Elaboração: 13/12/2018 POLÍTICA DE COMPRAS...
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POLÍTICA DE COMPRAS Elaboração: 13/12/2018
POL.05.010
Elaborador: Rodrigo Carneiro Revisor Técnico: Alexandre Barros Aprovador: Rossano Marques
A versão impressa deste documento é considerada cópia não controlada.
1. OBJETIVO
Definir as regras para as atividades de compras executadas pela Estácio. Compõem as atividades de
compras: Identificação da necessidade de compra ou contratação; Definição da estratégia de compra
ou contratação; Seleção, cadastro e gestão dos fornecedores; Cadastro e gestão de materiais; Criação
e aprovação da requisição; A cotação e os critérios para participação e definição do vencedor;
Elaboração e assinatura de Contratos; Criação e aprovação do pedido; Processo de Recebimento e
Pagamento do Fornecedor.
2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Código de ética e conduta da Estácio;
Diretrizes orçamentárias;
POP.04.098 - Criação De Requisição De Compra;
POP.10.038 - Criar requisição, exceto compras;
PGE.04.056 - Gestão das Requisições de compras
PGE.04.078 – Cotações
PGE.04.002 – Elaboração de contratos
PGE.04.042 - Gestão do registro do pedido de compras
PGE.05.126 - Recebimento de materiais e serviços e demais documentos para pagamento
PGE.05.025 - Pagamento a fornecedores e prestadores de serviço
POL.05.038 - Política de medidas disciplinares
POL.05.034 – Cartão de compras de operações
3. CAMPO DE APLICAÇÃO
Todos os colaboradores que realizam aquisições em nome da Estácio, direta ou indiretamente.
4. DEFINIÇÕES
SIGLAS
SGP – Sistema de Gestão de Padronização;
SEC – Sistema Eletrônico de Chamados;
ANS: Acordo de Nível de Serviço.
PEG – Programa de Excelência de Gestão.
CONCEITOS
Área Demandante: São as áreas de negócio da Estácio compostas pelas Unidades e pelas áreas
corporativas.
Requisitantes – Perfil destinado aos colaboradores que possuem a função de requisitante em sua
área ou unidade. É o responsável pela entrada das solicitações de compras, consumo de contrato,
utilidade pública e etc.
Portal de Compras: Ambiente de emissão de requisições, pedidos, de negociação de compras e
recebimento sistêmico.
Requisição: Documento que sinaliza a intenção de comprar ou contratar um material ou serviço,
consumo de contrato, utilidade pública e etc.
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OPEX: Despesas operacionais feitas pela empresa para manter ou melhorar os seus bens-materiais
e/ou serviços.
CAPEX: Bens necessários à operação e manutenção das atividades da empresa, caracterizados por
três requisitos básicos: Natureza Permanente (mais de um ano de vida útil); destinados à utilização
nas operações sociais; não serem destinados à venda. Os itens classificados na categoria de ativo
imobilizado incluem: terrenos, obras civis, máquinas, móveis, veículos, benfeitorias em propriedades
arrendadas, equipamentos de informática, livros, etc.
Células Regionais de Compras: São células da Diretoria de Suprimentos localizadas nas Regionais
com a finalidade de dar celeridade ao processo de compras, enriquecer a base de fornecedores
locais e estreitar o relacionamento da Diretoria de Suprimentos com os clientes e fornecedores da
região.
Comprador: Perfil exclusivo dos compradores de Suprimentos, cargo responsável pela negociação
das solicitações dos requisitantes, junto ao mercado, e a formalização da contratação.
Cotação (SDC): Documento enviado por Suprimentos ao mercado para solicitar a cotação de uma
necessidade de compra ou contratação de material ou serviço pela Estácio.
Pedido: Documento que formaliza a intenção de compra junto ao Fornecedor no portal de compras.
SAP: Systems, Applications and Products in Data Processing, sistema financeiro da companhia.
SCO – Sistema de Controle Orçamentário – Sistema utilizado pela Estácio para controle do saldo
orçamentário. O controle é realizado através da criação de um código TOKEN de utilização
obrigatória nas requisições criadas no Portal de Compras.
Comitê de ética: Grupo formado para avaliar as denúncias de descumprimento do Código de Ética e
Conduta e também Documentos Normativos da Estácio, além, das Leis Trabalhista e qualquer outro
tipo de irregularidade.
Requisition-to-Pay (R2P): Processo que se inicia na criação da requisição, passando pela cotação,
geração do pedido, recebimento e finalizando no pagamento do fornecedor.
