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Gerenciamento de Projetosde Forma Simples

Mentorear Assessoria Empresarial Ltda

Gestão de Projetos

Paulo Espindola

TV.3.0

Tempo

SAP

PauloEspindola

19 11 1960

[email protected]. MENTOREAR.COM

Gerenciamento de Projetos de Forma Simples11/04/23 2/27

Leve este pensamento com você . . .

Em terra de cego quem tem um olho … continua caolha. Aprimore-se sempre !

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Tempo é . . .

Diferente...... de qualquer outro recurso que você possa gerenciar. Ele não pode ser economizado, armazenado ou estocado para uso mais tarde.

Por isso...... o dia sempre terá no máximo 24 horas. Use-as da melhor forma possível ou perca-as!

Desta forma...... finais de semana e feriados NUNCA deveriam ser “dias úteis” na sua agenda. Útil só para descansar e fazer o que você gosta. Embora você possa estar “plugado” 24 X 7 . . .

PMI – PMBOK 2004

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Gerenciando o Tempo

• Ele é finito e não pode ser comprado;• Pode ajudar você a ser mais competitivo no mercado;• Ninguém que gasta tempo demais é eficiente e eficaz;• Libera tempo para você se energizar;• O mundo global otimiza o tempo;• Porque ele é muito importante para você.

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O que é Gerenciamento do Tempo?

É gerenciar muito bem as datas acordadas com a equipe, com o cliente e com você.

É a aplicação dos processos necessários para realizar o término do projeto no prazo.

PMI – PMBOK

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Restrição Tripla – Triple Constraint

Escopo

Tempo Custo

QualidadeRiscos

Satisfação do Cliente

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Tempo com 5W2H

Perguntas que você deveria estar sempre fazendo nas suas atividades . . .

How Much Quanto . . . Vou gastar nisso ?

How Como . . . Nós faremos isso ?

Where Onde . . . Isto será feito ?

When Quando . . . É necessário entregar ?

What O que . . . É preciso entregar ?

Who Quem . . . Tem interesse nisso ?

Why Por que . . . Devemos fazer isso ?

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Plano de Gerenciamento de Tempo

• Define o formato a ser adotado nos cronogramas;• Define os critérios para desenvolvimento;• Define os critérios de controle;• Define as técnicas e ferramentas adotadas;• Define a freqüência de revisão do plano; • outras...

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Uma pergunta que não quer calar!

O que é um cronograma?

Como você deve desenvolvê-lo?

Quem deveria estar envolvidono desenvolvimento dele?

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Cronograma

É uma lista de atividades, seqüenciadas, com datas de inícioe término estabelecidas, com recursos alocados e que, quandoexecutadas, devem gerar os produtos estabelecidos no projeto.

Como desenvolvê-lo, não perca a seguir . . .

Envolver todos que tenham relação com os produtosque devem ser entregues. Mas quem ?

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Como elaborar um Cronograma

Lista de Atividades * Identificar as atividades que devem ser realizadas para produzir seus produtos;

Utilizar a EAP/WBS

Estimativa de Duração * Definir um tempo estimado para cada atividade; Atentar para possíveis restrições

Dependência de Atividades * Definir as dependências entre as atividades listadas; Identificar paralelismo, seqüenciamento, mandatórias, externas

Alocação dos Recursos * Definir quem trabalha em qual atividade do projeto; Melhor alocação

Calendário do Cronograma * Planejar o calendário do projeto para os dias trabalhados; Normal 40 horas por semana. Registrar feriados

Calendário dos Recursos * Planejar o calendário dos profissionais para os dias trabalhados; Conforme horário de trabalho do profissional.

Registrar férias, licenças, viagens, etc

Marcos do projeto * Definir entregas críticas para controle do projeto; Verificar pontos de controle, restrições, compromissos

Negociar datas de início/término * Escalar para obter comprometimento gerencial;

E por fim . . . Definir BASELINE do CRONOGRAMA.

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Tipos de Cronogramas

Marcos

ID % Real Task Name Duration Start1 50% PDM - ADM Delivery RJ - Macro-Atividades - Ano 2008 261 days 1/1/08

2 100% IDP - Individual Development Plan 64 days 1/1/08

6 100% PBC - Personal Business Commitment 64 days 1/1/08

10 27% MBA / TCR - Ciclo Salarial 41 days 2/5/08

15 31% SEA - Service Excellence Award 261 days 1/1/08

22 100% GDP - Growth Driven Profit-Sharing - Bônus de Participação 64 days 1/1/08

26 100% MD - Matriz de Diferenciação 64 days 1/1/08

30 0% MFP - Manager Feedback Program 42 days 1/10/08

34 100% HMP / TT (High Manager Professional / Top Talent) - Indicação 42 days 1/1/08

38 100% TR - Technical Resource - Indicação 41 days 1/2/08

42 27% Acordo Coletivo 42 days 1/5/08

46 0% Manager's Day 20 days 2/6/08

50 38% PTO - Plano de Treinamento Organizacional 261 days 1/1/08

57 0% PA / PDFA - Project Assessment / Professional Development Framework Assessment131 days 1/7/08

Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb2007 2008 2009





11 100% Início do Processo 0 days 2/5/08

12 52% Avaliação 21 days 2/5/08

13 0% Divulgação 20 days 2/6/08

14 0% Término do Processo 0 days 30/6/08



17 100% 1* Quartil (Indicação & Premiação) 42 days 1/2/08












50 38% PTO - Plano de Treinamento Organizacional 261 days 1/1/08

57 0% PA / PDFA - Project Assessment / Professional Development Framework Assessment131 days 1/7/08

2/5

30/6

1/1

31/12




































1/1

31/3

1/1

31/3

2/5

30/6

1/1

31/12

1/1

31/3

1/1

31/3

1/10

28/11

1/1

28/2

1/2

31/3

1/5

30/6

2/6

30/6


AtividadesSumarizados

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Tipos de Estimativas

CHUTECálculos Hipotéticos Utilizando Técnicas de Estimativas

Estimativa é usada para ...Fornecer o tempo requerido (esperado) para completar uma atividade,utilizando parâmetros como skill dos profissionais, riscos, premissas,restrições, produtividade, histórico realizado, experiência, entre outros.

Conceitos entre Duração &

Esforço

Outros TiposAnáloga;Paramétrica;Especialista no Assunto;Três pontos : O, M, P;

Conceitos entre Top-down & Botton-up

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??????

Precisão das Estimativas

Ordem de Magnitude

???

Definitiva

Pre

cisã

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Est

imat

iva

Menos

Mais

Co

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ento

do

Ass

un

toA

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são

da

Est

imat

iva -25% a

+75%

-5% a+10%

-10% a+25%

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Tipos de Dependências

ID Task Name Duration Start Finish1 Turma 09 - TEMPO 9 days 30/7/08 11/8/08

2 Atividade A (FS) 2 days 4/8/08 5/8/08

3 Atividade B 1 day 6/8/08 6/8/08

4 Atividade C 3 days 7/8/08 11/8/08

5

6 Atividade A (SS) 1 day 4/8/08 4/8/08

7 Atividade B 2 days 4/8/08 5/8/08

8 Atividade C 3 days 4/8/08 6/8/08

9

10 Atividade A (FF) 2 days 4/8/08 5/8/08


12 Atividade C 1 day 6/8/08 6/8/08

13

14 Atividade A (SF) 1 day 30/7/08 31/7/08


16 Atividade C 2 days 31/7/08 4/8/08

S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W27 Jul '08 3 Aug '08 10 Aug '08 17 Aug '08 24 Aug '08 31 Aug '08

FS – Finish to Start – Quando terminar, inicia a próximaSS – Start to Start – Devem iniciar juntasFF – Finish to Finish – Devem terminar juntasSF – Start to Finish – (raro) Quando iniciar, termina a anterior

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Tipos de Folgas

Folga Livre – Free FloatÉ o tempo permitido para atraso de uma atividade do cronograma sematrasar o início mais cedo de qualquer outra atividade seguinte.

Folga Total – Total FloatÉ o tempo permitido para atraso de uma atividade do cronograma doseu início mais cedo sem atrasar o término do projeto.

Folga > 0, tudo sob controle ... (lindos sonhos)

Folga = 0, nada pode dar errado ... (quer dormir?)

Folga < 0, projeto atrasado ... (pesadelos)

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Caminho Crítico

É o caminho de mais longa duração do seu projeto.Ele determina a data final do seu projeto.

Qualquer atividade que atrase neste caminho, atrasa seu projeto.

Qualquer atividade que antecipe neste caminho, antecipa seu projeto.

Pode haver mais de um

caminho crítico no projeto?

Sim, bastando eles terminarem na

mesma data final do projeto. Mas

não é aconselhável.

Por que ?

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Reduzindo Datas no Cronograma

Fast Tracking - ParalelismoPassar a realizar atividades em paralelo.• Pode gerar retrabalho;• Aumenta os riscos.

Crashing - CompressãoAvaliar custo e tempo para determinar o máximo de compressão de prazos com o menor custo incremental.• Aumento de custo;• Nem sempre é viável.

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Informações de uma atividade

Representação Gráfica(sugerida)

LS – Late StartInício mais tarde

Nr e Nome da Atividade

LF – Late FinishTérmino mais tarde

Duração

Folga

ES – Early StartInício mais cedo

EF – Early FinishTérmino mais cedo

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Um exemplo . . .

30 3 2 14

1 5

3 3 5 5 19

019 19

19 190

0 1 1 6

000 1955330

1914 131413 13

Tirar foto para o passaporte

Solicitar o passaporte Receber o passaporte

Partir para o Exterior

Tomar as vacinasMarcar a vacinação

Aprovaçãoda Viagem

Internacional

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Uma pergunta que não quer calar!

O que você poderia levar para outros projetoscomo lição aprendidano gerenciamento do

tempo do seu projeto?

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Lições Aprendidas com Tempo

• Consulte pessoas ao criar sua lista de atividades;• Cheque bem a lista para buscar ausências;• Verifique atividades que podem ser paralelas;• Peça ao responsável uma estimativa da atividade; • Mantenha sob controle o Caminho Crítico;• Tem Lição Aprendida em todas as áreas.

Algumas Idéias

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Dúvidas

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Leve este pensamento com você . . .

Não siga aonde leva a trilha. Em vez disso, vá aonde não há trilha e deixe seu rastro.

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E agora ?

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