ISCADINSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS DE ADMINITRAÇÃO

CET – SECRETARIADO JURÍDICO

Comportamento humano nas Organizações: atitude comportamental, organização e método

ESTRUTURAS ESTRUTURAS ORGANIZACIONAISORGANIZACIONAIS

PROFESSOR DOUTIR RUI TEIXEIRA SANTOSPROFESSOR DOUTIR RUI TEIXEIRA SANTOS

20132013

Introdução

Organização é uma das principais funções da gestão, que engloba : o planeamento, organização, direcção e controlo.

Constitui um instrumento de cultura e motivação dos dirigentes e mobilização de colaboradores, para constituir os fundamentos e formular e realizar estratégia duma organização.

As organizações avaliam a qualidade da sua gestão pelos impactos da mesma nas quotas de mercado, no valor acrescentado bruto, nos lucros obtidos. O modelo e o modo de gestão organizacionais são importantes para os resultados alcançados e para o sucesso da organização. Factores de sucesso determinantes de um modelo de gestão:

Simplicidade e flexibilidade de aplicação do modo de gestão a diferentes tipos de organização Utilitarismo no uso de um modelo de gestão apoie em doutrinas, teorias e princípios organizacionais. Estabelecimento de estratégias com objectivos bem definidos e resultados compatíveis. Utilização de agentes dinamizadores das actividades por via da aprendizagem, motivação e satisfação dos profissionais e destinatários envolvidos.

Projeto Organizacional

Funções dos Executivos:

O executivo tem a função de organizar toda a empresa para o seu perfeito funcionamento, além disso, três outras funções básicas fazem parte da sua vida.

São elas:

Planeamento da empresa – objectivos esperados. Direcção da empresa – orientação, coordenação,

motivação, liderança das actividades. Controle da empresa – acompanhamento,

controle, avaliação dos resultados. Organização – ordem nas coisas.

Organização A organização é uma das principais funções da gestão, ou

seja a forma como o gestor inter-relaciona as pessoas e os recursos disponíveis da empresa, tendo em vista os objectivos que a empresa como um todo se propõe atingir.

A organização é uma função administrativa importante, por servir de base para a estratégia organizacional. A estratégia define o que fazer, enquanto a organização define o como fazer.

A organização é uma função administrativa que se distribui entre todos os níveis de organizacionais.

Presidente/Directores Nível Institucional

Nível intermediário Gerentes

Nível operacional Supervisores

Execução Funcionários / operários

Conceito de estrutura organizacional : Organização da empresa é a ordenação e o

agrupamento de actividades e recursos, visando ao alcance de objectivos e resultados estabelecidos.

Estrutura organizacional: Forma pela qual as actividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas.

A estrutura organizacional é o conjunto de relações formais entre todas as pessoas que constituem uma organização.

Define as funções de cada unidade da organização e os modos de colaboração entre as diversas unidades (organograma).

O que é uma estrutura organizacional?

É o conjunto de meios e recursos através dos quais uma organização se adapta às suas actividades e à envolvente, resolvendo os conflitos que surgem entre a especialização e a coordenação, entre a diferenciação e a integração.

A estrutura adoptada tem uma influência muito grande no comportamento e nas atitudes dos trabalhadores. Pois permite responder a perguntas como:

“o que esperam de mim ?”, “de quem dependo?”, “com quem vou ter se tiver um problema?”.

Deve ser delineado de acordo com os objectivos e estratégias estabelecidos pela empresa.

É uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa.

Estrutura Organizacional A estrutura organizacional é a forma como as

actividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas.

A estrutura organizacional funciona como a espinha dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e articula todas as suas partes integrantes. Refere-se à configuração dos órgãos e equipas da organização. Constitui uma ferramenta que o administrador pode utilizar com a finalidade de conciliar os recursos para que as coisas sejam feitas através da estratégia estabelecida.

Entradas Saídas

Divisão do Trabalho organizacional Fornecedores para os transformar em resultados Clientes

Benefícios de uma estrutura adequada.

Identificação das tarefas necessárias; Organização das funções e

responsabilidades; Informações, recursos, e feedback aos

empregados; Medidas de desempenho compatíveis

com os objectivos; Condições motivadoras.

