MANUAL DE INTERVENTORIA Y SUPERVISION DE€¦ · pública descentralizada, autónoma, denominada...

MANUAL DE INTERVENTORIA Y SUPERVISION

DE CONTRATACION

ASSBASALUD E.S.E.

MANUAL DE INTERVENTORÍA ASSBASALUD E.S.E.

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I. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA: ASSBASALUD E.S.E, mediante el Acuerdo de Junta Directiva Nro. 014 del 05 de junio de 2014 expidió el Estatuto de Contratación de la E.S.E y a través de la Resolución de Gerencia Nro. 0148 del 15 de agosto de 2014 se adoptan los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios de conformidad con el estatuto contractual. Según el artículo 45 del Estatuto Contractual, la Junta Directiva facultó al Gerente para implementar la reglamentación y manuales de procesos que permitan desarrollar el Estatuto de Contratación de ASSBASALUD E.S.E. El artículo 35 del Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E, señala que la Interventoría o Supervisión se aplicará especialmente en cada proyecto o contrato de obra y en los demás contratos la entidad definirá su pertinencia y el funcionario que cumpla dicha función no podrá negarse a cumplirla salvo justa causa calificada por el Gerente. El Manual de Interventoría tiene como objeto principal describir las actividades y funciones que debe cumplir el interventor o Supervisor del los diferentes contratos que celebre ASSBASALUD E.S.E en la adquisición de bienes y servicios realizando el seguimiento y control a la acción del contratista, verificando el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, respecto de las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades administrativas, legales y presupuestales establecidas en cada uno de los contratos o convenios celebrados; velar porque las partes cumplan a cabalidad con equidad y armonía, los términos y obligaciones pactadas en el contrato para obtener bienes y servicios de excelente calidad, es decir, con la oportunidad, costos y especificaciones que satisfagan las necesidades de la empresa. Finalmente intervenir en el recibido a satisfacción de los bienes y servicios y avalar la liquidación cuando esta etapa se pacte en los contratos. La interventoría o supervisión de los contratos es una responsabilidad de las Entidades Públicas que busca el cumplimiento de los fines estatales cuando estos se desarrollan mediante una relación contractual. La interventoria hace seguimiento, interviene, ejerce control, hace cumplir lo pactado y se ejerce mientras dura el contrato. El manual de interventoría pretende constituirse en una herramienta administrativa que oriente y facilite la estandarización, racionalización, control y simplificación de procesos, logrando una gestión eficiente y eficaz en la ejecución de los contratos que celebre ASSBASALUD E.S.E, coadyuvando a la consolidación y fortalecimiento del Sistema de Control Interno y la evaluación de resultados de conformidad con las normas legales y el Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E. II. FUNDAMENTOS LEGALES Y ESTATUTARIOS. De conformidad con los artículos 48 y 49 de la Constitución Política, se expidió la Ley 100 de 1993 por la cual se establece el de Seguridad Social Integral, en cuyo libro II se regula la concerniente al Sistema General de Seguridad Social en Salud. El artículo 194 de citada Ley 100 de 1993 estableció una nueva categoría de entidad pública descentralizada, autónoma, denominada EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, cuyo objeto primordial es la prestación de servicios de salud. ASSBASALUD E.S.E, de conformidad con el Decreto Extraordinario Municipal Nro 234 del 15 de julio de 1996 de transformó y/ó convirtió en Empresa Social del Estado. El artículo 195 de la Ley 100 de 1993 establece el régimen jurídico de las Empresas sociales del Estado, destacándose el relativo al régimen de contratación. El numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993 prevé la aplicación del régimen de derecho privado para los contratos celebrados por las Empresas Sociales del Estado, autorizando incluir discrecionalmente en los contratos las cláusulas excepcionales al derecho común, consagradas en el Estatuto de Contratación Estatal. El Decreto Nacional 1876 de 1994, aclarado mediante el decreto nacional Nro 1621 de 1995, ratificó la aplicación del régimen privado en la contratación que realicen las Empresas Sociales del Estado.


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Sin embargo dichas prescripciones de orden legal, deben interpretarse sin prescindir de los principios que de manera general rigen para la contratación estatal. De conformidad con el artículo 13 de la ley 1150 de 2007, las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto de la Contratación Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal. III. DEFINICIONES: El manual define y especifica las responsabilidades y actividades que asumirán y ejercerán los interventores o supervisores, en la ejecución de los contratos que celebre ASSBASALUD E.S.E, busca unidad de criterio sobre la labor de los interventores o supervisores, procurando la protección de los recursos que invierta la entidad y el cumplimiento de los objetivos y metas fijadas en el Plan de desarrollo institucional. Para la mejor comprensión de los interventores sobre los alcances de su actividad y las instrucciones generales que se establecen en este Manual, se define el siguiente GLOSARIO O TERMINOS BASICOS: - Empresa: Assbasalud E.S.E., se refiere a la parte contratante en la adquisición de bienes y servicios.

Significa también el representante legal de ASSBASALUD E.S.E, y/o quienes estén facultados para contratar. - Contratista: Persona natural o jurídica con quien se celebra el respectivo contrato, de conformidad con los

procesos establecidos en el Manual de Contratación de la Empresa. - Interventor o Supervisor : Es la persona natural o jurídica que representa a la Empresa en el contrato y

ante el Contratista, encargado del control técnico y administrativo del contrato y de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones contractuales pactadas; se clasifica en:

A- Interventoría externa: Es la persona natural o jurídica con quien la Empresa celebra un contrato de

interventoría. B- Interventoría o Supervisoría interna: Es el funcionario designado por el representante legal o por quien esté

facultado para contratar, para que cumpla las funciones de interventoría o supervisión. C- Interventoría Mixta: Combina las dos anteriores; unos aspectos los controla y evalúa Assbasalud

(interventoría interna), en tanto que otras situaciones técnicas las controla la interventoría externa.

- Contrato: Acuerdo celebrado entre la Empresa y el contratista favorecido con la adjudicación, previo proceso de selección de conformidad con el Estatuto Contractual, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos, las obligaciones de las partes y los plazos para el cumplimiento y liquidación. Los Contratos están definidos en el capítulo III, art 8 y siguientes del Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E.

- Modificación del contrato: Es el acuerdo que suscriben la Empresa y el contratista para variar las

condiciones del contrato, que justifiquen la modificación de las cláusulas pactadas, todo de conformidad con el artículo 37 del Estatuto Contractual.

- Plazo de vigencia: Es el período durante el cual se imparte la orden de iniciación en los contratos de obra y tracto sucesivo, se ejecuta el objeto del contrato o convenio, para el cumplimiento de las obligaciones propias del mismo y se realiza su liquidación.

- Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las

partes derivadas del contrato. - Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato, que se le cancela al contratista una vez

perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo. Estos recursos serán destinados únicamente en la ejecución del contrato. El interventor o supervisor ejercerá especial control sobre los recursos dados como anticipo.

- Pago Anticipado: Es un verdadero pago del contrato, previa comprobación parcial de o las obligaciones

pactadas y previo recibido a satisfacción por el interventor o supervisor del contrato. - Acta u Orden de iniciación: Es el documento que firma el interventor o supervisor en el que se fija la fecha

de iniciación del contrato, que es a la vez, el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución.


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Esta Acta u orden se realiza cuando se considere necesario, especialmente en los contratos de obra y los de tracto sucesivo.

- Factura o documento equivalente: Es el documento externo originado por el contratista, que contiene los

requisitos mínimos exigidos por la DIAN, para soportar contablemente los costos y deducciones, tales como el Impuesto sobre la renta, el IVA, la retención en la fuente etc. De conformidad con la reglamentación vigente.

- Acta de suspensión: Es el documento mediante el cual la empresa y el contratista de común formalizan el

acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias que imponen el cese de su desarrollo. El término de suspensión debe constar por escrito y no debe ser superior a la mitad del término pactado en el contrato.

