DOCUMENTAÇÃO

A base dos registros contábeis é a documentação (notas fiscais, recibos, cópias de cheques, etc.).

 

Os documentos não devem apresentar nenhuma rasura e caso sofram algum dano que dificulte a identificação de seu conteúdo eles deverão ser reconstituídos ou substituídos, na impossibilidade de reconstituição.

 

A data de emissão do documento, geralmente, determina a data do registro contábil, por isso a importância que o fluxo de papéis dentro da empresa seja adequado.

 

Mas existem documentos, como as notas fiscais de entrada de mercadorias, que são contabilizados na data da entrada no estabelecimento, e não na data de emissão do documento.

 

REGISTROS CONTÁBEIS QUE EXIGEM ATENÇÃO ESPECÍFICA

 

Algumas contabilizações exigem uma atenção especial pelo fato de envolverem outros procedimentos que não o simples lançamento contábil, geralmente envolvem cálculos, rateios, retenções de tributos, entre outras situações.

 

Exemplos:

 

1) Gastos com materiais ou serviços cuja utilização se estende por períodos maiores do que um mês.

 

Existem gastos que a empresa realiza para serem consumidos ou utilizados ao longo de um determinado período. Esses gastos, mesmo sendo pagos, não podem ser debitados diretamente em contas de custo ou despesa.

 

Os mais comuns desses gastos são: a compra de grandes quantidades de materiais de consumo, os prêmios de seguro, as assinaturas de jornais e revistas, as despesas financeiras sobre contratos de financiamento, as comissões pagas antecipadamente e outras despesas antecipadas.

 

Na contabilização devem ser debitadas as contas de Estoques ou Despesas do Exercício Seguinte.

 

2) Compra de bens de pequeno valor.

 

Na compra de bens com custo unitário não superior a R$ 326,62 a empresa poderá, por ocasião da aquisição, optar por registrá-los diretamente como despesa em vez de registrá-los no Ativo Permanente.

 

Para esse registro o valor unitário deve ser considerado em função da utilidade do bem, ou seja, só poderá ser considerado despesa o bem que por si só preste ou tenha condições de prestar utilidade à empresa.

 

Por exemplo: se a empresa comprar diversos tijolos para construção de edifício, no preço unitário inferior a R$ 326,62, a referida compra deverá ser registrada no Ativo Permanente, pois um único tijolo não presta a sua utilidade para a empresa.

 

Mas se a empresa adquirir uma cadeira por um preço inferior a R$ 326,62, poderá registrá-la diretamente em uma conta de despesa.

 

3) Estoques

 

No registro das compras de matérias-primas e/ou mercadorias deve-se observar as contas distintas para cada item e a apropriação dos impostos recuperáveis (ICMS/IPI) em contas específicas.

 

4) Compra de bens para o Ativo Permanente

 

Na compra de bens devem ser observadas as normas específicas para a contabilização dos impostos que vierem destacados na Nota Fiscal, assim como das despesas acessórias (fretes, armazenagem, etc.), que eventualmente deverão fazer parte do custo do bem. 

 

CONCILIAÇÃO

 

A contabilidade não deve se ater somente a efetuar os registros, mas também de adequar os saldos do razão á efetiva situação patrimonial.

 

Exemplo mais comum de conciliação é a bancária. Periodicamente, pelo menos uma vez por mês, os saldos do razão devem ser confrontados com os saldos indicados nos extratos bancários. As divergências devem ser apontadas em papel próprio e ajustadas, conforme o caso.

 

Outro caso comum de conciliação são as contas de adiantamentos a empregados, cheques pré-datados em cobrança, clientes, fornecedores e contas a pagar.

 

ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL EM FORMATO ELETRÔNICO

 

A NBC T 2.8 estabelece critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma eletrônica e a sua certificação digital, sua validação perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidade de contabilista. 

