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5. Rotinas administrativas
O estabelecimento de rotinas administrativas, somadas s competncias gerenciais do Chefe, a
fim de
atender as diretrizes estabelecidas neste Plano de Manejo, proporcionam condies para a
implementao de um Sistema de Gesto Ambiental, visando a melhoria contnua da gesto
dessa
Unidade de Conservao. Objetiva-se com este Encarte, apresentar sugestes de rotinas
administrativas
e formulrios, visando otimizar o encaminhamento de documentos e solicitao de servios,
bens e
equipamentos. No entanto, frente aos inmeros procedimentos administrativos epeculiaridades,
considerou-se aqui apenas as rotinas dos procedimentos administrativos bsicos e essenciais a
fim de
permitir Chefia da Unidade um conhecimento geral para execuo das atividades propostas
neste
Plano e acompanhamento das etapas envolvidas. A elaborao das rotinas necessrias ao
funcionamento efetivo e eficaz da Unidade dever ser complementada ou ajustada pela Chefia
da
mesma ou ajustada quando da elaborao do Manual Administrativo pelo Instituto Florestal.
O Chefe e funcionrios da Estao Ecolgica devem tambm estar cientes do Estatuto dos
Funcionrios Pblicos do Estado de So Paulo, para que suas aes sempre estejam em
conformidade
com o mesmo e com as diretrizes estabelecidas nesse Plano.
Este encarte compreende de um glossrio dos termos administrativos mais utilizados, asrotinas e
modelos de documentos a serem enviados.
5.1. Glossrio/ Siglas
ADIANTAMENTO: a entrega de numerrio (valor que fica disponvel) ao servidor em exerccio.
Somente
em casos excepcionais, quando a despesa no puder subordinar-se ao processo normal de
aquisio/contratao.
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ATP/PO: Assessoria Tcnica de Programao / Programao Oramentria.
CADASTRO DE FORNECEDORES: Cadastramento dos prestadores de servios e/ou fornecedores
de
material ao servio pblico.
CJ SMA: Consultoria Jurdica da Secretaria do Meio Ambiente do Estado de So Paulo
DA: Diviso de Administrao
DFEE: Diviso de Florestas e Estaes Experimentais
DG: Diretoria Geral do Instituto Florestal
ELEMENTO DE DESPESA: Estrutura codificada da despesa pblica de que se serve a
administrao
pblica para registrar e acompanhar suas atividades. (art. 15, Lei n 4.320, de 17 de maro de
1964 ).
EMPENHO: "O empenho da despesa o ato emanado de autoridade competente que cria para
o Estado
obrigao de pagamento pendente ou no de implemento de condio" (Art. 58 da Lei
4.320/64). "Para
cada empenho ser extrado um documento denominado Nota de Empenho, que indicar o
nome do
credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a reduo desta do saldo da
dotao
prpria" (Art. 61 da Lei 4.320/64).
FONTES DE RECURSOS: Classificam a origem dos recursos que o Instituto Florestal ter para
implementar seus programas de trabalho. Os recursos financeiros que o IF dispe so
classificados em:
Fonte 001 - Recursos do Tesouro Estadual Fonte 003 - Recursos do Fundo Especial de Despesa.
LICITAO: Processo pelo qual o poder pblico adquire bens e/ou servios destinados sua
manuteno e expanso. So modalidades de licitao: convite, tomada de preos,
concorrncia
pblica, leilo e concurso pblico. (Lei 8.666 de 21 de junho de 1993)
SIAFEM: Sistema Integrado de Administrao Financeira de Estados e Municpios. ENCARTE 5
PLANO DE MANEJO
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5.2
5.2. Rotinas Administrativas
O processo de aquisio de materiais/servios dever ser iniciado com o pedido de compra,
reserva dos
recursos e seguido da licitao ou ato de dispensa ou inexigibilidade, conforme previsto na Lei
Federal
8.666/93 de 21 de junho de 1993.
A tabela 5.1 demonstra os valores atuais para determinar a necessidade ou no de
procedimento
licitatrio.
Tabela 5.1. Valores para determinar a necessidade de Procedimento de Procedimento
Licitatrio
Espcies Modalidades Valores
OBRAS E SERVIOS DE ENGENHARIA
Aquisio Direta Dispensa de Licitao At R$ 15.000,00
Procedimento Licitatrio Convite
Acima de R$ 15.000,00 At R$
150.000,00
Procedimento Licitatrio Tomada de Preos
Acima de R$ 150.000,00 At R$
1.500.000,00
Procedimento Licitatrio Concorrncia Acima de R$ 1.500.000,00
COMPRAS E OUTROS SERVIOS
Aquisio Direta Dispensa de Licitao At R$ 8.000,00
Procedimento Licitatrio Convite
Acima de R$ 8.000,00 At R$
80.000,00
Procedimento Licitatrio Tomada de Preos
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Acima de R$ 80.000,00 At R$
650.000,00
Procedimento Licitatrio Concorrncia Acima de R$ 650.000,00
5.2.1. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios aquisio
direta
Preferencialmente, neste caso juntar 03 (trs) oramentos de empresas preenchidos conforme
o modelo
de pedido de oramento, ilustrado no item 5.3.1. Encaminhar a solicitao de
aquisio/contratao de
servios, conforme os modelos de pedido de aquisio de materiais (item 5.3.2), de
contratao de
servios (item 5.3.2) ou conserto de equipamentos (item 5.3.3). Juntar ao pedido, a ficha
cadastral da
empresa que apresentar o menor preo preenchida conforme o modelo de ficha para cadastro
de
empresas (item 5.3.5). A tabela 5.2 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos
nessa
atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do processo.ENCARTE 5
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5.3
Tabela 5.2. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo
de
aquisio/contratao de servios aquisio direta
Aes/ procedimentos
Chefia
UC
Chefia
Seo
Diretoria
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DFEE DA Protocolo Compras
ATP/
PO DG Despesa
Almoxa
rifado
Encaminhar solicitao,
segundo o item 5.3.1,
Chefia da Seo.