- Acta de reiniciación: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por

terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista.

- Acta de entrega y recibo final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfacción de la empresa. Esta Acta se elabora especialmente en los contratos de obra, suministro y de tracto sucesivo.

- Valor final del contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con

cargo al contrato, que debe constar en el Acta de Liquidación.

- Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por la Empresa, el interventor y el contratista en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarias para que las partes pueda declararse a paz y salvo. Esta Acta se elabora especialmente en los contratos de obra, tracto sucesivo, y prestación de servicios.

Auditoría Ambiental. Consiste en un proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar en forma objetiva la evidencia que permita determinar si las actividades ambientales, los eventos, las condiciones y los sistemas administrativos especificados cumplen con los requerimientos y normatividad ambiental vigentes. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Es el documento expedido por el responsable de Presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los compromisos que se adquieren con la celebración del contrato. Certificado de Registro o Reserva Presupuestal (CRP). Se denomina Registro o Reserva Presupuestal el monto de los recursos del presupuesto de ASSBASALUD E.S.E que respalda el cumplimiento o pago de las obligaciones o compromisos adquiridos en la contratación de bienes y servicios de conformidad con el Estatuto de Contratación de ASSBASALUD E.S.E y que correspondan o desarrollen el objeto y para la apropiación afectada. La fecha de expedición de la reserva no debe constar antes de la fecha de la firma del respectivo contrato. Imprevistos o no previstos. Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente contratadas y que no modifican el objeto del contrato que deben ejecutarse previo acuerdo del justo precio y de conformidad con las especificaciones requeridas. Otro-si. Adición que se hace a un contrato, ya sea adicionando o suprimiendo estipulaciones en él contenidas, sin modificar el objeto contratado ni el valor pactado. Contrato Adicional. El celebrado entre ASSBASALUD y el Contratista para ampliar el plazo y /o el valor del contrato (no superior al 50% del valor inicialmente pactado), evento en el cual se ampliarán las pólizas a cargo del contratista. Documentos y anexos del contrato: La información o documentos pertinentes al proceso contractual en sus diferentes etapas (Acuerdo Nro 010-2008, capitulo VII, arts 24,25; capit VIII, arts 32 y siguientes; capit IX): De planeación, justificación o precontractual; contractual y post-contractual, deben estar integrados en el expediente de cada contrato. Para efectos de trámites en otras dependencias de la empresa (como tesorería, interventoría o supervisión, Proceso de Gestión Humana etc) se expedirá fotocopia de los documentos requeridos y los originales permanecerán en el expediente contractual. Cuando se trate de procesos de selección donde los adjudicados sean varios proponentes, el Interventor o Supervisor de cada contrato deberá certificar sobre donde reposan los documentos y anexos que correspondan a


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la etapa de planeación y precontractual (pliegos, convocatoria, propuestas) citando la dependencia que los custodia u archiva, lo anterior con el fin de permitir un control posterior efectivo por parte de los órganos competentes. La justificación de cada contrato debe quedar incorporada en el respectivo expediente del contrato. Los documentos requeridos por la empresa como soportes de cada proceso contractual, dependiendo de la cuantía, son los relacionados en la Resolución de Gerencia No. 1243 de 29 de septiembre de 2008. El diligenciamiento del formato de hoja de vida de contratista sea persona natural o jurídica, se hará en aquellos casos en que el contrato sea igual o superior a 25 SMLV. En los contratos de prestación de servicios, la hoja de vida es de obligatoria presentación. IV. ACTIVIDADES DE LA INTERVENTORIA O SUPERVISION: La interventoria es la supervisión, coordinación y control de los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo, ejecución y liquidación de un contrato celebrado por ASSBASALUD E.S.E. El Interventor y Supervisor es un colaborador de la Administración de ASSBASALUD E.S.E, y debe cumplir las siguientes actividades para lograr su fin: Controlar, solicitar, exigir, colaborar, absolver, prevenir y verificar. Dentro de su actividad o desempeño de su función, el Interventor o Supervisor, sólo debe tener en cuenta las cláusulas consagradas en el contrato y no podrá modificarlas o interpretarlas en forma ajena al pacto celebrado entre ASSBASALUD E.S.E y el Contratista, de hacerlo incurrirá en exceso o extralimitación de sus funciones.

ACTIVIDADES O FUNCIONES DE LA INTERVENTORIA O SUPERVISION : CONTROLAR: Es una supervisión planeada a partir de la firma y perfeccionamiento del contrato, que debe hacerse de manera permanente a todas y cada una de las obligaciones contractuales establecidas en el contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo ofrecido por las partes. SOLICITAR: Facultad que se materializa cuando el interventor o supervisor pide al contratista oportunamente que subsane en forma inmediata, algún vicio de forma o de fondo que no afecta la validez o ejecución del contrato, convenio, orden de compra u orden de servicio, cuando en estos se disponga la necesidad de contar con un interventor o supervisor. EXIGIR: Al detectar que en la ejecución del contrato, convenio, orden de trabajo u orden de servicios, no se cumplen estrictamente las cláusulas pactadas, el interventor o supervisor tiene la facultad y obligación de exigir a la parte que ocasiona las deficiencias, la satisfacción exacta de lo prometido, para el efecto debe emplear como medios el contenido del contrato y las garantías ofrecidas para respaldar el cumplimiento de las obligaciones. En el Contrato debe indicarse que el Contratista se obliga a facilitar toda la información que requiere al Interventor o superviso para para cumplir su función, así como el acceso a instalaciones o dependencias cuando el contrato se desarrolle en inmuebles o bienes del contratista. ABSOLVER: En ocasiones los contratos se desvían de los objetivos propuestos por ausencia de comunicación entre las partes. Un errado concepto de independencia por parte del contratista o una administración desentendida sobre la ejecución del contrato pueden originar perjuicios que difícilmente se remedien. El interventor actúa como apoyo al que se le consulta para resolver las dudas y dificultades que surjan durante la ejecución del contrato. PREVENIR: La interventoria o supervisión no es una función pasiva que se limita a observar la ejecución del contrato para informar los errores de las partes; debe prever su ocurrencia y tomar las medidas necesarias para evitar consecuencias irremediables que no permitan luego la ejecución del contrato en los términos pactados por las partes. El interventor debe orientar las acciones preventivas hacia el contratante y el contratista. VERIFICAR: Las actividades enunciadas anteriormente no dejan de ser intenciones si la interventoría no verifica su realización. El control depende de la verificación, del examen de la ejecución del contrato para establecer su realidad. El conocimiento de esa realidad, implica aplicación de correctivos, exigencia del cumplimiento de lo pactado, solución de problemas, absolución de dudas, todo ello con un criterio de colaboración, que a la postre se refleje en el éxito del propósito en que se ha comprometido la empresa y los contratistas al celebrar un contrato, es decir ejecutarlo en las condiciones pactadas por las partes, ajustado al Estatuto de Contratación y sin lesionar los intereses de ASSBASALUD E.S.E como tampoco del Contratista.


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INFORMAR: Informar a la Oficina Asesora Jurídica oportunamente y a las áreas competentes en la contratación, cuando se produzcan incumplimientos parciales o totales de las obligaciones pactadas en el contrato, o por la mala calidad de los bienes o servicios contratados. V. RESPONSABILIDAD: El Interventor o supervisor al ejercer su función, actúa en representación de ASSBASALUD E.S.E, para los efectos de la ejecución y liquidación de los contratos que la entidad celebre y responde por las acciones u omisiones en el desempeño de su función. Es decir, responderá por el incumplimiento de sus obligaciones, así como por los hechos u omisiones que le fueren imputables por culpa grave o dolo (disposiciones Código Civil) y que causen daño o detrimento patrimonial a la Empresa. La Empresa tendrá plena autonomía para definir el tipo de responsabilidad (civil, penal, fiscal, administrativa…) que reclamará del interventor o supervisor y estará obligada a llamar en garantía o iniciar acción de repetición para obtener de éste la indemnización integral del perjuicio que logre probar.