RESOLUÇÃO CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE - CFC Nº 1.020 DE 18.02.2005

D.O.U.: 02.03.2005 - retificado no DOU de 16.02.2007

Aprova a NBC T 2.8 - Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

O Conselho Federal de Contabilidade, no exercício de suas atribuições legais e regimentais,

Considerando que as Normas Brasileiras de Contabilidade e suas Interpretações

Técnicas constituem corpo de doutrina contábil que estabelece regras de procedimentos técnicos a serem observadas quando da realização de trabalhos;

Considerando que a forma adotada de fazer uso de trabalhos de instituições com as quais o Conselho Federal de Contabilidade mantém relações regulares e oficiais está de acordo com as diretrizes constantes dessas relações;

Considerando que o Grupo de Trabalho das Normas Brasileiras de Contabilidade, instituído pelo Conselho Federal de Contabilidade, atendendo ao que está disposto no Art. 1º da Resolução CFC nº 751, de 29 de dezembro de 1993, elaborou a NBC T 2.8 - Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica; Considerando que por se tratar de atribuição que, para o adequado desempenho, deve ser empreendida pelo Conselho Federal de Contabilidade em regime de franca, real e aberta cooperação com o Banco Central do Brasil (Bacen), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), o IBRACON - Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), o Ministério da Educação, a Secretaria Federal de Controle, a Secretaria da Receita Federal, a Secretaria do Tesouro Nacional e a Superintendência de Seguros Privados, resolve:

Art. 1º Aprovar a NBC T 2.8 - Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário excluindo o item NBC T 18 - Assinatura Digital do art. 7º da Resolução CFC nº. 980/03, publicada no DOU, em 12 de novembro de 2003, seção 1, página 261.

Ata CFC nº 868

NBC T 2 - DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL NBC T 2.8 - DAS FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL EM FORMA ELETRÔNICA

2.8.1. DISPOSIÇÕES GERAIS

2.8.1.1. Esta norma estabelece critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma eletrônica e a sua certificação digital, sua validação perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidade de contabilista.

2.8.1.2. A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos que atendam às NBC T 2.1, NBC T 2.2, NBC T 2.3, NBC T 2.4, NBC T 2.5, NBC T 2.6 e NBC T 2.7 e aos requisitos adicionais estabelecidos nesta norma.

2.8.1.3. O processo de certificação digital deve estar em consonância com a legislação vigente e as normas estabelecidas pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.

2.8.2. CONTEÚDO

2.8.2.1. Para fins desta norma, a expressão "em forma contábil" de que trata o item 2.1.2 "b" da NBC T 2.1 deve conter, no mínimo:

a) data do registro contábil;

b) conta(s) devedora(s);

c) conta(s) credora(s);

d) histórico que represente o verdadeiro significado da transação, ou código de histórico padronizado, neste caso, baseado em tabela auxiliar inclusa no Livro Diário Eletrônico;

e) valor do registro contábil.

2.8.2.2. O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.

2.8.2.3. Na escrituração contábil em forma eletrônica, o lançamento contábil deve ser efetuado com:

a) um registro a débito e um registro a crédito, ou;

b) um registro a débito e vários registros a crédito, ou;

c) vários registros a débito e um registro a crédito, ou;

d) vários registros a débito e vários registros a crédito.

2.8.2.4. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, conforme segue:

a) Os documentos digitalizados devem ser assinados pela pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, pelo contabilista responsável e pelo empresário ou sociedade empresária que utilizarão certificado digital expedido por entidade devidamente credenciada pela ICP - Brasil;

b) Os documentos digitalizados, contendo assinatura digital de contabilista, do empresário ou da sociedade empresária e da pessoa física ou jurídica responsável pelo processo de digitalização, devem ser apresentados aos serviços notariais para autenticação nos termos da lei.

2.8.2.5. A escrituração contábil em forma eletrônica e as emissões de livros, relatórios, peças, análises, mapas demonstrativos e Demonstrações Contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusiva de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e devem conter certificado e assinatura digital do empresário ou da sociedade empresária e de contabilista.

2.8.2.6. O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de

exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico, completando-se com as assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Re Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária.

2.8.2.7. Além dos demais livros exigidos por lei, o "Livro Diário" e o "Livro Razão" constituem registros permanentes da entidade e quando escriturados em forma eletrônica devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP - Brasil.

