(APLICAÇÃO DAS FERRAMENTAS DE CRONOANÁLISE E DIAGRAMA …

XL ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO

“Contribuições da Engenharia de Produção para a Gestão de Operações Energéticas Sustentáveis” Foz do Iguaçu, Paraná, Brasil, 20 a 23 de outubro de 2020.

(APLICAÇÃO DAS FERRAMENTAS DE

CRONOANÁLISE E DIAGRAMA DE FLUXO

NA FARMÁCIA DE UM HOSPITAL

PÚBLICO DE MINAS GERAIS) Contribuições

da Engenharia de Produção para a Gestão de

Operações Energéticas Sustentáveis

Gabriela Oliveira Gontijo (UEMG)

[email protected]

Kele Genifer Rodrigues da Silva (UEMG)

[email protected]

Leonardo Alves Reis (UEMG)

[email protected]

Tulio Rachid Silva (UEMG)

[email protected]

Tânia Nogueira Fonseca Souza (UEMG)

[email protected]

Devido à importância do desempenho de um hospital para a sociedade

e dos altos custos para mantê-lo em funcionamento a possibilidade de

propor melhorias nesse setor se torna relevante, trazendo como

consequência a redução de desperdícios. Essa importânica é

ressaltada com o dado que o Brasil é o 108º país no quesito de

satisfação em relação à qualidade e ao atendimento à saúde numa

avaliação com 126 países. Nesse contexto, no intuito de aplicar

ferramentas da engenharia de produção em um hospital da região

centro-oeste de Minas Gerais, foi realizado esse projeto

especificamente no setor de estoque de farmácia do bloco cirurgico

que é responsável pela separação de materiais necessários para

realização de cirurgias. Após o levantamento e análise dos dados

propuseram-se melhorias no formulário utilizado e no picking,

utilizando para isso a aplicação das ferramentas de Cronoanálise e

Diagrama de Espaguete (Diagrama de Fluxo). Com isso foi possível

reduzir o tempo de coleta dos materiais, eliminando movimentos

desnecessários e retrabalhos, aumentando, assim, a produtividade e

confiabilidade.

Palavras-chave: Engenharia de Produção, Healthcare, Cronoanálise,

Diagrama de Fluxo.



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1. Introdução

O Brasil é o 108º país no quesito de satisfação em relação à qualidade e ao atendimento à

saúde numa avaliação com 126 países. Devido à importância do desempenho de um hospital

para a sociedade e dos altos custos para mantê-lo em funcionamento a possibilidade de propor

melhorias nesse setor se torna relevante, trazendo como consequência a redução de

desperdícios. Nesse contexto, o Lean Healthcare pode trazer melhorias organizacionais e

gerenciais aos hospitais brasileiros, sobretudo ajudando-os a gerir os recursos em momentos

de escassez. (ARAÚJO et al, 2017). Os conceitos relacionados à melhoria de processos

aplicados nas indústrias, são adaptados aos hospitais no intuito de otimizar os processos,

reduzindo os custos e melhorando a qualidade e a confiabilidade, aliado a uma redução de

desperdícios.

Taiichi Ohno (LIKER, 2005) especificou sete diferentes tipos de desperdícios que devem ser

eliminados dos processos e dentre eles tem-se o desperdício relacionado à “Movimento”

sendo esse considerado como deslocamento desnecessário de pessoas em função de máquinas

distantes umas das outras ou em busca por ferramentas devido à desorganização ou ainda em

função de um layout mal estabelecido. A análise de desperdícios está relacionada à Produção

Enxuta. A melhoria necessária no atendimento hospitalar em seus processos internos e

externos pode ser, portanto, analisados pelas metodologias propostas pela engenharia de

produção, incluindo o Lean Manufacturing ou ainda o Lean Healthcare.

O curso de engenharia de Produção da UEMG, unidade da cidade de Divinópolis, região

centro-oeste de Minas Gerais, no âmbito da disciplina de Consultoria Empresarial, propôs aos

alunos uma aproximação com problemas cotidianos das empresas, através de projetos

realizados em equipes de trabalho, visando a realização de intervenções em organizações,

tendo como base a aplicação das ferramentas da qualidade. O projeto da disciplina surgiu

pela crença de que a aprendizagem pode se fortalecer mediante a troca com agentes externos.

O projeto da disciplina foi desenvolvido como atividades de Consultoria Empresarial.

