Projeto de Mapeamento e Redesenho dos MANUAL DE NORMAS · MANUAL DE NORMAS Pág.5 ... almoxarifado...

Projeto de Mapeamento e Redesenho dos

Processos MANUAL DE NORMAS

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ÍNDICE

MACROPROCESSO COMPRAS .......................................................................... 2

MACROPROCESSO COMUNICAÇÃO .............................................................. 21

MACROPROCESSO CONTROLES INTERNOS ................................................ 35

MACROPROCESSO FINANCEIRO CONTÁBIL ................................................. 54

MACROPROCESSO GERENCIAL ..................................................................... 79

MACROPROCESSO OUVIDORIA ...................................................................... 94

MACROPROCESSO PATRIMÔNIO E SERVIÇOS .......................................... 102

MACROPROCESSO RECURSOS HUMANOS ................................................ 123

MACROPROCESSO SINDICÂNCIA ................................................................. 179

MACROPROCESSO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ................................. 187



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MACROPROCESSO COMPRAS

PROCESSO COMPRAS ....................................................................................... 3

PROCESSO LICITAÇÕES, CONTRATOS E CONVÊNIOS ................................. 9



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PROCESSO COMPRAS

CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................... 4

OBJETIVO ............................................................................................................................... 5

DEFINIÇÕES ........................................................................................................................... 5

DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................... 5

DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ..................................................................................... 5

ANEXOS .................................................................................................................................. 8



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CONTROLE DE APROVAÇÃ O

REVISÃO DATA HISTÓRICO

ELABORAÇÃO/REVISÃO VERIFICAÇÃO APROVAÇÃO

Nome: Laila de Sousa Barros Nome: Maristela Pinto Kliemann Nome: Severiano José

Costandrade de Aguiar

Cargo: Secretária Cargo: Coordenadora

Administrativa Cargo: Presidente

Revisão: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:

PROCEDIMENTO PADRÃO

COORDENADORIA ADMINISTRATIVA

PR-COADM 001 - COMPRAS



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OBJETIVO

Descrever as atividades relacionadas às compras com a finalidade de atender as necessidades das unidades do TCE.

DEFINIÇÕES

- COADM: Coordenadoria Administrativa.

- DIGAF: Diretoria Geral de Administração e Finanças.

- DIOAF: Diretoria de Orçamento, Administração e Finanças.

- ASPRE: Assessoria Especial do Gabinete da Presidência.

DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

- Lei nº 8.666/93.

DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO

- Procedimento:

Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade

1. Unidades do TCE

Solicita a compra

de materiais ou

serviços.

- As Unidades do TCE, por meio de formulário

eletrônico previamente autorizado pela DIGAF,

solicitam (materiais e/ou serviços) diretamente ao

Setor de Compras;

- Cada solicitação deverá ter como anexo um termo

de referência ou projeto base no qual conste a

justificativa da necessidade, o detalhamento do

objeto conforme especificado no Catálogo de

Materiais e Serviços disponíveis através de banco

de dados, a quantidade necessária, o prazo mínimo

previsto para o atendimento da necessidade e

demais informações pertinentes visando

caracterizar adequadamente o objeto, cujas

informações devem assegurar a viabilidade técnica

da aquisição, possibilitar a avaliação do custo

estimado, definição dos métodos de aquisição e

prazo;

- Os materiais ou serviços não elencados em

Catálogo serão analisados à parte e após

devidamente caracterizados, integrados ao



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Catálogo de Materiais e Serviços do banco de

dados;

- A Divisão de Material e Patrimônio atenderá ao

pedido quando se tratar de material disponível em

almoxarifado ou encaminhará ao setor competente

para informar a disponibilidade orçamentária

financeira.

2. Coordenadoria

Administrativa Cota preços

- Após o recebimento eletrônico do processo de

compras, o servidor responsável pela cotação

iniciará a pesquisa interna de preços utilizando o

banco de dados (catálogo de fornecedores de

materiais, produtos e serviços) para realizar as

cotações;

- A seleção de fornecedores deverá respeitar os

critérios de preço e qualidade esperados pelo TCE;

- Após o recebimento de no mínimo 03 (três)

propostas de preços, o servidor deverá preencher

em sistema o detalhamento dos valores

apresentados e também a média de preço

encontrada para aquisição do objeto;

- Este serviço deverá ser executado em até 10 (dez)

dias úteis.

3. Unidades do TCE Analisa cotações

- As Unidades do TCE verificam os preços e a

qualidade dos materiais/produtos e serviços cotados

pelo setor de compras;

- Após a análise das cotações apresentadas, a

unidade solicitante deverá registrar o aceite quanto

à continuidade do andamento do processo via o

sistema workflow;

- Este serviço deverá ser executado em até 02

(dois) dias úteis.

4.

Diretoria de

Orçamento,

Administração e

Finanças

Realiza a reserva

orçamentária

- O departamento financeiro verificará a

disponibilidade orçamentária e financeira para

aquisição do pedido;

- Poderá propor ajustes orçamentários quando

necessário;

- Indicará os recursos orçamentários disponíveis

para o pagamento da despesa bem como a

classificação funcional programática e categoria

econômica;



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- Efetuará a reserva orçamentária;

- O Sistema de Controle de Processos (workflow)

deverá conter campos específicos para visualizar as

reservas orçamentárias em andamento com suas

respectivas destinações;


(dois) dias úteis.

5. Gabinete da

Presidência Autoriza

- O Gabinete da Presidência receberá via e-mail um

comunicando informando sobre a existência de uma

solicitação no sistema workflow a ser aprovada pelo

Presidente ou Diretor Geral;

- A autoridade superior acessará o sistema de

workflow para analisar a solicitação e viabilizar a

autorização da mesma de acordo com o seu nível

de alçada;

- Será responsabilidade do Presidente, autorizar as

despesas com valores estimados acima de R$

80.000,00 (oitenta mil reais) para compras e

serviços gerais nos termos do art. 23, II, “a” da Lei

8.666/93 e acima de R$ 150.000,00 (cento e

cinqüenta mil reais) para obras e serviços de

engenharia nos termos do art. 23, I, ”a” da Lei

8.666/93;

- Para valores inferiores, o sistema

automaticamente encaminhará a solicitação para a

alçada inferior, porém, com liberação de acesso e

autorização também pelo Presidente;


(dois) dias úteis.

6.

Assessoria Especial

do Gabinete da

Presidência

Elabora o parecer

jurídico

- A ASPRE realizará a análise jurídica da solicitação

com vistas ao enquadramento da situação, sob o

ponto de vista do valor estimado, da destinação, e

da viabilidade/inviabilidade da competição;

- Será realizado a justificativa da situação, com

vistas ao atendimento do art. 26, caput e parágrafo

único e ainda seus incisos I a IV, da Lei 8.666/93 no

que couber;


(cinco) dias úteis.

7. Diretoria de Empenha a - Nos casos previstos nos incisos I (valor de até R$



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Orçamento,

Administração e

Finanças

despesa 15.000,00 (quinze mil reais) para obras e serviços

de engenharia) e II (valor de até R$ 8.000,00 (oito

mil reais) para outros serviços e compras) do art. 24

da Lei 8.666/93, as solicitações devidamente

justificadas devem ser encaminhados diretamente à

Diretoria de Orçamento e Finanças para empenho;


(dois) dias úteis.

ANEXOS

N/A.



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PROCESSO LICITAÇÕES, CONTRATOS, E CONVÊNI OS

CONTROLE DE APROVAÇÃO ................................................................................................. 10

OBJETIVO ............................................................................................................................. 11

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 11

DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ................................................................................. 11

DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................... 11

PROCESSO DE LICITAÇÕES............................................................................................... 12

PROCESSO DE CONTRATOS ............................................................................................. 17

PROCESSO DE CONVÊNIOS .............................................................................................. 19

ANEXOS ................................................................................................................................ 21



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COORDENADORIA DE LICITAÇÕES CONTRATOS E CONVÊNIOS

PR-COLCC 001 – LICITAÇÕES, CONTRATOS E CONVÊNIOS




Nome: Maria dos Anjos Barbosa

Chaves Nome: João Carlos Ribeiro

Nome: Severiano José


Cargo: Assistente de Controle

Externo

Cargo: Coordenador de

Licitações, Contratos e

Convênios

Cargo: Presidente

Data: 21/09/2011 Data: 21/09/2011 Data:



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OBJETIVO

Descrever as atividades desenvolvidas pela Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios, com a finalidade de atender as demandas de aquisições e serviços deste TCE.

DEFINIÇÕES

- COLCC: Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios.

- COOFI: Coordenadoria de Orçamento e Finanças.

- ASPRE: Assessoria Especial do Gabinete da Presidência.

- COADM: Coordenadoria Administrativa.


- DIOAF: Diretoria de Orçamento, Administração e Finanças.

- COPRO: Coordenadoria de Protocolo Geral.

- ASCOM: Assessoria de Comunicação.

- CPL: Comissão Permanente de Licitação.

- Workflow: termo em inglês que traduz fluxo de trabalho.


- Lei 10.520/02 (Pregão);

- Decreto 3.555/2000 (Pregão);

- Decreto 3.931/2001(Pregão – Registro de Preço);

- Decreto 5.450/2005 (Pregão Eletrônico);

- Lei. 8.666/93 (Lei de Licitações);

- IN nº 02/2008, que dispõe sobre normas a serem observadas pelos Poderes e Órgãos do Estado e

Municípios, da Administração Direta e Indireta, incluídas as fundações públicas e os fundos, na

aplicação da Lei Federal nº. 8.666/93, 8.987/95, 10.520/02, 11.079/04, 11.107/05;

- IN nº 10/2008, que institui e regulamenta o SICAP-LO (Sistema Integrado de Controle e Auditoria

Pública – Licitações e Obras), no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins e dispõe

sobre a remessa de dados de Procedimento Licitatórios e informações sobre as obras e serviços de

engenharia por meio eletrônico com a assinatura digital, pelos órgãos da administração direta e

indireta do Estado e Municípios.


Procedimento:



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PROCESSO DE LICITAÇÕES


1. Unidades do

TCE

Aquisição de Material

ou Serviços

- As Unidades Administrativas do TCE/TO, por meio de

formulário eletrônico, solicitam (materiais e/ou serviços)

diretamente à DIGAF;

- Cada solicitação deverá ter como anexo um termo de

referência ou projeto básico no qual conste a justificativa

da necessidade, o detalhamento do objeto conforme

especificado no Catálogo de Materiais e Serviços da

Coordenadoria Administrativa/Setor de Compras, a

quantidade necessária, o preço estimado, o prazo

mínimo previsto para o atendimento da necessidade e

demais informações pertinentes visando caracterizar

adequadamente o objeto da necessidade, cujas

informações devem assegurar a viabilidade técnica da

aquisição, possibilitar a avaliação do custo estimado,

definição dos métodos de aquisição e prazo;

- Os materiais ou serviços não elencados em Catálogo

serão analisados à parte e após devidamente

caracterizados, integrados ao Catálogo de Materiais e

Serviços do Setor de Compras;

- A Coordenadoria de Material e

Patrimônio/Almoxarifado atenderá ao pedido quando se

tratar de material disponível em almoxarifado ou

encaminhará ao setor competente para informar a

disponibilidade orçamentária e financeira.

2.

Diretoria Geral

de

Administração

e Finanças

Aprova a Solicitação

- A “Alta Administração” recebe e-mail comunicando a

pendência de uma solicitação no sistema workflow a ser

aprovada pelo Presidente;

- Autoridade superior acessa o sistema de workflow

para analisar a solicitação e autorização da mesma;

- Autoriza a solicitação para os valores que estejam de

acordo com o seu nível de alçada;

- Nos casos de valores que ultrapassarem R$

150.000,00 (cento e cinqüenta mil reais), essas

solicitações deverão ser autorizadas pela Presidência

do TCE/TO;

- A Presidência do TCE/TO terá acesso ao sistema

workflow para autorizar qualquer valor.

3. Coordenadoria Cota Preços - Após o recebimento eletrônico do processo de

compras, o servidor responsável pela cotação iniciará a



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Administrativa Eletrônico pesquisa interna de preços utilizando o banco de dados

(catálogo de fornecedores de materiais, produtos e

serviços) para realizar as cotações.

- A seleção de fornecedores deve respeitar os critérios

de preço e qualidade esperados pelo TCE;

- Após o recebimento de no mínimo 3 (três) propostas

de preços, o servidor deverá preencher em sistema o

detalhamento dos valores apresentados e também a

média de preço encontrada para aquisição do objeto.

4.

Coordenadoria

de Orçamento

e Finanças

Realiza a Reserva

Orçamentária

- Verifica a disponibilidade orçamentária e financeira;

- Propõe ajustes orçamentários, se necessário;

- Indica os recursos orçamentários disponíveis para o

pagamento da despesa – Classificação funcional

programática e categoria econômica;

- Efetua reserva orçamentária.

5.

Assessoria

Especial do

Gabinete da

Presidência

Justifica a Dispensa

ou Inexigibilidade

- Analisa a solicitação com vistas ao enquadramento da

situação, sob o ponto de vista do valor estimado, da

destinação, e da viabilidade/inviabilidade da

competição;

- Justifica a situação, com vistas ao atendimento do

art.26, caput e parágrafo único e ainda seus incisos I a

IV, da Lei nº 8.666/93 no que couber;

- Nos casos previstos nos incisos I valor de até R$

15.000,00 (quinze mil reais) para obras e serviços de

engenharia) e II valor de até R$ 8.000,00 (oito mil reais)

para outros serviços e compras, do art. 24 da Lei nº

8.666/93, as solicitações devidamente justificadas

devem ser encaminhadas diretamente à COOFI para

empenho.

6.

Assessoria

Especial do

Gabinete da

Presidência

Ratifica o Ato de

Dispensa ou

Inexigibilidade

- Examina a justificativa de dispensa ou inexigibilidade;

- Ratifica a situação de dispensa ou inexigibilidade,

emitindo um termo de ratificação;

- Devolve processo à COLCC/ CPL para publicação.

7.

Coordenadoria

de Licitações,

Contratos e

Convênios

Publica o Termo de

Ratificação da

Dispensa/Inexigibilid

ade

- Encaminha arquivo contento o termo de ratificação

para a imprensa oficial;

- Acompanha a publicação on-line;

- Anexa o comprovante de publicação impresso ao

processo físico e o comprovante digitalizado ao sistema



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do workflow;

- Informa o procedimento de dispensa e/ou

inexigibilidade no sítio do TCE-TO licitações web – com

vistas ao atendimento das Legislações de Licitações e

Contratos.

8.

Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios

Elabora Minuta

- Analisa o termo de referência do material e/ou serviço

solicitado;

- Solicita informações complementares do requisitante,

se for o caso;

- Verifica a modalidade de licitação aplicável;

- Anexa aos autos cópia da portaria de nomeação da

CPL ou do (a) pregoeiro (a), conforme o caso;

- Elabora a minuta do edital.

8.1


Elabora Minuta de

Contrato

- Elabora minuta de contrato e/ou instrumento

equivalente, se cabível;

- Encaminha minuta de contrato, se houver, à ASPRE

com vistas ao atendimento do art. 38, parágrafo único

da Lei nº 8.666/93 (prévio exame e aprovação de

minutas).

9.

Assessoria

Especial do

Gabinete da

Presidência

Examina e Aprova

as Minutas

- Examina as minutas com vistas ao controle preventivo

da legalidade, em atendimento do art. 38, parágrafo

único da Lei 8.666/93;

- Recomenda alterações ou adequações, caso em

desacordo com a lei;

- Chancela as minutas;

10.


Publica Editais,

Avisos e Extratos

- Promove as alterações ou adequações eventualmente

recomendadas pela ASPRE;

- Data e assina a minuta do edital, fixando as datas de

abertura do certame e de recebimento das propostas;

- Elabora extrato do edital;

- Encaminha arquivo contento o extrato do edital para a

imprensa oficial, para publicação em jornal de circulação

local/regional/nacional e fixa aviso de licitação nos

murais do TCE-TO;


- Anexa o comprovante de publicação impresso ao

processo físico e o comprovante digitalizado ao sistema



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de workflow;

- Informa a licitação no site do TCE-TO – Licitações;

- Publica no SICAP/LO.

11. Empresas (Licitantes)

Enviam

Documentos/Propos

tas

- Na data marcada no edital, as empresas (Licitantes)

encaminham seus documentos/propostas em envelopes

lacrados endereçados à CPL ou ao(à) Pregoeiro (a),

comparecem pessoalmente para entregá-los, ou ainda

acessam o site respectivo para encaminhamento on-

line, dependendo da modalidade de licitação escolhida;

- Se via correio, os invólucros serão recebidos na

COPRO do TCE-TO e encaminhados ao destino;

- Se pessoalmente, os representantes das empresas

(Licitantes) munidos de suas respectivas credenciais se

apresentam à CPL ou ao (à) Pregoeiro (a) para

participar da sessão pública de licitação;

- Se on-line, as empresas (Licitantes) devem acessar o

sítio indicado no edital e encaminhar suas

propostas/documentos.

12.


Analisa

Documentos/

Propostas

- Credenciamento em sistema eletrônico de licitação das

empresas (Licitantes) presentes, em se tratando de

modalidade presencial;

- Entra no sistema de licitações on-line, para

recebimento de propostas, caso se trate de modalidade

eletrônica;

- Verifica a inviolabilidade dos envelopes de

documentos/propostas, demonstrando aos presentes,

na modalidade presencial;

- Inicia a abertura dos envelopes/propostas;

- Rubrica os documentos;

- Analisa os documentos/propostas para verificação de

atendimento do edital.

13.


Habilita/ Classifica

Licitante

- Verificação do atendimento dos requisitos do edital;

- Elaboração de ata contendo os nomes dos

participantes e seus representantes legais e resultado

da análise dos documentos/propostas;

- Habilitação/Classificação de licitantes;

- Ciência do conteúdo da ata habilitação/classificação

aos proponentes.



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13.1


Inabilita/Desclassific

a Licitante

- Verificação do atendimento dos requisitos do edital;

- Elaboração de ata contendo os nomes dos

participantes e seus representantes legais e resultado

da análise dos documentos/propostas;

- Inabilitação/Desclassificação de licitantes;

- Ciência do conteúdo da ata aos proponentes.

14.

Assessoria

Especial do

Gabinete da

Presidência

Valida a Decisão

- Analisa as razões, contra razões e informações de

recurso;

- Valida a decisão da CPL/Pregoeiro (a).

14.1

Assessoria

Especial do

Gabinete da

Presidência

Reconsidera a

Decisão

- Verifica a tempestividade e cabimento do recurso;

- Recebe recurso;

- Elabora oficio de encaminhamento de recurso aos

demais licitantes;

- Encaminha recurso aos demais licitantes, com prazo

legal para resposta;

- Aguarda o prazo legal;

- Analisa razões e contra razões do recurso;

- Reconsidera a decisão.

15.

Assessoria

Especial do

Gabinete da

Presidência

Altera Decisão

- Analisa as razões, contra razões e informações de

recurso;

- Profere novo julgamento, alterando a decisão da

CPL/Pregoeiro.

16.


Declara Vencedor

- Elabora ata de resultado final, relatando a ocorrência

do recurso, as contra razões, a decisão da

CPL/Pregoeiro, a validação ou alteração da decisão

pela autoridade superior e o resultado final;

- Declara o vencedor na própria ata.

17.


Adjudica o Objeto

- Elabora termo de adjudicação do objeto, contendo

nome e dados do vencedor, objeto licitado detalhado

com especificação, quantitativos e valor adjudicado.

- Encaminha processo à ASPRE para análise e

confirmação da legalidade do processo.

- Se necessário a CPL/Pregoeiro (a) providencia o

saneamento do processo.



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18.

Assessoria

Especial do

Gabinete da

Presidência

Homologa

Resultado Final

- Elabora termo de homologação de licitação;

- Assina termo de homologação;

- Devolve processo a CPL/Pregoeiro.

19.


Publica Resultado

Final

- Publica os atos finais pela CPL-TCE/TO;

- Publica no SICAP/LO.

20.


Formaliza Contrato

- Elabora contrato ou instrumento equivalente, de forma

fidedigna com o resultado do certame;

- Data o contrato ou instrumento equivalente;

- Convoca o contratado para assinar o contrato ou

instrumento equivalente, no prazo contratual;

- Aguarda decurso do prazo;

- Providencia a coleta de assinatura do Ordenador de

Despesas do TCE/TO;

- Providencia a coleta de assinatura do fornecedor.

PROCESSO DE CONTRATOS


1.

Assessoria Especial do Gabinete da Presidência

Assina Contrato

- Analisa o contrato e assina o mesmo;

- Devolve processo á CPL/Pregoeiro para publicação.

2.


Publica Extrato de

Contrato

- Elabora extrato (resumo) do contrato;

- Observa o prazo legal de publicação;

- Encaminha arquivo contento o extrato do contrato para a

ASCOM;

- Acompanha a publicação online;

- Após concretizar-se a publicação, anexa o comprovante

impresso ao processo físico e o comprovante digitalizado

ao sistema workflow.

3.


Encaminha cópia

do Contrato ao

Requisitante e o

Processo à

Diretoria de

- Providencia cópia do contrato;

- Encaminha cópia do contrato ao setor requisitante, com

vista ao acompanhamento da execução contratual;

- Comprova nos autos o envio dos documentos e



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Orçamento e

Finanças

recebimento pelo setor requisitante;

- Encaminha o processo à Diretoria de Orçamentos e

Finanças;

- Encaminha memorando informando os contratos para a

nomeação de gestores.

4. Gestor do

Contrato

Acompanhamento

da Execução

Contratual

- COLCC abre arquivo provisório para o gestor do contrato

e proposta da contratada, se houver;

- Acompanha a execução contratual, fiscalizando e

propondo junto ao contratado as correções cabíveis;

- Procede à realização de anotações em campo próprio do

sistema, acerca de todas as interveniências junto ao

contratado, para posterior avaliação do cumprimento do

contrato em face das políticas e normas internas do TCE e

da legislação aplicável;

- Encaminha notificação ao contratado, se necessário,

acerca de descumprimento do contrato;

- Requer a aplicação de penalidades contratuais em casos

de descumprimento;

- Solicita alterações contratuais (se necessário)

devidamente motivadas;

- Encaminha à ASPRE os casos de necessidade de

execução judicial do contrato.

5.


Elabora Aditivos

- Elabora minuta de aditivo com as modificações

autorizadas;

- Verifica a manutenção das condições e obrigações

assumidas pelo contratado (condições de habilitação e

qualificação exigidas na licitação);

- Atualiza as certidões de regularidade junto à Receita

Federal, ao FGTS e à Previdência Social, e as demais

condições de habilitação e qualificação que se fizerem

necessárias;

- Convoca o contratado para assinar o termo aditivo,

fixando o prazo de assinatura;

- Aguarda decurso de prazo.

6.


Presidência e

Empresa

(Licitante)

analisam e

- Analisa e assina o aditivo;

- Devolve o aditivo à CPL/Pregoeiro para publicação.



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assinam

7.


Publica o

Extrato do Aditivo

- Elabora extrato do termo aditivo, contendo o resumo do

conteúdo do respectivo termo;

- Observa o prazo legal de publicação;

- Encaminha arquivo contento o extrato do termo aditivo

para a imprensa oficial.

- Acompanha a publicação online;

- Após concretizar-se a publicação, anexa o comprovante

impresso ao processo físico e o comprovante digitalizado

ao sistema workflow.

8.


Encaminha

Aditivo ao Gestor

e Empresa

- Providencia cópia do termo aditivo;

- Encaminha cópia do termo aditivo ao setor requisitante,

com vista ao acompanhamento da execução contratual;

- Comprova nos autos o envio e recebimento pelo setor

requisitante.

9.


Arquiva Cópia do

Contrato / Aditivo

- A cópia do contrato / aditivo é arquivada em meio

eletrônico e físico.

PROCESSO DE CONVÊNIOS

Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da atividade.

1. Unidade Interessada

Requer Convênio

- Elabora plano de trabalho que deverá conter no mínimo:

identificação do objeto a ser executado via convênio;

metas a serem atingidas; etapas ou fases de execução;

plano de aplicação de recursos financeiros e cronograma

de desembolso se houverem; e previsão de prazo de inicio

e fim ou de conclusão de etapas ou fases;

- Por meio de ofício propõe a celebração de convênio com

a entidade ou órgão de interesse, anexando o plano de

trabalho para análise pelo interessado;

- Aguarda resposta de Ofício.

2.


Administração e

Conveniados

Analisam a

Solicitação

- Análise do plano de trabalho;

- Proposta de adequação, se necessário, considerando

que nos convênios, em geral, os objetivos são recíprocos

e a cooperação é mútua;

- Solicita análise jurídica à luz da Lei 8.666/93.



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3. Coordenadoria de Orçamento e Finanças

Realiza a Reserva

Orçamentária

- Informa os recursos orçamentários disponíveis, com a

indicação da classificação funcional programática e da

categoria econômica;

- Devolve ao Gabinete da Presidência com vistas à autorização da despesa, se houver.

4.


Instrui o Processo

- Analisa a documentação pertinente com vistas à

verificação do atendimento da Lei 8.666/93 no que couber;

- Sugere adequações, se necessário, com vistas ao atendimento da Lei 8.666/93.

5.


Elabora Minuta de

Termo de

Convênio

- Elabora minuta de termo de convênio, com base no plano de trabalho previamente aprovado e nos termos da Lei 8.666/93, no que couber.

6.


Analisa e Aprova

as Minutas

- Examina minuta de termo de convênio com vistas ao

controle preventivo da legalidade, nos termos do art.38,

parágrafo único da Lei 8.666/93;

- Recomenda ajustes, se necessário, com vista ao controle

preventivo da legalidade;

- Aprova a minuta do termo de convênio.

7.


Formaliza o

Convênio

- Providencia as adequações recomendadas pela ASPRE

no original do termo de convênio;

- Data e imprime a quantidade de vias, conforme prevista

no próprio termo;

- Providencia a coleta de assinaturas das partes.

8.


Presidência e

Conveniados

Assinam

Convênio

- Providencia a assinatura do termo de convênio.

9.


Publica o Extrato

do Convênio

- Elabora extrato do convênio, contendo o resumo do

ajuste;

- Encaminha extrato para publicação na imprensa oficial;


- Imprimi/salva comprovante de publicação para anexar aos autos principais.

10.


Entrega as Vias

do Convênio ao

Conveniado

- Encaminha uma via do termo de convênio ao conveniado, acompanhada do competente plano de trabalho.

11. Coordenadoria de Licitações,

Arquiva uma Via

do Convênio

- Encaminha o processo do convênio à Secretaria Administrativa com vistas ao acompanhamento e arquivo



Pág.21

Contratos e Convênios

provisório.

ANEXOS

N/A.

MACROPROCESSO COMUNICAÇÃO

PROCESSO SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES ............................................. 22

PROCESSO INSTITUCIONAL ............................................................................ 27



Pág.22

PROCESSO SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES


OBJETIVO ............................................................................................................................. 24

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 24



ANEXOS ................................................................................................................................ 26



Pág.23


ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

PR-ASCOM 002 – COMUNICAÇÃO - SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES




Nome: Lauri Meyer Nome: Lauri Meyer Nome: Severiano José


Cargo: Analista de Controle

Externo


Externo Cargo: Presidente

Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:



Pág.24

OBJETIVO

Especificar os procedimentos a serem adotados no atendimento às solicitações de informação encaminhadas ao Tribunal de Contas pelos veículos de comunicação, com a finalidade de agilizar e dar pleno cumprimento às demandas recebidas, seguindo a política adotada pelo TCE de manter um bom relacionamento com a imprensa.

DEFINIÇÕES

- Deadline: Horário limite que os veículos de comunicação adotam para a finalização de matérias e/ou fechamento da edição.

- Clipping: Acompanhamento e seleção das notícias e informações divulgadas pelos diversos veículos de comunicação, que tenham relação direta ou indireta com o órgão.



- Resolução Administrativa n° 03/2009, de 05 de agosto de 2009 (Dispõe sobre as atribuições que compõe a estrutura do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins, especificamente, os Órgãos Superiores e de Assessorias, o Instituto de Contas e os Serviços Técnicos de Fiscalização e de Administração e as funções auxiliares).


- Procedimento:


1. Imprensa Solicita

Informações

- As demandas de informações e/ou agendamento de

entrevistas são encaminhadas pelos diversos veículos de

comunicação, geralmente via telefone e/ou e-mail.

Somente em casos polêmicos e controversos é exigida

que a demanda seja encaminhada oficialmente e por

escrito, mas sempre atentando para a agilidade no

atendimento às solicitações;

- Todas as demandas dos veículos devem,

necessariamente, ser encaminhadas à ASCOM, não

sendo admitidas as tratativas diretas com os setores do

TCE.

2. Assessoria de

Comunicação

Recebe a

Demanda e Solicita

Informações

- Uma vez recebida a demanda, a ASCOM avalia o teor

da solicitação. Caso sejam informações de domínio

comum, a própria ASCOM atende a demanda. Do

contrário, é levada ao conhecimento da Alta

Administração do TCE e então são solicitadas as



Pág.25

informações técnicas da unidade responsável.

3. Unidades

Fornecem

Informação

- A Unidade do TCE responsável pela área fornece as

informações técnicas solicitadas, o que deve ser feito de

forma ágil, considerando o deadline dos veículos de

comunicação.

4. Assessoria de

Comunicação

Atende a

Solicitação de

Informação

- De posse das informações, a ASCOM avalia junto à

Alta Administração a melhor forma de atender a

demanda, tanto no que se refere ao teor, quanto no que

diz respeito ao instrumento a ser utilizado – contato

telefônico, e-mail, release, nota oficial ou comunicado.

5. Imprensa Divulga a

Informação

- A imprensa divulga as informações no contexto da

pauta apurada e de acordo com seus critérios editoriais.

A ASCOM não tem controle sobre essa etapa e nem

sobre o espaço dado a determinado assunto, embora

caiba ao assessor de imprensa empreender tratativas

para o melhor aproveitamento do tema, sob o ponto de

vista institucional.

6. Assessoria de

Comunicação

Analisa o Teor da

Comunicação

- Após a publicação, a ASCOM analisa o teor da matéria

ou reportagem. Caso as informações não estejam de

acordo com o que foi encaminhado, ou seja, dada uma

conotação claramente voltada para denegrir o órgão,

seus dirigentes ou servidores, a ASCOM, juntamente

com a Alta Administração do TCE, avalia a necessidade

de resposta.

7. Assessoria de

Comunicação

Define a Instância

da Resposta

- A ASCOM e a Alta Administração do TCE definem a

estratégia da resposta e qual a instância que deverá

assumir a responsabilidade: a instituição como tal, o

Presidente ou membro da Alta Administração do TCE ou

ainda a própria ASCOM.

8. Assessoria de

Comunicação

Responde ao

Veículo que

Comunicou

- As respostas aos veículos normalmente são

encaminhadas via nota oficial, redigidas segundo

critérios específicos para esse tipo de instrumento de

comunicação. Cabe ao assessor de imprensa tentar

evitar, na medida do possível, que a resposta cause

atritos com o veículo ou com os profissionais da

imprensa, pois isso pode gerar resultados ainda mais

negativos.

9. Imprensa Divulga a

Informação

- O veículo divulga a resposta de acordo com seus

critérios editoriais e não tem obrigação legal de publicar

o inteiro teor, exceto quando se trata de direito de



Pág.26

resposta concedido por via judicial, o que só deve ser

utilizado em casos muito extremos. Acionar a imprensa

na justiça normalmente traz mais contratempos do que

soluções. Nesse contexto, é substancial o papel do

assessor de imprensa para intermediar as relações entre

a instituição e os veículos de comunicação.

