Arquivologia - Tec Adm - 1 de 1

8/7/2019 Arquivologia - Tec Adm - 1 de 1

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Resumo de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Aula 01Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introduo . ...................................................................................... 01O gerenciamento da informao e a gesto de documentos . ....................02Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao;preservao, conservao e restaurao de documentos. ........................ 22

Bibliografia . ...................................................................................... 30

Introduo

Prezado Aluno,

Bem vindo segunda e ltima aula do Resumo de Arquivologia para TcnicoAdministrativo do MPU.

Hoje iremos tratar dos assuntos gerenciamento da informao e a gesto dedocumentos; tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; auto-mao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

No esquea, participe do Frum de dvidas!

Chega de papo e mos obra...


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f) necessidades de recursos humanos ;

g) escolha das instalaes e equipamentos ;

h) constituio de arquivos intermedirios e permanentes.

4- Implantao e acompanhamento: implementao do plano dearquivo na instituio em conjunto com testes de procedimentos,rotinas, normas, formulrios etc.

A implantao deve ser procedida por um acompanhamento constantedos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedadesou falhas no sistema arquivstico.

Agora, podemos falar da gesto de documentos.

GESTO DE DOCUMENTOS

A gesto documental conceituada pelo art. 3 da Lei n 8.159/91, daseguinte forma: Considera-se gesto de documentos o conjunto deprocedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso,avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a

sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente . Podemos traduzir a definio acima como sendo todas as atividades queenvolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediria,visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Segundo a doutrina, dentro da gesto de documentos destacam-se trs fasesbsicas : produo, utilizao e destinao .

Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos emdecorrncias das atividades de um rgo ou setor . Nessa fase, oarquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentosessenciais administrao, evitando duplicao e emisso de viasdesnecessrias.

Utilizao de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento,classificao, registro, distribuio e tramitao), expedio, organizao earquivamento de documentos em fase corrente e intermediria . Almdisso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes.


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Avaliao e destinao de documentos: compreende a anlise e avaliaodos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seusprazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivopermanente e quais sero eliminados por terem perdido o seu valor para ainstituio.

Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e asfases da gesto de documentos no quadrinho abaixo:

Gesto deDocumentos

Produo

elaborao dos documentos em decorrnciasdas atividades da instituio

criao de documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso

de vias desnecessrias

Utilizao

protocolo, classificao, organizao earquivamento durante a idade corrente eintermediria

normas de acesso documentao e recuperao de informaes

Destinao anlise e avaliao dos documentos (valor) definio de quais sero objeto de arqui-

vo permanente e quais sero eliminados

GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES

No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitiraproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada dedecises, aumentando, assim, a eficincia administrativa.

Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade doarquivo:

1) Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao)2) Expedio3) Arquivamento4) Emprstimo e consulta5) Destinao

ATIVIDADE DE PROTOCOLO

A primeira atividade na gesto de documentos correntes o protocolo .


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Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios satividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocoloexecutam os procedimentos de recebimento, classificao, registro emovimentao dos documentos constituindo verdadeiras portas de entradapara a informao.

Ou seja, o protocolo envolve atividades como recebimento e expedio decorrespondncias, classificao dos documentos recebidos em ostensivos ousigilosos, distribuio de documentos etc.

Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo:sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificao, Registroe Movimentao dos documentos. (para lembrar ReClaReMo)

No protocolo utilizado o instrumento chamado cdigo de classificao, que um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificartodo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exercciode suas funes e atividades.

Ateno : vale a pena destacar que algumas questes do Cespe afirmam que oprotocolo a porta de entrada e de sada dos documentos. Apesar de adoutrina classificar a atividade expedio como sendo distinta da atividadeprotocolo, a expedio executada pelo departamento de protocolo daempresa.

Portanto, cuidado! Se a questo afirmar que o protocolo executa asatividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio(porta de sada) considere-a correta .

Dentre das atividades do protocolo encontra-se a classificao dosdocumentos, nesse ponto, vamos lembrar os documentos ostensivos esigilosos .