No intuito de aplicar essas ferramentas da engenharia de produção em um hospital da região

centro-oeste de Minas Gerais, foi realizado esse projeto especificamente no setor de estoque

de farmácia de cirurgia. Esse setor é o responsável pela separação de materiais necessários

para realização de cirurgias. O setor foi escolhido por iniciativa do próprio hospital, que

percebia problemas de organização e falta de materiais no momento de ocorrência de

cirurgias. Primeiramente, a equipe do projeto realizou reunião in loco para identificação de



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problemas no referido setor, incluindo análise do espaço físico e disposição dos materiais bem

como de entendimento do processo. Após o levantamento e análise dos dados propôs-se

melhorias no formulário utilizado e no picking, utilizando para isso as ferramentas de

Cronoanálise e Diagrama de Espaguete (Diagrama de Fluxo), visando diminuir o tempo de

coleta dos materiais, movimentos desnecessários e retrabalhos, aumentando, assim, a

produtividade e confiabilidade.

2. Tempos e movimentos e picking

Segundo Barnes (1997) Frederick Winslow Taylor deu início aos estudos de tempos, dando

ênfase na determinação de tempos - padrão. Taylor defendia a eficiência no trabalho, através

da realização das tarefas com o mínimo de esforço possível. Já o trabalho desenvolvido pelo

casal Gilbreth deram ênfase nos movimentos empregues na melhoria de métodos de trabalho.

O casal Gilbreth, realizou o estudo dos movimentos visando a redução do número de ações ao

realizar uma tarefa focando assim na busca por aumento da produtividade. Eles

desenvolveram técnicas para evitar o desperdício de tempo e movimento, e padronização da

execução e especificação das tarefas, adaptando e treinamento os funcionários, visando

diminuir sua fadiga.

O estudo de tempos e movimentos é o estudo sistêmico dos postos de trabalho tendo os

seguintes objetivos, de acordo com Barnes (1977, p.01):

Desenvolver o sistema e o método preferido, usualmente aquele de menor custo;

Padronizar esse sistema e método;

Determinar o tempo gasto por uma pessoa qualificada e devidamente treinada;

trabalhando num ritmo normal, para executar uma tarefa ou operação especifica;

Orientar o treinamento do trabalhador no método preferido.

De acordo com Rodrigues (1999) atrelado ao estudo de tempos e movimentos vale observar o

order picking, que consiste em coleta e separação de matérias - em estoque ou armazém -

antecedido por um pedido, muitas vezes solicitado através de um formulário de requisito de

materiais. A redução do tempo total ou da distância total percorrida para coleta e separação de

requisições, impacta diretamente no aumento da produtividade com a diminuição a

reincidência de retrabalhos.

Ackerman (1990) citado por Alegre afirma que (2005, p.6):

A tarefa começa com a conversão do pedido do cliente para uma lista de

picking, chamada de picking list, a qual mostra locações específicas para



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cada tipo de produto, quantidade e sequência da coleta de produtos a serem

recolhidos. O operador viaja através do centro de distribuição, coletando os

produtos do armazém e os transportando ao local de empacotamento e

distribuição.

Alegre (2005) ainda afirma que, juntamente com o custo, o tempo gasto com picking interfere

diretamente no nível de atendimento, através do ciclo do pedido. Portanto, o estudo dos

tempos e movimentos em consonância com a coleta de materiais, tem por objetivo minimizar

a distância que o operador tem que percorrer evitando a fadiga e retrabalhos. Além disso, a

ficha de requisição deve ser configurada de acordo com a disposição física, de forma a

diminuir a movimentação do operador, aumentando, consequentemente, a produtividade.

2.1 Diagrama de espaguete

Segundo Freitas (2013) o Diagrama de Espaguete também conhecido como Diagrama de

Fluxo, consiste em uma ferramenta muito utilizada nos conceitos de Lean Manufacturing,

sendo ela, basicamente, um auxílio na definição de um layout do ambiente trabalho. De forma

gráfica procura analisar distâncias percorridas pelos funcionários, sistema de fornecimentos

nas linhas de processos dentre outras atividades.

Com isso, o Diagrama de Espaguete facilita também criar representações visuais desenhando

o fluxo real de um processo dentro de um sistema. Através da utilização dessa ferramenta,

distâncias traçadas e percorridas podem ser determinadas a fim de proporcionar um

desempenho da linha de produção de um bem ou serviço. (ANDERSON; BUCHER;

MORENO apud FAVERI, 2013).

Sendo assim, esse é um procedimento extremamente útil de melhoramento dos processos,

para estabelecer o layout de uma organização ou departamento, através das distâncias

percorridas pelos funcionários.