5. DESCRIÇÃO
REGRAS DE NEGÓCIO
A) DIRETORIA DE SUPRIMENTOS
5.1 A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS é responsável pelas negociações, compras e contratações
realizadas pela Estácio. É obrigatório o envolvimento da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS (salvo
em alguns casos especiais de compras descritos no tópico D dessa Política) nas demandas de
compras ou contratações, afim de garantir com a participação de seus Compradores a:
experiência na negociação da categoria demandada, a qualidade do processo de cotação, da
seleção dos fornecedores participantes, definição do fornecedor ganhador da cotação e
transparência do processo de negociação. Além do cumprimento de todas as regras aqui
definidas e também nos documentos normativos que suportam essa Política (vide
DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA).
5.2 A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS é composta pelas seguintes gerências e coordenações, que
possuem funções definidas conforme abaixo:
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Gerência de Compras Estratégicas
Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade, gerando valor
para a Estácio e gerindo os riscos;
Conduzir análise do mercado fornecedor;
Liderar o desenvolvimento da estratégia de categoria direcionando redução no custo total;
Aprimorar e gerenciar o relacionamento com fornecedores estratégicos;
Negociação de contratos e aditivos;
Gerenciar a performance e compliance dos fornecedores estratégicos.
Gerência Operacional de Compras
As CÉLULAS REGIONAIS DE COMPRAS são subordinadas a GERÊNCIA OPERACIONAL DE
COMPRAS e não devem realizar atividades inerentes as ÁREAS DEMANDANTES;
Realizar a cotação das Requisições de compras;
Realizar a guarda dos contratos negociados pela Diretoria de Suprimentos e a gestão eletrônica
dos documentos e enviar para os compradores relatório periódico com as informações dos
contratos que estão vigentes;
Emitir pedidos de compra;
Negociação de contratos e aditivos;
Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade.
Coordenação de Tecnologia e Demandas de Unidades
Conduzir análise do mercado fornecedor de Tecnologia (TI / TELECOM / CONSULTORIAS) e
demandas das Unidades;
Liderar o desenvolvimento da estratégia de categoria direcionando redução no custo total;
Aprimorar e gerenciar relacionamento com fornecedores estratégicos;
Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade;
Negociação de contratos e aditivos;
Gerenciar a performance e compliance dos fornecedores;
Negociar contratos das categorias de TI/TELECOM e demandas das Unidades.
Coordenação de Obras e Serviços Correlatos
Contratação de serviços relacionados a infraestrutura das Unidades e manutenções (exemplo:
ar condicionado, subestação, elevadores, etc.) e contratos de energia no mercado livre.
Realizar a gestão comercial dos contratos que estão sob sua responsabilidade.
Negociação de contratos e aditivos.
Coordenação Centro de Excelência
Desenvolver, implementar e manter padrões de processos e de ferramentas/sistemas;
Monitorar os projetos relacionados à DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
Gerar relatórios de gestão de indicadores da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
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Realizar a gestão de conhecimento e treinamentos nos processos e ferramentas relacionados
com as atividades da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
Gerenciar as Políticas e compliance dos processos da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
Cadastrar e realizar a manutenção da base de fornecedores e materiais no SAP e no PORTAL
DE COMPRAS.
B) ÁREA DEMANDANTE
5.3 As solicitações de compras, contratações ou pagamentos serão iniciadas pelas ÁREAS
DEMANDANTES, na figura de seu REQUISITANTE;
5.4 Para criação das requisições de consumo de contrato e demais requisições o REQUISITANTE
deverá seguir os critérios definidos no POP.10.038 - CRIAR REQUISIÇÃO, EXCETO
COMPRAS, que se encontra liberado para Download no SGP para toda a Estácio;
5.5 Para criação das requisições que serão encaminhadas para a tratativa pela DIRETORIA DE
SUPRIMENTOS o REQUISITANTE deverá seguir os critérios definidos no POP.04.098 -
CRIACAO DE REQUISICAO DE COMPRA, que se encontra liberado para Download no SGP
para toda a Estácio;
5.6 A ÁREA DEMANDANTE é responsável pela solicitação de cadastro do material (item) que será
utilizado na solicitação de compra, contratação e pagamento. Essa solicitação será feita via
Chamado no SEC, que será atendido pelo CENTRO DE EXCELÊNCIA, área integrante da
DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
5.7 Para auxiliar o REQUISITANTE na composição do escopo a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS
disponibiliza o POP.10.006 - DETALHAR ESCOPO DE COMPRAS DE MATERIAL OU
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS, que se encontra liberado para Download no SGP para toda a
Estácio;
Nota: O Formulário de Descrição do Escopo é um anexo obrigatório para as requisições que serão
tratadas pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS.