Encaminhar solicitao
Diretoria da DFEE
Se aprovar encaminhar a
DA
Providenciar a abertura de
Processo atravs do
Protocolo. Em seguida ao
Setor de Compras para
anlise dos oramentos.
Providenciar a abertura de
Processo e encaminhar ao
Setor de Compras.
Elaborao do Quadro de
Pesquisa de Preos,
cadastro da empresa
vencedora junto ao
SIAFEM. Encaminhar a
ATP/PO, para verificar a
disponibilidade de recursos.
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Verificar a disponibilidade
de recursos junto as Fontes,
Programas de Trabalho e
Elementos de Despesas.
Realizar o Compromisso de
Despesa. Encaminhar a DG
para autorizao da
emisso do empenho.
Se autorizar, encaminhar a
Seo de Despesa para
viabilizar o pedido.
Emitir empenho,
encaminhar ao
Almoxarifado.
Aguardar Nota Fiscal
devidamente atestada,
retornar o Processo
origem, incorporar ao
SIAFEM e enviar Guia de
sada ao Patrimnio
Receber o Processo e
arquivar.
5.2.2. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios -
procedimento
licitatrio
Preferencialmente, neste caso juntar 03 (trs) oramentos de empresas, exigncia segundo o
Decreto
Estadual n 34.350 de 11 de dezembro de 1991, preenchidos conforme o modelo de pedidode
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oramento, ilustrado no item 5.3.1. Encaminhar a solicitao de aquisio/contratao de
servios,
conforme os modelos de pedido de aquisio de materiais (item 5.3.2), de contratao de
servios (item
5.3.2) ou conserto de equipamentos (item 5.3.3). A tabela 5.3 mostra os fluxos das
aes/procedimentos
envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada etapa do
processo.ENCARTE 5
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5.4
Tabela 5.3. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo
de
aquisio/contratao de servios procedimento licitatrio
Aes/procedimentos Chefia
UC
Chefia
Seo
Diretoria
DFEE
DA Protocolo Compras ATP/
PO
DG CJ
SMA
Despesa Almoxa
rifado
Encaminhar solicitao
segundo o item 5.3.2 a
Chefia da Seo.
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Encaminhar solicitao a
Diretoria da DFEE
Se aprovar encaminhar a
DA
Providenciar a abertura de
Processo atravs do
Protocolo. Em seguida ao
Setor de Compras para
anlise dos oramentos.
Providenciar a abertura de
Processo e encaminhar ao
Setor de Compras.
Elaborao do Quadro de
Pesquisa de Preos.
Elaborao de Minuta de
Edital. Encaminhar a
ATP/PO, para verificar a
disponibilidade de
recursos.
Verificar a disponibilidade
de recursos junto as
Fontes, Programas de
Trabalho e Elementos de
Despesas. Efetuar Nota
de Reserva. Encaminhar a
DA para encaminhar a CJ
da SMA, atravs da DG,
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para Anlise da Minuta de
Edital.
Se autorizar, juntar
informao de
autorizao, juntamente
com a nomeao da
Comisso Julgadora ou
Equipe Apoio.Encaminhar
a CJ da SMA.
Emitir parecer.
Adequar a minuta a vista
do parecer da Consultoria
Jurdica, encaminhar a DA
para prosseguimento.
Publicar o Aviso de
Licitao nos meios de
Comunicao. Realizar
procedimento
licitatrio.Encaminhar a
ATP/PO para
Compromissar os valores
haja visto aos valores
apurados no
Procedimento Licitatrio.
Efetuar Compromisso.
Encaminhar a Seo de
Despesa para
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providncias.
Emitir empenho,
encaminhar ao
Almoxarifado.
Aguardar Nota Fiscal
devidamente atestada,
retornar o Processo
origem, incorporar ao
SIAFEM e enviar Guia
de sada ao Patrimnio
Receber o Processo e
arquivar.ENCARTE 5
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5.5
5.2.3. Atividade: formalizao do processo de adiantamento
Adiantamento a entrega de numerrio (valor que fica disponvel) ao servidor em exerccio.
Somente em
casos excepcionais, quando a despesa no puder subordinar-se ao processo normal de
aquisio/contratao. O adiantamento ser concedido em nome do servidor.
Toda solicitao de adiantamento dever ser feita, segundo um formulrio prprio,
apresentado no
modelo de solicitao de adiantamento, apresentado no item 5.3.6, contendo o
detalhamento da
destinao do recurso no campo e sua justificativa. A tabela 5.4 mostra os fluxos das
aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada
etapa do
processo.
No ser concedido adiantamento nas seguintes situaes:
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a) servidor responsvel por dois adiantamentos que ainda no tenha prestado contas;
b) em caso de atraso com a prestao de contas;
c) em caso de atraso ou pendncia de Prestao de Contas de adiantamentos anteriores.
Tabela 5.4. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo
de adiantamento
Aes/procedimentos Chefia
UC
Chefia
Seo
Diretoria
DFEE
DA DG ATP/
PO
Protocolo Despesa
Encaminhar solicitao, conforme
modelo de solicitao de adiantamento
(item5.3.6) a Chefia da Seo.