2.8.2.8. Os livros de registros auxiliares da escrituração contábil em forma eletrônica devem obedecer aos preceitos desta norma para sua escrituração e registro, observadas as peculiaridades da sua função.

2.8.2.9. No Livro Diário Eletrônico, devem ser registradas todas as operações relativas às atividades da entidade, em ordem cronológica, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por digitação direta ou reprodução digitalizada.

2.8.2.10. A entidade deve adotar requisitos de segurança compatíveis com o processo de certificação digital regulamentado pela ICP - Brasil ou submetê-los aos serviços notariais quando imprimir livros, demonstrações, relatórios e outros documentos a partir da escrituração contábil em forma eletrônica, que contenham assinaturas e certificados digitais, conforme estabelecido nesta Norma, para fazer fé perante terceiros.

2.8.2.11. O Livro Diário Eletrônico, contendo certificado e assinatura digital de contabilista legalmente habilitado e com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária, deve ser submetido ao Registro Público competente.

2.8.2.12. O contabilista deve tomar as medidas necessárias para armazenar em meio eletrônico ou magnético, devidamente assinados digitalmente, os documentos, os livros e as demonstrações referidos nesta norma, visando a sua apresentação de forma integral, nos termos estritos das respectivas leis especiais ou em juízo quando previsto em lei.

JOSÉ MARTONIO ALVES COELHO

Presidente do Conselho

NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

NBC T 16 – NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE

APLICADAS AO SETOR PÚBLICO

NBC T 16.5 – REGISTRO CONTÁBIL

DISPOSIÇÕES GERAIS

1. Esta norma estabelece critérios para o registro contábil dos atos e fatos que afetam

ou possam vir a afetar o patrimônio público.

FORMALIDADES DA ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

2. A entidade pública deve manter sistema de escrituração uniforme referente aos atos

e fatos de sua gestão, por meio de processo manual, mecanizado ou eletrônico, em

rigorosa ordem cronológica, como suporte às informações contábeis.

3. São características da informação contábil no Setor Público:

(a) objetividade;

(b) confiabilidade;

(c) comparabilidade;

(d) compreensibilidade;

(e) uniformidade;

(f) verificabilidade;

(g) visibilidade;

(h) tempestividade;

(i) utilidade;

(j) imparcialidade;

(k) fidedignidade; e

(l) representatividade.

4. No âmbito de cada esfera de governo, os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário

e o Ministério Público devem manter sistema integrado de Contabilidade Pública,

pautado em Plano de Contas, que deve compreender:

(a) a terminologia de todas as contas e a sua adequada codificação, bem

como a identificação do subsistema a qual pertence, a natureza e o grau

de desdobramento, de modo a possibilitar os registros de valores efetivos

e potenciais e a integração dos subsistemas;

(b) a enunciação das funções atribuídas a cada uma das contas;

(c) o funcionamento das contas com os seus movimentos de débitos e

créditos;

(d) a utilização do método das partidas dobradas em todos os registros dos

atos e fatos que afetam ou possam vir a afetar o patrimônio público, de

acordo com sua natureza orçamentária, financeira, patrimonial ou

compensatória, nos respectivos subsistemas contábeis.

5. A entidade que fizer uso de estrutura de eventos para registros contábeis em

sistemas informatizados deve demonstrar o fluxo dos lançamentos por atos e fatos e

por subsistemas contábeis, como anexo do plano de contas.

6. Evento é o lançamento ou conjunto de lançamentos dos atos ou fatos que afetam ou

que possam vir a afetar o patrimônio público para efeito de registros contábeis em

forma eletrônica.

7. A escrituração deve ser executada em idioma e moeda corrente nacionais, em livros

ou meios magnéticos que permitam a identificação e o seu arquivamento de forma

segura e responsável.

8. Quando se tratar de transação em moeda estrangeira, esta, além da inscrição gráfica,

deve ser convertida em moeda nacional aplicando-se-lhe a taxa de câmbio oficial e

vigente na data da transação.

9. O Diário e o Razão constituem fontes de informações contábeis permanentes e neles

devem estar registrados os fatos e atos da gestão pública, objeto da contabilidade.

