Gestão Do Tempo

A) GESTO DO TEMPOPor vezes, o problema no ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas estabelecidas.Formadora Esmeralda Reis 2014

Formadora Esmeralda Reis 2014

Gerir o tempo implica:

Saber quais os nossos objetivos e prioridades. Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcanar. Pensar a longo prazo. No pense apenas no dia de hoje. Autoconhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!



O que faz para garantir que cumpre prazos?

Tem uma tarefa fcil e uma tarefa difcil para fazer. Qual a tarefa que faz primeiro? Estabelece um plano para cada dia ou para um perodo mais longo? Estabelece prioridades?



DesenvolvimentoUsar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho so fatores essenciais para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.

Assim, apresentamos-lhe algumas estratgias para que tire o melhor partido do seu tempo e da organizao do seu trabalho.



Agora DESENVOLVA a sua competncia para gerir o tempo e a organizao de trabalho:

1.O que o tempo e como geri-lo 2.Estabelecer objetivos e prioridades 3.Planear atividades e tarefas 4.Organizao pessoal 5.Organizao do trabalho



O TempoO que o tempo? O tempo um elemento que se gasta e no se recupera. Apesar de pensarmos que temos todo o tempo do mundo, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo que no o usemos ele permanece limitado. algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que no adaptvel.



AGORA REFLITA:

SENTE QUE NO TEM TEMPO PARA NADA?

QUE O TEMPO NO LHE CHEGA PARA TUDO?



SERO APRESENTADAS ALGUMAS ESTRATGIAS PARA QUE CONSIGA RENTABILIZAR O MAIS POSSVEL O SEU TEMPO. No entanto, no se esquea que o tempo LIMITADO a 24h dirias.Formadora Esmeralda Reis 2014


Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos so os impedimentos a uma gesto de tempo eficaz.



Algumas das causas mais frequentes para a perda de tempoFormadora Esmeralda Reis 2014



BARREIRAS HUMANAS AO TEMPOBARREIRAS ADMINISTRATIVAS AO TEMPOBARREIRAS AMBIENTAIS AO TEMPO

Esforar-se demais;Desorganizao pessoal; Incapacidade de dizer no; Falta de autodisciplina; Procrastinao, indeciso; Deixar tarefas inacabadas; Socializar.

Falta de objetivos, prioridades e planeamento; Delegao ineficiente; Pessoas no treinadas ou inadequadas; Falta de comunicao; Responsabilidade ou autoridade confusa; Falta de padres, controlo e relatrios dos progressos; No saber escutar.

Interrupes pelo telefone; Visitantes ocasionais; Encontros; Informao atrasada ou incompleta; Papelada, formalidades, leitura; Falta de pessoal ou excesso de pessoal; Barulho, distraes visuais.


IMPORTANTEFormadora Esmeralda Reis 2014


O que significa gesto do tempo?1. Estabelecer objetivos e prioridades

2. Planear atividades e tarefas

3. Organizao pessoalFormadora Esmeralda Reis 2014


1. Estabelecer objetivos e prioridades

Formadora Esmeralda Reis 2014Estabelecer objetivosTem a certeza que distingue facilmente objetivos?De seguida, realizar um exerccio onde poder responder a esta questo.Exerccio N 1


Mas porque importante criar objetivos?Mensurvel: algo que possa ser medido, no pode ser algo abstrato;Atingvel: no ser impossvel de conseguir;Realista: no ser algo demasiado difcil nem demasiado fcil;Compatvel: Ser algo que voc pode realizar e que no v contra o que voc realmente quer;Prazo: definir prazos limite;Especfico: no ser algo geral, mas algo concreto;Pessoal: algo seu, adaptvel a si e ao que voc quer e no a outra pessoa;Escrito: dever escrev-lo para que no se esquea.Formadora Esmeralda Reis 2014


Dever ter em conta a hierarquia dos objetivosFormadora Esmeralda Reis 2014


Realize agora uma reflexo com vista a definir os seus objetivosDemore o tempo que for necessrio mas tenha em conta as caractersticas dos objetivos referidas anteriormenteAps preencher a tabela guarde-a consigo para que se v recordando e atualizando os seus objetivos.Formadora Esmeralda Reis 2014Exerccio N 2


J lhe demos algumas formas de organizao a partir dos seus objetivos, no entanto, muitas so as vezes em que tem de estabelecer prioridades sobre esses mesmos objetivos:

Formadora Esmeralda Reis 2014QUAIS IREI REALIZAR PRIMEIRO?!Reflita um pouco:Quais so normalmente os seus critrios para estabelecer prioridades?