Estrutura:

Toda empresa possui dois tipos de estrutura: Formal e informal.

Formal: Deliberadamente planeada e formalmente representada, em alguns aspectos pelo seu organograma.

Ênfase a posições em termos de autoridades e responsabilidades.

É estável. Está sujeita a controle. Está na estrutura. Líder formal.

Informal: Surge da interacção social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. Representa relações que usualmente não aparecem no organograma.

São relacionamentos não-documentados e não-reconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados. Está nas pessoas. Sempre existirão. A autoridade flui na maioria das vezes na

horizontal. É instável. Não está sujeita a controle. Está sujeita aos sentimentos. Líder informal. Desenvolve sistemas e canais de comunicação.

Vantagens da estrutura informal. Proporciona maior rapidez no processo. Complementa e estrutura formal. Reduz a carga de comunicação dos chefes. Motiva e integra as pessoas na empresa.

Desvantagens: Desconhecimento das chefias. Dificuldade de controle. Possibilidade de atritos entre pessoas

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Factores que condicionam o aparecimento da estrutura informal. Interesses comuns Interacção provocada pela própria estrutura formal. Defeitos na estrutura formal. Flutuação do pessoal dentro da empresa. Períodos de lazer. Disputa do poder.

A estrutura informal será bem utilizada quando: Os objectivos da empresa forem idênticos aos

objectivos dos indivíduos. Existir habilidade das pessoas em lidar com a

estrutura informal.

ESTRUTURA FORMAL

É representada pelo organograma da empresa e seus aspectos básicos.

Reconhecida juridicamente de facto e de direito.

É estruturada e organizada.

É o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.

Não é estática. É representada graficamente pelo organograma. É dinâmica. Deve ser delineada de forma a alcançar os

objectivos institucionais. (Delinear = Criar, aprimorar). Deve ser planeada.

Elaboração da EO

O planeamento deve estar voltado para os seguintes objectivos

Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas.

Agrupar as tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos.

Proporcionar aos empregados de todos os níveis: Informação. Recursos para o trabalho. Medidas de desempenho compatíveis com

objectivos e metas. Motivação.

Sistema de responsabilidade - Obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa

Está relacionado a prestação de contas a quem atribuiu responsabilidade.

Os aspectos básicos do sistema de responsabilidade são:

Departamentação, linha e assessoria, atribuições das unidades

Sistema de autoridade - Direito de fazer, tomar decisões, dar ordens, dirigir

São dois os tipos de autoridade: Hierárquica: Segue as linhas de

comando estabelecidas pela estrutura hierárquica da empresa.

Funcional: Correspondente à autoridade estabelecida pela função exercida pelas unidades organizacionais

Sistema de Comunicações Deve-se verificar até que ponto a forma estrutural

atende às necessidades de comunicação da empresa. O sistema de comunicação é a rede por meio da qual

as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.

Deve ser considerado: O que deve ser comunicado Como deve ser comunicado Quando De quem deve vir a comunicação Para quem deve ir a comunicação Por que deve ser comunicado Quando deve ser comunicado

Para Drucker pode-se considerar mais um sistema da estrutura organizacional. O sistema de decisão – o resultado da acção sobre as informações. Segundo Drucker são necessários três análises para determinar a estrutura organizacional necessária:

1. Análise das actividades.2. Análise das decisões e3. Análise das relações.

Condicionantes da EO.

Factor humano A empresa funciona por meio de pessoas, a eficiência

depende da qualidade intrínseca e do valor e da integração dos homens que ela organiza.

Ao desenvolver uma estrutura organizacional deve-se levar em consideração o comportamento e o conhecimento das pessoas que irão desempenhar funções.

Não podemos esquecer da MOTIVAÇÃO.Factor ambiente externo Avaliação das mudanças e suas influências.Factor sistema de objectivos e estratégias Quando os objectivos e estratégias estão bem

definidos e claros, é mais fácil organizar. Sabe-se o que se espera de cada um.

