3 – Estrutura Organizacional

O&MProf. Percio Rodrigues

Baseado no LivroSistemas Organizações e Métodos – Uma Abordagem Gerencial

Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira

Ao fim desse capítulo vocês estarão em condições de responder as perguntas:•Como esboçar a estrutura organizacional de uma empresa?•Como a estrutura organizacional pode contribuir para o alcance dos objetivos da empresa?•Quais os principais aspectos a serem considerados no delineamento e implantação da estrutura organizacional?

Prof. Percio Rodrigues 2

Organização da empresa

• é a atividade de ordenar e agrupar as atividades e os recursos, visando facilitar o alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

Prof. Percio Rodrigues 3

Funções Básica da ADM

Prof. Percio Rodrigues 4

• Planejamento da Empresa representa o estabelecimento dos objetivos e resultados esperados, bem como as estratégias e meios mais adequados para se alcançar esse estado futuro desejado;

• Organização da Empresa; que, entre outros fatores, vai definir qual a estrutura organizacional mais adequada e quais as rotinas e procedimentos administrativos.

Prof. Percio Rodrigues 5

• Direção da empresa: que representa qual a condução da empresa na forma de liderança, coordenação, motivação das atividades e recursos visando os objetivos.

• Controle da empresa: acompanhamento, controle e avaliação dos resultados apresentados comparando-se com os objetivos e metas.

Importante considerar que a estrutura organizacional pode e deve ser alterada sempre que observar-se possibilidade de melhoria no atingimento dos objetivos.

Prof. Percio Rodrigues 6

Quando se estabelece uma estrutura organizacional de forma adequada temos:

•Identificação das tarefas necessárias•Organização das funções e responsabilidades•Informações e recursos aos colaboradores•Medidas de desempenho•Condições motivadoras

Prof. Percio Rodrigues 7

• Estrutura formal e estrutura informal• Formal – é aquela deliberadamente planejada

e formalmente representada pelo organograma definindo as responsabilidades e autoridades dos seus elementos.

• Informal – não é planejada ou requerida pela estrutura formal surgindo espontaneamente da interação das pessoas, logo apresenta forte componente relacionado às relações entre as pessoas.

Prof. Percio Rodrigues 8

• Como é inevitável o aparecimento das estruturas informais, se os gestores conseguem maior controle sobre a ela facilita o seu trabalho e reduz suas preocupações.

• Elas, que em geral são um grande empecilho às atividades, podem se tornar uma grande aliada.

• O fluxo da autoridade formal é no sentido descendente, o fluxo da informal é em geral ascendente ou horizontal.

Prof. Percio Rodrigues 9

• O poder informal é mais um privilégio do que um direito e geralmente mais instável que a autoridade formal, pois está sujeita a sentimentos pessoais.

• Devido à natureza subjetiva, a estrutura informal não está sujeita ao controle da direção, como a formal.

• A estrutura formal pode crescer a um tamanho imenso, mas as estruturas informais, pelo menos as mais consolidadas, tendem a ficar menores, a fim de permanecer dentro dos limites das relações pessoais.

• No entanto com o crescimento da estrutura formal aparecem outras estruturas informais que existem em todos os níveis.

• Podem-se ter estruturas informais mistas compostas por pessoas da empresa e de fora dela.

Prof. Percio Rodrigues 10

Os líderes dessas estruturas surgem por vários motivos:•Simpatia, empatia•Agradável e comunicativa personalidade•Idade•Antiguidade na empresa•Competência técnica•Localização no trabalho•Liberdade de se mover pelas áreas•Proximidade com o poder formal•Etc.

Prof. Percio Rodrigues 11

• Nessa estrutura informal podem-se enxergar vários níveis; exemplo um lider de um setor que obedece a um líder maior.

• Os gerentes devem identificar os líderes informais de seus subordinados e trabalhar com essa pessoa para assegurar que essa liderança seja positiva para os ojetivos da empresa.

• Não devem se antagonizar com eles e sim trazê-los de forma velada para seu lado.

• A estrutura informal é um bom lugar para que líderes formais se desenvolvam.

• Alguns líderes informais falham como líderes formais porque teme responsabilidade formal, algo que ele não tem como líderes informais.

Prof. Percio Rodrigues 12

• Os grupos informais surgem e persistem porque eles satisfazem aos desejos de seus membros

• Esses desejos são determinados pelos próprios membros do grupo.