5.8 A ÁREA DEMANDANTE poderá indicar fornecedores em suas requisições de compras. Essa
indicação não garante que o processo será fechado com esse fornecedor, com exceção de
alguns dos casos especiais de compras descritos no tópico D dessa Política;
5.9 A ÁREA DEMANDANTE é responsável por todas os dados e informações inseridos na
Requisição, isso inclui: o material, o centro de custo, o centro de MM (local de entrega e
faturamento), a ordem interna (OI) ou Token, o escopo, etc. A ÁREA DEMANDANTE assumirá o
ônus de qualquer problema que possa ser gerado oriundo da inserção de dados ou informações
incorretas na Requisição;
Nota: A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS está vedada, por cumprimento as regras de Compliance da
Estácio, alterar os dados inseridos pelo REQUISITANTE em suas requisições.
5.10 É eu dever garantir a verba necessária na Ordem Interna (OI) para CAPEX/Investimento ou no
Token para OPEX/Despesa durante todo a execução da atividade de compras (Requisition-to-
Pay (R2P);
5.11 É responsável também pelas atividades exercidas pelos colaboradores selecionados para as
funções que integram a atividade de compras (REQUISITANTES, APROVADORES E
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RECEBEDORES). É importante ressaltar que é obrigatório a segregação de funções nessa
atividade, ou seja, REQUISITANTE não desempenha o papel de RECEBEDOR, e assim por
diante. E está ciente que é proibido, pelas regras da Estácio, o compartilhamento de login e
senha de acesso a qualquer ferramenta utilizada pela Cia;
5.12 É dever da ÁREA DEMANDANTE acompanhar o fluxo de aprovação de suas Requisições e
Pedidos, via PORTAL DE COMPRAS, solicitando, quando necessário, a aprovação das alçadas
competentes;
5.13 A ÁREA DEMANDANTE está ciente que os processos de compras e contratações que serão
tratados pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, terão sua ANS iniciada após a total aprovação da
Requisição, e de acordo com os prazos estabelecidos no tópico E – ANS da DIRETORIA DE
SUPRIMENTOS, dessa Política. E está ciente, também, que a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS
não possui influência no fluxo de aprovação da Requisição ou do Pedido;
5.14 Está ciente também que, caso a negociação realizada pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS
gere um pedido com um valor superior ao previsto na Requisição, o Pedido voltará para o fluxo
de aprovação.
C) APROVAÇÃO (Requisição e Pedido)
Pool de aprovação de Suprimentos (Compras e Consumo de Contrato)
5.15 O Pool de Compras deve garantir que o processo de compra foi realizado seguindo os critérios
definidos nessa Política e nos documentos normativos que à suportam, descritos no tópico 4 –
Documentos de Referência;
5.16 O Pool de Consumo de Contrato deve garantir a autenticidade dos dados inseridos na
Requisição Consumo de Contrato, isso é: validade do contrato, assinaturas, material, fornecedor,
valor, etc.;
5.17 O ANS para o pool de aprovação e o de consumo de contrato realizarem suas atividades é de 2
dias úteis.
Pacoteiro (DT)
5.18 O PACOTEIRO é responsável por analisar se o conteúdo da Requisição está de acordo com o
seu pacote. Considerando as regras das Diretrizes Orçamentárias da Estácio;
5.19 Tem o dever de validar os dados e valores do Token informado na requisição, através do SCO –
Sistema de Controle Orçamentário;
5.20 Justificar as devoluções e orientar a ÁREA DEMANDANTE, sobre a utilização correta do Pacote
em sua requisição.
Nota: Quando o PACOTEIRO devolve um pedido de compras por qualquer problema com o Token, o
COMPRADOR cancelará toda a negociação realizada.
Aprovadores (Gestores de Centro Custo, Diretores, Vice-Presidentes e Presidente).
5.21 Os APROVADORES são responsáveis pela avaliação da real necessidade da compra antes de
realizar a aprovação de qualquer Requisição;
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5.22 Os APROVADORES deverão garantir aplicação dessa Política por seus REQUISITANTES e
RECEBEDORES e também deverão ser responsáveis pela orientação sobre a necessidade do
planejamento das compras, afim de evitar casos em desconformidade com o processo de
compras definido nessa Política;
5.23 Deverão, também, garantir que o escopo enviado na requisição esteja completo, inclusive, com a
validação das especificações técnicas pelas áreas responsáveis (TI, Engenharia, Recursos
Pedagógicos, e etc.) antes da aprovação da Requisição;
5.24 Garantir que o Requisitante não está fracionando ou manipulando os dados de suas solicitações
de compras para enquadramento em algum dos casos especiais descritos no tópico D dessa
Política.