El artículo 35 del Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E, señala que la Interventoría o Supervisión se aplicará obligatoriamente en cada proyecto o contrato de obra y en los demás contratos la entidad definirá su pertinencia y el funcionario que cumpla dicha función no podrá negarse a cumplirla salvo justa causa calificada por el Gerente.

VI. DESIGNACION DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: Según el Artículo 35 del Estatuto Contractual el Gerente (ordenador del gasto) a través de la Oficina Asesora Jurídica designará al funcionario para que cumpla la función de interventoría o supervisión, la cual debe constar en cada contrato quedando enterado de sus funciones. El funcionario que funja como supervisor o interventor no podrá negarse a cumplirla, salvo justa causa que debe ser calificada por el Gerente. Una vez notificado de sus funciones como Interventor o Supervisor, ASSBASALUD E.S.E le entregará los documentos o medios necesarios para el cumplimiento de su labor.

Para desarrollar en forma adecuada su trabajo y obtener información relativa a la ejecución del contrato objeto de la interventoría, el interventor o supervisor puede acudir a las dependencias de la empresa encargadas del manejo financiero, presupuestal y de tesorería, a la entidad contratista, y demás entidades o personas relacionados con el objeto del contrato. VII. PERIODICIDAD DE LAS EVALUACIONES POR PARTE DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: Se considera conveniente establecer la periodicidad, en función de la complejidad del aspecto o factor controlado y dependiendo del tiempo de ejecución del contrato (en sus modalidades según la resolución Nro 1243 del 29 de septiembre de 2008 de Gerencia de ASSBASALUD E.S.E), convenio, orden de compra u orden de servicio cuando la entidad defina la pertinencia de la interventoría o supervisión. En caso de detectarse irregularidades en la ejecución del contrato donde se presuma la comisión de ilícitos el interventor o supervisor debe presentar informe escrito al representante legal de la empresa quien se encargará de tomar las acciones pertinentes. VIII. DE COMO SE PROCEDE CUANDO SE PRESENTA CAMBIO O SUSTITUCION DE INTERVENTOR O SUPERVISOR: Cuando se presente el retiro o sustitución definitiva o temporal del interventor o supervisor éste debe enterar a quien le suceda, mediante acta, respecto al estado del contrato y el desarrollo alcanzado hasta la fecha. Es vital dejar la

constancia de tales circunstancias con el propósito de deslindar responsabilidades. En la sustitución temporal de las interventorias de los contratos de prestación de servicios y otras de responsabilidad de la (el) Líder del Programa de Gestión Humana, se dejará constancia en el acto administrativo que la persona de reemplazo designada ejercerá las funciones de interventoria de responsabilidad del (la) titular del cargo. El nuevo interventor o supervisor será designado mediante escrito por parte de la Gerencia. El acta que se produzca para dejar constancia del cambio debe suscribirla el representante legal de la empresa, el interventor saliente y el interventor entrante. IX. PROHIBICIONES DE LOS INTERVENTORES:

Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero

o de obra con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato. Transar o conciliar diferencias que causen detrimento patrimonial a la entidad.


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Conciliar divergencias. Suspender unilateralmente el contrato: El interventor responderá disciplinaria, fiscal y penalmente por sus

acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución, de la ley y el Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E.

Nota: Corresponde al Gerente como Ordenador del Gasto definir en los anteriores casos qué acciones o decisiones se deben tomar respecto a las situaciones que se presentan en la ejecución de los contratos, para lo cual hará uso de los informes del interventor y el visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica. El ordenador del gasto de conformidad con el artículo 36 del Estatuto Contractual podrá solicitar el saneamiento del proceso siempre y cuando las correcciones no se constituyan en causal de nulidad absoluta de los contratos. Los contratos se aclararan cuando se trata de errores de transcripción o de copia, debidamente comprobados. X. SANCIONES:

El servidor público que se desempeñe como interventor o supervisor podrá ser sancionado de conformidad con las normas legales, especialmente la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios o modificaciones y en lo pertinente al desempeño de sus funciones como Interventor o Supervisor ; disciplinariamente según lo estipulado en la Ley 734 de 2002 o por las normas que le adicionen o modifiquen; respecto a la responsabilidad penal de conformidad con el estatuto penal que rige en Colombia y fiscalmente por las normas que se sean aplicables. XI. ACTAS E INFORMES DE INTERVENTORÍA: Las Actas e informes del interventor o supervisor son un medio de prueba para la conciliación de conflictos y aplicación de sanciones y correctivos, porque en ellos el interventor registra su actuación y hace constar el cumplimiento efectivo de sus funciones, constituyen las pruebas de los comentarios, observaciones, críticas y

recomendaciones realizadas por el interventor, durante la ejecución del contrato objeto de la supervisión. Dichos documentos de igual manera son medios para garantizarle al contratista el derecho de defensa y controvertir su actuación.

En el contexto de las responsabilidades a cargo de la interventoría significa que cada ocasión en que ella actúa, ya sea ante el contratante o el contratista, debe dejar constancia, por medio de este documento, de la fecha, lugar, hora, partes intervinientes, objeto de la reunión, constancias, observaciones, conclusiones, recomendaciones efectuadas y compromisos. Las suscriben los participantes en las reuniones de trabajo. Entre todas las actas que se produzcan en el transcurso del contrato siempre tiene que existir un acta de iniciación del contrato (en los contratos de obra civil siempre será obligatoria el acta de iniciación y el acta de terminación; en los contratos de tracto sucesivo y/o suministro cuando se prolongue el plazo más de tres (3) meses, serán obligatorias las actas de iniciación y liquidación) cuyo propósito es relacionar toda la información y documentación que debe ser conocida y empleada durante la ejecución del contrato por cada una de las partes, de tal manera que se obtenga una planeación y organización respecto a las actividades de seguimiento y evaluación que se programen. Esta acta debe ser firmada por el interventor y el contratista.

En la medida que transcurre la ejecución del contrato se elaboran actas o informes que registran el estado de avance y actividades del contrato y su contenido debe tenerse en cuenta para autorizar los pagos al contratista, de acuerdo al cronograma de ejecución y la naturaleza del contrato.

El acta de finalización del contrato se elabora al concluir la ejecución del contrato y documenta los desarrollos y resultados del contrato aceptados por el interventor.

El acta de liquidación del contrato, que debe ser firmada por el representante legal de la empresa o quienes están facultados para contratar, según el caso, por el contratista y por el interventor o supervisor, debe elaborarse con posterioridad a la finalización del contrato y dentro del término fijado en el contrato. De no constar en el contrato el término de liquidación se hará dentro del previsto en el artículo 41 del Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E, es decir a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación. Si el contratista no se presenta a la liquidación que fuera convocada por ASSBASALUD ES.E, o las partes no llegan a


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un acuerdo sobre el contenido de la misma, será realizada directamente por ASSBASALUD E.S.E dentro de los dos meses siguientes, adoptándose a través de acto motivado susceptible del recurso de reposición. En el contexto de la actividad de la interventoría el informe final se elabora con base en el contenido de las actas y profundiza en las características del asunto examinado. El informe, que debe estar soportado en hechos documentados en las respectivas actas, lo suscribe el interventor, se dirige al contratante y se remite copia al contratista.

El contenido del informe se relaciona con las actividades realizadas (reuniones efectuadas, participantes en ellas, visitas, comunicaciones enviadas, etc.), cumplimiento de actividades por parte del contratista, obtención de resultados, identificación de riesgos y desviaciones y medidas previstas para normalizar la ejecución del contrato.

En lo que respecta a las conclusiones del informe deben citarse los aspectos que merezcan destacarse como aciertos y avances o como dificultades o problemas que afecten la ejecución del contrato. Las conclusiones se basan en hechos presentes o pasados.

