Modelagem de Processos | Dimensões de Análise do Processo
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Modelagem de Processos | Dimensões de Análise do Processo
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Modelagem de Processos | Dimensões de Análise do Processo
Sumário
1 Introdução 3
2 Método de Avaliação 5
3 Habilitador: Recursos Humanos 6
4 Habilitador: Workflow 7
5 Habilitador: Tecnologia da Informação (TI) 8
6 Habilitador: Regras e Políticas 8
7 Habilitador: Motivação e Métricas 9
8 Habilitador: Infraestrutura 9
9 Habilitador: Colaboração 10
10 Habilitador: Sustentabilidade 11
Habilitadoresde Processo
Recursos HumanosRH
Work�owW
Tecnologia da InformaçãoTI
Regras e PolíticasRP
Motivação e MétricasMM
InfraestruturaI
ColaboraçãoC
SustentabilidadeS
1 Introdução
Este documento apresenta a avaliação dos processos AS-IS segundo os habilitadores
de processo. O objetivo é determinar as causas do desempenho insatisfatório do processo ou
a necessidade de sua inovação para melhorar ainda mais, e sugerir as características para o
processo desejado (TO-BE). A avaliação do processo deve ser feita com base nas perspectivas
dos envolvidos em todos os níveis (estratégico, gerencial e operacional). Para isso, podem ser
realizados tanto workshops quanto entrevistas individuais. Em ambos os casos, as oportunidades
de melhorias são levantadas e discutidas.
Segundo a metodologia adotada, a análise é feita através do uso do conceito de
habilitadores. Chamam-se habilitadores os aspectos de um processo que o “habilitam”, quer
dizer, permitem que o processo seja executado da melhor forma possível. Os habilitadores
propostos para guiar a avaliação de processos são:
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• Recursos Humanos (RH): avaliação de questões relacionadas à estrutura organizacional, definição de papéis/funções, habilidades necessárias e treinamentos;
• Workflow (W): avaliação de questões relacionadas aos passos, gargalos no fluxo de execução, falta de paralelismo ou idas e vindas repetitivas do processo;
• Tecnologia da Informação (TI): avaliação de questões relacionadas às aplicações, sistemas ou banco de dados;
• Regras e Políticas (RP): avaliação de questões relacionadas às regras impostas internamente ou externamente, como adequação de normas, definição de prazos, aplicação de punições, padronização;
• Motivação e Métricas (MM): avaliação de questões relacionadas à definição de metas e acom-panhamento de ações;
• Infraestrutura (I): avaliação de questões relacionadas ao espaço físico, disponibilidade de recursos e equipamentos;
• Colaboração (C): avaliação de questões relacionadas à comunicação, planejamento de traba-lho, integração de artefatos e percepção ou compreensão da colaboração;
• Sustentabilidade (S): avaliação de questões relacionadas ao impacto ambiental, uso de re-cursos não renováveis ou desperdício de recursos.
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2 Método de Avaliação
Para realizar a avaliação através de habilitadores de processo, é necessário ter o modelo AS-IS
do processo. A partir do modelo, o analista de processo e o cliente irão responder às perguntas dos
habilitadores, especificadas nas seções abaixo. Com as respostas das perguntas, será realizada uma
nova reunião para propor ideias de melhoria para cada problema identificado pelos habilitadores.
Tarefa 1
Tarefa 2
Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4
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Habilitador de Recursos Humanos
Habilitador Resposta
Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional (unidades/departamentos) está adequada?
Os papéis estão bem definidos?
Força de Trabalho
A força de trabalho é adequada?
Como seria a força de trabalho adequada?
Caracterização dos Papéis
Os papéis e suas funções/atribuições são bem definidos na área?
Habilidades Necessárias
Os profissionais possuem as habilidades necessárias para executar suas funções/atribuições?
Existem treinamentos para adequar as pessoas às suas funções?
3 Habilitador: Recursos Humanos
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Habilitador de Workflow
Habilitador Resposta
Papéis
Existem atores em excesso no fluxo do processo?
Os papéis possuem atribuições adequadas?
Existe acúmulo de funções por papéis? Ex.: chefia executando atividades de analistas.
Existem papéis executando atividades não previstas no processo?
Fluxo
O processo possui gargalos?
O processo é ioiô?
Existem atividades que não precisariam ser realizadas (não agregam valor e consomem tempo e recurso)? Quais? Como isso poderia ser melhorado?
Existe um coordenador do processo ou ponto focal responsável pelo acompanhamento de tudo que ocorre naquela instância?
Existem muitas atividades em sequência que poderiam ser paralelizadas?
Existem muitas exceções no processo?
Existem atividades que deveriam estar estruturadas em outro processo ou subprocesso?
Interação com Outras Áreas
A interação entre as diversas áreas é estimulada? Como é realizada a interação entre sua área e as outras que atuam neste processo? O que poderia melhorar?
As informações são compartilhadas de forma aberta? Outras áreas importantes têm acesso ao andamento do processo? Toma muito tempo prover essa informação? Como isso poderia melhorar?
