Manual - Mesa de Trabalho Virtual - TCU

19/8/2014 Mesa de trabalho - manual.doc

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Mesa de Trabalho

Esse manual parte do manual de Processo Eletrnico Administrativo, produzido pelo colega Claudson Costa Adorno, durante o Projeto Segedam Sem Papel.

ContedoMesa de trabalho virtual 2

Consulta direta a processo ou documento 3Filtros 4Imagens 6Colunas 7Paginao 16Reordenao 17Pesquisa avanada 17Seleo 22Operaes 23Opes de menu 24Links teis 27

Para mais detalhes consulte a ajuda de cada sistema, clicando nos links abaixo: 28



MesadetrabalhovirtualRecentemente o Tribunal vem desenvolvendo suas novas solues de TI

(Tecnologia da Informao) voltadas para a plataforma Web, visando facilitar o acesso dos

usurios via Internet, a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo. Nesse contexto,

surgiu o conceito de Mesa de trabalho virtual, cujo objetivo oferecer ao usurio tudo o

que ele precisa para trabalhar com documentos e processos do Tribunal, em uma interface

amigvel e intuitiva.

Para acessar a Mesa de trabalho virtual do TCU, o usurio deve seguir os seguintes

passos:

Acessar a pgina do TCU na Internet, no endereo www.tcu.gov.br;1.

Acessar a rea de acesso restrito do portal corporativo do Tribunal, utilizando

uma das seguintes formas:

2.

Clicar no link Login Integrado, caso o usurio esteja usando um

computador da rede interna do TCU (Figura 1.a); ou

b.

Informar usurio e senha do sistema Siga nos campos indicados e, clicar

na opo Conectar ou simplesmente teclar , caso o usurio

esteja usando um computador fora da rede interna do TCU (Figura 1.b).

c.

Figura 1.a

Figura 1.b

Clicar na opo Acesso Rpido > Mesa de trabalho (Figura 1.c).3.



Figura 1.c

Ser aberta uma nova janela, que representar a Mesa de trabalho virtual do

usurio (Figura 1.d), contendo as seguintes informaes:

4.

cabealho com a logomarca e o slogan do TCU;b.

data e hora atuais;c.

saudao temporal seguida do primeiro nome do usurio;d.

lista de sistemas disponveis;e.

links rpidos: Pgina inicial, Fale conosco, Ajuda, Alterar senha ef.

Sair;a.

menu de opes do sistema atual;b.

caixa de seleo Filtrar, para apresentao de itens especficos da

Mesa de trabalho do usurio; e

c.

campo para consulta direta a um processo ou documento especfico, a

partir de seu nmero.

d.



Figura 1.d

Clique aqui para assistir ao vdeo explicativo deste tpico.

Consultadiretaaprocessooudocumento Caso o usurio saiba exatamente qual o nmero do processo ou documento que

pretende acessar, basta inform-lo no campo Consulta a processo ou documento, que fica

no centro da tela inicial da Mesa de trabalho, marcar uma das opes processo ou

documento e, em seguida clicar na imagem .

possvel ainda utilizar o link Pesquisa avanada, para localizar um processo ou

documento a partir de outros parmetros de pesquisa, diferentes do nmero. Tambm

neste caso necessrio marcar uma das opes processo ou documento, antes de

acionar o link.

Caso o sistema encontre o processo ou documento pesquisado, seu contedo ser

automaticamente apresentado em uma nova janela. Caso contrrio, uma mensagem na cor

vermelha ser apresentada, informando que o sistema no localizou o processo ou

documento, a partir dos parmetros informados pelo usurio.


Filtros Assim como em nossa mesa de trabalho real, sobre a qual normalmente temos

documentos e processos em papel, tambm na Mesa de trabalho virtual precisamos

poder representar bem esses objetos, de forma organizada e fcil. Para obtermos essa

organizao, o sistema nos oferece um novo conceito: o Filtro.

Cada Filtro representa um grupo de objetos contidos na Mesa de trabalho do

usurio. Esses objetos podem ser por exemplo documentos, processos, sesses dos

colegiados, atos de pessoal, acrdos, etc.