10. Assessoria de

Comunicação

Elabora Relatório

de Clipping

- Todas as publicações que fazem referência direta ou

indireta ao TCE são arquivadas na ASCOM e seus

dados são inseridos no relatório mensal de clipping.

Nesse documento constam dados como o nome do

veículo, data da publicação, tamanho em centímetros da

coluna, no caso dos impressos, número de linhas, para

os digitais, e tempo de duração, para os arquivos de TV

e rádio. Também é registrado se a publicação teve

origem em release da ASCOM e qual a conotação dada,

se negativa ou positiva para o TCE.

11. Assessoria de

Comunicação

Analisa o

Resultado de Mídia

- A ASCOM acompanha diariamente o resultado das

publicações na imprensa, e, mensalmente, após a

conclusão do Relatório de Clipping, é feita uma análise

mais aprofundada, segundo os parâmetros da

comunicação comparada.

- Essa análise permite definir ou reformular estratégias

no relacionamento institucional do TCE com os veículos

de comunicação e no atendimento das solicitações da

imprensa.

ANEXOS

N/A.



Pág.27

PROCESSO COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL


OBJETIVO ............................................................................................................................. 29

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 29



ANEXOS ................................................................................................................................ 35



Pág.28


ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

PR-ASCOM 001 – COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL




Nome: Lauri Meyer Nome: Lauri Meyer Nome: Severiano José



Externo


Externo Cargo: Presidente

Data: 11/10/2011 Data: 11/10/2011 Data:



Pág.29

OBJETIVO

Especificar os procedimentos a serem adotados no planejamento e na execução das demandas de comunicação institucional, com o objetivo de atender plenamente as diretrizes contidas na política de comunicação adotada pelo TCE/TO.

DEFINIÇÕES

- Endomarketing: É a utilização de estratégias de marketing voltadas para o público interno, objetivando tornar a comunicação interna mais atraente e facilitar o entendimento e a memorização das informações.

- Briefing: Conjunto de informações necessárias para a elaboração de peças ou campanhas publicitárias. Deve situar o assunto dentro dos objetivos pretendidos e conter dados como problema a ser resolvido, produtos, quantitativos, público-alvo, prazos e custos.

- Clipping: Acompanhamento e seleção das notícias e informações divulgadas pelos diversos veículos de comunicação, que tenham relação direta ou indireta com o órgão.



- Resolução Administrativa n° 03/2009, de 05 de agosto de 2009 - Dispõe sobre as atribuições que compõe a estrutura do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins, especificamente, os Órgãos Superiores e de Assessorias, o Instituto de Contas e os Serviços Técnicos de Fiscalização e de Administração e as funções auxiliares;

- Resolução Administrativa 06/2009, de 07 de outubro de 2009 - Cria o Comitê de Comunicação, aprova o Projeto de Identidade visual do TCE/TO, regulamenta o uso e aplicação da logomarca;

- Instrução Normativa N° 01/2008, de 07 de maio de 2008 – Aprova, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins, a instituição do Boletim Oficial do Tribunal de Contas;

- Portaria CCI N° 170, de 20 de janeiro de 2010 – normatiza as regras de elaboração e envio de documentos para publicação no Diário Oficial do Estado;

- Portaria nº 268, de 05 de outubro de 2009 – Define o cadastramento dos usuários do Sistema de Envio Eletrônico de Matérias – Incom;

- Portaria nº 188, de 07 de julho de 2011 – dispõe sobre normas de publicação no Diário Oficial da União.


- Procedimento:


1. Alta

Administração Define Diretrizes

para a

- As diretrizes gerais para a comunicação institucional

do TCE são definidas pela Alta Administração, com



Pág.30

Comunicação base na política de comunicação do órgão e nos

objetivos e metas estabelecidos no planejamento

estratégico.

- Também cabe à Alta Administração definir as

diretrizes orçamentárias e financeiras para o

investimento em comunicação, mediante a garantia

de inclusão de recursos específicos no Plano

Plurianual (PPA) e na Lei Orçamentária Anual (LOA).

2. Assessoria de

Comunicação

Planeja as Ações

de Comunicação

- Com base nas diretrizes definidas pela Alta

Administração, a ASCOM elabora o planejamento

anual das ações de comunicação institucional do

TCE, com a definição das metas físicas e financeiras

a serem alcançadas.

3. Comitê de

Comunicação

Delibera as Ações

de Comunicação

- O planejamento anual é submetido ao Comitê de

Comunicação, integrado por representantes das

principais áreas do TCE, a quem cabe deliberar sobre

o tema. O objetivo é garantir que as ações de

comunicação abranjam todas as áreas de atuação do

TCE.

4. Comitê de

Comunicação

Elabora e

Consolida

Calendário Único

de Eventos

- Ao Comitê de Comunicação também cabe elaborar

e consolidar calendário único de eventos do TCE,

tendo como base o planejamento elaborado pelas

Unidades do TCE, com vistas a evitar o conflito de

datas e de agenda das autoridades e do público-alvo

envolvido.

- As informações gerais do calendário deverão ser

disponibilizadas na intranet, para acesso do público

interno, com a definição dos setores responsáveis

pela organização de cada um dos eventos. Também

deverá ser elaborado link específico no site oficial

para os eventos externos confirmados.

5. Assessoria de

Comunicação

Planeja a Execução

das Demandas

- Cabe à ASCOM planejar a execução das demandas

de comunicação institucional, englobando as áreas de

cerimonial, relações públicas, publicidade, marketing,

assessoria de imprensa e publicações oficiais.

- O planejamento inclui a definição de produtos de

comunicação, a indicação de recursos financeiros, a

previsão de processo licitatório e de outros

procedimentos necessários para a efetiva execução

das demandas.

- No caso das publicações oficiais, há normas



Pág.31

específicas a serem seguidas no planejamento e

execução das demandas, conforme segue:

- As publicações no Boletim Oficial do

Tribunal de Contas seguem as

determinações contidas na Instrução

Normativa N° 01/2008, de 07 de maio de

2008.

- As publicações no Diário Oficial do Estado

(DOE) prescindem de cadastramento prévio

junto à Casa Civil de e-mail institucional dos

responsáveis pela remessa de matérias. As

publicações são disciplinadas pela Portaria

CCI N° 170, de 20 de janeiro de 2010.

Somente são enviados ao DOE os editais de

citação e intimação emitidos pela

Coordenadoria de Diligência, os relatórios

exigidos pela Lei de Responsabilidade

Fiscal, Portarias de nomeação de novos

servidores do TCE aprovados em concurso

público e eventuais avisos de licitação que

necessitem de tal publicação.

- As publicações no Diário Oficial da União

(DOU) são pagas e exigem contratação

prévia. Também necessitam do

cadastramento, via ofício, de um responsável

do TCE junto à Imprensa Nacional e do

recebimento de um certificado digital para o

envio das matérias via sistema. As normas

estão contidas na Portaria nº 268, de 05 de

outubro de 2009 e na Portaria nº 188, de 07

de julho de 2011, disponíveis no endereço

eletrônico www.in.gov.br, no link publicação

de matérias. Normalmente são enviadas ao

DOU avisos de licitação e extratos de

contratos que envolvam recursos federais ou

cujo valor exija tal publicação.

6. Assessoria de

Comunicação

Solicita

Detalhamento do

Conteúdo

- Caso a execução das demandas necessite de

informações de outros setores, a ASCOM deve

solicitá-las aos responsáveis, mediante contato direto,

para ações que necessitem de resposta imediata, por

e-mail, para questões que envolvam dados técnicos e

que necessitem de confirmação de envio e

recebimento, ou via memorando, quando se trata do

acesso a documentos e sistemas oficiais restritos.

http://portal.in.gov.br/arquivos/portarias/Portaria_268.pdf




http://www.in.gov.br/



Pág.32

7.1 Alta

Administração

Prepara Conteúdo

Técnico

- As solicitações que envolvam o posicionamento

institucional do TCE são encaminhadas à Alta

Administração, a quem cabe definir o teor dessas

informações.

- Normalmente nas questões institucionais é o

Presidente do TCE quem se manifesta ou outro

membro da Corte por ele designado.

- As questões processuais têm como base as

decisões do Pleno ou das Câmaras, cabendo aos

Relatores fornecerem as informações para a ASCOM.

7.2 Ouvidoria Prepara Conteúdo

Técnico

- As solicitações relacionadas ao canal direto de

acesso do público ao TCE, para o envio de denúncias

e outras manifestações, são encaminhadas à

Ouvidoria, a quem cabe prestar informações técnicas

nessa área.

7.3 Unidades Preparam Conteúdo

Técnico

- As Unidades do TCE são responsáveis pela

preparação de conteúdo técnico de suas respectivas

áreas.

7.4

Diretoria de

Recursos

Humanos

Prepara Conteúdo

Técnico

- Cabe à Diretoria de Recursos Humanos preparar

conteúdo técnico sobre questões que envolvam a

gestão de pessoas, em especial as voltadas para

campanhas de endomarketing.

8. Assessoria de

Comunicação

Utiliza os Canais de

Comunicação Interna

- Após receber as informações técnicas, a área de

Comunicação prepara a execução da demanda.

- Em se tratando de comunicação voltada ao público

interno, são utilizados os canais específicos,

principalmente a intranet, o jornal mural e os eventos

internos.

- O conteúdo para a intranet e jornal mural é

elaborado pela equipe de imprensa (jornalistas e

estagiários), sendo que a diagramação do jornal

mural fica a cargo do núcleo de design gráfico.

9. Assessoria de

Comunicação Atende a Demanda

- Uma vez disponibilizadas as informações nos canais

específicos e sendo atingidos os seus objetivos, a

demanda de comunicação interna é considerada

atendida.

10. Assessoria de

Comunicação Cria Projeto Gráfico

- Quando se trata de demanda voltada ao público

externo, a ASCOM analisa a necessidade de

elaboração de material gráfico e/ou de divulgação.



Pág.33

Em caso positivo, o responsável pela área de

publicidade e marketing elabora o briefing e submete-

o à aprovação da Unidade do TCE responsável pelo

conteúdo técnico.

- Após essa fase, o núcleo de design da ASCOM cria

o projeto gráfico e a arte e final dos produtos e

encaminha para a aprovação do setor demandante.

- A arte final deve seguir o Projeto de Identidade

Visual do TCE/TO, regulamentado pela Resolução

Administrativa 06/2009, de 07 de outubro de 2009, o

que se aplica a toda e qualquer peça utilizada interna

ou externamente, desde slides de palestras e

envelopes de correspondências, até material de

campanhas institucionais e sistemas informatizados

de acesso público.

- Da mesma forma, todo e qualquer material gráfico

e/ou de divulgação deve ser submetido à apreciação

da ASCOM, mesmo que seu conteúdo ou

desenvolvimento sejam de responsabilidade de outro

setor do TCE.

- As publicações de caráter institucional devem ter a

aprovação final do Conselheiro Presidente.

11. Fornecedores Fornecem Material

- O contato com os fornecedores, para a solicitação

de material, é realizado pela Assessoria de

Comunicação, quando se trata de produtos

específicos criados e geridos pela ASCOM, ou pela

Coordenadoria de Patrimônio e Almoxarifado, quando

são produtos demandados pelos demais setores do

TCE e cujo contrato está sob sua gestão.

- Cabe à ASCOM e Coordenadorias de Patrimônio e

Almoxarifado, conforme o caso, atestarem o

recebimento dos produtos ou materiais solicitados

aos fornecedores, analisando o cumprimento de

todas as especificações, incluindo prazo e qualidade

do acabamento.

12. Assessoria de

Comunicação Distribui Material

- Os materiais e produtos de comunicação

institucional são distribuídos pela própria ASCOM, de

acordo com sua destinação específica.

- Vídeos e spots são encaminhados às emissoras que

fazem a veiculação, conforme definições prévias.

- Os impressos geralmente são distribuídos em

eventos públicos do TCE ou enviados pelos correios,



Pág.34

em consonância com o público-alvo de cada

publicação.

13. Imprensa Divulga a Ação

- As demandas voltadas para o público externo

também são encaminhadas pela assessoria de

imprensa aos veículos de comunicação, seguindo a

estratégia definida para cada caso, incluindo

releases, contato telefônico, agendamento de

entrevista ou visita às redações.

- A imprensa divulga a ação segundo sua pauta de

notícias e de acordo com seus critérios editoriais. A

ASCOM não tem controle sobre essa etapa e nem

sobre o espaço dado a determinado assunto, embora

caiba ao assessor de imprensa empreender tratativas

para o melhor aproveitamento do tema, sob o ponto

de vista institucional.

14. Assessoria de

Comunicação

Elabora Relatório de

Clipping

- Todas as publicações que fazem referência direta

ou indireta ao TCE são arquivadas na ASCOM e seus

dados são inseridos no relatório mensal de clipping.

Nesse documento constam dados como o nome do

veículo, data da publicação, tamanho em centímetros

coluna, no caso dos impressos, número de linhas,

para os digitais, e tempo de duração, para os

arquivos de TV e rádio. Também é registrado se a

publicação teve origem em release da ASCOM e qual

a conotação dada, se negativa ou positiva para o

TCE.

15. Assessoria de

Comunicação

Avalia Resultados de

Mídia

- A ASCOM acompanha diariamente o resultado das

publicações na imprensa. Mensalmente, após a

conclusão do Relatório de Clipping é feita uma

análise mais aprofundada, segundo os parâmetros da

comunicação comparada.

- Essa análise permite definir ou reformular

estratégias no relacionamento institucional do TCE

com os veículos de comunicação e no atendimento

das solicitações da imprensa.

16. Assessoria de

Comunicação Atende a Demanda

- Uma vez disponibilizadas as informações nos canais

específicos e sendo atingidos os seus objetivos, a

demanda de comunicação institucional é considerada

atendida.



Pág.35

ANEXOS

N/A.

MACROPROCESSO CONTROLES INTERNOS

PROCESSO AUDITORIA INTERNA ................................................................... 36

PROCESSO CONTROLES INTERNOS ............................................................. 36

PROCESSO GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO .................................................. 42



Pág.36

PROCESSO AUDITORIA I NTERNA


OBJETIVO ............................................................................................................................. 38

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 38



ANEXOS ................................................................................................................................ 41



Pág.37


DIRETORIA GERAL DE CONTROLE INTERNO

PR-DIGCIN 002 – AUDITORIA INTERNA




Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Severiano José



Externo


Externo

Cargo: Presidente

Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:



Pág.38

OBJETIVO

Descrever as atividades relativas ao Processo de Auditoria Interna.

DEFINIÇÕES

- CI: Controladoria Interna.

- PPAI: Programa Anual de Auditoria Interna.

- AI: Auditoria Interna.


N/A.


- Procedimento:


1.

Chefe da

Controladoria

Interna

Elabora Programa

Anual de Auditoria

Interna

- Realizar levantamento das áreas a serem auditadas no

exercício em curso tendo por base o grau de criticidade

dos processos mapeados. A criticidade será avaliada

através do grau de exposição ao risco identificado nos

processos analisados.

2. Presidência

Aprova o Programa

Anual de Auditoria

Interna

- O PAAI é encaminhado via sistema a Presidência onde

deverá ser aprovado e posteriormente emitido Portaria

aprovando-o, e dando poderes para que a Controladoria

Interna tenha amplo acesso e emita solicitações de

documentação as diversas áreas do TCE.

- O PAAI deverá ser aprovado em até 10 (dez) dias após

seu recebimento, e a Portaria deverá ser emitida em até 02

(dois) dias após a aprovação.

3.

Chefe da

Controladoria

Interna

Divulga a Agenda

de Execução da

Auditoria Interna

- Após a aprovação pela Presidência, o chefe da

controladoria interna providência a divulgação da agenda

de execução das auditorias internas por meio da área de

comunicação.

- Esta agenda conterá os setores a serem auditados por

semestre.

4. Equipe de Elabora Relatório - A Controladoria elabora o Relatório de Planejamento



Pág.39

Auditoria de Planejamento referente à área\processo a ser auditada, o qual deverá

conter, entre outros requisitos, os seguintes:

- O escopo da auditoria;

- As atividades a serem desempenhadas;

- Os responsáveis pelas atividades;

- O cronograma previsto;

- A metodologia do trabalho.

5. Equipe de

Auditoria

Realiza Entrevista

com os Gestores

- As entrevistas serão iniciadas após o planejamento da

auditoria e antes do início da execução dos trabalhos;

- Deverá ser aplicado questionário onde se possa

diagnosticar as pessoas chaves do setor, controles

existentes, sistemas que são utilizados, e demais

informações que possam ser consideradas pertinentes

para se dar início a execução dos trabalhos;

- As informações coletadas deverão estar organizadas de

forma que possam ser armazenadas compondo assim os

papéis de trabalho;

- Tais informações poderão ser utilizadas por futuras

auditorias a serem realizadas, como forma de comparativa.

6. Equipe de

Auditoria Interna

Realiza Auditoria

Interna

- Inicia-se a auditoria interna entendendo o processo ou

processos referentes às áreas a serem auditados, os quais

foram previamente selecionados quando do planejamento,

analisando a estrutura dos controles existentes e

efetuando testes de consistência, com intuito de confirmar

a eficácia ou não dos controles;

- Em seguida deve-se identificar as causas e respectivas

soluções para os problemas encontrados;

- Nos casos em que não há evidência de controles deve

ser elaborada uma recomendação à área responsável, a

fim de ser implantado o respectivo controle;

- Deve-se fazer uma análise criteriosa dos processos

físicos frente a legislação a que o mesmo se refere (Leis

nºs 8.666/93, 4.320/64, 101/2000, 10.520/02, Lei Orgânica

do TCE\TO, Regimento Interno, Instruções e Resoluções

Administrativas, Portarias, e outras correlatas).

7.

Elabora o

Relatório

Preliminar de

Auditoria

- Quando da elaboração do Relatório de Auditoria, deve-se

descrever a situação encontrada e comparar com a

legislação pertinente e diretriz do órgão;

- Deve conter diagnóstico dos controles internos existentes



Pág.40

(o grau de implantação dos controles verificados);

- Deve ainda mencionar todos os riscos evidenciados;

- Ao final emite recomendações para o aperfeiçoamento da

gestão e minimização dos riscos.

8.

Coordenador e

equipe de

auditoria

Realiza Reunião

com as Áreas

Auditadas

- Realiza reunião com os gestores responsáveis pelas

áreas auditadas com intuito de discutir sobre os achados

de auditoria;

- Caso seja feito pelo gestor algum apontamento que torne

sem efeito o achado encontrado o mesmo não deve

constar do Relatório de Auditoria, porém deve constar nos

papéis de trabalho referente à auditoria juntamente com o

apontamento do gestor.

9. Unidades

Auditadas

Analisa e

Justifica

Apontamentos

- As Unidades do TCE/TO registram por escrito em

sistema as justificativas referentes aos achados de

auditoria e iniciam a implantação das recomendações

constantes no relatório de auditoria.

10. Equipe de

Auditoria

Analisa

Justificativas dos

Apontamentos

- Analisa a pertinência ou não dos apontamentos feitos

pelas unidades auditadas, emitindo opinião individual

sobre cada achado;

- Verifica a necessidade de elaborar um plano de ação

e\ou normas,em caso afirmativo, deve-se encaminhar

solicitação a unidade auditada para as providências

cabíveis.

11. Unidade do TCE Elabora Plano

de Ação

- Caso seja necessário elaborar um Plano de Ação, a

unidade auditada deverá fazê-lo no prazo máximo de 15

(quinze) dias e encaminhá-lo a Controladoria que será

responsável pelo seu monitoramento.

12. Presidência Analisa Relatório

de Auditoria

- O Relatório de Auditoria juntamente com o Plano de ação

será encaminhado a Presidência para conhecimento e

análise podendo dar diretrizes adicionais ao plano de ação.

13. Unidades do

TCE Implanta a Ação

- As Unidades implementam as recomendações

registradas no Relatório de Auditoria e no Plano de Ação,

observando o cronograma previamente definido.

14. Controladoria Monitora o Plano

de Ação

- No período de 06 (seis) meses a 01 (um) ano a

Controladoria deverá realizar monitoramento no Plano de

Ação da Unidade Auditada, com o intuito de verificar a

implementação das ações.

15. Equipe de Arquiva os - A controladoria arquiva no próprio setor os papéis de



Pág.41

Auditoria Papéis de

Trabalho

trabalho em pastas próprias pelo período de 05 (cinco)

anos, os quais serão utilizados para comprovação dos

achados de auditoria, bem como para serem utilizados

como base nos planejamentos das próximas auditorias.

ANEXOS

N/A.



Pág.42

PROCESSO CONTROLES I NTERNOS


OBJETIVO ............................................................................................................................. 44

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 44



ANEXOS ................................................................................................................................ 46



Pág.43


DIRETORIA GERAL DE CONTROLE INTERNO

PR-DIGCIN 001 – CONTROLE INTERNO




Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Dênia Maria Almeida da Luz Nome: Severiano José



Externo


Externo

Cargo: Presidente

Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:



Pág.44

OBJETIVO

Descrever as atividades relativas ao Processo de Controle Interno.

DEFINIÇÕES

- CI: Controladoria Interna.

- PPAI: Programa Anual de Auditoria Interna.

- AI: Auditoria Interna.


N/A.


- Procedimento:


1.

Chefe da

Controladoria

Interna

Elabora o

Programa de

Controles Internos

- Realizar levantamento sobre o grau de criticidade dos

processos mapeados, devendo ser definido juntamente

com a alta administração.

2.

Equipe

Designada e\ou

Servidor

Designado

Identifica os

Riscos do

Processo

- De posse dos processos mapeados deve-se analisar

o fluxo do processo, identificando os eventos de

exposição ao risco;

- Os riscos encontrados deverão ser classificados em

categorias, sendo:

-

Riscos externos;

- Riscos internos operacionais (pessoal,

processos e tecnologia);

- Riscos internos estratégicos: planejamento

estratégico, indicadores estratégicos.

- Diagnostica os fatores de risco que contribuem para a

materialização do evento de risco;

- Mensura o grau de exposição ao risco, considerando:

- Probabilidade;

- Impacto.

- Implanta os indicadores de risco;



Pág.45

3.1

Equipe

Designada e\ou

Servidor

Designado

Elabora Relatório

de

Recomendações

- O relatório deverá descrever os riscos operacionais

dos processos e o respectivo nível de exposição aos

mesmos, considerando probabilidade e impacto;

- Deve conter os aspectos de controle que foram

verificados, tais como:

- Estratégia/gestão;

- Processos;

- Normas;

- Pessoas;

- Tecnologia.

- Deve-se também diagnosticar o nível de

implementação dos controles e o grau de maturidade

dos processos considerando:

- Controle não implementado;

- Controle parcialmente implantado;

- Controle implantado.

- Apresentar definição dos objetivos de controle, os

quais descrevem as melhores práticas adotadas de

controle;

- Devem-se classificar os diversos controles, conforme

abaixo:

- Políticas, procedimentos e normas;

- Segregação de funções;

- Restrição de acesso;

- Limite de alçadas definido;

- Monitoramento.

- Define o tipo de controle:

- Preventivo;

- Concomitante;

- Detectivo;

- Manual;

- Automatizado.

- Define a freqüência do controle, podendo ser:

- Diário;



Pág.46

- Semanal;

- Mensal;

- Trimestral;

- Anual;

- Por evento.

- Ao final deve elaborar os indicadores de risco

operacional, bem como gráficos que ilustram o nível de

implementação dos controles e o nível de exposição ao

risco operacional;

- Deverá ainda, caso haja necessidade de implantação

de sistema, conter tópico específico considerando as

premissas de controles detectadas no trabalho de

avaliação de risco.

3.2 Unidade

Auditada

Específica as

Necessidades de

Sistema

- Deverá especificar as necessidades de sistema, a fim

de estabelecer um grau de exposição ao risco

minimizado;

- A especificação deve ser feita ainda em conjunto com

um analista de sistema da área de TI, a fim de

consolidar o entendimento das necessidades

relacionadas ao Sistema.

4.1 Presidência

Avalia Relatório

de

Recomendações

- A Alta Administração recebe relatório de

recomendações, para definir diretrizes e prioridades

para as ações a serem implantadas.

4.2 Tecnologia da

Informação

Desenvolve/

Customiza os

Sistemas

- A Diretoria de Informática desenvolve ou customiza os

sistemas conforme especificações elaboradas pela

Controladoria e as unidades do TCE.

3. Unidades do

TCE\TO

Implanta

Controles

Internos

- Executa o Projeto de implantação do Controle Interno

em cada Unidade Administrativa;

- Implantação das atividades de controle que irão

mitigar os riscos identificados;

- Elabora o Relatório de Conclusão de implantação.

ANEXOS

N/A.



Pág.47



Pág.48

PROCESSO GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO


OBJETIVO ............................................................................................................................. 50

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 50



ANEXOS ................................................................................................................................ 53



Pág.49


ASSESSORIA DE NORMAS E JURISPRUDÊNCIA

PR-ASNOJ 001 – GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO




Nome: Esther de Amorim Sio Nome: Khenia Rúbia Franco

Nunes



Cargo: Técnico de Controle

Externo

Cargo: Assessor de Normas e

Jurisprudência Cargo: Presidente

Data: 21/09/11 Data: 26/09/11 Data:



Pág.50

OBJETIVO

Descrever as atividades referentes a elaboração e gestão de procedimentos e normativas do TCE.

DEFINIÇÕES

- ASNOJ: Assessoria de Normas e Jurisprudência.

- RA: Resolução Administrativa.

- IN: Instrução Normativa.

- Servidor-chave: é o servidor responsável por elaborar os atos normativos da respectiva área, bem como pela atualização e revisão dos normativos elaborados. O servidor-chave é o elo entre o respectivo setor e a ASNOJ.

- Workflow: termo em inglês que traduz fluxo de trabalho.


- IN 012/2003;

- RA 003/2009.


- Procedimento:

Ativ.: Responsável Atividade Detalhamento da Atividade

1.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Realiza o

Diagnóstico das

Políticas e Normas

Existentes

- Realizam levantamento das Normas Internas

vinculadas aos processos de suporte (Resoluções

Administrativas, Portarias e Atos), consultando a

intranet, pastas de arquivos físico e virtual;

- Realiza levantamento das Normas Internas vinculadas

aos processos finalísticos (Resoluções e Instruções

Normativas), consultando a intranet, pastas de arquivos

físico e virtual.

2.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Programa a

Elaboração das

Políticas e Normas

- Verifica a existência de Políticas e Normas Internas no

âmbito do Tribunal de Contas;

- Solicita às Unidades a indicação de servidores-chave

para composição da equipe que elaborará os

normativos da área, os quais também serão

responsáveis pela atualização e revisão dos normativos

elaborados;



Pág.51

- Prioriza os processos a serem normatizados;

- Estabelece um cronograma com as prioridades, os

prazos e os responsáveis definidos para elaboração dos

normativos;

- Apresenta o programa ao Presidente e aos Diretores

das Unidades;

- Ajusta o programa após discussão com as respectivas

Unidades.

3.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Realiza um Evento

de Sensibilização

- Convoca os servidores-chave para apresentação dos

conceitos, métodos e objetivos esperados com a

elaboração das normas internas do TCE-TO;

- O Controlador deve iniciar o processo de

sensibilização, reforçando a importância dos conceitos

da gestão da documentação a ser implantada, sejam

Políticas ou Normas Internas com o objetivo de

conscientizar sobre a importância do tema para o TCE-

TO;

- O Seminário será realizado na sala de treinamento

com duração máxima de 02 (duas) horas com o apoio

da área de Recursos Humanos e do Instituto de Contas.

4.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Define o Padrão

de Normatização

- Define o layout dos documentos que devem conter os

seguintes campos:

- Cabeçalho contendo o título da Norma Interna

com o respectivo código;

- Campo para controle de aprovação: nº da

revisão, nome do servidor que elaborou, do

servidor que revisou e motivo da revisão;

- Objetivo da Norma Interna;

- Documentos Complementares;

- Base Legal e Regulamentar;

- Unidade Responsável e Unidade Executora;

- Glossário;

- Conteúdo.

5.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Capacita os

Servidores sobre o

Padrão

- Convoca os servidores-chave indicados para

composição da equipe que elaborará os normativos da

área;

- Treina os servidores-chave com a aplicação de

exercícios práticos, tomando como base um dos



Pág.52

processos do TCE-TO;

- O servidor-chave deverá ser o multiplicador da

definição dos padrões adotados aos demais servidores

de sua Unidade.

6. Unidades do TCE

Elabora Políticas e

Normas

- As Unidades elaboram primeiramente as políticas

referentes às suas áreas de atuação;

- Com base nas políticas elaboradas serão redigidas as

normas internas para descrever as rotinas operacionais

dos seus respectivos processos;

- A Controladoria participará dando suporte necessário

às Unidades na elaboração das respectivas Normas

Internas.

7.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Revisa e Valida as

Políticas e Normas

- A Unidade de Normas revisa e realiza as adequações

necessárias a fim de que as Políticas ou Normas entrem

em vigor;

- A Unidade de Normas recebe, via sistema de workflow,

a solicitação para validar as políticas e normas. Acessa

a tela do sistema contendo a política ou norma em

anexo para respectiva análise e validação.

8. Unidades do TCE Revisa e Valida as

Políticas e Normas

- Revisa as Políticas com base nas premissas e

diretrizes traçadas no Planejamento Estratégico;

- Revisa as Normas Internas com base nas políticas e

nas rotinas operacionais dos processos especificadas

pelas respectivas Unidades;

- As Unidades recebem, via sistema de workflow, a

solicitação para validar as políticas e normas. Acessa a

tela do sistema contendo a política ou norma em anexo

para respectiva análise e validação.

9. Alta Administração Revisa e Valida as

Políticas e Normas

- A Presidência ou Plenário aprovam as Políticas

revisadas, a fim de que essas normas entrem em vigor;

- A Presidência ou Secretaria do Pleno recebe, via

sistema de workflow, a solicitação para validar as

políticas e normas. Acessa a tela do sistema contendo a

política ou norma em anexo para respectiva análise e

validação.

10.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Publica Políticas e

Normas

- Um servidor da Unidade de Normas, com acesso

específico através de login e senha, publicará as

Políticas e as Normas Internas no Portal do TCE-TO e

Intranet;



Pág.53

- As Unidades poderão acessar o link disponibilizado na

Intranet para consultas;

- Caso haja necessidade de impressão desses

documentos, apenas a área de Normas poderá imprimir

e disponibilizar ao solicitante.

11.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Monitora

Documentos

Publicados

- Um servidor da Unidade de Normas manterá o controle

de revisões, as datas de publicação, a compatibilização

com as demais normas pertinentes;

- A Unidade de Normas deverá revisar/atualizar, em

conjunto com as Unidades responsáveis,

semestralmente;

- O sistema enviará mensagens automáticas alertando a

necessidade de revisar as Políticas e Normas.

12.

Assessoria de

Normas e

Jurisprudência

Atualiza as

Políticas e Normas

- A Alta Administração e as Unidades ao detectarem a

necessidade de atualização das normas internas,

acionarão a Unidade de Normas através do Sistema de

Gestão de Documentos, a fim de proceder a referida

revisão/atualização;

- A Alta Administração e as Unidades

revisarão/atualizarão as normas internas, provocadas

pela Controladoria, quando esta detectar a não

aderência ao procedimento padronizado;

- A Alta Administração e as Unidades

revisarão/atualizarão as normas internas, quando

provocadas pela Unidade de Normas, semestralmente,

se necessária.

ANEXOS

N/A.



Pág.54

MACROPROCESSO FINANC EIRO CONTÁBIL

PROCESSO CONTABILIDADE .......................................................................... 55

PROCESSO FINANCEIRO ................................................................................. 61

PROCESSO ORÇAMENTO ................................................................................ 67



Pág.55

PROCESSO CONTABIL IDA DE


OBJETIVO ............................................................................................................................. 57

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 57



ANEXOS ................................................................................................................................ 60



Pág.56


COORDENADORIA DE CONTABILIDADE

PR-DIOAF 001 – CONTABILIDADE




Nome: Luciano Sampaio Moreira Nome: Ana Lice Pereira de Lima

Lira




Contabilidade

Cargo: Diretora de Orçamento

Administração e Finanças Cargo: Presidente

Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:



Pág.57

OBJETIVO

Descrever as atividades inerentes aos fatos contábeis.

