UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

Por: Cristiane Almeida Viana

Orientador

Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço

Rio de Janeiro

2012

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

Administração de estoques:

Uma ferramenta para redução de bons resultados e redução de

custos

Apresentação de monografia à AVM Faculdade

Integrada como requisito parcial para obtenção do

grau de especialista em Logística Empresarial

Por: Cristiane Almeida Viana

3

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus pelas

oportunidades, por todas as

dificuldades enfrentadas, pois aprendi

muito! Não posso deixar de agradecer

imensamente Minha mãe Laline e Meu

pai Aurino que sempre me incentivaram

a buscar o melhor, com paciência e

respeitando o próximo.

4

DEDICATÓRIA

Dedico esse trabalho a Deus e toda

minha família.

5

RESUMO

Nesse trabalho é apresentado o resultado de uma pesquisa realizada

junto as unidade hospitalar do grupo AMIL, destacando-se a importância da

administração de material médico hospitalar e medicamento, com ênfase na

administração de estoques, enfocando os setores de compras, almoxarifado,

farmácia e dispensário de material e medicamento. Além de serem

identificadas as principais disfunções que mais influenciam de forma negativa

na administração de estoque, forma destacadas questões inter-relacionadas,

tais como: a falta de uma política única, voltada para estoques, caracterizada,

sobretudo, quanto à própria estrutura da administração de materiais como

serviço, a periodicidade dos inventários e ao número de itens colocados.

Finalmente, foram elaboradas algumas recomendações que poderão contribuir

significativamente para o aperfeiçoamento do processo de gestão de estoques,

de forma a assegurar, de maneira otimizada, o reabastecimento racional e

regular dos itens necessários à manutenção do fluxo operacional da instituição,

destacando-se a minimização do capital investido, não só na organização

estudada, assim como em outras instituições com características e variáveis

semelhantes.

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METODOLOGIA

A metodologia utilizada no desenvolvimento desse trabalho primeiramente

foi uma revisão bibliográfica, em seguida coleta de dados, pesquisa de campo

e análise das operações de suprimentos.

Esse estudo aborda fatores importantes como:

• Tempo de Ressuprimento;

• Delineamento das características de fornecimento da cadeia;

• Avaliação da estrutura operacional.

.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

1 – Administração de Estoques 12

1.1 – Política de Estoques 13

1.2 – Tipo de estoques 14

1.3 – Custos de estoques 15

2 – Sistemas de Planejamento de estoques 18

2.1 – Giros de estoques ou rotatividade 19

2.2 - Previsão de estoques 20

2.3.1 – Tempo de reposição 22

2.3.2 – Ponto de pedido 23

2.3.3 – Estoque máximo 24

2.3.4 – Estoque de segurança 25

3 – Armazenagem e Controle 27

3.1 – Avaliação de estoque 28

3.2 – Curva ABC 29

3.3 – Inventário 31

4 – Padronização de materiais e medicamentos 34

CONCLUSÃO 37

BIBLIOGRAFIA 39

ÍNDICE 41

8

INTRODUÇÃO

Hoje, as instituições hospitalares sofrem com oscilações do mercado,

pressões políticas, instabilidade econômica e eventos adversos que exigem

uma gestão cada vez mais rigorosa, para isto necessita-se que a gestão de

material assuma um papel de vantagem, onde as principais decisões são

articuladas ao longo do tempo, podendo desenvolver padrões e decisões

coerentes com característica de negócio.

No primeiro capítulo é feito o levantamento das necessidades. Uma

informação importante apurada é quem faz a gestão de estoque no Grupo Amil

é o farmacêutico.

Todo gestor envolvido com o planejamento e execuções das ações,

necessita mensurar os estoques de materiais e medicamentos. Com base nas

ações mensuradas e no dimensionamento da rede de prestações de serviços e

projetará à quantidade ideal de materiais e medicamentos que devem ser

adquiridas, tal tarefa é primordial e indicará o norte na gestão.

Contudo, é importante ressaltar que administrar material médico hospitalar e

medicamento é complexo e constituí um desafio a ser enfrentado de modo

adequado e continuo.

A escolha da forma de administração a ser adotada deve levar em

consideração características de cada unidade médica e os recursos disponíveis

para sua implantação. Os recursos resumem-se em financeiros, operacionais e

técnicos, sendo que, neste último caso, ainda há uma carência de

farmacêuticos especialistas capazes de implantar com eficiência um sistema de

administração racional.

9

No segundo capítulo o planejamento e controle de estoque atualmente é um

grande desafio para o gestor de estoques. Devido às variações de fatores que

influenciam diretamente nos custos relativos, a busca contínua por alternativas

que visam à redução dos custos, eficiência e eficácia dos controles, criando

assim adaptações de métodos que satisfaçam as políticas atuais da empresa.

Assim nenhuma organização pode planejar detalhadamente todos os

aspectos de suas ações atuais ou futuras, mas podem e devem ter noção da

diretriz e determinar como podem alcançar, ou seja, precisa de uma visão

estratégica de todo processo produtivo.

Com Advento da globalização, as empresas privadas tiveram que se

reinventar, isto é, buscaram se organizar de fora para dentro e não como

sempre fizeram, condicionando os clientes a aceitarem os seus produtos,

custos e inabilidade produtiva (baixa qualidade).

No terceiro capítulo avaliando a grande complexidade de Administração de

materiais na área Hospitalar, todo processo envolve a integração de

informações, armazenagem, manuseio e distribuição de materiais médico-

hospitalares e medicamentos, visto que a responsabilidade operacional está

diretamente associada à disponibilidade de materiais no local onde são

requisitados, ao menor custo possível.

Ponto de pedido, sistema ABC, Sistema MRP, São algumas das

ferramentas utilizadas para a análise e o controle de estoque de material

médico hospitalar e medicamento.