Factor tecnologia – Conhecimentos - Equipamentos

NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

São três: Nível estratégico, Nível táctico, Nível

operacional. NÍVEIS DE ABRANGENCIA DA ESTRUTURA

ORGANIZACIONAL.

Três níveis podem ser considerados quando do desenvolvimento e implantação da estrutura organizacional: Nível da empresa, Nível da UEN – Unidade Estratégica de

Negócio Nível da Corporação.- Considerações básicas

dos componentes da estrutura organizacional.

IMPLANTAÇÃO DA EO

Três aspectos devem ser considerados:1. A mudança na estrutura

organizacional.2. O processo de implantação; e3. As resistências que podem ocorrer.

AVALIAÇÃO DA EO Levantamento Análise Avaliação Políticas de avaliação de estruturas

O organograma constitui a representação gráfica da estrutura.

Tipos principais de estruturasorganizacionais EO

Não existe uma EO acabada e nem perfeita; existe uma EO que se adapta adequadamente às mudanças

A EO depende das circunstâncias de cada Organização em determinado momento.

Conceito de Departamentalização

Tipos principais de estruturasorganizativasExistência de diferentes tipos de Estruturas

Organizacionais consoante o tipo de departamentalização:

Estrutura Hierárquica Simples- são agrupadas numa mesma unidade o número máximo de pessoas que o superior consegue supervisionar Ex: unidade de corte

Estrutura Funcional Clássica–são agrupados na mesma unidade pessoas que realizam actividades dentro de uma mesma área técnica ou de conhecimento. Ex: Financeira, Produção

Estrutura Divisional Geográfica–são agrupados na mesma unidade pessoas que realizam actividades relacionadas com a

mesma área geográfica. Ex: Sector Comercial - Centro/ Sul / Norte

Estrutura Divisional por Projectos–são agrupadas numa mesma unidade pessoas que realizam tarefas associadas a um projecto, equipas diferentes, organizadas por projectos. Ex: empresas de engenharia, unidades militares

Estrutura Divisional por Processo - são agrupadas numa mesma unidade pessoas que realizam actividades relacionadas com a mesma fase do processo produtivo. Ex: Secção de Pintura

Estrutura Divisional por Produto ou Serviço - são agrupadas numa mesma unidade pessoas que lidam com o mesmo produto.

Estrutura Divisonal por Grupos de Clientes - São agrupadas numa mesma unidade pessoas que estão relacionadas com o mesmo tipo de cliente. Ex: Departamento comercial por tipo de cliente (um para grandes empresas, outro para pequenas e médias empresas e um outro para entidades públicas) Ex: Sanestradas

Estruturas profissionais – grupos de especialistas, grande autonomia tem o controle sobre o seu próprio trabalho o profissional age independentemente de seus colegas, mas diretamente com os clientes que serve. por ex.: hospital, universidade

Adocracia ou estrutura por projectos – é uma estrutura pouco formalizada onde sobressai a colaboração forçada pela linha hierárquica intermédia, em que predominam os especialistas altamente treinados, sendo esta a componente-chave da organização equipas organizadas por projectos, por ex: empresas de engenharia, unidades militares

Estrutura Mecanicista Estruturas mecanicistas: modelo organizacional

clássico; mecanismos “bem oleados”; coerentes, eficientes, complexos, centralizados; funções divididas em tarefas elementares, facilmente reprodutíveis; comportamentos e processos normalizados; relações e canais de comunicação formais; normas e regulamentos extremamente influentes; controles hierárquicos; à vontade em ambientes estáveis e seguros. É caracterizada por um elevado grau de diferenciação horizontal.

Estrutura Orgânica Estruturas orgânicas: adaptáveis, eficientes,

flexíveis, descentralizadas; avaliação permanente das competências, da envolvente, da capacidade inovadora, da velocidade de adaptação; à vontade em ambientes instáveis, incertos. Se o ambiente se consolida, a capacidade de adaptação das estruturas orgânicas pode tornar-se dispendiosa e mesmo supérflua.

É caracterizada por reduzida diferenciação horizontal.

Estrutura Simples A estrutura simples é uma organização muito

simples, sendo comum na maior parte das empresas familiares e de pequena dimensão, normalmente é constituída por apenas dois níveis hierárquicos: o gestor (patrão) e os empregados.

