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A DefiniA Definio do Problema e a Preparao do Problema e a Preparao Inicialo Inicial

M. CalheirosM. CalheirosCentro de InvestigaCentro de Investigao e Interveno e Interveno Social,o Social,

ISCTEISCTE

M.CalheirosM.Calheiros; 2010/2011; 2010/2011

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A maior parte das vezes o inicio de um

projecto confuso

A direco pouco clara

Existem incertezas acerca do que requerido da parte das pessoas

interessadas nos resultados

As pessoas no tomam uma perspectiva holstica

Desconhece-se como se pode atingir alguns dos resultados

No se sabe como avaliar os custos efectivos

Falta de uma ideia clara, que possa ser definida, dos benefcios Falta de informao sobre os recursos disponveis

Falta de uma ideia clara sobre o tempo que tomar


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Questes BQuestes Bsicas Geraissicas Gerais

Quais so os constrangimentos?

raro termos recursos, oramento e tempo ilimitado para um projecto.Temos 4 categorias de constrangimentos:

1. Mercado (competio)

2. Finanas (custo do projecto, custos de capital, materiais, custos dos

recursos)3. Tempo (de obteno dos resultados, o tempo critico em que os resultados

so necessrios)

4. Qualidade (especificaes e standards a serem conseguidos)


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Questes BQuestes Bsicas Geraissicas Gerais

Que dados que so requeridos para um projecto

Resultados esperadosCusto esperado

Tempo esperado

Potenciais benefcios financeiros

Potenciais benefcios de imagem

Potenciais benefcios de mercado/clientes

Potenciais benefcios internos organizao

Potenciais riscos


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PreparaPreparao Inicialo Inicial

1. Declarao de Oportunidade descrio concisa da oportunidade;2. Definio da soluo descrio concisa da soluo/resultados;

3. Alinhamento com a estratgia actual;

4. Informao sobre os benefcios dos clientes;5. Informao sobre os benefcios da organizao;

6. Informao sobre a anlise do problema actual e potencial no futuro;

7. Posio competitiva;

8. Sumrio financeiro anlise de custo-beneficio para um perodo de 3 ou 5 anos;

9. Tecnologia/estratgia/tcnica filosofia de desenvolvimento;

10. Recursos necessrios avaliao preliminar das pessoas e necessidades de

competncias;11.Constrangimentos esperados;

12.Potenciais riscos;

13.Tempo esperado;14.Implicaes legais M.CalheirosM.Calheiros; 2010/2011; 2010/2011

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Da Fase 0Da Fase 0 Fase 1Fase 1

Etapas chave:

Identificar as necessidades e expectativas dos clientes;

Fazer um plano preliminar;

Avaliar os recursos necessrios;

Fazer um oramento;

Preparar a parte financeira;


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Identificar as necessidades e expectativas dos clientes

Fazer um esforo em:

Compreender o cliente encontrar o que faz dele uma referncia;

Compreender o contexto em que o cliente se encontra;

Utilizar competncia politica - nem todos os clientes so iguais e algumas

necessidades no so respondidas por razes politicas; Demonstrar competncia tcnica e conhecimento sobre as necessidades

tcnicas do cliente;

Converter necessidades mal definidas em solues praticas;

Manter o esprito aberto e uma abordagem criativa;

Analisar os sinais (misturados!) que se recebem pela influencia pessoalnas necessidades;

Expor expectativas ocultas M.CalheirosM.Calheiros; 2010/2011; 2010/2011

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Identificar as necessidades e expectativas dos clientes

No cometer dois erros:

Primeiro, no dar ouro quando a prata adequada estar a par do estadoda arte no conhecimento, capacidade e tcnica;

Segundo, evitar enviesamentos fcil ignorar necessidades sobre as

quais no pensamos que existam, para as quais no existe soluo fcil ouns no temos conhecimento ou experincia para resolver;


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Consequentemente deve-se fazer a: Declarao das Necessidades

Declarao de RequisitosE ainda outras tarefas mais.

O contracto com o cliente

Um plano e uma agenda

Avaliar as necessidades de recursos Fazer um oramento

Fazer o estudo financeiro


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SubmeterPSTSubmeterPST

Fase 1Da Fase 0

Identificar necessidadesexpectativas do cliente

Organigrama projecto

Avaliar Necessidades derecursos

Fazer Oramento

Avaliao Financeira

Preparar Apresentao

Ideia / Oportunidade

Preparar Projecto inicial

Identificar Cliente

IdentificarConstrangimentos

Identificar UtilizadoresFinais

Identificar Responsvel


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A definio de um projecto

Uma clara definio do projecto essencial para o sucesso; grande parte

dos projectos (mais de 75%) falham como consequncia de uma

definio pobre e pouco clara.


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O queO que necessnecessrio para definir um programario para definir um programa

Quais os documentos necessrios para definir um projecto de forma capaz?

Um formulrio de requisitos

Uma lista de stakeholder

Um resumo do projecto

Uma descrio narrativa dos objectivos do projecto

A avaliao do risco


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Lista deLista de StakehordersStakehorders

Quem que est interessado neste programa, agora e nofuturo?

Stakeholders chave

Os clientes

Os utilizadores finais

O responsvel Os membros da equipa

Potenciais interessados

Departamento financeiroDepartamento de imagem

Consultores

O publico, etc M.CalheirosM.Calheiros; 2010/2011; 2010/2011

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Lista deLista de StakehordersStakehorders

Ouvir as vozes que devem ser ouvidas

Caso contrario pode conduzir mais tarde a conflito, ruptura e interferncia

Todos os stakeholders devem ser consultados sobre os inputs para:

1) se obter uma perspectiva ampla das necessidades e requisitos reais

2) Se saber o que atingvel em tempo realisticamente determinado


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Resumo do ProgramaResumo do Programa Dar um titulo ao programa que identifique os objectivos

25/30 palavras que descrevam o objectivo do programa, ou seja os

resultados esperados Identificar o gestor e responsvel pelo programa

Data de comeo e finalizao do programa

Identificar os outputs do programa

Assegurar que cada output :

Especifico definido de forma clara e com critrios

Mensurvel medidas adequadas que os identifiquem

Atingvel com o contexto e capacidades disponveis

Realista no se atinge o impossvel com o desconhecimento

Com Tempo limite


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Resumo do ProgramaResumo do Programa

Benefcios do Programa os benefcios devem ser quantificados, medidosem termos financeiros, os custos, o retorno, etc.

Estratgia do Programa definir linhas de sucesso, explorar alternativas,envolver o cliente, etc.

Competncias requeridas no programa experincia especifica ecapacidades tcnicas.

Relao com outros projectos activos maior rentabilizao no tempo,custos e realizao.

Custo do projecto Gesto do risco


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DDescrio narrativa dos objectivos do projecto

Descrever os objectivos em detalhe de forma a dar mais informao sobre osbenefcios e produtos identificados.

Muito importante a definio dos limites do projecto. Aquilo que no pode

ser realizado no projecto.Deve-se especificar:

Especificaes dos produtos internos

Especificaes dos produtos externos Standards impostos pela legislao

Especificaes do processo

Especificaes dos clientes Standards dos procedimentos

Standards de qualidade

Teste de procedimentos e standards

Termos e condies impostas aos parceiros. M.CalheirosM.Calheiros; 2010/2011; 2010/2011

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