Atividades importantes versus urgentesFormadora Esmeralda Reis 2014Exerccio N 3

IMPORTANTENO IMPORTANTEURGENTESA(resoluo de problemascom clientes. Resoluo dequestes estratgicas paraa empresa).C(atendimento de telefonemas.Receo de visitantesocasionais).Gastam normalmente 50%a 70% do dia.NO URGENTESB(planear, desenvolver, formar...).D(atividades acessrias quepouco contribuem para osobjetivos centrais da empresa).Gastam normalmente 10%a 40% do dia.


Soluo1 - Pedras Grandes 2 - Pedras Mdias 3 - Areia 4 - guaImagine, agora, que o frasco com gua representa a quantidade total de tempo que tem disponvel (num dia, ou numa semana), que as pedras grandes representam as tarefas mais importantes ou difceis, que as pedras mdias representam as tarefas rotineiras, que os gros de areia representam as tarefas triviais, sem importncia e que a gua representa os imprevistos que por vezes enfrentamos.Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano semanal ou dirio?Formadora Esmeralda Reis 2014


O planeamento do tempo dicas para a elaborao dosseus planosRegras a observar na elaborao de um plano: Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos.Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de modo a reduzir ao mximo os momentos de presso.Prever os compromissos e obrigaes fixas de curto, mdio e longo prazo.Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexo e para o trabalho solitrio. Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma fcil leitura. Se lhe der jeito, use smbolos e cores.

Formadora Esmeralda Reis 2014Exerccio N 4


2. Planear atividades e tarefasO segundo ponto da gesto do tempo aps o estabelecer objetivos e prioridades o planear as atividades e tarefas e assim dever ter em conta:

Formadora Esmeralda Reis 2014Plano de trabalhoPlano de tempoObjetivos/ resultadosAtividadesPrioridadesEstimativa de duraoHorriosFlexibilidade


2. Planear atividades e tarefasMas ento agora coloca-se a questo: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER UM PLANO?!Obriga a pensar no futuroAjuda a evitar problemasAjuda a lidar com o fluxo de trabalhoFornece mais tempo tilAjuda a coordenar melhor as atividades com os outrosAjuda a gerir o tempo dos outrosAjuda a evitar sobrecargas de trabalhoAjuda a dizer no mais vezesAjuda a trabalhar com mais calmaAjuda a fazer mais coisasFormadora Esmeralda Reis 2014


2. Planear atividades e tarefasComo fazer um Plano semanal?Defina objetivosEstabelea prioridades para todas as atividadesSeja realista quanto ao tempoDivida os trabalhos quando complexosDesenhe o seu plano em funo do tempoEscolha a melhor sequncia de atividadesDefina os locais para realizar as tarefasDeixe um tempo para os imprevistosTransforme o ato de planear num hbitoFormadora Esmeralda Reis 2014


Como planear uma atividade? De seguida, ilustraremos uma forma de como poder realizar um projeto de forma planeadaFormadora Esmeralda Reis 2014


uma profunda mas importante questo, se desejar sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a refletir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si mesmo objetivos especficos.

Estabelea Prioridades

Formadora Esmeralda Reis 20142. Planear atividades e tarefas- Planeamento para o sucesso!


A gesto do tempo o cerne do planeamento da sua vida e da sua gesto do stress.

O seu alcance maior do que o das listas tenho que fazer: ... e diz respeito ao que pretende da vida e a como planeia atingi-lo.

Para muitas pessoas, o primeiro desafio O que que eu pretendo da vida?...

Formadora Esmeralda Reis 20142. Planear atividades e tarefas- Planeamento para o sucesso!


Planeamento para o Sucesso Preparar a reunio de sexta-feira tarde Mdia Amanh s 09:00 horas Sexta-feira de manh2. Planear atividades e tarefas- Planeamento para o sucesso!Formadora Esmeralda Reis 2014


Enviar o relatrio para o cliente por correio Elevada Imediatamente Amanh de manh2. Planear atividades e tarefas- Planeamento para o sucesso!Formadora Esmeralda Reis 2014


Verificar o economato Baixa ltima semana do ms Fim do ms2. Planear atividades e tarefas- Planeamento para o sucesso!Formadora Esmeralda Reis 2014


3. ORGANIZAO PESSOALAps termos abordado temticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades e o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e ltimo ponto: organizao pessoal a partir de vrias atividades que lhe apresentamos a seguir poder organizar melhor o seu tempo e torn-lo mais rentvel. Formadora Esmeralda Reis 2014


Construa um horrio para que se organize no seu dia a dia Junte os itens semelhantes Utilize os tempinhos Faa do tempo de transio um tempo produtivo Seja fiel ao seu horrio Comece cedo Faa o horrio em torno das atividades chave Avalie os seus horrios Calendarize todas as suas atividades Formadora Esmeralda Reis 20143. ORGANIZAO PESSOAL


Minimize as interrupes:Analise as interrupes Seja breve Reorganize-se Defina 1 prazo Escreva Desloque-se Levante-se Conjugue os assuntos Aprenda a comunicar melhor

