O Sistema de Gestão da Qualidade

Reunião de Análise Crítica

Mar/abr/2013

Departamento de Gestão de Suprimentos

DGSDepartamento de Gestão

de Suprimentos

DVAQ

DVLC

DGCC

SEGEO

SESTI

SECAF

SEQAL

SETAM

SECEX

SECON

O ORGANOGRAMA

Nossa MissãoNossa MissãoSuprir as necessidades de bens Suprir as necessidades de bens

e serviços contribuindo para o e serviços contribuindo para o desenvolvimento, crescimento e desenvolvimento, crescimento e

o alcance dos objetivos o alcance dos objetivos empresariaisempresariais

Nossa VisãoNossa Visão

Ser, até 2020, o órgão padrão de Ser, até 2020, o órgão padrão de excelência no suprimento de excelência no suprimento de

bens e serviços entre as bens e serviços entre as empresas Eletrobrásempresas Eletrobrás

A Alta Direção deve analisar criticamente o Sistema de A Alta Direção deve analisar criticamente o Sistema de Gestão da Qualidade, a intervalos planejados, para Gestão da Qualidade, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia. assegurar sua contínua pertinência, adequação e eficácia.

Essa análise crítica deve incluir:Essa análise crítica deve incluir:

• a avaliação de oportunidades para melhoria ea avaliação de oportunidades para melhoria e

• necessidade de mudanças do Sistema de Gestão da necessidade de mudanças do Sistema de Gestão da Qualidade, incluindo a Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade, incluindo a Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade.Qualidade.

Objetivo da Objetivo da ReuniãoReunião

AGENDA DA REUNIÃO

1. - Abertura – RD - 10 min

2. - Resultados de Auditorias Internas – RD - 10 min.

3. - Resultados de Auditorias Externas – RD – 10 min.

4. - Realimentação do cliente – DVAQ/SEQAL - 15 min.

5. - Situação das ações preventivas e corretivas - DVAQ/SEQAL - 10 min.

6. - Ações de acompanhamento das análises críticas anteriores - DVAQ/SEQAL - 10 min.

7. - Mudanças que afetaram o sistema da qualidade - DVAQ/SEQAL - 10 min.

8. - Recomendações para melhorias - DVAQ/SEQAL - 10 min.

9. - Análise da adequação da Política da Qualidade - RD - 10 min.

10. - Pendências do Sistema de Gestão da Qualidade - RD - 10 min.

11. - Indicadores da Qualidade DVLC - Gerente de Divisão - 15 min.12. - Indicadores da Qualidade DGCC - Cerente de Divisão - 15 min.13. - Indicadores da Qualidade DVAQ - Chefe do Setor - 15 min.14. - Encerramento RD - 10 min.

DVAQ - DVLC - DVAQ - DVLC - DGCCDGCC

1. Abertura 1. Abertura Reunião de Análise Reunião de Análise

Crítica DGS Crítica DGS

2.Resultados de Auditorias Internas - DGSNão Conformidades:Requisito ou Documento (legitimação)7.2.2 - A organização deve avaliar criticamente os requisitos relacionados ao produto. Esta análise crítica deve ser realizada

antes da organização assumir o compromisso de fornecer um produto para o cliente.Descrição da Não-conformidade (afirmação)O passo 1 do procedimento de aquisição/contratação (SL-PR-74-002-01) é realizado em desacordocom o procedimento, devido a determinação da reunião de análise critica (SS-RE-56-036-01).Evidência objetiva (fundamentação)Procedimento de aquisição/contratação (SL-PR-74-002-01) e reunião de análise crítica (SS-RE-56-036-01).

OBSERVAÇÕES:

A pesquisa de satisfação dos clientes do DGS está ocorrendo e finalizará no dia 21/12/12.

O Manual da Qualidade está em revisão pelo comitê da qualidade.

OPORTUNIDADES DE MELHORIAS:

SECON Alterar a denominação do RAD para PRD no documento SE IE 74 007

DGS Registrar no sistema ROI (Registro de Ocorrência ISO) as melhorias e problemas decorrentes.

RECOMENDAÇÕES:Verificar o tratamento das não conformidades indicadas.

CONCLUSÕES:O sistema integrado GEM está implementado e em fase de ajustes, já que nem todas as funcionalidades estão ativas.O sistema de gestão da qualidade está implementado e internalizado pelos colaboradores.

3.Resultados de Auditorias Externas - DGSSETORES AUDITADOS: SEQAL e Alta Direção, SECAF, SESTI, SECON e DGP.

