de Permissão

GSI – Sistema de Gestão de Segurança Integrada

O GSI é utilizado para gerenciar a permissão dos usuários a vários sistemas.

O sistema de CI&Ofício possui integração com o GSI, dessa forma é realizado o controle de acessos e permissões.

O controle ocorre através dos níveis de permissões, denominados de Secretário, Secretário Substituto, Elaborador, Visualizador, Gestor, Nível 3, Nível 2, Nível 1, que serão detalhados a seguir.

CI&OFÌCIO

Níveis de Permissões para CI e CE (Perfil)

• Gestor – Possui autorização máxima para executar todas as ações (funcionalidades) disponíveis no sistema.

• Nível 3 – Possui as mesmas permissões do gestor, exceto para documentos confidenciais. Atribuído ao usuário substituto do gestor.

• Nível 2 – Permite ao usuário visualizar qualquer documento recebido no departamento onde ele está lotado, exceto os documentos confidenciais. Os documentos elaborados por ele são enviados somente ao gestor da unidade.

• Nível 1 – Permite ao usuário visualizar somente os documentos repassados para ele.

CI&OFÌCIO

Níveis de Permissões para Ofício (Perfil)

• Secretário – Possui autorização máxima para executar todas as ações (funcionalidades) disponíveis no sistema.

• Secretário Substituto – Possui as mesmas permissões do secretário. Atribuído ao usuário substituto do secretário.

• Elaborador – Permite ao usuário elaborar ofício e envia-lo somente ao Secretário, assim como visualizar os ofícios recebidos.

• Visualizador – Permite ao usuário somente visualizar ofícios repassados para ele.

CI&OFÌCIO

Tipos de DocumentosOs diversos documentos tem como base o Manual de Redação Oficial da Presidência da República: • Comunicação Interna (CI): É a comunicação enviada para um departamento do mesmo

órgão, permitindo cópia para uma pessoa ou grupo de destinatários.

• Comunicação Interna Circular (CI Circular): É a comunicação enviada para vários departamentos do mesmo órgão, permitindo cópia com para uma pessoa ou grupo de destinatários.

• Comunicação Externa (CE): É a comunicação enviada para outro departamento de mesmo nível hierárquico, pertencente a outro órgão.

• Oficio: É o documento enviado pela autoridade máxima de cada órgão para a autoridade de outro órgão dentro da Administração Pública Estadual.

• Ofício Circular: É o documento enviado pela autoridade máxima de cada órgão para a autoridade de outros órgãos dentro da Administração Pública Estadual, assim como para Pessoa Física ou Jurídica, fora da Administração Pública Estadual.

• Ofício Externo: É o documento enviado pela autoridade máxima de cada órgão para pessoa física ou jurídica fora da Administração Pública Estadual.

CI&OFÌCIO

AçõesO sistema disponibiliza as seguintes ações:• Elaborar um documento ou rascunho;• Enviar ao gestor ou a outro destinatário;• Pesquisar um documento através do seu número, ou por data, ou assunto;• Responder ao remetente ou a todos os envolvidos;• Visualizar documentos ainda não lidos, ou que já foram respondidos,

repassados ou enviados;• Repassar um documento diretamente para uma ou mais pessoas do

departamento, ou para outro departamento;• Imprimir um documento caso haja necessidade;• Arquivar documentos, movendo-os para pastas;

Para assistir ao vídeo de cada ação citada, acesse o endereço www.wiki.cioficio.ms.gov.br

CI&OFÌCIO

Fim!