Com Ponto de Pedido, Sistema ABC ou Curva de Paretto, Sistema MRP,

são alguma das ferramentas utilizadas para a análise e o controle de um

estoque. Com isso, métodos como ponto de pedido, foram analisados e

concluídos, sua importância dentro desta análise, todavia não poderia se deixar

para trás conceitos como kardex (relatório extraído para verificar toda

movimentação de um determinado material ou medicamento), muito utilizado

no inicio da atividade da empresa em destaque. Outro programa muito citado e

10

analisado é o sistema ABC também conhecido como Curva de Pareto, onde se

mostra a sua classificação com relação aos itens dentro do estoque desta

empresa, dando o embasamento com conceitos e suas aplicações. O mais

novo sistema desenvolvido, que pertence à empresa estudada é o MRP, que

trás a facilidade para os usuários em analisar e programar certas fabricações

de componentes, conjuntos e subconjuntos de aviões com prazos pré-

determinados, com mais precisão com relação aos itens contidos em estoque.

Com esse programa surge a criação de uma nova área que terá a função de

controlador todos os itens pertencentes à empresa, criando fornecedores aptos

que atenderão a fabricação de algumas peças, diminuindo o custo de estoque,

sem deixar de se comprometer com o prazo de entrega e ao atendimento de

seu cliente.

A farmácia hospital é uma unidade administrativa, sendo assim, a amplitude

de serviços e responsabilidades desempenhados nesta unidade ultrapassam o

âmbito técnico. É importante ressaltar que as suas atribuições técnicas de

entrelaçam com funções administrativas, unificando-se em dispositivos de

gerenciamento. Uma destas atribuições e, talvez, a mais importante, é o

sistema de dispensação a ser adotado. Essa questão vai interferir também no

controle dos estoques e na logística de armazenamento e distribuição.

A administração de materiais na área da saúde é mais complexa do que a

de outros segmentos da economia, pois os materiais e medicamentos tem

prazo de validade, requerem conservação em baixa temperatura, devem ser

passíveis de rastreabilidade, são facilmente furtados, apresentam-se sob as

formas mais diversas, desde comprimidos até injetáveis, as doses individuais

devem ser diretamente prescritas, preparadas, baixada dos estoques,

ministrada ao paciente e faturadas sem omissão nem erro, e, finalmente os

resíduos contaminados devem ser removidos e incinerados com extremo

cuidado.

Já no quarto capítulo é abordado Padronização de material e medicamento,

cuja finalidade é garantir uniformidade na escolha e homologação de fármacos,

11

materiais, terapêutica e equipamentos para promover eficiência e eficácia na

realização de procedimentos.

Existe a comissão de Padronização de material e medicamentos do hospital

que é constituída por uma equipe multidisciplinar, contando com a participação

de médicos, farmacêuticos, administrador hospitalar, representante da

comissão de controle de infecção hospitalar e do setor de compras. Conforme

orientação da comissão, todos os materiais e medicamentos adquiridos e

utilizados no hospital são fabricados por indústrias certificadas e com qualidade

garantida, sendo preferencialmente produtos éticos e genéricos.

12

CAPÍTULO I

Administração de estoques

...Se Deus está por nós, quem será contra nós.

A disponibilidade do material está diretamente ligada ao nível de

serviço exigido pelo mercado atendido pela empresa. Quanto maior, maior a

tendência à descentralização, posicionando o estoque o mais próximo possível

do consumidor final.

Produtos com alto valor agregado possuem tendência à centralização

do estoque, pois representam elevado custo de manutenção do estoque e risco

de obsolescência.

A análise do impacto dessas variáveis na busca de uma solução ótima para

o problema do posicionamento do estoque pode ter um elevado grau de

complexidade, principalmente quando se trabalha com diversos tipos de

produtos, requerendo a utilização de modelos matemáticos que suportem o

processo decisório.

Segundo (POZO, 2008) a função principal da administração de estoques é

maximizar o uso dos recursos envolvidos na área logística da empresa, e com

grande efeito dentro dos estoques.

Administração de estoques na área da saúde mais do que a de outros

segmentos, pois os medicamentos e materiais tem prazo de validade, requer

13

conservação a baixa temperatura, deve ser passível de rastreabilidade, são

facilmente furtados, apresentam-se sob as formas mais diversas, desde

comprimidos até injetáveis, as doses individuais devem ser diariamente

prescritas, preparadas, baixadas dos estoques, ministradas ao paciente.

Segundo (BARBIERI; MARCHLINE, 2009) enfatizam que Quanto mais

precisas forem às informações disponíveis, maiores serão as possibilidades de

determinar o volume adequado de estoques para atender às atividades da

organização.

Entretanto, a obtenção de informações dessa natureza gera custos

crescentes à medida que desejamos que sejam mais exatas e completas.

A boa gestão de estoques em uma empresa caracteriza-se com uma das

condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro. O

Planejamento adequado de materiais médico-hospitalares e medicamentos

contribui para melhorias no desempenho de qualquer organização.

1.1 – Políticas de estoques

Conforme o enfoque dado por (VIANA, 2002), o mesmo diz que, entende –

se por política de estoques o conjunto de atos diretivos que estabelecem, de

forma global e específica, princípios, diretrizes e normas relacionadas ao

gerenciamento de materiais nas empresas, para a escolha da otimização dos

recursos materiais e do capital investido. Dessa forma, pode se dizer que em

função da especificidade década empresa, a mesma poderá se utilizar de

várias formas de melhor gerenciar seus estoques, nas quais evidenciam – se

alguns tipos de políticas de estoques mais comumente utilizadas.