Encaminhar solicitao a Diretoria da
DFEE
Se aprovar encaminhar a DA
Se aprovar encaminhar a DG
Se aprovar encaminhar a ATP/PO para
compromissar a despesa.
Compromissar dentro de recursos junto
as Fontes, Programas de Trabalho e
Elemento de Despesa. Providenciar a
abertura de Processo e encaminhar a
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Seo de Despesa.
Autuar e protocolar a solicitao.
Encaminhar a Seo de Despesa.
Emitir empenho, encaminhar cpia da
Nota de Empenho ao responsvel pelo
Adiantamento.
Efetuar Prestao de Contas dentro
prazo. Encaminhar ao Setor de
Prestao de Contas atravs da Seo
de Despesa.
Analisar a Prestao de Contas e dar
baixa no sistema ENCARTE 5
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5.6
5.2.4. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e
equipamentos doados Unidade
Todo bem ou equipamento doado Unidade deve ser incorporado ao Patrimnio. O processo
inicia-se
com a doao Unidade. Esta deve encaminhar uma carta solicitando o recebimento da
doao,
especificando o material a ser doado, nota fiscal e nmero, valor do bem ou equipamento e ajustificativa
da doao, em onde este bem ou equipamento ser til na gesto da Unidade. Deve ser
anexado carta
de solicitao a nota fiscal original do bem ou equipamento doado. A tabela 5.5 mostra os
fluxos das
aes/procedimentos envolvidos nessa atividade, juntamente com os responsveis por cada
etapa do
processo.
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Tabela 5.5. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo
de
incorporao de bens e equipamentos doados
Aes/procedimentos Chefia
UC
Chefia
Seo
Diretoria
DFEE
DA DG Patrimnio SMA Secretaria
da Fazenda
Encaminhar carta de solicitao de
recebimento da Doao, com nota fiscal
original
Encaminhar solicitao a Diretoria da
DFEE
Encaminhar a solicitao a DA
Encaminhar a DG e informa ao
Patrimnio
Submete a solicitao a SMA.
Analisar a solicitao de Doao e, em
caso positivo, publicar no DOE
Incorporar ao patrimnio da Secretaria
da Fazenda pelo SIAFEM
Incorporar ao Patrimnio IF e emplacar o
bem ou equipamento com nmero de
identificao
5.2.5. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e
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equipamentos transferidos Unidade
Todo bem ou equipamento transferido Unidade deve ser incorporado ao Patrimnio da
Estao. O
processo inicia-se na Unidade cedente do bem ou equipamento que dever preencher oformulrio de
transferncia, semelhante ao modelo 5.3.7, em 4 vias, onde a primeira via entra no processo, a
segunda
vai ao Patrimnio, o terceiro fica na Unidade Cedente e a quarta encaminhado a Unidade
cessionria.
Este formulrio deve ser encaminhado por meio de carta de solicitao de transferncia de
bem e
equipamento. A tabela 5.6 mostra os fluxos das aes/procedimentos envolvidos nessa
atividade,
juntamente com os responsveis por cada etapa do processo. Caso seja transferido algum bem
ou
equipamento da Estao Ecolgica de Paulo, o preenchimento do formulrio de
responsabilidade da
mesma.
Tabela 5.6. Fluxos e responsveis das aes/procedimentos para a formalizao do processo
de
incorporao de bens e equipamentos doados
Aes/procedimentos Chefia UC
cedente
Chefia da UC
cessionria
Chefia das
respectivas
Sees
Diretoria
DFEE
DA
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DG
Patrimnio
Encaminhar carta de solicitao de
transferncia do imvel, juntamente com as
vias do formulrio de transferncia de bem
ou equipamento a respectiva Seo
Arquivar o formulrio de transferncia do
bem ou equipamento Unidade
Encaminhar solicitao a Diretoria da
DFEE
Encaminhar a solicitao a DA
Encaminhar a DG e informa ao Patrimnio
Efetuar a transferncia e incorporar o bem
na Unidade cessionrio
5.3. Modelos de documentos
Todos os documentos enviados pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria, com exceo do
oramento
proposto por empresas, devero conter o logotipo da Unidade, juntamente, com o timbre do
Instituto
Florestal da Secretaria do Meio Ambiente do Estado de So Paulo. ENCARTE 5
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5.7
5.3.1. Modelo de pedido de oramento
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)
ORAMENTO / COTAO DE PREOS
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Razo social
CNPJ
Inscr.
Estadual
Endereo
Cidade CEP
Telefone Fax
Contato
Dados Nossa Caixa Nosso Banco
c/c n. Agncia n.
Oferecemos nosso oramento referente ao(s) servio(s) / material(is) abaixo descritos:
Ite
m
Quant.
Unid. de
Medida
Descrio Detalhada do Material / Servio Valor Unit Valor Total
Total da Proposta
PRAZO DE ENTREGA / EXECUO VALIDADE DA PROPOSTA CONDIES DE PAGAMENTO
30 dias
LOCAL E DATA ASSINATURAENCARTE 5
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5.8
5.3.2. Modelo de pedido de aquisio de materiais
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
INSTITUTO FLORESTAL
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(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)
Carta EECPF n. _____/2005.
So Paulo, ___ de ____________ de 2005.
Ilmo. Sr.
