Protocolo ferramenta gerencial

Click here to load reader

download Protocolo   ferramenta gerencial

of 29

  • date post

    09-Jun-2015
  • Category

    Education

  • view

    4.096
  • download

    1

Embed Size (px)

description

Descrição das atividades de um Setor de Protocolo.

Transcript of Protocolo ferramenta gerencial

  • 1. Carlos Henrique Gonalves Pinto

2. Roteiro Objetivo; Conceitos e definies; Exemplo de rotina de um setor de protocolo; O protocolo como ferramenta gerencial procedimentos; O sistema de registro e controle da tramitaodas informaes arquivsticas; Apresentao de um setor de protocolo; Reflexes sobre a situao encontrada; Concluso; Referncias. 3. ObjetivoEsse trabalho visa discutir a importncia dosetor de protocolo no contexto da gesto dainformao. Para tanto, apresenta inicialmenteconceitos bsicos, relacionados s atividades,exemplifica uma rotina desenvolvida no setor deprotocolo, os procedimentos no plano deferramenta gerencial, e, atravs de uma visita aoprotocolo de uma organizao, discute a aplicaodesses procedimentos. 4. Conceitos e definiesProtocolo Setor encarregado do recebimento, registro, distribuio emovimentao de documentos em curso.Distribuio Movimentao de documentos e processos entre pessoas deuma mesma unidade, mediante sistema informatizado.Processo o documento ou o conjunto de documentos que exige umestudo mais detalhado, bem como procedimentos expressadospor despachos, pareceres tcnicos...: assim, o documento protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executartais procedimentos. 5. Conceitos e definiesProtocolo central a unidade junto ao rgo ou entidade, encarregada dosprocedimentos com relao s rotinas de recebimento eexpedio de documentos.Protocolo setorial a unidade localizada junto aos setores especficos dos rgosou entidades encarregada de dar suporte s atividades derecebimento e expedio de documentos no mbito da rea aoqual se vincula: tem a finalidade de descentralizar as atividades doprotocolo central.Tramitao a movimentao do processo de uma unidade outra, internaou externa , atravs de sistema prprio. 6. Conceitos e definiesClassificao arquivstica Selecionar as categorias por assunto e atribuir cdigosas correspondncias de acordo com seu contedo.Correspondncia Comunicao escrita, expedida ou recebida, que circuladentro da organizao.Expedio Remessa de correspondncias pelos Correios, maloteou em mos. 7. Conceitos e definiesInterna e externa Correspondncia Oficial e particularRecebida e expedida 8. Exemplo de rotina de um setor de protocoloRecebimento daDistribuio para ocorrespondncia rgo de destino.Abertura ,classificao,digitalizao e protocolo 9. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos necessrio que sejam estabelecidos canaisefetivos que no s transmitam a informao,mas efetivamente a transfiram, isto , umaorganizao que comunique. Controle ou registro dos documentos arquivsticosque chegam por outros meios (fac-smile, correioeletrnico) e pelas mos dos funcionrios; Automatizao do registro e controle datramitao. 10. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos Padronizao no preenchimento dos camposexistentes no formulrio, principalmente nocampo referente ao Assunto. O uso de correio eletrnico institucional. H ummelhor controle dos documentos enviados poresse canal, uma vez que essa ferramentapermite uma leitura prvia da mensagem. Aplicao nos registro documentais armazenadoseletronicamente das ferramentas desenvolvidaspara o universo fsico dos documentos. 11. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos Descentralizao dos instrumentos de controle.Pelo menos um representante de cada unidadeorganizacional possa efetuar o registro dascaractersticas do documento; Observao dos prazos estabelecidos nosdocumentos e processos; Adoo da ferramenta follow-up, que permite, porparte dos funcionrios da organizao, umacompanhamento contnuodas aesdesenvolvidas, facilitando o processo de tomadade decises. 12. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos Na sada de documentos, deve-se manter umacpia destes, possibilitando-se, assim, arecuperao contextualizada das informaesexpedidas; O instrumento de classificao das informaes a ferramenta adequada para a integrao dosregistros documentais, independente destesserem recebidos, produzidos e mantidos naorganizao, ou expedidos. 13. O sistema de registro e controle datramitao das informaesarquivsticas Movimentao comIncluso registro obrigatrioDesburocratizaodescentralizada no do recebedor do doprocesso deSistema. documento durante tramitao. sua tramitao. Definio de umDescentralizao daresponsvelpelo Definio de temporesponsabilidade controle gerencial da para a soluo depelo funcionamento documentao problemas.do sistema.recebida pela unidade. ImpressodeRealizaode Impressode etiquetascomconsulta por meio de relatrio sobre fases cdigo de barrasqualquer ponto dad movimentao no para identificao dorede local.sistema. documento. 14. Automatizao das No se verificou para osatividades; documentos eletrnicos o Padronizao no mesmo tratamentopreenchimento das dispensado aosinformaes;documentos em suporte Uso de email institucional; fsico; Descentralizao dos O principal problemainstrumentos de controle; encontrado na instituiono est relacionado Observao dos prazos;diretamente gesto Adoo dos critrios de documental, mas interfereclassificao arquivstica; sobremaneira no Uso de ferramentas queandamento das rotinaspermitem o acesso desenvolvidas naqueledescrio do documento, setor de protocolo. a suacomo a digitalizao. equipe. 15. A equipe do protocolo Formada por 13 pessoas, sendo: 2 servidores, 5 funcionrios terceirizados, 3estagirios, 3 anistiados. Formao: Nvel superior completo: 3 Nvel superior (cursando): 3 Qualificao O responsvel pelo setor participa detreinamentos, workshops,etc. O seu substitutoest h dois anos no protocolo e fez algunstreinamentos, mas a maior parte do seuaprendizado se deu de forma emprica. 16. A equipe do protocolo Quantidade reduzida de servidores. Noh interesse em se trabalhar nesse setor.O prprio entrevistado (que substitui ochefe do setor) informou que continua noSGP porque recebe uma gratificao. Alta rotatividade. No s dos estagirios,mas dos prestadores de servio. Insatisfao por parte dos terceirizados:excesso detrabalho,falta dereconhecimento, tratamento diferenciado. 17. A equipe do protocolo Os cursos so oferecidos apenas para osservidores. No h uma poltica de motivao dentro doMCT, apenas aes isoladas. O chefe do setortenta motivar a equipe. Os anistiados apresentam dificuldade deassimilao, principalmente com as atividadesque requerem conhecimentos informticos. 18. ConclusoAtualmente, a informtica uma realidade dentrodas organizaes, com o setor de protocolo no diferente. Os processos informatizados permitemmaior controle e agilidade no tratamento edisponibilidade da informao, objetivo essencial dequalquer instituio.Entretanto, a tecnologia s ser efetiva se osgestores das organizaesentenderem queinvestimento em recursos humanos to (ou mais)importante quanto investimento tecnolgico. Diantedesse cenrio, faz-se necessria a qualificao emotivao de seus funcionrios. E mais, deve-sebuscar a conscientizao desses funcionrios nosentido de que cada um deles se identifique comopea fundamental no processo de disponibilizao dainformao. 19. Referncias CUNHA, Murilo B. da, CAVALCANTI, Cordlia R. de O. Dicionriode Biblioteconomia e Arquivologia. Braslia: Briquet de Lemos,2008, p.300. SOUSA, Renato T. B., e SERRA , Lamberto R. O sistema deregistro e controle da tramitao das informaes arquivsticas:possibilidade de construo de um instrumento gerencial. In:Boletim de Arquivos do MCT. Braslia, 2010. pp. 19- 32. Portaria normativa n 05, de 19.12.2002. Disponvel em . Acesso em 14 nov.2011. Portaria SEXEC/MCT n 24/2009, de 30.11.2009. Disponvel emhttp://www.mct.gov.br/index.php/content/view/314739.html>.Acesso em 15 nov. 2011.