DEFINIÇÕES

- SIAFEM: Sistema Integrado da Administração Financeira do Estado e Municípios.

- SICOF: Sistema de Controle Orçamentário e Financeiro.

- SEFAZ: Secretaria da Fazenda.


- IN nº 006/03;

- Normas Técnicas de Contabilidade – NTC;

- Lei Complementar nº 101/00 – Lei de Responsabilidade Fiscal;

- Lei nº 4.320/64.


- Procedimento:


1. Setor

Financeiro

Gera Informações

para a Contabilidade

- O Setor Financeiro, utilizando o sistema SIAFEM,

gera informações de movimentação financeira tais

como:

- Receitas (Duodécimo e Convênios);

- Despesas (Folha de pagamento, custeio e

investimento).

- Prazo de fechamento é até o 8º (oitavo) dia do

mês subseqüente.

2. Unidades do

TCE

Obtêm Receitas

Diversas e Gera

Informações para

Prestação de Contas

- A Sala de atendimento envia o comprovante de

depósito digitalizado ao Setor de Contabilidade via

sistema.

- O Cartório de Contas envia o titulo bancário das

multas aplicadas pelo TCE ao Setor de

Contabilidade via sistema.

- As Unidades do TCE geram informações para

compor a prestação de contas anual, conforme



Pág.58

descrito abaixo:

- Assessoria de Planejamento (Relatório de

Gestão);

- Controle Interno (Relatório de

Regularidade e Certificado de Auditoria);

- Recursos Humanos (Declaração de bens e

rendas das pessoas que farão parte do rol

de responsáveis e relação do quadro de

pessoal evidenciando os admitidos no

exercício).

- O Almoxarifado encaminha via sistema com

assinatura digital o relatório anual de entrada, saída

e estoque;

- O Patrimônio encaminha via sistema com

assinatura digital o relatório anual de entrada, baixa

e estoque;

- A Sala de Atendimento e o Cartório de Contas

devem encaminhar os comprovantes de

arrecadação até o dia 5º (quinto) dia após o

fechamento do mês;

- As Unidades do TCE envolvidas com a prestação

de contas devem encaminhar ao setor de

contabilidade os documentos até o dia 15 (quinze)

de fevereiro após o encerramento do exercício;

- O Setor de Patrimônio deve encaminhar os

relatórios até o 15º (décimo quinto) dia após o

encerramento do exercício.

3.

Setor de

Material e

Patrimônio

Informa

Movimentação

Patrimonial e

Almoxarifado

- O Almoxarifado envia os relatórios contábeis de

entrada, saída e estoque via sistema;

- O Patrimônio envia os relatórios contábeis via

sistema conforme descrição abaixo:

- Entrada mensal e anual;

- Baixa mensal e anual (doação, leilão,

depreciação e outros);

- Estoque total para conferir com o valor do

sistema SIAFEM.

- Encaminhar os relatórios mensais para a

contabilidade até o 5º (quinto) dia após o

fechamento mensal;

- Encaminhar os relatórios anuais para a



Pág.59

contabilidade até 15º (décimo quinto) dia após o

encerramento do exercício.

4. SEFAZ Informa Receita

Corrente Líquida

- A Secretaria da Fazenda envia via oficio o

Relatório da Receita Corrente Líquida do Estado;

- O Protocolo recebe o ofício protocoliza e digitaliza,

e envia ao Setor de Contabilidade.

5. Setor de

Contabilidade

Consolida as

Informações

Contábeis

- O Setor de Contabilidade recebe as

movimentações do Setor Financeiro através do

sistema SIAFEM e faz as conciliações e

observações;

- O Setor de Contabilidade recebe os comprovantes

de depósitos digitalizados de fotocópias de

documentos e os títulos bancários de multas

aplicadas pelo TCE e concilia os valores informados

com os extratos bancários;

- O Setor de Contabilidade recebe via sistema com

assinatura digital os relatórios de Almoxarifado e

Patrimônio para conciliar;

- O Setor de Contabilidade recebe via sistema o

Relatório da Receita Corrente Líquida para

preencher o Relatório de Gestão Fiscal;

- O setor de Contabilidade recebe via sistema as

peças que irão compor a prestação de contas das

Unidades do TCE;

- As Unidades do TCE envolvidas com a prestação

de contas devem encaminhar ao setor de

contabilidade os documentos até o dia 15 (quinze)

de fevereiro após o encerramento do exercício.

6. Setor de

Contabilidade

Registra Receitas e

Obrigações

- O Setor de Contabilidade registra no sistema

SIAFEM as receitas de convênio e os rendimentos

dos valores aplicados;

- O Setor de Contabilidade registra no sistema

SIAFEM as receitas de multas aplicadas pelo TCE,

as custas de emissão de documentos processuais e

os rendimentos dos valores aplicados;

- O Setor de Contabilidade contabiliza no sistema

SIAFEM as saídas do setor de Almoxarifado e as

baixas do Setor de Patrimônio;

- O prazo de registro no SIAFEM é até o 8º (oitavo)

dia do mês subseqüente.



Pág.60

7. Setor de

contabilidade

Gera Relatórios

Contábeis

- O Setor Contabilidade gera no sistema SIAFEM

relatórios contábeis para compor a prestação de

contas.

8. Setor de

Contabilidade

Consolida A

Prestação De Contas

- O Setor de Contabilidade consolida os relatórios

contábeis gerados via sistema SIAFEM, conciliação

bancária e os documentos enviados via sistema

pelas unidades do TCE.

9. Alta

Administração

Aprova Relatórios

Contábeis

- O Setor de Contabilidade envia via sistema ao

Setor Financeiro os relatórios da prestação de

contas anual para que seja aprovado com

assinatura digital.

10. Setor

Financeiro

Aprova Relatórios

Contábeis

- O Setor de Financeiro envia via sistema a

Presidência os relatórios da prestação de contas

anual para que seja aprovado com assinatura

digital.

11. Controle

Externo Analisa e Aprecia

- A Presidência envia via sistema ao Controle

Externo para análise e apreciação;

- O prazo limite é de 60 (sessenta) dias após o

encerramento do exercício de acordo com o artigo

2º da Instrução Normativa nº 006/2003.

ANEXOS

N/A.



Pág.61

PROCESSO FINANCEIRO

SUBPROCESSO RECEITA ................................................................................ 62

SUBPROCESSO DESPESA ............................................................................... 67



Pág.62

SUBPROCESSO RECEITA


OBJETIVO ............................................................................................................................. 64

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 64



ANEXOS ................................................................................................................................ 66



Pág.63


COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

PR-COOFI 002 – RECEITA




Nome: Gláucia Helena Xavier de

Carvalho

Nome: Ana Lice Pereira de Lima

Lira



Cargo: Coordenadora de

Orçamento e Finanças



Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:



Pág.64

OBJETIVO

Descrever as atividades inerentes ao recebimento das receitas.

DEFINIÇÕES

- SIAFEM: Sistema integrado de Administração Financeira do Estado e Municípios.


N/A.


- Procedimento:


1. Alta

Administração Aplica Sanções

- A Alta Administração julga os procedimentos e

aplica sanção à pessoa imputada nos processos

irregulares, via sistema eletrônico.

2. Cartório de

Contas

Acompanha o Cumprimento

das Decisões

- O Cartório de Contas notifica a pessoa

imputada via sistema e acompanha o

cumprimento da sanção.

3. Pessoa

Imputada Toma Ciência e Paga a Multa

- A pessoa imputada toma ciência da notificação,

via sistema;

- Recolhe a multa integral ou pede parcelamento.

4. Bancos Recebe o Crédito - O Banco recebe o crédito e informa a quitação

do título via sistema bancário.

5. Setor

Financeiro Aplica Recursos

- O Setor Financeiro confere nos extratos

bancários a entrada dos créditos e solicita a

instituição bancária a aplicação dos mesmos.

6. Setor

Contabilidade

Contabiliza Receitas e

Rendimentos

- O Setor de Contabilidade toma ciência dos

créditos através dos extratos bancários e registra

no sistema SIAFEM as receitas e rendimentos


- O prazo é até o 8º (oitavo) dia do mês

subseqüente.



Pág.65

7. Sala de

Atendimento

Recebe o Pedido de

Fotocópia

- A pessoa interessada em tirar fotocópias dos

processos, faz requerimento via website ao

Relator do processo;

- O Relator do processo toma ciência do

requerimento e autoriza via sistema com

assinatura digital a disponibilização dos

documentos requeridos;

- Depois de confirmado o recolhimento das

custas junto aos extratos bancários são

disponibilizados os documentos requeridos à

pessoa interessada via sistema. A pessoa

interessada recolhe as custas derivadas de

fotocópias de documentos e envia via sistema o

comprovante de pagamento digitalizado.

8. Pessoa

Imputada Recolhe as Custas

- A pessoa interessada recolhe as custas e envia

via sistema o comprovante de pagamento

digitalizado.

9. Bancos Recebe o Crédito - A Instituição Bancária recebe o crédito.

10. Setor


- O Setor Financeiro confere nos extratos

bancários a entrada dos créditos e solicita a

instituição bancária a aplicação dos mesmos.

11. Setor

Contabilidade


Rendimentos





- O prazo para registro é até o 8º (oitavo) dia do

mês subseqüente.

12. Secretaria da

Fazenda

Libera Recursos do

Duodécimo

- A SEFAZ disponibiliza o duodécimo

mensalmente até o dia 10 (dez) através do BB e

contabiliza no SIAFEM.

13. Setor

Financeiro Recebe o Crédito

- O Setor Financeiro confere a disponibilização

financeira dos recursos do mês através do

SIAFEM.

14. Setor

Financeiro Libera Recursos Financeiros

- Abertura de conta-corrente vinculada ao objeto

do convênio com cadastramento da respectiva

conta no SIAFEM;



Pág.66

- Depósito direto na conta vinculada do TCE.

15. Setor

Financeiro Recebe o Crédito

- O Setor Financeiro confere a disponibilização

financeira dos recursos de convênio através dos

extratos bancários.

16. Setor


- O Setor Financeiro solicita ao Banco via oficio,

a aplicação dos recursos de convênios.

17. Setor

Contabilidade


Rendimentos





- O prazo para registro é até o 8º (oitavo) dia do

mês subseqüente.

ANEXOS

N/A.



Pág.67

SUBPROCESSO DESPESA


OBJETIVO ............................................................................................................................. 69

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 69



ANEXOS ................................................................................................................................ 71



Pág.68



PR- COOFI 003 – DESPESA




Nome: Gláucia Helena Xavier de

Carvalho


Lira







Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:



Pág.69

OBJETIVO

Descrever as atividades inerentes ao processo de execução da despesa.

DEFINIÇÕES


- NE: Nota de Empenho.

- NL: Nota de Liquidação.

- PD: Programa de Desembolso.

- OB: Ordem Bancária.

- RE: Relação Externa de Pagamento.


- MTO - Manual Técnico Orçamentário.


- Procedimento:


1. Unidades do

TCE

Solicita

Materiais/Serviços

- As Unidades do TCE encaminham ao Financeiro à

solicitação de materiais e/ou serviços, por meio de

formulário eletrônico/termo de referência digitalizado

e anexado ao formulário eletrônico;

- Encaminha para a Coordenadoria Administrativa

para que seja efetuada a pesquisa de preços.

2. Recursos

Humanos

Processa a Folha

de Pagamento

- A Diretoria de Recursos Humanos encaminham ao

Financeiro a folha de pagamento por meio de

arquivo eletrônico;

- O prazo de envio ao financeiro é até o dia 25 (vinte

e cinco) de cada mês.

3. Setor

Financeiro

Classifica a

Despesa

- O Financeiro classifica a despesa de acordo com a

Lei Orçamentária Anual (LOA), descrita no Manual

Técnico Orçamentário (MTO);

- A classificação da despesa pode ser quanto:

- Despesas de pessoal;

- Despesas correntes;



Pág.70

- Despesas de capital.

4. Setor

Financeiro

Elabora Nota de

Dotação

- A nota de dotação (bloqueio do orçamento para

determinada despesa) é emitida através do sistema

SIAFEM, no qual fornece informações como:

- Classificação da ação;

- Fonte de recurso;

- Natureza da despesa;

- Valor;

- Data.

5. Setor

Financeiro

Empenha a

Despesa

- Verificação das peças processuais, tais como:

solicitação devidamente autorizada, pesquisa de

preços (três propostas), especificação do objeto;

- Verificação dos dados cadastrais do credor no

SIAFEM;

- As despesas serão empenhadas conforme

solicitação autorizada;

- Serão classificadas convenientemente conforme a

natureza das despesas;

- Emissão da Nota de Empenho – NE.

6. Alta

Administração

Analisa e Aprova o

Empenho

- Encaminha-se a Alta Administração via sistema

para análise e aprovação.

7. Gestor de

Contrato

Contatam o

Fornecedor

- O gestor de contrato entra em contato com o

fornecedor para entrega da nota de empenho e

posterior fornecimento dos materiais e/ou serviços.

8. Fornecedores Fornece Material /

Serviço

- O fornecedor entrega os materiais e/ou serviços de

acordo com as especificações da nota de empenho

e dentro do prazo estabelecido;

- O gestor de contrato recebe os materiais e/ou

serviços depois de inspecionados.

9. Fornecedor Emite Nota Fiscal

- O fornecedor emite a nota fiscal, fatura ou recibo

de acordo com as especificações da nota de

empenho e acompanhados dos documentos de

regularidade fiscais.



Pág.71

10. Gestor de

Contrato

Recebe

Material/Serviço e

Atesta Nota Fiscal

- O gestor do contrato recebe, atesta e digitaliza os

documentos e encaminha ao Setor Financeiro;

- O Financeiro confere e recebe os respectivos

documentos.

11. Setor

Financeiro Liquida a Despesa

- O Financeiro elabora a Liquidação de Despesa –

NL, por meio do sistema SIAFEM;

- Junta-se a nota de liquidação ao processo;

- Prazo de até 10 (dez) dias após o recebimento da

nota fiscal.

12. Setor

Financeiro

Programa

Desembolso

- O Financeiro elabora a Programação de

Desembolso – PD, por meio do sistema SIAFEM, e

aguarda o momento de executar a Ordem Bancária

– OB.

13. Setor

Financeiro

Emite Ordem

Bancária

- Executa, no SIAFEM, a Programação de

Desembolso – PD, emitindo a Relação Externa –

RE para autorização da Alta Administração;

- Realiza-se a transmissão eletrônica do arquivo de

pagamentos no SIAFEM no momento da execução

da PD e a emissão da RE.

14. Alta

Administração

Analisa e Aprova

Ordem Bancária

- A Alta Administração em conjunto com o

Financeiro analisa e aprova a Relação Externa –

RE;

- Envia duas vias da Relação Externa – RE

devidamente autorizada aos Bancos, utilizando o

transporte próprio do TCE;

- Recebe uma via devidamente protocolado pelo

Banco como comprovante de entrega do

documento.

15. Bancos Executa

Pagamento

- O Banco efetiva a transferência de recursos

financeiros da conta-corrente do TCE para a conta-

corrente dos favorecidos.

ANEXOS

N/A.



Pág.72

PROCESSO ORÇAMENTO


OBJETIVO ............................................................................................................................. 74

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 74



ANEXOS ................................................................................................................................ 78



Pág.73



PR-COOFI 001 – ORÇAMENTO




Nome: Glaucia Helena Xavier de

Carvalho


Lira





Cargo: Diretora de Orçamento,

Administração e Finanças

Cargo: Presidente

Data: 22/09/2011 Data: 22/09/2011 Data:



Pág.74

OBJETIVO

Descrever as atividades inerentes à elaboração do plano plurianual (PPA), a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e a Lei Orçamentária (LOA).

DEFINIÇÕES

- PPA: Plano Plurianual.

- LDO: Lei de Diretrizes Orçamentárias.

- LOA: Lei Orçamentária.

- ND: Nota de Dotação.

- NE: Nota de Empenho.

- SIOR: Sistema Orçamentário.



- ASPDO: Assessoria Especial de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.

- SEPLE: Secretaria do Pleno.


N/A.


- Procedimento:


1. Alta Administração

Solicita a

Elaboração PPA,

LDO e LOA

- A Presidência, determina à DIGAF e ASPDO,

via formulário eletrônico a elaboração do PPA,

LDO e LOA, no prazo de 60 (sessenta) dias

antes do prazo estipulado na Lei Estadual

(LDO, 30/09, PPA e LOA, 30/10).

2.

Diretoria Geral de

Administração e

Finanças/Assessoria

de Planejamento

Define Diretrizes

Orçamentárias

- As áreas de Planejamento e Finanças

elaboram um cronograma de atividades

envolvendo todas as Unidades do TCE/TO, a

fim de traçar as diretrizes e coletar dados para

definição do PPA, LDO e LOA;

- Deve-se elaborar uma agenda de reuniões

com as Unidades para a elaboração da referida



Pág.75

coleta de dados;

- Devem-se estabelecer prazos específicos

para as entregas dos dados solicitados;

- As diretrizes orçamentárias devem estar

vinculadas ao Planejamento Estratégico do

TCE;

- Observa-se para o PPA, LDO e LOA os

respectivos prazos legais, Lei Estadual (N 32/ );

- Peças orçamentárias, podendo ser alterados,

incluídos ou excluídos programas, diante das

necessidades do TCE;

- Consolida os dados coletados para compor os

instrumentos de planejamento (PPA, LDO e

LOA), via sistema.

3. Alta Administração Aprova Diretrizes

Orçamentárias

- As diretrizes orçamentárias são enviadas via

sistema ao Comitê Estratégico (Presidência,

Conselheiros, Procuradores, Auditores,

Assessoria Especial de Planejamento,

Diretores Gerais).

4.

Diretoria Geral de

Administração e


de Planejamento

Elabora Plano de

Ação de

Planejamento

- O plano de ação deve conter prazo e

responsáveis específicos para execução de

todas as atividades a serem desenvolvidas;

- O plano de ação contém programas que estão

contidos no Planejamento Estratégico que são

elaborados em conjunto com as Diretorias em

reuniões agendadas previamente;

- Devem ser elaborados os programas,

considerando metas mensuráveis de

implementação;

- Estabelecer medidas de controle dos

programas, objetivando uma avaliação dos

resultados através do Sistema de

Planejamento.

5. Gerentes de Ação

Desdobra as

Ações do

Planejamento

- Desdobra as ações em atividades,

responsáveis e cronograma.

6. Diretoria Geral de

Administração e


Elabora Peças do

Planejamento

Orçamentário

- Deve-se elaborar o projeto das peças

orçamentárias, tomando como base o

planejamento estratégico;



Pág.76

de Planejamento - Observa-se para o PPA, LDO e LOA os

respectivos prazos legais da Lei Estadual;

- Aguarda-se a convocação da Secretaria do

Planejamento para elaboração das peças

orçamentárias;

- Podem ser alterados, incluídos ou excluídos

programas, diante das necessidades do TCE.

7. Secretaria de

Planejamento

Elabora o

Calendário do

Orçamento

- Definem-se prazos para elaboração das

peças orçamentárias.

8. Secretaria de

Planejamento Oficia o TCE

- Envia um ofício circular ao Tribunal de

Contas, solicitando técnicos para a elaboração

das peças orçamentárias em cumprimento ao

calendário.

9.

Diretoria Geral de

Administração e


de Planejamento

Elabora Proposta

do Plano

Plurianual

- Por meio de reuniões com todas as Unidades

da Estrutura do TCE, são apresentadas suas

necessidades;

- A comissão procede a consolidação das

informações apresentadas;

- Incluir, excluir e alterar as ações, conforme a

necessidade do TCE;

- Levar à apreciação e aprovação do Comitê

Estratégico.

10.

Diretoria Geral de

Administração e


de Planejamento

Elabora Proposta

de Diretrizes

Orçamentárias

- Define-se e quantifica as metas com as

especificações das devidas ações, conforme

Lei Estadual;

- Podem ser Incluída, excluída e alterada as

ações, conforme a necessidade do TCE;


Estratégico.

11.

Diretoria Geral de

Administração e


de Planejamento

Elabora Proposta

de Lei

Orçamentária

Anual

- Define-se e quantifica as metas com as

especificações das devidas ações, conforme

Lei Estadual;

- Podem ser incluída, excluída e alterada as

ações, conforme a necessidade do TCE;


Estratégico.



Pág.77


Aprova a

Proposta

Orçamentária

- Áreas de Planejamento e Finanças envia

processo para Presidência;

- Presidência encaminha à SEPLE para ser

colocado em pauta da Sessão Plenária;

- Na Sessão é submetido ao Pleno para

aprovação;

- Retorna à SEPLE para cumprimento da

decisão, emissão de extrato da decisão e

registro em ata;

- Retorna à Presidência e encaminha cópia da

decisão à DIGAF e ASPDO.

13. Setor Financeiro

Consolida o

Planejamento

Orçamentário

- Registram-se os dados junto ao sistema

SIOR, da Secretaria do Planejamento do

Estado.

14.

Diretoria Geral de

Administração e


de Planejamento

Registra o

Quadro de

Detalhamento de

Despesa

- Registra no SIAFEM.

15.

Diretoria Geral de

Administração e


de Planejamento

Acompanha o

Cronograma de

Desembolso

- O Planejamento acompanha o cronograma de

desembolso com o suporte do Financeiro,

auxiliando os gerentes quanto à execução da

ação;

- O gerente de ação realiza as despesas

conforme seus programas de desembolsos.

16. Gerentes de Ação Solicita Execução

Orçamentária

- O gerente de ação solicita autorização da Alta

Administração para realização da despesa,

conforme demandas:

- Pessoal;

- Custeio;

- Investimento.

17. Gerentes de Ação Propõe Ajuste

Orçamentário

- O gerente de ação solicita autorização da Alta

Administração para movimentação

Orçamentária:

- Remanejamento interno;

- Transposição de dotação

orçamentária.

- Abertura de crédito adicional (superávit



Pág.78

financeiro, excesso de arrecadação,

rendimento de aplicação e outros).


Oficia a Secretaria

de Planejamento

do Estado

- Encaminha a Secretaria de Planejamento do

Estado, via oficio os formulários de ajuste

orçamentário.

19. Secretaria de

Planejamento

Registra as

Alterações do

Quadro de

Detalhamento de

Despesa

- A Secretaria de Planejamento do Estado,

atende a solicitação de ajuste orçamentário,

utilizando o sistema SIAFEM.

20. Financeiro Empenha a

Despesa

- Verificação das peças processuais, tais como:

solicitação devidamente autorizada, pesquisa

de preços (três propostas), especificação do

objeto;

- Verificação dos dados cadastrais do credor no

SIAFEM;

- As despesas serão empenhadas conforme

solicitação autorizada;

- Serão classificadas convenientemente

conforme a natureza das despesas;

- Emissão da Nota de Empenho – NE;

- Final da execução orçamentária.

ANEXOS

N/A.



Pág.79

MACROPROCESSO GERENCIAL


OBJETIVO ............................................................................................................................. 81

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 81



ANEXOS ................................................................................................................................ 93



Pág.80


ASSESSORIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

PR-ASPDO 001 – GERENCIAL




Nome: Janete Gomes Nome: Osmarina Rodrigues

Andrade




Externo

Cargo: Assessora Especial de

Planejamento e Desenvolvimento

Organizacional

Cargo: Presidente




Pág.81

OBJETIVO

Detalhar a forma de execução das atividades do Processo Gerencial do Tribunal de Contas.

DEFINIÇÕES

- GABPR: Gabinete da Presidência.

- ASPDO: Assessoria Especial de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.

- ASPLA: Assessoria de Planejamento.

- Comitê: Comitê Estratégico do Tribunal de Contas, designado pela Presidência, via portaria n°

997, de 22 de outubro de 2009, com atribuições específicas para acompanhar e deliberar quanto

às medidas necessárias para o alcance dos resultados do Plano Estratégico.

- Comitê de Tecnologia da Informação: Instituído com o objetivo de definir políticas e diretrizes,

coordenar e articular as ações de tecnologia da informação e comunicação do Tribunal de Contas,

constituído pelo titular do Tribunal a quem caberá presidi-lo e pelos seguintes representantes:

I - Conselheiro- Presidente;

II - Corregedor;

III - Auditor;

IV - Diretor Geral de Administração e Finanças;

V - Diretoria Geral do Instituto de Contas;

VI - Diretoria Geral de Controle Externo;

VII - Diretor (a) de Tecnologia da Informação;

VIII - Assessoria Especial de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.

- Planejamento Estratégico: é um processo gerencial que diz respeito à formulação da identidade

institucional e dos objetivos a serem alcançados para atender as necessidades de outras pessoas.

Incorpora mudanças do ambiente para ser capaz de construir o futuro desejado, agindo de forma

proativa com a aglutinação de forças da liderança e colaboradores rumo ao sucesso. Deve pautar-

se pelos princípios da eficiência, eficácia e efetividade, procurando maximizar os resultados e

minimizar as deficiências.

O planejamento é o processo derivado da função de planejar, da administração, que significa

“especificar os objetivos a serem atingidos e decidir antecipadamente as ações apropriadas que

devem ser executadas para atingir esses objetivos”. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE

2010-2014).



Pág.82

- Plano de Ação Estratégica: O plano de ação começa com o planejamento estratégico para a

solução de determinado problema ou meta que se deseja alcançar. Há ocasiões em que um plano

de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento

para fins de arquivamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras

pessoas envolvidas. Este documento também servirá para coordenar, manter e controlar as ações

que deverão ser tomadas dentro de um prazo, em direção ao objetivo estipulado para o plano de

ação.

- Método BSC: Método Balanced Scorecard, método adotado para o desenvolvimento do plano

estratégico do TCE pautou-se nos fundamentos teóricos do Balanced Scorecard - BSC,

compreendido no meio acadêmico como um sistema de gestão integrada e interativa. (Fonte:

Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).

- Negócio da Organização: é a área de atuação da organização, é explicitar o espaço que a

Instituição ocupa ou pretende ocupar em relação às demandas sociais no seu âmbito de atuação.

(Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).

- Missão: consiste na razão da existência da organização e na delimitação de suas atividades

dentro do espaço que deseja ocupar em relação às demandas de responsabilidade do poder

público. Ela é sempre estabelecida nos fins e não nos meios. O principal papel da Missão é

orientar e inspirar as pessoas que trabalham na instituição e de comunicar a forma como pretende

atuar. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).

- Visão: é definida como uma projeção - uma imagem ambiciosa, projetada no futuro, do lugar que

se pretende que a organização venha a ocupar. Situação futura desejável, que esteja relacionada

ao cidadão e à sociedade, e que seja, de alguma maneira, notavelmente melhor que a situação

atual. Declaração do que você quer que a sua instituição seja no futuro. (Fonte: Plano de Gestão

Estratégica do TCE 2010-2014).

- Valores: são preceitos básicos estabelecidos que devam balizar as ações e as políticas da

instituição, na busca da realização da sua visão de futuro. Constituem a base de sustentação de

todas as ações dos membros e servidores da instituição. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do

TCE 2010-2014).

- Analisa Cenário: Cenário representa os acontecimentos do ambiente externo à organização, mas

que de certa forma influencia o ambiente interno. A interação desses ambientes forma o cenário

organizacional. Os resultados dos principais processos, nos últimos três anos, também fazem

parte do cenário, representando a tendência positiva, negativa ou de manutenção dos resultados

institucionais. (Fonte: Plano de Gestão Estratégica do TCE 2010-2014).

- S.W.O.T. – Strenghts(Forças), Weakness(Fraquezas), Opportunities(Oportunidades) e

Threats(Ameaças): Ferramenta utilizada para fazer análise de cenário (ou análise de ambiente),

sendo usado como base para gestão e planejamento estratégico.

- Benchmarking: é a busca das melhores práticas na instituição que conduzem ao desempenho

superior. É visto como um processo positivo e pró-ativo por meio do qual uma instituição examina

como outra realiza uma função específica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma

http://www.doceshop.com.br/blog/index.php/como-organizar-e-arquivar-documentos-gerados-na-empresa/

http://www.doceshop.com.br/blog/index.php/a-importancia-do-feedback-para-a-comunicacao-e-a-produtividade/

http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o

http://pt.wikipedia.org/wiki/Planejamento_estrat%C3%A9gico



Pág.83

função semelhante. O processo de comparação do desempenho entre dois ou mais sistemas é

chamado de benchmarking.

Apesar do seu neologismo, "Benchmarking" é mais do que uma simples combinação de palavras -

exprime uma filosofia. Este processo não se limita na simples identificação das melhores práticas,

mas, principalmente, na sua divulgação através das diversas técnicas do Marketing.

"Benchmarking é simplesmente o método sistemático de procurar os melhores processos, as

idéias inovadoras e os procedimentos de operação mais eficazes que conduzam a um

desempenho superior". (Christopher E. Bogan).

- Softwares: suporte lógico é uma sequência de instruções a serem seguidas e/ou executadas, na

manipulação, redirecionamento ou modificação de um dado/informação ou acontecimento.

Software também é o nome dado ao comportamento exibido por essa seqüência de instruções

quando executada em um computador ou máquina semelhante além de um produto desenvolvido

pela Engenharia de software, e inclui não só o programa de computador propriamente dito, mas

também manuais e especificações.

- Hardwares: suporte material e físico de um computador.

- Sistema CHANNEL: a Plataforma Channel é uma ferramenta de gestão voltada ao

gerenciamento tático e estratégico de uma organização utilizada pelos Tribunais de Contas. Seu

grande diferencial está em reunir, em um único ambiente, as mais importantes práticas de gestão

da atualidade.

- PPA – Plano Plurianual: previsto no artigo 165 da Constituição Federal, e regulamentado pelo

Decreto nº 2.829, de 29 de outubro de 1998, estabelece as medidas, gastos e objetivos a serem

seguidos pelo Governo Federal, Estadual ou Municipal ao longo de um período de 4 (quatro)

anos, para as despesas de capital e outras delas decorrentes.

- LDO – Lei de Diretrizes Orçamentária: orienta a elaboração e execução do orçamento anual e

trata de vários outros temas, como alterações na Legislação Tributária, gastos com pessoal,

política fiscal e transferências da União.

- LOA – Lei Orçamentária Anual: elaborada pelo Poder Executivo que fixa as despesas e estima

as receitas que serão realizadas no próximo ano. A Constituição determina que o Orçamento deve

ser votado e aprovado até o final de cada ano.


- Regimento Interno;

- Lei Orgânica;

- Constituição Federal e Estadual;

- PPA;

- LDO;

- LOA;

http://pt.wikipedia.org/wiki/Neologismo

http://pt.wikipedia.org/wiki/Engenharia_de_software

http://pt.wikipedia.org/wiki/Constitui%C3%A7%C3%A3o_Federal

http://pt.wikipedia.org/wiki/Governo_Federal_(Brasil)

http://pt.wikipedia.org/wiki/Constitui%C3%A7%C3%A3o



Pág.84

- Plano de Gestão Estratégico;

- Manual Técnico Orçamentário;

- Normativas Internas do TCE-TO.


- Procedimento:


1.

Assessoria de

Planejamento e

Desenvolvimento

Organizacional

Identifica Ameaças

e Oportunidades

- Analise SWOT;

- Realizar uma avaliação geral dos serviços

prestados pelo Tribunal de Contas comparando com

os serviços similares prestados pelas organizações

nacionais e/ou internacionais de modo a mapear

pontos fortes e fracos dos serviços e definir as

soluções encontradas;

Analisar:

- Oportunidades e Ameaças são fatores

externos de criação (ou destruição) de

valor, os quais a organização não pode

controlar, mas que emergem de fatores

econômicos, políticos, tecnológicos,

sociais, legais ou demográficos;

- Efetuar uma síntese das análises

internas e externas, identificar elementos

chave para a gestão da organização, o

que implica estabelecer prioridades de

atuação. Preparar opções estratégicas:

Riscos/Problemas a resolver.