Na Mesa de trabalho, ao clicarmos na caixa de seleo chamada Filtrar (Figura 1.1.a),

o sistema nos apresenta os seguintes filtros agrupados:



Figura 1.1.a

Acompanhamento:

Processos/Documentos em acompanhamento: apresenta a lista de

processos e documentos que foram marcados pelo usurio para

o

acompanhamento. Mesmo que no estejam na carga do usurio, ele

ainda poder acompanhar o andamento desses processos/documentos,

acessando-os rapidamente por meio desse filtro.

o

Administrativo:

Documentos eletrnicos na minha carga: apresenta a lista de

documentos eletrnicos (avulsos que no compem processos) que

esto na carga atual do usurio. Exemplos: memorandos, formulrios de

pedidos de frias, etc.

o

Processos eletrnicos na minha carga: apresenta a lista de processos

eletrnicos administrativos que esto na carga atual do usurio.

o

Assinaturas:



Documentos encaminhados para assinatura: apresenta a lista de

documentos eletrnicos, contidos em processos ou no, que foram

disponibilizados pelo usurio para que sejam assinados por outro

usurio. Essa disponibilizao no uma tramitao, portanto a carga

permanece com o usurio detentor.

o

Documentos pendentes de minha assinatura: apresenta a lista de

documentos eletrnicos, contidos em processos ou no, que foram

disponibilizados por outro usurio para que sejam assinados pelo

usurio atual. Essa disponibilizao no uma tramitao, portanto a

carga permanece com o usurio detentor.

o

Carga processual:

Na minha carga: apresenta a lista de documentos e processos

(eletrnicos e em papel) que esto na carga atual do usurio.

o

Pendentes de aceite da unidade: apresenta a lista de documentos e

processos (eletrnicos e em papel), que foram tramitados para a

unidade do usurio (tramitao entre unidades) e ainda no foram

aceitos por nenhuma pessoa lotada na unidade destinatria.

o

Pendentes de meu aceite: apresenta a lista de documentos e

processos (eletrnicos e em papel), que foram tramitados para a pessoa

do usurio (tramitao intra-unidade) e ainda no foram aceitos por ele.

o

Processos/Documentos encerrados: apresenta a lista de documentos e

processos (eletrnicos e em papel), que foram encerrados nos ltimos

365 dias e esto na carga atual do usurio.

o

Controle Externo:

Processos eletrnicos na minha carga: apresenta a lista de processos

eletrnicos de controle externo, que esto na carga atual do usurio.

o

SAGAS:

Sesso em andamento: apresenta a lista de sesses dos colegiados de

ministros do TCU, que esto em andamento.

o

Sesso encerrada: apresenta a lista de sesses dos colegiados de

ministros do TCU, que j foram encerradas.

o

Sesso prevista: apresenta a lista de sesses dos colegiados de

ministros do TCU, que esto previstas.

o

Para visualizar o contedo de um desses Filtros, basta clicar sobre um deles e

aguardar a atualizao da tela.




ImagensAo visualizarmos o contedo de um Filtro da Mesa de trabalho podemos

observar vrias imagens (cones, botes, etc), que so apresentadas e distribudas na tela. A

seguir esto descritos seus respectivos significados:

Imagem Descrio

Ajuda.

Atualizar filtro.

Confirmar operao.

Consultar documento ou processo, por nmero.

Minuta de documento (pode ser alterado ou excludo).

Documento oficial (em papel).

Documento eletrnico oficial (no pode ser alterado nem excludo).

Anexo(s) de documento.

Processo (em papel).

Processo eletrnico.

Processo apensado.

Tramitao entre unidades.

Tramitao externa.

Tramitao intra-unidade.

Adicionalmente o sistema oferece uma legenda no rodap de cada tela (Figura 1.2.a),

objetivando elucidar eventuais dvidas do usurio sobre o significado das imagens.