Dr. Reinaldo Cardinalli Romanelli
DD. Diretor da Diviso de Florestas e Estaes Experimentais
Vimos por meio desta, solicitar a aquisio dos materiais relacionados abaixo, para atender ao
Programa _________. A aquisio desses materiais se faz necessria tendo em vista
__________(justificativa dentro do contexto).
Item Quant. Discriminao Unid. Medida
Ex:
01
Ex:
02
Ex:
Tinta ltex cor: branca
Ex:
Galo 18 Litros
Seguem ainda anexos, 03 (trs) oramentos de empresas da regio.
Atenciosamente,
Chefe Responsvel pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria
(ATENO: se forem materiais que, usualmente, existem no Almoxarifado do Instituto
Florestal Sede,
h a necessidade de juntar a este pedido, a solicitao, em papel prprio do Almoxarifado
assinado,
atestando a no existncia do material aqui solicitado no estoque
quando da ausncia de oramentos na regio, descrever detalhadamente o material, como
tipo, especificaes, cor, etc).ENCARTE 5
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5.9
5.3.3. Modelo de pedido de contratao de servios
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)
Carta EECPF n. _____/2005.
So Paulo, ___ de ____________ de 2005.
Ilmo. Sr.
Dr. Reinaldo Cardinalli Romanelli
DD. Diretor da Diviso de Florestas e Estaes Experimentais
Vimos por meio desta, solicitar a contratao de servios de ____________ nos termos
descritos
abaixo, para atender ao Programa _________, (conforme estabelecido no Plano de Manejo)
1. Contexto
2. Justificativa
3. Objetivo
4. Atividades e Produtos
5. Prazos para Execuo
Seguem ainda anexos 03 (trs) oramentos de empresas da regio.
Atenciosamente,
Chefe Responsvel pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria
(ATENO: quando se tratar da contratao de servios, devero ser, preferencialmente,
servios
prestados por Empresas, isto com registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica
CNPJ)ENCARTE 5
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5.10
5.3.4. Modelo de pedido de conserto de equipamentos
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)
Carta EECPF n. _____/2005.
So Paulo, ___ de ____________ de 2005.
Ilmo. Sr.
Dr. Reinaldo Cardinalli Romanelli
DD. Diretor da Diviso de Florestas e Estaes Experimentais
Vimos por meio desta solicitar o conserto do equipamento _____, ano ______, (placa ______),
P.I ________. O referido equipamento atende aos Programas _______ e hoje encontra-se
(explicao
do estado do equipamento).
Seguem anexos 03 (trs) oramentos de empresas da regio. No caso de veculos sejam
encaminhados SubFrota atravs da DA, para verificar se o valor orado encontra-se dentro dolimite
legal, em atendimento ao Decreto _______.
Atenciosamente,
Chefe Responsvel pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria
(ATENO: quando se tratar da contratao de servios, devero ser, preferencialmente,
servios
prestados por Empresas, isto com registro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica -
CNPJ).ENCARTE 5
PLANO DE MANEJO
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5.11
5.3.5. Modelo de ficha para cadastro de empresas
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
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20/38
INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)
DADOS CADASTRAIS
CNPJ / CGC ____.______.______/_______-____
RAZO SOCIAL
NOME FANTASIA
Capital Social: ____________________________ Data: ____/____/____
Inscr. Estadual: _____________________ Inscr. Municipal: _____________________
CNPJ / CGC da Empresa Matriz: ____.______.______/_______-____ (se representante)
Endereo: ________________________________________________________________
Bairro: __________________________ Cidade: _________________________ UF: _____
CEP: _________-_____ e-
mail:______________________________________________________
DDD: ________ Telefone: _______________________ Fax: ________________________
Conta Corrente Nossa Caixa Nosso Banco n ________________________________ ag.
____________
Registro profissional do responsvel tcnico:
_________________________________________
Entidade fiscalizadora: ________________________________ Inscrio: _____________
Reg. n: ______________________ Junta: JUCESP ______________ Data: ____/____/____
Scios
CPF/CNPJ RAZO SOCIAL / NOME PARTIC. (%)
________________________ _______________________________________________
______,______
________________________ _______________________________________________
______,______
________________________ _______________________________________________
______,______
________________________ _______________________________________________
______,______
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21/38
________________________ _______________________________________________
______,______
Participantes na administrao da empresa:
NOME
CPF CARGO
1 ________________________________________________________________________
______________________ __________________________________________________
2 ______________________________________________________________________
____________________ __________________________________________________
3 ______________________________________________________________________
____________________
__________________________________________________ENCARTE 5
PLANO DE MANEJO
ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA
5.12
5.3.6. Modelo de solicitao de adiantamentos
Ms
Referente: ___________________/________
1
Nome Telefone CPF
rea / Setor Data Conta Bancria
2
ELEMENTO DE DESPESA NATUREZA DA DESPESA
VALOR R$
SOLICITADO CONCEDIDO
3390.14-01 Alimentao e Pousada Dirias
3390.30-10 Gneros Alimentcios
3390.30-21 Gasolina
8/3/2019 rotinas adiministrativas
22/38
3390.30-22 leo Diesel
3390.30-23 lcool
3390.30-24 Demais Combustveis e Lubrificantes
3390.30-30 Medicamentos e Insumos Farmacuticos
3390.30-33 Substncias e Produtos Qumicos
3390.30-40 Material Esportivo, Educativo e Cultural
3390.30-41 Material de Escritrio e Impressos
3390.30-50 Peas de Reposio e Acessrios
3390.30-51 Ferramentas Avulsas No Acionadas por Fora Motriz
3390.30-52 Materiais de Construo
3390.30-60 Suprimentos de Informtica
3390.30-61 Peas, Acessrios e Componentes para Informtica
3390.30-90 Outros Materiais de Consumo (acampamento / alojamento)
3390.33-45 Transporte (nibus, txi, pedgio, etc.)