- Criar soluções baseadas nas melhores práticas

presentes nas organizações para serviços e

processos.

2.

Assessoria de

Planejamento e

Desenvolvimento

Organizacional

Realiza Estudo de

Impacto Social

- Realizar estudo de cenários, identificando

programas e projetos que tem impacto direto na

sociedade;

- Analisar resultados dos programas e projetos junto

à sociedade;

- Elaborar diagnóstico do impacto.

3. Assessoria de

Planejamento e

Realiza Estudos de

Tendências

- Realizar estudo de cenários, identificando as

tendências tecnológicas desenvolvidas no mercado;



Pág.85

Desenvolvimento

Organizacional

Tecnológicas - Realizar Benchmarking para conhecer as melhores

práticas tecnológicas aplicada por instituições

similares;

- O comitê, com base nos estudos de tendências

tecnológicas, deverá propor políticas de articulação

e implantação de projetos para a racionalização da

aquisição e da utilização da infra-estrutura, dos

serviços e das aplicações de tecnologia da

informação e comunicação no âmbito do TCE-TO.

4.

Assessoria de

Planejamento e

Desenvolvimento

Organizacional

Identifica Pontos

Fortes e Fracos

- CENÁRIOS:

- Realiza-se uma análise do ambiente externo do

TCE-TO, das condições externas que o rodeiam e

que lhe impõem desafios e oportunidades;

- A análise externa envolve:

- Identificar ameaças e oportunidades e

respectivas características atuais e

tendências futuras da conjuntura

econômica, tendências políticas, sociais,

culturais, legais etc., que afetam a

sociedade.

- Forças e Fraquezas são fatores internos de

criação (ou destruição) de valor, como: ativos,

habilidades ou recursos que uma organização tem à

sua disposição;

- Desenvolver trabalho conjunto com o

planejamento da fiscalização com aplicação de

padrões específicos da área de inteligência, visando

a possíveis recomendações ao procedimento da

fiscalização;

- Promover a análise de informações advindas da

fiscalização, objetivando a identificação de possíveis

indícios de irregularidades.

5.

Assessoria de

Planejamento e

Desenvolvimento

Organizacional

Analisa Impacto da

Legislação

- Estudos de legislação e normas pertinentes ao

TCE;

- Avalia os impactos do planejamento estratégico e

adéquam as normas e legislação do TCE;

- Acompanhar todas as mudanças na legislação;

- Estudar e fazer as interpretações necessárias,

para adaptação da nova legislação;

- Analisa os impactos das diretrizes do Tribunal nas



Pág.86

inovações de metodologias e matriz de

competências de colaboradores, em função do

Planejamento Estratégico;

- Define o perfil (matriz de competências),

capacitação e quantidade de pessoas necessárias

ao atendimento das diretrizes;

- Analisa o quadro e a alocação de pessoal em

função de projetos existentes x novos programas e

projetos;

- Avalia dados históricos de desempenho de

recursos humanos frente às novas diretrizes

demandadas, visando projetar impactos no

Planejamento Estratégico;

- Elaboração e manutenção de um portfólio das

práticas de gestão de pessoas;

- A matriz de competência se utiliza do modelo de

Avaliação de Desempenho do servidor do Tribunal

(conhecimentos, habilidades e atitudes);

- Avaliar o nível de capacitação e perfil do

profissional com base no histórico das atividades do

Tribunal, visando designá-lo para atuar em área

específica;

- Possibilitar ao Servidor optar, desde que

capacitado, por atuar em outra área que não aquela

que ele historicamente realizou tarefas;

- O Tribunal de Contas promoverá regularmente

cursos de capacitação nos diversos segmentos,

possibilitando a alocação dos servidores em

diversas áreas de atuação.

6.

Assessoria de

Planejamento e

Desenvolvimento

Organizacional

Revisa a Estrutura do

TCE/TO

- Propor adequações na estrutura organizacional do

TCE considerando o programa de gestão de

pessoas por competência e com base nos

processos redesenhados, de forma a melhor

contribuir para o alcance da missão da instituição e

dos objetivos e metas definidos no Plano

Estratégico do Tribunal;

- Propor adequações nas atribuições das Unidades;

- Indicar as adequações necessárias nos perfis

setoriais de competência necessários para

desenvolvimento de cada processo de trabalho;

- Indicar as adequações necessárias nos



Pág.87

conhecimentos, habilidades e atitudes individuais

dos servidores necessários para o desenvolvimento

de cada processo de trabalho;

- Indicar as adequações necessárias na estipulação

da lotação ideal de cada Unidade;

- Elaborar os novos normativos decorrentes e as

alterações para os normativos já existentes;

- Redigir atas de todas as reuniões de trabalho.

7.

Assessoria de

Planejamento e

Desenvolvimento

Organizacional

Avalia Impacto das

Inovações

Tecnológicas

- Com base nos cenários tecnológicos existentes, e

também nas Diretrizes emanadas pelo

Planejamento Estratégico analisa-se as

possibilidades de desenvolvimento de inovações em

Tecnologia da Informação e seus impactos nos

processos do TCE, discutindo as soluções em

fóruns e seminários, definindo as prioridades de

inovações e das soluções possíveis;

- Submete para validação e aprovação pelo Comitê

os projetos preliminares de Soluções em Tecnologia

em Softwares (Aplicativos e Básicos), Hardwares e

Comunicações. Os projetos, elaborados em

conjunto com a Diretoria de Tecnologia da

Informação, definem Escopos, Papéis e

Responsabilidades, Cronogramas, Orçamentos

Preliminares internos ou de contratação de serviços

e/ou de produtos.

8. Assessoria de

Planejamento

Coleta Informações

Operacionais e

Gerenciais

- Coleta de dados de ambiente interno a partir das

bases de dados disponíveis de Estudos.

Identificação dos pontos fortes e dos pontos para

revisão e otimização;

- Coleta de dados de ambientes externos em

Estudos Macroeconômicos, Setoriais/de

Segmentos. Identificação das ameaças e

oportunidades;

- Estudos de Impactos Econômico-Sociais;

- Estudos de Tendências Tecnológicas;

- Divulga informações de impactos das diretrizes

frente aos cenários para as áreas envolvidas.

Informação compartilhada e integrada a partir das

análises do ambiente interno e externo, articulando

informações de cenários com as demais áreas,

recebendo informações de cenários e



Pág.88

retroalimentando a base de dados (cada processo

torna-se base de conhecimento para retroalimentar

o processo de Planejamento Estratégico da

Administração do Tribunal);

- Recepcionar e armazenar as informações

remetidas pelas equipes, relativas aos programas e

projetos do Plano Estratégico;

- Executar críticas de qualidade e consistências das

informações prestadas. O resultado dessas críticas

deve se tornar atributo das respectivas informações,

para serem considerados em futuros

processamentos.

9. Unidades do TCE Analisa Cenário

Interno e Externo

- Faz-se uma análise das condições internas do

TCE para permitir uma avaliação dos principais

pontos fortes e fracos que a organização possui. Os

pontos fortes constituem as forças propulsoras da

organização, que facilitam o alcance dos objetivos

organizacionais − e devem ser reforçados, enquanto

os pontos fracos constituem as limitações e forças

restritivas que dificultam ou impedem o seu alcance

− e que devem ser superados;

- Realiza-se uma análise do ambiente externo ao

TCE, ou seja, das condições externas que o

rodeiam e que lhe impõem desafios e

oportunidades. A análise externa envolveu:

identificar ameaças e oportunidades e respectivas

características atuais e tendências futuras da

conjuntura econômica, tendências políticas, sociais,

culturais, legais etc., que afetam a sociedade.

10. Unidades do TCE Define Identidade

Organizacional

- Analisa cenário;

- Define negócio da organização, missão, visão e

valores.

11. Quem faz? Define Objetivos

Estratégicos e Metas

- Utiliza como base de informações, as análises

realizadas nos processos estratégicos de: Análise

de Cenários; Análises e Estudos no Negócio;

Impacto na Legislação; Impacto nas Pessoas;

Impacto na Tecnologia para:

- Formulação da Estratégia;

- Diagnósticos Situacionais.

- Utiliza metodologia de Planejamento Estratégico



Pág.89

Participativo, Situacional e BSC;

- Analise SWOT (Mapeamento de Ameaças e

Oportunidades, Pontos Fortes e Fracos);

- Definição de Objetivos, Programas, Projetos,

Metas, Prioridades de Ações para atendimento das

demandas de Diretrizes emanadas pelo TCE, por

sua vez alinhadas as Diretrizes, PPA, LDO e LOA

do Governo do Estado;

- Definição e delimitação de Escopo de Projetos

(abrangência, pressupostos, premissas, restrições,

objetivos gerais e objetivos específicos, orçamento

geral, cronograma geral macro, matriz de papéis e

responsabilidades, orçamentos gerais e específicos

por dimensões de competências tais como infra-

estrutura, contratações e tecnologia),

correlacionando o Escopo com as demais iniciativas

(sincronismos, interdependências);

- Acompanha a implantação da estratégia,

demonstrando, a qualquer momento, ritmos,

avanços e progressos de projetos e desempenho

entre previsto e realizado de objetivos e metas,

sinalizando lacunas críticas e recomendações para

as não-conformidades;

- Aciona plano de ações de alinhamento da

estratégia (de objetivos, metas e projetos), entre

previsto e realizado, sempre que houver não-

conformidade.

12. Unidades do TCE Elabora Plano de

Ação Estratégico

- Deve se fazer o planejamento anual das práticas a

serem implementadas;

- Identificando:

- Quem: grupo responsável pela

implementação, deve ter perfil adequado,

conhecimento e experiência necessária

para participação;

- Como: descrição das mudanças, objetivos,

etc.;

- Quando: prazos do projeto a ser

implementado;

- Onde: identificar e descrever impactos, em

processos e sistemas;

- O que: descrever a execução da prática



Pág.90

inovadora;

- Quanto: recursos necessários que serão

investidos para implantação;

- Natureza das Práticas Inovadoras.

- Prática Inovadora de Sistema:

- Controle/ relatório;

- Requisito;

- Integração com outros sistemas (internos

ou externos ao TCE);

- Parâmetros, prazos, etc.

- Prática Inovadora de Processos ou Procedimento:

- Definição ou atualização de fluxo de

atividades;

- Indicadores;

- Forma de trabalho e atribuições;

- Realizar reuniões sistemáticas para

acompanhamento do planejamento;

- O controle deve ser feito no cronograma do

projeto;

- Estabelecer metas atingíveis e desafiadoras: os

resultados obtidos devem ser suficientes para

garantir o alcance das metas;

- Definir pontos de controle que permitirão o

gerenciamento para consecução das metas;

- Analisar em conjunto com o responsável de cada

área a definição do problema (meta) e as causas

fundamentais que impedem o alcance do resultado;

- Elaborar planos de ação, para cada medida não

desdobrada;

- Com base nas prioridades dos Planos Estratégicos

e na Análise e Expectativas de Resultados, priorizar

Metas que deverão ser atingidas no ano;

- Estabelecer Planos de Ações para atingir as Metas

definindo:

- Quem:

- Como:



Pág.91

- Quando:

- Onde:

- Quanto:

- Estabelecer um cronograma;

- Mobilizar recursos, informar responsabilidades,

expectativas, cronogramas, informações

necessárias, etc.

13. Assessoria de

Planejamento

Consolida Plano de

Ação Estratégico

- Reunir e organizar informações advindas das

áreas do TCE.

14. Comitê Estratégico Analisa Plano de

Ação Estratégico

- O Comitê analisa as informações constantes no

Plano de Ação, propondo as alterações que se

fizerem necessárias.

15. Alta Administração Aprova Plano de

Ação Estratégico

- O Comitê, com base na análise realizada, aprova o

plano de ação.

16. Unidades do TCE

Executa as Ações do

Plano de Ação

Estratégico

- As equipes desenvolvem as atividades constantes

no plano de ação.

17. Assessoria de

Planejamento

Acompanha as Ações

do Plano de Ação

Estratégico

- Com base em metodologia de BSC (Balanced

Scorecard), articula e define os indicadores de

demonstração de desempenho da Administração do

Tribunal;

- Acompanham, no sistema channel, os indicadores

de desempenho, consolidando em relatórios, a

qualquer momento, dados e demonstrativos de

metas e indicadores, comparando desempenho

previsto e desempenho realizado e apontando

causas dos desvios e ações de correção (incluindo

lideranças, prazos e recursos), utilizando a lógica de

análise da metodologia do BSC (fato, causa e

proposta de ação);

- Metas da Gestão Planejadas x Metas Alcançadas;

- Projetos prioritários diretamente correlacionados

com metas críticas;

- Análise de andamento dos Projetos;

- Pontos de atenção, ações de correção e

recomendações específicas para cada Projeto;

- Relatório Executivo com reporte do andamento

destes Projetos e aos Projetos a iniciar nos



Pág.92

próximos períodos;

- Atualização do andamento do Projeto junto a

Assessoria de Planejamento com análise de

impactos em outros Projetos Estratégicos e/ou

Metas.

18. Unidades do TCE Elabora Relatórios

Gerenciais

- Solicita informações das diversas áreas do TCE;

- Analisa as informações, comparando com o

resultado do Planejamento Estratégico.

19. Assessoria de

Planejamento

Consolida Relatórios

Gerenciais - Organiza as informações e emite relatório.

20. Comitê Estratégico

Analisa Resultado e

Propõe Medidas

Corretivas se

Aplicável

- Apresenta resultado ao comitê estratégico;

- Comitê analisa as causas imediatas (porque o

problema ocorreu?);

- Propõe as medidas corretivas necessárias (o que

fazer para bloquear a causa);

- Entender o efeito de cada medida no resultado

alcançado e como tomar as ações corretivas;

- Certificar-se de que as ações serão tomadas sobre

as causas e não sobre os seus efeitos;

- Propor diferentes soluções, analisar a eficácia e

custo de cada uma;

- Verificar o status da implantação de ações

previstas e revisar/inserir no plano novas ações ou

medidas corretivas.

21. Unidades do TCE Atualiza o Mapa

Estratégico

- Atualização do Planejamento Estratégico 2011-

2015, contemplando todos os produtos constituintes

do mesmo: Mapa Estratégico, Análise SWOT,

Indicadores, Ações e Projetos, Sistemática de

Gerenciamento da Execução, etc.

22. Assessoria de

Planejamento

Atualiza o Plano de

Ação Estratégico

- Atualiza o Plano de Ação de acordo com os

objetivos, indicadores e metas de longo prazo.

23.

Assessoria de

Planejamento e

Desenvolvimento

Organizacional

Consolida o Plano

Estratégico

- Organiza as informações em conformidade com as

metas de curto e longo prazo.

24. Unidades do TCE Demandam Projetos - Unidades internas e externas encaminham



Pág.93

e Serviços demandas e serviços a Presidência.

25. Presidência Analisa a Demanda

- Gabinete da Presidência faz uma análise prévia;

- Quando tratar-se de matéria referente ao

Planejamento Estratégico, estas serão

encaminhadas à ASPDO;

- Quando se referir a documentos de mero

expediente, a própria Chefia de Gabinete da

Presidência providencia os encaminhamentos

devidos;

- Em se tratando de demandas que requeiram

tratamento especial, estas serão submetidas ao

Presidente.

26. Assessoria de

Planejamento

Alinha ao

Planejamento

Estratégico e

Acompanha

- De acordo com a perspectiva e objetivo do Mapa

Estratégico, alinha ou insere a demanda ao Plano

Estratégico, de maneira que obtenha o resultado

esperado;

- Insere no Sistema de Monitoramento – Channel e

acompanha a execução.

27. Alta Administração Analisa a Demanda

- Se a demanda revestir-se de requisitos

necessários, estas serão autorizadas, caso

contrário, serão indeferidas.

28. Presidência Prioriza Demandas Prioriza demandas. Critérios? Datas? Parecer

Jurídico?....

29. Unidades do TCE Executam Demandas

Solicitadas

- Sendo demandas estratégicas, será elaborado um

Plano de Ação descrevendo atividades, recursos

necessários e responsáveis;

- Sendo demandas de mero expediente, estas serão

executadas de acordo com orientação da

Presidência e natureza da matéria.

ANEXOS

N/A.



Pág.94

MACROPROCESSO OUVIDORIA


OBJETIVO ............................................................................................................................. 96

DEFINIÇÕES ......................................................................................................................... 96



ANEXOS .............................................................................................................................. 101



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ASSISTÊNCIA DE OUVIDORIA

PR-ASOUV 001 - OUVIDORIA




Nome: Juliana Pereira da Silva

Arraes

Nome: Juliana Pereira da Silva

Arraes



Cargo: Assistente de Ouvidoria Cargo: Assistente de Ouvidoria Cargo: Presidente

Data: 21/09/2011 Data: 21/09/2011 Data:



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OBJETIVO

Este manual tem como objetivo formalizar os atos legais atualmente existentes para buscar o melhor cumprimento das atribuições da Ouvidoria e assim, desempenhar de forma eficiente e eficaz o seu papel amparado em base legal. O manual abordará toda a fundamentação legal, a missão, a visão, a finalidade, os princípios, as atribuições, a ética profissional do ouvidor, o fluxo dos procedimentos, a forma de relacionamento, as técnicas dos relatórios, as formas de acompanhamentos e avaliações do desempenho da Ouvidoria, a padronização dos documentos utilizados pela Ouvidoria, o planejamento e os projetos proporcionando a condução de forma organizada os trabalhos administrativos desenvolvidos pela Ouvidoria do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins.

DEFINIÇÕES

- Demandas: são as demandas encaminhadas para Ouvidoria que podem ser classificadas como: Denúncia, reclamação, solicitação de informação, sugestão ou elogios. - Manifestações: são as manifestações encaminhadas para Ouvidoria que podem ser classificadas como: Denúncia, reclamação, solicitação de informação, sugestão ou elogios. - Manifestante: é o autor das demandas encaminhadas para a Ouvidoria. - Demandante: é o autor das manifestações encaminhadas para a Ouvidoria. - Unidade: é o departamento competente para responder a demanda/manifestação. - Descrição: é o relato/descrição dos fatos formalizado pelo demandante/manifestante. - Envolvidos: é a pessoa jurídica ou física ao qual a demanda/manifestação se refere. - Reclamações: são manifestações sobre a insatisfação quanto aos serviços prestados pelo tribunal, insatisfação sobre legislação, atraso no andamento do processo, morosidade no atendimento. - Denúncias: são manifestações relacionadas aos atos irregulares praticados por gestores públicos estaduais e municipais, como por exemplo, desvio de recursos, aplicação irregular de recursos, paralisação de obras, ausência de procedimento licitatório, favorecimento, nepotismo, contratações sem concurso publico, dentre outras. - Elogios: são manifestações favoráveis ao cidadão em relação à qualidade dos serviços, do atendimento ou das instalações e equipamentos das unidades do Tribunal de Contas. - Sugestões: são manifestações que apresentam proposta de aperfeiçoamento e melhoria dos serviços prestados ao cidadão. - Solicitação de informações: são manifestações sobre dúvidas quanto à aplicabilidade da legislação, vigência, prazos, atribuições, responsabilidades, andamento de processos.



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- Demandas sigilosas: quando informado um meio de contato e solicitado que seja guardado sigilo ou quando a própria Ouvidoria concluir ser necessário adotar este procedimento. - Demandas identificadas ou abertas: quando é informado um meio de contato. - Demandas anônimas: quando não há identificação do autor e são consideradas como indícios de irregularidade, porém, não poderão compor um processo com provas. - Improcedente: quando não tratam de assuntos relacionados às competências e atribuições do Tribunal de Constas do estado do Tocantins ou quando não existe qualquer fundamento que ampare a demanda. - Procedente: quando tratam de assuntos relacionados às competências e atribuições do Tribunal de Constas do Estado do Tocantins. - Demanda atendida: quando as informações forem suficientes para a emissão de opinião pela Ouvidoria ou pela unidade responsável no Tribunal. - Demanda atendida parcialmente: quando as informações do demandante forem consideradas insuficientes. - Demanda não atendida: quando for julgada improcedente, impertinentes ou inválidas. - Improcedente: quando não existe qualquer fundamento que ampare a demanda. - Ouvidoria itinerante: projeto que leva a Ouvidoria à municípios do Estado do Tocantins para divulgação da mesma e coleta das demandas/manifestações da sociedade. - Programa “Juntos Vamos Fiscalizar”: projeto que visa estabelecer parcerias com entidades da sociedade civil organizada (Conselhos municipais, Associações de Bairros ou Moradores, Sindicatos e ONGs) para fortalecer a participação da sociedade no controle social das contas públicas visando aumentar as demandas da Ouvidoria. - Encontros Estaduais de Ouvidores Públicos: eventos que tem como objetivo fortalecer a imagem do Tribunal de Contas e o seu compromisso com o controle social no estado. - Cartilha da Ouvidoria: livreto de divulgação dos serviços prestados pela Ouvidoria com o objetivo de democratizar o conhecimento sobre as contas públicas, publicando em Linguagem simplificada sobre procedimentos da Administração Pública, buscando formar uma consciência cidadã despertada para a participação responsável.


- Modelo de resposta externa: ANEXO I; - Modelo de resposta interna: ANEXO II; - Modelo de memorando de alerta sobre pendências: ANEXO III;



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- Modelo de memorando de informação de dados cadastrais do sistema: ANEXO IV; - Carta de serviços da Ouvidoria do TCE: ANEXO V.


- Procedimento:


1. Cidadão Encaminhamento

das demandas

- Internet: O usuário deve acessar o site do

www.tce.to.gov.br, no link da Ouvidoria e preencher o

formulário de demanda após o cadastro é gerado um

número de demanda e senha que deverão ser utilizados

para consultar a demanda cadastrada. Caso necessite

complementar a solicitação, o usuário deverá entrar em

contato, novamente, para um novo atendimento;

- E-mail: O usuário deverá enviar um e-mail para

[email protected] com as informações que

contemple os campos obrigatórios para identificação do

motivo de contato e dos dados cadastrais. A equipe de

atendimento da Ouvidoria irá receber e cadastrar as

demandas no sistema de Ouvidoria, automaticamente o

sistema enviará um e-mail de resposta ao solicitante

com o número da demanda;

- Telefone: O usuário deverá entrar em contato com o

0800-6445800 por meio do telefone da Ouvidoria e

informar os dados da demanda, o servidor da equipe de

atendimento da Ouvidoria deverá cadastrar a demanda

no sistema de Ouvidoria e informar ao solicitante o

número da demanda a senha gerada;

- Cartas, fax e urnas: O usuário deverá formalizar sua

manifestação e encaminhar sua demanda ao TCE por

fax ou carta ou depositar nas urnas;

- Pessoalmente: o usuário deverá agendar uma visita

pelo telefone 3232-5944 ou 08006445800, dirigir-se à

Ouvidoria na data marcada de sua visita e informar os

dados da demanda, um servidor da Ouvidoria deverá

cadastrar a demanda no sistema de Ouvidoria e

informar ao solicitante o número da demanda.

2. Equipe de

atendimento

Recebimento das

demandas

- Internet: A equipe de atendimento deverá acessar o

sistema da Ouvidoria diariamente para receber as

manifestações;

- E-mail: A equipe de atendimento da Ouvidoria deverá



Pág.99

ler os emails diariamente e cadastrar as demandas no

sistema de Ouvidoria, automaticamente o sistema

enviará um e-mail de resposta ao solicitante com o

número da demanda;

- Telefone: O servidor da equipe de atendimento da

Ouvidoria deverá cadastrar todas as ligações do “0800”

no sistema de Ouvidoria e informar ao demandante o

número da demanda e a senha gerada;

- Cartas, fax e urnas: O servidor da equipe da Ouvidoria

deverá cadastrar as demanda no sistema de Ouvidoria

e informar ao solicitante o número da demanda gerada

pelo sistema;

- Pessoalmente: A equipe de atendimento deverá

agendar as visitas, cadastrar as demandas no sistema

de Ouvidoria no ato da visita e informar ao solicitante o

número da demanda.

3.

Equipe de

Analise e

controle

Analise das

demandas

- A equipe de atendimento analisa as demandas e

responde ao cidadão caso a demanda não seja de

competência do TCE e informa o órgão competente.

4.

Equipe de

Analise e

controle

Análise, Correção e

encaminhamento

das demandas

- A equipe de análise e controle faz as correções

necessárias no texto de todas as demandas;

- No caso de solicitação de informações que competem

a Ouvidoria a equipe elabora a resposta e encaminha à

coordenação para aprovação;

- Nos casos de Solicitação de informações que não

competem a Ouvidoria a equipe faz o encaminhamento

interno;

- No caso de denúncias e reclamações com baixo nível

de complexidade a equipe faz o encaminhamento

interno;

- No caso das demandas e reclamações de alto nível

de complexidade a equipe encaminha para a Ouvidoria

com um parecer prévio sobre possíveis procedimentos

cabíveis;

- No caso de elogios a equipe encaminha para o

departamento competente. Se os elogios são referente

à Ouvidoria a equipe encaminha resposta de

agradecimento;

- No caso de sugestões a equipe encaminha para o

departamento interno. Se as sugestões são para



Pág.100

Ouvidorias a equipe encaminha para a coordenação.

5. Coordenação/

Ouvidor

Define para a

conclusão ou

encaminhamento

- A coordenação analisa as demandas e define se a

demanda pode ser concluída pela própria Ouvidoria ou

se precisará ser encaminhada para o departamento

competente.

6.

Equipe de

Analise e

controle

Responde a

demanda

- A equipe de análise e controle recebe a demanda

com o parecer da coordenação concluindo que a

mesma deverá ser respondida pela própria Ouvidoria;

- A equipe de análise e controle estuda o conteúdo da

demanda e responde ao cidadão;

- Finaliza-se a tramitação da demanda no sistema e

considera-se concluída.

7. Presidência

Analisa e informa

sobre as

providências

tomadas

- Quando se trata de reclamação, a Presidência recebe

a demanda, analisa, verifica junto ao departamento ao

qual a demanda se refere e informa sobre as

providencias tomadas ou que serão tomadas.

8. Corregedoria

Analisa e informa

sobre as

providências

tomadas

- Quando se trata de denúncia ou reclamação de

servidores internos, a corregedoria recebe a demanda,

analisa, verifica junto ao departamento ao qual a

demanda se refere e informa sobre as providências

tomadas ou que serão tomadas.

9. Controle

Externo

Analisa e informa

sobre as

providências

tomadas

- Sendo comunicado de irregularidade, as Diretorias de

Controle Externo analisam a demanda e decidem se

serão transformadas em ponto de auditoria ou se, pela

complexidade dos fatos relatados, precisarão ser

encaminhadas para a Relatoria competente para

conhecimento;

- Caso seja ponto de auditoria informa a data da

auditoria e posteriormente os resultados da

fiscalização.

10. Relatorias

Analisa e informa

sobre as

providências

tomadas

- Sendo comunicado de irregularidade, as Diretorias de

Controle Externo analisam a demanda e decidem se

serão transformadas em ponto de auditoria ou se,

contendo fortes indícios de irregularidade e pela

complexidade dos fatos relatados, precisarão ser

encaminhadas para a Relatoria competente para

conhecimento e análise;

- Considerada com fortes indícios de irregularidade,

com provas e bem fundamentada, a denúncia é



Pág.101

analisada pela Relatoria que decide pela auditoria

especial, ou se retornará à Diretoria de Controle

Externo competente, como ponto de auditoria;

- Considerada pelo Relator de extrema urgência a

fiscalização da denúncia, a Relatoria encaminha á

demanda para ser verificada em Auditoria Especial;

- Informa as providências tomadas.

11. Unidades do

TCE

Respondem pelo

sistema

- Quando se trata de solicitação de informação, elogio

ou sugestão as Unidades do TCE, analisam ou tomam

conhecimento e respondem a demanda pelo sistema.

12. Controle

Externo

Verifica a denúncia

em auditoria

- Considerada como ponto de auditoria ou como uma

denúncia fundamentada, a demanda é verificada na

auditoria do município ou órgão correspondente ao

comunicado de irregularidade. As Unidades do

TCE informam o Controle Externo sobre as

providências tomadas.

13. Controle

Externo

Encaminha resposta

para Ouvidoria

- Informa a Ouvidoria sobre a conclusão ou o

andamento da demanda.

- Caso a auditoria tenha sido realizada e os fatos

relatados tenham sido confirmados, informa o número

do processo para que o cidadão possa acompanhar

pelo site.

14.

Equipe de

análise e

controle

Analisa e encaminha

para o cidadão.

- A equipe de análise e controle analisa as respostas e

encaminha ao cidadão.

ANEXOS

- ANEXO I: Modelo de resposta externa. - ANEXO II: Modelo de resposta interna. - ANEXO III: Modelo de memorando de alerta sobre pendências. - ANEXO IV: Modelo de memorando de informação de dados cadastrais do sistema. - ANEXO V: Carta de serviços.



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MACROPROCESSO PATRIMÔNIO E SERVIÇOS

PROCESSO MANUTENÇÃO E SERVIÇOS ..................................................... 103

PROCESSO PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO ............................................. 103

PROCESSO TRANSPORTES .......................................................................... 107



Pág.103

PROCESSO MANUTENÇÃO E SERVIÇOS

CONTROLE DE APROVAÇÃO ............................................................................................... 104

OBJETIVO ........................................................................................................................... 105

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 105

DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ............................................................................... 105

DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO ................................................................................. 105

ANEXOS .............................................................................................................................. 106



Pág.104


COORDENADORIA DE MANUTENÇÃO E TRANSPORTE

PR-COMAT 001 – MANUTENÇÃO E SERVIÇOS




Nome: Roberto Carlos Carvalho da

Silva

Nome: Raimundo Nonato Gomes

Monturil Neto



Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Coordenador de

Manutenção e Transporte

Cargo: Presidente

Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:



Pág.105

OBJETIVO

Descrever as atividades referentes à manutenção e serviços, a fim de atender as necessidades das unidades do TCE.

DEFINIÇÕES

- COMAT: Coordenação de Manutenção e Transporte.

- DIGAF: Diretoria geral de Administração e Finanças.

- DIOAF: Diretoria de Administração, Orçamento e Finanças.


- Fluxograma de Manutenção e Serviços.


- Procedimento:


1. Unidades do

TCE

Solicita

Serviço/Manutenção

- As unidades solicitantes, solicitam os serviços via

formulário eletrônico ao setor de manutenção e

serviços, que por sua vez analisa o caso e como pode

ser resolvido.

2. Coordenadoria

de Manutenção

Verifica a existência

de saldo

- Quando se trata de manutenção predial externa, com

materiais externos, verifica-se o saldo orçamentário

existente e encaminha-se a solicitação à empresa

responsável para executar o serviço;

- Após a execução do serviço, será remetido o cupom

fiscal individual de cada serviço, com a nota fiscal total;

- O responsável pelo setor de manutenção confere os

cupons com a nota fiscal e atesta a mesma;

- Após o atesto, a mesma será encaminhada ao

Financeiro para efetuar o pagamento.

3. Coordenadoria

de Manutenção

Autoriza a realização

do serviço

- O setor de Manutenção autoriza eletronicamente a

execução dos serviços requisitados às empresas

contratadas ou aos servidores de apoio à Manutenção.



Pág.106

4.

Diretoria Geral

de

Administração

e Finanças

Autoriza o serviço

- Alta Administração autoriza eletronicamente a

execução dos serviços, acessando sistema de

workflow.