Figura 1.2.a


ColunasUm Filtro apresentado na Mesa de trabalho do usurio em forma de lista,

contendo documentos e/ou processos. Essa lista organizada em linhas e colunas. Cada

linha representa um item (documento ou processo) contido no Filtro. Cada coluna

representa um tipo de informao relativa ao item. Essas colunas so diferentes para cada

Filtro, conforme detalhamento a seguir:

Filtro Acompanhamento > Processos/Documentos em acompanhamento (Figura

1.3.a):

0.2.1.



Figuar 1.3.a

Coluna Descrio

Caixa que permite marcar/desmarcar um item especfico do filtro.

Quando o usurio marcar/desmarcar a caixa do cabealho,

automaticamente todos os itens do filtro sero

marcardos/desmarcados. O objetivo dessas marcaes identificar

os itens sobre os quais sero realizadas operaes. Ex: Excluir de

acompanhamento.

cone representativo do tipo de item do filtro. No caso deste filtro, o

sistema apresenta uma das seguintes imagens nesta coluna:

- Processo em papel;

- Processo eletrnico;

- Documento oficial em papel;

- Documento oficial eletrnico;

- Minuta de documento eletrnico;

Processo/Documento Nmero/Ano-DV do processo ou Nmero-DV do documento, que

est em acompanhamento pelo usurio, mesmo que no esteja em



sua carga.

ltima ao Tipo da ltima ao realizada sobre o documento/processo. Ex:

Tramitao entre unidades.

Data ltima ao Data da ltima ao realizada sobre o documento/processo.

Includo a Quantidade de dias em que o documento/processo foi includo em

acompanhamento, pelo usurio.

Envia e-mail S = Sim, o sistema deve enviar automaticamente um e-mail de

aviso para o usurio, quando houver alguma ao sobre o

processo/documento.

N = No, o sistema no deve enviar e-mail automaticamente,

quando houver alguma ao sobre o processo/documento.

Observao Texto de livre preenchimento por parte do usurio, no momento da

incluso do documento/processo em acompanhamento.

Interesse Pessoal = O acompanhamento do documento/processo de

interesse pessoal do usurio. Os eventuais e-mails de aviso sero

enviados automaticamente para a caixa postal do usurio.

Unidade = O acompanhamento do documento/processo de

interesse da unidade do usurio. Os eventuais e-mails de aviso

sero enviados automaticamente para a caixa postal da unidade do

usurio.

0.2.2.



Filtro Administrativo > Processos eletrnicos na minha carga (Figura 1.3.b):0.2.3.

Figura 1.3.b

Coluna Descrio






marcardos/desmarcados. O objetivo dessas marcaes identificar os

itens sobre os quais sero realizadas operaes. Ex: Tramitar.

cone representativo de tramitao. Para cada item do filtro pode ter

havido ou no uma tramitao. Quando houve, o sistema apresenta

uma das seguintes imagens nesta coluna:

- Tramitao entre unidades;

- Tramitao intra-unidade (para pessoa da mesma unidade); ou

- Tramitao externa (para fora do TCU).

cone representativo do tipo de item do filtro. Neste caso processos

eletrnicos.

Processo Nmero/Ano-DV do processo.

cone apresentado somente para os processos que possuem outro(s)

processo(s) apensado(s) a si.

Tipo Tipo do processo. Ex: ADM (Administrativo).

Estado Estado do processo. Ex: Aberto, Encerrado, etc.

Assunto/Ementa Assunto ou ementa do processo. Ao posicionar o cursor do mouse

sobre a descrio deste campo, o sistema apresenta um hint (balo

temporrio) contendo o Complemento do assunto.

Remetente Pessoa ou unidade que tramitou o processo (se houve tramitao).

Destinatrio Pessoa ou unidade destinatria da tramitao (se houve tramitao).

Data Data da tramitao (se houve tramitao).

Situao Pode apresentar um dos seguintes contedos:

Na minha carga: indica que o processo est na carga do usurio.

Pendente de aceite no destino: indica que o processo foi

tramitado pelo usurio para algum ou alguma unidade e, ainda

no foi aceito pelo destinatrio.



