Auditorias a Sistemas de Gestão na Construção com … · Ai = 0, 1 or 2 significa um Pedido de...

Auditorias a Sistemas de Gestão na Construção Setembro 2014

Luís Alves Dias; Nuno Marques de Almeida 1

Set 2014 Luís Alves Dias, Nuno Marques de Almeida

Auditorias a Sistemas de Gestão

na Construção com base na norma

NP EN ISO 19011:2011

Set 2014

Set 2014 Luís Alves Dias, Nuno Marques de AlmeidaSet 2014 Luís Alves Dias, Nuno Marques de Almeida

Auditorias: Conceitos fundamentais (1/3)

NP EN ISO 19011:2012 (ISO 19011:2011)

Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão

Set 2014

Aplicabilidade:

• auditorias a sistemas de gestão de diferentes tipos (devem ser asseguradas competências específicas)

• gestão de programas de auditorias





ISO 19011:2011

Guidelines for auditing management systems

NP EN ISO 19011:2012

Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão

A nova versão da ISO 19011 é aplicável a:

• auditorias a sistemas de gestão de diferentes tipos (devem ser asseguradas competências específicas)

• gestão de programas de auditorias

1970

1980

1990

2000

2010

ILO OSH 2001

ISO 10006

ISO 14010 14011 14012

ISO 10011

ISO 9001

ISO 31000

ISO 19011

ISO 17021

ISO 14001

1

2ISO/CASCO

Legenda:

Normas de princípios, directrizes e sistemas de gestão

Referenciais para avaliação da conformidade

Revisão de norma

1

2

ISO 26000

ISO 55001ISO

45001


Inspecção

Avaliação da conformidade através da observação e julgamentoacompanhado, quando apropriado, por medição, ensaio ou aferição.

Auditoria

Processo sistemático, independente e documentado para obterevidências, e avaliá-las objectivamente para determinar o grau decumprimento dos critérios da auditoria.

Auditado

Organização objecto da auditoria.

Cliente da Auditoria

Organização ou pessoa que requer uma auditoria.






Programa de Auditorias (Audit Program)

Preparativos para conjunto de uma ou mais auditorias a realizar num dado período e para um fim específico.

Critérios da Auditoria (audit criteria)

Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos para comparação com evidências recolhidas.

Âmbito de uma Auditoria (audit scope)

Extensão e limites da auditoria.

Evidências da Auditoria (audit evidences)

Registos, afirmações factuais ou outra informação relevante (verificável) para a auditoria.

Constatações da Auditoria (audit findings)

Resultados da avaliação das evidências recolhidas face aos critérios da auditoria.

Conclusões da Auditoria (audit conclusions)

Resultados finais de uma auditoria após consideração dos objectivos e de todas as constatações da auditoria.

Plano da Auditoria (Audit Plan)

Descrição das actividades e preparativos de uma auditoria.


Equipa Auditora e Assistentes

Equipa Auditora

Um ou mais auditores que conduzem uma auditoria, um dos quais é designado como Coordenador da Auditoria.

Auditor Coordenador

Designado pelo Cliente da Auditoria

Auditores

Pessoas qualificadas e competentes para conduzir auditorias.

Assistentes da Equipa Auditora

Pessoas que actuam apenas a pedido dos auditores.

Peritos técnicos

Pessoas com conhecimentosespecíficos ou experiência emrelação ao objecto de auditoria.

Guias

Pessoas que poderão estabelecercontactos com o auditado, prepararvisitas, assegurar condições desegurança da equipa auditora, etc..

Observadores

Pessoas que apenasacompanham a auditorianão podendo influenciar ouinterferir nela.

Auditores em formação




Princípios das auditorias

1.Integridade (honestidade, diligência, responsabilidade, respeito pela legislação aplicável, demonstração de competência...)