A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento de

controle de estoque, o programa de objetivos a serem atingidos, isto é,

14

estabelecer certos padrões que sirvam de guias aos programadores e

controladores e também de critério para medir o desenvolvimento do

departamento. Estas políticas são metas que a empresa está disposta a atingir,

por acreditar que desta forma estará cumprindo sua razão de existir, atendendo

a sociedade em geral de forma satisfatória e gerando riquezas. Estas metas

estarão sempre focadas no atendimento de clientes, números que os

almoxarifados deverão seguir para acompanhar a demanda sem estocar

deverão seguir para acompanhar a demanda sem estocar

desnecessariamente, ou até mesmo, definições políticas que são peças chaves

no bom funcionamento da administração de estoques.

Durante o processo de levantamento e coleta de dados, apurou-se que a

política de estoques, atualmente praticada pela instituição, é extremamente

empírica e sem nenhuma consistência técnica, nem científica, já que embora

seja calculado individualmente o consumo médio mensal dos materiais e

medicamentos, para cada item, não existem tecnicamente processos que

efetivamente, observe o tempo de reposição, calcule o lote econômico, calcule

o estoque de segurança e calcule o estoque máximo.

1.2 – Tipo de estoques

Os estoques podem ser classificados em diversos tipos, conforme se

observa a seguir.

15

a) matéria-prima: esse tipo de estoque requer alguma forma de processamento

para ser transformada em produto acabado. A utilização é diretamente

proporcional ao volume de produção;

b) Produtos em processo: em um processo de produção, consideram-se

produtos em processo os diversos materiais que estão em diferentes fases do

processo produtivo. Corresponde a todos os materiais que sofreram algum tipo

de transformação, porém não atingiram a forma final do produto a ser

comercializado;

c) Materiais de embalagem: correspondem às caixas para embalar produtos,

recipientes, rótulos etc.

d) Produto acabado: compreendem os produtos que sofreram um processo de

transformação e estão prontos para ser vendidos;

e) Suprimentos: neste tipo de estoque, estão inseridos todos os itens não

regularmente consumidos pelo processo produtivo. São os componentes

utilizados.

1.3 – Custos de estoques

O processo de desenvolvimento, intensificando a concorrência das

empresas em todas as áreas faz com que o empresário ataque decididamente

o problema da minimização de custos. Entre os tipos de custos que afetam de

perto a rentabilidade da empresa, o custo da estocagem ou armazenamento

16

dos materiais é, sem dúvida nenhuma, o que está merecendo uma grande

atenção do empresário.

Alguns custos são relevantes, conforme afirma (SLACK; CHAMBERS;

JOHNSTON, 2002) Custos de colocação do pedido: cada vez que um pedido é

colocado para reabastecer estoque, são necessárias algumas transações que

representam custos para a empresa. Estas incluem as tarefas de escritório de

preparo do pedido e toda a documentação associada com isso, o arranjo para

que se faça a entrega, o arranjo de pagar o fornecedor pela entrega e os

custos gerais de manter todas as informações para fazer isso.

Custos da falta de estoque: se erramos a decisão de quantidade de pedido

e ficamos sem estoque, haverá custos incorridos por nós, pela falha no

fornecimento a nossos consumidores. Se os consumidores forem externos,

poderão trocar de fornecedor; se internos, a falta de estoque pode levar a

tempo ocioso no processo seguinte, ineficiências e, fatalmente, outra vez

consumidores externos insatisfeitos.

Custos de capital de giro: logo que colocamos um pedido de

reabastecimento, os fornecedores vão demandar pagamento por seus bens.

Custos de armazenagem: esses são os custos associados à armazenagem

física dos materiais e medicamento. Locação, climatização e iluminação do

armazém podem ser caras, especialmente quando são requeridas condições

especiais, como baixa temperatura ou armazenagem de alta segurança.

Custos de obsolescência: se escolhermos uma política de pedidos que

envolva pedidos de quantidades muito grandes, que significará que os itens

estocados permanecerão longo tempo armazenado, existe o risco de que

esses itens possam tornar-se obsoletos.

Devemos lembrar que estoque é dinheiro que fica parado nas prateleiras e

isso deve incomodar o bom gerente porque dinheiro parado não cumpre sua

função. Como já foi afirmado, o estoque ideal é o estoque zero. Entretanto,

17

convivemos com a imprevisibilidade que apresenta maior variância em

instituições de saúde do que na indústria se fizermos uma breve comparação,

pois em indústria podemos pensar em um planejamento da produção em lotes,

já na área da saúde, se tem pouco controle sobre a demanda na porta do

serviço.

18

CAPÍTULO II

Sistemas de planejamento de estoques

A função de controle de estoque é componente essencial da Administração

de Materiais. É com as informações do sistema de estoque que estaremos em

condições de orientar o fluxo de compras em ritmo adequado às necessidades

da unidade médica.

De acordo com (ARNOLD, 1999), nas técnicas de planejamento e controle

de material, a decisão de o que, quando e quanto comprar é tomado com base

em modelos de estoques que, além de procurarem atender essas questões

considerando, basicamente, o fator custo e o fator capital, minimizando um e

maximizando o outro, utilizam previsões que supõem uma demanda do tipo

contínuo, na qual os seus instantes são relativamente próximos e as suas

variações razoavelmente pequenas, o seu enfoque, na gestão de estoque

convencional, como observa (ARNOLD, 1999), cada item é controlado

individualmente e suas demandas são previstas com base em fatores de

aleatoriedade, o que ocorre, porém, na produção, são relações de dependência

simples de demandas entre diversos materiais. A tarefa de controlar os

estoques de uma empresa é um processo muito complexo e dinâmico, pois

existe a necessidade de se trabalhar com vários fornecedores, com um número

significativo de itens e produtos.

