Post on 21-Jan-2018
Benefícios das Intranets
AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal
Cuidados a ter na implementação
• Alinhamento com os Objectivos da
Organização
• Controlar o Objectivo Final (Alvo a Alcançar)
• Medição
• Não Esquecer o “Como”
• Planear a Manutenção
• Olhar o Futuro
AGP - Tecnologias da Informação 2010 - 2011 - Luís Vidigal
Funcionários
Organização
Funcionários
Trabalho
Funcionários
Funcionários
Funcionários
Vida Pessoal
Relações na Intranet
Intranet
Funcionários
Internet
Extranets
Colaborar com mail,forum de discussão,chat e conferências
Comunicações eColaboração
Sistemas de e-mail
e voice mailexistentes
Acesso universal àvisualização e uso de
dados do negócio
Operações eAdministração
Bancos de dadose Aplicações
organizacionaisexistentes
Criar, editar ecompartilhardocumentos
Edição de páginasna rede
HTMLMS Office
e outro tipo dedocumentos
Administração centra-lizada de utilizadores,segurança, cataloga-
ção e tráfego
Gestão daIntranet
Hardwaree Redes
existentes
FIREWALL
Clientes eParceiros
Rumo à cooperação e à mobilidade
Nómadas
Silos Amontoados
Equipas
Virtuais
Cultura Cooperativa
Mo
bil
idad
e
O Portal é diferente na Intranet
ou na Internet?
• Os utilizadores são diferentes
• As tarefas são diferentes
• A quantidade e a qualidade da informação
são diferentes
– Repositórios múltiplos, alta performance,
qualidade dos resultados de pesquisa, etc.
Intranet / Extranet / Internet
Estrutura de Informação Intranet Extranet Internet
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7 passos para o sucesso
de um Portal
1. Acabar com o papel
2. Criar um fórum para as “melhores práticas”
3. Partilhar a ribalta
4. Personalizar as notícias
5. Não apostar apenas num canal
6. Catalogar e utilizar motores de busca
7. Tornar o Portal irresistível
Novas formas
de
Comunicação
Audio e Video
Conferência
Cartas
Telefone
Fax
Face-a-face
Redes Sociais
Fases de evolução
de um Portal Intranet
• Pioneirismo
– Qualquer pessoa motivada pelas TIC cria uma “montra”
• Comunicação
– Instrumento privilegiado de comunicação interna (mail,
agenda, etc.)
• Profissionalismo
– Coexistência de várias Intranets na organização
• Institucionalização
– A estrutura adapta-se à Intranet e explora ao máximo as
suas potencialidades
Acesso aos conteúdos
• Nível “Todo Público”
– Todos os utilizadores da organização acedem
livremente a todas as páginas de informação
• Nível “Serviço”
– Conteúdos específicos para os utilizadores de
um serviço
• Nível “Espaço Privado”
– Acessível somente a um grupo de utilizadores
determinado
Princípios a respeitar na organização
e gestão de um Portal
• Princípio da Propriedade– Um serviço não deve substituir-se a um outro
• Princípio da Responsabilidade– Cada serviço garante a fiabilidade, actualidade e
evolução dos conteúdos que lhe dizem respeito
• Princípio da Coerência– Coordenação da apresentação dos conteúdos e
integração de novos serviços e funcionalidades (carta gráfica, modos de navegação, princípios de apresentação, etc.)
Atingir a massa crítica no PortalC
on
teú
do
útil e r
ele
vante
Valor
para o
negócio
Avaliação regular do impacto e utilização do Portal
• Medidas quantitativas
– Qual a evolução do número de acessos?
– Porque é que uma dada mudança de conteúdo não teve repercussão sobre o número de acessos?
– Quais são as áreas mais consultadas?
• Medidas qualitativas
– Quis são os utilizadores que mais utilizam o Portal?
– Quais são as questões e observações mais efectuadas pelos utilizadores?
– Os utilizadores sentem-se satisfeitos com os serviços actuais?
– Como se pode construir uma FAQ a partir da análise das questões?
• Adaptação do conteúdo aos utilizadores
– Quais as áreas a suprimir ou a acrescentar?
– Quais as informações susceptíveis de interessar?