2.Apresentação justa (informar com verdade e rigor, incluindo obstáculos encontrados e divergências de opinião não resolvidas entre auditor e auditado, …)

3.Devido cuidado profissional (aplicação de diligência e discernimento na auditoria)

4.Confidencialidade (segurança da informação)

5.Independência (livre de conflitos de interesses; imparcialidade; objetividade)

6.Abordagem baseada em evidências (método racional para chegar a conclusões confiáveis e reprodutíveis; evidências são verificáveis e baseadas em amostras da informação disponível)


Tipos de auditorias quanto à entidade que a realiza ou manda realizar

ExternaInterna

Tipos de Auditorias (1/2)

Terceira parteRealizada por entidades independentes à Organização para fins regulamentares ou

similares e certificação (concessão, acompanhamento e renovação)

Segunda parteRealizada pelos clientes ou outras partes interessadas na Organização,

podendo recorrer a pessoas exteriores

Auditorias combinadasAuditorias realizadas simultaneamente a dois ou mais sistemas de gestão de diferentes disciplinas.

Auditorias conjuntasAuditorias realizadas à mesma Organização por 2 ou

mais entidades em cooperação.

Primeira parteRealizada pela própria Organização,

podendo recorrer a pessoas exteriores (para revisão pela

gestão ou outros fins internos)




Anos0 1 2 3

Dono da Obra

Empreiteiro A

Empreiteiro B

Subempreiteiro B1

Sub-subempreiteiroB1.1

Sub-subempreiteiroB1.2

Subempreiteiro B…

Sub-subempreiteiroB…

Fornecedor B…Empreiteiro ...

1ª

1ª

1ª

1ª

1ª

2ª

2ª

2ª

2ª

3ª3ª 3ª

3ª

3ª

Implementação SG Auditorias anuais de Acompanhamento

Auditoria deConcessão

Auditoria de Renovação

Auditoria de Seguimento: Após qualquer destas auditorias, caso necessário.

Entidade Acreditada (EA) (externa independente) para Certificação de SG

EA2

EA1

SG2

SG1

Auditoria Combinada

AuditoriaConjunta

Tipos de Auditorias (2/2)


Conceito do risco da auditoria

Alocação prioritária dos recursos do programa de auditorias a matérias significativas, tendo em conta:

• dimensão e natureza da(s) organização(ões) auditada(s)• natureza, funcionalidade, complexidade e nível de maturidade do(s) sistema(s)

de gestão auditado(s)

Ex: recursos direccionados para características chave da qualidade da obra acabada, principais perigos para a segurança e saúde dos trabalhadores, aspectos ambientais significativos do estaleiro e o seu controlo.

Auditorias a obras de construção

Auditorias baseadas no risco (risk-based auditing)




Processo de auditoria a uma obra (primeira e segunda parte)

Preparaçãoda auditoria

• Análise dos documentos (CE, PQ, PA, CP, PSS, outros DOCs relevantes)• Plano da Auditoria (planificação das actividades da auditoria)• Lista de verificação preliminar (baseado em "Template Checklist")

• Análise dos documentos (CE, PQ, PA, CP, PSS, outros DOCs relevantes)• Plano da Auditoria (planificação das actividades da auditoria)• Lista de verificação preliminar (baseado em "Template Checklist")

Execuçãoda auditoria

• Reunião de abertura (formal)• Auditoria in situ (observação de trabalhos, análise de registos, entrevistas) • Reunião de conclusão (formal)

• Reunião de abertura (formal)• Auditoria in situ (observação de trabalhos, análise de registos, entrevistas) • Reunião de conclusão (formal)

Relatórioda auditoria

• Descrição das actividades efectivamente realizadas;• Informação das não conformidades / não cumprimentos observados; • Seguimento das actividades (plano de correcção/prevenção e / ou auditoria

de seguimento)

• Descrição das actividades efectivamente realizadas;• Informação das não conformidades / não cumprimentos observados; • Seguimento das actividades (plano de correcção/prevenção e / ou auditoria

de seguimento)

Template checklist

‐ Checklist resumo;

‐ Checklist detalhada.

Fluxograma de auditoria detalhado?