Para (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2002), para melhor gerenciar os

estoques, os gerentes devem realizar duas tarefas: primeiramente, precisam

discriminar todos os diferentes itens estocados, de maneira que possam aplicar

um grau de controle em cada item, de acordo com sua importância e,

posteriormente a esta distinção, necessitam realizar um investimento em um

sistema de processamento de informação que tenha capacidade de gerenciar o

19

controle dos estoques. O estoque de uma empresa deve estar de acordo com a

sua estrutura, sempre pronto a oferecer o serviço desejado pelo cliente,

mantendo o mínimo de estoque, vislumbrando um menor custo possível.

2.1 – Giros de estoques

Os gestores de estoques, de forma geral, creem que quanto maior for o giro

dos estoques da empresa mais eficientemente estes estarão sendo

administrados. Isso é verdadeiro até certo ponto, pois um alto giro dos

estoques pode também indicar problemas. Por exemplo, um modo de aumentar

o giro do estoque é manter estoques muito pequenos; contudo tal estratégia

pode resultar num grande número de itens em estoque.

Giro de Estoque corresponde ao número de vezes em que o estoque é

totalmente consumido durante um determinado período (BERTAGLIA, 2009).

Dentre os itens de material e medicamentos mantidos em estoque, existem

aqueles que têm maior movimentação como luva de procedimento e

adrenalina, em função de sua utilização por maior número de usuários, ou por

outro motivo qualquer. A esses materiais e medicamentos que entram e saem

com maior frequência deve ser dado m tratamento específico em relação à

localização no armazém e estoque da farmácia, ou seja, armazená-los em

locais estratégico de fácil e rápido acesso.

Segundo (POZO, 2002) giro de estoque é a avaliação do capital investido

em estoques comparando com o custo das saídas anuais, ou da quantidade

média de materiais em estoque dividido pelo custo anual das saídas. A

rotatividade, este é o termo mais comumente utilizado.

20

Para calcularmos a rotatividade, é necessário possuirmos o valor dos

estoques e dividirmos peço custo anual de saídas. O valor do estoque pode ser

utilizado em quantidades monetárias ou quantidades de peças.

Esses procedimentos oferecem vantagens como, minimização de número

de viagens entre as áreas de estocagem e de expedição,

descongestionamento do trânsito interno do almoxarifado, principalmente de

material como luva de procedimento, melhor aproveitamento da mão de obra

interna, com menor desgaste físico dos operadores e a maximização do tempo

despendido na expedição do material ou medicamento.

2.2 – Previsão de estoques

Como ponto de partida, determina-se a data de requisição do material e

medicamento. O planejador no momento adequado informa o estoque existente

na unidade e recebe uma quantidade suficiente para complementar os níveis

de estoque constantes de sua previsão central de abastecimento farmacêutico.

Conforme a abordagem de (VIANA, 2002), todo o início do estudo dos

estoques está pautada na previsão do consumo de material. As previsões de

consumo ou da demanda estabelecem esta estimativa futura dos materiais

adquiridos pela empresa e pode ser classificadas em três grupos:

a) Projeção: São aquelas que admitem que o futuro seja repetição do passado,

segundo a mesma lei observada no passado, este grupo de

técnicas são de natureza quantitativa;

b) Explicação: procura – se explicar o consumo do passado mediante leis que

relacionam os mesmos com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou

previsível;

21

c) Predileção: a experiência das pessoas envolvidas e conhecedores de fatores

influentes no consumo e no mercado estabelecem a evolução dos consumos

futuros.

A previsão de consumo determina estas estimativas futuras dos materiais e

medicamentos.

Há informações básicas na previsão dos estoques que se dividem em duas

categorias: quantitativas, que vão desde fluxo de saídas em período anterior

até influência exercida pelo aumento de consumo e qualitativas, que estão

ligadas diretamente às opiniões das pessoas envolvidas na cadeia, como

médicos, enfermeiros, compradores e outros.

Para (MARTINS, 2006) os estoques devem funcionar como elemento

regulador do fluxo de materiais nas empresas, isto é, como a velocidade com

que chegam à empresa é diferente da velocidade com que saem, ou são

consumidos, há a necessidade de certa quantidade de materiais, que ora

aumenta, ora diminui, amortecendo as variações.

No comportamento dinâmico do processo, existem as técnicas de previsão

do consumo que se classificam em grupos.

O primeiro grupo denomina-se como projeção, ou seja, é o grupo em que se

admite que as saídas no futuro possuam ligação direta com as saídas que

acontecem no passado.

O segundo grupo, chamado de explicação, procura explicar as saídas do

passado mediante leis que relacionem as mesmas com outras variáveis, cuja

evolução é conhecida ou previsível. São aplicações de técnicas de regressão e

correlação.

O terceiro e último grupo, é o grupo de predileção, ou seja, mediante apoio

de funcionários e conhecedores de fatores influentes nas saídas e no mercado,

é estabelecido evolução das saídas futuras.

22

Existem ainda diversos fatores que podem alterar o comportamento do

consumo e influenciar na previsão para os estoques, tais como: influências

políticas, influências conjunturais, influências sazonais, inovações técnicas,

preços competitivos dos concorrentes e outros fatores que sofrem variações de

acordo com o seguimento de mercado da empresa.

1. – Tempo de reposição

Segundo (DIAS, 1993), umas das informações básicas de que se necessita

para calcular o estoque mínimo e o tempo de reposição, isto é, o tempo gasto

desde.

A verificação de que o estoque precisa ser reposto ate a chegada efetiva do

material no almoxarifado da empresa. Este tempo pode ser desmembrado em

três partes:

a) Emissão do pedido: tempo que leva desde a emissão do pedido de compra

até chegar ao fornecedor;

b) Preparação do pedido: tempo que leva o fornecedor para fabricar os

produtos até deixá-los em condições de serem transportados;

c) Transporte: tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento dos

materiais pela empresa.

Em relação a sua importância, o tempo de reposição deve ser determinado

do modo mais realista possível, pois as variações podem alterar toda a

estrutura dos sistemas de estoques.