Freitas (2013) estabelece o passo-a-passo para construção do diagrama espaguete:

1º: Esboçar o layout do local onde se pretende realizar o estudo;

2º: Desenhar equipamentos, materiais e mobiliários principais e além disso identificar

a distribuição do trabalho, estoques de medicamentos e materiais;

3º: Através da planta baixa deve-se adaptar o esboço para iniciar a construção do

diagrama;

4º: Realizar um estudo da movimentação de medicamentos, materiais, pessoas e

informações;

5º: Representar o caminho percorrido através de linhas;



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6º: Diferenciar os fluxos (informações, pessoas, medicamentos e/ou materiais) com

cores distintas, além de envolver a equipe que realiza o trabalho, pois conhecem bem o

processo.

7º: Realizar o levantamento dos desperdícios de transporte e/ou movimentação. Pode-

se realizar a medição do tempo para realização bem como a metragem percorrida entre

outros;

8º: Paradas e interrupções devem ser anotadas;

9º: Identificar pontos de melhoria.

Martins (2015) citado por Deguirmendjian (2016) utilizou a ferramenta para o estudo da

movimentação em um laboratório de microbiologia em Portugal. Para melhor visualização ele

realizou o diagrama anterior e posterior. No fluxo anterior, havia uma grande quantidade de

movimentos desnecessários e repetitivos e com cruzamento de linhas. Já no fluxo posterior

houve uma redução da movimentação além de um percurso otimizado e organizado. Houve

um aumento de 30% na produtividade e uma redução na fadiga dos funcionários.

Portanto, esse é um procedimento extremamente útil de melhoramento dos processos, para

estabelecer o layout de uma organização ou departamento, através das distâncias percorridas

pelos funcionários.

2.2 Layout

Dias (2015) esclarece que para o processo de melhoria de transporte interno ou melhoria da

disposição de maquinário em um estudo de layout, deve-se analisar o custo produtivo por

unidade e com a implantação do novo método, esse deve ser menor do que o existente

possibilitando a organização vantagem econômica. O autor afirma ainda:

No caso de rearranjo de instalações, o importante é reduzir o desperdício de

mão de obra em operação de transporte, evitar esforço físico excessivo e

acidentes, possibilitar a expansão do volume de produção dentro da área de

trabalho disponível, procurando ganhar espaço útil [...].(DIAS, 2015; p. 153)

Segundo Ballou (2006) apud Matias (2016), para realizar-se a estocagem de matéria-prima ou

produtos, independente da quantidade, é necessária uma administração do espaço, envolvendo

o arranjo físico, configuração do estoque e dimensionamento do local.

2.3 Cronoanálise

A cronoanálise é fundamental para mensurar e avaliar o tempo que o funcionário necessita

para realizar suas funções operacionais. Por meio dos resultados obtidos na cronoanálise,



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pode-se realizar um estudo desses dados, com intuito de estabelecer ações para que o processo

seja otimizado. (OLIVEIRA, 2009).

Segundo o autor uma ferramenta essencial para realizar a cronoanálise é a cronometragem,

pois enaltece pontos importantes para uma amostragem, como:

A real capacidade do operador através da cronometragem;

Número de medições exigidas para uma análise confiável;

Avaliar a tolerância para cada operação.

De acordo com Toledo Jr (1977), a cronoanálise é considerada a base para a racionalização da

produção, do capital humano, do espaço físico e do maquinário.

2.4 Estoques hospitalares

Segundo o Manual de Boas Práticas de forma de armazenamento e estocagem de

medicamentos em farmácias (1990), tem-se que:

a) Toda e qualquer área destinada à estocagem de medicamentos deve ter

condições que permitam preservar suas condições de uso;

b) Nenhum medicamento poderá ser estocado antes de ser oficialmente recebido

e nem liberado para entrega sem a devida permissão, também oficial;

c) Os estoques devem ser inventariados periodicamente e qualquer discrepância

devidamente esclarecida;

d) Os estoques devem ser inspecionados com frequência para verificar-se

qualquer degradação visível, especialmente se os medicamentos ainda

estiverem sob garantia de seus prazos de validade;

e) Medicamentos com prazos de validade vencidos, devem ser baixados do

estoque e destruídos, com registro justificado por escrito pelo farmacêutico

responsável, obedecendo o disposto na legislação vigente;

f) A estocagem quer em estantes, armários, prateleiras ou estrados, deve permitir

a fácil visualização para a perfeita identificação dos medicamentos, quanto ao

nome do produto, seu número de lote e seu prazo de validade;

g) A estocagem nunca deve ser efetuada diretamente em contato direto com o

solo e nem em lugar que receba luz solar direta;

h) As áreas para estocagem devem ser livres de pó, lixo, roedores, aves, insetos e

quaisquer animais;