A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao noprejudica a administrao. Por outro lado, consideram-se sigilosos osdocumentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia edivulgao.

Nesse contexto, a unidade de protocolo , ao receber documentos, deve:

separar o que de carter ostensivo do que de carter sigiloso(Classificao);


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encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivosdestinatrios (Movimentao);

abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura,

interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso(Classificao); e

encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel(Movimentao).

Observe, ento, que o protocolo deve tomar conhecimento do contedo dedocumentos ostensivos , contudo, no pode tomar conhecimento docontedo de documentos sigilosos.

ATIVIDADE DE AVALIAO E DESTINAO

J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outrostm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentementeutilizados, enquanto outros nem tanto.

Devido a essas diferenas relativas ao valor e frequncia de uso, surge anecessidade de avaliar , selecionar e eliminar os documentos.

Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos,de acordo com seus valores informativo e probatrio.

Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente porserem de importncia vital para a organizao.

Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar deno serem vitais, a informao que contm deve ser preservada emcarter permanente.

Temporrios: podem ser descartados , aps determinado prazo, quandocessa o valor do documento.

evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feitaindiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem serobservados:

importncia do documento com relao aos valores administrativo, fiscalou legal (=primrio) ou informativo, probatrio (=secundrio);


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possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem);

espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento;

prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislaovigente; e

nmero de cpias existentes.

Ainda, segundo o artigo 9 da Lei n 8.159/91, A eliminao de documentosproduzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizadamediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica

esfera de competncia. INSTRUMENTOS DE DESTINAO

Nas atividades de avaliao e destinao, so utilizados os instrumentos dedestinao, que so os atos normativos elaborados pela organizao, nosquais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dosdocumentos.

Os dois principais instrumentos de destinao so:

Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentosdevem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ourecolhidos aos arquivos permanentes. Alm disso, estabelece oscritrios para recolhimento no arquivo permanente e eliminao .

Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderiaestar definido que os cartes de ponto deveriam ser conservados porsete anos no Servio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratosde prestao de servios de limpeza deveriam ser conservados emcarter definitivo no arquivo permanente.

Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica dedocumentos a serem eliminados de uma s vez e que necessita seraprovada pela autoridade competente.

Agora, vamos ver como so utilizados os instrumentos de destinao dentro darotina para a destinao de documentos na fase corrente que engloba as

seguintes atividades:


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1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados deacordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade;

A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, apartir de prazos e critrios para recolhimento e eliminao.

2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;

Para proceder com a destinao preciso verificar, na tabela detemporalidade, os prazos de guarda estabelecidos.

3. registrar os documentos a serem eliminados;

As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a seremeliminados.

4. proceder eliminao;

O ato de eliminar os documentos tambm faz parte da fase de destinao.

5. elaborar termo de eliminao;

O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro deinformaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo deguarda.

6. elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; e

De forma semelhante lista de eliminao, existem as listas detransferncia (documentos destinados fase intermediria) e as listas derecolhimento (documentos destinados fase permanente).

Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia.

7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio.

Permitir que os documentos passem ao arquivo intermedirio tambm fazparte da fase de destinao.

ARQUIVAMENTO

O Arquivamento consiste no conjunto de operaes destinadas aoacondicionamento e ao armazenamento de documentos .


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Obs.: Acondicionamento so as formas de embalagem ou guarda dedocumentos visando sua preservao e acesso.

Antes de falar sobre o arquivamento e suas tcnicas, temos que lembrar que agesto de documentos composta por trs grandes fases:

1. Produo ; 2. Utilizao; e 3. Avaliao e Destinao .

Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como asdiferentes atividades esto distribudas entre as fases:

Observando a figura acima, possvel perceber que o ciclo de gesto dearquivos um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produo),desenvolvimento (utilizao) e morte (avaliao e destinao).

Nesse contexto, dentro da fase de utilizao que a maioria das funes dodocumento so exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado,consultado etc.).

A atividade de arquivamento representa o conjunto das operaes destinadasao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

Dessa forma, antes de arquivar, preciso classificar, ou seja, analisar eidentificar o contedo dos documentos, selecionando a categoria de assuntosob a qual devem ser arquivados e determinando o cdigo para a suarecuperao.