As informações do tempo de reposição do consumo médio do período e do

estoque mínimo são definidoras do momento em que o pedido de

23

ressuprimento deve ser disparado. O tempo de reposição é variável que pode

ser ajustada por grupos de produtos classificados pela demora nas aquisições.

2. – Ponto de pedido

Conforme (CABANAS; RIBEIRO, 2005) existem restrições ao lote econômico, tais como:

a) Espaço de armazenagem: uma empresa que passa adotar o método em

seus estoques pode deparar-se com o problema de falta de espaço, pois, às

vezes, os lotes de compra recomendados pelo sistema não coincidem com a

capacidade de armazenagem do almoxarifado;

b) Variação do preço do material: em economias inflacionárias, calcular e

adquirir a quantidade ideal ou econômica de compra, com base nos preços

atuais para suprir o dia de amanhã, implicaria de certa forma, refazer os

cálculos tantas vezes quantas fossem as alterações de preços sofridos pelo

material ao longo do período, o que não se verifica, com constância, nos países

de economia relativamente estável, onde o preço permanece estacionário por

períodos mais longos.

c) Dificuldade de aplicação: esta dificuldade decorre, em grande parte, da falta

de registros ou da dificuldade de levantamento de dados de custos.

Entretanto, com referência a este aspecto, erros, por maiores que sejam na

apuração destes custos não afetam de forma significativa o resultado ou a

solução final. São poucos sensíveis a alterações razoáveis nos fatores de custo

considerados. Estes são, portanto, sempre de precisão relativa;

d) Natureza de material: pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O

material poderá tornar-se obsoleto ou deteriorar-se;

24

e) Natureza de consumo: a aplicação do lote econômico de compra pressupõe,

em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuição uniforme.

Como isto nem sempre ocorre com relação à boa parte dos itens, é possível

que não consigamos resultados satisfatórios ou esperado com os materiais

cujo consumo seja de ordem aleatória e descontinua.

3. – Estoque máximo

Como ponto de partida, determina-se a data de requisição do material e

medicamento. O planejador, no momento adequado informa o estoque

existente na unidade e recebe uma quantidade suficiente para complementar

os níveis de estoque constantes de sua previsão central de abastecimento

farmacêutico.

Conforme (POZO, 2008) É o resultado da soma do estoque de segurança

mais o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado

de forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do estoque

variações normal de estoque em fase dinâmica de mercado, deixando margem

que assegure a cada novo lote, que o nível máximo de estoque não cresça e

onere os custos de manutenção de estoque.

O conceito de estoque médio é relevante, em especial para a valorização

monetária que fica imobilizada em estoque. A quantidade apurada como

estoque médio por período vezes o preço do item estocado indica montante de

recursos que ficam retidos nas prateleiras dos almoxarifados por produto.

O estoque máximo é igual à soma do estoque mínimo e do lote de compra.

O lote de compra poderá ser econômico ou não. Em condições normais de

equilíbrio entre a compra e o consumo, o estoque oscilará entre os valores

máximos e mínimos. O estoque máximo é uma função no lote de compra e do

estoque mínimo, e evidentemente, variará todas as vezes que uma ou duas

25

partes acima variarem. O estoque máximo sofrerá também limitações de ordem

física, como espaço para armazenamento.

É possível ainda diminuir, tanto o tamanho do lote como o de estoque

mínimo, quando a falta de capital torna-se maior. É preferível diminuir o

tamanho do lote e diminuir o estoque mínimo, a fim de evitar a paralisação da

produção por falta de estoque.

4. – Estoque de segurança

Erros de previsão de demanda, registro de quantidade incorreta de itens na

execução do inventário, atrasos no ressuprimento, erro no lançamento de

entrada ou saída dos materiais e medicamentos são problemas comuns em

todo processo. Para lidar com essas incertezas é que podem ser utilizados

estoques de segurança.

De acordo com (BERTAGLIA, 2009) o estoque de segurança necessita ser

mantido para atender as necessidades de materiais durante o período de

entrega sem que haja paradas.

(BARBIERE; MACHLINE, 2009) abordam que para definição do prazo de

espera ou lead time, que é o tempo decorrido entre o inicio do processo de

reposição e a entrada dos materiais ou medicamentos no estoque, é importante

avaliar a distância, pois o tempo de entrega pode variar de acordo com o

estado onde a instituição estiver localizada.

O estoque mínimo ou de segurança é a quantidade que deve existir em

estoque para cobrir eventuais falhas de ressuprimento ou aumento repentino

de demanda. O gerenciamento de estoque envolve considerar um grau de

imprevisibilidade no fluxo de materiais que deve ser compensada com um

estoque de segurança adequado ao risco.

26

Quanto maior o estoque mínimo, maior segurança, menor risco de faltar

material e medicamentos, porém, maior custo de capital estocado, maior custo

de armazenagem e maior é os riscos de deterioração, desvios e perdas.

O dimensionamento do estoque mínimo deve ser realizado

preferencialmente a partir do consumo médio por período, geralmente mensal.

Estoque de segurança para as unidades do grupo AMIL nas regiões de

Brasília, Paraná, Rio de Janeiro e São Paulo sete dias é bom, pois a maioria

dos laboratórios e distribuidores fica localizada na região sudeste.

Uma informação importante levantada é que no fechamento de contratos de

fornecimento de materiais e medicamentos, existe uma cláusula onde diz que o

fornecedor deve manter estoque de três meses para atender a demanda.

