Adm do Tempo
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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
EU
PRODUTIVIDADE
“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.“
Atividade não é produtividade
Planejar sem exagerar
Não ficar esperando as urgências
Evitar as distrações no meio do caminho
Negociar o que precisa ser entregue primeiro
Aprender a dizer não
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Planejar sem limitar a liberdade de agir
Não perca o longo prazo de vista
Entenda a importância do que está fazendo
PLANEJAMENTO
Tarefas Diárias
Metas Intermediárias
Metas Longo Prazo
Visão Fotografia do futuro. Determine antes de tudo.
Identifique o teu papel.
Metas: precisam ser EMAC
Específica
Mensurável
Atingível
Compatível
1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!
O MAIS IMPORTANTE VEM PRIMEIRO
META EMAC (exemplo)
Visão: ser saudável!
Meta de longo prazo: emagrecer
Meta de longo prazo: em 1 ano estarei 10 kg mais magra, fazendo exercício pelo
menos 3 vezes por semana e com bons índices de glicemia e colesterol.
Meta intermediária: em até 1 mês vou visitar um médico para determinar minha
condição atual.
TAREFAS DIÁRIAS
Planeje em apenas 10 minutos. Defina se será no final do dia
anterior ou no começo do dia seguinte.
Conheça o tempo que cada tarefa gasta e faça uma lista de
atividades.
Escreva sempre no mesmo lugar e evite muitas anotações em
papéis avulsos.
Dê valor para cada atividade e ordene.
A
B
C
IMPRESCINDÍVEL
NECESSÁRIO
OPCIONAL
Revisões mensais: revise a sua visão e suas metas de longo prazo e intermediárias.
Revisões semanais: agende os compromissos, reserve tempo para planejar, estabeleça e
negocie os prazos.
Revisões diárias: determine as tarefas e ordene as prioridades.
URGENTE X IMPORTANTE
Urgente é diferente de Importante
Todas as nossas atividades se encaixam em um dos quadrantes da matriz:
A produtividade está nos quadrantes 1 e 2
O quadrante 3 é o “apagar incêndio”
O quadrante 4 é a perda de tempo
1 2
3 4
Urgente Não Urgente
Importante
Não
Importante
MULTITAREFAS
Como ser multitarefas sem perder o foco?
Ser multitarefas não significa fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas sim conseguir
administrar vários projetos e entregar todos eles com qualidade (e sem enlouquecer!)
Mantenha aberta apenas as janelas que você precisa para a tarefa desse momento
Determine o tempo que vai levar e resista a tentação de espiar os e-mails, o Facebook, o
WhatsApp, etc. Termine aquilo que começou!
Coloque uma música e use o fone de ouvidos, assim você não se distrai com os barulhos e
reduz a chance de ser interrompido
Cuidado: a tendência é de priorizar e se aprofundar nas tarefas que a gente gosta mais, mas
isso pode gerar uma sensação de falta de tempo para fazer tudo
Se você não consegue curtir o que está fazendo, provavelmente lhe faltam habilidades
específicas. Não fique constrangido de pedir ajuda!
NEGOCIAR OS PRAZOS
Não tenha medo de dizer não, você será cobrado por não ter dito
Negocie com segurança, diplomacia e baseado em dados (menos emoção e mais informação)
Tome a iniciativa, faça um cronograma e leve em conta todos os recursos à sua disposição
Não perca o prazo que você negociou
ORGANIZAÇÃO
Um espaço desorganizado pode atrapalhar a produtividade
Pesquisa: os americanos perdem 3 semanas por ano procurando papéis
O mesmo vale para organização digital
Criação de pastas
Nomeação de arquivos
Compartilhamento das versões mais recentes
Organização do desktop
Limpeza do inbox: deixe apenas o que ainda precisa de uma ação tua
Quando for resolver: elimine, delegue, responda ou arquive.
POR FIM...
Não esqueça de reservar um tempo para o teu desenvolvimento (livros, cursos, blogs, conversas, networking, etc)
Conversar com os colegas de trabalho sobre o que eles fazem é um excelente aprendizado
Quando precisar fazer Home Office: ganhe o tempo de deslocamento pra você, se arrume como se fosse para o
escritório, encontre um espaço confortável (mas não muito, rs), avise quem estiver na sua casa que vocês está
trabalhando, almoce em outro ambiente para descansar a cabeça, resista às tentações e mantenha a disciplina!
Cuidado com as reuniões! Convoque poucas pessoas, defina previamente a pauta, o tempo e o resultado
esperado e evite reuniões surpresas.
E-mails: seja o mais direto possível (ninguém lê e-mails com barra de rolagem e em bloco), coloque o assunto em
tópicos e as principais palavras em negrito, sublinhe o nome das pessoas que tem uma ação específica e as data-
chave, escolha bem os destinatários, evite o “Responder para todos”, desligue os alertas de recebimento e crie
horários para se dedicar a isso.
OBRIGADA!
Em caso de dúvidas, favor entrar em contato conosco através do seguinte e-mail:
ou se preferir o telefone, utilize algum dos números abaixo.
(51) 3516.8137
(11) 3522.9568