Portal do Funcionário (B2E)
Empregado >
Empresa (E2B)
Empregado >
Posto de Trabalho
(E2W)
Empregado >
Empregado (E2E)
Empregado >
Vida Pessoal
(E2P)
Liga o empregado
com ferramentas e
informação geral da
organização
Liga os
empregados com
ferramentas
orientadas ao seu
posto de trabalho,
com base no
conhecimento
organizacional
Liga o empregado
com outros
empregados e
grupos
organizacionais
Liga o empregado
com informação
geral e
produtos/serviços
existentes fora da
organização
Accenture
Empregado > Empresa (E2B)
Benefícios
• Seguros
• Reforma/Fundo Pensões
• Férias/Baixas
• Subsídio Estudo
• Perfil do Empregado/Família
• Actividades patrocinadas
• Donativos
• Realocação
Salários
• Recibos
• Pagamentos Directos
• Impostos
• Fiscalidade
• Folha de Ponto
• Despesas
• Horas Extra
Recrutamento/Acolhimento
• Vagas Internas
• Cartas de Recomendação
• Acolhimento novos empregados
• Desempenho
• Plano de Carreiras e Desenvolvimento (link à Formação)
• Gestão por Objectivos
• Avaliação de Desempenho
• Compensações
Biblioteca Corporativa
• Políticas e Procedimentos
• Relatórios Anuais
• Directório de Facilities
• Organogramas
Comunicação Corporativa
• Press Releases
• Mudanças Internas
• Questionários
• Caixa de Sugestões
• Eventos Corporativos
Accenture
Empregado > Posto de Trabalho (E2W)
Gestão Conhecimento
• Link à Biblioteca Corporativa
• Bibliotecas Externas
• Best Practices
• Informação de Concorrentes
• Templates e Formulários
Aprendizagem/Formação
• Catálogo de Cursos/Calendário
• Curriculum
• Inscrições
• Resultados
• Suporte ao Desempenho
• Administração da Formação
CRM
• Histórico de contactos
• Perfil de Clientes
• Ferramentas de Venda
• Data Warehousing
Agência de Viagens
• Perfil do Viajante
• Reservas
• Marcações
Tecnologia
• Contactos
• Help desk
• Seguimento de ajudas
• Links à Formação e à Comunicação Corporativa
Procurement
Gestão Projectos
• Orçamento
• Equipa
• Documentação
• Workflow
• Relatórios
• Plano de Trabalho
Ferramentas Específicas da Função
• Gestão Financeira
• Gestão da Cadeia Logística
Gestão da Força de Vendas
• Gestão da Produção
• Gestão de Recursos Humanos
• Entre outras...
Accenture
Empregado > Empregado (E2E)
Calendário
• Pessoal
• Projectos
• Departamento
• Viagens
Comunicação Individual
• Interna
• Externa
Comunicação Geral
• Empresa
• Departamento
• Posto de Trabalho
Teaming/Colaboração
• Grupos de Discussão
• Jornais electrónicos
• Mensagens (tempo real e email)
• Conferências Web-basedAccenture
Empregado > Vida Pessoal (E2P)
Finanças
• Poupança e Investimentos
• Impostos
• Reforma
• Casa/Mudanças
• Colégios
• Bancos (on-line)
• Seguros Não Corporativos
• Compra de Carro
Bem Estar
• Saúde/Especialistas
• Saúde Mental
• Dietas & Exercício
• Gestão do Stress
Família
• Solteiros
• Bebés
• Adolescentes
• Terceira Idade
Compras
• Localização de Lojas
• Compras Pessoais
• Comparação de Preços
• Descontos
Vida Quotidiana
• Agenda/Compromissos
• Notícias
• Tempo
• Horóscopos
• Programas TV
Tempos Livres e Viagens Pessoais
• Restaurantes
• Viagens Pessoais
• Atracções Locais
- "Cinemas
- "Galerias de Arte
• Clubes Desportivos
Documentação Confidencial
• Fotos
• Documentos (ex.Testamentos)
• Passwords
Desenvolvimento Pessoal
• Pesquisas
• Formação
• Educação
Accenture
Quais são as aplicações
mais comuns na Intranet?
• Páginas de Informação• (evitando a desactualização, a sobrecarga e o caos na
gestão da informação)
• Aplicações cooperativas– Messaging (e-Mail);
– Colaboração assíncrona (“livros de visitas”, grupos de discussão, newsgroups, etc.);
– Colaboração síncrona (chat, whiteboard, conferências electrónicas, audio e videoconferências, workflow, groupware, gestão documental, etc.).
• Aplicações mais ou menos críticas, ligadas ao negócio da organização.
Estágios de Maturidade Tecnológica
Acesso à
Informação
Comunicar
Trabalhar juntos
Automatizar os
Processos
Inte
racti
vid
ad
e
Impacto
1 - Disponibilizar informações
• Permanentes– Descrição sumária da organização, dos serviços
prestados e da história
– Obras de referência
– Guia de Procedimentos
• Temporárias– Acontecimentos
– Avisos de concurso
– Vagas
– Acções de Formação
– Actualidades dos departamentos
2 - Comunicar e trabalhar juntos
• Trocar mensagens de e-Mail
• Partilhar agendas e convocar reuniões
• Fórum
• Trabalhar em documentos partilhados
• Áudio e videoconferência
• Votações electrónicas
• etc.
3 - Automatização dos processos
• Benefícios– Máxima interacção
– Máximo impacte sobre a organização
– Ganhos económicos e de produtividade (tempo, dinheiro, papel, etc)
– Máximo envolvimento dos utilizadores
• Exemplos– Gestão do correio administrativo
– Gestão documental e de fluxos de trabalho
– Gestão dos pedidos de formação
– Gestão dos pedidos de viagens
– Gestão de encomendas
– etc
Pessoas
Diferentes
Necessidades
Diferentes• Informações
• Serviços
Fontes
Diferentes
PORTAL
Acesso
Integrado• Web Browser
• ...
Portais
Gestão de
Conteúdos
Ferramentas
Colaborativas
Gestão do
Conhecimento
Gestão
DocumentalOrganizações
inteligentes
Smart
Enterprise
Suite