27

CAPÍTULO III

Armazenagem e Controle

O processo de armazenagem abrange atividades administrativas e

operacionais de recebimento, armazenamento, distribuição dos materiais aos

usuários e controle físico dos materiais estocados. É extremamente importante

que tais atividades estejam alicerçadas em estudos que objetivem identificar a

localização adequada dos pontos de estocagem. Estes pontos devem ser

localizados em locais com temperatura baixa, boa ventilação, iluminação

adequada, sem umidade. Porém, mesmo escolhendo um local com todas estas

atribuições é preciso que o gestor controle a temperatura e mantenham o

ambiente sempre organizado segundo (BARBIERE; MACHLINE, 2009).

As palavras que resolvem boa parte dos problemas de armazenamento de

materiais e medicamentos em unidades de saúde é o bom senso combinado

com técnicas de armazenamento

Rotatividade do item estocado se for requisitado com muita frequência,

então é conveniente que fique armazenado mais próximo à recepção.

Para os materiais volumosos, melhor que fiquem em áreas amplas e de fácil

acesso. Os materiais menores podem ficar em prateleiras com escaninhos

indexados. O armazenamento pode ser por ordem alfabética combinado com

formas de apresentação (comprimidos ou injetáveis).

Já para ordem de entrada e saída é usado o conceito do primeiro a entrar

primeiro a sair (PEPS), fisicamente. Itens com prazo de validade menor devem

ser os primeiros na fila de saída das prateleiras.

28

Grupos de materiais semelhantes podem ser armazenados em espaços

afins como área de sondas, de descartáveis, de filmes de RX. Na farmácia

podemos ter área de injetáveis, comprimidos, soluções e outras.

Itens de alto valor e pequenos ficam mais bem estocados, geralmente

próximo dos olhos da chefia da unidade.

A localização da área de armazenagem deve ficar próxima aos locais de

consumo. O uso de almoxarifados e farmácias no interior do hospital é pensado

de forma de disponibilização de materiais e medicamentos mais próximos do

requisitante. A maior facilidade de requisitar medicamento ou material pela

maior proximidade e a visualização dos estoques podem aumentar o nível de

confiança evitando tendência da formação de sub estoques nas unidades. O

uso de fichas em de prateleiras apesar de informatizados, tem se mostrado útil

no que se refere à observação quanto à possível previsão de ruptura de

estoques não alertada pelo sistema, mas observada pelo funcionário que

registra a baixa. Esse sistema também pode ajudar na realização de

inventários periódicos. É importante ressaltar que o uso de ficha pode ser

restritos aos itens considerados críticos.

1. – Avaliação de estoque

Utiliza como entradas do processo as normas contábeis da organização

para determinar o valor dos estoques, os objetivos definidos em relação aos

níveis de estoques a serem mantidos, os catálogos existentes, as relações de

entrada e saída de materiais.

O Ideal é a existência de áreas distintas para compras e armazenamento.

Essa medida permite duplo controle dos estoques existentes, além do controle

físico e financeiro.

29

Até pouco tempo no grupo Amil essa área não estava definida, pois quem

planejava também comprava e após consultoria da empresa Ernest Young, foi

identificado à necessidade de segregar função.

O modelo de estoques mínimos tem níveis de estoque médio mais baixo e

uma frequência varável de compras, ao passo que o método de estoques

máximos apresenta distribuição mais homogênea de processamento ao longo

do tempo.

A escolha da metodologia foi elaborada de acordo dom a política de

armazenamento dos materiais e medicamentos.

Em qualquer situação, o sistema deve estar sempre pronto para emitir

relatórios de estoques que permitam agir prontamente para suprir compras

regulares, cobertura, emergência e urgência, que podem indicar a adoção de

medidas extraordinárias para evitar a falta de material.

2. –Curva ABC

Os estoques das farmácias abrigam uma grande diversidade de produtos

dificultando o planejamento de seu ressuprimento. Como cada grupo de

material médico e medicamento tem determinadas peculiaridades gerenciais

como giro, preço, consumo, prazo de entrega, é importante que separe os

produtos em grupos que possuem características gerenciais semelhantes.

É útil classificar os materiais por ordem de sua importância econômica. Esta

identificação permite que o administrador dispense mais cuidados e atenção

aos itens que são mais caros à unidade de saúde. Este sistema busca

identificar os itens de grande valor que exigem uma análise cuidadosa com

menor margem de erro. Em resumo, dado os valores envolvidos, são itens que

merecem uma atenção especial. Observa-se que o foco principal da atenção é

30

o valor total resultante do “preço x quantidade”. Assim, itens de pequeno valor

unitário podem ser relevantes para o controle especial dado a uma grande

quantidade consumida.

A definição das classes A, B e C obedece apenas a critérios de bom senso.

Em geral são colocados 20% dos itens classe A, 30% na classe B e 50% na

classe C.

Especialmente para os itens do grupo A, tem como meta principal a redução

de prazos de abastecimento, a redução de estoques, a redução de estoques de

reserva, o estabelecimento de controles de utilização e a busca de melhores

preços.

Os passos para iniciar o ordenamento de formatação de uma classificação

ABC partem da avaliação de cada item determina-se investimento necessário e

ordena-se do maior para o menor investimento. Calcula-se a importância

relativa dos itens como uma porcentagem do custo total e acumula-se até o

parâmetro escolhido.

Outra análise possível, seguindo o mesmo principio, mas agora tendo como

parâmetro a criticidade do item é a classificação XYZ onde X = Materiais que

possuem similares como Antibióticos. Y = tem similar, mas sua falta interfere na

qualidade dos serviços temos como exemplo fio de sutura Prolene 1504 h. Z =

não tem similar e sua falta será critica como luva cirúrgica (Fig.1).

31

Fig.1

Classificação Criticidade

X Itens cuja falta em estoque podem afetar seriamente a

operação da Instituição e que não possuem substitutos.

Y

Itens cuja falta em estoque afeta a operação da Instituição sem

consequências graves e que possuem substitutos em estoque

sem a mesma qualidade.

Z Itens necessários, mas não imprescindíveis para a operação

da instituição.