Filtro Administrativo > Documentos eletrnicos na minha carga (Figura 1.3.c):0.2.4.

Figura 1.3.c

Coluna Descrio


















Documento Nmero-DV do documento.

Anexo Apresenta o cone somente para os documentos que possuem

outro(s) documentos(s) anexado(s) a si.

Tipo Tipo do documento. Ex: Memo (memorando), FRM (Formulrio), etc.

Estado Estado do documento. Ex: Aberto, Encerrado, etc.

Assunto/Ementa Assunto ou ementa do documento. Ao posicionar o cursor do mouse



Remetente Pessoa ou unidade que tramitou o documento (se houve tramitao).




Na minha carga: indica que o documento est na carga do

usurio.

Pendente de aceite no destino: indica que o documento foi

tramitado pelo usurio para algum ou alguma unidade e, ainda

no foi aceito pelo destinatrio.

Filtro Carga processual > Na minha carga (Figura 1.3.d):0.2.5.



Figura 1.3.d

Coluna Descrio





















Processo/Documento Nmero/Ano-DV do processo ou Nmero-DV do documento.


processo(s) apensado(s) a si. Quando se tratar de documento, o

sistema apresenta o cone , para documento que possua outros(s)

documento(s) anexado(s) a si.

Tipo Tipo do Documento/Processo. Ex: ADM (Processo Administrativo),

Memo (memorando), FRM (Formulrio), etc.

Estado Estado do Documento/Processo. Ex: Aberto, Encerrado, etc.

Assunto Assunto do Documento/Processo. Ao posicionar o cursor do mouse



Remetente Pessoa ou unidade que tramitou o Documento/Processo (se houve

tramitao).



Dias Quantidade de dias transcorridos entre a data da tramitao e a data

atual (se houve tramitao).


Na minha carga: indica que o Documento/Processo est na carga

do usurio.

Pendente de aceite no destino: indica que o

Documento/Processo foi tramitado pelo usurio para algum ou

alguma unidade e, ainda no foi aceito pelo destinatrio.

0.2.6.



Filtros Carga processual > Pendentes de meu aceite e Carga processual >

Pendentes de aceite da unidade (Figura 1.3.e):

0.2.7.

Figura 1.3.e

Coluna Descrio





itens sobre os quais sero realizadas operaes. Ex: Aceitar.
















Processo/Documento Nmero/Ano-DV do processo ou Nmero-DV do documento.


processo(s) apensado(s) a si. Quando se tratar de documento, o

sistema apresenta o cone , para documento que possua outros(s)

documento(s) anexado(s) a si.

Tipo Tipo do Documento/Processo. Ex: ADM (Processo Administrativo),

Memo (memorando), FRM (Formulrio), etc.

Estado Estado do Documento/Processo. Ex: Aberto, Encerrado, etc.

Assunto Assunto do Documento/Processo. Ao posicionar o cursor do mouse



Remetente Pessoa ou unidade que tramitou o Documento/Processo (se houve

tramitao).



Dias Quantidade de dias transcorridos entre a data da tramitao e a data

atual (se houve tramitao).

Situao Apresenta um dos seguintes contedos:

Pendente de meu aceite: Indica que o Documento/Processo foi

tramitado para o usurio e ainda no foi aceito por ele.

Pendente de aceite da minha unidade: Indica que o

Documento/Processo foi tramitado para a unidade do usurio e



ainda no foi aceito por ningum dessa unidade.


PaginaoPara alguns usurios, a quantidade de documentos/processos listados em um

Filtro da Mesa de trabalho pode ser grande. Para tentar organizar melhor a

apresentao desses documentos/processos, o sistema oferece um esquema de paginao.

Logo abaixo da lista de documentos/processos e acima da legenda, que fica no

rodap da tela, o sistema apresenta as seguintes informaes sobre paginao (Figura

1.4.a):

N da pgina atual do filtro;0.3.1.

Quantidade de pginas existentes para o filtro atual;0.3.2.

Link para a primeira pgina do filtro atual;0.3.3.

Link para a pgina anterior pgina atual do filtro;

0.3.4.