Existem atividades que poderiam ser realizadas por outros papéis? Isso traria algum ganho para a área?
4 Habilitador: Workflow
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Habilitador de TI
Habilitador Resposta
Sistemas
Todos os sistemas possuem interfaces?
Os usuários possuem o suporte adequado ao uso dos sistemas?
Quais outros sistemas de informação poderiam apoiar os processos?
Informações
Existe duplicidade ou inconsistência de dados?
As informações necessárias estão disponíveis?
Habilitador de Regras e Políticas
Habilitador Resposta
Adequação às Normas
Os processos cumprem as normas, regulamentos e leis que os suportam?
Prazos
Existem regras relacionadas aos prazos?
Aplicações de Punições
Existem regras relacionadas às cobranças e multas?
Padrões de Documentos
Existem padrões para os relatórios?
Existem padrões para os documentos?
5 Habilitador: Tecnologia da Informação (TI)
6 Habilitador: Regras e Políticas
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Habilitador de Infraestrutura
Habilitador Resposta
O local de trabalho e os equipamentos utilizados interferem de alguma forma no processo?
A distância entre pessoas que possuem tarefas relacionadas introduz atrasos no transporte do item de trabalho ou na comunicação?
Se o trabalho é colaborativo, existem facilidades apropriadas?
O espaço físico torna o trabalho mais difícil?
Habilitador de Motivação e Métricas
Habilitador Resposta
Objetivos e Metas Internas
Existe a definição de objetivos e metas internamente?
Métricas
Como é medido o trabalho? Como gostariam que isso fosse realizado?
Como é medida a satisfação do cliente?
Como são extraídas as estatísticas de andamento de todos os processos em execução e como eles são finalizados? Como essas informações são coletadas? Como acha que isso poderia ser melhorado?
Acompanhamento/Monitoramento
O processo pode ser acompanhado e/ou monitorado?
7 Habilitador: Motivação e Métricas
8 Habilitador: Infraestrutura
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Habilitador de Colaboração
Habilitador Resposta
Planejado
Existe um plano de comunicação entre os atores do processo?
Os atores envolvidos no processo conseguem perceber uns aos outros?
Os atores do processo colaboram durante a integração dos artefatos para gerar um produto final do grupo de trabalho?
Existe um plano de trabalho para o time?
Perceptivo
As informações necessárias estão disponíveis para todos os atores do processo?
Os atores do processo interagem para discutir questões importantes do processo?
Os atores do processo entendem a definição do processo no qual eles estão envolvidos?
O repositório é acessível a todos os atores envolvidos no processo?
Os artefatos gerados durante a execução do processo são armazenados em algum repositório que todos os atores tenham acesso?
Existem mecanismos para manter o rastro do trabalho que está sendo realizado?
Reflexivo
Os atores interagem para analisar o sucesso e as mudanças necessárias? Eles divulgam as lições aprendidas durante o processo?
Os atores do processo entendem como as pessoas colaboram durante a execução do processo?
Existe algum canal para que o grupo possa compartilhar conhecimento informal: ideias, fatos, questões, opiniões, debates, discussões e decisões?
Existem mecanismos para avaliar a contribuição de cada ator nos resultados do grupo?
9 Habilitador: Colaboração
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Habilitador de Sustentabilidade
Habilitador Resposta
O processo utiliza recursos renováveis?
Há desperdício de recursos no processo?
O processo tem preocupação com sustentabilidade?
10 Habilitador: Sustentabilidade
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Autoras
Andréa MagalhãesDiretora de Negócios e Estratégia
Priscila EngielDiretora de Produtos e Inovação
Autores
Andréa é professora do Instituto de Computação (IC) da Universidade Federal Fluminense (UFF). Atuou como pós-doutora e pesquisadora pela COPPE/UFRJ em 2014 e na UNIRIO em 2015. Concluiu seu doutorado em Engenharia de Software com foco em Processos e Colabora-ção pela COPPE/UFRJ em 2013 e seu mestrado em Informática pelo NCE-IM/UFRJ em 2006. Certi�cada como implementadora MPS-BR.
Experiência de participação em projetos de consultoria para diferentes empresas, como Petrobras, Shell e Mongeral Aegon. Atua há mais de 15 anos como Gerente e Consultora especializada nas áreas de Gestão de Processos de Negócio (BPM), Gerência de Projetos e Requisitos.
Nessas áreas, também ministra cursos de pós-graduação e extensão e possui trabalhos publi-cados em congressos e revistas nacionais e internacionais. Atualmente, atua como Editora--Chefe da iSys - Revista Brasileira de Sistemas de Informação e Membro da Comissão Especialde Sistemas de Informação (CESI).
Priscila é doutoranda pela PUC-Rio desde 2012. Concluiu seu mestrado em Sistemas de Infor-mação pela UNIRIO também em 2012.
Experiência de participação em projetos de diferentes empresas. Atua há 6 anos como Consul-tora nas áreas de Gestão de Processos de Negócio (BPM), Gerência de Requisitos e Desenvolvi-mento de Sistemas.
Nessas áreas, possui trabalhos publicados em congressos e revistas nacionais.
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