3390.36-99 Servios de Manut. Conservao e Outros Pessoa Fsica
3390.39-73 Fornecimento de Alimentao Preparada Pessoa Jurdica
3390.39-12 Servios e Programas de Informtica
3390.39-20 Instalao e Manuteno de Equipamentos de Informtica
3390.39-92 Despesas Midas e de Pronto Pagamento
3390.39-43 Jornais, Revistas e Peridicos
3390.39-80 Manuteno de Bens Mveis e Imveis
3390.39-99 Outros Servios de Terceiros Pessoa Jurdica
3
PRAZO DE APLICAO _______
(________________________________________) dias
DESCRIO DO MOTIVO DA DESPESA
4
Responsvel pelo Adiantamento Chefe da Seo Diretor da Diviso
8/3/2019 rotinas adiministrativas
23/38
5
FONTE DE RECURSOS
( ) TESOURO ( ) KFW ( ) OUTROS
( ) FUNDO ESPECIAL DE DESPESA ( ) FUNDAO FLORESTAL
PARA USO DA REA FINANCEIRA
PROCESSO N. NC OB NL
PTRES NE NL
FONTE PD GR
Art. 39 da Lei n. 10.320/1968.
6
Seo de Despesa, em ____/____/____.
Diviso de Administrao, em ____/____/____.
Autorizo com base nos Incisos I e IV, artigo 14 do Decreto-Lei
233, de 23/04/1970.
Diretoria Geral, em ___/___/____.ENCARTE 5
PLANO DE MANEJO
ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA
5.13
5.3.7. Modelo de Formulrio de transferncia
O preenchimento deste formulrio pela Estao Ecolgica de Paulo de Faria, somente
ocorrer, quando
o bem e equipamento estiver patrimoniado na mesma.
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA, )
FICHA DE TRANSFERNCIA
1 VIA - PROCESSO
2 VIA COPIA DE ARQUIVO
8/3/2019 rotinas adiministrativas
24/38
3 VIA DEPENDNCIA CENDENTE
4 VIA DEPENDNCIA CESSIONRIA
DEBITE:
(preencher com a dependncia que est recebendo
CREDITE:
(preencher com a dependncia que est cedendo)
N PLACA
IDENTIFICAO
QTIDE DISCRIMINAO VALOR (R$)
TOTAL
________________, ___ de ________________de 20__.
Recebi
Chefe da Dependncia Credora Chefe da Dependncia Devedora
PARA USO DA S.C.S. 713
PROCESSO N CARTA N ANOTADO RAZO AUXILIARESENCARTE 5
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ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA
5.14
5.3.7. Modelo de Boletim de Freqncia
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
INSTITUTO FLORESTAL
(COMPLETAR COM ENDEREO DA ESTAO ECOLGICA DE PAULO DE FARIA)
BOLETIM DE FREQUNCIA
Quantidade de dias
Identifica
o do
servidor
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25/38
Nome Aparecido Donizete
Thiago da Maia
Adalto Reis de Souza Dirceu Alves Machado Josimar Donizete de
Lima
Valdeci Ferreira de
Meireles
Cargo
RG
Afastament
o
Frias
Juri e outros servios obrigatrios
Gala
Nojo
abonadas
Retiradas/entrada tarde/IAMSPE
Licen
as
Prmio
Sade art.191/193
Sade de pessoa da famlia art.199
Gestante art 198
Faltas
justificada
Injustificada
Auxlio Transporte
Observaes
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Assumo a responsabilidade pela vercidade das informaes,
Preodo Preenchido por Data Assinatura e Carimbo do Responsvel:ENCARTE 5
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5.15
5.4. Projetos de Parcerias
O sub-programa de Parcerias cujo objetivo estabelecer convnios, acordos ou outros
mecanismos de
interao com rgo, entidades e comunidade local, pode ser efetivado por meio de projetos
de
parcerias. Em 1995, foi publicado o Manual de Projetos de Parcerias pelo Instituto Florestal
(1995).
Segundo este documento (IF,1995), parceria um acordo entre o rgo pblico gestor e
outros rgos
da Administrao direta ou indireta, em qualquer nvel de governo, ou mesmo com
instituies privadas,
estrangeiras, internacionais e no governamentais, com objetivos comuns, visando realizaes
voltadas
pesquisa, produo e conservao florestal.
Na formalizao de uma parceria, recomenda-se a aprovao pelo Conselho Tcnico do
Instituto
Florestal e submetida ao Gabinete da Secretaria do Meio Ambiente, notadamente para oitiva
da
Consultoria Jurdica da Pasta, que analisar a adequao com relao s normas,
procedimentos e
conformidades legais.
Em funo de peculiaridades e especificidades de cada caso, compilamos aqui, conceitos,
instrumentos
e etapas fundamentais nesse processo, de carter geral, a fim de nortear a gerncia da
Estao
Ecolgica no desenvolvimento deste sub-programa.
5.4.1. Convnio
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So acordos firmados por entidades pblicas de qualquer espcie ou entre estas e
organizaes
particulares, para realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes (IF, 1995).