Link para a prxima pgina do filtro atual;0.3.5.

Link para a ltima pgina do filtro atual;0.3.6.

Figura 1.4.a


ReordenaoPara reordenar os documentos e os processos listados em um Filtro da Mesa de

trabalho, basta clicar no ttulo da coluna a partir da qual se deseja reordenar a lista.

No primeiro clique em um ttulo de coluna, o sistema ordena ascendentemente a

lista, com base naquela coluna. No segundo clique na mesma coluna, a ordenao passa a

ser descendente.

A Figura 1.5.a apresenta um exemplo de Filtro da Mesa de trabalho, que foi

reordenado descendentemente pela coluna Data.



Figura 1.5.a


PesquisaavanadaEm alguns filtros da Mesa de trabalho, como no filtro Carga processual > Na

minha carga, possvel realizar pesquisas avanadas, que permitem reduzir a quantidade

de itens apresentados, facilitando assim a localizao do item (processo ou documento)

desejado. Nesses filtros o sistema apresenta uma rea amarelada contendo alguns campos

(Figura 1.6.a), que podem ser utilizados como argumentos de pesquisa. Todos os campos

so de preenchimento opcional. Quanto maior o nmero de campos preenchidos, mais

especfico ser o resultado da pesquisa.



Figura 1.6.a

Caso o usurio no pretenda que a rea amarelada de pesquisa avanada seja

apresentada no filtro, basta clicar no link Pesquisa avanada (Figura 1.6.b).



Figura 1.6.b

Para reapresent-la, basta clicar novamente no mesmo link (Figura 1.6.c).

Figura 1.6.c

Aps preencher o(s) campo(s) desejado(s) como argumentos de pesquisa, basta

clicar no boto Ativar (Figura 1.6.d).



Figura 1.6.d

Ento o filtro ser refinado e apresentar somente os itens (processos e

documentos) que atendam aos argumentos de pesquisa fornecidos. Nesta situao, o

sistema apresentar ainda, ao lado do link Pesquisa avanada, a palavra ativada na cor

vermelha (Figura 1.6.e).



Figura 1.6.e

Para desativar a pesquisa avanada e fazer com que o filtro volte a apresentar 100%

dos itens (processos e documentos), basta clicar no boto Desativar (Figura 1.6.f).



Figura 1.6.f

Aps reconstruir o filtro e apresentar 100% dos itens (processos e documentos), o sistema

deixar de apresentar ao lado do link Pesquisa avanada a palavra ativada (Figura 1.6.g).

Figura 1.6.g


SeleoPara selecionar um ou mais documentos e/ou processos listados em um Filtro da

Mesa de trabalho, basta clicar na caixa de seleo ( ) que fica na primeira coluna, ao

lado de cada documento/processo.

Caso seja necessrio marcar ou desmarcar todos os documentos/processos listados

no Filtro, basta clicar na caixa de seleo que fica no cabealho, na primeira coluna.

importante esclarecer que essa seleo de todos os itens, inclui tambm todos aqueles que

esto nas outras pginas do Filtro, no s aqueles apresentados na pgina atual.



O objetivo de selecionar documentos e/ou processos em um Filtro possibilitar a

realizao de operaes sobre eles.

A Figura 1.7.a apresenta um exemplo de seleo de 3 processos, dentre os listados

em uma pgina de um Filtro da Mesa de trabalho, com o objetivo de tramit-los em

seguida, utilizando a operao Tramitar disponvel no campo Operao.

Figura 1.7.a


OperaesPara realizar operaes sobre documentos e/ou processos listados em um Filtro

da Mesa de trabalho, deve-se seguir os seguintes passos:

Selecionar o(s) documento(s) e/ou processo(s) sobre o(s) qual(is) ser realizada a 1.



operao, clicando na caixa de seleo ( ) que fica na primeira coluna, ao lado de

cada documento/processo;

Selecionar a operao desejada, dentre aquelas disponveis no campo Operao,

conforme indicado na Figura 1.8.a; e

2.

Acionar o boto , conforme indicado na Figura 1.8.a.3.