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O arquivamento uma das atividades mais importantes dentro da gestoarquivstica, pois fundamental para a organizao ser capaz de armazenarsuas informaes e recuper-las no momento desejado.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodolgica emecnica, em relao qual os documentos devem ser organizados. Ou seja,todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejameficientemente arranjados. Os problemas que a instituio pode enfrentar noso inerentes ao sistema em si, mas so devidos a escolhas erradas, frente scaractersticas e necessidades dessa instituio.

Nesse contexto, importante que o mtodo de arquivamento escolhido estejaalinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, os

mtodos de arquivamento so determinados pela natureza dos documentos aserem arquivados e pela estrutura da entidade.

Antes de entrar em cada um dos mtodos de arquivamento, importanteressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca do documento feitadiretamente no local onde se acha guardado.

Por exemplo, se voc procura por um documento endereado ao Joo eos documentos esto organizados alfabeticamente basta ir letra J para encontr-lo.

Sistema indireto aquele em que, para se localizar um documento, preciso, antes, consultar um ndice ou cdigo .

Os principais mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandesclasses: mtodos bsicos e mtodos padronizados .

Os mtodos bsicos so os mais utilizados e so baseados nos elementos deordenao como o nome, local, nmero, data e assunto.

J, os mtodos padronizados utilizam outros elementos de ordenao (p.ex.:cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessrios especiais para suaorganizao.


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Listamos abaixo os principais mtodos de arquivamento:

MtodosBsicos

AlfabticoGeogrfico

NumricoSimplesCronolgicoDgito-terminal

Ideogrficos(Assunto)

Alfabticos EnciclopdicoDicionrio

NumricosDuplexDecimalUnitermo

MtodosPadronizados

VariadexAutomticoSoundexMnemnicoRneo

Dentre os mtodos de arquivamento o mtodo alfabtico o mais simplesde todos e o mais cobrado em provas.

Esse mtodo direto , e tem como elemento principal o nome . As fichas epastas so dispostas na ordem alfabtica, respeitando as regras gerais dealfabetao e ordenao (falaremos adiante sobre essas regras).

Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aosdemais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volumede documentos muito grande , devido ao cansao visual que pode causar.

Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras dealfabetao . Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre osmtodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso.

So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois amaioria delas bem intuitiva):

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois

o prenome.

Barbosa, Joo


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Cabral, PedroAnbalBernardo

Ateno : quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordemalfabtica do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados porhfen no se separam.

Castelo Branco, VitorMonte Alegre, CarlosVilla-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou Soseguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um

substantivo.

Santa Rita, FlviaSo Paulo, CarlosSo Pedro, Felipe

4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificaode sobrenomes iguais.

Silveira, R. Sil-veira, RicardoSilveira, Roberto

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no soconsiderados.

Albuquerque, Rosana d Almeida, Pedro deCouto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome,mas no so considerados na ordenao alfabtica.

Costa Filho, Jorge da

Costa Neto, Jorge Damas-ceno Sobrinho, Carlos


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Ateno : os graus de parentesco da alfabetao s sero consideradosquando servirem de elemento de distino.

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps onome completo, entre parnteses.

Helena, Maria (Doutora)Marques, Armando (Juiz)Marques, Slvia

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvonos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11)

Boy, JohnFreud, SigmundJung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. Omais comum consider-las como parte integrante do nome quandoescritas com letra maiscula.

Capri, Guilio diDe Penedo, EstebanDu Pont, CharlesOBrian, Michael

Ateno : muito cuidado para no confundir com a regra 5.

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Arco y Molinero, Angel delOviedo y Baos, Jos dePina de Mello, Francisco deRios, Antonio de los

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes soregistrados como se apresentam.Li Xian XinLi YutangYong Po Yuan

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se


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considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposiesque os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigossejam colocados entre parnteses aps o nome.