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i) Para facilitar a limpeza e a circulação de pessoas, os medicamentos devem ser

estocados à distância mínima de 1 (um) metro das paredes;

j) A movimentação de pessoas, escadas e veículos internos nas áreas de

estocagem deve ser cuidadosa para evitar avarias e comprometimento e/ou

perda de medicamentos;

k) Embalagens parcialmente utilizadas devem ser fechadas novamente, para

prevenir perdas e/ou contaminações, indicando a eventual quantidade faltante

no lado externo da embalagem;

l) A liberação de medicamentos para entrega deve obedecer a ordem cronológica

de seus lotes de fabricação, ou seja, expedição dos lotes mais antigos antes dos

mais novos;

m) A presença de pessoas estranhas aos almoxarifados deve ser terminantemente

proibida nas áreas de estocagem.

3. Metodologia

A pesquisa realizada pode ser classificada de acordo com Gil (2002) como uma pesquisa

descritiva e explicativa pois contém características que envolvem o exame de um fenômeno

para melhor defini-lo ou diferenciá-lo de outro fenômeno. Visa ainda descrever as

propriedades de determinada população ou o estabelecimento de relações entre variáveis.

Também é uma pesquisa de natureza exploratória, pois proporciona a compreensão inicial de

um problema ainda pouco explorado (GANGA, 2012).

A pesquisa utilizou um estudo de caso, com intuito de colher informações do fenômeno

segundo a apreciação dos pesquisadores, assim como observar e coletar dados que

propiciaram a interpretação do ambiente do problema estudado, o setor de farmácia de

cirurgia de um hospital público do centro-oeste de MG.

Inicialmente foi realizada uma reunião com um profissional do setor do hospital visando

conhecer o setor e identificar o problema. O problema descrito pelo profissinal se refere a

erros de itens e quantidade de itens solicitados para a realização de cirurgias. Diante disso,

foram definidas ações, que iniciariam com o levantamento bibliográfico utilizando-se de

livros, artigos e também uma pesquisa documental in loco. Em seguida, foram definidos os

levantamentos necessários para a realização do estudo como layout atual e disposição de

fármacos nas prateleiras. Foram realizadas simulações de coleta de materiais para cirurgias



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de acordo com a lista de requisição e layout existente, fazendo-se a medida dos tempos e

movimentos necessários em uma amostragem de quatro requisições. Fez-se a elaboração de

uma nova ficha de requisição levando-se em consideração o layout do setor e as informações

levantadas nos estudos realizados. Com a realização de simulações e com os novos

procedimentos foi possível levantar os novos tempos necessários de coleta e separação de

materiais visando também a minimização de erros. As ferramentas utilizadas foram a

cronoanálise e diagrama de espaguete. Posteriormente, foi feita a intervenção a partir da

criação de um novo formulário de coleta de materiais onde se levou em consideração a

distribuição de materiais já existentes no setor envolvendo a metodologia de diagrama de

fluxo. Foram avaliados os resultados comparando o antes e o depois da realização da

intervenção.

4. Resultados e discussões

A partir da visita e dos estudos realizados com os dados coletados no setor de farmácia

cirúrgica do hospital, foi possível detectar os problemas referentes à coleta dos materiais

solicitados para cada cirurgia. Com base em medições in loco foi descrito o layout do setor,

que está mostrado na Figura 1.

Figura 1 - Layout do setor de farmácia do hospital

Fonte: elaborado pelos autores (2019)

Outro levantamento realizado foi a verificação e análise da forma de solicitação dos materiais.

A figura 2 (a) o modelo formal e figura 2 (b) mostra um exemplo de requisição fora do

modelo padrão.



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Figura 2 - Formulário de requisição utilizado

(a) Modelo de requisição formal (b) Exemplo de requisição não formal


As requisições mostradas na figura 2 foram utilizadas, juntamente com mais duas outras, para

a realização da cronometragem dos tempos de coleta dos materiais, como também do trajeto e

da distância percorrida para o picking de cada requisição. Em relação ao tempo gasto e

distância percorrida têm-se os dados registrados na Tabela 1 e na figura 3.

Tabela 1 - Tempo gasto para o picking das requisições

Medições Tempo gasto

Requisição 01 00:05:30




Horas Total 00:27:19

Média da Horas 00:06:50

Fonte: Elaborado pelos autores (2019)

A Figura mostra a distância percorrida necessária para a coleta dos materiais descritos nas

requisições. O trajeto utilizado no picking está representado pela linha vermelha.