D) MODALIDADES ESPECIAIS DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES
Compras Diretas - Regionais (Exclusivo para uso das Unidades)
5.25 Nessa modalidade de compra estão as contratações de serviços não recorrentes com valor
global até R$ 2.000,00 (dois mil reais) por evento, que poderão ser formalizados diretamente
pelas Unidades sem a necessidade da atuação da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
Nota: Essa regra não é válida para as ÁREAS CORPORATIVAS, que continuarão a solicitar suas
compras, independentemente do valor, à DIRETORIA DE SUPRIMENTOS.
Regularização de Compra
5.26 São compras negociadas e formalizadas diretamente pela ÁREA DEMANDANTE, sem o
envolvimento da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, ou seja, em desconformidade com a Política
de Compras. Por serem fugas da Política, possuem requisição exclusiva no PORTAL DE
COMPRAS, passando pela validação documental do CENTRO DE EXCELÊNCIA da
DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, a validação orçamentária do PACOTEIRO, pela VICE-
PRESIDÊNCIA da ÁREA DEMANDANTE infratora, pela DIRETORIA DE PLANEJAMENTO
FINANCEIRO e a VICE-PRESIDÊNCIA DE FINANÇAS E RI para análise do impacto
orçamentário;
5.27 Essa modalidade de compra será contabilizada e terá classificação negativa para a ÁREA
DEMANDANTE infratora, e terá peso no pilar administrativo financeiro do PEG.
Compras Emergenciais
5.28 Essa modalidade de compra tem como sua característica a imprevisibilidade. Estão incluídas as
compras de caráter excepcional, que não podem ser planejadas e que afetam diretamente a
segurança dos funcionários e alunos e/ou a continuidade das operações, como por exemplo:
reparação de danos ou perdas causadas por forças da natureza e caso em que as visitas do
MEC ocorram com prazo inferior a 40 dias da Requisição de Compras aprovada.
5.29 Essa modalidade poderá ser negociada e formalizada localmente pela própria UNIDADE, com
um único fornecedor.
Nota: Para os casos de visitas MEC a área demandante deverá realizar um relatório do que foi adquirido.
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Compras Direcionadas (Não Concorrencial)
5.30 Nessa modalidade estão as compras com fornecedor previamente selecionados pela ÁREA
DEMANDANTE, podendo ser considerada apenas a resposta deste fornecedor para finalização
da cotação;
5.31 Esse tipo de solicitação passará por uma aprovação especial, que avaliará a solicitação da ÁREA
DEMANTE antes da requisição chegar para a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
5.32 Essa modalidade será atendida pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS através de requisição
exclusiva para esse caso, no PORTAL DE COMPRAS. A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS dará
prosseguimento ao processo de negociação e formalização apenas com o fornecedor indicado
na Requisição.
Nota: Deverá ser avaliado o preço justo do serviço ou material, com base em compras anteriores e/ou
similares.
Inexigibilidade
5.33 Nessa modalidade estão as situações em que a aquisição de materiais ou serviços que só
podem ser fornecidos por um fornecedor exclusivo (vedada a preferência de marca), podendo
ser considerada apenas a resposta deste fornecedor para finalização da cotação. Os casos
típicos que se enquadram nesta situação são:
Manutenções ou reparos a serem realizados pelo fornecedor original do equipamento para que
não se perca a garantia do item;
Renovação de licenças de software com o mesmo fornecedor ou representante legal da solução
se a companhia optar em manter o uso do referido software por novo período;
Alterações ou modificações em sistemas proprietários onde o fornecedor da solução é o único
habilitado a efetuar tais mudanças.
5.34 Essa modalidade será atendida pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS através de requisição
exclusiva para esse caso, no PORTAL DE COMPRAS. A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS dará
prosseguimento ao processo de negociação e formalização apenas com o fornecedor indicado
na Requisição. Cabe ressaltar que o processo só seguirá o fluxo de aprovação se ficar
comprovado que o mesmo se enquadra nesta classificação. Para tanto o requisitante deverá
anexar os elementos que comprovam o enquadramento da demanda nesta modalidade.
Qualquer aprovador que esteja neste fluxo de aprovação poderá rejeitar o documento e o
processo deixará de existir cabendo ao requisitante reiniciar o processo de forma adequada a
característica da demanda.