Quando do estabelecimento de convnios, os integrantes de um convnio trabalham por umobjetivo
comum, sendo denominados partcipes. Em convnios celebrados com organizaes
particulares ou
pblicas, o Estado, pessoa jurdica de direito pblico interno, partcipe de convnio por
intermrio de
rgos de sua administrao. Assim, no mbito do Estado cabe exclusivamente ao Governador
firmar
convnios ou autorizar sua celebrao entre a Administrao Centralizada e outros rgos.
Uma vez
que um convnio um pacto de cooperao sem vnculos contratuais, sua celebrao deve
depender de
tomada de providncias cautelares de ordem administrativa interna entre os partcipes, tais
como a
comprovao de sua idoneidade e competncia e a instituio de equipe responsvel pela sua
execuo
e pela elaborao de relatrios peridicos (IF, 1995).
5.4.2. Consrcio
So acordos firmados entre entidades estatais, autarquias, fundacionais ou paraestatais, para
realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes (IF, 1995).
Diferem dos convnios, pois so somente celebrados entre pessoas jurdicas da mesma
espcie e
dependem de autorizao legislativa para serem celebrados. Por serem pessoas jurdicas,
deve-se criar
uma entidade civil ou comercial que administre seus interesses (IF,1995).
5.4.3. Contrato Administrativo
todo acordo de vontades que a Administrao Pblica faz com o particular ou com outra
pessoa
jurdica de direito pblico para a execuo de obra, prestao de servio ou outro objetivo,regendo-se
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por normas de predominante carter pblico (IF, 1995).
Os contratos podem ser instrumentos eficazes para o estabelecimento de parcerias com
entidades da
iniciativa privada, dada a possibilidade de viabilizarem terceirizaes e outras operaes,apesar de no
haver convergncia de interesses entre seus signatrios. Sua realizao depende de licitao
prvia,
exceto nos casos definido por lei (IF,1995).
5.4.4. Concesso
a transferncia que o Poder Pblico faz ao particular, mediante contrato da obrigao de
executar
servios pblicos ou de utilidade pblica. A concesso de servio pblico definida tambm
como a
delegao de sua prestao, feita mediante concorrncia, pessoa jurdica ou consrcio de
empresas
que demonstre capacidade para seu desempenho, por sua conta e risco e por prazo
determinado (IF,
1995).
Por meio da concesso, possvel atribuir a um particular a utilizao exclusiva de um bem de
seu
domnio para que o explore segundo sua destinao especfica por tempo determinado,
podendo ser
remunerado ou no. O espectro de possibilidades para a iniciativa privada atuar na prestao
de ENCARTE 5
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5.16
servios pblicos foi ampliada por meio da Lei Federal n 8.987, de 13/02/1995 e do Decreto
Estadual n
40.000, de 16/03/1995, que instituiu o Programa Estadual de Participao da Iniciativa Privada
na
Prestao de Servios Pblicos e na Execuo de Obras de Infra-Estrutura (IF,1995).
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5.4.5. Permisso de Uso de Bem Pblico
Por meio da permisso ou autorizao de uso, a Administrao possibilita ao particular a
utilizao
individual de determinado bem pblico em condies por ela fixadas. A permisso pode sergratuita ou
remunerada e por tempo certo ou indeterminado (IF, 1995).
O Termo de Outorga o mecanismo formal para proceder a permisso de uso pblico, sendo
que pode
ser modificado e revogado unilateralmente pela Administrao, quando o interesse pblico
exigir.
recomendvel a licitao (IF,1995).
5.4.6. Agreement
Nessa modalidade, um rgo doa, atravs do Fundo Especial de Despesa, recursos especficos
para
projeto elaborado pelo IF, sendo este responsvel pela execuo fsica e financeira. aplicvel
a
projetos de curta durao (1 ano) (IF, 1995).
5.4.7. Patrocnio
uma opo flexvel de parceria com a iniciativa privada. Pode ser estabelecida atravs de
vrios
instrumentos, como acordo, contrato ou convnio. A contrapartida do patrocinador pode ser
feita na
forma de recursos financeiros, servios, materiais permanentes e de consumo (IF, 1995).
O patrocnio tambm pode ocorrer por meio da doao, em que geralmente a entidade
doadora visa
apenas a divulgao da parceria em campanha de marketing institucional feita por ela prpria,
sendo que
as doaes devem ser feitas atravs do Fundo Especial de Despesa e o recebimento sem
encargos de
equipamentos e outros materiais permanentes depende de autorizao do Secretrio do Meio
Ambiente.
As doaes de imveis somente podem ser aceitas com autorizao do Governador do Estado,desde
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30/38
que sem encargos. Quando da existncia de encargos, dependem de autorizao da
Assemblia
Legislativa e sano do Governador (IF,1995).
5.4.8. Acordo de Cooperao Internacional
um instrumento especfico estabelecido entre os governos de dois pases ou entre o
governo de um
pas e um organismo internacional. Abrange modalidades tcnica, financeira e comercial e visa
criar ou
assegurar condies para futuro compromissamento e fixao do detalhamento das
obrigaes das
partes, para consecuo de objetivos de interesse comuns (IF, 1995).
5.4.9. Projeto de Cooperao Tcnica Internacional (PCTI)
uma unidade bsica da Cooperao Tcnica Internacional, na medida em que
transubstancia fundos
externos em um pacote de recursos focalizados, organizados e programadas de forma a
atender
necessidades identificadas (IF, 1995).
A realizao de um PCTI pressupe a existncia de um acordo de Cooperao Tcnica
Internacional.