•NÃO CONFORMIDADES:•Não Conformidades menores detectadas Nesta Auditoria.

•Ref Área/Processo Cláusula •A826425/1 Gestão da Qualidade 4.2.3 •Detalhes:

Requisitos: Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados Evidência Objetiva: Evidenciado que o Procedimento SQ-PR 85001 no sistema eletrônico consta como 04 porém fisicamente o mesmo está na revisão 03.

•Ref. Área/Processo Cláusula •A826425/2 SECON 8.5.2 •Detalhes: •Requisitos: A organização deve tomar medidas para eliminar as causas de não-conformidades, a fim de evitar a reincidência. As ações corretivas devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades encontradas.

4. Realimentação do cliente (críticas, sugestões, pesquisa, etc.)

Pesquisas 2007, 2008 e 2010 disponíveis no site doDGS, intranet Eletrosul.(http://wservnotes.eletrosul.gov.br/dsp/dsp01.html )

Pesquisa 2012 – O comitê da qualidade elaborouem conjunto como DGI o formulário da pesquisaque está no site do DGS – Intranet/Eletrosul.(http://wservnotes.eletrosul.gov.br/dsp/indicadores_qualidade/Pesquisa_satisfa%C3%A7%C3%A3o_2012.pps )

5. Situação das ações preventivas e corretivas

O ROI (Registro de Ocorrências ISO) tem por finalidade, automatizar o processo de tratamento de ocorrências do Sistema de Gestão da Qualidade do Departamento de Suprimentos e Infra-estrutura, garantindo o atendimento aos requisitos da norma NBR ISO 9001aplicáveis e que os mesmos sejam eficazmente executados

Dados disponíveis no ambiente notes -- ROI

6. Ações de acompanhamento das análises críticas anteriores.

Descrição Prazo Responsável Tipo

Projeto visão 2020 12/07/2011 Alta DireçãoElaboração de plano de

ação

ROI – aviso de pendências Contínuo DVAQ Análise da DVAQ

Inclusão de nota sobre a origem da fórmula de eficiência constante da apresentação da DVLC

RealizadoDVLC

. Mudanças que afetaram o sistema da qualidade

• Implantação/manutenção do Sistema SIG – em andamento

8. Recomendações para melhorias Dados disponíveis no ambiente notes -- ROI

Buscar a satisfação dos nossos Clientes no suprimento das necessidades de bens e serviços e a melhoria

contínua dos nossos processos, por meio do desenvolvimento dos nossos colaboradores e

fornecedores, atendimento aos requisitos legais, de qualidade, de prazo, de custos, de controle e inovação

dos processos.

9. Análise da adequação da Política da Qualidade

Indicador de DesempenhoDVLC

Rodrigo de Oliveira Fernandes

DGS - Departamento de Gestão de SuprimentosDVLC - Divisão de Licitação e Contratos

Mar/abr/2013

Evolução Tempo de Processamento

6981

107

187

85 81

85

11899

85 8492 87

4660

6060 60 60 60 60 60 60 60 60 60 60

60

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Dia

s

Período

Evolução Pregão Eletrônico

14

6

16 9 17

22

12

39

9 11 1813

0

2218 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18

05

1015202530354045

Dia

s

Período

Evolução Dispensa por Valor

Índice de Eficiência

Aproveitamento no período foi de 93,47%. O aproveitamento é calculado com base na seguinte equação:

(total de processos concluídos no período) ÷ (Total de processos iniciados no período)

De 46 processos iniciados, 03 fracassaram como segue: 1 fracassado – DVD 16X, os fornecedores não encontram com

esta velocidade para fornecimento. 1 fracassado – compra de lanches para o projeto casa aberta, a

empresa que alcançou o orçamento não apresentou alvará. 1 fracasso – serviços de instalação de luminárias, a única

empresa participante não realizou a visita técnica obrigatória.

ROI – ocorrências em andamento

2012.013.Q – Necessidade de conversão entre as unidades de armazenamento e comercialização.

Participação em eventos

Não houve participação em eventos externos;

A DVLC com a colaboração da DDOM está revisando a NG-005.Está sendo elaborado também o Mapa do Processo de Licitação.