Gestor

Empregados

Estrutura Funcional

As insuficiências da estrutura simples, à medida que a empresa cresce, conduzem geralmente à adopção de uma nova estrutura organizacional.

Director

Chefe do Dep.De Electricidade

Chefe do Dep. De Concreto

Chefe do Dep.deHidráulica

Especialistas em Electricidade

Especialistas em concreto

Especialistas em hidraulica

Estrutura Divisionária Cada divisão tem os seus próprios especialistas

funcionais que estão organizados em departamentos.

Administração

Gestor 1º Divisão

Gestor 2º Divisão

Estrutura divisional Geográfica

Estrutura por Projectos

A estrutura por projectos é uma forma diferente de organizar uma empresa. Cada empreendimento é considerado um projecto e o seu responsável será o gerente do projecto.

Acabado o projecto a equipa dissolve-se.Director

Gerente do Projecto B

Gerente do Projecto C

Gerente do projecto A

Gerente do Projecto D

Equipes de especialistas formados de acordo com as necessidades dos vários projectos

A estrutura matricial é a utilização simultânea de duas ou mais formas

de estrutura sobre os mesmos membros de uma organização.

Um aspecto particular da estrutura matricial é a dupla ou múltipla subordinação. É particularmente aconselhável em organizações complexas ou orientadas por projectos como é o caso das organizações aeroespaciais (NASA) ou nas empresas de construção civil de empreitadas de grande dimensão (auto-estradas, pontes, etc).

Estrutura Matricial

Direcção

Marketing

Direcção

Pessoal

Direcção Aprovisio--namentos

Direcção

Financeira

Actividade A

Actividade B

Administração

Organizações separadas que trabalham sob contracto, conectadas electronicamente a um escritório central.

Estrutura em Rede

Empresas de

embalagem

Distribuidores

Fornecedores

Agentes de promoção e publicidade

Produtores

Designers

Sede(Empres

a)

Produto criado no Canadá Projectado na Inglaterra

Produzido na China Sede na Madeira

Estrutura Mintsberg

Para Mintzberg as organizações são constituídas por seis componentes básicas que desempenham diferentes funções e cuja coordenação se pode processar de seis maneiras diferentes:

O vértice estratégico- constituído pelos gestores de topo e pessoal de apoio “Staff”.

O núcleo operacional- constituído pelos operacionais A linha hierárquica média- constituída pelos gestores

intermédios, directores funcionais, etc... A tecnoestructura- constituída pelos analistas,

engenheiros, contabilistas. A logística- constituída pelo pessoal que tem a seu

cargo as funções de apoio “Serviços Jurídicos”, “Relações Públicas”.

A ideologia- que aqui significa cultura forte, engloba os valores, as crenças e as tradições.

Hierarquia AdministrativaA principal função da hierarquia administrativa é

assegurar que as pessoas executem as suas tarefas e deveres de maneira eficiente e eficaz. Refere-se ao número de níveis de administração que uma organização adopta para assegurar a realização das tarefas e o alcance dos seus objectivos.

A hierarquia administrativa é uma consequência da divisão do trabalho.

Divisão do Trabalho É o grau em que as tarefas organizacionais são

divididas e fragmentadas em actividades separadas. A divisão do trabalho segue a tradição cartesiana sobre

técnicas de resolução de problemas. A divisão do trabalho assegura que o trabalho

distribuído entre os diversos componentes da organização seja devidamente executado. É predominantemente um esquema de controle.

A cadeia de comando é uma linha de autoridade que liga todas as pessoas de uma organização, e, que indica quem se subordina a quem.

Cadeia de comando

Administração

Autoridade é o direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar os objectivos organizacionais desejados.

A autoridade apresenta três características principais:

A autoridade é decorrente de uma posição organizacional e não de pessoas, os administradores possuem a autoridade em função da posição ocupada.

A autoridade deve ser aceite pelos subordinados. As posições do topo de hierarquia têm mais

autoridade formal do que as posições abaixo delas.