Las recomendaciones que se derivan de las conclusiones del informe e indican las acciones a corregir o seguir por el contratista o la misma interventoría, se basan en hechos a ejecutar e implican un plan de acción y la revisión de lo ejecutado. En tal sentido, el informe debe ser objeto de seguimiento para verificar que se han cumplido las actuaciones o soluciones recomendadas y de tales hechos debe dejarse constancia en las siguientes actas o informes. Acorde con lo anterior, se determina que la periodicidad para presentar el informe sea la misma establecida para efectuar los desembolsos al contratista, de esta manera esa verificación se efectúa en tiempo real. Las actas deben quedar anexas a la orden de pago.

Así la empresa haya suscrito varios contratos, convenios, órdenes de compra u ordenes de servicio con el mismo contratista, los informes o actas que se levanten debe ser individuales por cada contrato que se suscriba.

Los resultados parciales y periódicos que arroje la interventoría o supervisión y que se establezcan en las actas e informes, sirven para: a) Fijar plazos para aplicar correctivos a las irregularidades o incumplimiento en que incurra el contratista y

evaluar su cumplimiento. b) Certificar que lo ejecutado por el contratista se ajusta o no a lo requerido por el contratante ASSBASALUD

E.S.E y si en todo se sujeta a lo pactado en el contrato, convenio, orden de servicio u orden de compra. c) Recomendar la imposición de sanciones contractuales pactadas cuando el contratista incumpla sus

obligaciones contractuales y determinar el desarrollo posterior del contrato. d) Expedir las certificaciones correspondientes para pagar al contratista, previa verificación del cumplimiento de

lo establecido en el contrato o recibido a satisfacción. e) Servir de insumo para la liquidación del contrato. f) Servir de medio probatorio para la conciliación de conflictos entre las partes en la eventualidad que se

presenten. g) Para la INTERPRETACION, MODIFICACION O TERMINACION UNILATERAL DEL CONTRATO O LA

CADUCIDAD de los contratos, cuando se pacten cláusulas excepcionales. h) Como soporte probatorio ante demandas cuando a ello haya lugar. i) Convertirse en soporte y antes de la terminación del plazo del contrato, para una eventual solicitud de

prórroga o adición del contrato. j) Recomendar la suspensión y reanudación del contrato. k) Informar cuando se presente incumplimiento parcial o total del contrato por parte del contratista, informe que

se deberá dirigir en forma inmediata al ordenador del gasto o a quien se hubiere delegado la contratación, para que se determine la acción contractual o legal que debe interponerse.

XII. LIQUIDACIÓN. La liquidación del contrato especialmente en los de tracto sucesivo, cuando ésta se requiera y se incorpore en el texto del contrato, orden de compra o de servicio, deberá suscribirse por el ordenador del gasto, el interventor y el contratista. En los eventos donde se hubiese pactado anticipo, además del acta se deberá presentar los siguientes documentos:


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- Certificación de la entidad financiera donde se dio apertura a la cuenta, y donde conste la cancelación de la misma.

- Certificado de los movimientos financieros relacionados con el anticipo y los rendimientos, donde se debe detallar el número de la cuenta y la apertura a nombre de la entidad y el contratista.

- Cuando se liquiden los contratos por causas como terminación por mutuo acuerdo, liquidación unilateral o incumplimiento en la ejecución y en los eventos donde queden saldos en la cuenta correspondiente al anticipo, éstos se reintegrarán a ASSBASALUD E.S.E.

El Interventor durante la liquidación deberá verificar que el contratista en la ejecución del contrato en el evento de utilizar trabajadores, cumplió con los aportes a la seguridad social y el pago de parafiscales. Si el contratista se abstiene de suscribir el acta de liquidación, ésta se enviará de inmediato al ordenador del gasto con copia a la Oficina Jurídica de ASSBASALUD E.S.E, y se procederá a la aplicación del artículo 41 del Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E. XIII. INTERVENTORIA O SUPERVISION CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION, O PARA LA EJECUCION DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN PRESTARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES.

Definición: Son los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, los que celebre ASSBASALUD E.S.E para desarrollar actividades relacionadas con la administración, prestación del servicio de salud o funcionamiento de la empresa. Sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o ésta no sea suficiente o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable. Artículo 8 del Estatuto Contractual. Dentro de los lineamientos establecidos para desarrollar la interventoría de los contratos que la entidad celebre con personas naturales o jurídicas en la prestación de servicios profesionales, de consultoría, asesoría, otros, se debe tener como propósito verificar la idoneidad de los contratistas en la prestación de los servicios, su capacidad técnica, el cumplimiento de normas fijadas por la ley para prestar el servicio, sus antecedentes disciplinarios, fiscales, pasado judicial, diligenciamiento formato único de hoja de vida, que no se encuentren incurso en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con entidades públicas y el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato. Cuando el supervisor de apoyo haga uso de sus vacaciones, licencias o demás novedades; la persona que sea designada para reemplazar sus funciones/labores deberá hacerse responsable de las supervisiones de apoyo que éste tenga bajo su responsabilidad. FUNCIONES DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR: INTERVENTOR O SUPERVISOR CON FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: Su ejercicio corresponde al (la) Líder de Proceso de Gestión Humana o el funcionario que haga sus veces o designe la Gerencia. Están definidas en el procedimiento establecido en el Artículo 7 de la resolución de Gerencia Nro 1243 del 29 de septiembre de 2008. INTERVENTOR O SUPERVISOR CON FUNCIONES TÉCNICAS O DE APOYO: Su ejercicio corresponde a los (as) Líderes de Proceso, Profesionales universitarios y demás personal al que se le asigne dicha labor: Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y actividades correspondientes a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad contenidos en el mismo y las obligaciones contractuales. Para ello el funcionario de apoyo deberá: 1. Verificar permanentemente la calidad de la prestación del servicio por parte del contratista en el sitio donde

desarrolle el proceso o el servicio pactado en el contrato. 2. Estar pendiente del inicio y la terminación del contrato con el fin de verificar que los topes o valores pactados

de los contratos no se superen cuando se pacte por actividad o cumplimiento de metas.


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3. Llevar un registro de las novedades que se presenten con los contratistas que ejecutan el contrato. 4. Realizar los informes de apoyo a la interventoría del contrato durante la ejecución del mismo, de acuerdo a

las obligaciones adquiridas en éste. 5. Velar por que el contratista cumpla con las obligaciones adquiridas en el contrato de prestación de servicios

de forma oportuna, técnica, eficaz y con calidad. 6. Verificar que el contratista de una adecuada utilidad a los equipos de la empresa que requiera para la

prestación del servicio. 7. Informar cuando sea necesario acerca de la capacidad técnica o profesional del contratista en el desarrollo

de las obligaciones contractuales. 8. Enviar mensualmente a Gestión humana la constancia que el contratista cumplió a cabalidad con el objeto

del contrato en ese periodo de tiempo, dando el recibido a satisfacción. 9. Informar al (la) Líder de Proceso de Gestión Humana cuando el contratista solicite suspensión temporal del

contrato para que se realice el tramite pertinente del mismo y se reporte la novedad para ser considerada en el pago del contrato.