Formadora Esmeralda Reis 20143. ORGANIZAO PESSOAL


3. ORGANIZAO PESSOAL

Telefonemas, como se organizar: Agrupe os telefonemas a fazer e faa de 1 vez Deixe mensagens completas Atualize o voicemail diariamente Mantenha a rea do telefone arrumada Programe os nmeros que utiliza mais

Telefonemas, como os fazer:

Planeamento Prepare a abertura Escolha a melhor altura para ligar/pergunte Fale devagar Fornea informaes detalhadas Se tiver de pedir para aguardar, explique porqu e agradea quando regressar Antes de desligar queria ainda colocar-lhe esta questo... Deixe mensagens com significado Procure formas de contacto alternativas



3. ORGANIZAO PESSOALTelefonemas, O que no fazer ao telefone:Ter longas mensagens no voicemail, ou saudaes pouco profissionais; Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente Falar com outras pessoas Autorizar interrupes Teclar no computador Ler o email Deixar mensagens num ritmo elevado



3. ORGANIZAO PESSOALEmails:

Ver a caixa de correio regularmente Ler de acordo com o assunto e o remetente Responder rapidamente Ser educado Gravar quando necessitar Ser breve Quando responder verificar quem vai receber o seu email Limpar a caixa de correio regularmente

Cuidados a ter:

NO Escrever tudo em maisculas ou sinais de exclamao Ser abrupto Dar ordens Assumir que o seu email lido Enviar mensagens confidenciais Gravar a menos que necessite para documentao Reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer



Procrastinao:O que a Procrastinao? a arte de adiar. Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas?De seguida, apresentamos uma pequena lista com possveis razes, leia e reflita sobre aquelas com que se identifica mais.Formadora Esmeralda Reis 20143. ORGANIZAO PESSOAL


Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si? Desorganizao Desejo de evitar tarefas desagradveis Medo de falhar Medo do sucesso e suas implicaes No saber por onde comear Perfecionismo Falta de confiana e dilogos internos negativos Medo da mudana Medo da rejeio A tarefa parece ser to difcil e ocupar demasiado tempo No ter os acessrios ou os recursos necessrios para fazer o trabalho



IMPORTANTE: NO ADIE!!Tente arranjar solues: Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em partes pequenas: Os grandes projetos so assustadores Os pequenos projetos parecem mais fceis



PRINCPIOS DA GESTO DO TEMPOEstando neste momento informado sobre as regras e procedimentos bsicos que podem ajud-lo a melhor organizar o seu trabalho e o dos seus colaboradores, damos-lhe agora a conhecer um conjunto de princpios sobre a Gesto do Tempo, recomendando-lhe que, tanto quanto possvel, os tenha em devida conta no planeamento das suas atividades pessoais e profissionais.Querer remar contra a mar quase sempre d mau resultado!Na medida em que estes princpios so incontornveis, e que, como tal, merecem uma aceitao generalizada, vulgarmente so apresentados como leis. Ei-las:Formadora Esmeralda Reis 2014


Lei dos 20/80 (Pareto)20% dos nossos esforos geram 80% dos nossos resultados.O essencial leva pouco tempo, o acessrio muito!Formadora Esmeralda Reis 2014


Lei das sequncias homogneas de trabalhoTodo o trabalho interrompido ser menos eficaz e levar mais tempo do que se for executado de modo contnuo.



Lei de ParkinsonO tempo investido num trabalho varia em funo do tempo disponvel e no do necessrio.



Lei da contraprodutividadePara alm de um certo limite, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa.



Lei da alternnciaH um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; no fazer mais do que uma coisa de cada vez e faz-la bem!



Lei dos ritmos biolgicosCada ser humano atravessado por mltiplos ritmos biolgicos.



Lei da dimenso subjectiva do tempoO tempo tem uma dimenso objetiva e uma dimenso subjetiva, que funo do interesse pela atividade exercida.



SNTESE FINAL:SEIS FACTORES PARA MELHOR GERIR O TEMPO1. Definir claramente os objetivos prioritrios a atingir e os resultados a alcanar, de forma a adequar o tempo atividade a realizar.2. Ter uma boa agenda, onde so escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memria para outros assuntos da vida.3. Controlar as interrupes e minimiz-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se. Se desenvolve a tividade em espao aberto, a soluo poder passar, se possvel, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, pea para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer no com amabilidade).Formadora Esmeralda Reis 2014


4. Delegar tarefas. Tal permitir que fique com mais tempo e se preocupe menos com as questes operacionais, aumentando simultaneamente as competncias dos seus colaboradores.5. Definir prioridades. Distinguir entre essencial e o acessrio, entre o urgente e o importante.6. Preparar as reunies para que estas sejam curtas e eficazes.Formadora Esmeralda Reis 2014


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