Preparação da

Auditoria



Set 2014 Luís Alves Dias, Nuno Marques de AlmeidaSet 2014 Luís Alves Dias, Nuno Marques de Almeida15

Plano da AuditoriaConteúdo

(Deve ser flexível para permitir alterações durante o progresso da auditoria)

1 - Objectivos da auditoria;

2 - Âmbito da auditoria, incluindo identificação das unidades e processos a auditar;

3 - Critérios da auditoria e documentos de referência;

4 - Locais, datas, horário e duração estimada das actividades da auditoria, incluindo reuniões;

5 - Método da auditoria, incluindo extensão da amostra necessária (plano caso necessário);

6 - Funções e responsabilidades dos membros da equipa auditora, guias e observadores;

7 - Alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria;

Outros:

- Identificação do representante do auditado;

- Idioma de trabalho e reporte;

-Tópicos do relatório da auditoria (ex: formato e estrutura, datas prevista de conclusão e distribuição,…);

- Logística e comunicações (deslocações, infra-estruturas locais,...);

- Medidas relacionados com o risco da auditoria (incertezas no cumprimento dos objectivos da auditoria);

- Confidencialidade e segurança da informação;

- Acções de seguimento (auditorias anteriores, auditoria planeada).

- Coordenação com outras atividades de auditoria (caso auditoria conjunta); Exemplo de Plano de Auditoria ?


(1) Lei C NC 0 1 2 3 4 5 Ei (4)N.º

INFO (5)

(Ai) (3) Avaliação Ponderada

Wk(2)

(1-5)

Apreciação

ExternaLista de verificação InternaDOCs Ref.

Totais: --> ------------------------ ---

--> --- <--

(E %):

Notas:(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Ai = Apreciação de cada elemento i classificado entre 0 e 5: Ai = 0 significa "absolutamente não" ou "não conformidade"; Ai = 5 significa "absolutamente sim" ou "conformidade plena".

Ref. DOCs = Documentos de referência pode ser um artigo, cláusula ou requisito de uma lei, norma, contrato, etc..

Se a Ref. DOC é uma lei, então deve assinalar-se um "X" na coluna "Lei". Neste caso, para uma classificação inferior a 5, o número de pontos na apreciação é reduzido a metade .

Wi = Peso do elemento i classificado entre 1 e 5: Wi = 1, significa "menos importante"; Wi = 5, significa "absolutamente importante"

Ai = 0, 1 or 2 significa um Pedido de Acção Correctiva e/ou Preventiva (RCA) que a Organização deveria implementar.

Ai = 3 or 4 significa uma Recomendação de Oportunidade de Melhoria (RIO) que a Organização deveria avaliar a necessidade ou interesse de rever o elemento.

Ei = Número total de pontos de cada elemento i . O total de pontos dos elementos que requerem uma resposta "não/sim" são relacionados com a avaliação do respectivo conteúdo.

N.º de PACs N.º de ROMsPAC - Pedido de Acção Correctiva; ROM - Recomendação de Oportunidade de Melhoria

INFO - Um número de referência (sequencial) nesta coluna significa a referência de um documento que suporta a avaliação, isto é, evidências recolhidas, notas, comentários, etc..

Quando um "X" é registado nesta coluna, significa que foi recebida uma informação ou constatação de um facto não tendo sido efectuada uma avaliação ou confirmação.

Avaliação da Auditoria

Modelo de lista de verificação/comprovação

Fontes de recolha de informação

• Observação das actividades em curso (visita à obra);

• Análise de documentos (verificação de registos);

• Entrevistas a pessoas da Obra (pessoas-chave).

(Pontuação e avaliação de AT ?)




Sistema de Pontuação

Pontos Sistema de pontuação

• Absolutamente “sim"; conformidade/cumprimento pleno;

• Satisfação plena dos documentos de referência e/ou mesmo excedendo‐os.

• Absolutamente “sim"; conformidade/cumprimento pleno;

• Satisfação plena dos documentos de referência e/ou mesmo excedendo‐os.5

• Conformidade/cumprimento parcial; recomendação para oportunidade de melhoria;

• Satisfaz os principais (excedendo o mínimo) requisitos dos documentos de referência.


• Satisfaz os principais (excedendo o mínimo) requisitos dos documentos de referência.4


• Satisfaz os requisitos mínimos dos documentos de referência (incluindo a legislação).