5. Coordenadoria

de Manutenção Executam o Serviço

- O setor de apoio à Manutenção recebe a autorização

via sistema para execução dos serviços;

- Após executados os serviços a Equipe de Apoio

registra no sistema a conclusão dos serviços

solicitados.

6.

Empresas

terceirizadas e

servidores do

TCE

Executam o Serviço

- O setor de Manutenção encaminha à Diretoria Geral,

eletronicamente, solicitação para execução de serviços

de readequação predial.

- Após autorização da Diretoria Geral o setor de

Manutenção dá prosseguimento ao solicitado.

7.

Empresa

terceirizada e

gestor

Emite Cupom e Nota

Fiscal

- A empresa contratada emite o cupom/nota fiscal e

encaminha ao gestor do contrato/setor de Manutenção

para conferência e atesto do mesmo.

8.

Gestor e

Funcionários

TCE

Atesta a Nota fiscal e

Digitaliza

- Após o atesto da Nota Fiscal a mesma será

digitalizada e encaminhada ao setor Competente.

9.

Diretoria de

Orçamento,

Administração

e Finanças

Executa o

pagamento - O Setor Financeiro executa o pagamento.

ANEXOS

N/A.



Pág.107

PROCESSO PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO


OBJETIVO ........................................................................................................................... 109

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 109



ANEXOS .............................................................................................................................. 117



Pág.108


COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO

PR-COMAP 001 – PATRIMÔNIO E ALMOXARIFADO




Nome: José Amauri Alves de

Oliveira

Nome: Geovane Costa Lima Nome: Severiano José


Cargo: Coordenador Cargo: Chefe de Divisão Cargo: Presidente

Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:



Pág.109

OBJETIVO

Descrever as atividades da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

DEFINIÇÕES

- COMAP: Coordenadoria de Material e Patrimônio.

- DIMAT: Divisão de Material.

- DIPAT: Divisão de Patrimônio.


- Fluxograma de Almoxarifado e Patrimônio.


- Procedimento:


1. Divisão de

Material

Realiza Previsão de

Material

- A previsão de consumo será realizada pela DIMAT, com

base nas informações e quantidades apresentadas pelo

Sistema de Almoxarifado, o qual disponibilizará a previsão

de consumo por um determinado período desejado, bem

como o levantamento e inclusão de novas demandas e

eventuais necessidades;

- O sistema irá gerar a previsão por um determinado

período desejado, ao ser informado a data mesmo

disponibilizará a previsão mensal e anual, informando

quantidades e valores com base no ultimo valor registrado

no Sistema de Almoxarifado. Observamos que tal relatório

deva ser gerado por natureza de despesa.

2. Divisão de

Material

Elabora Termo de

Referência

- A DIMAT irá gerar Termo de Referência elaborado em

formulário eletrônico, com dados (descrições) extraídos

dos itens cadastrados em nosso banco de dados do

Sistema de Almoxarifado, para aquisição de bens de

consumo, já incluindo novas demandas e eventuais

necessidades, que atenderá esta Corte de Contas por um

período de 12 (doze) meses;

- Os Termos de Referência serão emitidos de acordo com

objeto a ser licitado, tais como:



Pág.110

- Termo de Referência para aquisição de material

de expediente e ensino;

- Termo de Referência para aquisição de

materiais e serviços gráficos;

- Termo de Referência para aquisição de produtos

de limpeza, conservação e higiene, e, gêneros

alimentícios;

- Termo de Referência para aquisição de

suprimentos de informática, tais como: tonners,

entre outros;

- Termo de Referência para aquisição de materiais

para manutenção predial, tais como: material para

construção e acabamento, material para instalação

elétrica e rede lógica, peças e acessórios para

substituições e/ou manutenções diversas,

ferramentas e utensílios de curta duração, entre

outros.

- O Termo de Referência é composto das seguintes

informações:

- justificativa;

- objeto;

- descrição do item;

- prazo, forma e local de entrega;

- obrigações do contratante;

- obrigações do contratado;

- informações do pagamento;

- informações sobre a fiscalização do contrato;

- informações sobre o gestor do contrato;

- assinaturas dos solicitantes.

- Após a elaboração do Termo de Referência, o mesmo

será encaminhado via processo eletrônico, ao

departamento de compras, onde dará início aos

procedimentos para aquisição e licitação.

3. Divisão de

Material

Emite Solicitação de

Fornecimento aos

Fornecedores

- Após realização dos procedimentos licitatórios, emissão e assinatura do contrato e nota de empenho, a DIMAT irá gerar via sistema com interface web, através de dados extraídos do contrato, disponíveis no sistema de licitação, o qual será interligado às Divisões de Material e Patrimônio, dentre outros departamentos gestores de contratos. A solicitação de fornecimento para o fornecedor,



Pág.111

contendo os seguintes requisitos:

- Dados do Tribunal de Contas do Estado do

Tocantins;

- Número da nota de empenho;

- Número do Processo;

- Número do contrato;

- Dados do fornecedor (Razão Social, CNPJ,

endereço, telefones);

- Número do Pregão Presencial ou Eletrônico,

quando for dispensa de licitação, constar o número

da portaria a qual autorizou a aquisição;

- Nome do Solicitante;

- Descrição do produto, constando marca e/ou

modelo.

- As Solicitações de Fornecimento serão enviadas para os fornecedores, via sistema com interface web ou via email o qual confirmará o recebimento da mesma, via mensagem.

4. Divisão de

Material Entrega do Material

- Após o recebimento da Solicitação de Fornecimento via sistema com interface web ou email o fornecedor providenciará a entrega dos bens patrimoniais ou de consumo conforme descrito na Solicitação de Fornecimento, no prazo máximo estabelecido em contrato;

- Após o vencimento do prazo de entrega, será emitida ao fornecedor uma carta de cobrança, enviada via sistema com interface web ou email, nos termos da Lei n° 8.666/93.

5. Divisão de

Material

Recebe Nota Fiscal

de Material/Bens de

Consumo ou

Permanente

- No ato do recebimento dos bens permanentes ou de consumo, é verificado se os dados constantes na nota fiscal estão em conformidade com o contrato, nota de empenho e Solicitação de Fornecimento;

- Após verificação quanto à veracidade dos dados constantes na nota fiscal, será feita uma verificação quanto à qualidade do produto, confrontado dados dos produtos com a nota fiscal e Solicitação de Fornecimento, onde deverão estar de acordo com modelo e marca do licitado.

6. Divisão de

Material

Emite Termo de

Recebimento e

Atesta a Nota Fiscal

- Após conferência, estando os bens de consumo ou permanente aptos para recebimento a Comissão de Recebimento em conjunto com a DIMAT emite Termo de recebimento provisório ou definitivo de serviços ou de fornecimento de bens, onde também já é efetuado o atesto da nota fiscal.



Pág.112

- Termo de recebimento provisório: quando se

trata de bens permanentes ou equipamentos

eletrônicos, dos quais serão testados após

instalação, estando seu pagamento condicionado

após a emissão do Termo de Recebimento

Definitivo;

- Termo de recebimento definitivo: quando se

trata de bens permanentes ou de consumo

testados e aptos para o recebimento definitivo,

não havendo necessidade de realização de

testes posteriores.

7. Divisão de

Material

Registra em Sistema

de Almoxarifado os

Materiais/Bens

- Após emissão do Termo de Recebimento Definitivo e atesto da nota fiscal, será efetuado o registro dos bens de consumo ou patrimoniais adquiridos no Sistema de Almoxarifado. Tal procedimento será realizado quando da apresentação da nota fiscal eletrônica, através do leitor do código de barras, observando que o sistema estará interligado ao da Receita Federal. Desta forma, os dados constantes na nota fiscal serão transportados para o Sistema de Almoxarifado, observando a necessidade das seguintes opções:

- Campos de complementos para informar data de

validade dos produtos quando se tratar de bens de

consumo;

- Complemento de cadastro, informando marca e

modelo quando se tratar de bens permanentes.

- Para evitar duplo cadastro de produtos, o sistema terá a flexibilidade de exclusão e inclusão de itens, conforme o cadastro de bens;

- Quando a nota fiscal se refere a bens permanentes, a mesma e os bens adquiridos são encaminhados à DIPAT para tombamento, posteriormente a nota fiscal será devolvida à DIMAT para que seja encaminhada ao Departamento Financeiro para pagamento.

8. Divisão de

Material

Executa o

Pagamento

- Ao receber a nota fiscal devidamente atestada o Departamento Financeiro irá efetuar seu respectivo pagamento.

9. Divisão de

Material

Gerencia Estoque e

Distribuição de

Materiais

- Após o recebimento do material, através dos procedimentos acima mencionados, o chefe da DIMAT, por sua vez irá armazenar os materiais adquiridos, bem como controlar seu consumo e estoque, repondo conforme necessidade e demandas;



Pág.113

- A DIMAT irá realizar a distribuição de materiais semanalmente, através de requisições realizadas via Sistema de Almoxarifado, nos dias estabelecidos para cada departamento realizar seu pedido, observando que os departamentos deverão fazer uma previsão de uso semanal, com exceção de tonner que poderá ser solicitado em qualquer dia da semana, conforme necessidade.

10. Divisão de

Patrimônio

Realiza a Previsão

de Bens

- Após o recebimento de solicitações via sistema eletrônico, e a não existência dos bens permanentes na DIPAT, é realizado um levantamento de todos os bens que deverão ser adquiridos;

- Após o levantamento, é emitido Termo de Referência para aquisição dos mesmos;

- Caso o bem solicitado esteja disponível na DIPAT, o mesmo é disponibilizado para o departamento solicitante.

11. Divisão de

Patrimônio

Elabora Termo de

Referência

- A DIPAT em conjunto com a COMAP, elabora Termo de Referência, contendo as seguintes informações:

1. - justificativa; - objeto; - descrição do item; - prazo, forma e local de entrega; - obrigações do contratante; - obrigações do contratado; - informações do pagamento; - informações sobre a fiscalização do contrato; - informações sobre o gestor do contrato; - assinaturas dos solicitantes.

- Após a elaboração do Termo de Referência, o mesmo será encaminhado ao departamento de compras, onde dará inicio aos procedimentos para aquisição e licitação.

12. Divisão de

Patrimônio

Emite Solicitação de

Fornecimento aos

Fornecedores

- Após realização dos procedimentos licitatórios, emissão e assinatura do contrato e nota de empenho, a DIMAT irá gerar via sistema com interface web, através de dados extraídos do contrato, disponíveis no sistema de licitação, o qual será interligado às Divisões de Material e Patrimônio, dentre outros departamentos gestores de contratos;

- A Solicitação de Fornecimento para o fornecedor, irá conter os seguintes requisitos:

- Dados do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins;

- Número da nota de empenho;

- Número do Processo;

- Número do contrato;



Pág.114

- Dados do fornecedor (Razão Social, CNPJ, endereço, telefones);

- Número do Pregão Presencial ou Eletrônico, quando for dispensa de licitação, constar o número da portaria a qual autorizou a aquisição;

- Nome do Solicitante;

- Descrição do produto, constando marca e/ou modelo.

- A solicitação de fornecimento será enviada para os fornecedores, via sistema com interface web ou via email o qual confirmará o recebimento da mesma, via mensagem.

13. Divisão de

Patrimônio Entrega o Material

- Após o recebimento da Solicitação de Fornecimento via sistema com interface web ou email o fornecedor providenciará a entrega dos bens patrimoniais ou de consumo conforme descrito na Solicitação de Fornecimento.

14. Divisão de

Patrimônio

Recebe Nota Fiscal

de Bens

Permanentes e

Consumo Analisa

Conformidade com o

Empenho

- No ato do recebimento dos bens permanentes ou de consumo, e verificado se os dados constantes na nota fiscal estão em conformidade com o contrato, nota de empenho e Solicitação de Fornecimento;

- Após verificação quanto à veracidade dos dados constantes na nota fiscal, será feita uma verificação quanto à qualidade do produto, confrontado dados dos produtos com a nota fiscal e solicitação de fornecimento, onde deverão estar de acordo com modelo e marca do licitado.

15. Divisão de

Patrimônio

Emite Termo de

Recebimento e

Atesta a Nota Fiscal

- Após conferência, estando os bens de consumo ou permanente aptos para recebimento a Comissão de Recebimento em conjunto com a DIMAT emite Termo de recebimento provisório ou definitivo de serviços ou de fornecimento de bens, onde também já é efetuado o atesto da nota fiscal;

- Termo de recebimento provisório: quando se trata de bens permanentes ou equipamentos eletrônicos, dos quais serão testados após instalação, estando seu pagamento condicionado após a emissão do Termo de Recebimento Definitivo;

- Termo de recebimento definitivo: quando se trata de bens permanentes ou de consumo testados e aptos para o recebimento definitivo, não havendo necessidade de realização de testes posteriores.

16.

Divisão de

Patrimônio

Registra em Sistema

de Almoxarifado os

Materiais/Bens

- Após emissão do Termo de Recebimento Definitivo e

atesto da nota fiscal, será efetuado o registro dos bens

adquiridos no Sistema de Almoxarifado. Tal procedimento

será realizado quando da apresentação da nota fiscal

eletrônica, através do leitor do código de barras,



Pág.115

observando que o sistema estará interligado ao da Receita

Federal. Desta forma, os dados constantes na nota fiscal

serão transportados para o Sistema de Almoxarifado,

observando a necessidade das seguintes opções:

- Campos de complementos para informar data

de validade dos produtos quando se tratar de

bens de consumo;

- Complemento de cadastro, informando marca e

modelo quando se tratar de bens permanentes.

- Para evitar duplo cadastro de produtos, o nosso sistema terá a flexibilidade de exclusão e inclusão de itens, conforme o cadastro de bens.

17. Divisão de

Patrimônio

Realiza o

Tombamento dos

Bens

- Ao receber a nota fiscal de bens permanentes, a DIPAT realiza o tombamento da mesma, bem como o emplaquetamento dos bens adquiridos;

- Após o tombamento os bens são armazenados ou distribuídos ao departamento do qual se originou;

- Após tombamento da nota fiscal, a mesma é devolvida à DIMAT para que seja encaminhada ao Departamento Financeiro para pagamento.

18. Divisão de

Patrimônio

Armazena ou

Distribui os Bens às

Unidades do TCE/TO

- Quando se trata de bens permanentes, os mesmos são armazenados na DIPAT ou distribuídos ao departamento solicitante, acompanhado de Termo de Responsabilidade, o qual será emitido via sistema de patrimônio, onde constarão os seguintes requisitos:

- Dados do departamento de origem e

distribuição do bem, bem como o responsável

pela distribuição (DIPAT);

- Dados do departamento de destino, constando

nome do responsável pelo setor e pelos bens;

- Descrição do bem, marca, modelo e valor.

19. Divisão de

Patrimônio

Gerencia a

Movimentação de

Bens

- Controla a movimentação e armazenagem e manutenção dos bens permanentes.

20.

Coordenadoria

Material e

Patrimônio

Solicita Constituição

de Comissão

Realização de

Inventário

Patrimonial

- Anualmente, ou sob demanda de alguma eventual necessidade, a DIPAT em conjunto com a COMAP, solicitará via sistema workflow, a constituição de Comissão para realização de Inventário Patrimonial, dos bens pertencentes ao TCE/TO e dos bens de terceiros sob sua responsabilidade.



Pág.116

21. Gabinete da

Presidência

Designa Servidores

para Constituir

Comissão de

Inventário

Patrimonial

- A designação dos servidores para a Comissão de Inventário Patrimonial, dar-se-á através de portaria eletrônica emitida pela Presidência, a qual constará o nome e a matrícula dos servidores que irão compor a referida comissão;

- Posteriormente a portaria será encaminhada ao Presidente da Comissão, o qual dará início aos trabalhos a serem realizados.

22.

Comissão de

Baixa

Patrimonial

Realiza Inventário

Patrimonial

- A Comissão realizará o Inventário Patrimonial, seguindo o método abaixo:

- O presidente da comissão, solicitará a relação dos bens patrimoniais pertencentes ao TCE/TO, e posteriormente convocará todos os membros, para uma reunião, a qual dará início aos trabalhos que serão realizados, traçando metas a serem seguidas. Observando que todas as discussões e metas serão registradas em Atas das Reuniões; - Após será realizado um levantamento in loco, (contagem dos bens) em todos os departamentos do TCE/TO, confrontados Termo de Responsabilidade com os bens físicos existentes, caso haja alguma divergência ou a não localização de algum bem, tal informação constará em relatório; - Após o levantamento e conferência de todos os bens patrimoniais a referida Comissão, discutirá sobre as divergências encontradas, e tais apontamentos serão registrados nas Atas de Reuniões.

23.

Comissão de

Baixa

Patrimonial

Emite Relatório de

Inventário

- O Relatório de Inventário Patrimonial será emitido com base nas informações constates nas Atas das Reuniões realizadas, nele constarão todos os apontamentos feitos pela referida Comissão, bem como algumas divergências encontradas, sendo as mesmas apresentadas de forma clara, com justificativas e sugestões para possíveis regularizações. O Relatório de Inventário Patrimonial também conterá anexos, tais como:

- Anexo I: Conterá a relação dos bens patrimoniais, localizados em bom estado de conservação;

- Anexo II: Conterá a relação dos bens patrimoniais, localizados e eventualmente obsoletos, sucateados, em desuso, passíveis de doação e baixa patrimonial;

- Anexo III: Constará a relação dos bens patrimoniais não localizados.



Pág.117

24. Gabinete da

Presidência

Analisa Relatório de

Inventário

- A análise do Relatório de Inventário Patrimonial será realizada pelo Gabinete da Presidência, após aprovação dos dados levantados, quando passíveis de regularização, o mesmo será encaminhado ao Plenário para votação de tais divergências encontradas, aprovadas, o mesmo será encaminhado ao departamento financeiro e contábil para regularizações.

ANEXOS

N/A.



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PROCESSO TRANSPORTES


OBJETIVO ........................................................................................................................... 120

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 120



ANEXOS .............................................................................................................................. 123



Pág.119


DIVISÃO DE TRANSPORTE

PR-DITRA 001 – TRANSPORTE




Nome: Pedro Henrique Alves de

Oliveira Filho

Nome: Arcênio Martins Ferreira Nome: Severiano José



Manutenção e Transporte

Cargo: Chefe de Divisão de

Transporte

Cargo: Presidente

Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:



Pág.120

OBJETIVO

Descrever as atividades referentes ao transporte, a fim de atender as necessidades das unidades do TCE.

DEFINIÇÕES

- DITRA: Divisão de Transporte.

- COMAT: Coordenação de Manutenção e Transporte.


- DIOAF: Diretoria de Administração, Orçamento e Finanças.

- DIREH: Diretoria de Recursos Humanos.


- Fluxograma de Transporte.


- Procedimento:


1. Unidades do

TCE

Solicita Serviço de

Transporte

- As Unidades solicitam os serviços de transporte,

preenchendo o formulário eletrônico via sistema, com as

seguintes informações:

- Nome da unidade solicitante;

- Nome do servidor solicitante;

- Ramal da unidade solicitante;

- Tipo de veículo ( ) Palio ( ) Ranger ( )

Microônibus;

- Destino de tráfego de veículo;

- Mudança de itinerário;

- Horário de saída e retorno;

- Objetivo da saída.

- OBS: Quando forem solicitados os veículos Ranger e Microônibus será necessária uma autorização por parte da DIGAF.

2. Alta Analisa e Autoriza - Após solicitado pela Unidade, automaticamente é escolhido via sistema o condutor do veículo, após



Pág.121

Administração Viagem remetido à DIGAF para avaliar, e se possível autorizar, via assinatura eletrônica.

3.

Diretoria de

Orçamento,

Administração e

Finanças

Realiza Reserva

Financeira /

Empenho

- Através do sistema, a DIOAF faz a reserva financeira; - Através do sistema, a DIOAF faz empenho para pagamento de diárias.

4.

Diretoria de

Recursos

Humanos

Elabora Portaria de

Viagem

- Através do sistema a DIREH elabora uma portaria indicando todos os componentes da equipe que irão viajar constando as seguintes informações de cada servidor:

- Nome; - CPF; - RG; - Matrícula; - Cargo/Função; - Dados Bancários.

- Além dos dados acima citados, se faz necessário na portaria:

- Período da viagem; - Itinerário/Quantidade de diárias.

5. Divisão de

Transportes

Autoriza a Saída do

Veículo

- Quando solicitado via sistema o serviço de transporte

dentro do Município de Palmas, a autorização partirá da

Divisão de Transporte, lembrado que o atendimento é feito

conforme ordem de solicitações.

6. Divisão de

Transportes

Prepara o Veículo

para a Viagem

- A Divisão de Transportes executa as seguintes tarefas:

- Abastece;

- Troca o óleo (se necessário);

- Lava;

- Alinha;

- Balanceia;

- Vistoria o estado de conservação do veículo;

- Realiza outros procedimentos que se fizerem

necessários.

- O abastecimento dos veículos quando estiverem fora do

Município de Palmas, será feito através do Cartão de

Abastecimento com limite proporcional a distância a ser

percorrida, conforme planejamento pré-estabelecido;



Pág.122

- Cada condutor é responsável pela sua senha de acesso

ao cartão de abastecimento, a qual é pessoal e

intransferível, e só poderão ser utilizadas nos postos

credenciados conforme lista disponível em cada veículo.

7. Divisão de

Transportes

Imprime Ordem de

Tráfego

- Após a elaboração e assinatura da portaria, a DITRA

imprime a ordem de tráfego constando as seguintes

informações:

- Nome do responsável pela equipe;

- Nome dos municípios;

- Dia da saída;

- Horário da saída;

- Dia do retorno;

- Horário previsto do retorno;

- Valor total de diárias a ser recebida pelo

condutor;

- Numero da portaria e data de publicação.

8. Divisão de

Transportes Realiza a Viagem

- Preenche o relatório de viagem se necessário com as

discordâncias por parte de algum integrante da equipe no

que rege a Resolução Administrativa n° 05/08, como por

exemplo:

- Trafegar em horário não autorizado;

- Autorizar a condução do veículo por outra

pessoa não permitida;

- Deslocamento do veículo para locais que não

são adequados para utilização do mesmo;

- Dar carona para passageiros que não fazem

parte da equipe;

- Transporte de qualquer tipo de alimentos que

não se faz necessário para viagem.

9. Divisão de

Transportes

Lança no Sistema a

Kilometragem Final

e Horário

- Após o retorno do veículo à sede do TCE/TO, a DITRA

registra em sistema as informações necessárias, tais

como:



Pág.123

- KM final;

- Data e horário de chegada à sede (TCE);

- Vistoria o estado de conservação do veículo.

10. Unidades do

TCE

Preenche Relatório

de Satisfação em

Sistema

- Após a utilização do serviço de transporte será solicitado

pelo próprio sistema, o preenchimento de algumas

informações não obrigatórias para aprimoramento dos

serviços prestados, tais como:

- Pontualidade no atendimento;

- Segurança na condução do veículo;

- Prestatividade por parte do condutor;

- A escala de avaliação deve ser classificada da seguinte

maneira:

- 0 a 4 - RUIM;

- 5 a 7 - BOM;

- 8 a 10 - ÓTIMO.

ANEXOS

N/A.

MACROPROCESSO RECURSOS HUMANOS

PROCESSO ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL .......................................................... 125

SUBPROCESSO ATENDIMENTO AO SERVIDOR ............................................ 125



Pág.124

SUBPROCESSO FOLHA DE PAGAMENTO ...................................................... 134

SUBPROCESSO SERVIÇOS DE SAÚDE .......................................................... 145

PROCESSO GESTÃO DE PESSOAS......................................................................... 151

SUBPROCESSO APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO - INTERNO 167

SUBPROCESSO APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO - EXTERNO174



Pág.125

PROCESSO ADMINISTRAÇ ÃO DE PESSOAL

SUBPROCESSO ATENDIME NTO AO SERVIDOR


OBJETIVO ........................................................................................................................... 127

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 127



ANEXOS .............................................................................................................................. 132



Pág.126


DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS

PR-DIREH 003 – ATENDIMENTO AO SERVIDOR




Nome: Aneli Souza Amaral Cury Nome: Leidvon Welles Santos Nome: Severiano José


Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Diretor de Recursos

Humanos

Cargo: Presidente

Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:



Pág.127

OBJETIVO

Prestar ao servidor, atendimento com alto padrão de qualidade, eficiência e rapidez, utilizando os recursos (materiais, humanos, informatizados, etc) necessário para um trabalho promissor.

DEFINIÇÕES


- COAPE: Coordenadoria de Administração de Pessoal.

- COPRO: Coordenadoria de Protocolo Geral.

- RH: Recursos Humanos.

- DIOAF: Diretoria de Orçamento Administração e Finanças.

- COSAU: Coordenadoria de Saúde.

- GABPR: Gabinete da Presidência.


- Lei Estadual nº 1.818/2007 (Estatuto dos Servidores Públicos Civis do Estado do Tocantins);

- Lei Estadual nº 1.903/2008 (PCSS - Plano de Carreira e os Subsídios dos Servidores Efetivos do

TCE/TO);

- Lei Estadual nº 1.527/2004 (Dispõe sobre os Cargos de Provimento em Comissão);

- Resolução Administrativa nº 002/2011 (Dispõe sobre o Programa de Estágio);

- Resolução Administrativa nº 013/2008 (Critérios para participação de servidores e membros do

TCE/TO em atividades externas de formação, capacitação e aperfeiçoamento);

- Resolução Administrativa nº 015/2008 (Dispõe sobre as diretrizes que regulamentam a Avaliação

Periódica de Desempenho – APD dos servidores integrantes do Quadro de Pessoal Efetivo do

TCE/TO);

- Resolução Administrativa nº 001/2007 (Dispõe sobre a conversão em pecúnia de férias de

membros do TCE/TO e Ministério Público junto ao TCE/TO não gozadas por necessidades do

serviço);

- Resolução Administrativa nº 017/2006 (Regulamenta no âmbito do TCE/TO, as diárias,

pagamento de passagens e o ressarcimento de transporte - alterada pelas Resolução

Administrativa nº 003/2007 e Resolução Administrativa nº 017/2008);

- Resolução Administrativa nº 005/2007 (Dispõe sobre a concessão de auxílio-alimentação, em

pecúnia, aos servidores ativos do TCE/TO);

http://172.31.0.5/intranet/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=537&Itemid=86













Pág.128

- Resolução Administrativa nº 008/2006 (Dispõe sobre concessão de ponto facultativo ao servidor

do TCE/TO, na data de seu aniversário);

- Resolução Administrativa nº 009/2006 (Concede a antecipação do pagamento de 50% da gratificação natalina ao servidor do TCE/TO, no mês de seu aniversário).


- Procedimento:


1.

Coordenador,

Servidores e

Colaboradores

Solicita Licença

Médica

- A1. A licença médica deve ser solicitada pelo

servidor ao serviço médico do Tribunal de Contas que

irá acompanhar o pedido. (Ver processo de Serviços

de Saúde).

2.

Chefe Imediato,

Servidor e Diretoria

de Recursos

Humanos

Solicita

Afastamento

- A1. Doação de Sangue:

O servidor comunica ao Gestor (chefe imediato), que irá doar sangue. Depois de ter doado, o mesmo recebe uma declaração comprovando que doou, no qual terá 1 (um) dia de afastamento. No início do mês quando a freqüência é entregue, anexa-se a declaração na freqüência para abono de falta.

- A2. Alistamento como Eleitor:

O servidor terá direito a 2 (dois) dias para se alistar como eleitor. Para requerer esse afastamento, ele deve preencher o requerimento de assuntos diversos (encontrado na intranet no seguinte caminho: intranet/recursoshumanos/requerimento para assuntos diversos.doc), e então, o Gestor o autoriza a ausentar-se. Feito isso se anexa o documento na freqüência.

- A3. Por 8 (oito) dias consecutivos, em razão de:

- casamento;

- se pai, nascimento ou adoção de filho;

- pelo falecimento do cônjuge, companheiro, pais, madrasta ou padrasto, filhos, enteados, menor sob guarda ou tutela, irmãos ou curatelados.

Nos itens mencionados acima, o servidor comunica ao chefe imediato, e entrega as seguintes certidões: de casamento, se pai, nascimento, adoção de filho ou pelo: falecimento do cônjuge, companheiro, pais, madrasta, padrasto, filho, enteados, menor sob



Pág.129

guarda ou tutela, irmãos ou curatelados, anexa na freqüência para fim de abono de faltas, e outra cópia para o setor de pagamento e ainda, outra cópia para o dossiê do interessado.

- A.4 Afastamento para Conclusão de Curso:

- Lei Estadual nº 1.818/2007, em seu art. 111, IV;

- O servidor preenche o formulário de requerimento para assuntos diversos, disponibilizado na Intranet, dentro da pasta do RH; documentos; requerimento para assuntos diversos; junto com o mesmo, o servidor deve anexar uma declaração que comprove sua participação no curso pelo qual está pleiteando a licença. Depois de preenchido é feita à notificação ao chefe imediato. E então, protocoliza-se na Coordenadoria de Protocolo Geral, que gera um número de expediente, que em seguida encaminha através do sistema de processos para a DIREH. Esta recebe no sistema e bate o carimbo de recebimento do documento. O documento recebido é entregue ao Diretor de RH que providenciará o que foi solicitado. Tendo providenciado o pedido, encaminha-se ao GABPR para providências necessárias.

3.

Servidor, Diretoria

de Recursos

Humanos, Chefe

Imediato e

Coordenadoria de

Protocolo Geral

Solicita

Benefícios/Licença

- A1. Os benefícios e licenças previstos em normas

legais devem ser solicitados pelo servidor por meio de

formulário disponibilizado na Intranet, dentro da pasta

Recursos Humanos, depois de preenchido deve ser

entregue à DIREH, com assinatura do chefe imediato,

se necessário deve ser protocolizado na COPRO

como no caso de auxilio natalidade, etc.

- Os principais benefícios e licenças previstos estão

no Estatuto dos Servidores Públicos do Estado do

Tocantins e nas normas internas do Tribunal de

Contas, entre elas destacam-se:

I - auxílio-funeral; II - auxílio-natalidade; III - auxílio-reclusão; IV - salário-família; V - licença por tutoria ou adoção; VI - licença por motivo de afastamento do cônjuge ou companheiro; VII - licença para o serviço militar; VIII - licença para atividade política; IX - licença para capacitação;



Pág.130

X - licença para tratar de interesses particulares; XI - licença para desempenho de mandato classista; XII - licença maternidade.

4.

Servidor, Diretoria

de Recursos

Humanos e

Presidência

Solicita

Exoneração

- A1. O servidor solicita a exoneração através do

requerimento de assuntos diversos, disponibilizado na

intranet, deve ser entregue ao RH, com assinatura do

chefe imediato, aonde a DIREH fará a Portaria de

Exoneração que será encaminhada à Presidência.

5.

Coordenadoria de

Saúde, Servidor e

Junta Médica do

Estado

Analisa Atestado

Médico

- A1. A Coordenadoria de Saúde é responsável por

analisar as solicitações de licenças médicas,

observando sempre os requisitos, em especial

Atestados Médicos. A COSAU acompanha com

efetividade as licenças junto à Junta Médica, para

garantir a regularidade funcional do servidor.

6.

Junta Médica do

Estado,

Coordenadoria de

Saúde e Servidor

Realiza Perícia

- A1. A Junta Médica do Estado do Tocantins após

receber da COSAU os documentos necessários para

concessão de licença, realiza a perícia médica com o

servidor se necessário.

7.