Para essa representação foi selecionado uma requisição típica do setor, mostrado na figura 2

(a).



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Figura 3 - Linhas de fluxo demostradas na cor vermelha


Diante da verificação do fluxo realizado, percebeu-se uma movimentação excessiva

caracterizando um desperdício de tempo e movimentação, pois se percebe um cruzamento

grande das linhas. Então, foi apresentado ao setor uma sugestão de melhoria no picking.

Criou-se um formulário de requisição que considerava o local de armazenamento do material,

com o estoque dividido em áreas A, B, C e D, utilizando como critério de classificação a

proximidade dos itens, na tentativa de promover assim um fluxo mais racional. Também

foram definidas cores para os locais de armazenamento que estariam ligadas a cores no novo

formulário de requisição. O layout demarcado em cores e letras está mostrado na Figura 4 e o

novo formulário está mostrado na Figura 5.

Figura 4 - Layout do setor demarcado em setores indicados por cores




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Figura 5 - Novo formulário de requisição proposto


Para validar a demarcação do layout em cores e o novo formulário de requisição foram

realizadas novas medições das mesmas fichas de requisição utilizadas anteriormente e a

Tabela 2 mostra os novos valores de tempo de coleta.

Tabela 2 - Novos tempos de coleta de materiais com o novo formulário de requisições

Medições Tempo gasto





Total 00:17:23

Média da Horas 00:04:21


Analisando-se os dados de temos de coleta (picking) pode-se notar que houve uma redução

em comparação com os dados dispostos na Tabela 1. Verificando-se o ganho médio de

tempo, vê-se que o valor reduzido foi de dois minutos e vinte e nove segundos em cada

picking. Segundo informações do hospital são realizadas em média 45 cirurgias por dia de

segunda a sábado, tendo-se um total aproximado de 1.080 cirurgias mensais. Como se obteve

uma redução, na amostra estudada, de 2:29 (dois minutos e vinte e nove segundos) de tempo



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de picking, pode-se projetar uma redução de aproximadamente 44h42min (quarenta e quatro

horas e quarenta e dois minutos), por mês, de tempo de coleta de materiais para cirurgias.

Além da medição do tempo foi também verificado o fluxo interno no setor para coleta de

materiais. A nova linha de fluxo relativo à coleta, exemplificada para o mesmo picking, está

mostrada na figura a seguir, na cor azul.

Figura 6 - Nova linha de fluxo de coleta de materiais


Para uma melhor visualização das linhas de fluxo antes e depois, a figura 7 mostra os dois

fluxos na mesma ilustração, sendo a cor vermelha para o fluxo anterior e a cor azul para o

fluxo novo.

Figura 7 - Comparativo dos fluxos antes e depois da implantação da melhoria




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Para quantificar a movimentação dos funcionários do setor para a realização do picking, foi

calculada a distância percorrida, em metros, para a situação da linha vermelha (fluxo antigo) e

da linha azul (novo fluxo). O valor calculado foi de 51,82m na linha de fluxo vermelha e

21,59m para a linha de fluxo azul, mostrando uma redução de movimentação de 30,23m.

Fazendo uma projeção mensal de 1080 cirurgias ter-se-ia no final de um mês uma redução de

32,65km percorridos pelos funcionários do setor para a realização do picking.

Ressalta-se que a disposição dos medicamentos e materiais foi mantida de acordo com o

Manual de Boas Práticas de Armazenamento e Estocagem de Medicamentos do Ministério da

Saúde (1990).

5. Considerações finais

Verifica-se que a intervenção realizada na farmácia do hospital, através da aplicação da

cronoanálise e do diagrama de fluxo trouxeram benefícios em termos de tempo de coleta dos

materiais e também na distância percorrida para a realização do picking. Essas reduções

impactam de forma significativa na redução da fadiga dos funcionários do setor. Outra

questão a ser abordada é que como há uma ordem racional na coleta de materiais e redução da

fadiga, acredita-se que o número de erros de coleta irá reduzir, melhorando a confiabilidade

do processo. Os resultados reforçam a importância de atividades de cursos de engenharia de

produção em interação com organizações, com benefícios para todos os envolvidos.

6. Agradecimentos

A equipe do projeto agradece o apoio da UEMG – Unidade de Divinópolis e também o

Hospital da região que cedeu informações para a realização do trabalho.

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MATIAS, G. de S; LERMEM, F. H., et al. Uma nova abordagem para o planejamento do layout e o registro

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