10. Velar por el cumplimiento de las normas básicas de bioseguridad, seguridad y ambientales que sean aplicables.

Para cumplir con las funciones técnicas asignadas a los Líderes de Proceso, Profesionales universitarios y demás personal al que se le asigne dicha labor de ASSBASALUD E.S.E y se debe hacer uso del instrumento que a continuación se adjunta:


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INFORME DE INTERVENTORIA O SUPERVISIÓN CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES, OTROS

Manizales, PARA: INTERVENTOR O SUPERVISOR DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES N° DE: FUNCIONARIO DE APOYO A LA LABOR DE INTERVENTORÍA CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES ASUNTO: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN ____________________ OBJETO DEL CONTRATO: _________________________________________________________________ OBLIGACIONES O DEBERES CONTRACTUALES: ____________________________________________ _______________________________________________________________________________________ EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DEL CONTRATISTA _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ RECOMENDACIONES ____________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ DOCUMENTOS ANEXOS __________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Atentamente, ________________________ Copia: Contratista


12

FUNCIONES FINANCIERAS Y CONTABLES: Su ejercicio corresponde al (la) Líder de Proceso de Gestión Humana. El interventor o supervisor debe tener conocimiento sobre el manejo presupuestal del contrato (CDP, reserva presupuestal- registro), formas de pago etc, teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Justificación de la necesidad de contrato. 2. Solicitar la disponibilidad presupuestal (CDP) para poder realizar el contrato 3. Asegurar la reserva presupuestal y registro. 4. Revisar las cuentas de cobro presentadas por el contratista 5. Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato. 6. Verificar que los contratos adicionales que impliquen aumento en el valor del mismo cuenten con la

correspondiente disponibilidad presupuestal. FUNCIONES LEGALES: Su ejercicio corresponde al (la) Líder de Proceso de Gestión Humana. Las funciones que cumple el interventor desde el ámbito legal es garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y las disposiciones legales vigentes y las establecidas en el Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E relacionadas con el proceso contractual: 1. Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores pactados. 2. Controlar las vigencias de las garantías.

3. Informar a la Oficina Asesora Jurídica cuando se requiere activar o hacer efectiva una póliza ante incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato por parte del Contratista. 4. Velar por el cumplimiento de las normas básicas de bioseguridad, seguridad y ambientales que sean aplicables. 5. Requerir al contratista por escrito, cuantas veces sea necesario, cuando incumpla alguna de las obligaciones contractuales. 6. Verificar que todos los contratistas que prestan el servicio se encuentren afiliados al Sistema de Seguridad Social y riesgos profesionales. 7. En el momento de la liquidación del contrato verificar que el contratista se encuentra a paz y salvo con las obligaciones adquiridas con el sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales cuando sea del caso, durante toda la vigencia del contrato y dejar constancia en el acta de liquidación del mismo. Informar al nominador de la empresa por escrito con la debida sustentación y justificación el incumplimiento del contratista cuando sea de manera reiterada con el propósito que se le impongan a través de la Oficina Asesora Jurídica las sanciones contractuales correspondientes. 8. Adelantar por escrito los trámites necesarios para la liquidación del contrato. 9. Verificar que el contratista haya cancelado los impuestos o contribuciones cuando hubiere lugar a ello y conste en el contrato.

VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS CONTRATOS CON FUENTE EN GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


13

Los interventores o encargados de la vigilancia y control de los contratos, deben hacer controles de carácter administrativo, financiero y técnico, las funciones son las siguientes: FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: Su ejercicio corresponde al (la) Líder Proceso Gestión Administrativa y Financiera, el Profesional de Compras o el funcionario designado por la Gerencia según la naturaleza del contrato, estas son:

Suscribir actas de iniciación, parciales, finales, de acuerdo a la naturaleza del contrato y cuando se requiera.

Verificar el cumplimiento del objeto contractual, revisando que se cumpla con las condiciones descritas en el pliego de condiciones, términos de referencias y cláusulas del contrato.

Cuando se trate de entregas parciales, recibir y gestionar los pagos de acuerdo a lo pactado en el contrato.

Velar por el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista como de las obligaciones de la administración.

Velar porque el contratista cumpla con sus obligaciones con el sistema de seguridad social y aportes parafiscales.

Previo a los análisis que correspondan, y sólo en los eventos que se ameriten, recomendar al representante legal ejercer las prerrogativas que confieren a la administración las cláusulas excepcionales o la ejecución de las garantías cuando se compruebe el incumplimiento del contrato.

FUNCIONES FINANCIERAS: Su ejercicio corresponde al (la) Líder Proceso Gestión Administrativa y Financiera o al Profesional de Compras o al funcionario designado por la Gerencia. Verificar que se de apertura a la cuenta y sus movimientos financieros, cuando se pacte entrega de anticipo

al contratista. Velar porque se consignen a favor y como indique ASSBASALUD E.S.E los rendimientos que genere el

dinero entregado por concepto de anticipo. Ejercer control sobre la presentación en forma oportuna y adecuada de las facturas, de acuerdo a las

normas fiscales vigentes y a las estipulaciones pactadas en el contrato FUNCIONES TÉCNICAS O DE APOYO: Su ejercicio corresponde a los (as) Líderes de Proceso, Profesionales

Universitarios o personal con conocimiento especifico. Abarca el control y seguimiento de todas las tareas y actividades correspondientes a la ejecución del contrato, el cumplimiento de los estándares de calidad contenidos en el mismo y las obligaciones contractuales. Para ello el funcionario de apoyo deberá: 1. Verificar permanentemente la calidad de la ejecución del contrato por parte del contratista. 2. Llevar un registro de las novedades que se presenten con las personas que ejecutan el contrato. 3. Realizar los informes de apoyo a la interventoría del contrato durante la ejecución del mismo, de acuerdo a las

obligaciones adquiridas en éste. 4. Velar por que el contratista cumpla con las obligaciones adquiridas en el contrato de forma oportuna, técnica y

eficaz. 5. Verificar que el contratista de una adecuada utilidad a los equipos de la empresa que requiera para la prestación del

servicio. 6. Informar cuando sea necesario acerca de la capacidad técnica o profesional del contratista en el desarrollo de las

obligaciones contractuales.

Para cumplir con las funciones técnicas asignadas a los funcionarios anteriormente mencionados se debe hacer uso del instrumento que a continuación se adjunta:


14

INFORME DE APOYO A INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN CONTRATOS DE SERVICIOS DE APOYO:

ALIMENTACIÓN, LAVANDERÍA, OTROS

Manizales, PARA: INTERVENTOR (es) DE: FUNCIONARIO DE APOYO A LAS LABORES DE INTERVENTORÍA DEL CONTRATO N° ASUNTO: INFORME DE CUMPLIMIENTO CONTRATO DE (Servicio de apoyo) OBJETO DEL CONTRATO: _______________________________________________________________ OBLIGACIONES O DEBERES CONTRACTUALES: ___________________________________________ ______________________________________________________________________________________ EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POR PARTE DEL CONTRATISTA _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________-__ RECOMENDACIONES ____________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ DOCUMENTOS ANEXOS __________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Atentamente, _____________________ NOTA: Este formato deberá diligenciarse mensualmente, en los contratos de tracto sucesivo o de suministro superior a tres meses, salvo que se presenten novedades que requieran intervención inmediata por parte del interventor, de lo cual se informará por escrito.


15

XIV. CUANTIAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN ASSBASALUD, VIGENCIA 2011.

CUANTIAS PARA COMPRAS

AÑO 2011 SMLMV $535,600

ESTATUTO DE CONTRATACION

ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA NO. 010 DE JULIO DE 2008

RESOLUCION Nro 1243 de GERENCIA

CUANTIAS

SMLMV PESOS No.OFERTAS TRAMITE ADJUDICACION

0 A 25 - 0 - 13.390.000 2 Oferta Orden de compra Contratación directa

Orden de servicios Vo.Bo. Financiera

25 A 50 13.390.001 26.780.000 2 Ofertas Contrato simplificado Contratación directa

Vo.Bo. Financiera -

Comisión evaluadora

50 A 100 26.780.001 53.560.000 2 Ofertas Contrato complejo Comité de Compras

Publicación Gaceta o comisión evaluadora

100 a 1500 53.560.001 803.400.000 Contratación Contrato complejo Comisión

directa por Publicación Gaceta evaluadora

Convocatoria

1500 803.400.001 Licitación Contrato complejo Comisión evaluadora

Publicación Gaceta

Nota: Anualmente se actualizan las cuantías de conformidad con el incremento del salario mínimo legal mensual vigente.