Obrigado

Divisão de Licitação e Contratos: Rodrigo de Oliveira Fernandes

Elaboração: Israel Quint de Souza, Valdemir Rosado Goulart

Apresentação: Rodrigo de Oliveira Fernandes

E-mail: rfernandes@eletrosul.gov.br

Telefone para contato: (48) 3231-7645

DGS / DGCC Mar/abr/2013

Indicador

Meta90%Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr

Processos em até 10 dias 94% 100% 83% 97% 100% 100% 100% 89% 100% 100% 100% 100%

OBJ ETIVOS DA QUALIDADE

2012 2013

Métrica do Indicador: razão entre processos analisados em até 10 dias e total de processos com análise concluída

A meta a ser atingida é de 90% do total de processos analisados dentro de 10 dias

Monitoramentos SECAF

Prazo de análise dos processos

Prazo de Análise dos Processos

Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai

Até 04 dias 10 13 10 13 30 36 14 7 16 28 42 42 30

De 05 a 09 dias 36 18 17 24 18 13 12 24 9 5 2 2 2

10 ou mais dias 7 1 8 1 0 0 0 6 2 0 0 0 0

Processos Concluídos 53 32 35 38 48 49 26 37 27 33 44 44 32

Processos devolvidos 7 9 6 6 4 5 5 7 4 2 4 4 6

Processos encerrados 1 5 3 7 10 3 5 6 1 7 5 5 1

Processos Recebidos 61 46 44 51 62 57 36 50 32 42 53 53 39

2012 2013

30

4239

45

72

33

60

4541

46

3741

35

19

37

23

2830

33 33

2123

16

27 2825

16 16

97 8

15 16

5

1411

6

16

7

0

10

20

30

40

50

60

70

80

abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 dez/12 jan/13 fev/13 mar/13 abr/13

Cadastros vencidos Cadastros renovados Processos novos

Cadastros Vencidos X Renovados

530 539 537 512 487 500 494 476 464 458 454 454 450

4124 4129 4140 4170 4210 4207 4229 4251 4269 4283 4292 4300 43104654 4668 4677 4682 4697 4707 4723 4727 4733 4741 4746 4754 4760

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

5000

abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 dez/12 jan/13 fev/13 mar/13 abr/13

Qtde cadastrada Qtde registrada Qtde total

Fornecedores Cadastrados X Registrados

Atividades realizadas no mês

Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr

Análise processo de cadastro 51 61 46 44 51 62 57 36 50 32 42 53 39Análise de editais 14 18 20 4 34 16 27 14 3 15 12 15 20Acompanhamento pregões eletrônicos 22 18 17 6 20 27 20 18 28 1 11 16 19Empresas analisadas em pregões eletrônicos

26 22 36 9 42 56 37 20 41 1 11 18 20

20132012Outras atividades do Setor

Redução de acompanhamento de pregões eletrônicos em JAN/2013 devido a implantação do sistema Comprasnet

CENTRAL DE ATENDIMENTO AO FORNECEDOR

ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABRAtestados Técnicos 15 9 16 17 25 15 13 16 10 14 10 10 13Gestão de Contratos 1 0 0 0 1 3 0 0 0 0 0 0 1Licitações 1 3 4 7 4 4 5 4 5 10 0 2 0Materiais 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Ocorrências e Penalizações 8 19 29 7 19 20 22 28 15 9 54 11 7Qualidade 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0Registro Cadastral 473 527 478 443 518 474 563 490 443 499 366 418 506Seguros 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL 498 558 527 474 567 516 603 538 473 532 430 441 527

Assunto de Atendimento2012 2013

Pendências e Compromissos

Compromissos com a Ata anterior

Nenhum compromisso pendente.

Registros de Ocorrência

Número Ocorrência Status

2013.002.C O indicador do SECAF - 90% dos processos analisados em até 10 dias - não foi atingido em Dezembro/2012.

Finalizado

2012.015.C O indicador do SECAF - 90% dos processos analisados em até 10 dias - não foi atingido em Julho/2012.

Finalizado

Monitoramentos SEGEO

Monitoramento:Gestão de Contratos - Prazos de entregas

Meta: 60% dos contratos entregues no prazoMétrica: relação entre as entregas no prazo nos últimos doze meses e o total de entregas dos últimos doze meses

Entregas mai/ 12 jun/ 12 jul/ 12 ago/ 12 set/ 12 out/ 12 nov/ 12 dez/ 12 jan/ 13 fev/ 13 mar/ 13 abr/ 13

No Prazo 7 6 4 9 7 6 13 15 10 5 9 3Em atraso 3 5 5 5 3 4 4 5 2 1 6 2Pendentes 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0