10. Os registros contábeis devem ser efetuados de forma analítica, refletindo a

discriminação constante em documento hábil, em consonância com os Princípios

Fundamentais de Contabilidade.

11. Os registros realizados extemporaneamente devem consignar, nos seus históricos, as

datas efetivas das ocorrências e a razão do atraso.

12. São elementos essenciais do registro contábil:

(a) a data da ocorrência da transação;

(b) a(s) conta(s) debitada(s);

(c) a(s) conta(s) creditada(s);

(d) o histórico da transação de forma descritiva ou por meio do uso de

código de histórico padronizado, quando se tratar de escrituração

eletrônica, baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;

(e) o valor da transação;

(f) o número de controle para identificar, de forma unívoca, os registros

eletrônicos que integram um mesmo lançamento contábil.

13. O registro dos bens, direitos e obrigações deve possibilitar a indicação dos

elementos necessários à sua perfeita caracterização e identificação dos agentes

responsáveis pela sua guarda, administração e utilização.

14. Os atos da gestão pública com potencial de modificar o patrimônio da entidade

devem ser registrados nas contas de compensação.

GARANTIA DE SEGURANÇA DA DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL

15. A documentação contábil compreende todos os documentos, livros, papéis,

memórias de cálculos e outras peças que apóiam ou compõem a escrituração

contábil.

16. Os documentos de suporte aos registros contábeis deve ser mantidos em arquivo

próprio, no respectivo órgão ou entidade pública, sob a responsabilidade de

profissional de contabilidade, até a decisão transitada em julgado do respectivo

Tribunal de Contas.

17. As entidades públicas devem desenvolver procedimentos que garantam a segurança,

a preservação e a disponibilidade da escrituração contábil mantida em sistemas

eletrônicos.

18. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio

eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, em observância à NBC

T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

RECONHECIMENTO E BASES DE MENSURAÇÃO APLICÁVEIS

19. O patrimônio público, o orçamento, a execução orçamentária e financeira e os atos

de gestão pública que provoquem efeitos de caráter econômico e financeiro no

patrimônio da entidade pública devem ser mensurados monetariamente e registrados

pela Contabilidade.

20. As transações no setor público devem ser reconhecidas e registradas integralmente,

no momento em que ocorrerem.

21. As transações no setor público, desde que estimáveis tecnicamente, devem ser

registradas, mesmo na hipótese de existir somente razoável certeza de sua

ocorrência.

22. As transações no setor público devem ser contabilizadas e os seus efeitos

evidenciados nas demonstrações contábeis dos exercícios financeiros com os quais

se relacionam, reconhecidas, portanto, pelos respectivos fatos geradores.

23. Os registros contábeis das transações das entidades públicas devem ser efetuados

considerando as relações jurídicas, econômicas e patrimoniais, prevalecendo, nos

conflitos entre elas, a essência sobre a forma.

24. A entidade pública deve aplicar métodos de mensuração dos ativos e passivos,

possibilitando o reconhecimento dos ganhos e perdas patrimoniais, inclusive aqueles

decorrentes de ajustes de valores recuperáveis de ativo (ajuste impairment), em

conformidade com os Princípios Fundamentais de Contabilidade.

25. Quando da necessidade de reconhecimento de ajustes decorrentes de omissões, erros

de registros ou mudanças de critérios contábeis de anos anteriores, a entidade

pública deve realizá-lo à conta do patrimônio líquido e evidenciá-lo em notas

explicativas.

26. Na ausência de norma contábil específica, o profissional da contabilidade deve

utilizar subsidiariamente normas nacionais e internacionais que tratem de temas

similares, evidenciando o procedimento e os impactos em notas explicativas.

27. Havendo conflito entre dispositivos da legislação e os preceitos das Normas

Brasileiras de Contabilidade aplicadas ao Setor Público, o profissional de

contabilidade deve observar, para a elaboração das demonstrações contábeis, as

diretrizes estabelecidas nestas Normas, e deve evidenciar, em notas explicativas, as

disposições conflitadas da legislação específica.