Assim o PCTI deve estar articulado com a poltica externa dos pases participantes, onde so
estabelecidas as bases para a implantao de diversos projetos de transferncia de
conhecimentos e
tcnicas, relacionados com as prioridades de desenvolvimentos econmico e social do pas
beneficirioalvo (IF,1995).
5.4.10. Principais etapas em Projetos de Parcerias
Para a implantao de projetos de parceria, fundamental a elaborao do Plano de Trabalho,
seu
encaminhamento e as negociaes decorrentes. As principais etapas da elaborao de um
projeto,
segundo o Manual de Projetos de Parcerias (IF, 1995), esto descritas a seguir, de forma
bastante
suscinta:ENCARTE 5
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5.17
a) identificao e anlise da iniciativa
O planejamento do projeto inicia-se pela identificao e anlise da iniciativa. Nessa etapa,
leva-se em
conta os aspectos sociais, econmicos, institucionais, polticos e tecnolgicos, distinguindo os
fatores
estruturais dos circunstanciais.
b) formulao de alternativas de soluo
Nessa etapa, fundamental desenvolver o maior nmero de abordagens sobre as alternativas
de
soluo, sendo importante a participao dos interlocutores envolvidos.
c) escolha de alternativa de soluo
A principal baliza das reflexes deve ser a relao custo/beneficio.
d) identificao dos problemas especficos da Parceria
Nessa etapa, aprofunda-se a anlise da relao custo/benefcio. Objetiva fornecer elementos
que
permitam caracterizar com informaes consistentes a parceria proposta, sendo que essas
informaes
devem ser organizadas e documentadas para se reportar Diretoria do IF
e) explicitao dos objetivos e resultados
Nessa etapa, convm desenvolver as atividades, caracterizando o cenrio atual e os cenrios
que se
pretende alcanar por meio da implantao do projeto.
f) Estabelecimento de etapas para a execuo
Devem ser estabelecidas atividades previstas para a execuo do projeto a partir da definio
dos
objetivos e resultados. A definio das etapas possibilita melhor compreenso da opinio
pblica e maior
facilidade de estabelecimento de estratgias de divulgao.
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32/38
g) Detalhamento das etapas em atividades
Preliminarmente deve avaliar o risco do projeto de parceria. A seguir, defini-se para cada etapa
do
projeto, um conjunto de atividades ou tarefas especficas, proporcionando uma estimativa decustos de
alto grau de confiabilidade. Deve-se relacionar cronologicamente cada uma das realizaes
previstas,
explicitando todas as metas a serem estabelecidas, juntamente com os custos, obtendo-se
assim um
cronograma fsico-financeiro.
h) definio da estrutura organizacional
Nessa etapa, fundamental definir um organograma e uma matriz de atribuies,
evidenciando quem
aprova, quem informa, quem recebe a informao e quem responsvel pela informao
administrativa
i) Especificao dos recursos e suas fontes
O oramento deve indicar para cada fonte o montante de cada rubrica que ser de
responsabilidade nos
diversos perodos.
j) Elaborao do Plano de Trabalho e Minuta
Plano de trabalho um documento elucidativo, escrito em conjunto pelas entidades que se
propem
torna-se partcipes ou partes. Ele deve conter um conjunto mnimo de informaes requeridas
pela
legislao vigente, apresentando de forma dissertiva a maior quantidade de elementos deconvico que
justifiquem o projeto ou programa proposto (IF, 1995).
O Plano de Trabalho deve ser estruturado nos seguinte tpicos:
indicar, de forma clara e concisa, a finalidade da cooperao
pretendida e a indicao dos partcipes ou partes.
detalhamento
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da finalidade da cooperao pretendida, a justificativa da sua elaborao e a demonstrao
das
razes e vantagens desta composio entre os partcipes ou partes, evidenciando a
convenincia e a oportunidade da proposio
al foram
obtidos os dados e informaes relativos ao Plano de Trabalho, descrevendo fases e subfases
do planejamento do projeto, o nmero de reunies, qualificao dos participantes,
etc.ENCARTE 5
PLANO DE MANEJO
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5.18
-se as
condies
pessoais, materiais e temporais para a devida realizao
meios de sua execuo devero constar no PT, deixando bastante claro a parcela de
participao de cada partcipe e a coordenao destas atribuies individuais.
-Financeiro: apresentar as atividades, bem como a concluso das etapas,
obras, servios ou fases programadas, relacionando-se cronologicamente e financeiramente.
tar os recursos de que far uso, sua disponibilidade e origem,
observados as adequaes necessrias conforme normas da legislao especfica
Minuta o instrumento a ser encaminhado aos representantes das entidades que pretendem
ser seus
partcipes ou partes para sua celebrao. Sua estrutura deve ser como a de texto legislativo,
dividido em
clusulas, pargrafos, incisos e alneas, evitando-se termos inadequados (como subclusulas,
subitens,
etc). Cada assunto deve ser abordado, separadamente, sem se agrupar na mesma clusula
assuntos
diversos, tais como o objeto do acordo com o modo de execuo... (IF, 1995).
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Segundo o Manual de Projetos de Parcerias (IF, 1995), o texto deve distribuir-se na seguinte
forma:
ta do objeto do ajuste.
poderes dos signatrios para assinar o documento. No caso de convnio com Municpios,
necessria ainda a lei municipal autorizadora e certido de aplicao de recursos na rea de
Educao.