Nota: Deverá ser avaliado o preço justo do serviço ou material, com base em compras anteriores e/ou
similares. O requisitante precisa estar seguro quanto ao enquadramento do caso como inexigibilidade,
caso contrário ele incorrerá em perda de tempo para ter sua demanda atendida.
Compras Delegadas
5.35 Nessa modalidade estão as compras que não são tratadas pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS
e, consequentemente, deverão ser negociadas e formalizadas diretamente pela ÁREA
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DEMANDANTE, incluído a confecção do contrato junto Gerencia Jurídica Civil, Criminal e
Contratos. As categorias delegadas são:
TIPO DE COMPRA VICE-PRESIDÊNCIA RESPONSÁVEL
Conteúdo Acadêmico Ensino
Seguros
Finanças e RI Impostos e Taxas
Fusões e aquisições
Assessoria financeira para operações de dividas e ações
Eventos Corporativos Educacionais Gente e Gestão
Contratação de Escritórios Jurídicos Jurídico
Convênio Educacional Operações
Patrocínios Relações Institucionais e Sustentabilidade
E) FLUXO DA OPERAÇÃO DE COMPRAS
Critérios para participação do fornecedor na Cotação
5.36 É importante ressaltar que, para participar do processo de cotação, o fornecedor deverá fazer
parte do catálogo de fornecedores da Estácio e estar ativo nas ferramentas utilizadas pela
Estácio no Processo de Compras e Pagamento, SAP e PORTAL DE COMPRAS. A solicitação de
cadastro é feita via Chamado no SEC, que será atendido pelo CENTRO DE EXCELÊNCIA, área
integrante da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS;
5.37 Será realizada a análise documental e financeira do fornecedor e, caso aprovada, será efetuado
seu cadastro no SAP e também no Portal de Compras. Dessa forma, liberando o fornecedor para
participação de cotações, emissão de pedido em seu nome e recebimento de pagamento;
5.38 Ressalta-se que o COMPRADOR e nenhuma ÁREA DEMANDANTE está autorizado a contratar:
Profissional Autônomo como fornecedor (exceto para fins acadêmicos na forma de palestra ou
aula eventual). Empresa de ex-colaborador só pode ser contratada após 1 (um) ano da data do
seu desligamento com a Estácio e não pode, em nenhuma hipótese, realizar função semelhante
a feita enquanto colaborador;
Fornecedores com relação de parentesco com colaborador da Estácio, que executem atividades
conflitantes com os interesses de negócios da Estácio, devem ser avaliados conforme descrito no
código de Ética e Conduta. Em caso de conflito, cabe ao colaborador preencher o Formulário de
Esclarecimento de Conflito de Interesses e submeter ao Comitê de Ética;
Empresas que estejam com seu cadastro bloqueado. Antes de convidar quaisquer empresas que
estejam nessa situação, CENTRO DE EXCELÊNCIA da DIRETORIA DE SUPRIMENTOS deverá
ser consultada através de chamado no SEC.
Cotação e Critérios de seleção do fornecedor ganhador
5.39 A DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, representada por seu COMPRADOR, acessará o mercado
para obter a proposta que melhor atenda aos interesses da Estácio, a saber: Especificações,
Condições de pagamento, Condições de serviço, Segurança e Qualidade, Capacidade Técnica,
Responsabilidade Social, etc.;
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5.40 O COMPRADOR deve enviar aos fornecedores convidados todas as informações necessárias, e
preenchidas na Requisição pelo usuário, incluindo o escopo completo, além das condições
comerciais exigidas pela Estácio e a minuta contratual adequada (caso seja aplicável), para que
este elabore a melhor proposta para a Estácio, sem privilegiar qualquer participante;
5.41 Se todas as propostas atenderem aos requisitos técnicos e comerciais do escopo com prazo de
entrega e capacidade produtiva similar, deve-se selecionar o fornecedor com menor preço global.