Coordenadoria de

Saúde, Servidor,

Junta Médica,

Diretoria de

Recursos Humanos

e Coordenadoria de

Administração de

Pessoal

Decide Sobre a

Licença

- A1. Após o recebimento dos documentos,

encaminhados pela COSAU, solicitando a licença

para o servidor requerente, a Junta Médica decidirá

pelo deferimento ou indeferimento da licença médica;

- A2. A Junta Médica após deferir ou indeferir a

licença, devolve à COSAU do Tribunal de Contas

através de Ofício a decisão sobre a concessão ou

não da licença;

- A3. A COSAU cientifica o servidor através de uma

cópia;

- A4. A COSAU encaminha à DIREH o documento

original (licença médica), e após o recebimento são

tiradas 2 (duas) cópias do original, uma para a

COAPE, e a outra para cadastro no sistema de

relógio de ponto. A original é encaminhada para o

dossiê do servidor.

8. Servidor e Diretoria Pede Informação à - A1. O servidor sempre que necessita de alguma



Pág.131

de Recursos

Humanos

Diretoria de

Recursos

Humanos

informação, liga ou vai pessoalmente à DIREH.

9.

Servidor e Diretoria

de Recursos

Humanos

Verifica Direito do

Servidor

- A1. Quando o servidor faz alguma solicitação à

DIREH através de requerimentos, esta faz a

avaliação na sua posição de Gestor de Pessoas.

10.

Servidor, Diretoria

de Recursos

Humanos e

Gabinete da

Presidência

Encaminha à Alta

Administração

para Tomada de

Decisão

- A1. O pedido do servidor após ser analisado pela

DIREH, é encaminhado à Presidência para decisão

seja ela deferida ou indeferida.

11.

Diretoria de

Recursos Humanos,

Gabinete da

Presidência,

Diretoria de

Orçamento,

Administração e

Finanças e

Coordenadoria de

Administração de

Pessoal

Expede Portarias e

Atos

- A1. Expedem-se as seguintes Portarias:

- Diárias;

- Exoneração;

- Nomeação;

- Substituição;

- Auxilio Natalidade;

- Benefícios.

- As portarias citadas anteriormente, para serem

confeccionadas pela DIREH, devem conter o

despacho da Presidência. Quando as portarias são

deferidas, a DIREH confecciona e encaminha

novamente à Presidência. A Presidência devolve para

a DIREH.

- A2. Após recebimento da Presidência tiram-se 2

(duas) cópias para pastas de Diárias (assinadas pelo

Presidente ou pelo Diretor Geral). A original é

encaminhada para DIOAF, que irá executar a

autorização.

- A3. Expedem-se Atos:

- Suspensão de Férias;



Pág.132

- Remarcação;

- Lotação;

- Ato;

- Enquadramento.

- Os Atos mencionados acima são solicitados através

de memorandos ou requerimentos enviados pelas

Unidades do Tribunal de Contas à DIREH. Esta avalia

o pedido, expede o Ato e encaminha para a

Presidência para providências cabíveis.

- A4. Distribuição das Portarias e Atos

A distribuição é feita das seguintes maneiras:

- A original para DIOAF, se for portaria de diária

e auxilio natalidade, no qual será efetuado o

pagamento.

- 1 (uma) cópia para COAPE, quando forem

portarias de exoneração, nomeação,

substituição e benefícios. Todos os atos devem

ser repassados para COAPE.

- 2 (duas) cópias para a pasta de atos e dossiê

do servidor.

12.

Coordenadoria de

Saúde, Diretoria de

Recursos Humanos,

Coordenadoria de

Administração de

Pessoal e Servidor

Registra a Licença

no Sistema

- A1. A COSAU encaminha o original para a DIREH,

que repassa uma cópia para a COAPE e para o

sistema de relógio de ponto, que irá cadastrar a

licença. Todos os controles de licenças e

afastamentos dos servidores são encontrados no

sistema da folha de pagamento e no dossiê.

13. Diretoria de

Recursos Humanos

Comunica ao

Servidor

- A1. As notificações aos servidores são repassadas

pela DIREH através da intranet, verbalmente por meio

de cópias de documentos (papel) para cientificação.

ANEXOS

N/A.



Pág.133



Pág.134

SUBPROCESSO FOLHA DE PAGAMENTO


OBJETIVO ........................................................................................................................... 136

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 136



ANEXOS .............................................................................................................................. 144



Pág.135



PR-DIREH 002 – FOLHA DE PAGAMENTO







Externo

Cargo: Diretor de Recursos

Humanos

Cargo: Presidente

Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:



Pág.136

OBJETIVO

O presente manual tem por finalidade descrever as rotinas detalhadas do Processo de Folha de Pagamento.

DEFINIÇÕES


- COADP: Coordenadoria de Desenvolvimento e Avaliação de Pessoal.


- GP: Gestão de Pessoas.


- ASPDO: Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional.




TCE/TO);







TCE/TO);



serviço);





















Pág.137



- Procedimento:


1.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e Avaliação

de Pessoal,

Coordenador

de

Administração

de Pessoal e

Coordenador

de Saúde

Define o

Planejamento Anual

- A1. Faltando cerca de 01 (um) mês da data marcada para a revisão do planejamento estratégico, o Diretor de Recursos Humanos e Coordenadores de GP realizarão no mínimo 02 (duas) reuniões para identificar e detalhar os pontos a serem desenvolvidos e atualizados.

- A2. Na 1ª reunião a ser designada pelo Diretor de Recursos Humanos, com no mínimo 01 (uma) semana de antecedência, deverão ser expostos os principais problemas existentes nos projetos e propostas de alteração, levando-se em consideração as necessidades de aperfeiçoamento, atração de pessoal, remuneração, qualidade de vida, e outras de sua área específica.

- A3. Os gestores deverão trazer para esta 1ª reunião documento que conste a maior número de informações possíveis, tais como: percentual de realização dos projetos, as alterações propostas, custo, prazos, responsáveis, indicadores, entre outros, o qual deverá ser compartilhado com os demais participantes da reunião.

- A4. Na 2ª reunião, a ser realizada no prazo de 01 (uma) semana, os gestores deverão definir quais os projetos devem sofrer alteração ou atualização, e quais os novos projetos serão propostos.

- A5. Deverá ser encaminhada cópia das propostas obtidas nestas reuniões à ASPDO, para que possa colocá-las em pauta durante a revisão do Planejamento Estratégico. Caberá ao Diretor fazer a apresentação das propostas.

- B1. Sendo aprovadas as propostas de GP, na íntegra ou parcialmente, o Diretor de RH deverá consolidar os valores dos projetos previstos para o próximo exercício, levando-se em consideração as informações de custos obtidas nas reuniões, com as adequações necessárias.



Pág.138

- B2. Feito isto, este deverá encaminhar à DIGAF e à ASPDO o documento contendo a necessidade orçamentária do setor para inclusão no PPA e/ou LOA.

2.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e Avaliação

de Pessoal,

Coordenador

de

Administração

de Pessoal,

Coordenador

de Saúde e

Colaboradores

Define Indicadores

de Desempenho

- Define indicadores para acompanhamento dos projetos:

- Políticas e Plano de Capacitação e Desenvolvimento;

- Política e Plano de Cargos, Carreiras e Vencimentos;

- Política e Plano de Recrutamento e Seleção;

- Política e Plano de Implantação de Gestão de Pessoas.

- A1. O Diretor designará reunião, com prazo mínimo de 01 (um) dia, com o coordenador e colaboradores de uma das áreas de GP (COAPE, COADP, COSAU) para tratar dos indicadores acima descritos.

- A2. As reuniões deverão ser realizadas, anualmente, preferencialmente antes da revisão do planejamento estratégico.

- A3. Cada reunião resultará em um documento capaz de consolidar as principais idéias daquela área de GP.

- A4. Terminada as reuniões com as áreas separadamente, o Diretor designará reunião para consolidação com todos os coordenadores de GP, o qual resultará em um documento com a definição do setor para os indicadores das questões acima descritas.

- A5. O documento pronto integrará as propostas a serem formuladas pela GP na revisão do Planejamento Estratégico.

3.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Abre Competência

Para Pagamento

- O setor de Administração de Pessoal registra no sistema a demanda oriunda dos Atos e Portaria emitidos pela Presidência;

- Emite relatórios para conferência dos dados cadastrados no sistema.

- A1. Mensalmente no dia 15 (quinze), o encarregado



Pág.139

pela elaboração da folha de pagamento, reúne os documentos pertinentes à folha, e faz o devido lançamento no SIGESP, ou seja: cadastra os novos servidores e alimenta as informações de nomeações, exonerações, e disposições, bem como lotação.

4.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Realiza os

Lançamentos de

Férias, Freqüência,

Afastamentos e

Substituições

- DOS LANÇAMENTOS

- FÉRIAS:

- devem ser lançadas pelos servidores, validadas pela chefia imediata e integrada ao sistema de folha de pagamento (SIGESP);

- o lançamento de férias deve observar os seguintes parâmetros: período aquisitivo e antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

- as férias poderão ser divididas em 02 (dois) períodos.

- uma comunicação será gerada automaticamente pelo sistema e encaminhada ao servidor para informar sobre o início das férias.

- A1. Na segunda quinzena de outubro será disponibilizado um link no portal do servidor, para que os servidores programem suas férias do exercício seguinte, salvando-as e em seguida sendo validada pela Chefia Imediata, que as enviará on-line ao SIGESP.

- A2. A cada 12 (doze) meses de exercício o servidor terá direito a um período de 30 (trinta) dias de férias, após definida a data de fruição, só poderá ser alterada até o dia 15 (quinze) de cada mês.

- A3. O servidor terá a prerrogativa de dividir a fruição de suas férias em 02 (dois) períodos de 15 (quinze) dias, que poderá ser feita no ato da programação anual ou através de memorando e requerimentos diversos, sendo que a complementação remuneratória de férias será na folha de pagamento do mês anterior ao início da utilização da primeira etapa. Em caso de membros e Ministério Público farão jus a 2 (dois) períodos de 30 (trinta) dias, todos com complementação remuneratória.

- A4. Até o dia 10 (dez) de cada mês o RH informará aos servidores que estarão de férias no mês seguinte, via portal do servidor, que deverão comparecer junto à DIREH, para assinar o Aviso de Férias ou possíveis



Pág.140

alterações.

- FREQUÊNCIA:

- A freqüência é apurada por intermédio da utilização de um sistema que faz a identificação biométrica na entrada e saída do serviço;

- O relatório de ausências deverá ser justificado pelos servidores e validadas pela chefia imediata;

- O sistema integrado com a folha de pagamento elaborará relatório constando as faltas apuradas e não justificadas.

- A1. Ao tomar posse o servidor deverá ser cadastrado no sistema de ponto eletrônico para controle de frequência mensal, onde serão identificadas as inconsistências que deverão ser justificadas e validadas, caso não haja validação pelo chefe imediato, serão lançadas no SIGESP, e consequentemente descontadas na folha de pagamento.

- AFASTAMENTOS / LICENÇA / SUBSTITUIÇÃO / PROGRESSÃO / OUTROS:

- As Portarias e Atos assinados pela Presidência e publicados no Boletim ficarão disponíveis no sistema para confirmação de sua efetiva realização e conseqüente inclusão na folha de pagamento.

- A1. Um sistema integrado ao SIGESP disponibilizará informação para validação dos Atos e Portarias que terão efeitos na folha de pagamento e assinadas até o dia 15 (quinze) de cada mês.

5.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Realiza Cálculo

Preliminar

- O sistema de folha de pagamento considerando os lançamentos efetuados e parâmetros estabelecidos irá gerar o cálculo da folha.

- A1. Após as devidas alterações cadastrais e financeiras, clica no link calcular folha, onde deverá ser informado ano, mês e tipo de folha, em seguida no ícone calcular.

6. Coordenador

de

Recebe os

Documentos para - Recebe as consignações por meio eletrônico e salva em pastas individuais para importação junto à folha de



Pág.141

Administração

de Pessoal

Descontos

(Consignações,

Plano de Saúde,

ASTEC/SINSTEC e

Judiciais)

pagamento.

- A1. Os consignatários enviam mensalmente via e-mail relatórios para inclusões e exclusões, que são guardadas no diretório Z:\Departamentos\AreaMeio\Dir.RecursosHumanos\coape\2011\relatoriodafolha.

- Tratando de descontos judiciais é registrado no sistema para efetivação dos descontos.

- A2. Após o recebimento do ofício que determina o desconto da pensão alimentícia judicial, efetua-se o cadastro da pessoa indicada pelo juiz para recebimento do valor a ser descontado do servidor.

7.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Efetiva os Descontos

(Faltas,

Consignações,

IGEPREV, IR,

Pensões, ASTEC e

Vale-Transporte)

- FALTAS:

- As faltas não justificadas pelos chefes imediatos.

A1. Caso não haja validação pelo Chefe Imediato, serão lançadas no SIGESP e conseqüentemente descontadas na folha de pagamento.

- CONSIGNAÇÃO / PENSÕES / ASTEC:

- São efetivados os descontos encaminhados pelos Bancos, Justiça, Associação, desde que estejam de acordo com o previsto na Lei ou nos contratos firmados.

- A2. No ícone importação de arquivos, informar ano, mês, tipo de folha e indicar o diretório do arquivo Z:\Departamentos\AreaMeio\Dir.RecursosHumanos\coape\2011\relatoriodafolha e finaliza clicando no ícone importar.

- IGEPREV / IR / VALE-TRANSPORTE:

- É efetivada esta retenção de acordo com o estabelecido na legislação.

- A3. Os descontos previdenciários são de acordo com o a carreira do servidor que poderá ser efetivo (IGEPREV), comissionado (INSS) e servidores de outros órgãos com seus respectivos regimes próprios (IPASGU e



Pág.142

PREVPALMAS);

- I.R.R.F. é estabelecido pela Receita Federal do Brasil;

- Vale-transportes, a COADP disponibiliza o relatório no diretório z:\departamentos\areameio\dir.recursoshumanos\administração\vale transporte\servidor, onde faremos a importação indicando o diretório já mencionado.

8.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Confere a Folha com

Auxílio do Sistema

- O sistema seguindo parâmetros preestabelecidos faz um diagnóstico crítico da folha de pagamento calculada e identifica possíveis erros/inconsistências para análise.

- A1. No link Relatórios, selecione o ícone comparativos de eventos anterior/atual, informando ano, mês, tipo de folha e evento, para que o sistema emita o relatório, confrontando o mês anterior com o atual mostrando a diferença encontrada.

- O responsável pela conferência deve realizar uma análise por amostragem dos cálculos efetuados.

- A2. Na barra de ferramenta Relatório do SIGESP, imprime espelho do contracheque das áreas técnica/administrativa e magistratura/ministério publico, para conferir os lançamentos das alterações efetuadas no mês de referência.

9.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Disponibiliza

Relatório GFIP para

a Área Financeira

- O sistema irá gerar relatório constando os dados da GFIP:

- Contribuição para previdência;

- Contribuição para o patronal;

- Contribuição para o RAT;

- O relatório é encaminhado a Contabilidade para validação e integração com o sistema da GFIP.

- São também encaminhados para a Contabilidade os dados dos servidores ingressantes no Tribunal, dentro do mês.



Pág.143

- A1. Na opção relatórios clique no ícone demonstrativo de recolhimento ao INSS, informando o ano, mês e tipo de folha, logo em seguida o sistema imprimirá o relatório com os dados da previdência, patronal e RAT que juntamente com o relatório das admissões e exonerações serão encaminhados ao setor de contabilidade para inclusão dos dados.

10.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Encaminha Relatório

GFIP

- O Financeiro/Contabilidade encaminhará o relatório da GFIP por meio de sistema automatizado.

- A1. Após as alterações devidas no mês de referência será enviado os dados via sistema.

11.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Empenha e

Disponibiliza Valor

- Após o recebimento do relatório da Folha de Pagamento o Financeiro irá gerar o empenho para que seja efetuado o pagamento;

- O empenho é realizado dentro do sistema SIAFEM.

- A1. Tendo concluídas todas as rotinas de conferência da Folha de Pagamento, emitirá o resumo geral que contém os proventos, descontos, obrigações patronais e valor líquido, e enviará ao setor financeiro para empenhar no sistema SIAFEM, que após liberação do valor, comunicará ao RH através do sistema.

12.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Informa Liberação do

Valor

- Empenhado o valor necessário ao pagamento da Folha, o sistema informará o RH da liberação do valor.

13.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Autoriza o

Pagamento da Folha

- O Presidente assina o documento, elaborado pelo RH, que autoriza o efetivo pagamento dos servidores.

- A1. Recebido o comunicado de liberação do valor da Folha de Pagamento pelo setor financeiro, encaminha-se documento para assinatura do Presidente autorizando o crédito aos servidores, que deverá ser encaminhado ao banco.

14.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Gera Arquivo para o

Banco Efetuar o

Pagamento

- O sistema produzirá um arquivo apto a ser encaminhado para as Instituições Bancárias a fim de indicar as contas e o montante a ser repassado aos servidores.

- A1. No sistema SIGESP, serão criados os arquivos de créditos bancários de todos os tipos de folha do mês,



Pág.144

que deverá ser enviados on-line às Instituições bancárias credenciadas pelo TCE para efetuar os créditos nas contas dos servidores.

15.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Paga os Servidores

- O Banco tendo recebido estes relatórios credita os valores informados nas contas dos servidores.

- A1. Depois de efetuado os créditos pelos bancos conveniados, emite-se um relatório de retorno no endereço eletrônico das instituições bancárias para verificar se houve alguma inconsistência no pagamento dos servidores.

16.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Fecha a Folha e

Disponibiliza os

Contracheques

- Após a realização dos pagamentos aos servidores é efetuado o fechamento da folha, nesse processo o sistema automaticamente efetua os seguintes passos:

- Fecha a folha atual;

- Libera os contracheques;

- Abre a folha seguinte.

- A1. Clicando no ícone fechamento da folha, informa-se o ano, mês e tipo de folha, que deverá ser fechada e disponibilizada os contracheques aos servidores e abrindo competência para o mês seguinte.

ANEXOS

N/A.



Pág.145

SUBPROCESSO SERVIÇOS DE SAÚDE


OBJETIVO ........................................................................................................................... 147

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 147



ANEXOS .............................................................................................................................. 150



Pág.146



PR-DIREH 004 – SERVIÇOS DE SAÚDE

CONTROLE DE APROVAÇÃO



Nome: José Henrique Oliveira

Munoz

Nome: Leidvon Welles Santos Nome: Severiano José


Cargo: Coordenador de Saúde Cargo: Diretor de Recursos

Humanos

Cargo: Presidente

Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:



Pág.147

OBJETIVO

Atender a solicitação do usuário com consulta médica, odontológica, fisioterapêutica, psicológica, enfermagem e assistência social, atendimento ambulatorial tanto preventivo como curativo e/ou encaminhamento para um serviço mais complexo, quando necessário.

DEFINIÇÕES







- INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social.


N/A.


- Procedimento:


1. Assistente

Administrativo

Atendimento da

Solicitação por

Telefone e/ou

Intranet

- O usuário solicita e recebe a confirmação do atendimento por meio de intranet e/ou telefone, atentando aos horários e datas disponíveis para a especialidade requerida;

- O servidor deve preencher os seguintes campos obrigatórios: nome, cargo, matrícula, lotação, ramal, área solicitada (médico, odontólogo, psicólogo, fisioterapeuta, enfermagem, assistente social, nutricionista).

2. Assistente

Administrativo Atende o Usuário

- É feita uma triagem para o direcionamento do usuário para a área solicitada. O atendente do serviço de saúde elabora/revisa a ficha do servidor em sistema e o encaminha ao atendimento específico.

3. Profissional de

Saúde Atende o Usuário

- O profissional de saúde solicitado atende o servidor e registra em sistema, em fichas específicas das especialidades, todo atendimento e conduta;

- Realizado o atendimento específico com



Pág.148

encaminhamento para outras áreas (Hospitais e Clínicas Especializadas).

4. Profissional de

Saúde

Acompanha o

Tratamento até a

Alta

- Quando há necessidade de procedimentos mais complexos, encaminha-se o usuário para outros serviços (hospital, laboratório) e acompanha-se o usuário até a alta hospitalar quando necessário.

5. Profissional de

Saúde

Registra em Sistema

os Dados Obtidos

dos Usuários

- O usuário retorna para reavaliação com o profissional de saúde (médico, odontólogo, psicólogo, fisioterapeuta, enfermeiro, etc), e todo procedimento realizado fora do Serviço de Saúde do TCE é transcrito para a ficha do paciente.

6. Junta Médica

Oficial

Defere ou Indefere a

Licença

- O usuário efetivo que necessita de afastamento por mais de 3 (três) dias será encaminhado à Junta Médica Oficial do Estado, e receberá as informações de sua licença médica. Essa informação poderá ser via intranet ou através de memorandos enviados pela Junta Médica ao TCE.

7. Assistente

Administrativo

Informa o Usuário se

a Licença foi

Concedida

- A Gestão do Serviço de Saúde informa por meio da intranet ou de memorandos à DIREH, ao chefe imediato do servidor e ao próprio servidor a situação atual do servidor.

8.

Instituto

Nacional de

Seguridade

Social

Defere ou Indefere a

Licença

- O servidor comissionado é informado pelo próprio INSS do deferimento ou não de sua licença. Esse é um serviço que o funcionário comissionado deve procurar, não há participação do Serviço de Saúde nesse procedimento.

FASE AÇÕES PREVENTIVAS

1.

ELABORA O PLANEJAMENTO DAS AÇÕES DE SAÚDE:

- A Alta Administração em conjunto com a Gestão do Serviço de Saúde, conforme Mapa Estratégico do TCE/TO elabora as ações de saúde que serão desenvolvidas respeitando o calendário anual do órgão. - Realizar oficinas de treinamento motivacional Programa Mente Saudável: “Vida com Qualidade”; - Realizar palestras educativas para orientar e conscientizar os servidores sobre o perigo das doenças ocupacionais contribuindo na diminuição das licenças médicas, realizar ginástica laboral setorialmente, realizar isostretching; - Acompanhar e realizar visitas a domicílio e hospitalares, incentivar e realizar programas e campanhas assistenciais;



Pág.149

- Implantar programa de acompanhamento de Hipertensão Arterial e Diabetes, relatar a prevalência de absenteísmo nos servidores do TCE/TO, realizar vacinação dos servidores; - Promover controle do tabagismo no âmbito social pela equipe multidisciplinar; - Promover sensibilização dos funcionários na prevenção DST/AIDS; - Realizar prevenção e tratamento da cárie dental, monitorar periodicamente os servidores que apresentam lesões bucais.

2.

FORNECE MATERIAL DIDÁTICO E MEDICAMENTOS:

- Os parceiros por meio do Ministério da Saúde/Serviço Municipal de Saúde em convênio firmado com o TCE/TO fornecem material didático e insumos para a realização de programas preventivos diversos;

- O serviço de saúde por meio de termos de convênio, elabora campanhas junto ao Ministério da Saúde, Secretaria do Estado e Município na prevenção de doenças ocupacionais, DST/AIDS, Hipertensão Arterial e Diabetes;

- O serviço de saúde solicita medicamentos por meio de termos de referência onde estes vão para a licitação para adquiri-los suprindo a necessidade na atenção básica aos servidores do órgão.

3.

DIVULGA AS AÇÕES A SEREM EXECUTADAS:

- O Serviço de Saúde solicita por meio de memorando a Assessoria de Comunicação, para o devido suporte na confecção de folders, intranet, e-mail na divulgação de suas ações a serem executadas.

4.

PARTICIPA DAS AÇÕES DE SAÚDE:

- As ações realizadas são voltadas aos servidores e seus dependentes sendo realizadas nas instalações do TCE/TO ou mesmo fora dela durante o horário de expediente; - São realizadas campanhas para melhor conscientização dos servidores a respeito das diversas ações de saúde.

5.

AVALIA O RESULTADO DAS AÇÕES DE SAÚDE:

- É feito um mapeamento dos resultados obtidos nas ações estratégicas por meio de dados



Pág.150

estatísticos, visando atingir a maior quantidade de servidores possíveis, na melhoria da qualidade de vida, diminuição do absenteísmo, redução das ações curativas, disseminação de práticas saudáveis.

ANEXOS

- Ficha avaliação médica;

- Ficha de avaliação/controle odontológica;

- Ficha de avaliação/controle fisioterapêutica;

- Ficha de avaliação/controle psicológica;

- Ficha de avaliação/controle enfermagem;

- Ficha de avaliação/controle assistência social;

- Regimento Interno do Serviço de Saúde;

- Ficha de controle de vacina;

- Ficha de controle de diabete;

- Ficha de controle do tabagismo;

- Ficha de controle de hipertensão;

- Ficha de controle de riscos cardiológicos;

- Ficha de prevenção de doenças ocupacionais;

- Requerimento para assuntos diversos.



Pág.151

PROCESSO GESTÃO DE PESSOAS


OBJETIVO ........................................................................................................................... 153

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 153



ANEXOS .............................................................................................................................. 166



Pág.152



PR-DIREH 001 – GESTÃO DE PESSOAS







Externo

Cargo: Diretor de Recursos

Humanos

Cargo: Presidente




Pág.153

OBJETIVO

O presente manual tem por finalidade descrever as rotinas detalhadas do Processo de Gestão de Pessoas.

DEFINIÇÕES







- DIGIC: Diretoria Geral do Instituto de Contas.




TCE/TO);







TCE/TO);



serviço);





















Pág.154



- Procedimento:


1.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e Avaliação

de Pessoal,

Coordenador

de

Administração

de Pessoal e

Coordenador

de Saúde

Define o

Planejamento Anual

- A1. Faltando cerca de 1 (um) mês da data marcada

para a revisão do Planejamento Estratégico, o Diretor e

Coordenadores de GP realizarão no mínimo 02 (duas)

reuniões para identificar e detalhar os pontos a serem

desenvolvidos e atualizados.

- A2. Na 1ª reunião a ser designada pelo Diretor, com no

mínimo 01 (uma) semana de antecedência, deverão ser

expostos os principais problemas existentes nos projetos

e as propostas de alteração, levando-se em

consideração as necessidades de aperfeiçoamento,

atração de pessoal, remuneração, qualidade de vida, e

outras de sua área específica.

- A3. Os gestores deverão trazer para esta 1ª reunião

documento que conste o maior número de informações

possíveis, tais como: percentual de realização dos

projetos, as alterações propostas, custo, prazos,

responsáveis, indicadores, entre outros, o qual deverá

ser compartilhado com os demais participantes da

reunião.

- A4. Na 2ª reunião, a ser realizada no prazo de 01 (uma)

semana, os gestores deverão definir quais os projetos

devem sofrer alteração ou atualização, e quais os novos

projetos serão propostos.

- A5. Deverá ser encaminhada cópia das propostas

obtidas nestas reuniões à ASPDO, para que possa

colocá-las em pauta durante a revisão do Planejamento

Estratégico. Caberá ao Diretor fazer a apresentação das

propostas.

- B1. Sendo aprovadas as propostas de GP, na íntegra

ou parcialmente, o Diretor de RH deverá consolidar os

valores dos projetos previstos para o próximo exercício,

levando-se em consideração as informações de custos

obtidas nas reuniões, com as adequações necessárias.

- B2. Feito isto, este deverá encaminhar à DIGAF e à

ASPDO o documento contendo a necessidade



Pág.155

orçamentária do setor para inclusão no PPA e/ou LOA.

2.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenadores

e

Colaboradores

Define Indicadores

de Desempenho

- A1. O Diretor designará reunião, com prazo mínimo de

01 (um) dia, com o coordenador e colaboradores de uma

das áreas de GP (COAPE, COADP, COSAU) para tratar

dos indicadores acima descritos.

- A2. As reuniões deverão ser realizadas, anualmente,

preferencialmente antes da revisão do planejamento

estratégico.

- A3. Cada reunião resultará em um documento capaz de

consolidar as principais idéias daquela área de GP.

- A4. Terminada as reuniões com as áreas

separadamente, o Diretor designará reunião para

consolidação com todos os coordenadores de GP, o qual

resultará em um documento com a definição do setor

para os indicadores das questões acima descritas.

- A5. O documento pronto integrará as propostas a

serem formuladas pela GP na revisão do Planejamento

Estratégico.

3.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenadores

e

Colaboradores

Define Plano de

Recompensa de

Servidores

- A1. Trata-se de atividades continuadas, que devem ser revistas sempre que necessário, no mínimo 1 (uma) vez por ano.

- A2. Por iniciativa do Diretor ou de qualquer dos Coordenadores, deverá ser designada reunião para tratar das questões indicadas.

- A3. Aquele que solicitou a reunião deverá apresentar idéias, problemas e soluções para discussão, sem prejuízo daquela que outros possam oferecer.

- A4. O resultado desta reunião deverá constar de documento que estabelecerá as providências a serem tomadas, inclusive, caso necessário, o encaminhamento aos setores competentes.

- A5. Poderá ser convencionado que aconteçam outras reuniões.

- A6. Anualmente, preferencialmente antes da revisão do Planejamento Estratégico, deverá o Diretor designar reunião para tratar das questões acima referidas.

- A7. A reunião poderá ser realizada juntamente com outra já designada, desde que os temas sejam assemelhados.

4. Diretor de

Recursos

Humanos,

Define Plano de

Cargos, Carreiras e

Vencimentos

- A1. Anualmente, preferencialmente antes da revisão do Planejamento Estratégico, o Diretor designará reunião com os Coordenadores (COADP e COAPE) para fixar os pontos a serem estudados em relação a remuneração,



Pág.156

Coordenadores

e

Colaboradores

cargos, carreiras e outros constantes do “Estatuto do Servidor do TCE”.

- A2. Nesta reunião deverá ser estabelecido os pontos que podem sofrer alteração ou serem criados, além de definir quem será responsável pelo estudo, indicando o período para realização deste trabalho, o coordenador, e outras questões pertinentes.

- A3. Sempre que necessário o Diretor realizará reunião, para deliberação, com os responsáveis pelo estudo e com os Coordenadores indicados no item A1. Concluído os trabalhos, o resultado será documentado, contendo o impacto do projeto.

- A4. O Diretor encaminha documento para a DIGAF para aprovação.

- A5. Rejeitado ou alterado, deverá ser realizada as providências solicitadas, refazendo caso necessário o estudo.

- A6. Aprovada a proposta, será dada execução ao planejado.

5.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenadores

e

Colaboradores

Define o Plano de

Programas

Motivacionais

- A1. Diretor designa reunião, por iniciativa própria ou a pedido de qualquer dos coordenadores, para analisar os planos e programas motivacionais. Qualquer colaborador poderá ser convocado a participar desta reunião.

- A2. Discussão sobre a existência de programas que devam ser extintos, excluídos ou implementados, apresentação dos cronogramas de atividades e designação dos responsáveis.

- A3. Registro das deliberações em documento.

6.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenadores

e

Colaboradores

Define o Plano de

Desenvolvimento e

Treinamento

- A1. Diretor designa reunião com os Coordenadores e

colaboradores indicados.

- A2. Coordenador da COADP apresenta pontos

polêmicos e propõe soluções.

- A3. Definição e documentação das iniciativas.

- A4. Estabelecimento das atribuições de quem deverá

implementá-las.

7.

Diretor de

Recursos

Humanos,

Coordenadores

e

Colaboradores

Define o Plano de

Avaliação por

Competências

- A1. Realização de encontros – com conclusões

documentadas – entre DIGIC e COADP trimestralmente,

a fim de acompanhar a evolução dos cursos e

treinamentos realizados, participação dos servidores,

identificar os problemas e apresentar soluções.

- A2. Tradução dos resultados das reuniões em projetos

a ser incluídos na revisão do Planejamento Estratégico.



Pág.157

8.

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e Avaliação

de Pessoal

Divulga Planos de

Recursos Humanos

- A1. Aprovados os planos mencionados nos itens 1 a 7

pelo Planejamento Estratégico ou pela Alta

Administração, o Secretário/a de RH, com conhecimento

do Diretor, publica-os no Portal do Servidor.

- A2. A publicação deve ficar disponível para consulta

dos servidores até a próxima alteração.

9.