Rescindidos 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0TOTAL 10 12 9 14 10 10 17 20 12 6 16 5no mês 70% 50% 44% 64% 70% 60% 76% 75% 83% 83% 56% 60%

Média 60% 61% 59% 58% 57% 59% 59% 61% 62% 63% 66% 66%

0

5

10

15

20

25

mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 dez/12 jan/13 fev/13 mar/13 abr/13

No Prazo Em atraso Pendentes Rescindidos TOTAL

Monitoramento:SEGEO - Motivos de atrasos de entregas

05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 Total

Execução/ culpa fornecedor 2 4 4 1 1 3 3 2 1 1 4 0 34

Atraso fabricante/ distribuidor 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 2 1 12

Atraso no transporte 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 4

Atraso na importação 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 1 6

Reprovação na inspeção 0 0 0 1 1 0 0 2 0 0 1 0 9

Erro pedido/entrega incompleta 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Treinamento e/ou instalação 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Documentação/NF 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1

Atraso da Eletrosul 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Total 3 5 5 5 3 4 4 5 2 1 7 2 66

05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04

Contratos gerenciados 48 45 40 45 48 53 62 65 49 50 44 41

Termos Aditivos emitidos 6 7 5 5 3 6 2 3 12 17 16 31

Rescisão e Termo de Encerramento 0 1 0 0 3 3 1 0 3 1 2 1

Editais Analisados 6 10 2 17 11 12 11 1 9 8 13 9

Ocorrências registradas 22 23 15 18 21 24 23 23 16 19 12 13

Advertências emitidas 0 1 0 1 3 1 4 2 2 0 3 1

Suspensões emitidas 0 0 2 1 1 0 0 0 0 0 0 0

OB Analisados 0 6 1 11 1 04 02 02 04 05 11 9

Monitoramento:SEGEO – Atividades realizadas no mês

Participações

• Grupo de Trabalho para revisão da Minuta Padrão de Contratos

Monitoramentos SESTI

MONITORAMENTO

Notas Fiscais Emitidas x Notas Fiscais efetivamente Seguradas por todas áreas que transportam mercadorias na Eletrosul

Meta de Acompanhamento: visa efetuar o acompanhamento das mercadorias efetivamente seguradas e permitir orientar as áreas que eventualmente não estão solicitando a cobertura securitária de mercadorias que efetivamente deveriam ser seguradas .

MODALIDADE DE ACOMPANHAMENTO mar/13 abr/13Notas Fiscais Emitidas 365 417Notas Fiscais Seguradas 111 87Notas Fiscais (acima R$ 10.000,00)

sem seguro131 136

Notas Fiscais (abaixo R$ 10.000,00) 123 194

DIAGNÓSTICODas NF emitidas sem seguro foram constatados as seguintes situações:

Foram enviados e-mail para os emitentes de NF acima de R$ 10.000,00 sem seguro para orientações sobre o assunto

SITUAÇÃO mar/13 abr/13NF acima R$ 10.000,00 não seguradas 131 136NF Venda de Energia 113 115Remessa (para fins de industrialização) 7 6Transferências 6 8NF devolução responsabilidade de terceiro 5 7NF que deveriam ser seguradas 0 (0%) 0 (0%)

OBRIGADO!

Responsáveis:

Angelita Maria Pereira

Lívia Mello Silva Ferreira

Simone Angelica Alves

Indicador - SECAF

Indicadores da Qualidade DVAQ

MAR/ABR/2013

Indicadores da Qualidade DVAQ/SETAM

Mar/abr/2013

A partir da análise dos Indicadores, relatamos o status do SETAM buscando atingir os Objetivos da Qualidade nos meses de Março e Abril de 2013.

Índice de atendimento

Indica quão eficaz foi a gestão de estoque para atender às solicitações dos

usuários.

Índice de atendimento

IA Índice de Atendimento

IA = n° itens atendidos nº itens solicitados

IA = 450.350 453.250

IA = 99,36 %

Gráfico Índice Atendimento

PARTICIPAÇÕES DVAQ

ALIENAÇÕESALIENAÇÕES

LOCAL PREVISÃO REALIZAÇÃO

DROE Avaliação na

SEXAN 06/2013 Andamento

DRPRAvaliação sucatas

06/2013 Andamento

Doação de Equipamento de ar condicionado para HOSPITAL FÊMINA

06/2013 Andamento

Doação de relés para CEP Diomício

Freitas 06/2013 Andamento

Número Ocorrência Status

2010.037.GRevisar o procedimento de

recebimento de material no AFLO. Ação em execução

Registros de Ocorrência

OBRIGADOOBRIGADO

Indicadores da Qualidade

DVAQ/SEQAL

Mar/Abr - 2013

Monitoramento de conformidade

% de itens aprovados no recebimento.

