Gestão de Suprimentos II

Gestão de Contratos

Dez/13

Conceitos Importância dos Contratos no Custo Total da MCE

Fluxo de Gestão de Contratos com Fornecedores

Modelo de SM para Contratação e/ou Aditivos

Anexos da SM de Contratos : MD e PPU

Contrato Padrão da MCE

Gestor Administrativo

Gestor Técnico

Medições

Controle Master de Contratos

Arquivamento e Encerramento de Contratos

Importância dos Contratos nos Custos Totais da MCE

Fluxo de Gestão de Contratos com Fornecedores

Modelo de SM para Contratação e/ou Aditivos

Anexos da SM de Contratos: MD e PPU

No MD o solicitante do contrato trata do escopo, responsabilidades, especificações e demais condições do contrato.

Na PPU o solicitante do contrato já faz a estimativa dos itens e quantidades que irão compor o contrato (logicamente o preço unitário só será conhecido após a negociação)

Contrato Padrão da MCE

CONTRATO + CEF (Condições Específicas de Fornecimento) + Planilha de Preços compõem o contrato padrão da MCE.

Demais formatos de contratos devem ter atenção especial e sempre ter o aval do setor jurídico da MCE.

Gestor Administrativo (GA)

Conhece e opera TODO SISTEMA envolvido na Gestão de Contratos

Arquiva e mantém seguro todos os documentos e registros dos contratos

Orienta o GT (Gestor Técnico) quando este tiver dúvidas.

Acompanha os gastos do contrato sempre com foco no PFF e PCO estabelecido em cada Centro de Resultado (OS).

Faz interface sobre questões administrativas do contrato com o fornecedor, bem como cobrar obrigações acessórias administrativas do contrato.

Garante a “lisura” dos processos de medições observando sempre a correção e coerência entre os seguintes elementos:

• Evidências dos Fornecimentos e Prestações de Serviços• Memória de Cálculo das Medições• BM – Documento Final de Sistema

Acompanhar processo de aprovação do BM no sistema e liberar o fornecedor para a respectiva emissão da NF-Nota Fiscal.

Gestor Técnico (GT) Conhece cada Contrato do qual é Gestor Técnico e é especialista no objeto

do contrato.

Conhece de forma geral o processo de Gestão de Contratos da MCE através de Treinamentos Específicos ou por orientação/treinamentos feitos por Analistas e/ou Gestores Administrativos.

Somente demanda serviços e produtos do contrato se tiver cobertura orçamentária dos Centros de Resultados(OS).

Arquiva e manter seguro todos os documentos e registros técnicos pertinentes ao contrato em especial as Evidências de Fornecimentos e Prestações de Serviços.

Trabalha em harmonia com o GA (Gestor Administrativo) nos processos de Medições.

Medições

Evidências dos Fornecimentos e Prestações de Serviços: em um processo de medição este é o elemento essencial e do qual decorre os demais passos. A matemática das memórias de cálculo e o formalismo do BM no sistema não impedem que sejam medidos ou pagos por serviços e produtos não fornecidos.

Memória de Cálculo das Medições: nem sempre as quantidades e valores lançados nos BM´s são exatamente da forma como são medidos e assim é comum necessidade de memórias de cálculo correlacionando as evidências de fornecimentos com o que é lançado no sistema.

BM – Documento Final de Sistema: é o último documento do processo de medição que correlaciona a medição com o seu contrato. É muito importante pois atualiza saldos do contrato , garante coerência com a Planilha de Preços e Quantidades do Contrato além de ter uma checagem final no processo de aprovação. Porém salienta-se que as maiores fraudes nos processos de medição ocorrem nas etapas anteriores.

Controle Master de ContratosÉ recomendável que o líder de uma operação tenha um controle similar ao abaixo indicado onde possa visualizar o valor ,prazos , saldos e medições mensais dos contratos com fornecedores sob sua liderança.

Recursos

Modelos de MD e PPU

Equipe Treinada de Gestores Administrativos

Relatórios na WEB

Modelos de PPU e MD

Estão disponíveis no suprimentos modelos de MD e PPU para os mais diversos tipos de contratações. O solicitante então pode usar estes exemplos / modelos para elaborar o seu mais rapidamente.

Equipe Treinada de Gestores Administrativos

Ter cultura e bons profissionais para exercer de forma adequada o papel de gestor administrativo de contratos é um grande desafio das organizações. A MCE hoje dispõe destes profissionais na quantidade e qualidade necessária.

Relatórios na WEB

Expectativas MCE Ter todos os contratos formalizados , assinados e seus anexos e

documentos de medição devidamente arquivados desde a sua solicitação até o encerramento.

Ter no mínimo sempre a PPU anexa a SM. Já o MD (Memorial Descritivo) elaborados para as contratações representativas.

Que os contratos sejam controlados quanto a VALORES , PRAZOS, QUALIDADE , ANTECIPAÇÃO DE ADITIVOS de forma a ter melhores análises críticas e negociações.

Harmonia entre as figuras de GA e GT (Gestores Administrativos e Gestores Técnicos)

Garantir medições idôneas pautada por Evidências de Fornecimento / Memórias de Cálculo e BM

Referências e contatos

Contato(s):Adelmo G. Pellegrino Gerente Corporativo de Compras/Contratação Tel.: +55 71 3183-8915 Cel.: +55 71 9114-7854

Referências:

Medições de Serviços de Fornecedores – IT-LOG-SUP-000.00-202

MD – memorial Descritivo – IT-LOG-SUP-000.00-401

Locações de Imóveis – IT-LOG-SUP-000.00-501