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e Avaliação

de Pessoal

Realiza

Levantamento de

Necessidades

- A1. O levantamento de necessidade deve ser realizado

de acordo com as etapas a seguir descritas:

- A2. Continuamente a DIREH e a COADP monitorarão

as atividades desenvolvidas pelos setores a fim de

identificar as necessidades de pessoas.

- A3. Como se dará este monitoramento: será registrada

em arquivo específico toda solicitação de pessoas,

realizada pelos gestores de áreas, que devem indicar as

justificativas para essa necessidade.

- A4. Deve ser considerado neste levantamento os

projetos incluídos no Planejamento Estratégico que

demandem aumento de pessoal.

- A5. As necessidades de pessoas devem ser supridas

pelo quadro existente no Tribunal, o que exceder e

estiver plenamente justificado deve ser incluído nas

reuniões de planejamento do GP, incluindo os custos

financeiros e orçamentários.

- A6. Caso exista Concurso Público em vigor e haja

recursos públicos para a contratação, o Diretor de RH

deverá motivar a nomeação do candidato à DIGAF.

- A7. Caso não exista Concurso Público em vigor, o

Diretor de RH deverá encaminhar memorando à DIGAF

solicitando a realização de certame, indicando qual a

necessidade de pessoal, o cargo, a área, a

especialidade e o quantitativo.

10.

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e Avaliação

de Pessoal

Define o Perfil

Profissional

- A1. O documento de que trata o item 9, A7, deve conter

a definição do perfil profissional esperado para orientar a

realização do Concurso Público.

- A2. Como estabelecer o perfil profissional esperado:

- A3. Esse perfil deve ser orientado pelo que dispõe a

Lei, o mapa de competência e os novos projetos

incluídos no Planejamento Estratégico.

- A4. A consolidação cabe ao Coordenador da COADP.



Pág.158

11.

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e Avaliação

de Pessoal e

Diretor de

Recursos

Humanos

Determina

Procedimentos de

Nomeação

- A1. Observado o item 9, existindo Concurso Público

homologado e em vigor, além da previsão orçamentária,

o Coordenador de COADP, buscando atender as

necessidades de pessoal mais urgentes, deve comunicar

ao Diretor de RH para que motive à DIGAF a fim de que

se realize a nomeação.

- A2. Editado e publicado o ato de nomeação, a cargo da

Presidência, compete à secretaria do RH o recebimento

e a conferência dos documentos do candidato.

- A3. Caso não haja Concurso Público em vigor, deve-se

proceder de acordo com o item 9, 12 e seguintes.

12. Presidente Sim: Abre Concurso

Público

- A1. Caso haja necessidade de pessoal, vacância de

cargo na lei e previsão orçamentária, observando os

itens precedentes deve o Presidente determinar a

abertura do processo seletivo.

- A2. Compete ao Presidente editar Portaria com os

membros da Comissão de Concurso Público para

acompanhar e fiscalizar o certame.

- A3. Esta comissão providenciará para contratação de

instituição apta a construir o edital e aplicar as provas.

13.

Comissão de

Concurso

Público

Acompanha o

Processo de Seleção

do Concurso

- A1. Cabe a GP o acompanhamento de todo o processo

seletivo, assistindo a comissão no que for necessário.

- A2. A DIREH deve servir como suporte técnico e

consultivo para o processo seletivo.

14. Presidente Homologa Concurso

- A1. Concluído todas as etapas do certame deve a

Comissão apresentar ao Presidente o resultado final

para que homologue.

- A2. O Presidente homologando o resultado deve

encaminhar a lista de classificação final para publicação

no Boletim Oficial.

15.

Diretor de

Recursos

Humanos e

Presidente

Determina

Nomeação

- A1. Observado o item 11 e seguintes, existindo

concurso público em vigor, cargo vago previsto em lei e

recurso para tanto, deve o Diretor de RH solicitar a

nomeação de candidato aprovado, de acordo com a

necessidade, inclusive em decorrência de

aposentadorias e exonerações.

- A2. Compete ao Presidente editar a Portaria de

Nomeação.

- A3. Cabe a Assessoria da Presidência a confecção da



Pág.159

Portaria que o Presidente deva assinar como também o

encaminhamento para publicação.

16.

Secretária do

Recursos

Humanos

Recebe a

Documentação do

Candidato

- A1. Publicada a Portaria de nomeação começa a correr

o prazo para o candidato tomar posse no cargo público.

- A2. Esse prazo é regido pela Lei n° 1.818/2007, art. 14

e seguintes.

- A3. Relação de documentos para posse de servidor

efetivo.

- A4. Relação de documentos para posse de servidor

comissionado.

17.

Secretária do

Recursos

Humanos

Elabora Termo de

Posse

- A1. A Secretaria da DIREH conferindo e certificando

que todos os documentos foram entregues irá

confeccionar o Termo de Posse, imediatamente.

- A2. O sistema deve contar com modelo de Termo de

Posse que demandará apenas a complementação de

informações específicas.

18. Presidente Assina Termo de

Posse

- A1. O candidato deve ser encaminhado para a sala da

Presidência, para que este possa lhe conceder a posse.

Devem assinar o documento o Presidente e o

empossado.

19.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Cadastra Dados

Pessoais e

Funcionais do

Servidor

- A1. No momento em que o candidato se apresenta a

Secretaria de RH para entregar os documentos para

posse deve ser colhido a digital do mesmo para fins de

acesso ao prédio e controle de ponto.

- A2. Deve ser indagado ao candidato se deseja aderir

ao plano de saúde, se optará por receber vale

transporte, e se deseja cadastrar dependentes.

- A3. Com as informações obtidas do candidato e de

posse dos documentos, a COAPE providenciará para

que seja cadastrado, em sistema unificado, os dados do

candidato a ser empossado, no prazo de 1 (um) a 2

(dois) dias.

20.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Elabora Ato de

Lotação

- A1. Observado os itens 09 e 15 deste manual, a GP

solicita a nomeação de servidor para atender uma

necessidade identificada, inclusive o setor.

- A2. A DIREH irá elaborar documento de lotação do

servidor logo após a posse do candidato nomeado.

- A3. O documento de lotação compete ao Diretor de RH

elaborar e assinar, devendo proceder a lotação de



Pág.160

acordo com a política de RH, o perfil profissional do

servidor e a necessidade de pessoal existente em cada

departamento.

- A4. Elaborado e assinado o documento, deve ser o

mesmo publicado no Boletim Oficial do TCE.

- A5. A DIREH deve enviar mensagem, via sistema

informatizado, ao Gestor (que receberá o servidor) e ao

servidor, indicando a partir de que dia a lotação se

efetivará.

- A6. Caso trate-se de lotação de servidor que já esteja

no Tribunal de Contas, deve ser comunicado também o

responsável da lotação anterior.

- Cadastro de senha para acesso ao sistema de pastas

departamentais e à intranet, bem como a configuração

de email institucional.

21.

Diretor de

Recursos

Humanos

Assina Declaração

de Exercício

- A1. O servidor já empossado deverá no prazo de 15

(quinze) dias, contados da data da posse se apresentar

na Secretaria da DIREH para entrar em exercício, que

por sua vez irá elaborar a declaração de exercício com a

data de início.

- A2. A declaração de exercício deve ser assinada pelo

servidor e Diretor de Recursos Humanos ou pelo

Responsável pelo setor que for lotado o servidor.

22.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal e

Colaborador

Realiza Integração

do Servidor

- A1. Com a posse e entrada em exercício do servidor

inicia-se a atividade da Gestão de Pessoas em integrar o

servidor.

Atividades:

- B1. Apresentação das instalações físicas, ambiente e

principais setores do Tribunal.

- B2. Esta primeira atividade pretende que o servidor

possa se localizar dentro prédio, além de demonstrar

acolhimento pelos colegas de trabalho.

- C1. A COADP deve levar o servidor a ASCOM para que

seja tirada uma foto do mesmo a fim de que se publique

na intranet, apresentando-o como novo servidor.

- D1. Sempre que possível, nas atividades de integração

dos servidores deve a COADP apresentar o servidor



Pág.161

recém ingressado aos demais colegas.

- E1. A COADP deve conduzir o servidor até a sua

lotação fazendo a apresentação deste para o

responsável da área.

- F1. O Instituto de Contas deve promover curso de

inicialização do servidor, contando com os direitos e

obrigações dos servidores, além das principais

atividades desenvolvidas no TCE.

23.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal,

Colaborador e

Consultor

Interno

Define com Servidor

Metas de

Desempenho

- A1. Considerando as competências mapeadas e

avaliação realizada por cada gestor, acompanhado por

um consultor interno da COADP, irá definir as metas de

desempenho com cada servidor de sua área.

- A2. Compete ao Gestor de Área essa tarefa.

- A3. Compete a COADP e aos consultores internos o

fomento desta prática, indicando o momento e

acompanhando este trabalho, auxiliando o gestor e o

servidor na definição destas metas de desempenho.

- A4. A definição das metas deve ser anual para que o

servidor tenha ciência de que deve desenvolver e fazer

um compromisso com isto, além de proporcionar ao

Instituto de Contas um instrumento capaz de nortear o

plano de capacitação.

24. Presidente Nomeia Comissão de

Estágio Probatório

- A1. Caso existam servidores em fase de estágio

probatório, o RH elaborará documento para

encaminhamento à Presidência para nomeação dos

servidores que integrarão a Comissão de Estágio

Probatório, nos termos da Resolução Administrativa

pertinente.

- A2. A finalidade primordial da Comissão é o

acompanhamento do processo de avaliação dos

servidores em estágio probatório, com a emissão de

pareceres concernentes às notas alcançadas pelos

servidores avaliados.

25.

Diretor de

Recursos

Humanos

Inicia o Estágio

Probatório

- A1. O servidor efetivo não estável será avaliado durante

3 (três) anos, na forma da Resolução Administrativa

específica, período em que serão realizadas avaliações

semestrais, a fim de aferir se este possui aptidão para o

exercício do cargo.

- A2. O estágio probatório tem início para o servidor

efetivo não estável com a entrada em exercício.



Pág.162

- A3. São de competência do RH (COADP) a abertura de

processo avaliativo do servidor efetivo não estável e o

acompanhamento dos períodos de avaliação, com o

encaminhamento dos formulários aos gestores para

atribuição de conceitos.

26.

Chefe Imediato

e Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Avalia a Prontidão do

Servidor

- A1. O RH promove a abertura de um processo para

cada servidor em estágio probatório, no qual constará

cópia da Portaria que designa a Comissão de Estágio

Probatório.

- A2. Em observância à Resolução Administrativa, é

encaminhado ao gestor da unidade um formulário, por

meio de memorando, com os requisitos de avaliação de

determinado período.

- A3. O formulário retorna com a avaliação realizada e a

COADP realiza a conversão das notas atribuídas em

pontos, de acordo com a Resolução Administrativa.

27.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Toma Ciência do

Resultado da

Avaliação

- A1. Comunica-se o servidor sobre o resultado da

avaliação (preliminar ou final).

- A2. A partir da cientificação, abre-se prazo para

interposição de recurso, nos moldes da Resolução

Administrativa.

- A3. Independente da interposição de recurso, o

processo é encaminhado à Comissão de Estágio

Probatório.

- A4. A Comissão elabora parecer e analisa o recurso,

caso exista.

28.

Presidente e

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Homologa a

Avaliação

Inicialmente

- A1. Após o parecer da Comissão de Estágio Probatório,

o processo é encaminhado à Presidência para

homologação da Avaliação Parcial.

- A2. Elabora-se uma Portaria indicando a homologação

do resultado parcial.

29.

Presidente e

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Homologa a

Avaliação Final

- A1. Ao término das avaliações, o processo é

encaminhado para a Presidência, com o parecer da

Comissão, para homologação do resultado final.

- A2. Elabora-se uma Portaria em que se declara a

estabilidade do servidor em razão de sua aprovação no

estágio probatório.

- A3. Caso o servidor não tenha atingido o mínimo

necessário para aprovação, a Presidência indicará uma



Pág.163

Comissão Especial para abertura de processo

administrativo, nos termos do Estatuto do Servidor

Público pertinente.

- A4. Caso a Comissão Especial ratifique a

desaprovação no estágio probatório, o Presidente

exonerará o servidor.

30.

Comitê do

Planejamento

Estratégico e

Diretor de

Recursos

Humanos

Define as

Competências do

TCE

- A1. Compete ao Planejamento Estratégico em reunião

com os setores do Tribunal a definição das competências

essenciais, gerenciais, comportamentais e técnicas para

fins de aplicação da avaliação de competência.

- A2. A DIREH deve acompanhar e auxiliar na

atualização das competências técnicas e

comportamentais.

31.

Chefe Imediato

e Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Realiza Avaliação do

Servidor

- A1. A avaliação é realizada anualmente ou

bienalmente, conforme disposição obtida no

Planejamento Estratégico e em conjunto com o Instituto

de Contas.

- A2. A DIREH fará uma sensibilização aos servidores e

gestores para aplicação desta avaliação.

- A3. O servidor, em sistema via web, deve realizar sua

auto-avaliação, de acordo com as competências

definidas. Também o gestor deve fazer a avaliação de

seu subordinado.

32.

Servidor e

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Realiza a Auto-

Avaliação

- A1. O servidor deve realizar a auto-avaliação, em

sistema via web.

- A2. A avaliação deve ser preenchida de acordo com as

competências indicadas.

33.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Consolida o

Resultado das

Avaliações

- A1. Após o preenchimento das avaliações pelos

servidores e gestores, o resultado será disponibilizado

via relatório pelo próprio sistema para a Gestão de

Pessoas.

- A2. Compete a Gestão de Pessoas (COADP) a análise

dos resultados e adequação necessária.

- A3. Após esse procedimento o relatório consolidado

deve ser compartilhado com o Instituto de Contas.

34. Diretor de

Recursos

Humanos e

Realiza

Levantamento de

Necessidades

- A1. Os relatórios gerados pelo sistema, após

consolidação dos dados, serão disponibilizados para o

RH e Instituto de Contas para posterior desenvolvimento



Pág.164

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

do Plano de Capacitação.

- A2. Conforme Mapa de Competências do TCE/TO, no

qual constam as competências essenciais, técnicas,

comportamentais e gerenciais do Tribunal, realiza-se o

levantamento de necessidades a serem supridas. Tais

lacunas de desenvolvimento devem ser sanadas

conforme programas de aperfeiçoamento,

disponibilizados no âmbito interno e externo.

- A3. Levantamento das lacunas de desempenho de

acordo com o resultado obtido na Avaliação por

Competência. O servidor preencherá sua auto-avaliação,

assim como, o líder, a avaliação de seu subordinado.

35.

Instituto de e

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Elabora Plano

Pedagógico

- A1. O RH identifica as lacunas de competência e o

Instituto de Contas planeja ações de aperfeiçoamento e

desenvolvimento das competências individuais, técnicas

e comportamentais, de acordo com o orçamento previsto

no plano anual.

- A2. Conforme as lacunas constatadas no relatório de

avaliação, o Instituto de Contas elabora plano

pedagógico, a fim de sanar as necessidades verificadas.

- A3. O Plano Pedagógico deverá indicar as

capacitações a serem realizadas, com seu respectivo

período de realização e servidores indicados para

participação, e comunicado ao RH.

36.

Instituto de

Contas e

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Capacita os

Servidores

- A1. O Instituto de Contas executará a capacitação,

consoante o Plano Pedagógico elaborado.

37.

Instituto de

Contas e

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Elabora Relatório

com Resultados da

Capacitação

- A1. Encerrada a capacitação efetuada, o Instituto de

Contas apura a freqüência do servidor e seu

aproveitamento, conforme desempenho obtido durante o

treinamento, e encaminha relatório ao RH, tudo via

sistema informatizado.

38.

Secretária do

Recursos

Humanos

Atualiza os Dados

Funcionais

- A1. Encaminhado o relatório do Instituto de Contas com

as informações das capacitações realizadas,

aproveitamento e freqüência, a secretária providencia

para que sejam lançados no sistema.

- A2. Este lançamento deve ser realizado no momento



Pág.165

que chegar à DIREH.

39.

Diretor de

Recursos

Humanos

Realiza Pesquisa de

Clima

- A1. O RH realiza anualmente uma pesquisa para se

verificar o quanto os servidores estão satisfeitos,

motivados, no ambiente de trabalho. Constata-se se a

relação entre os colegas, entre as chefias, condições de

trabalho, dentre outras, são satisfatórias.

- A2. Esta avaliação é de responsabilidade do Diretor de

RH que deve conduzir os preparativos para esta

pesquisa.

- A3. Deve ser realizada anualmente com todos os

servidores do TCE.

40.

Coordenador

de

Administração

de Pessoal e

Colaborador

Consolida

Resultados

- A1. Finalizada a pesquisa de clima, as respostas dos

servidores serão tomadas como parâmetro para a

definição de estratégias para melhoria ou manutenção de

um bom clima.

- A2. Os resultados são visualizados mediante os

gráficos e números gerados por um sistema

informatizado.

41.

Diretor de

Recursos

Humanos e

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e

Administração

de Pessoal e

Coordenador

de

Administração

de Pessoal

Elabora Plano de

Ação

- A1. O Diretor de RH, de posse da consolidação da

pesquisa de clima, deve convocar reunião com os

coordenadores para elaboração do plano de ação a ser

desenvolvido.

- A2. Na reunião ficarão definidas quais serão as

atividades a terem maior foco de trabalho e distribuídas

as atribuições de cada coordenadoria.

- A3. Nova reunião será designada com a finalidade de

consolidar os planos de ações desenvolvidos.

42.

Diretor de

Recursos

Humanos e

Coordenador

de

Desenvolvimen

to e

Administração

de Pessoal e

Coordenador

de

Elabora Programa

Motivacional

- A1. Define-se um plano de programas motivacionais,

considerando os listados abaixo e outros que porventura

surjam:

- Remuneração compatível com o grau de

responsabilidade do cargo e compatível com os

demais órgãos estaduais;

- Oferece condições de trabalho adequadas

(espaço físico, equipamentos eficientes);

- Serviço de Saúde;



Pág.166

Administração

de Pessoal

- Treinamento;

- Bom clima organizacional;

- Mostra de talentos;

- Mãos de Contas;

- Celebração em datas comemorativas;

- Comunicação dos atos de interesse dos

servidores;

- Reconhecimento do trabalho bem realizado pelos

gestores;

- Designação de servidores para desempenhar

atividades/projetos desafiadores.

43.

Diretor de

Recursos

Humanos

Aprova Programa

Motivacional

- A1. O Diretor de RH deverá levar ao Planejamento

Estratégico o projeto para as atividades motivacionais.

44.

Diretor de

Recursos

Humanos

Executa Programa

Motivacional

- A1. As realizações das atividades competem aqueles

que foram definidos no Plano de Ação.

- A2. Cabe ao Diretor de RH acompanhar a realização

para verificação do cumprimento dos prazos e metas

estabelecidas.

ANEXOS

N/A.



Pág.167

SUBPROCESSO APERFEIÇ OAMENTO E DESENVOLVI MENTO -

INTERNO


OBJETIVO ........................................................................................................................... 169

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 169


DESENVOLVIMENTO DO ASSUNTO PROCEDIMENTOS ................................................. 169

ANEXOS .............................................................................................................................. 173



Pág.168


DIRETORIA GERAL DO INSTITUTO DE CONTAS

PR-DIGIC 002 – APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO – INTERNO




Nome: Marcos Irondes Coelho de

Oliveira

Nome: Dagmar Albertina Gemelli Nome: Severiano José


Cargo: Encarregado de Serviço Cargo: Diretora Geral do Instituto

de Contas

Cargo: Presidente

Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:



Pág.169

OBJETIVO

Estabelecer procedimento padrão para aperfeiçoamento e desenvolvimento dos servidores deste Tribunal em cursos/eventos internos.

DEFINIÇÕES

- TCE: Tribunal de Contas do Estado do Tocantins.

- COFAP: Coordenação de Formação e Aperfeiçoamento.





- Resolução Administrativa nº 001/2011.


- Procedimento:


1.

Diretoria de

Recursos

Humanos

Demandam Ações

de Educação

Corporativa

- A DIREH registra no Sistema Acadêmico as lacunas de

competências identificadas e priorizadas.

2. Presidência

Demandam Ações

de Educação

Corporativa

- A DIGIC recebe via Sistema Acadêmico da Presidência

demanda dos jurisdicionados.

3.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

Realiza o

Planejamento do

Ano

- A partir das demandas registradas no Sistema

Acadêmico a COFAP, elabora as ações de formação e

insere no referido sistema;

- A DIGIC disponibiliza a área de gestão de pessoas, via

sistema às ações de formação, para inserção dos

servidores;

- A DIGIC acompanha o desenvolvimento das ações via

sistema.

4. Coordenadoria

de Formação e

Seleciona o

Formador

- Consulta ao banco de formadores ou convida a pessoa

com experiência na área desejada;



Pág.170

Aperfeiçoamento - Seleção por meio de análise do currículo e entrevista.

5.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

Se não for

Formador Interno:

Contrata Formador

- A equipe pedagógica e equipe gestora realizam análise

do currículo e entrevista para selecionar o formador com

melhor perfil para realização da ação;

- A equipe pedagógica orienta o formador quanto à

elaboração da proposta padrão/projeto de trabalho;

- O formador deverá entregar à DIGIC sua documentação

para contratação;

- Havendo necessidade de licitação, elabora o Termo de

Referência para contratação;

- Ao fim do processo a DIGIC solicita ao financeiro via

sistema o pagamento do formador. A solicitação deverá

conter os seguintes dados: nome, CPF, grau de instrução,

período e carga horária.

6.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

Se for Formador

Interno: Autoriza a

Participação como

Formador

- A equipe pedagógica e equipe gestora realizam análise

do currículo e entrevista para selecionar o formador com

melhor perfil para realização da ação;

- A DIGIC solicita ao Gestor do formador selecionado,

liberação via formulário eletrônico, para a realização da

ação;

- O Gestor do formador selecionado acessa o sistema para

autorização por assinatura eletrônica;

- A equipe pedagógica orienta o formador quanto à

elaboração da proposta/projeto de trabalho;

- Ao fim do processo a DIGIC solicita ao financeiro via

sistema o pagamento do formador, contendo os seguintes

dados: nome, CPF, grau de instrução, período e carga

horária.

7.

Diretoria Geral

do Instituto de

Contas

Elabora o Projeto

da Ação

- A DIGIC a partir das demandas registradas pela área de

Gestão de Pessoas e Presidência no Sistema Acadêmico

propõe suas ações;

- A DIGIC insere as ações de formação no referido

sistema;

- Os planos deverão conter: nome do curso, nome do

instrutor, contatos, carga horária, período, ementa,

objetivos, conteúdo programático, metodologia, sistema da

avaliação e certificação, bibliografia básica.

8. Formador Prepara Material - O formador selecionado deverá elaborar o material

didático, em meio eletrônico e entregá-lo à equipe



Pág.171

Didático pedagógica, com antecedência de 30 (trinta) dias.

9.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

Revisa, Formata e

Reproduz Material

Didático

- O material didático passará pela equipe pedagógica para

revisão textual e formatação;

- Após revisão o material didático é encaminhado para

impressão e encadernação e/ou disponibilizado em

ambiente virtual de ensino e aprendizagem e/ou em mídia

eletrônica.

10. Secretaria

Acadêmica

Registra Ação de

Educação

Corporativa em

Sistema

- A Secretaria Acadêmica do Instituto de Contas registra

em sistema todas as informações referentes ao evento de

aperfeiçoamento e desenvolvimento.

11.

Presidência e

Diretoria Geral

do Instituto de

Contas

Divulga a Ação de

Educação

Corporativa

- Comunicação Oficial da Presidência;

- Prospectos;

- Internet e Intranet;

- Mídia espontânea.

- Os participantes para se inscrever deverão acessar o

sistema e se cadastrar com login e senha;

- Os participantes, após a inscrição, receberão e-mail de

confirmação.

12.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

Registra a Ação no

Ambiente Virtual

- A equipe pedagógica registra a ação de formação no

ambiente virtual de ensino e aprendizagem;

- O formador insere as atividades da ação de formação no

ambiente virtual de ensino aprendizagem, tais como:

fóruns, chats, exercícios, vídeos e textos;

- Os participantes cadastram-se no ambiente virtual de

ensino aprendizagem, preenchendo o perfil previsto no

referido ambiente.

13.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

Monitora a Ação de

Educação

Corporativa

- A COFAP da DIGIC acompanha a execução das ações

de formação previstas no Sistema Acadêmico, por meio do

monitoramento da freqüência, da avaliação de

aproveitamento, e de satisfação, disponibilizados pela

secretaria acadêmica.

14. Formador

Ministra a Ação de

Educação

Corporativa

- O formador realiza a ação de formação, conforme

planejamento;

- O formador é responsável pelo controle de frequência e

aplicação da avaliação de aprendizagem;

- O formador deverá inserir frequência e avaliação de



Pág.172

aprendizagem no Sistema Acadêmico.

15.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

e Secretaria

Acadêmica

Participa da Ação

de Educação

Corporativa

- Os servidores e/ou dependentes inscritos participam da

ação de formação.

16.

Coordenadoria

de Formação e

Aperfeiçoamento

e Secretaria

Acadêmica

Participa da Ação

de Educação

Corporativa

- Os jurisdicionados e/ou comunidade geral inscritos

participam da ação de formação.

17. Gestor de

Contratos

Atesta a

Realização da

Ação de Educação

Corporativa

- O gestor do contrato atesta via assinatura eletrônica a

realização da ação de formação;

- Ao fim do processo de formação a DIGIC solicita ao

financeiro via sistema o pagamento do formador, mediante

o lançamento de freqüências e notas no sistema

acadêmico.

18.

Diretoria Geral

de Administração

e Finanças

Executa o

Pagamento ao

Formador

- A DIGAF realiza pagamento conforme contrato.

19. Secretaria

Acadêmica

Disponibiliza

Certificado

- Os participantes que obtiveram o percentual de

aproveitamento, conforme previsto em norma interna do

TCE, poderão obter a certificação on-line.

20. Servidor/Jurisdici

onados

Imprime o

Certificado

- Para a impressão do certificado o participante acessa o

Sistema Acadêmico, com registro do login e senha.

21. Servidor/Jurisdici

onados

Imprime o

Certificado

- Para a impressão do certificado o participante acessa o

Sistema Acadêmico, com registro do login e senha.

22. Secretaria

Acadêmica

Elabora Relatório

Gerencial

- Os relatórios gerenciais deverão conter:

- Número geral de servidores do TCE

participantes;

- Carga Horária/Servidor em evento realizado;

- Quantidade de servidores por evento e período,

sem duplicidade;

- Número de participantes geral, por órgão, por

município, ou seguimento;

- Quantidade de participação em cursos



Pág.173

oferecidos pelo Instituto de Contas;

- Identificação de períodos da realização dos

eventos;

- Grau de aproveitamento em freqüência e

avaliação de aprendizagem;

- Grau de satisfação.

23.

Diretoria de

Recursos

Humanos

Realiza a Avaliação

de Impacto

- A área de Gestão de Pessoas realiza a avaliação de

impacto;

- A DIGIC acompanha a realização;

- No prazo de 60 (sessenta) dias.

24. Chefe Imediato Realiza a Avaliação

de Impacto

- Os gestores do TCE respondem a avaliação de impacto.

25. Servidor Realiza a Avaliação

de Impacto

- O participante responde a avaliação de impacto.

26.

Diretoria de

Recursos

Humanos

Arquiva o Processo

- Após a realização da ação de formação e o pagamento

do formador, a documentação comprobatória é arquivada

na Secretaria Acadêmica.

ANEXOS

N/A.



Pág.174

SUBPROCESSO APERFEIÇ OAMENTO E DESENVOLVI MENTO -

EXTERNO


OBJETIVO ........................................................................................................................... 176

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 176



ANEXOS .............................................................................................................................. 178



Pág.175


DIRETORIA GERAL DO INSTITUTO DE CONTAS

PR-DIGIC 001 – APERFEIÇOAMENTO E DESENVOLVIMENTO – EXTERNO




Nome: Marcos Irondes Coelho de

Oliveira

Nome: Dagmar Albertina Gemelli Nome: Severiano José


Cargo: Encarregado de Serviço Cargo: Diretora Geral do Instituto

de Contas

Cargo: Presidente

Data: 11/10/11 Data: 11/10/11 Data:



Pág.176

OBJETIVO

Estabelecer procedimento padrão para aperfeiçoamento e desenvolvimento dos servidores deste Tribunal em cursos/eventos externos.

DEFINIÇÕES



- DIACA: Divisão Acadêmica.

- DIPED: Divisão Pedagógica.

- DIADM: Divisão Administrativa.


- Resolução Administrativa nº 001/2011.


- Procedimento:


1. Servidores

Demanda Ação de

Educação

Corporativa Externa

- O servidor preenche formulário eletrônico no Sistema

Acadêmico;

- O Sistema Acadêmico só permitirá o envio do

formulário à DIGIC com antecedência mínima de 20

(vinte) dias úteis antes do início do evento;

- Caso o evento externo implique necessidade de

pagamento de inscrição, o Sistema Acadêmico só

permitirá o envio do formulário à DIGIC com

antecedência mínima de 30 (trinta) dias úteis antes do

início do evento;

- O Formulário deve conter as seguintes informações:

- Nome completo do servidor;

- Matrícula do servidor;

- Cargo/Função;

- Nome completo do evento;

- Local do evento;



Pág.177

- Data de realização do evento;

- Tema, objetivo(s) e assuntos a serem tratados

no evento;

- Valor individual da inscrição, Instituição (Razão

Social), CNPJ;

- Justificativa que demonstre a pertinência da

participação do servidor no evento.

- O Sistema Acadêmico encaminha o

formulário/solicitação ao gestor, para anuência.

2. Gestor Analisa a Demanda

- O gestor do setor ao qual o servidor é vinculado

acessará o Sistema Acadêmico, analisa a demanda e

emite anuência, via assinatura eletrônica;

- O gestor encaminha à DIGIC pelo Sistema Acadêmico.

3. Gestor Arquiva Pedido - Se não houver anuência, arquiva o pedido na área de

responsabilidade do gestor.

4.

Diretoria Geral

do Instituto de

Contas

Emite Parecer

Pedagógico

Financeiro

Administrativo

- A DIACA, DIPED e DIADM do Instituto de Contas,

emitem parecer técnico e enviam à DIGIC, via Sistema

Acadêmico;

- A DIGIC despacha os pareceres à Alta Administração,

via Sistema Acadêmico.

5. Presidência Analisa o Pedido

- A Alta Administração analisa a solicitação e emite

parecer no Sistema Acadêmico;

- Se deferido, envia-se, concomitantemente, ao

Financeiro/Compras para providências de inscrição,

deslocamento e custos com evento, e à área de Gestão

de Pessoas para providências de diárias, nos respectivos

Sistemas.

6. Presidência Arquiva o Pedido - Se indeferido, arquiva-se o processo, na Alta

Administração.

7.

Diretoria de

Recursos

Humanos

Emite Diárias - A DIREH emite as diárias, via Portaria e informa no

Sistema Acadêmico.

8. Setor

Financeiro Realiza a Inscrição

- O setor financeiro realiza a inscrição do

solicitante/servidor no evento e informa no Sistema

Acadêmico.



Pág.178

9.

Coordenação

de

Administração

Compra de

Passagem/Diárias

- O setor de compras providencia as aquisições de

passagens e deslocamentos para o solicitante/servidor;

- A DIREH emite portaria de viagens.

10. Servidor Participa de Ação - O solicitante/servidor participa do evento.

11. Servidor Preenche Relatório e

Anexa Documentos

- O solicitante/servidor digitaliza/anexa o comprovante de

embarque e desembarque da passagem aérea no

sistema acadêmico;

- Preenche Relatório de Participação no Sistema

Acadêmico;

- Se não entregar certificado e documentos obrigatórios,

o sistema ficará com pendência, não sendo permitida a

participação em outro evento sem regularização.