CONFORMIDADE

100,00% 100,00%99,12%

100,00%

85,19%

90,00%

94,29%

96,55%

100,00% 100,00% 100,00% 100,00% 100,00%

75%

80%

85%

90%

95%

100%

abr/

12

mai

/12

jun/

12

jul/1

2

ago/

12

set/1

2

out/1

2

nov/

12

dez/

12

jan/

13

fev/

13

mar

/13

abr/

13

PERÍODO

PE

RC

EN

TU

AL

Monitoramento de Conformidade

Indicadores

ENTRADAS NC

MAR 23 0

Monitoramento de Conformidade

Indicadores

ENTRADAS NC

ABR 12 0

Monitoramento de Conformidade

Mostra o comportamento do recebimento nos últimos 12 meses.

MÉDIA 12 MESES CONFORMIDADE

89,66% 89,86% 90,36%

92,37%

94,05% 93,73% 93,81% 94,10% 94,23% 94,78%

96,78% 97,10% 97,10%

80%

82%

84%

86%

88%

90%

92%

94%

96%

98%

100%

abr/

12

mai

/12

jun/

12

jul/1

2

ago/

12

set/1

2

out/1

2

nov/

12

dez/

12

jan/

13

fev/

13

mar

/13

abr/

13

PERÍODO

PE

RC

EN

TU

AL

Monitoramento de conformidade

Mês Qtde Recebida Reprovados %

abr/12 16 0 100,00%

mai/12 41 0 100,00%

jun/12 114 1 99,12%

jul/12 13 0 100,00%

ago/12 27 4 85,19%

set/12 20 2 90,00%

out/12 35 2 94,29%

nov/12 87 3 96,55%

dez/12 43 0 100,00%

jan/13 25 0 100,00%

fev/13 75 0 100,00%

mar/13 23 0 100,00%

abr/13 12 0 100,00%

Índices SEQAL

Valor e quantidade de materiais analisados.Valor e quantidade de materiais analisados.

 Mês2007

ItensMês2008

ItensMês2009

ItensMês2010

ItensMês2011

ItensMês2012

ItensMês2013

Itens

  Jan 52 Jan 69 Jan 44 Jan 42 Jan 60 Jan 30 Jan 25

  Fev 44 Fev 50 Fev 26 Fev 50 Fev 52 Fev 25 Fev 75

  Mar 46 Mar 58 Mar 71 Mar 63 Mar 52 Mar 52 Mar 23

  Abr 55 Abr 84 Abr 86 Abr 32 Abr 35 Abr 16 Abr 12

  Mai 93 Mai 45 Mai 107 Mai 37 Mai 84 Mai 41 Mai 0

  Jun 70 Jun 30 Jun 54 Jun 60 Jun 44 Jun 114 Jun 0

  Jul 85 Jul 127 Jul 70 Jul 45 Jul 58 Jul 13 Jul 0

  Ago 54 Ago 56 Ago 28 Ago 54 Ago 20 Ago 27 Ago 0

  Set 89 Set 96 Set 95 Set 66 Set 49 Set 20 Set 0

  Out 67 Out 86 Out 52 Out 37 Out 60 Out 20 Out 0

  Nov 68 Nov 79 Nov 26 Nov 53 Nov 43 Nov 35 Nov 0

  Dez 64 Dez 104 Dez 66 Dez 61 Dez 66 Dez 87 Dez 0

TOTAL 787 884 725 600 623 480 135

média mensal 65,58 73,67 60,42 50,00 51,92 40,00 33,75

Valor Recebido 6.302.470,81 8.363.173,05 12.624.755,79 8.398.555,34 9.008.923,65 9.265.746,28 366.261,00

Média R$ /item 8008,22 9460,60 17413,46 13997,59 14460,55 19303,64 2713,04

INDICADORAnálise Critica de Requisição

Análise de requisições de materiais de estoque.

Periodo Nº de Requisições Tempo de Processamento

dez/12 7 1,00

jan/13 20 2,15

fev/13 11 0,82

mar/13 8 1,00

abr/13 29 0,76

Média no Período

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00

6,00

(dia

s)

Inventário Anual AURU – 26/03

Inventário Anual AROE - 23/04

PARTICIPAÇÕES Mar/Abr 2013

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