Ponto 4 O diagnstico organizacional. Etapas do diagnstico e roteiro para sua aplicao

Diagnstico em UI

Processo sistematizado, com tempo e espao definidos, de avaliao de servios em

organizaes (ALMEIDA, 2009)

um interveno na rotina da organizao para avaliar seu estado num determinado

momento.

Estudo de uso segundo Figueiredo: coleta de dados sistemtica sobre o sistema

atividades, operao, pessoal, uso e usurios num dado momento.

Estudo de usurios: busca entender as necessidades informacionais, preferncias,

opinies e avaliaes e usurios e no-usurios sobre os servios oferecidos.

(ALMEIDA, 2009).

Objetivos

o Identificar pontos fortes e fracos na estrutura e no funcionamento da UI,

o Compreender as causas dos problemas e descobrir solues, assim como

o Trazer melhorias para melhorar a eficincia e a eficcia organizacionais.

Compara-se o estado encontrado com o desejado, avalia-se a eficcia com base em

algum padro estabelecido (ex. satisfao do usurio) e procuram-se caminhos para

diminuir a distncia entre o encontrado e o desejado.

parte do desenvolvimento organizacional, linha de base para o plano de ao.

Recomenda mudanas que podem referir-se a: objetivos estratgicos, habilidades,

conhecimento e atitudes do pessoal, processos interpessoais e intergrupais, estruturas

organizacionais e tecnologias.

essencial incluir os usurios da UI no processo de diagnstico.

Para a coleta de dados pode-se usar: entrevista, questionrio (claro, objetivo, sem

muitas opes que possam trazer dvidas quanto ao preenchimento).

Tipos de diagnstico

o Diagnostico exploratrio: tipo de mapeamento que perpassa todos os componentes de uma Unidade de Informao (estrutura, atividades, recursos, processos, produtos e usurios) permitindo uma primeira aproximao do servio

o Diagnostico de foco especfico: Analisa o conjunto, mas aprofunda-se no foco

selecionado, que pode ser um servio, uma estratgia, um produto, dentre outros possveis focos.

Etapas

o Preparao

Objetiva estabelecer um cenrio organizacional que encoraje

a avaliao e assegure que o pessoal conhea os componentes bsicos

do processo de avaliao. No comea com a coleta de dados.

Definio de objetivos e metas, identificao de pessoas, aspectos ou

reas a serem avaliados por entrevista, questionrio, grupo focal,

triangulao

o Elaborao do projeto do diagnstico

Contm objetivos do diagnstico, o problema ou as hipteses, a

metodologia utilizada, a definio dos critrios de amostragem

probabilstica ou no probabilstica, forma de aplicao de

questionrio e cronograma do processo

Metodologia

Identificao do projeto

Introduo

Objetivos

Justificativas

Etapas

Cronograma

Recursos

o Institucionais

o Organizacionais

o Fsicos

o Humanos

o Materiais

De consumo

Permanentes

Previso de custos

Acompanhamento, avaliao e controle

o Implementao do diagnstico

Coleta de dados aplicao do que foi previsto, consulta a resultados

de aplicao de questionrios, tabulao de dados

Anlise e interpretao de dados obteno do resultado do processo

de avaliao e reflexo e anlise para compreenso e interpretao

da situao encontrada, identificando problemas, causas e

consequncias, propondo alternativas de solues para tal. Fornece:

Subsdios para avaliao do contexto informacional, estrutura

organizacional e recursos humanos

o Anlise do ambiente

o Anlise da instituio mantenedora

o Anlise da UI ( estrutura e poder decisrio)

o Anlise de servios

o Anlise de RH

Subsdios para avaliao de recursos informacionais dos

processos e produtos

o Avaliao de recursos informacionais

o Avaliao de processos

o Avaliao dos produtos

Subsdios ao estudo de usurios reais e potenciais

o Reais utilizam o servio

o Potenciais a q uem o servio se destina

o Acervos subutilizados no correspondem demanda

real

o Conhecimento do usurio indispensvel

Roteiro para apresentao do diagnstico

o Deve apresentar na parte introdutria, dados relativos ao projeto de

diagnostico, inclusive objetivos, justificativas, hipteses e metodologia.

o Em seguida deve-se apresentar dados relativos a instituio incluindo

pequeno histrico, misses e objetivos, rea de atividade, anlise da

estrutura organizacional,pessoal. necessrio situa-la em seu contexto

organizacional.

o Seguem-se a descrio e anlise dos objetivos, da estrutura, dos recursos e

dos servios e produtos da UI.

o Por fim trazer dados sobre usurios potenciais e reais.

o No final consiste nas concluses, devendo fazer referencia as hipteses e

questes levantada, apresentar uma reflexo sobre os dados, seguindo-se

as recomendaes.

o Nos anexos devem ser includos os modelos de questionrios, roteiros de

entrevistas, quadros e tabelas e outros dados que complementem o texto.

o Deve ser feito um documento resumido para a rea gerencial.