12.

Diretoria Geral

do Instituto de

Contas

Aprova o Relatório e

Documentação

- A Secretaria Acadêmica após análise, se aprovado

encaminhará à DIGIC que tomará ciência e encaminhará

à DIREH;

- Se não aprovado os documentos o servidor ficará

impedido de participar de eventos externos

13.

Diretoria de

Recursos

Humanos e

Diretoria Geral

do Instituto de

Contas

Avalia Impacto

- A área de Gestão de Pessoas realiza a avaliação de

impacto com participação do gestor e do servidor,

acompanhado pela DIGIC;

- No prazo de 60 (sessenta) dias;

- O servidor mesmo com pendências será submetido à

avaliação de impacto.

14.

Diretoria de

Recursos

Humanos

Arquiva o Processo

- A área de Gestão de Pessoas arquiva o processo final,

incluindo a avaliação de impacto.

ANEXOS

N/A.



Pág.179

MACROPROCESSO SINDIC ÂNCIA


OBJETIVO ........................................................................................................................... 181

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 181



ANEXOS .............................................................................................................................. 186



Pág.180


CORREGEDORIA

PR-CORRG 001 – SINDICÂNCIA




Nome: Juscilene Guedes da Silva Nome: Conselheiro Manoel Pires

dos Santos



Cargo: Assessora Especial de

Corregedor

Cargo: Conselheiro Corregedor Cargo: Presidente

Data: 20/09/2011 Data: 20/09/2011 Data:



Pág.181

OBJETIVO

Orientar e padronizar procedimentos para apuração de irregularidades funcionais, através da realização de sindicância pela Corregedoria, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado do Tocantins.

DEFINIÇÕES

- Sindicância: é o procedimento formal e sigiloso, utilizado como meio sumário de verificação de irregularidades praticadas por agentes ou servidores públicos.

- Sindicante: a Comissão Sindicante – todos os membros são servidores efetivos do TCE/TO, designados pelo Corregedor, através de Portaria.

- Sindicado: o servidor envolvido no fato a ser esclarecido através da sindicância.



- PAD: Processo Administrativo Disciplinar.


- Estatuto dos Servidores Públicos do TO: Lei Estadual nº 1.818/2007;

- Lei orgânica do TCE/TO: Lei Estadual nº 1.284/2001;

- RI/TCE/TO;

- Portaria instaurando a sindicância;

- Portaria designando os membros da Comissão que atuarão na sindicância.


- Procedimento:


1. Servidores

Apresenta a

Notícia de

Irregularidade /

Ilicitude

- O Servidor com login e senha, acessa o sistema da Corregedoria em link, e preenchendo formulário, comunica alguma irregularidade para possível instauração de Sindicância, instruindo com as provas indiciárias devidamente digitalizadas ou informações acerca delas.

2. Ouvidoria

Apresenta a

Notícia de

Irregularidade /

Ilicitude

- A Ouvidoria, através de seu servidor, de posse de login e senha, acessa o sistema da Corregedoria do TCE em link, e preenchendo formulário, comunica qualquer irregularidade para possível instauração de Sindicância, instruindo com as provas indiciárias devidamente digitalizadas ou informações acerca delas.



Pág.182

3. Alta

Administração

Apresenta a

Notícia de

Irregularidade /

Ilicitude

- A Alta Administração (Presidência, Relatores, Procuradores,

Auditores), de posse de login e senha, acessa o sistema da

Corregedoria do TCE em link, e preenchendo formulário

eletrônico, comunica qualquer irregularidade para possível

instauração de Sindicância, instruindo com as provas indiciárias

devidamente digitalizadas ou informações acerca delas.

4. Corregedoria

Realiza

Investigação

Prévia

- O Corregedor poderá:

- Solicitar do servidor apontado na irregularidade que apresente

suas informações no prazo de 5 (cinco) dias;

- Extrair do sistema da DIREH as informações necessárias, do

dossiê do servidor, tais como:

- qualificação completa;

- lotação;

- informação de penalidades aplicadas;

- encontra-se em exercício no Tribunal;

- dentre outros.

- Realizar inspeção no setor ou trabalho relacionado à

irregularidade apontada.

5. Corregedoria

Analisa

Informações e

Provas

- O Corregedor fará a análise das informações e provas

colhidas no prazo de 20 (vinte) dias, podendo solicitar via

formulário eletrônico informações adicionais, se ainda for

necessário;

- As informações ou provas a serem requeridas fora do Órgão,

serão solicitadas formalmente, via ofício eletrônico para

aqueles que possuem sistema próprio ou via oficio em papel

para os demais (que depois será digitalizado e juntado ao

processo eletrônico).

6. Corregedoria

Arquiva o

Processo de

Investigação

- Concluída a instrução da investigação prévia o Corregedor, se

considerar inepta ou improcedente a notícia de irregularidade

determinará o arquivamento.

7. Corregedoria

Prosseguimento

da Investigação/

Elabora

Manifestação

- Concluída a instrução e considerando suficientes as provas

coletadas decidirá pela abertura de procedimento disciplinar

(sindicância ou PAD);

- Instaurar diretamente a sindicância encaminhando, via

formulário eletrônico, a Comissão Permanente.



Pág.183

8. Corregedoria Publica Portaria e

Fixa Prazo

- Publica a Portaria no Boletim Oficial do TCE, fixando prazo

para conclusão dos trabalhos (30 (trinta) dias para sindicância);

- A Portaria constará sucintamente o fato a ser apurado e se

está relacionado a algum servidor, bem como o dispositivo

legal supostamente violado;

- O Corregedor informará à Presidência do TCE da instauração

do Procedimento de Sindicância;

- Encaminhará, via sistema, o processo a Comissão

Permanente para instrução, defesa e relatório.

9. Corregedoria

Convoca

Membros da

Comissão

- O Corregedor no período da sua gestão expedirá ato

administrativo (Portaria que será publicada no Boletim Oficial

do TCE) designando servidores titulares e suplentes para

compor a Comissão de Processo Administrativo Disciplinar ou

Sindicância. Será considerado o Presidente dos trabalhos o

servidor que possuir cargo equivalente ou superior ao do

investigado;

- A Comissão será constituída por no mínimo 3 (três) servidores

efetivos, sendo que um deles deverá ter formação jurídica.

10.

Corregedoria

e Comissão

Sindicante

Realiza Apuração

da Irregularidade

(Sindicância)

- O Corregedor Instaura diretamente a Sindicância

encaminhando, via sistema, o processo a Comissão

Permanente para instrução, defesa e relatório;

- O Presidente da Comissão designará, através de Ata de

Deliberação, o secretário dos trabalhos, no início da apuração.

11. Comissão

Sindicante

Analisa o

Processo

- A Comissão procederá ao exame do processo e verificará as

providências iniciais a serem tomadas, registrando isto em Ata

de Deliberação que fará parte do processo no sistema.

12. Comissão

Sindicante

Intima os

Envolvidos

- A Comissão Sindicante convoca formalmente o(s)

Sindicado(s) para ser (em) ouvido(s), indicando local, data e

horário, informando-o(s) sobre o conteúdo da Sindicância

instaurada. O sindicado será alertado a comparecer

acompanhado de advogado e das suas testemunhas, bem

como para juntar ou requerer os documentos que pretenda

para esclarecimento do fato.

- A Comissão Sindicante também intimará as testemunhas

necessárias para serem ouvidas, podendo ser na mesma data

em que ouvir o sindicado.

- A Comissão Sindicante fará a notificação do servidor e das

testemunhas formalmente (por escrito), através do seu

secretário, que certificará e depois digitalizará para ser juntado



Pág.184

ao processo digital.

13. Comissão

Sindicante

Presta

Esclarecimentos

- A Comissão Sindicante toma por termo o depoimento do(s)

Sindicado(s), adotando as providências necessárias à garantia

do sigilo do Processo de Sindicância.

14. Comissão

Sindicante

Colhe

Depoimentos e

Analisa Provas

- Comissão Sindicante, com base nas informações prestadas

pelo(s) Sindicado(s) e testemunhas, após análise de

necessidade, providencia a produção de provas

complementares indispensáveis, e promove a instrução

processual;

- Finda a instrução a Comissão dará vista do processo ao

sindicado para se manifestar ou apresentar suas alegações

finais.

15. Comissão

Sindicante

Elabora Relatório

Conclusivo

- A Comissão Sindicante elabora Relatório Conclusivo, peça

processual em que estarão relatados sinteticamente, os

procedimentos adotados e as ocorrências relevantes juntando-

o aos autos do processo de sindicância;

- Encaminha, via sistema, o Processo de Sindicância ao

Corregedor, com instrução concluída sugerindo e justificando a

aplicação de penalidade ou arquivamento para deliberação do

Corregedor.

16.

Corregedoria,

Presidência e

Comissão/

PAD

Julga o Processo

- O Corregedor:

- Examinará o relatório e, se acatar a sugestão da Comissão e forem procedentes os seus fundamentos, determinará o arquivamento da Sindicância;

- Entendendo o contrário e acatando a sugestão de penalidade (de advertência ou suspensão), decidirá pela aplicação da penalidade, que se for o de pena de suspensão, poderá ser fixada até 90 (noventa) dias, com prejuízo do salário respectivo;

- Se for o caso de uma possível penalidade de demissão, fará remessa a Presidência, para proceder à abertura de PAD. Acatando a sugestão a Presidência determinará a instrução e conclusão do PAD, pela Comissão. Ficando comprovada a infração a Comissão encaminhará o processo, via sistema, à Presidência para submeter à deliberação plenária;

- Providenciará a intimação (via sistema), (ou) por escrito, do Servidor envolvido acerca do relatório e demais atos, que serão depois digitalizados e juntados ao processo eletrônico.

17. Corregedoria Arquiva o

Processo

- O Corregedor:

- Providenciará as intimações necessárias via sistema, ou formalmente (depois será digitalizada para ser juntado ao processo eletrônico);



Pág.185

- Encaminhará o Processo de Sindicância, pelo sistema, ao Setor competente para proceder ao arquivamento.

18. Corregedoria

Publica a Decisão

e Encaminha às

Autoridades

- O Corregedor:

- Publicará a decisão e encaminhará cópia das peças

necessárias às autoridades fora do TCE (Ministério Público

Estadual, Justiça Comum, etc.) para as providencias cabíveis;

- Encaminhará o relatório e a decisão do Processo, pelo

sistema eletrônico, para Presidência para atender as

recomendações feitas ou correção de falhas apontadas.

19. Corregedoria

Intima o

Sindicado da

Penalidade

- O Corregedor decidindo pela aplicação da pena de

advertência ou suspensão, determinará a intimação (via

sistema) pessoal do sindicado, bem como a publicação e

cumprimento da decisão após a certificação do trânsito em

julgado.

20.

Presidência,

Plenário,

Corregedoria

e Diretoria

Geral de

Administração

e Finanças

Julga o Recurso

- Em caso de recurso da decisão do Corregedor que aplicou pena (advertência ou suspensão), caberá apelo que será julgado pelo Presidente. Havendo mantença da penalidade, é possível o recurso de agravo;

- Desta decisão do Presidente caberá agravo, no prazo de 5 (cinco) dias, contados da publicação ou do conhecimento pelo servidor (o que ocorrer primeiro), devidamente comprovado. Se não reformar a decisão, no prazo de 10 (dez) dias, o Presidente deverá submetê-la ao Tribunal Pleno, na primeira sessão ordinária seguinte;

- Se o Presidente reformar a decisão do Corregedor encaminhará cópia da decisão a Corregedoria e ao servidor sindicado e/ou publicará no Boletim Oficial. Neste caso, o Corregedor poderá solicitar a reapreciação pelo Plenário;

- Se Plenário confirmar a decisão do Corregedor, encaminhará cópia da decisão ao Corregedor e ao servidor sindicado e/ou publicará no Boletim Oficial;

- Se o Plenário reformar a decisão do Corregedor, encaminhará cópia da decisão ao Corregedor e ao servidor sindicado e/ou publicará no Boletim Oficial;

- Isentando da penalidade o processo será arquivado. Conferindo ou modificando a penalidade, a decisão será cumprida pelo Corregedor, que poderá delegar a aplicação da pena ao Diretor da DIGAF.

21. Presidência Intima o

Sindicado

- Mantida a penalidade pelo Plenário será intimado,

pessoalmente, o servidor e/ou publicará a decisão no Boletim

Oficial (será digitalizado os termos e juntado no processo

eletrônico, se houver necessidade) e cumpre-se a decisão.



Pág.186

22.

Presidência,

Corregedoria

e

Diretoria de

Recursos

Humanos

Publica a Decisão

e Registra no

Dossiê do

Servidor

- Depois de publicada a decisão no Boletim Oficial a penalidade

será aplicada ao servidor (pessoalmente e digitalizado para

juntada no processo eletrônico), diretamente pelo Corregedor

ou a quem este delegar a competência;

- O processo eletrônico será encaminhado à DIREH para as

anotações devidas no dossiê do servidor, no prazo de 05

(cinco) dias.

23. Arquivo

Central

Arquiva o

Processo

- Depois de cumpridas todas as formalidades o processo será

encaminhado ao arquivo eletrônico do Setor competente.

ANEXOS

N/A.



Pág.187

MACROPROCESSO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

PROCESSO GOVERNANÇA DE TI ................................................................. 188

PROCESSO PROVER SISTEMAS ................................................................... 194

PROCESSO SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ............................................... 199

PROCESSO SUPORTE AO USUÁRIO ............................................................ 204



Pág.188

PROCESSO GOVERNANÇA DE TI


OBJETIVO ........................................................................................................................... 188

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 188



ANEXOS .............................................................................................................................. 191



Pág.189


DIRETORIA DE INFORMÁTICA

PR-DINFO 004 – GOVERNANÇA DE TI




Nome: Fábio Alan de Souza Batista Nome: Francisco de Assis dos

Santos Júnior



Cargo: Técnico de Controle Externo Cargo: Diretor de Informática Cargo: Presidente




Pág.190

OBJETIVO

Manualizar o processo de Governança de TI.

DEFINIÇÕES

- DINFO: Diretoria de Informática.

- TI: Tecnologia da Informação.


- COBIT Versão 4.1 - A escolha deste modelo para governança e controle de TI deve-se ao fato do mesmo: Fazer uma ligação com os requisitos de negócios; tornar transparente a performance obtida comparada a esses requisitos; organizar as atividades de acordo com um modelo de processos geralmente aceito; identificar os recursos mais importantes a serem aprimorados; definir os objetivos de controles gerenciais a serem considerados. Ele é baseado na análise e na harmonização dos padrões e boas práticas de TI existentes, adequando-se aos princípios de governança geralmente aceitos.

Desenvolvimento do Assunto

- Procedimento:


1. Alta

Administração

Define Diretrizes

Gerais do TCE/TO

- As diretrizes do TCE são estabelecidas de acordo com o

Planejamento Estratégico pré-definido. Estas diretrizes são

encaminhadas para a DINFO através de memorando e é

em seguida analisada pelo Comitê de Modernização. Com

esta análise o TCE/TO tem condições de ter sistemas

aplicativos, recursos e capacidades padronizados,

integrados, estáveis, com boa relação custo-benefício,

atendendo aos requisitos atuais e futuros do negócio. Esta

etapa garante a otimização do valor a ser obtido do

portfólio de projetos e serviços. As estratégias e as

prioridades de negócio devem ser refletidas nos portfólios

e executadas por meio de planos táticos de TI que

estabeleçam objetivos concisos, tarefas e planos bem

definidos e aceitos por todos os envolvidos. Espera-se

com esta atividade o comprometimento da Alta

Administração e as Unidades do TCE no alinhamento do

Planejamento Estratégico de TI com as necessidades

atuais e futuras. Assim esta atividade estabelece um

esquema de priorização de objetivos de negócio, que

quantifica os requisitos de negócio para que se possa



Pág.191

entender a capacidade atual de TI para o desenvolvimento

de soluções de TI que sejam eficazes.

2.

Tecnologia da

Informação –

Comitê de

Modernização

Define as

Estratégias de

Tecnologia de

Informação

- Para cada estratégia institucional que envolva TI deverá

ser definida dentro do Planejamento Estratégico de TI uma

ação (estratégia) que permita que os objetivos de negócios

sejam alcançados. Estas ações refletem nos portfólios de

serviços que são executadas por meio de planos táticos de

TI que estabelecem objetivos concisos, tarefas e planos

definidos e aceitos por todos os envolvidos. Aqui se define

o Plano Estratégico de TI que sustenta ou estende a

estratégia de negócio e requisitos de governança. Ele é

responsável por gerenciar todos os recursos de TI em

alinhamento com as prioridades e estratégias de negócio.

Ao definir as estratégias a TI serão definidos os objetivos

serão atingidos e medidos para que os serviços de TI

(estratégias) suportem as estratégias de negócios. Assim

as estratégias definidas nesta atividade provêm direção

para entrega de soluções e serviços de TI.

3.

Tecnologia da

Informação –

Tecnologia

Elabora o Projeto

de Tecnologia de

Informação

- De acordo com as estratégias de TI validadas pelo

Comitê de modernização, A DINFO elabora-se o projeto

de TI dentro da Plataforma Channel com recursos

envolvidos, riscos e custos. A necessidade de uma nova

aplicação ou função requer uma análise prévia à aquisição

ou ao desenvolvimento para assegurar que os requisitos

de negócio sejam atendidos através de uma abordagem

eficaz e eficiente. Nesta atividade são definidas as

necessidades, considera fontes alternativas, a revisão de

viabilidade econômica e tecnológica, a execução das

análises de risco e de custo-benefício e a obtenção de

uma decisão final por desenvolver ou comprar, o que

permite minimizar os custos de aquisição e implementação

de soluções e permitem a instituição alcançar seus

objetivos definidos no Planejamento Estratégico

Institucional. Esta atividade é responsável por traduzir os

requisitos funcionais e de controle em um projeto eficiente

e eficaz de soluções automatizadas.

4.

Tecnologia da

Informação –

Comitê de

Modernização

Aprova os Projetos

de Tecnologia de

Informação

- Os projetos existentes dentro da Plataforma Channel são

validados através de reuniões periódicas realizadas nas

terças-feiras. Esta aprovação é documentada através de

memórias de reunião que são assinadas por toda a equipe

do Comitê de Modernização.

5. Tecnologia da

Informação –

Planejamento dos

Projetos de

- Para a realização dos projetos de TI são verificados os

requisitos, custos, riscos e os recursos envolvidos. Após a



Pág.192

Comitê de

Modernização

Tecnologia de

Informação

análise de viabilidade do projeto com a sua aprovação é

feito um documento chamado Carta de Projeto que contém

um pré-cronograma definido de atividades do projeto,

custos, recursos, riscos entre outras variáveis importantes

para o projeto. Esta atividade a TI busca melhorar

continuamente e visivelmente a relação custo-benefício da

TI e sua contribuição para a lucratividade do negócio com

serviços integrados e padronizados que satisfaçam às

expectativas do usuário final. Pretende-se aqui analisar e

comunicar os riscos de TI e seus potenciais impactos nos

processos e objetivos de negócio.

6.

Tecnologia da

Informação /

Unidades do

TCE

Executa os

Projetos de

Tecnologia de

Informação

- Após a aprovação do projeto a equipe de TI

conjuntamente com as Unidades do TCE, executam os

projetos de acordo com o escopo, prazo, recursos e

investimento financeiro. Esta atividade torna disponível as

aplicações e serviços de TI em alinhamento com os

requisitos de negócio, no prazo desejado e com um custo

razoável. Procura-se adquirir e manter uma infraestrutura

de TI integrada e padronizada. Pretende-se melhorar a

eficiência de custo de TI e sua contribuição para a

lucratividade do negócio.

7. Escritório de

Projetos

Gerencia os

Projetos de

Tecnologia de

Informação

- A medida que o projeto evolui o gerente de projetos

acompanha através da Plataforma Channel as atividades

realizadas pelas Coordenações. A cada trimestre o

escritório de projetos emite o relatório de atividades dos

projetos em execução.

8.

Tecnologia da

Informação /

Unidades do

TCE

Homologa a

Entrega do Projeto

- Após o encerramento de um projeto a área de TI emite

os documentos para homologação e entrega do projeto às

Unidades do TCE. Nesta atividade entrega-se o projeto

atendendo aos requisitos de negócio em alinhamento com

a estratégia da organização, reduzindo retrabalho e

defeitos na entrega de soluções e serviços. Nesta

atividade realiza-se os testes apropriados em um ambiente

dedicado, com dados de testes relevantes, definição de

instruções de implantação e migração, planejamento de

liberação e mudanças no ambiente de produção e uma

revisão pós-implementação. Isso assegura que as

aplicações e serviços contidos nos projetos estejam

alinhados com as expectativas e os resultados acordados.

Nesta atividade são realizados treinamentos com os

usuários das Unidades do TCE de acordo com o plano de

implementação, treinamento definido e os materiais

associados, como parte de todos os projetos de

desenvolvimento, implementação ou modificação de



Pág.193

sistemas de informação. Esta etapa garante que os

sistemas e serviços de TI funcionem sem maiores

problemas após a implantação.

ANEXOS

N/A.



Pág.194

PROCESSO PROVER SIST EMAS


OBJETIVO ........................................................................................................................... 196

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 196



ANEXOS .............................................................................................................................. 198



Pág.195



PR-DINFO 003 – PROVER SISTEMAS




Nome: Fábio Alan de Souza

Batista

Nome: Francisco de Assis dos

Santos Júnior




Externo

Cargo: Diretor de Informática Cargo: Presidente




Pág.196

OBJETIVO

Manual para Prover Sistemas.

DEFINIÇÕES

- Service Desk: Secretário (a) de Serviços.



N/A.


- Procedimento:


1.1 Comitê Gestor Solicita Sistema

- Comitê gestor solicita a DINFO o desenvolvimento de

um novo sistema, esta solicitação é repassada via

memorando eletrônico e após ser discutida entre todos os

membros do comitê. As solicitações de sistemas oriundas

do Comitê são as que tenham maior abrangência e

complexidade.

1.2 Unidades do TCE Solicita Sistema

- Unidades solicitam para a DINFO o desenvolvimento de

um novo sistema, juntamente com uma justificava

elencando as necessidades para o desenvolvimento.

2.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas

Elabora Projeto

de

Desenvolviment

o de Sistema

- Departamento de Desenvolvimento de Sistemas elabora

o projeto com informações sobre o novo sistema.

3.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas

Realiza o

Levantamento

de Requisitos

- O Analista de Negócios da Área de Desenvolvimento

realiza através de entrevista o levantamento dos

requisitos para o novo sistema.

4.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas

Cria a Estrutura

de Dados

- A Área de Gestão de Dados recebe o documento

aprovado pelo Analista de Negócios e realiza um estudo

para verificar se a possibilidade de integração da nova



Pág.197

aplicação com alguma já existente.

5.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas

Codifica o

Sistema

- Área de Desenvolvimento realiza a codificação do

sistema baseada no documento de levantamento de

requisitos e seguindo a metodologia de codificação

utilizada.

6.

Unidades do TCE /

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas

Homologa o

desenvolvimento

de sistema

- O Analista de Negócio juntamente com a Unidade

solicitante do sistema realiza testes de todos os fluxos do

sistema, utilizando como embasamento os artefatos

contidos no documento gerado no levantamento de

requisitos.

7. Unidades do TCE

Aprova o

Desenvolviment

o de Sistema

- Após serem realizados todos os testes de homologação

e modificações solicitadas, é criado pelo responsável da

Unidade solicitante um termo eletrônico de aceite do

sistema.

8.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas

Implanta em

Ambiente de

Produção

- Após a conclusão dos testes e aprovação, controlar a

transferência do sistema criado e/ou alterado para

produção, de acordo com as premissas do projeto.

9. Unidades do TCE Solicita

Modificações

- Usuários solicitam via memorando eletrônico,

modificações no sistema já implantado e em produção.

10.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas

Documenta em

Base de

Conhecimento

- Desenvolvedor do sistema cria a documentação do

sistema em uma base central de conhecimento, onde

esta base irá conter todos os artefatos criados durante a

execução do projeto.

11.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas /

Coordenadoria de

Suporte e

Atendimento ao

Usuário

Acessa a Base

de

Conhecimento e

dá Suporte ao

Usuário

- O Service-Desk recebe solicitações de suporte ou

dúvidas referentes ao uso do sistema implantado.

12.

Coordenadoria de

Desenvolvimento

de Sistemas /

Coordenadoria de

Suporte e

Atendimento ao

Usuário

Realiza

Pesquisa de

Satisfação

- O Service-Desk realiza pesquisa de satisfação do

usuário com o sistema implantado, buscando encontrar

possíveis dificuldades de uso ou melhorias necessárias.



Pág.198

ANEXOS

N/A.



Pág.199

PROCESSO SEGURANÇA DA INFOR MAÇÃO


OBJETIVO ........................................................................................................................... 201

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 201



ANEXOS .............................................................................................................................. 203



Pág.200



PR-DINFO 002 – SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO





Santos Júnior







Pág.201

OBJETIVO

Manual de Segurança da Informação.

DEFINIÇÕES

- COARE: Coordenação de Administração de Redes.

- SI: Segurança da Informação.

- Storages: Armazenamento em servidores de arquivo.


- COARE: Coordenadoria de Administração de Redes.

- COABA: Coordenadoria de Administração de Banco de Dados.

- COSUP: Coordenadoria de Suporte e Atendimento a Usuário.


N/A.


- Procedimento:


1.

Coordenação de

Administração de

Redes

Define Infraestrutura

Tecnológica

- Sempre que houver novos serviços de rede uma

infraestrutura tecnológica deverá ser definida.

2.

Coordenação de

Administração de

Redes

Instala/Configura

Plataforma

- Para disponibilizar serviços com mecanismos de

SI é necessário instalar e configurar a Plataforma

que permitirá a instalação e configuração de

aplicações e serviços.

3.

Coordenação de

Administração de

Redes

Instala/Configura/Atualiz

a Aplicações e Serviços

- Para que aplicações e serviços de rede possam

ser utilizados por usuários de rede faz-se

necessário sua instalação, configuração e

atualização.

4.

Coordenadoria de

Administração de

Banco de Dados

Gerencia Dados

- De acordo com a necessidade de serviços e

aplicações são criadas estruturas de dados para

armazenamento de informações.



Pág.202

5.

Coordenação de

Administração de

Redes /Diretoria

de Informática

Implanta Serviços

(Rede, Internet e VOIP)

- Conforme surge a necessidade de utilização de

rede, internet e VOIP estes serviços são

configurados, atualizados e implantados.

6.

Coordenação de

Administração de

Redes

Configura Segurança

- De acordo com a criticidade da aplicação ou

serviço é descrita a política de classificação da

informação.

7.

Coordenação de

Administração de

Redes

Gerencia Mudanças

- Sempre que uma aplicação exige alterações que

causam impactos nos usuários e no TCE/TO,

estas alterações serão controladas pelo plano de

gerenciamento de mudanças que analisam os

impactos destas alterações bem como os riscos.

8.

Coordenação de

Administração de

Redes

Elabora Política de

Segurança da

Informação

- Define diretrizes, normas e procedimentos para

controlar a SI dentro da rede do TCE/TO. Nela

estão contidas todas as proibições impostas aos

usuários de rede.

9.

Coordenação de

Administração de

Redes

Atualiza Política de

Segurança da

Informação

- Sempre quando houver evolução tecnológica

envolvendo: redes sociais, aplicações, internet,

intranet e extranet, as normas são atualizadas

pela COARE.

10. Comitê de

Modernização

Valida a Política de

Segurança da

Informação

- Defini quais diretrizes, normas e procedimentos

serão aplicados dentro da rede do TCE/TO.

11. Presidência

Aprova a Política de

Segurança da

Informação

- Verifica a legalidade da Política de Segurança

da Informação e publica Portaria sobre esta

normativa.

12. Diretoria de

Informática

Propõe Portaria de

Segurança da

Informação

- Elabora o modelo de Portaria de Segurança da

Informação contendo todas as diretrizes, normas

e procedimentos.

13.

Coordenação de

Administração de

Redes

Implanta Política de

Segurança da

Informação (Sistemas e

Rede)

- A partir da Portaria aprovada pela Presidência a

COARE implanta as diretrizes, normas e

procedimentos dentro da infraestrutura de redes.

14.

Coordenação de

Administração de

Redes

Aplica a Política de

Segurança da

Informação (Bancos de

Dados, Storages e

- As normas e procedimentos aprovados em

Portaria são configurados e testados na

infraestrutura de redes.



Pág.203

Servidores de Arquivo)

15.

Coordenadoria de

Suporte e

Atendimento ao

Usuário

Consulta Política de

Segurança da

Informação

- Para configuração de estações de trabalho,

softwares os técnicos de informática consultam

constantemente as normas e procedimentos

aprovados sobre Política de Segurança da

Informação.

16.

Coordenação de

Administração de

Redes

Gerencia Problemas e

Incidentes

- Todos os procedimentos e incidentes de SI são

registrados e analisados visando melhorias das

normas e procedimentos de SI.

ANEXOS

N/A.



Pág.204

PROCESSO SUPORTE AO USUÁRIO


OBJETIVO ........................................................................................................................... 206

DEFINIÇÕES ....................................................................................................................... 206



ANEXOS .............................................................................................................................. 207



Pág.205



PR-DINFO 001 – SUPORTE AO USUÁRIO





Santos Júnior







Pág.206

OBJETIVO

Manualizar o atendimento de Suporte ao Usuário.

DEFINIÇÕES

- Service Desk: Secretário (a) de Serviços.

- OCOMOM: Sistema para Helpdesk.


- COSUP: Coordenadoria de Suporte e Atendimento a Usuário.


N/A.


- Procedimento:


1. Usuários

Solicita

Atendimento de

Suporte

- O usuário solicita a solução de sua necessidade através

de telefone (PABX), e-mail, chat ou memorando digital;

usa-se o sistema OCOMON.

2. Técnico do

Suporte

Consulta a Base

de Conhecimento

- O técnico que recebeu a demanda irá consultar a base

de conhecimento para que possa auxiliá-lo na resolução

do chamado. Se a solução for técnica a solicitação vai

para o 2º nível do Service Desk via sistema interno,

especificando a necessidade do usuário. Se a solução for

administrativa a mesma será repassada para o Diretor da

DINFO ou um dos Coordenadores das áreas de TI.

3. Técnico do

Suporte

Consulta Portfólio

de Serviços

- O técnico irá consultar o portfólio de serviços no sentido

de melhor auxiliá-lo no suporte ao usuário. O técnico

deverá sempre que necessário informar ao usuário

solicitante que existe disponível o portfólio de serviços.

4. Técnico do

Suporte Atende Solicitação

- O técnico efetivamente soluciona a demanda pelas vias

que lhe são possíveis.

5. Técnico do Registra

Atendimento em

- O técnico após efetivamente solucionar a demanda

deverá fechar o atendimento e caso tenha encontrado



Pág.207

Suporte Sistema alguma dificuldade no atendimento deverá inserir tal fato

para que se possa manter histórico de dificuldades para

posteriores estudos.

6. Usuário

Solicitante Avalia Solicitação

- O solicitante assim que possível deverá avaliar o

atendimento feito pelo suporte.

7.

Coordenador

de Suporte e

Atendimento a

Usuário

Medidas

Administrativas

- Na avaliação dos atendimentos o coordenador de

suporte irá identificar casos em que exija tomada de

medidas administrativas e este encaminhará ao Diretor da

DINFO.

8.

Coordenador

de Suporte e

Atendimento a

Usuário

Disponibiliza

Relatório

- Mensalmente o Coordenador de suporte irá disponibilizar

um relatório dos atendimentos nesse período.

ANEXOS

N/A.

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