Caso contrário, o COMPRADOR terá autonomia para definir a proposta vencedora, seja por
experiência de negociação/mercado, seja em conjunto com a área REQUISITANTE. Em caso de
dúvidas ou conflito com a ÁREA DEMANDANTE, o gestor imediato do COMPRADOR deverá
avaliar o processo e emitir seu parecer quanto a finalização da demanda ou o prosseguimento do
processo de cotação;
5.42 Para casos específicos de contratação de serviços de consultoria, soluções sistêmicas ou
similares onde existam critérios de avaliação do fornecedor a ser escolhido tão importantes
quanto o preço, caberá a área requisitante elaborar um scorecard com critérios e pesos para
estas variáveis antes do envio da SDC ao mercado. Nestes casos, o fornecedor a ser escolhido
deverá ser o que atingir a maior pontuação no scorecard;
5.43 O COMPRADOR deve exigir que o fornecedor apresente proposta de acordo com os critérios
definidos no tópico F – Proposta Completa, dessa Política;
5.44 Para embasar a escolha da melhor alternativa de fornecimento, as áreas da DIRETORIA DE
SUPRIMENTOS seguirão os seguintes critérios, além dos apontados no item 6.58 dessa política,
para encerramento da cotação, definição do vencedor, confecção do contrato (quando
necessário) e geração do pedido:
AQUISIÇÃO DE MATERIAL (OPEX E CAPEX)
Faixa de valor Responsável Condições para finalização da cotação
Até R$ 2.000,00* Suprimentos > Está liberada a cotação via e-mail; O pedido poderá ser gerado com apenas uma proposta válida.
Acima de R$ 2.000,01 Suprimentos > Cotação no Portal de Compras; Criação do Pedido estará liberada apenas após recebimento de 3 propostas.
*Nota: Apenas para os casos de aquisição de material OPEX, está liberada a utilização do Cartão de
Compras de Operações para realização da compra. Respeitando as restrições de uso definidas na
POL.05.034 – CARTÃO DE COMPRAS DE OPERAÇÕES.
AQUISIÇÃO DE SERVIÇO (OPEX E CAPEX)
Faixa de Valor Responsável Condições para finalização da cotação
Até R$ 2.000,00* Unidades > Está liberada a cotação e formalização diretamente pelas Unidades de acordo com o Tópico D – Compras Diretas – Regionais
Acima de R$ 2.000,01 Suprimentos > Cotação no Portal de Compras; Criação do Pedido estará liberada apenas após recebimento de 3 propostas.
*Nota: A liberação de contratação de serviço até R$ 2.000,00 não é válida para as áreas corporativas, que
continuarão a solicitar suas compras, independentemente do valor, à Diretoria de Suprimentos via requisição.
Nota: O DIRETOR DE SUPRIMENTOS pode autorizar exceções de compras com menos de 3 cotações, ou
ainda exceções de cotações a serem realizadas fora do ambiente do PORTAL DE COMPRAS. Nestes casos
o COMPRADOR deverá encaminhar um e-mail para seu gestor imediato com a justificativa para que o
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processo de cotação ocorrera fora do PORTAL DE COMPRAS, e caso o Gestor imediato do COMPRADOR
entenda pertinente, este solicitará a aprovação do DIRETOR DE SUPRIMENTOS, por e-mail. O e-mail com a
aprovação do DIRETOR DE SUPRIMENTOS deverá ser anexado no pedido no PORTAL DE COMPRAS.
Nota: Declínios formalizados pelo fornecedor no PORTAL DE COMPRAS ou por e-mail podem ser
considerados como evidências para compor as três propostas da cotação.
ANS da Diretoria de Suprimentos
5.45 Os Processos realizados pelas áreas que compõem a DIRETORIA DE SUPRIMENTOS terão os
seguintes prazos de atendimento, que iniciarão sua contabilização após a aprovação total da
Requisição:
COMPRA/CONTRATAÇÃO CONDIÇÃO VALOR ANS (Dias Uteis)
Material Todos os casos 0 a 10K 11
> 10K 15
Material Técnico Todos os casos
0 a 10K 15
> 10K < 100K 18
> 100K 21
Serviço
Sem visita e sem contrato 0 a 10K 11
> 10K < 100K 15
Com visita e sem contrato 0 a 10K 21
> 10K < 100K 33
Sem visita e com contrato
0 a 10K 21
> 10K < 100K 33
> 100K 40
Com visita e com contrato
0 a 10K 33
> 10K < 100K 40
> 100K 45
Obras/Serviços Correlatos Todos os casos Todas as faixas 40
Aditivos Todos os casos Todas as faixas 21
Projetos Especiais Todas os casos Todas as faixas --------
Nota: Para Projetos Especiais a ANS será definida mediante um acordo entre a Diretoria de Suprimentos e
a Área Demandante.
F) FORMALIZAÇÃO DE CONTRATO
Proposta Completa
5.46 O COMPRADOR está ciente de que não é necessária a confecção de contrato para todas as
negociações, conforme definido no PGE.04.002 – ELABORAÇÃO DE CONTRATOS.