3. – Inventário

As pessoas não são infalíveis. Os enganos nos relatórios de entradas e

saídas, extravios de requisições, equívocos de classificação ou codificação,

quebras, deterioração, recebimentos apressados e mesmo desvios acontecem

com importante frequência. Estas diferenças aparecem de forma física e

contábil no processamento do inventário de estoque. Algumas empresas

relevam pequenas diferenças de itens desde que estas ocorram normalmente

distribuídas a favor e contra o nível de estoque esperado.

O inventário é a relação com descrição minuciosa dos bens de determinada

organização ou pessoa física segundo. É muito importante sua realização

dentro de qualquer empresa e especialmente para os hospitais, é preciso

32

estabelecer um cronograma para sua realização. Cada organização escolhe a

periodicidade da realização do inventário, sabendo-se que a obrigatoriedade é

ser feito anualmente para computar no balanço, porém o quanto de vezes

durante o ano for realizado é melhor para melhoria nos processos e

confiabilidade nas informações de status do estoque.

Na oportunidade do inventário devem ser observados os itens com baixa

movimentação e pequena rotatividade, no sentido de avaliar a pertinência de

sua manutenção como item de estoque. Eventualmente a decisão, poderá ser

a retirado do item do rol de produtos estocados em análise que considere o seu

pouco uso, a sua pouca importância no processo de oferta do serviço e a sua

relativa facilidade de obtenção quando for necessário.

Acuracidade do Inventário Corresponde à diferença entre o estoque físico e

a informação contábil de estoques. A acurácia de estoque é um indicador da

qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas de controle,

contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados.

Quando a informação de estoque no sistema de controle, informatizado ou

manual, não confere com o saldo real, dizemos que este inventário não é

confiável ou não tem acuracidade. A falta de confiabilidade nas informações

afeta todos os setores da Instituição, desde o nível gerencial até o operacional.

Uma informação errada dos saldos em estoque pode levar a uma decisão

equivocada na área de planejamento de estoques ou compras, atrasar a

produção ou até mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente.

A importância do cálculo das divergências é para identificar se os erros de

estoque têm grande relevância aos saldos controlados pelo sistema ou se as

diferenças são residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de

contagem.

Manter a acurácia dos estoques em um nível elevado, ou seja, isento de

erros, trará vantagens significativas para organização segundo (BERTAGLIA,

2009).

33

O inventário deve ter a característica de ser periódico podendo ser parcial

ou total. De qualquer forma deve ser pré-planejado para ser eficiente. Uma

forma de atenuar os inconvenientes do processo de inventário é incorporação

de sua realização na rotina diária, monitorando pequenos grupos de materiais

de cada vez. Havendo necessidade de inventário geral, o uso do final de

semana será mais apropriado de forma a evitar interrupções no normal fluxo de

materiais e medicamentos para unidade hospitalar.

34

CAPÍTULO IV

Padronização de materiais e medicamentos

A farmácia e almoxarifado hospitalar, no âmbito de sua atuação,

comportam-se como uma unidade de negócios, dados os seus

relacionamentos comerciais com os laboratórios farmacêuticos, com os

fabricantes dos diferentes produtos, com laboratórios, distribuidores e

representantes comerciais. Gerir material médico e medicamento na área

hospitalar é deparar-se com uma grande variedade de produtos,

aproximadamente 50.000 itens diferentes se encontram à disposição dos

profissionais como enfermeiros, médicos e etc.

Quanto maior a habilidade de a farmácia hospitalar administrar seus

produtos de forma racional, maior será sua capacidade de oferecer à clientela

bens e serviços de qualidade e com baixos custos operacionais.

Se, em cada ala ou setor do hospital, as equipes médicas e de enfermagem

adotarem rotinas diferentes para o isso destes produtos (diluições diferentes,

concentrações diferentes e métodos de conservação diferentes), as medidas

terapêuticas implicarão em maior ônus para instituição (com desperdícios e

obsolescências). O emprego racional dos materiais e medicamentos, incluindo

a padronização, é traduzido, portanto, em redução dos custos das

organizações hospitalares.

A redução do custo dos estoques da farmácia hospitalar é conseguida

através do adequado abastecimento em produtos e serviços utilizando, se

possível, processos que permitam sua padronização. Padronizar material e

medicamentos significa escolher, dentre uma relação de produtos e de acordo

dom determinadas especificações, aqueles que atendam às necessidades de

cobertura terapêutica da população que se deseja tratar.

35

Dentre os objetivos primários que se deseja alcançar com a padronização

de materiais e medicamentos estão à redução dos custos de aquisição dos

produtos, a remoção de diferentes obstáculos durante os processos de

compras, o estabelecimento de maiores interações com os fornecedores, a

redução dos custos de produção, a diminuição dos custos de manutenção dos

produtos em estoques e a facilitação dos procedimentos de armazenagem e

manuseio dos medicamentos, propiciando vantagens à instituição hospitalar

como um todo (BARBIERI; MACHLINE, 2006). Dentre as vantagens advindas

da padronização de medicamentos, encontram-se: a) Para os pacientes -

existe a confiança do uso do medicamento correto e a satisfação psíquica por

não necessitar adquirir quaisquer outros remédios pertinentes ao seu

tratamento, dos quais o hospital não disponha; b) Para os médicos e para a

enfermagem - ter a certeza de que os medicamentos disponíveis na farmácia

hospitalar são adequados aos tratamentos propostos, garantindo aos pacientes

a fidelidade em atender as prescrições e maior interação entre as equipes; c)

Para a farmácia hospitalar e para o hospital - melhor controle dos produtos

abrigado sem estoques, através da menor diversidade de itens e benefício

através da redução do custo dos estoques, da diminuição de pessoal ligado às

estratégias de controle e redução do espaço físico destinado à farmácia.