Colegial (A)EmbratelFundao Getlio VargasLibrary of Congress (The)Monte Verde Peas e Acessrios

13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias eassemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extensodevero aparecer no fim, entre parnteses.

Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV)Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo)Congresso de Geologia (3)

Alm das regras de alfabetao, temos que ter em mente as regras deordenao . Podemos ordenar os itens de duas formas:

1. Letra por letra

Monte ClaroMonte DouradoMonteiroMonte Triste

2. Palavra por palavra

Monte ClaroMonte DouradoMonte TristeMonteiro

Outro mtodo bsico de arquivamento, muito cobrado em provas odenominado geogrfico .

um mtodo direto , cujo elemento principal o local .

Esse mtodo pode ser ordenado de duas formas:


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1. Nome do estado, cidade e correspondente

Amazonas Manaus (capital) LuizRio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) LuizRio de Janeiro Campos AlbertoRio de Janeiro Campos LuizSo Paulo Lorena LuizSo Paulo So Jos dos Campos Souza, Carlos

Ateno : as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente soutras cidades de um mesmo estado.

2. Nome da cidade, estado e correspondente

Campos Rio de Janeiro AlbertoCampos Rio de Janeiro LuizLorena So Paulo LuizManaus (capital) Amazonas LuizRio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro LuizSo Jos dos Campos So Paulo Souza, Carlos

Ateno : a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao.

Por ltimo, vamos falar sobre o mtodo ideogrfico (=por assunto). Essemtodo tem como elemento principal o assunto .

Exemplo: Admisso de PessoalAssistncia JurdicaImveis

Ateno: No podemos confundir assunto com os tipos fsicos dos

documentos (espcies documentais), como correspondncias, memorando,telegramas e relatrios. Estes podem at servir de subdiviso auxiliar,contudo, no so assuntos.

Exemplo: Admisso de PessoalAssistncia Jurdica

- Correspondncias- Pareceres

Imveis

Da mesma forma, no podemos confundir assunto com a procedncia dosdocumentos , que pode, no mximo, ser utilizada como subdiviso.


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Exemplo: Admisso de Pessoal- Departamento de Vendas- Fbrica Alvorada- Fbrica PrimaveraAssistncia Jurdica Im-

veis

Ateno : no existe um esquema padronizado de classificao por assunto,cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seuprprio plano de classificao.

Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os

tipos de arquivamento.A posio em que so dispostos fichas e documentos distinguir os tipos dearquivamento em horizontal e vertical .

No tipo horizontal, os documentos so colocados uns sobre os outros earquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse mtodo muito utilizadopara arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivospermanentes (onde a frequncia de uso menor).

Note que para consultar qualquer documento necessrio retirar os que seencontram sobre ele, dificultando a localizao rpida das informaes poresse motivo, o uso do arquivamento horizontal desaconselhvel na fasecorrente dos arquivos (onde a frequncia de uso maior).

J o arquivamento vertical caracterizado pela disposio dos documentos umatrs do outro, permitindo a rpida consulta, sem necessidade de removeroutros documentos.

GESTO DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS INTERMEDIRIOS EPERMANENTES

Na fase de avaliao e destinao , os documentos so analisados em funodo valor e da frequncia de uso. Essas duas variveis definem qual ser odestino do documento: transferncia para o arquivo intermedirio,recolhimento para o arquivo permanente ou eliminao.


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O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:

Valor Frequncia de uso Destino

com valor primrio alta permanece no arquivocorrente

com valor primrio baixa transferncia para oarquivo intermedirio

sem valor primrio, mascom valor secundrio baixa

recolhimento para oarquivo permanente

sem valor primrio esecundrio eliminao -

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, atagora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo,so bem diferentes: transferncia e recolhimento .

Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio.

Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.

Obs.: Tambm caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediriopara o permanente.

Enfim, se o destino do documento o arquivo permanente estamos tratandode recolhimento, se for o arquivo intermedirio estamos falando detransferncia.

Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias:permanente e peridica .

A transferncia permanente ocorre em intervalos irregulares e exige,quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que odocumento dever ser transferido.