• Satisfaz os requisitos mínimos dos documentos de referência (incluindo a legislação).3

• Não conformidade/cumprimento parcial; necessárias correcções;

• Avisos verbais ou escritos podem ser aplicados.


• Avisos verbais ou escritos podem ser aplicados.2


• Avisos escritos, multas e/ou paragem de trabalhos podem ser aplicados.


• Avisos escritos, multas e/ou paragem de trabalhos podem ser aplicados.1

• Absolutamente "não"; absolutamente não conformidade/cumprimento;

• Avisos escritos, multas, paralização de trabalhos e/ou acções legais podem ser aplicados.

• Absolutamente "não"; absolutamente não conformidade/cumprimento;

• Avisos escritos, multas, paralização de trabalhos e/ou acções legais podem ser aplicados. 0

Nota: Um “documento de referência” inclui uma lei ou regulamento (obrigatório a nível nacional ou local) e qualquer outro documento aplicável ao caso em consideração (ex. Uma exigência do SG‐SST que pode ser obrigatório para a obra em

consideração através das especificações da obra mas não a nível nacional ou local).


Execução da

auditoria




Reunião de Abertura

Elementos para a Reunião de Abertura (1/2)

1 - Apresentação dos participantes, incluindo observadores e guias, e resumo das suas funções;

2 - Confirmação dos objectivos da auditoria, âmbito e critérios;

3 - Confirmação do plano da auditoria (dias e horas de reunião, alterações de última hora,…);

4 - Apresentação dos métodos na condução da auditoria, referindo que a auditoria se baseia numa

amostragem da informação (isto é, não se pode deduzir que o que não foi visto está conforme);

5 - Introdução aos métodos de gestão dos eventuais riscos relacionados com a presença da equipa auditora

6 - Confirmação dos canais de comunicação formais entre a equipa auditora e o auditado

7 - Confirmação da língua de trabalho

8 - Confirmação de que o auditado será informado do progresso da auditoria durante a mesma

9 - Confirmação que os recursos e infra-estruturas necessárias estão disponíveis;

…

OBJECTIVOS: a) Confirmar acordo de todas as partes quanto ao plano da auditoria; b) introduzir a equipa

auditora; c) garantir que todas as atividades de auditoria planeadas podem ser realizadas


Reunião de Abertura

Elementos para a Reunião de Abertura (2/2)

…

10 - Confirmação de assuntos relacionados com a confidencialidade e a segurança da informação

11 - Confirmação dos procedimentos de segurança, saúde e emergência relevantes para a equipa auditora;

12 - Informação do método de reporte das constatações, incluindo graduação das não conformidades;

13 - Informação sobre as condições em que a auditoria pode ser terminada (p. ex. mau tempo);

14 - Outras informações (sobre a reunião de conclusão, sobre como lidar com constatações durante ou após a

auditoria, incluindo reclamações ou recursos, …).

OBJECTIVOS: a) Confirmar acordo de todas as partes quanto ao plano da auditoria; b) introduzir a equipa

auditora; c) garantir que todas as atividades de auditoria planeadas podem ser realizadas




Identificação de equipamento de apoio

na obra

Controlo grua-torre?


Identificação de acessórios autonomizáveis

do EQ na obra

?

?

Evitar …

Preferível …

(capacidade máxima na manga.)

?

?




Reunião de Conclusão

OBJECTIVOS:

1 - Apresentar as constatações e as conclusões da auditoria de forma que sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado;

2 - Apresentar recomendações para melhoria, caso tal tenha sido especificado nos objectivos da auditoria (as medidas recomendadas não têm um carácter obrigatório)

3 - Informar o auditado sobre situações encontradas durante a auditoria que podem reduzir a confiança nas conclusões apresentadas;

4 - Discutir e resolver divergências nas constatações e/ou conclusões da auditoria (caso não sejam resolvidas, ambas as opiniões deverão ser registadas);

5 - Acordar, caso aplicável, prazo para o auditado apresentar um Plano de Ações relacionado com as constatações da auditoria (ex: medidas correctivas e preventivas);

6 - Agradecimento pela colaboração prestada por todos.