Contudo, os profissionais médicos muitas vezes se opõem à padronização de

medicamentos, em função de interesses pessoais, sem a preocupação com a

gestão dos custos hospitalares.

Para iniciar o processo de padronização de materiais e medicamento é

muito importante que a Instituição implante uma Comissão de Padronização

composta por membros multiprofissionais que opinem sobre os materiais que

deverão ser padronizados e incorporados ao estoque e os avaliem. Os

membros dessa comissão devem reunir-se periodicamente para discutir e

resolver os problemas que envolva a qualidade dos materiais utilizados, as

possíveis substituições e os testes de novos produtos. Sendo importante a

interação com as unidades envolvidas, como a Administração, Corpo Clínico,

Enfermagem, Unidade de Suprimentos e Compras, Almoxarifado, Comissão de

Ética e a Qualidade.

36

Para atingir uma padronização dos produtos da farmácia que contemple

adequadamente as necessidades dos pacientes, determinados parâmetros são

seguidos. Dentre estes, formar uma comissão de padronização de

medicamentos (para estabelecer os critérios para inclusão/exclusão de

produtos e revisar continuamente os itens padronizados); considerar o perfil

epidemiológico das doenças prevalentes e/ou incidentes na população

assistida pela instituição hospitalar; adotar o nome armacológico para

relacionar os medicamentos (mencionando, junto a este, a concentração e a

forma de apresentação); selecionar fármacos com valor terapêutico

comprovado, de menor toxicidade e de fácil aquisição no mercado; reunir os

produtos em grupos farmacológicos semelhantes (classificação), reduzindo a

variedade desnecessária de materiais (simplificação) e adotando uma

codificação (para facilitar a identificação dos remédios); e, finalmente, criar um

manual impresso ou virtual, que possa ser consultado facilmente pelos

profissionais envolvidos. Contudo, devemos lembrar que preferências por um

determinado medicamento ou grupo de produtos, por parte dos médicos, e as

pressões exercidas pela indústria farmacêutica sobre os responsáveis pelas

aquisições de remédios, são as maiores barreiras encontradas para a

padronização de medicamentos em hospitais, ocasiões em que, nem sempre,

são respeitados os princípios éticos vigentes. Diferentes técnicas gerenciais

facilitam o processo de padronização. Um desses métodos seria a

classificação ABC, utilizado para a administração de estoques, para a definição

de políticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a

programação da produção e uma série de outros problemas usuais nas

empresas.

37

CONCLUSÃO

Conclui se que a administração de estoques eficaz dos recursos materiais,

com o mínimo de recursos alocados em estoques é evitar a falta de materiais

médico hospitalar e medicamento é, sem dúvida, a principal missão do gestor.

Falta de materiais tem inúmeros motivos, desde falta de recursos financeiros

até falta de atenção gerencial, falta de treinamento do pessoal da farmácia e

almoxarifado, falha no planejamento de demanda, erro de estoque, aumento de

consumo, atraso na entrega, ausência de estoque de segurança no hospital

exatamente para prevenir faltas.

Essa pesquisa delimitou-se à gestão dos medicamentos e materiais médico-

hospitalares, por serem fundamentais nos processos assistenciais. Porém

existem itens que são gerenciados no estoque e que também possuem

fundamental impacto nos processos assistenciais.

A área hospitalar é muito complexa, mais do que outras áreas da economia

exige tanta eficiência para os seus resultados sejam os melhores possíveis,

para tanto é muito importante que novos estudos continuem a ser

desenvolvidos para contribuição do compartilhamento de conhecimentos e das

práticas que realmente gerem resultados significativos e satisfatórios.

A padronização é a grande aliada da gerência de materiais e

medicamentos, entretanto, nem sempre encontramos profissionais com a

disposição para cumprir protocolos e mesmo diretores de unidades de saúde

com percepção da importância deste conceito. O aprendizado tem ocorrido

pela necessidade de sobrevivência face às dificuldades financeiras que as

instituições se saúde estão enfrentando

38

A gestão dos estoques é um dos fatores críticos neste setor, pois os

produtos armazenados, além de representarem altos custos, ainda possuem

sua demanda caracterizada pela grande flutuação. Os resultados indicaram a

importância da otimização da padronização de materiais e medicamentos no

que diz respeito à redução dos custos hospitalares, em um setor onde os

recursos tornam-se mais escassos ao longo do tempo. Menores estoques

significam menores custos e a redução dos estoques das farmácias

hospitalares, através da utilização de técnicas gerenciais inovadoras, agrega

benefícios às organizações de saúde.

39

BIBLIOGRAFIA

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Paulo: Atlas, 1999.

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Patrimoniais. 2ª.ed., São Paulo: Saraiva, 2006.

40

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______. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais. 2ª.ed., São

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SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da Produção.

São Paulo: Atlas, 2002.

VIANA, João José. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 2002.

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41

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

DEDICATÓRIA 4

RESUMO 5

METODOLOGIA 6

SUMÁRIO 7

INTRODUÇÃO 8

1 – Administração de Estoques 12

1.1 – Políticas de Estoques 13

1.2 – Tipo de estoques 14

1.3 – Custos de estoques 15

2 – Sistema de Planejamento de estoques 18

2.1 – Giros de estoques ou rotatividade 19

2.2 - Previsão de estoques 20

2.3.1 – Tempo de reposição 22

2.3.2 – Ponto de pedido 23

2.3.3 – Estoque máximo 24

2.3.4 – Estoque de segurança 25

3 – Armazenagem e Controle 27

3.1 – Avaliação de estoque 28

3.2 –Curva ABC 29

3.3 – Inventário 31

4 – Padronização de materiais e medicamentos 34

CONCLUSÃO 37

BIBLIOGRAFIA 39

ÍNDICE 41

42