• Uma segunda função do grupo informal é a comunicação, a fim de manter seus membros informados do que está havendo que possa satisfazer ou afetar a satisfação dos desejos, o grupo desenvolve sistemas e canais de comunicação.

• Uma terceira função é o controle social pelo qual o comportamento dos outros é influenciado e regulado.

Prof. Percio Rodrigues 13

• O controle social é interno faz com que seus membros ajam de acordo com sua cultura.

• O controle social é externo quando, por exemplo, sindicatos, governo ou outros grupos informais agem sobre o grupo.

• Essas pressões podem ser tão forrtes que levam uma empresa à greve.

• Um bom gerente integra nas suas ações conduzir os grupos informais, que interferem na sua área de responsabilidade, a agirem em prol dos objetivos da empresa.

• O gerente, a fim de manter controle, deve ser cauteloso no sentido de conservar a estrutura informal secundária à estrutura formal.

Prof. Percio Rodrigues 14

Principais vantagens da estrutura informal:•Proporciona maior rapidez no processo decisório;•Reduz distorções existentes na estrutura formal;•Complementa a estrutura formal;•Motiva e integra as pessoas da empresa.Principais desvantagens da estrutura informal:•Provoca desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias;•Dificuldade de controle;•Possibilidade de atritos entre as pessoas

Prof. Percio Rodrigues 15

Resumidamente alguns fatores que condicionam o aparecimento dos chamados grupos informais:•Interesses comuns que se desenvolvem em certo número de pessoas;•Interação provocada pela própria estrutura formal;•Defeitos da estrutura formal;•Flutuação do pessoal dentro da empresa que alteram normalmente esses grupos;•Períodos de lazer;•Disputa de poder.O gestor inteligente e esperto sabe utilizar a estrutura informal da empresa

Prof. Percio Rodrigues 16

Estrutura Formal – é representada pelo organograma da empresa e seus aspectos básicos. •A estrutura que deve se adaptar às pessoas ou as pessoas à estrutura?•R.: Nem num extremo nem no outro, o meio termo e o bom senso vão definir a estrutura ótima para cada caso. Definição - Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.

Prof. Percio Rodrigues 17

• Naturalmente a estrutura organizacional não é estática, pelo contrário é

• bastante dinâmica devendo-se adaptar às mudanças no ambiente que cerca a estrutura,

• na alteração das estratégias para se atingir objetivos ou

• na observação dos motivos pelos quais a atual não está sendo eficaz.

Prof. Percio Rodrigues 18

O planejamento organizacional deve estar voltado para os seguintes objetivos:•Identificar as tarefas físicas e mentais que devem ser desempenhadas.•Agrupar tarefas organizando funções e responsabilidades•Proporcionar aos gerentes e colaboradores de todos os níveis:

- informação e outros recursos necessários para trabalhar de maneira eficaz

- medidas de desempenho em linha com objetivos e metas

- motivação para desempenhar as tarefas tão bem quanto possível.

Prof. Percio Rodrigues 19

Metodologia de desenvolvimento EOEntre os fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional da empresa, contam-se:•A natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus executivos e funcionários;•As atividades operacionais exigidas para alcançar os objetivos;•Sequencia de passos para completar os produtos e/ou serviços que os clientes internos ou externos necessitam;

Prof. Percio Rodrigues 20

• Funções administrativas a desempenhar;• As limitações da habilidade de cada pessoa na

empresa, além das limitações tecnológicas;• As necessidades sociais dos colaboradores• O tamanho da empresa;• Fatores externos à empresa que sejam

relevantes.

Prof. Percio Rodrigues 21

Componentes da estrutura organizacionalSistema de responsabilidade (alocação da atividade)• - departamentalização;• - linha e assessoria;• - especialização do trabalhoSistema de autoridade (distribuição de poder)• - amplitude administrativa ou de controle;• - níveis hierárquicos;• - delegação;• - centralização ou descentralização

Prof. Percio Rodrigues 22

• Sistema de comunicação– o que, – como, – quando, – de quem, – e para quem

comunicar.

Prof. Percio Rodrigues 23

Condicionantes da estrutura organizacional•Objetivos, estratégias e políticas estabelecidos pela empresa;•Ambiente da empresa;•Evolução tecnológica e tecnologia aplicada na empresa;•Recursos humanos, suas habilidades, capacitações, motivação e comprometimento.