A transferncia peridica , por sua vez, ocorre em intervalosdeterminados , ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos:

1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio sorecolhidos diretamente para o arquivo permanente , sem passarpelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que recolhimento .


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2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipaou mtodo do ciclo): os documentos so transferidos para o arquivointermedirio , onde permanecem por determinado perodo e,finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para oarquivo permanente.

3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreendidosentre um intervalo de datas (mnimo e mximo) so transferidospara o arquivo intermedirio.

Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para oarquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo,

recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.Importante! Perceba que recolhimento um tipo de transferncia .Cuidado, pois a banca pode tentar confundir voc.

Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver:

Transferncia

Permane nte(intervalos irregulares)

Peridica(intervalosdeterminados)

uma etapa(=recolhimento)

recolhidos diretamentepara o arquivo permanente

duas etapaspassam, primeiramente,pelo limbo (arquivointermedirio)

mnimo emximo

quando compreendidosentre um intervalo de datas(mnimo e mximo), sotransferidos para o arquivointermedirio

Prazos de guarda

Esse assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Os prazos deguarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos deveroser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quaisa destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente oueliminao).


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Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades decada documento , determinam os prazos em que os documentos devem sermantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivospermanentes ou eliminados.

Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade evariam de acordo com o tipo de documento em questo.

Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficararmazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dosempregados.

Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais.

ADMINISTRAO DO ARQUIVO PERMANENTE

Os arquivos passam por uma evoluo que os afasta cada vez mais de seuobjetivo primrio, diminuindo seu valor primrio (=administrativo, legal oufiscal) e aumentando seu valor secundrio (=informativo, probatrio, histricoou cultural).

Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podemconstituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda asociedade.

nesse estgio que surge o arquivo permanente .

A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar,descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custdia.

De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem serclassificadas em quatro grupos:

Arranjo: consiste na reunio e ordenao adequada dos documentosno arquivo permanente.

Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizaodos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgao .

Conservao: medidas de proteo dos documentos e do seu lugar deguarda.

Referncia: consiste nas polticas de acesso e uso dos documentos.


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Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em ummnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar?

Descrio Conservao Referncia Arranjo

A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez maiscomplexa que a de arquivos correntes e intermedirios.

A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrardocumentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivisesadministrativas e de numerosos funcionrios individuais.

Lembra quando falamos sobre centralizao e descentralizao de arquivos

correntes?Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois oresultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivoscorrentes e intermedirios.

Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-sesempre levar em considerao o princpio da provenincia (=princpio dorespeito aos fundos) que afirma que o arquivo produzido por uma entidadecoletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturadoaos de outras entidades produtoras .

O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faznecessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cadafundo.

A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cadasituao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios.

1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentosprovenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos .

Por exemplo, seria constitudo um fundo para cada rgo : Ministriode Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agnciaNacional de Energia Eltrica ANEEL etc.

2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordocom sua semelhana temtica , provenientes de diversas fontes

geradoras de arquivo.


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Por exemplo, poderamos constituir um nico fundo relacionado atividade comum a todos os rgos : Energia (Ministrio de Minas eEnergia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional deEnergia Eltrica ANEEL etc.)


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Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem;automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.

J vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquergnero (=a configurao que assume um documento, dependendo do sistemade signos utilizados na comunicao de seu contedo). Ou seja, o documentopode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc.

O arquivo tambm composto de documentos que podem ser confeccionadospor diversos tipos de material, sobre os quais as informaes so registradas(=suporte).

So exemplos disso: papel, filme, disco tico, disco magntico etc. Destes,daremos especial ateno a um tipo especfico de suporte, o microfilme.

Para que voc no confunda os gneros de documentos. Vamos ajud-lo arecordar os mais importantes:

escritos ou textuais : textos manuscritos, datilografados ou impressos;

cartogrficos : representaes geogrficas, arquitetnicas ou deengenharia (mapas, plantas, perfis etc.);

iconogrficos : suporte sinttico, em papel emulsionado, comofotografias, diapositivos, desenhos etc.;

filmogrficos : pelculas cinematogrficas e fitas magnticas deimagens, com ou sem sonorizao, contendo imagens em movimento;

sonoros : registros fonogrficos (discos e fitas magnticas);

microgrficos : documentos resultantes de microrreproduo deimagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e

informticos : tratados e armazenados em sistemas computacionais(disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).

Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode seralterado devido a questes funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo,podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espao ougarantir a preservao de originais passveis de destruio.


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Nesse sentido, preciso observar que a adoo de recursos tecnolgicos paraalterao do suporte da informao requer a observncia de determinadoscritrios:

1. questes legais concernentes alterao do suporte , observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, asespecificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislaobrasileira e por organismos internacionais;

2. capacidade de recuperao das informaes antes e depois deprocessar a alterao do suporte;

3. custo da operao ;

4. definio da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade dareproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao ;

5. existncia de depsitos e equipamentos de segurana que venham agarantir a preservao do novo suporte .

Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudoda viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaoe recursos financeiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais eacessrios necessrios.

Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem comoas condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes.

Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuaisalteraes de suporte documental.

MICROFILMAGEM

A microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento emformato microgrfico (microfilme ou microficha).

A primeira e mais importante razo para justificar o uso da microfilmagem aeconomia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma formamaior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem deum documento qualquer.

Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos:


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economia de espao; acesso fcil e rpido; segurana e garantia da confidencialidade das informaes; e durabilidade.

A regulamentao desse processo reprogrfico est na Lei n o 5.433/68 e noDecreto n o 1.799/96. A prpria legislao trs a definio de microfilme e doprocesso de microfilmagem:

O art. 1 da Lei n o 5.433/68 fala que: autorizada, em todo o territrionacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados,estes de rgos federais, estaduais e municipais.

J o art. 1 do Decreto no

1.799/96 traz que: A microfilmagem, em todoterritrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968,abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e emqualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo,Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dosEstados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ouprivados, de pessoas fsicas ou jurdicas.

O mesmo decreto define no art. 2 que: Entende-se por microfilme, para finsdeste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, dedocumentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, emdiferentes graus de reduo .

Outra disposio importante diz respeito possibilidade ou no da eliminaodo documento depois de microfilmado, veja o que dizem os arts. 11 e 13 doDecreto n o 1.799/96: Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo,podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendopermitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final.

(...)

Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda perman-ente,no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos aoarquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgodetentor.

Ou seja, mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critriosestabelecidos de eliminao e guarda permanente. A microfilmagem no

autoriza por si s a eliminao do documento.


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Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documentomicrofilmado, veja o que diz o art. 1, 1, da Lei n o 5.433/68: Osmicrofilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e ascpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmosefeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (grifo nosso)

Ou seja, os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dosoriginais.

PRESERVAO E CONSERVAO DOCUMENTAL

Os documentos podem sofrer degradao causada por diversos agentes,normalmente classificados em:

FSICOS luminosidade, temperatura, umidade etc.

QUMICOS acidez do papel, poluio atmosfrica, tintas etc.

BIOLGICOS insetos, fungos, roedores etc.

AMBIENTAIS ventilao, poeira etc.

Assim, o arquivo permanente, alm da guarda, deve se preocupar tambmcom a preservao dos documentos da instituio, de forma a garantir que osvalores secundrios (histrico e cultural, probatrio e informativo), inerentes aessa idade do arquivo, no sejam perdidos.

A preservao de documentos envolve trs atividades: conservao,armazenamento e restaurao .

O principal objetivo da conservao estender a vida til dosdocumentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estadofsico em que foram criados.

O armazenamento a guarda ou acondicionamento de documentosem depsitos.

J, a restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ouseja, a legibilidade do documento.

A preservao dos documentos se d por meio de adequado controle ambiental

e tratamento fsico ou qumico, desta forma, procura-se prevenir adeteriorao dos documentos.


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Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criaoe manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao,compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade doar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica,procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos porgua.

H uma srie de tratamentos e tcnicas que podem ser utilizadas naconservao dos documentos. Sendo as quatro principais operaes deconservao : desinfestao, limpeza, alisamento, restaurao ou reparo.