- a primeira clusula dever referir-se ao objeto do acordo, descrevendo com
exatido e clareza seus elementos caractersticos, podendo versar sobre a
execuo de obras, servios ou transferncia de recursos, observando-se
rigorosamente as competncias e atribuies dos partcipes ou partes;
- As obrigaes comuns dos partcipes ou partes;
- As obrigaes especficas do Estado e partcipes ou partes. Na hiptese de, dentre
as obrigaes do Estado, figurar a transferncia de bens e outro partcipe, a
permisso ou cesso de uso dever ser feita na forma da Lei Orgnica da
Procuradoria Geral do Estado e demais normas decorrentes;
- O prazo de vigncia, no superior a 5 (cinco) anos, a contar da sua data de
celebrao, bem como a possibilidade de renovao expirado o prazo de vigncia;
- Possibilidade de prorrogao, mediante termo especfico, quando o prazo ajustado
for inferior ao limite de 5 (cinco) anos;
- Regime de execuo;
- Regime de ajustamento;
- Modo de liberao dos recursos;
- Valor e recursos onerados, sendo expressos os elementos oramentrios e
financeiros com exatido tcnica;
- Responsabilidades dos partcipes ou partes e as penalidades cominadas;
- Representantes dos partcipes ou partes encarregados do controle e fiscalizao
da execuo;
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- Forma de prestao de contas, independentemente, da que for devida ao Tribunal
de Contas do Estado;
- Modo de denncia (por desinteresse unilateral ou consensual) e de resciso (por
infrao legal ou descumprimento das obrigaes) e a quem caber promov-las;
- Foro da Capital do Estado para serem dirimidos os conflitos de interesses da
execuo, salvo na hiptese prevista a seguir;
- Competncia do Estado para soluo de divergncias entre o Estado (por meio de
rgo da Administrao Centralizada) e pessoas jurdicas de sua Administrao
Descentralizada ou fundacional.ENCARTE 5
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5.19
5. Rotinas administrativas ...........................................................................................................1
5.1. Glossrio/ Siglas ..................................................................................................................1
5.2. Rotinas Administrativas .......................................................................................................2
Modalidades........................................................................................................................2
OBRAS E SERVIOS DE ENGENHARIA ............................................................................2
COMPRAS E OUTROS SERVIOS......................................................................................2
5.2.1. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios aquisio
direta...........................................................................................................................................2
5.2.2. Atividade: formalizao do processo de aquisio/ contratao de servios -
procedimento
licitatrio ....................................................................................................................................3
5.2.3. Atividade: formalizao do processo de
adiantamento.......................................................5
5.2.4. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e
equipamentos doados Unidade .................................................................................................6
5.2.5. Atividade: formalizao do processo de incorporao ao Patrimnio dos bens e
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equipamentos transferidos Unidade
..........................................................................................6
5.3. Modelos de documentos.......................................................................................................6
5.3.1. Modelo de pedido de oramento........................................................................................7
INSTITUTO FLORESTAL........................................................................................................7
Dados Nossa Caixa Nosso Banco .........................................................................................7
Agncia n.................................................................................................................................7
Total da Proposta.....................................................................................................................7
5.3.2. Modelo de pedido de aquisio de materiais
......................................................................8
INSTITUTO FLORESTAL........................................................................................................8
5.3.3. Modelo de pedido de contratao de servios
....................................................................9
INSTITUTO FLORESTAL........................................................................................................9
5.3.4. Modelo de pedido de conserto de equipamentos
..............................................................10
INSTITUTO FLORESTAL......................................................................................................10
5.3.5. Modelo de ficha para cadastro de empresas
.....................................................................11
INSTITUTO FLORESTAL......................................................................................................11
DADOS CADASTRAIS..........................................................................................................11
5.3.6. Modelo de solicitao de
adiantamentos..........................................................................12
....................................................................................................................12
.................................................................................12
Nome ...................................................................................................................................12
CPF......................................................................................................................................12
rea / Setor .........................................................................................................................12
Data .....................................................................................................................................12
Responsvel pelo Adiantamento........................................................................................12
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Chefe da Seo..................................................................................................................12
Diretor da Diviso .............................................................................................................12
5.3.7. Modelo de Formulrio de transferncia ...........................................................................13
INSTITUTO FLORESTAL......................................................................................................13
5.3.7. Modelo de Boletim de Frequncia ...................................................................................14
INSTITUTO FLORESTAL......................................................................................................14
5.4. Projetos de Parcerias ..........................................................................................................15
5.4.1. Convnio.........................................................................................................................15
5.4.2. Consrcio ........................................................................................................................15
5.4.3. Contrato Administrativo ..................................................................................................15
5.4.4. Concesso .......................................................................................................................15
5.4.5. Permisso de Uso de Bem Pblico...................................................................................16
5.4.6. Agreement ...................................................................................................................16
5.4.7. Patrocnio ........................................................................................................................16
5.4.8. Acordo de Cooperao Internacional...............................................................................16
5.4.9. Projeto de Cooperao Tcnica Internacional (PCTI)
......................................................16ENCARTE 5
PLANO DE MANEJO
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5.20
5.4.10. Principais etapas em Projetos de Parcerias.....................................................................16
a) identificao e anlise da iniciativa .......................................................................................17
b) formulao de alternativas de soluo
...................................................................................17
c) escolha de alternativa de soluo...........................................................................................17
d) identificao dos problemas especficos da Parceria..............................................................17
e) explicitao dos objetivos e resultados ..................................................................................17
f) Estabelecimento de etapas para aexecuo............................................................................17
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g) Detalhamento das etapas em
atividades.................................................................................17
h) definio da estrutura organizacional ....................................................................................17
i) Especificao dos recursos e suas fontes................................................................................17