Autoridade, Responsabilidade e Delegação

Autoridade de Linha e Staff

Dá-se o nome de linha aos órgãos que têm por objectivo realizar a missão primária da organização.

Um departamento de linha é o responsável pelo cumprimento dos objectivos principais da organização.

Os orgãos de Staff têm a função de apoiar os órgãos de linha para que eles trabalhem melhor.

Um departamento Staff é o responsável pela assessoria interna dentro da organização.

Amplitude Administrativa

A amplitude administrativa ou amplitude de controle significa :

o número de empregados que deve estar dependente a um administrador.

Quanto maior a amplitude de controle tanto maior é o número de subordinados para cada administrador.

1.Trabalho criativo e inovador2.Tarefas diversificadas3.Dispersão fisica das pessoas4.Necessidade de orientação5.Ausência de regras e procedimentos6.Poucos sistemas de suporte7.Muitas actividades não administrativas8.Preferências pessoais9.Custo administrativo maior

1.Trabalho rotineiro e previsível2.Tarefas similares3.Concentração física das pessoas4.Pessoal treinado e preparado5.Regras e procedimentos6.Sistemas de apoio e suporte7.Poucas actividades não administrativas8.Preferências pessoais9.Custo administrativo menor

Amplitude administrativa

AmplaEstreita

A amplitude de controle utilizada por uma organização, determina a sua estrutura organizacional: alta ou achatada.

Uma estrutura alta tem uma amplitude geral estreita e muitos níveis hierárquicos apresentando uma conformação verticalizada.

Uma estrutura achatada tem uma amplitude ampla e dispersa e poucos níveis hierárquicos apresentando uma conformação horizontalizada.

Organizações Altas e Achatadas

Organização Alta Organização Achatada

Centralização/Descentralização

Centralização significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização. Assegura que a administração de topo saiba como vai o negócio e seja influenciada pelos acontecimentos dentro da organização. As três principais vantagens são: Controle Custos Novas tecnologias

Descentralização significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos.

As três principais vantagens são: Agilidade Independência Novas tecnologia

Descentralizam-se as decisões de operação e centraliza-se o controle de resultados.

Empresas como: Google, Dell, Toyota e Novartis

Empresas como: Kodak, Grupo Amorim, Grupo Salvador Caetano

O downsizing

O downsizing representa uma combinação óptima de sistemas de tecnologia de informação centralizados e descentralizados.

Na prática o downsizing ultrapassou a tecnologia de informação e passou a significar duas coisas distintas:

Um processo de descentralização no processo decisorial delegando maior responsabilidade a gerentes e funcionários de níveis mais baixos da organização acompanhado de uma forte redução de níveis hierárquicos.

O downsizing é a procura de maior eficiência: obter os mesmos resultados com a redução de custos administrativos utilizando a racionalização e a reestruturação com vista a alcançar maior produtividade.

As empresas para diminuir as suas estruturas demasiado grandes, utilizam como estratégia a aposentação antecipada e a transferência de pessoal para eliminar níveis administrativos.

As empresas têm uma série de objectivos definidos para o downsizing, mas aquele ao qual dedicam maior atenção é a redução do quadro de pessoal.

A redução do número de pessoas sem modificar a estrutura organizacional pode reduzir os custos administrativos a curto prazo, mas não necessariamente melhorar a eficiência de uma empresa.

Ou seja o downsizing veio provocar uma redução do pessoal nas organizações, com vista à redução de custos.

Considerações Finais A função administrativa de organizar conduz necessariamente à criação da Estrutura

organizacional. Estrutura Organizacional é a forma como as

actividades da organização devem ser divididas, organizadas e coordenadas.

A estrutura assume uma importância fundamental, pois define as relações de subordinação, de responsabilidade, os níveis hierárquicos e amplitude de controle administrativo.

Há diversas formas de estruturar as organizações, importa portanto analisar, no caso concreto de cada organização, quais são os factores que devem intervir na concepção da sua estrutura. Podemos considerar fundamentalmente cinco factores:

A estratégia da empresa,

a sua idade e dimensão,

a tecnologia

utilizada,

o ambiente em que se movimenta,

e o controlodo poder no seu seio.