Desinfestao : Processo de destruio ou inibio da atividade deinsetos.

Higienizao ou limpeza : Retirada, por meio de tcnicas apropriadas,de poeira e outros resduos.

Alisamento : consiste em colocar os documentos em bandejas de aoinoxidvel e exp-los ao do ar com forte percentagem de umidade,durante uma hora e, em seguida, pass-los a ferro, folha por folha.

Restaurao ou reparo : Conjunto de procedimentos especficos pararecuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

Ateno : apesar de alguns autores considerarem restaurao comoatividade distinta da conservao, o Cespe considera essa atividadecomo parte da conservao de documentos.

Podemos citar ainda outras tcnicas:

Climatizao : Processo de adequar, por meio de equipamentos, atemperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis

preservao dos documentos. Desacidificao : Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a

um mnimo de 7, com vistas sua preservao.

Encapsulao : Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas soseladas.

Fumigao : Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmenteem cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos,fungos e outros microorganismos.


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A conservao est diretamente relacionada ao local de guarda dosdocumentos e s variveis climticas aos quais esto submetidos.

No importante para voc entrar em detalhes tcnicos de como conservardocumentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, narealidade, so bem intuitivos.

Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimnia),enquanto que a luz do dia deve ser evitada , pois acelera odesaparecimento da tinta e enfraquece o papel.

Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito

midos causam o aparecimento de mofo, o ideal uma umidadeintermediria (45%-60%).

Temperatura: no deve sofrer muitas oscilaes ambientes muitoquentes podem destruir a fibra do papel.

Ou seja, o ideal sempre o meio termo: nem muito frio, nem muito quente;nem muito seco, nem muito mido. A nica exceo a luminosidade, quesempre deve ser pouca.

RESTAURAO DE DOCUMENTOS

Esse um assunto no muito cobrado, contudo, vamos dar uma passadarpida em alguns dos vrios mtodos existentes para restaurar documentos.

O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel aoenvelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente mofo,pragas, gases, manuseio sem que advenha prejuzo quanto legibilidade eflexibilidade, e sem que aumento o volume e o peso.

Vamos uma breve descrio dos principais mtodos de restaurao (no sepreocupe em gravar os detalhes de cada um, mas apenas quais so osmtodos de restaurao):

Silking

Esse mtodo utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de

adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto alegibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelosraios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados . , no


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entanto, um processo de difcil execuo e cuja matria-prima de altocusto.

Banho de gelatina

Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, oque aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade eflexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas einfravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que manual, tornam-se suscetveis ao ataque de insetos e fungos ,alm de exigir habilidade do executor.

Tecido

Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino,aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentadaconsideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque deinsetos e fungos , impede o exame pelos raios ultravioletas einfravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e flexibilidade .

Laminao

Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com umafolha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sobpresso e temperatura elevada.A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradassem a perda da legibilidade e da flexibilidade , tornando-o imune ao de fungos e pragas . Qualquer mancha resultante do uso pode serremovida com gua e sabo.

O volume do documento reduzido, mas o peso duplica . Aaplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcilobteno. O material empregado na restaurao no impede apassagem dos raios ultravioletas e infravermelhos . Assim, ascaractersticas da laminao so as que mais se aproximam domtodo Ideal .

Laminao manual

Utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora noempregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Esta,

ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camadasemiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com opapel de seda.


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A laminao manual, tambm chamada de laminao com solvente,oferece grande vantagem queles que no dispem de recursospara instalar equipamentos mecanizados .

Encapsulao

Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplorevestimento. O documento colocado entre duas lminas de polisterfixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre odocumento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando odocumento solto dentro das duas lminas.

A encapsulao considerada um dos mais modernos processos derestaurao de documentos.

Com isso terminamos nosso Resumo, esperamos que voc tenha gostado.

No esquea estaremos com o Frum aberto at a semana seguinte realizao da prova, qualquer dvida aparea por l.

Um grande abrao,

Davi e Fernando.


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Bibliografia

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro deTerminologia Arquivstica.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Riode Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes).

Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro,Ed. FGV, 2005.

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