16

XV. MODELOS DE ACTAS DE INTERVENTOR O SUPERVISOR.

ACTA DE INICIACIÓN CONTRATO ORDEN DE SERVICIOS- ORDEN DE COMPRA

(1) Contrato No. : Contratista : Objeto del Contrato : Valor del Contrato : Interventor : Fecha de iniciación : Fecha de terminación : No. Garantía Única : En la ciudad de Manizales a los _____ del mes de ___________ de 20___, en las oficinas de___________________________________________________ se reunieron el señor _____________________________________________ identificado con la cédula de ciudadanía No. _____________________ en calidad de INTERVENTOR O SUPEVISOR del contrato de la referencia, según designación escrita de Gerencia ( o consta en el contrato celebrado) que hace parte integral de esta acta, en representación de Assbasalud E.S.E. y el señor _______________________________________ identificado con la cédula de ciudadanía No. _______________________, en calidad de Representante Legal del Contratista ___________________________ , con el objeto de iniciar la ejecución del contrato citado, de conformidad con los términos establecidos en dicho contrato. Se dio a conocer al contratista la siguiente información y documentación que manejará durante la ejecución cada una de las partes________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Se programó realizar reuniones de seguimiento en las siguientes fechas: ____________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Anexos:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Para constancia se firma por quienes han intervenido en esta diligencia, una vez aprobada.

EL INTERVENTOR O SUPERVISOR EL CONTRATISTA


17

ACTA DE CAMBIO DE INTERVENTOR O SUPERVISOR

(2)

Contrato No. : Contratista : Objeto del Contrato : Valor del Contrato : En la ciudad de Manizales a los _____ del mes de ___________ de 20___, en las oficinas de___________________________________________________ se reunieron el señor (a) ___________________________________________ en su calidad de Representante Legal de Assbasalud E.S.E., el señor __________________________________,en calidad de INTERVENTOR SALIENTE del contrato de la referencia, y el señor _______________________________________________________________, en calidad de INTERVENTOR ENTRANTE del mismo contrato, con el fin de hacer entrega y de recibir la del INTERVENTOR SALIENTE obedece a las siguientes razones: _______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________EL INTERVENTOR SALIENTE hace constar que el citado contrato se encuentra en las siguientes condiciones:_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Para constancia se firma por quienes han intervenido en esta diligencia, una vez aprobada.

REPRESENTANTE LEGAL INTERVENTOR O SUPERVISOR SALIENTE

INTERVENTOR O SUPERVISOR ENTRANTE


18

ACTA DE LIQUIDACION DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS No.______DEL _____________ , CELEBRADO ENTRE ASSBASALUD ESE Y ___________________________

(3)

Entre los suscritos a saber____________________, mayor de edad y vecino(a) de Manizales, identificado(a) con la cédula de ciudadanía No._________ de ________, obrando en nombre y representación legal de ASSBASALUD (Atención en Seguridad Social, Bienestar y Salud) Empresa Social del Estado en su calidad de Gerente, cargo para el cual fue nombrado mediante el decreto ________________, expedido por el Alcalde de Manizales y posesionado el ________________, debidamente autorizado para liquidar este contrato, según lo dispuesto en el decreto 1876 de 1994 y en el decreto extraordinario municipal 234 del 15 de julio de 1996, artículos 15 y 17 quien en adelante se denominará ASSBASALUD E.S.E de una parte y de la otra ______________ __, mayor de edad y vecino de Manizales, identificado con Cédula de ciudadanía _____________, obrando en nombre propio y/ó Representante Legal de ___________., con Nit ______________, y que se relacionan a continuación, procede a liquidar el presente contrato en la suma de _______________________________________________________________________________________:

Por estar de acuerdo las partes en que el valor de las facturas del contrato es __________________________, quedando un saldo pendiente por ejecutar de $___________, los cuales deben devolverse a la reserva inicialmente efectuada. Se acepta la presente liquidación y las partes se declaran a paz y salvo de las obligaciones derivadas del contrato. La presente liquidación hace tránsito a cosa juzgada o transada. Se firma en Manizales,

GERENTE CONTRATISTA

INTERVENTOR O SUPERVISOR

NUMERO VALOR CONTRATO VALOR

VALOR DEL CONTRATO, ORDEN DE SERVICIO, ORDEN DE COMPRA

VALOR CONTRATO ADICIONAL

Saldo pendiente por ejecutar

TOTAL


19

ACTA DE LIQUIDACION Y CONCILIACION DEL CONTRATO

(4)

Contrato No. : Contratista : Objeto del Contrato : Valor definitivo : Valor ejecutado : Fecha de iniciación : Fecha de terminación : En la ciudad de Manizales a los _____ del mes de ___________ de 200___, en las oficinas de___________________________________________________se reunieron el representación de Assbasalud E.S.E. Doctor (a) _________________________________________________ identificado con la cédula de ciudadanía No. _______________________, en calidad de Representante Legal ; el señor- ____________________________________ identificado con la cédula de ciudadanía No. _____________________ en calidad de Contratista y el Señor-------------------------------------cédula de ciudadanía Nro ------------------------- en calidad de INTERVENTOR o SUPERVISOR del contrato de la referencia, con el objeto de proceder a su liquidación conforme con el siguiente detalle y de conformidad con el balance financiero del contrato previamente elaborado, el cual las parte intervinientes de común acuerdo hemos realizado una conciliación así:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ En consecuencia, este acuerdo hace tránsito a cosa juzgada en los términos de los artículos 2469, 2483 y s.s. del Código Civil y las partes deberán abstenerse de iniciar o proseguir acción judicial alguna. Para constancia se firma por quienes han intervenido en esta diligencia, una vez aprobada.

REPRESENTANTE LEGAL

EL INTERVENTOR EL CONTRATISTA


20

ACTA DE REQUERIMIENTO DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR AL CONTRATISTA

(5) Contrato No. : Contratista : Objeto del Contrato : Requerimiento No. : Fecha del Requerimiento : De acuerdo con lo anotado en el Acta No. _______ de fecha ______________ de manera atenta se le requiere para que cumpla con los términos y obligaciones del contrato en los aspectos que se relacionan a continuación: 1.______________________________________________________________________________________ 2.______________________________________________________________________________________ 3.______________________________________________________________________________________ 4.______________________________________________________________________________________ 5.______________________________________________________________________________________ 6.______________________________________________________________________________________ 7.______________________________________________________________________________________ 8.______________________________________________________________________________________ 9.______________________________________________________________________________________ 10._____________________________________________________________________________________ Los anteriores aspectos se consideran (Ejemplo calificar: deficientes, ejecutados en forma negligente, omitida su ejecución), situación que usted como Contratista debe corregir. Le solicito presentar por escrito las aclaraciones y el plan de mejoramiento correspondiente antes del día______ del mes de_________ de 20____. Atentamente, INTERVENTOR Copias:


21

ACTA DE PRESENTACION INFORME

DE INTERVENTOR O SUPERVISOR

(6)

Manizales, PARA: Representante Legal o funcionario facultado para contratar DE . Interventor o supervisor del Contrato, Orden de Servicio, Orden de Compra No.___________ ASUNTO: Especificar el objeto del informe CONTENIDO_____________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ CONCLUSIONES_________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ RECOMENDACIONES_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Documentos Anexos:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Atentamente, INTERVENTOR O SUPERVISOR Copia: Contratista