Negociações até R$100.000 (Cem mil Reais) e por prazo fixo de até 24 (Vinte Quatro) meses,
sem prorrogação, podem ser fechadas por proposta comercial completa, desde que contenham
as seguintes informações:
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Da Identificação:
Razão Social contratada.
CNPJ da contratada.
Código fiscal.
Nome do contato, e-mail, etc.
Logo da empresa
Proposta Assinada pelo Fornecedor e
Usuário Interno
Do Escopo:
Escopo Detalhado.
Plantas (referência).
Projetos (referência).
Identificação da unidade ESTÁCIO.
Descrição do material.
Da Entrega:
Prazo da entrega dos materiais.
Prazo de execução do serviço/obra.
Início das atividades
Das Garantias:
Garantias. SLA de atendimento.
Do Orçamento:
Valores unitários. Valores totais.
Planilha Orçamentária (quando
aplicável)
Da Condição de Pagamento:
Prazo de pagamento (vide determinação
de Suprimentos).
Faturamento da nota (%material e
%serviço)
Validade da proposta
Assinatura do fornecedor e da Estácio
conforme alçada de aprovação.
Confecção, análise jurídica e assinatura do contrato
5.47 O COMPRADOR deverá cumprir as regras de confecção de contrato, assinatura, minuta padrão
e etc., definidas no PGE.04.002 – ELABORAÇÃO DE CONTRATOS, documento que normatiza
essa atividade;
5.48 Nos casos que durante a negociação o fornecedor aceitar a minuta padrão da Estácio na íntegra,
sem restrição ou comentário, o COMPRADOR deverá preencher os campos editáveis da minuta
e encaminhá-la para o fornecedor para assinatura, sem necessidade de revisão ou autorização
prévia da Gerencia Jurídica Civil, Criminal e Contratos.
Nota: As minutas padrão, possuem a marca d’água do Jurídico garantindo a adequação às normas e
padrões jurídicos da Estácio.
5.49 No caso de o fornecedor questionar algum ponto da Minuta Padrão de Contrato da Estácio, o
COMPRADOR deverá solicitar que o mesmo formalize seus comentários através de e-mail, que
será encaminhado para análise e eventuais ajustes, via ProJuris, pela Gerencia Jurídica Civil,
Criminal e Contratos;
Nota: As minutas ajustadas pela Gerencia Jurídica Civil, Criminal e Contratos terão a marca d’água de
“Minuta padrão” retirada do documento, para facilitar o controle e identificação desses documentos.
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COMPRAS Elaboração: 12/12/2018
POL.05.010
Elaborador: Rodrigo Carneiro Revisor Técnico: Alexandre Barros Aprovador: Rossano Marques
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5.50 As vias (usualmente duas) assinadas pelo fornecedor seguem, então, para a assinatura dos
representantes da Estácio, respeitando as definições do PGE.04.002 – ELABORAÇÃO DE
CONTRATOS. Após, uma das vias deve ser entregue ao fornecedor, e a outra ao setor
Suprimentos/ Contratos;
5.51 O Pedido apenas deverá será emitido assim que o fornecedor entregar à Estácio o Contrato
assinado com seus atos constitutivos para conferência das assinaturas;
5.52 O COMPRADOR e a ÁREA DEMANDANTE estão cientes de que os serviços contratados só
poderão ser iniciados após a entrega do contrato assinado pelo fornecedor e pela Estácio.
G) GESTÃO DO CONTRATO
5.53 Fica definido que a gestão do contrato será realizada através de uma parceria entre a
DIRETORIA DE SUPRIMENTOS (Gestão Comercial) e a ÁREA DEMANDANTE (Gestão
Operacional).
5.54 O PGE.04.089 - GESTÃO DOS CONTRATOS NEGOCIADOS POR SUPRIMENTOS é o
documento normativo, criado pela DIRETORIA DE SUPRIMENTOS, que define as regras da
gestão de contratos, o que inclui as responsabilidades de cada agente no processo.