Prof. Percio Rodrigues 24

Níveis de influência da estrutura organizacional•Nível estratégico•Nível tático•Nível operacionalNíveis de abrangência da estrutura organizacional•Nível da empresa•Nível de Unidades de Negócio•Nível da corporação

Prof. Percio Rodrigues 25

Prof. Percio Rodrigues 26

• Responsabilidade; obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para alguém.

• Sistema de responsabilidade – quando um funcionário assume deerminada obrigação deve prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade

• Autoridade é o direito para fazer alguma coisa, tais como: tomar decisões, dar ordens, requerer obedência, etc.

Prof. Percio Rodrigues 27

Prof. Percio Rodrigues 28

• Autoridade formal – delegada, recebida da empresa.

• Autoridade informal – adquirida pelos atibutos, competências e habilidades da pessoa.

A autoridade pode ser exercida por uma pessoa ou por um grupo de pessoas, tais como comitês e comissões.

Prof. Percio Rodrigues 29

• Autoridade hierárquica

Prof. Percio Rodrigues 30

• Autoridade funcional - A definição da autoridade funcional deve ser detalhada para evitar duplo comando.

Prof. Percio Rodrigues 31

• Comunicação: processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um emissor, por meio de determinado canal e entendida por um receptor.

Prof. Percio Rodrigues 32

Prof. Percio Rodrigues 33

Emissor - É quem gera o processo e quem toma a iniciativa.Receptor - É quem recebe a mensagem. Ele deve receber e

compreender a ideia que se quer passar.Mensagem - É o pensamento ou a ideia que o emissor

pretende passar para o receptor.Código - É o conjunto de signos convencionais e sua sintaxe

(ex.: a língua) utilizados na representação da mensagem, que devem ser total ou parcialmente comuns ao emissor e ao receptor.

Meio - É o canal através do qual o emissor transmite a sua mensagem ao receptor.

Reação - É o último processo da comunicação. Toda

comunicação deve ter esse elemento como um dos seus objetivos para completar todo processo.

• A capacidade da empresa influenciar suas equipes depende muito da eficácia do sistema de comunicações.

• A comunicação depende também dos filtros do receptor e dos ruídos das comunicações, sejam ruídos físicos ou psicológicos.

• Os gestores devem ser treinados na habilidade de comunicar e na escolha das várias formas de fazê-lo

Prof. Percio Rodrigues 34

Tipos de comunicação: •Verbal – utilizando um idioma– Oral– Escrita

• Não verbal – Gestos corporais– Vestimenta– Sinais

Prof. Percio Rodrigues 35

Fluxos da comunicação•Horizontal – entre as várias áreas da empresa mas no mesmo nível hierárquico.•Diagonal ou transversal – entre unidades organizacionais mas em níveis diferentes.– Vantagens - propiciam maior rapidez, apresentam

menor distorção, aproximam as pessoas, visão mais integrada da empresa, evitam sobrecarga da chefia.

– Desvantagens – podem reduzir autoridade da chefia, podem provocar conflito

•Vertical – entre níveis hierárquicos diferentes, mas na mesma área de atuação.•A forma de utilizar deve ser adaptada caso a caso.

Prof. Percio Rodrigues 36

• Comunicações diretas - quando possível utilizar as mídias eletrônicas para que sejam mais baratas e rápidas.

• Cuidado com as distorções das comunicações boca a boca (telefone sem fio)

Prof. Percio Rodrigues 37

Sistema de decisão – Deve-se considerar que: •A decisão deve ser tomada no nível mais baixo possível e o mais perto possível da cena de ação.•A decisão deve ser ocorrer sempre em nível que assegure a consideração plena de todos os objetivos e atividades afetados.Condicionantes da estrutura organizacional•Fator humano – o valor das pessoas; o conhecimento que elas possuem da estrutura organizacional; sua motivação para fazê-la funcionar da melhor maneira possível.

Prof. Percio Rodrigues 38

• Fator Humano

Prof. Percio Rodrigues 39

• Fator ambiente externo – • determinar quais pessoas fora da empresa

deve ser atendidas e • quais seus desejos; • determinar como esses desejos são

transmitidos à empresa; • determinar como a informação necessária é

registrada e transmitida a outras pessoas na empresa.

Prof. Percio Rodrigues 40

Sistema de Objetivos, Estratégias e Políticas.

•Objetivo – alvo ou situação que se pretende atingir.

•Estratégia – definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo.

•Política – parâmetro ou orientação para a tomada de decisão.

Prof. Percio Rodrigues 41

• Tipos de planejamento nas empresas

Prof. Percio Rodrigues 42