22

MODELO ASIGNANDO LAS FUNCIONES DE INTERVENTORIA O SUPERVISION DE CONTRATO

(7) GER- Manizales, Sr, Dr, Colaborador, ASSBASALUD E.S.E Manizales. Me permito comunicarle que le fue asignada la función de INTERVENTORIA o SUPERVISION del Contrato Nro ________________de_____________ celebrado entre ASSBASALUD E.S.E y ____________________________________________ Nit__________________,cuya duración es del________________al___________________. Para lo pertinente se anexa copia del contrato y podrá verificar todos los documentos que hacen parte de las diferentes etapas contractuales para el cumplimiento de una efectiva actividad de INTERVENTORIA Y SUPERVISION. Las funciones están consignadas en el MANUAL DE INTERVENTORIA (Resolución Nro____________, el Estatuto Contractual de ASSBASALUD E.S.E, Acuerdo Nro 010-2008 y la Resolución Nro 1243 de 29 de septiembre de 2008, documentos que le han sido entregados previamente por la entidad. De igual manera tendrá acceso a toda la información especialmente en el área donde se originó la justificación de la adquisición del bien o servicio; también en el área financiera y contable y donde considere pertinente para el ejercicio adecuado de sus funciones. En el evento de no aceptar la designación, dispone de un (1) día hábil contado a partir del día siguiente de la fecha de la presente comunicación para presentar ante este despacho, manifestando justa causa para no aceptar, la cual le será resuelta en el término máximo de dos (2) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibo de la comunicación de no aceptación. Cordialmente, GERENCIA. Copia. Oficina A Jurídica Control Interno Despacho donde se originó el Contrato. Nota: La designación constará en el respectivo contrato y con la firma del INTERVENTOR O SUPERVISOR como aceptación de la asignación y del cumplimiento de las funciones.

XVI. LISTA DE CHEQUEO PARA CONTROL DE INTERVENTOR O SUPERVISOR

DOCUMENTO Acta de

iniciación

Actas de

entrega parcial

(*)

Certificación de Revisor fiscal,

Contador Público. Sobre el pago de Aportes al ISS y parafiscales Al momento de la liquidación, o informe del

Operador del PILA

Informe de supervisión servicios de

apoyo (alimentación,

lavandería, servicios

asistenciales, imágenes

diagnosticas y de obra)?

Acta Presentación de Informe de Interventor o supervisor

Recibido a

Satisfacción

Acta de Liquidación

Formato control de ejecución

Acta de Entrada al

Depósito de Almacén

Suministro o

Activo Devolutivo

Acta de

cambio de interventor

o supervisor

Acta de requerimiento del interventor o supervisor al

contratista

Contrato Complejo y simplificado puede ser: Obra Prestación de Servicios Tracto sucesivo

X X

X

N.A. N.A.

X

X X

Se solicita la liquidación

X X

N.A.

X X

N.A.

Está incluido en el acta de Presentación IDEM N.A.

X X

X

X X

X

N.A. N.A.

X

Si en la ejecución

del contrato se exige

Si en la ejecución del contrato se

exige

Contrato Complejo y simplificado puede ser: Suministros Compra – Venta

N.A. N.A.

X N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. N.A.

N.A. X

N.A. N.A.

X X

X X

Orden de Compra N.A. X N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. X X

Orden de Servicios X N.A. X X X X X X N.A.

(*) Las actas de entregas parciales solo son generadas por el Sistema cuando hay entregas parciales.

22

XVII. LISTA DE CHEQUEO POR CONTRATACION DIRECTA POR CONVOCATORIA

INVITACION PUBLICA No. ____ de fecha _______________ CONTRATO COMPLEJO No.__________ de ______ CONTRATO SIMPLE No. _____ de _____________ Orden de Compra No.________ de ___________ Disponibilidad Presupuestal No.: _________ Registro Presupuestal No. ________ de ____________

ITEM

DESCRIPCION

CUMPLE IDENTIFICACION 1.Complejo 2. Simple 3. O. Compra 4. O. Servicios

OBSERVACIONES

SI

NO

ETAPA PRE-CONTRACTUAL 1. Listado de necesidades

2. Justificación de la adquisición del bien o servicio e investigación del mercado

3. Certificado de Disponibilidad presupuestal.

4. Solicitud a Gerencia para dar inicio al proceso de contratación y oficio con la respectiva autorización

5. Elaborar pliegos o términos de referencia.

6. Revisión por Jurídica de pliego

7. Publicación del proyecto de pliego en página Web.

8. Respuesta y publicación en la página Web a las observaciones (adendas) presentadas al pliego.

9. Registro de proveedores que presentan propuestas en la oficina donde se genere la invitación Pública (antes de depositarlas en la respectiva urna).

10. Acta de Apertura de Urna

11. Resolución por medio de la cual integra comisión evaluadora de ofertas.

12. Consulta e impresión de precios indicativos en el SICE

13. Concepto por escrito de comisión evaluadora a la Gerencia, con el análisis de las ofertas y recomendación para adjudicar

14. Resolución de Gerencia para adjudicar o declarar desierta la contratación directa.

23


25

ITEM

DESCRIPCION

CUMPLE IDENTIFICACION 1.Complejo 2. Simple 3. O. Compra 4 O. Servicios

OBSERVACIONES

SI

NO

ETAPA CONTRACTUAL 15. Solicitar el Registro Presupuestal (con fecha de elaboración del: Contrato, orden

de servicios, orden de compra )

16. Elaborar minuta del contrato, orden de servicios u orden de compra

17. Revisión oficina jurídica – firma o correcciones si las hay

18. Firma de Gerencia

19. Entrega al proveedor o contratista para su legalización

20. Recepción y revisión de los documentos del proveedor :y/o contratista

Minuta del contrato, orden de compra u orden de servicios firmada

Póliza de cumplimiento si lo exige la adquisición del bien o servicio

Póliza de calidad si lo exige la adquisición del bien o servicio

Póliza de responsabilidad civil extracontractual (si la requiere la invitación)

Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales (si la requiere la invitación)

Publicación en Gaceta Municipal (si lo exige la adquisición del bien o servicio)

Consignación pago de estampilla Pro-Universidades

21. Elaboración y revisión de la Resolución de aprobación de pólizas

22. Vo.Bo. de la Revisión de la Resolución de aprobación pólizas, por Asesor Jurídico


24. Notificación escrita al interventor o supervisor del contrata, u orden respectiva. (cuando corresponda)


26

NOTAS: 1. Recuerde que debe realizar el registro en el SICE de todos los contratos, ordenes de compra, ordenes de servicios LEGALIZADOS

en el mes inmediatamente anterior y debe imprimir y archivar el pantallazo del registro respectivo en el SICE para ser enviado a la oficina jurídica con la relación de los contratos, ordenes de compra u ordenes de servicio efectuadas en ese mes.

2. Los contratos complejos, simples o todos los documentos que se generen por contratación directa por convocatoria, deben permanecer en los archivos de las oficinas respectivas donde se generen éstos, hasta que cumplan su etapa POSTCONTRACTUAL y luego deben entregarse con oficio y mediante estas listas de chequeo a la Oficina Jurídica de Assbasalud E.S.E.

_________________________ Firma responsable del proceso

ITEM

DESCRIPCION


OBSERVACIONES

SI

NO

ETAPA POST –CONTRACTUAL 25. Acta de iniciación del Contrato (en los contratos de obra civil siempre será

obligatoria el acta de iniciación; en los contratos de tracto sucesivo, ordenes de servicios y/o suministro cuando se prolongue el plazo más de tres (3) meses, serán obligatorias las actas de iniciación)

26. Actas de entregas parciales de suministros, insumos o medicamentos

27. Autoliquidaciones mensuales para contratación de personal

28. Informe del Supervisor o Interventor del contrato según lo establezca el manual de Interventoria.

29. Formato control de pagos del contrato, orden de servicio u orden de compra (en los contratos de obra civil siempre será obligatorio el diligenciamiento del formato y en los contratos de tracto sucesivo, ordenes de servicios y/o suministro cuando se prolongue el plazo más de tres (3) meses)

30. Recibido a satisfacción del Contrato, ordenes de: Servicio u orden de compra

31. Acta de Liquidación del Contrato, Ordenes de: Servicio o de compra (en los contratos de obra civil siempre será obligatoria el acta de liquidación; en los contratos de tracto sucesivo, ordenes de servicios y/o suministro cuando se prolongue el plazo más de tres (3) meses, serán obligatorias las actas de liquidación)


27

ITEM

DESCRIPCION


OBSERVACIONES SI

NO

DOCUMENTOS QUE DEBEN SOLICITARSE Y QUEDAR INMERSOS EN LA INVITACION PÚBLICA EN LA ETAPA PRE-CONTRACTUAL

1. Carta de Presentación de la oferta

2. Acta de Autorización al Representante Legal de la empresa para comprometerla por el valor cuando los estatutos así lo exijan.