Figura 1.8.a




OpesdemenuMuitas vezes necessrio realizar operaes sobre documentos e/ou processos,

que no necessariamente esto em algum Filtro da Mesa de trabalho. Para atender

essas necessidades, o sistema oferece um menu, que fica na parte superior esquerda da

tela (Figura 1.9.a).

As opes de menu so dinmicas, sendo sensveis ao contexto. Ou seja, para cada

grupo de filtros da Mesa de trabalho, existem opes de menu diferentes. Para os filtros

especficos relativos a processos/documentos eletrnicos administrativos, o menu de

opes como o apresentado a seguir (Figura 1.9.a):



Figura 1.9.a

Para os filtros genricos do sistema Processus, que tratam de todos os

processos/documentos, sejam eles eletrnicos ou em papel, o menu de opes como o

apresentado a seguir (Figura 1.9.b), relativo aos seguintes filtros:

Carga processual > Na minha carga;

Carga processual > Pendentes de meu aceite; e

Carga processual > Pendentes de aceite da unidade.



Figura 1.9.b

Como o escopo deste manual trata de processos/documentos eletrnicos

administrativos, vamos focar nas opes de menu relativas aos seguintes filtros especficos:

Acompanhamento > Processos/Documentos em acompanhamento;

Administrativo > Processos eletrnicos na minha carga;

Administrativo > Documentos eletrnicos na minha carga;

Carga processual > Processos/Documentos encerrados;

As opes oferecidas nesse menu e seus significados esto descritos a seguir:

Item de menu Descrio

Novo > Documento eletrnico Criar um novo documento eletrnico.

Novo > Processo eletrnico Criar (autuar) um novo processo eletrnico.

Consultas > Consultar documento Consultar (pesquisar) documentos eletrnicos ou em

papel, que estejam ou no na carga do usurio.

Consultas > Consultar processo Consultar (pesquisar) processos eletrnicos ou em

papel, que estejam ou no na carga do usurio.

Gestor > Gerencia modelos de

documentos e carimbos

Criar, alterar ou inativar modelos de documentos e

carimbos. Os usurios que possuem o perfil Gestor



Setorial podem criar modelos no mbito de suas

respectivas unidades. Os usurios com perfil Gestor

podem criar modelos no mbito do TCU, que podero

ser utilizados por todos os usurios do Tribunal.

Gestor > Sincronizar Identificao

Oficial

Permite sincronizar a numerao oficial de certos tipos

de documentos, a partir da numerao utilizada at

ento para documentos em papel. A partir dessa

sincronizao, o sistema passa a gerar

automaticamente os prximos nmeros de

documentos. Ex: Caso a numerao atual de

memorandos em papel, na Setec, seja 35/2009. Pode-

se registrar esse nmero como sendo o atual. Ento,

quando for realizada a operao Gerar numerao

oficial para o prximo memorando, o sistema gerar o

n 36/2009-Setec.

Os usurios que possuem o perfil Gestor ou Gestor

setorial podem fazer essa sincronizao.

Mesa de trabalho Retorna para o ltimo filtro visualizado anteriormente,

a partir de qualquer pgina na qual o usurio esteja

atualmente.


LinksteisO sistema oferece ainda um conjunto de links teis, que fica na parte superior

direita da tela (Figura 1.10.a).



Figura 1.10.a

Os links oferecidos e seus significados esto descritos a seguir:

Link Descrio

Pgina inicial Retorna para a pgina inicial do portal corporativo do TCU.

Fale conosco Abre uma nova janela, que permite ao usurio registrar sugestes,

crticas, elogios, ou mesmo relatar algum possvel erro do sistema. Essas

contribuies so enviadas diretamente para os analistas da Setec, que

so responsveis pelo desenvolvimento e manuteno do sistema.

Ajuda Abre uma nova janela contendo a documentao de ajuda sobre a

utilizao do sistema.

Alterar senha Permite ao usurio alterar sua senha do Siga.

Sair Permite sair do sistema de forma segura, fazendo com que o usurio

deixe de estar logado no sistema.


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