H) RECEBIMENTO FÍSICO/SISTÊMICO E PAGAMENTO
5.55 A ÁREA DEMANDANTE é a responsável pelo recebimento físico/sistêmico e pelo pagamento
das notas fiscais emitidas para seu centro de custo, seja da gestão atual, seja de gestão
passada;
5.56 Para realizar o processo de recebimento a ÁREA DEMANDANTE deverá selecionar um de seus
colaboradores para assumir a função de RECEBEDOR. Os papeis e responsabilidade do
processo de recebimento estão descritos no PGE.05.126 - RECEBIMENTO DE MATERIAIS E
SERVIÇOS E DEMAIS DOCUMENTOS PARA PAGAMENTO, que se encontra liberado para
Download no SGP para toda a Estácio;
5.57 Para que o pagamento ao fornecedor ocorra sem maiores transtornos a DIRETORIA DE
SUPRIMENTOS delibera as seguintes condições:
As notas fiscais devem ser emitidas conforme pedido (mesma descrição, número de linhas,
quantidade e demais dados) e deverão constar em sua descrição o número do pedido e o (s)
numero (s) de série do (s) item (s) adquirido e garantia do produto;
A Estácio não paga por meio de boleto bancário. Salvo exceções aprovadas pelo Gestor do
Contas a Pagar e Tesouraria;
O pagamento será realizado em credito em conta corrente somente para o CNPJ informado no
pedido e de acordo com os dados bancários cadastrados na base de fornecedores da Estácio;
As datas fixas de pagamento são: 12, 17 e 24 de cada mês. Salvo exceções aprovadas pelo
Gestor do Contas a Pagar e Tesouraria.
Seguir as determinações do PGE.05.025 - PAGAMENTO A FORNECEDORES E
PRESTADORES DE SERVIÇO.
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I) PENALIDADES – COMPLIANCE
Fica vedado o descumprimento a qualquer item descrito nessa política. Constatado qualquer
descumprimento ou comportamento de risco para a Estácio ou qualquer tipo de fraude, o
mesmo precisa ser denunciado no Canal Confidencial através do telefone 0800 770 0782 ou
então pelo link e estará sujeito a análise do Comitê de Ética e a todas aplicação das penalidades
trabalhistas, cíveis e criminais previstas em leis e na Política de Medidas Disciplinares
(POL.05.038).
6. RESPONSABILIDADES
Vice-Presidência Jurídica – Gerencia Jurídica Civil, Criminal e Contratos: Avaliar as
Contratações sob a ótica Jurídica, quando necessário, garantindo a segurança da Estácio no que
concerne às condições jurídicas da negociação; Elaborar o instrumento jurídico para a formalização
da contratação, quando necessário.
CSC – Gerência de Contas à Pagar e Tesouraria –Contas à Pagar e Posto Fiscal: Efetuar análise
fiscal e tributária das notas fiscais apresentadas para pagamento, realizar contabilização via
faturamento dos pedidos, efetuar desbloqueio dos pagamentos no SAP e enviar à Tesouraria para
quitação junto às Instituições Bancárias.
Vice-Presidência de Finanças e RI - Diretoria de Controladoria – Patrimônio: Avaliar se a compra
ou serviço se adequam às linhas de CAPEX ou OPEX vide normas contábeis e políticas da
Companhia; Gerar o número de imobilizado para processos de investimento (CAPEX).
Gerência de Auditoria - Auditoria Interna: Auditar a qualquer momento todo o processo de
contratação até o pagamento, verificando a aderência dos processos à esta Política, minimizando os
riscos envolvidos.
Vice-Presidência de Operações Corporativas – Diretoria de Tecnologia da Informação: Atuar
nas inconsistências na interface entre as ferramentas e nas indisponibilidades das aplicações.
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7. REGISTROS
Nome do Registro Forma de
Armazenamento
Prazo de
Armazenamento
Forma de
Descarte
Contratos Arquivo - Jurídico Até o término do contrato Não se aplica
Requisição Eletrônico Indeterminado Não se aplica
Pedido Eletrônico Indeterminado Não se aplica
Cotação (SDC) Eletrônico Indeterminado Não se aplica
Recebimento (RCB) Eletrônico Indeterminado Não se aplica
Cadastro de Material Eletrônico Indeterminado Não se aplica
Cadastro de Fornecedor Eletrônico Indeterminado Não se aplica
Formulário de Esclarecimento
de Conflito de Interesses Eletrônico Indeterminado Não se aplica
8. ANEXOS
Não se aplica
CONTROLE DE REVISÃO
Nº DA
REVISÃO DESCRIÇÃO SUMÁRIA DOS ITENS ATUALIZADOS
01 - Formatação e template do documento.
02 - Alterado todo o documento.
03
- Itens Alterados: texto “A Estácio não trabalha com boleto bancário, somente em exceções
aprovadas pelo Gestor do Contas a Pagar e Tesouraria”, 5.76, 1º ponto;
- Inclusão das responsabilidades do usuário recebedor – Item 5 B.
04
- Atualização do Template
- Inclusão e destaque das Penalidades, conforme solicitado pela área de Compliance;
Abertura da ANS por tipo de compra e/ou faixa de valor; Definições das Modalidades
Especiais de Compras e Contratações.