3. Hoja de vida del DAFP de persona jurídica (contratos superiores a 25 S.M.L.V.)

4. Certificado de Cámara de Comercio con la representación legal

5. Si se trata de una Entidad de economía solidaria el Certificado de Existencia y Representación legal debe tener una expedición no superior a los noventa (90) días

6. Licencia de Funcionamiento cuando corresponda

7. Certificación sobre pagos aportes, patronales: Salud, Pensión y ARP y parafiscales de los últimos seis (6) meses Original firmado por Revisor Fiscal o Representante Legal).

8. Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales

9. Copia del RUT

10. Póliza de seriedad de la oferta

11. Estados Financieros del año inmediatamente anterior

12. Declaración de Renta del año inmediatamente anterior

13. Declaración de IVA y Retención en la fuente del último periodo pagado

14. Registro del INVIMA y de buenas practicas de manufactura para (medicamentos, material médico quirúrgico, laboratorio)


28

XVIII. LISTA DE CHEQUEO CONTRATACION DIRECTA

1. CONTRATO COMPLEJO No. ________ de ________ 2.CONTRATO SIMPLE No.__________ de ___________ 3.Orden de Compra ________ de________ 4.Orden de servicios _____ de _____________ Disponibilidad Presupuestal No.: _________ Registro Presupuestal No. _________ de ____________

ITEM

DESCRIPCION


OBSERVACIONES

SI

NO

ETAPA PRE-CONTRACTUAL 1. Listado de necesidades

2. Justificación de la adquisición del bien o servicio e investigación del mercado

3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (fecha previa a la del contrato, u orden)

4. Hoja de vida del DAF de persona jurídica (contratos superiores a 25 S.M.L.V.),

persona natural (cualquier cuantía debe diligenciar: asistencial y administrativo)

5. Certificado de Cámara de Comercio

6. Certificado de trámite de registro médico expedido por la D.T.S.C

7. Certificación sobre pagos aportes, patronales: Salud, Pensión y ARP y parafiscales (Original firmado por Revisor Fiscal o Representante Legal)

8. Certificado de antecedentes disciplinarios y fiscales

9. Copia del RUT

10. Consulta e impresión de precios indicativos en el SICE (debe quedar anexa al contrato u orden)


29

ITEM

DESCRIPCION


OBSERVACIONES

SI

NO

ETAPA CONTRACTUAL

11. Solicitar el Registro Presupuestal (con fecha de elaboración del: Contrato, orden de servicios, orden de compra )

12. Elaborar minuta del contrato, orden de servicios u orden de compra

13. Revisión oficina jurídica – firma o correcciones si las hay


15. Entrega al proveedor o contratista para su legalización

16. Recepción y revisión de los documentos del proveedor :y/o contratista

Minuta del contrato, orden de compra u orden de servicios firmada

Póliza de cumplimiento si lo exige la adquisición del bien o servicio

Póliza de calidad si lo exige la adquisición del bien o servicio

Publicación en Gaceta Municipal si lo exige la adquisición del bien o servicio.

Consignación pago de estampilla Pro-Universidades

17. Elaboración y revisión de la Resolución de aprobación de pólizas

18. Vo.Bo. de la Revisión de la Resolución de aprobación pólizas, por Asesor Jurídico


20. Notificación escrita al interventor o supervisor del contrata, u orden respectiva, (cuando corresponda)


30

NOTAS: 1. Recuerde que debe realizar el registro en el SICE de todos los contratos, ordenes de compra, ordenes de servicios LEGALIZADOS en el

mes inmediatamente anterior y debe imprimir y archivar el pantallazo del registro respectivo en el SICE para ser enviado a la oficina jurídica dentro de los cinco (5) días hábiles del mes siguiente con la relación de los contratos, ordenes de compra u ordenes de servicio efectuadas en ese mes.

2. Los contratos complejos, simples o todos los documentos que se generen por contratación directa por convocatoria, deben permanecer en los archivos de las oficinas respectivas donde se generen éstos, hasta que cumplan su etapa POSTCONTRACTUAL y luego deben entregarse con oficio y mediante estas listas de chequeo a la Oficina Jurídica de Assbasalud E.S.E.

________________________ Firma responsable del proceso

ITEM

DESCRIPCION


OBSERVACIONES

SI

NO

ETAPA POST –CONTRACTUAL

21. Acta de iniciación del Contrato (en los contratos de obra civil siempre será obligatoria el acta de iniciación; en los contratos de tracto sucesivo, ordenes de servicios y/o suministro cuando se prolongue el plazo más de tres (3) meses, serán obligatorias las actas de iniciación)

22. Actas de entregas parciales de suministros, insumos o medicamentos

23. Autoliquidaciones mensuales para contratación de personal

24. Informe del Supervisor o Interventor del contrato según lo establezca el manual de Interventoria.

25. Formato control de pagos del contrato, orden de servicio u orden de compra (en los contratos de obra civil siempre será obligatorio el diligenciamiento del formato y en los contratos de tracto sucesivo, ordenes de servicios y/o suministro cuando se prolongue el plazo más de tres (3) meses)

26. Recibido a satisfacción del Contrato, ordenes de: Servicio u orden de compra

27. Acta de Liquidación del Contrato, Ordenes de: Servicio o de compra (en los contratos de obra civil siempre será obligatoria el acta de liquidación; en los contratos de tracto sucesivo, ordenes de servicios y/o suministro cuando se prolongue el plazo más de tres (3) meses, serán obligatorias las actas de liquidación)

XIX INDICE

No. DETALLE PÁGINA I. OBJETO DE LA INTERVENTORÍA. 2

II. FUNDAMENTOS LEGALES Y ESTATUTARIOS. 2

III. DEFINICIONES. 3

IV. ACTIVIDADES DE LA INTERVENTORIA O SUPERVISION. 5

V. RESPONSABILIDAD. 5

VI. DESIGNACION DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR. 6

VII. . PERIODICIDAD DE LAS EVALUACIONES POR PARTE DEL INTERVENTOR

O SUPERVISOR.

6

VIII. DE COMO SE PROCEDE CUANDO SE PRESENTA CAMBIO O SUSTITUCION

DE INTERVENTOR O SUPERVISOR.

6

IX. PROHIBICIONES DE LOS INTERVENTORES. 6

X. SANCIONES 7

XI ACTAS DE INTERVENTORIA 7

XII LIQUIDACION 8

XIII

INTERVENTORIA O SUPERVISION CONTRATOS DE PRESTACION DE

SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION, O PARA LA

EJECUCION DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN

PRESTARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES.

9

XIV. CUANTIAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN ASSBASALUD,

VIGENCIA 2011.

14

XV. MODELOS DE ACTAS DE INTERVENTOR O SUPERVISOR. 15

XVI. LISTA DE CHEQUEO PARA CONTROL DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR 22

XVII. LISTA DE CHEQUEO POR CONTRATACION DIRECTA POR CONVOCATORIA 23

XVIII. LISTA DE CHEQUEO –CONTRATACION DIRECTA 27

XIX. INDICE 30

30

MANUAL DE INTERVENTORIA Y SUPERVISION DE€¦ · pública descentralizada, autónoma, denominada...

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