PARTICIPANTES:

a) Cliente da auditoria, caso deseje;

b) Representantes do auditado, (gestores/directores responsáveis pelas funções ou processos auditados);

c) Outras partes interessadas na auditoria.


Reunião de Conclusão

OBJECTIVOS:

1 - Apresentar as constatações e as conclusões da auditoria de forma que sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado;

2 - Apresentar recomendações para melhoria, caso tal tenha sido especificado nos objectivos da auditoria (as medidas recomendadas não têm um carácter obrigatório)

3 - Informar o auditado sobre situações encontradas durante a auditoria que podem reduzir a confiança nas conclusões apresentadas;

4 - Discutir e resolver divergências nas constatações e/ou conclusões da auditoria (caso não sejam resolvidas, ambas as opiniões deverão ser registadas);

5 - Acordar, caso aplicável, no prazo para o auditado apresentar um Plano de Ações relacionado com as constatações da auditoria (ex: medidas correctivas e preventivas);

6 - Agradecimento pela colaboração prestada por todos.

PARTICIPANTES:

a) Cliente da auditoria, caso deseje;

b) Representantes do auditado, (gestores/directores responsáveis pelas funções ou processos auditados);

c) Outras partes interessadas na auditoria.

Outros elementos a incluir na reunião de conclusão:

- Recordar que a auditoria se baseia numa amostragem da informação disponível (isto é, não se podededuzir que o que não foi visto está conforme);

- Recordar o método de reporte das constatações,

- Informar sobre processo para lidar com constatações da auditoria e possíveis consequências;

- Outras informações pós-auditoria (ações corretivas, reclamações, recursos, …)




Relatório da

auditoria


Relatório da Auditoria (1/2)

EXEMPLO DE CONTEÚDO/ORGANIZAÇÃO

1 - Objectivos da auditoria;

2 - Âmbito da auditoria, incluindo identificação das unidades ou

processos auditados;

3 - Identificação do Cliente da auditoria;

4 - Identificação do coordenador da equipa auditora e membros;

5 - Datas e locais em que decorreram as actividades da auditoria;

6 - Critérios da auditoria;

7 – Constatações da auditoria e evidências relacionadas;

8 - Conclusões da auditoria (incluindo declaração do grau de cumprimentos dos critérios da auditoria)

Anexos




Relatório pode ainda incluir:

a) Plano da auditoria, incluindo calendarização;

b) Resumo do processo da auditoria, incluindo obstáculos encontrados que podem reduzir a

confiança nas conclusões da auditoria;

c) Confirmação que os objetivos da auditoria foram alcançados dentro do âmbito da auditoria;

d) Áreas não cobertas embora previstas no âmbito da auditoria;

e) Resumo abrangendo as conclusões da auditoria e as principais constatações de suporte

f) Divergências de opiniões não resolvidas entre a equipa auditora e o auditado;

g) Recomendações para melhoria (caso tenha sido especificado nos objectivos da auditoria);

h) Boas práticas identificadas

i) Planos de acções de seguimento acordados;

j) Declaração da natureza confidencial do conteúdo da auditoria;

l) Implicações para o programa de auditoria e auditorias subsequentes

m) Lista de distribuição do relatório da auditoria (pode ser desenvolvido antes da reunião de conclusão).

Exemplo de Relatório da Auditoria ?

Relatório da Auditoria (2/2)


Seguimento da Auditoria

Acções de seguimento possíveis

• Plano de Acções (ações corretivas, preventivas e/ou de melhoria a

apresentar pelo auditado e a aprovar pelo Dono da Obra);

• Seguimento pelo Dono da Obra (assegurar as acções

implementadas pelo auditado);

• Auditoria de seguimento (a realizar pela mesma equipa auditora).

Auditorias a Sistemas de Gestão na Construção com … · Ai = 0, 1 or 2 significa um Pedido de...

Documents

Transcript of Auditorias a Sistemas de Gestão na Construção com … · Ai = 0, 1 or 2 significa um Pedido de...